Audit en recherche Clinique

55èmeème rencontre de l’AARCH rencontre de l’AARCH Sourour JEMAISourour JEMAI

SommaireL’audit: l’un des outils de l’Assurance Qualité en Recherche Clinique

• L’audit :définition• L’audit : similitudes et différences avec l’inspection • L’audit : types d’audit• L’audit : Finalité• L’audit : décision d’audit• L’audit : à quel moment de l’étude?

L’audit en pratique1. La préparation de l’audit2. La réunion d’ouverture3. La conduite de l’audit4. La réunion de fin d’audit5. Le rapport d’audit

Après l’audit• L’audit : plan d’action et recommandations• L’audit : fin de l’audit• L’audit : apports de l’audit

L’audit l’un des outils de

l’Assurance Qualité

en

Recherche Clinique

L’audit :définitionExamen indépendant et méthodique des activités et des documents relatifs à la recherche en vue de déterminer si les activités liées à la mise en place et au suivi de cette recherche ont été réalisées, si les données s’y afférentes ont été recueillies, analysées et rapportées dans le respect du protocole, des procédures opératoires standardisées préétablies, des Bonnes Pratiques Cliniques et des dispositions législatives et réglementaires en vigueur. BCP§1.4

Se préparer à l’audit c’est se préparer à l’inspection

Objectifs et format identiques Par comparaison, l’inspection est un examen

officiel, réalisé par les autorités réglementaires, des documents, des installations, des dossiers.

Les conclusions de l’audit peuvent conduire à la mise en place d’actions correctives, alors que le rapport d’inspection peut entraîner des sanctions prévues par la loi.

L’audit : similitudes et différences avec l’inspection

L’audit : types d’audit

Audit interne : qui est réalisé par le promoteur. La personne qui conduit l’audit doit avoir l’expérience requise et être indépendante de l’équipe assurant la réalisation de l’étude clinique.

Audit externe : qui est réalisé par un prestataire mandaté par le promoteur

L’audit : types d’audit

Audit d’étude (d’un des processus d’une étude) Documents : protocole, cahier d’observation,

brochure, rapport, dossier d’étude du promoteur Partenaires: investigateurs, CRO…

Audit de système (d’un processus commun à plusieurs études) Données cliniques : gestion, analyse des données,

monitoring, pharmacovigilance, circuit des prélèvements…

Médicaments: fabrication, distribution, retours…

L’audit : finalités/pourquoi? Requis par les BPC : Le promoteur est

responsable de la mise en place et du suivi d’un système qualité garantissant: Que les essais cliniques sont réalisés Que les données sont générées, documentées,

enregistrées et rapportées conformément au protocole, aux BPC et à la législation en vigueur…

le promoteur doit donc démontrer: Que l’étude est conduite correctement Que les données collectées sont fiables

L’audit : finalités/ pourquoi?

Les données issues des essais cliniques supportent la publication scientifique ou le dossier de mise sur le marché d’un médicament/dispositif médical.

Des écarts constatés lors d’un audit ou d’une inspection peuvent remettre en cause ces données et invalider (selon leur gravité, fréquence et ampleur) Un centre investigateur Une étude clinique Ses résultats

L’audit : décision d’audit Toute étude est susceptible d’être

auditée /inspectée…

Tout investigateur impliqué dans une étude clinique est concerné car il peut-être audité /inspecté.

L’audit : décision d’audit Le planning des essai à auditer est fixé

par orientations stratégiques du promoteurLes audits sont :

Soit des audits de routine (par exemple sur des sites avec un taux de recrutement élevé)

Soit des audits motivés par une suspicion de fraudes, des centres qui attirent l’attention par rapport aux résultats d’efficacité, aux nombre de déviations observées, ou encore en prévention d’une inspection des autorités

L’audit : à quel moment de l’étude?

Audit précoce (au début des inclusions) : impact sur la conduite de l’étude

Audit en cours d’étude : évaluation de la qualité globale de l’étude

En fin d’étude ou après : préparation à une inspection potentielle

L’audit

en

pratique

1. La préparation de l’audit Annoncé 4 à 6 semaines avant le jour de l’audit

(par un courrier de l’auditeur) Plan d’audit doit être transmis au site,

comprenant : Les objectifs Les documents devant être mis à disposition

(protocole, dossiers sources, cahier d’observation, …) Le nom de l’auditeur Le lieu, la durée, et les dates d’audit Le planning des visites avec le noms des personnes

auditées

1. La préparation de l’audit Préparé avec le moniteur (à l’aide de la

liste des documents essentiels, BPC_ICH)Classeur investigateur mis à jourListe des personnes impliquées et leurs CV.s,

même avec un rôle mineur :Certificats de maintenance, calibrage des

équipements servant à la mesure du critère principal

Liste des patients, leurs CRF.s, consentements et notes d’information…

Comptabilité des Unités thérapeutiques…

1. La préparation de l’audit Revoir avec le moniteur des points

majeurs concernant le respect du protocole et de l’éthique.

Rectifier les défaillances/déficiences identifiées au cours des monitoring (cf. rapports de monitoring)

S’entrainer :A répondre à la question posée, pas au-delàA s’expliquer simplement, sans se justifier,

sans se sentir agressé ni incriminer un tiers

1. La préparation de l’audit Organisation:

L’investigateur principal informe les intervenants du site de la réalisation d’un audit, de son objectif, de la date:

Co-investigateurs, infirmières, administrateur d’étude, pharmacie, laboratoire, autres services concernés, archives (précisé dans un courrier de confirmation)

Personnes impliquées le jour de l’audit à définir Qui prépare ? Qui accueille ? Qui accompagne pendant l’audit ? Qui répond à tel sujet (selon ce qui est audité)

Prévoir la mise à disposition des documents sources Dossiers des patients : tous les documents-sources Consentements

Prévoir une salle de travail (calme)

2. La réunion d’ouverture

Introduire l’auditeurPrésenter les objectifsExpliquer la méthode et procédure d’auditConfirmer la liste des documents nécessairesConfirmer l’ordre des entretiens et l’heureClarifier tous les points de détails

3. La conduite de l’audit

Vérifications des documents, visites du site et ses équipements Organisation de la structure (organigramme, fiche

fonction, délégation de tâches, formation) SMQ : procédures en place, contrôles qualité Information et identité du patient Éligibilité dans le protocole Contenu du dossier médical, rapprochement données

sources/CRF

3. La conduite de l’audit

Suivi des traitementsSuivi des EI/EIG (recueil, déclaration, rapport)Vérifications du suivi d’échantillons

biologique, de la réalisation d’examen spécifique)

Observance des BPCRapport de mise en placeRapport de monitoring

3. La conduite de l’audit

Entretien avec: l’investigateur et son équipe, le pharmacien, le biologiste, …+ toute autre personne en charge d’un

examen (important) requis par l’étude

4. La réunion de fin d’audit

Réunion avec l’ensemble des audités Le but est de présenter les constations de

l’auditeur sur la conduite générale de l’étude et de s’assurer qu’elles sont clairement comprise et qu’il n’y a aucun malentendu.

Les constats sont classés en conforme (points positifs à présenter toujours en premier) ou à améliorer (écarts/ anomalies/ déviations)

L’audité doit accepter les non-conformité Il y a toujours des écarts même dans une étude

bien menée …

5. Le rapport d’audit

Son format est défini par le mandataire Reprend généralement :

Les objectifs Les personnes audités Les items vérifiés et classés en conforme/à améliorer Les recommandations et actions à entreprendre

Est confidentiel Transmis par l’auditeur au mandataire soit au promoteur,

dans un délai spécifié Transmis ou non à l’audité pour validation et réponse

(dépend de la procédure du promoteur).

Après

l’audit

L’audit : plan d’action et recommandations

Mettre en place un plan d’actions pour répondre aux constats de non-conformité :

Correction : élimine la non-conformité Action corrective ou action préventive : élimine la cause

d’une non-conformité observée ou potentielle

La réponse à tous les éléments de la liste des non-conformité clôt l’audit.

Un certificat d’audit est alors émis, annexé au rapport d’étude, envoyé à l’investigateur Seul le certificat est visible d’un inspecteur

L’audit : fin de l’audit

La réponse à tous les éléments de la liste des non-conformité clôt l’audit.

Un certificat d’audit est alors émis, annexé au rapport d’étude, envoyé à l’investigateurSeul le certificat est visible d’un inspecteur

L’audit : apports de l’audit

L’audit est une opportunité d’amélioration des conditions de réalisation de l’étude dans le centre

L’audit évalue les actions du moniteur Les actions prises par le centre suite aux

recommandations énoncées par l’audit sont déterminants sur L’acceptabilité des données du centre Sa participation à d’autres études dans le futur

Merci

de votre attention