Audit SI du département SPE Réunion de lancement 15 octobre 2009 SPE - Audit SI – Réunion de lancement1

Audit SI du département SPERéunion de lancement

15 octobre 2009

SPE - Audit SI – Réunion de lancement1

Démarche d'audit SI du département SPE

La documentation attendue

Constitution de l’équipe projet par les experts désignés

Identification des unités et des interlocuteurs à rencontrer

Proposition de reporting projet

Dates jalons clés


Ordre du jour


Démarche d’audit du département SPE

• Rappel de la démarche

• Les outils d’analyse et les exemples de résultats attendus

• Echanges sur l’ « inter-départementalité »

Rappel de la démarche générale


Phase 1 : Description de l’existantSynoptique

Comité d’audit du 17 septembre 2009Comité d’audit du 17 septembre 20095

Réunion d’initialisation

Tables rondesEntretiens individuels

Rapport descriptif de l’existant1. Présentation globale de

l’infrastructure2. Inventaire de l’organisation et des processus opérationnels 3. Inventaire du réseau4. Inventaire des systèmes5. Inventaires des services

Rapport descriptif de l’existant1. Présentation globale de

l’infrastructure2. Inventaire de l’organisation et des processus opérationnels 3. Inventaire du réseau4. Inventaire des systèmes5. Inventaires des services

Réunion de présentation

Intégration des remarques

Synthèse

Étape 1 : Cadrage

Réunion de validation


CDSI

Inventaire de l’existant1. Organisation etprocessus opérationnels2. Réseaux3. Systèmes4. Services

Comité d’audit

Étape 2 : Formalisation de l’existant

Phase 1 : Description de l’existantLe rapport descriptif de l’existant – 1/2

Structure du rapport descriptif de l’existant : Présentation générale du département

Principales missions Description des unités

Organisation de la fonction informatique Population d’informaticiens Effectifs et répartition par unité / centre Projets d’évolution identifiés

Réseau Description de l’existant (sites raccordés, interconnexions, liens télécom, etc.) Supervision / administration Projets d’évolution identifiés

Systèmes Description de l’existant (répartition des O.S, serveurs d’infrastructure, proxy, annuaire

d’entreprise, serveurs de stockage, moyens de sauvegarde) Supervision / administration Projets d’évolution identifiés


Phase 1 : Description de l’existantLe rapport descriptif de l’existant – 2/2

Structure du rapport descriptif de l’existant (suite) : Services

Description de l’existant (applications web, services de messagerie, sites Intranet, services de gestion des licences, services de messagerie)

Sécurité Supervision / administration Projets d’évolution identifiés

Outils informatiques Description de l’existant (plateformes informatiques, bases de données, langage de

développement, outils spécifiques) Normes et standards internes Projets d’évolution identifiés


Phase 1 : Description de l’existant Les outils d’inventaire

Inventaire des serveurs et des composants réseaux / cartographie technique :


Outils de collecte Modèles de livrable

Inventaire serveurs / services

Exemple cartographie technique

Outil d'inventaire réseau

Exemple cartographie interconnexions


Inventaire des applications / cartographie applicative :


Outil de collecte Modèle de livrable

Exemple cartographie applicative

Inventaire applications


Inventaire des effectifs informatiques / cartographie organisationnelle :


Outils de collecte Modèle de livrable

Outil RACI Exemple cartographie organisationnelle

Effectifs informatiques

Phase 2 : Évaluation critique de la situationSynoptique

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Synthèse



Rapport de cartographies de l’existant1. Cartographies techniques2. Cartographiesapplicatives

Rapport de cartographies de l’existant1. Cartographies techniques2. Cartographiesapplicatives

Synthèse des besoins1. Contrats de services avec les utilisateurs2. Incidents majeurs survenus3. Plan d’évolutions stratégiques (nouvelles applications prévues)

Synthèse des besoins1. Contrats de services avec les utilisateurs2. Incidents majeurs survenus3. Plan d’évolutions stratégiques (nouvelles applications prévues)

Rapport d’évaluation

1. Forces2. Synthèse des faiblesses3. Analyse détaillée de chaque faiblesse et des risques associés

Rapport d’évaluation

1. Forces2. Synthèse des faiblesses3. Analyse détaillée de chaque faiblesse et des risques associés



Étape 4 : Rédaction du rapport d’évaluation critique

Étape 1 : Formalisation des cartographies de

l’existant

Étape 2 : Formalisation des besoins auxquels

l’infrastructure technique doit répondre

Étape 3 : État des lieux de l’existant



Analyse d’écart1. Évolutivité / pérennité2. Sécurité, disponibilité3. Prise en compte des exigences de performance4. Administration, Supervision, Pilotage

CDSIComité d’audit

SPE - Audit SI – Réunion de lancement

Phase 2 : Evaluation critique Expression des besoins

Synthèse des besoins exprimés :


Méthodes de collecte Modèle de livrable

► Entretiens

► Tables rondes Exemple Synthèse des besoins

Phase 2 : Evaluation critique Rapport d’évaluation critique

Point de revue / rapport d’évaluation critique :


Points de revue Modèle de livrable

Plan d'audit Extrait rapport d'audit

Phase 3 : Proposition de scénarios d’évolutionSynoptique

Comité d’audit du 17 septembre 2009Comité d’audit du 17 septembre 200914

Synthèse



Synthèse des objectifs d’évolution1. Projets à court terme2. Projets à moyen terme

Synthèse des objectifs d’évolution1. Projets à court terme2. Projets à moyen terme

Rapport de synthèse

1. Scénarios étudiés et ordonnancement des projets2. Avantages / inconvénients3. Impacts sur la qualité de service4. Impacts envers la stratégie du département

Rapport de synthèse

1. Scénarios étudiés et ordonnancement des projets2. Avantages / inconvénients3. Impacts sur la qualité de service4. Impacts envers la stratégie du département



COPIL

Analyse des scénarios1. Coûts (investissement /récurrents)2. Faisabilité / pérennité3. Adhésion des équipes4. Impacts sur l’infrastructure actuelle4. Mesures d’accompagnement au changement

Étape 1 : Formalisation des

objectifs d’évolution liés à l’infrastructure

Étape 4 : Formalisation du rapport de synthèse des scénarios

d’évolution

Étape 3 : Proposition de scénarios d’évolution

Comité d’audit

Phase 3 : Propositions de scénarios d’évolutions

Scénario d’évolution:


Méthode de travail Modèles de livrable (extrait)

► Table ronde

Exemple chantier

Fiche projetTable ronde -

scénarios évolution


Echanges sur l’ « inter-départementalité »


La documentation attendue

• Documentation attendue en termes de• Organisation et équipes• Outils informatiques en appui à la recherche• Description de l’infrastructure• Normes et processus• Relations avec l’extérieur

Documentation attendue (1/3)

Organisation et équipesAu niveau du département

Description des activités du département

Dans chaque unité / centre Organigramme de l’unité Nombre d’utilisateurs de l’informatique dans le département Présentation des effectifs informatiques (nombre par fonction) et notamment :

Population de développeurs Ingénieurs bases de données Ingénieurs systèmes Chefs de projet Développeurs de sites web Gestionnaires de parc informatique

Outils informatiquesDans chaque unité / centre

Nombre de postes de travail gérés Nombre de serveurs administrés Liste des outils informatiques et logiciels scientifiques avec :

Leur type (application bureautique, application scientifique, base de données, serveur web etc.) Leur caractéristique (développement interne, progiciel) Leur localisation (sur poste de travail, sur serveur) Les modalités de leur hébergement Leur importance pour les activités du département en termes de disponibilité, sécurité et performance



Description de l’infrastructureDans chaque unité / centre

Schémas d'architecture généraux (logiques) et détaillés (physiques) décrivant les plateformes informatiques

Schémas d'architecture généraux (logiques) et détaillés (physiques) décrivant les bases de données

Schémas d'architecture généraux (logiques) et détaillés (physiques) décrivant les serveurs d'infrastructure (DNS, AD, annuaires, relais, bases de données...)

Schémas d'architecture décrivant les équipements de stockage Schémas d'architecture décrivant l’architecture de sauvegarde

Inventaire, si existant et en complément des outils de collecte, : des serveurs, des systèmes d'exploitation des services SI d’appui à la recherche des instances applicatives (bases de données, etc.) des outils de supervision, administration, exploitation

Exemples de tableaux de bord utilisés pour suivre l’évolution des systèmes informatiques



Normes et processusDans chaque unité / centre

Liste des normes et référentiels techniques utilisés par le département en termes de langages de développement

Liste des normes et référentiels techniques utilisés par le département en termes de types de système d’exploitation utilisés et guides associés

Liste des normes et référentiels techniques utilisés par le département en termes de types de bases de données

Moyens de sauvegarde des données utilisés (outils, procédures) Démarche de gestion de la documentation Démarche de sécurité utilisée pour protéger les informations, si besoin Description du support informatique

Relations avec l’extérieurDans chaque unité / centre

Liste des partenaires avec lesquels le département échange des données et collabore via le système d’information

Liste des tiers externes (maintenance des outils informatiques)



Constitution de l’équipe projet par les experts désignés au sein de SPE

• Rappel du principe de constitution

• Présentation de l’équipe projet constituée par les experts désignés

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Rappel sur le principe de constitution de l’équipe projet

1 responsable et son suppléant parmi les experts désignés

1 représentant de chaque CATI impliqué dans le département

1 représentant du CATI MINAS

Par centre ou par unité (les plus représentatives) : 1 correspondant informatique 1 correspondant scientifique 1 PRI


Présentation de l’équipe projet

Etat de l’équipe projet au 15/10/2009 :

A compléter e

n séance


Identification des unités et des interlocuteurs à rencontrer

• Rappel sur les interlocuteurs pressentis

• Estimation de la charge initiale

• Identification des unités les plus « consommatrices » d’infrastructure informatique par les experts désignés

• Identification des interlocuteurs à rencontrer par les experts désignés


Rappel sur les interlocuteurs à rencontrer

Responsables de CATIet les informaticiens désignés

PRIPersonne Ressource en Informatique

Chefs de départementet responsables désignés au sein des départements

Organisation et gouvernance

Modalités de pilotage

Orientations du SI

Partenariats

Processus du SIInventaire, pratiques en matière de :

Systèmes Bases de données et référentiels Réseaux

Postes de travailSupport aux utilisateursBesoins utilisateurs

Représentants de la recherche

Besoins utilisateursProcessus du SIInventaire en matière de

Outils informatiques Bases de données et référentiels

Président de centre et Présidents de commission de centres

Organisation et gouvernanceOrientations du SIPartenariats

Équipe Informatique de centreProcessus du SIInventaireOrientations du SI


Rappel sur les interlocuteurs à rencontrer

Entretiens avec les responsables de CATI, afin d’acquérir une compréhension de l’organisation de l’informatique scientifique, au sens opérationnel, au sein du département au travers du prisme CATI

Entretiens avec les responsables d’unités, afin d’identifier les sous-processus clés de la recherche scientifique au sein du département que le système d’information doit supporter, ainsi que les exigences que le S.I doit satisfaire

Entretiens avec des utilisateurs clés représentatifs (identifiés par les responsables d’unité et/ou les responsables de CATI), afin de déterminer au plus près du terrain le rôle de l’informatique et son utilisation au quotidien ainsi que l’importance des outils (et la détermination de leur criticité)

Entretiens avec les informaticiens du département appartenant au CATI MINA, afin de comprendre les moyens mis en place pour la maîtrise des infrastructures de base (réseau, serveurs d’infrastructure et postes de travail)

Couverture des centres, afin d’obtenir une évaluation « terrain » des infrastructures, en se focalisant sur l’informatique dédiée au département


Estimation de la charge de travail pour le département SPE

6 réunions de suivi de projet

1 entretien avec le Chef de département

6 entretiens avec le responsables du CATI (2x3)

12 à 18 entretiens (ou ateliers) avec les responsables d’unités

12 à 17 entretiens avec des informaticiens des unités

5 à 6 entretiens avec des utilisateurs représentatifs

Visite de 9 à 12 centres

A compléter e

n séance

Identification des interlocuteurs à rencontrer


contact SPE

29

Le SPE dispose de

43 unités réparties sur tout le territoire français :

8 unités propres de recherche (UPR)

26 unités mixtes de recherche (UMR)

5 unités propres expérimentales (UPE)

4 unités sous contrat (USC)

3 CATI (Centres Automatisés de Traitement de l’Information)

URGI : Unité de Recherche en Génomique-info (EFPA, BV, SPE et GPA)

BIOINFO CAPGEN : Bioinformatique pour la caractérisation phénotypique et génotypique des organismes d’intérêt (SPE, EFPA)

BIPAS : Bioinformatique des Plantes-Agresseurs-Symbioses (SPE, BV)

Présentation des unités et des CATI de SPE


AuvergneIle de France

30

Unité mixte de recherche (UMR)

Unité propre expérimentale (UPE)

Unité propre de recherche (UPR)

Bourgogne Aquitaine

Unité d’administration de la recherche (UAR)

Cartographie des unités (1/2)

Unité sous contrat (USC)

Bretagne


Alpes Côte d’Azur

31

Pays de la loire

Poitou-Charentes

Midi-Pyrenees

Alsace

Antilles

Cartographie des unités (2/2)

Languedoc

Unité mixte de recherche (UMR)

Unité propre expérimentale (UPE)

Unité propre de recherche (UPR)

Unité d’administration de la recherche (UAR)

Unité sous contrat (USC)






Point de suivi hebdomadaire avec les experts désignés du département SPE

Mail synthétique hebdomadaire de suivi de l’avancement de l’audit présentant :

L’état de planification des entretiens L’état d’avancement des entretiens et de validation des comptes-rendus L’état d’avancement des différentes étapes / livrables de l’audit Une communication des premiers résultats des travaux en cours Une remontée des éventuels points d’attention


Dates clés / jalons

Proposition de jalons

Semaines

Phase 1 : Description de l’existant

S42 S43S41 S45 S46 S47

1 - Réunion de lancement

2 – Collecte des inventaires et des éléments de cartographie existant

S48 S49

Temps

S50 S51

Réunion des instances projet

Comité projet : réunion de l’équipe projet

S52

3 – Recueil de l’existant au travers des entretiens

4 – Rédaction du rapport de l’existant

5 – Validation du rapport de l’existant

6 – Formalisation des cartographies

S44

Octobre Novembre Décembre

Ø des processus de recherche par département et des processus SI sous-jacents

Ø des outils informatiques et PF scientifiquesØ organisationnelleØ technique et réseau

Comité d’audit

Réunion de lancement : 15 octobre 2009

Questions / réponses


Documents

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