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Bertrand Calenge - Poldoc
Les coûts dans la politique documentaire quotidienne
Deux outils parmi d’autres
Bertrand Calenge - Poldoc
1 - Montrer l’évolutivité d’une collection vivante
Un dessin vaut mieux qu’un long discours…
Bertrand Calenge - Poldoc
Un prévisionnel budgétaire Une ville de 40 000 habitants devrait
disposer de 2 docs/hab., soit 80 000 docs; or la bibliothèque n’en possède que 60 000, et le budget annuel est de 40 000 €
Le maire propose d’atteindre la collection idoine en 10 ans. Selon lui, il manque donc 20 000 docs, à 20 € pièce, soit 400 000 € ; il suffirait donc de 40 000 € par an pour rattraper le retard ! Il double le budget, donc fixé à 80 000 €
Bertrand Calenge - Poldoc
Introduire les paramètres
Evolution des types de collections au cours du temps
-
10 000
20 000
30 000
40 000
50 000
60 000
70 000
80 000
90 000
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Année
Taille
des
colle
ctio
ns
Collection vivante
Collection obsolète
Masse optimum vivante
Paramètres Valeur
Masse vivante de départ 60 000
Masse obsolète de départ -
Budget acquisition 80 000
Coût moyen du document 20
Taux d'inflation -
Taux d'érosion annuelle 3
Taux d'obsolescence 10
Taux de retrait des obsolètes 100
Population à servir 40 000
Masse vivante optimale (nb hab x ) 2
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Présenter le vrai prévisionnel
Evolution des types de collections au cours du temps
-
10 000
20 000
30 000
40 000
50 000
60 000
70 000
80 000
90 000
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Année
Taille
des c
ollec
tions
Collection vivante
Collection obsolète
Masse optimum vivante
Paramètres Valeur
Masse vivante de départ 60 000
Masse obsolète de départ -
Budget acquisition
200 000
Coût moyen du document 20
Taux d'inflation -
Taux d'érosion annuelle 3
Taux d'obsolescence 10
Taux de retrait des obsolètes 100
Population à servir 40 000
Masse vivante optimale (nb hab x ) 2
Bertrand Calenge - Poldoc
Maintenir une collection existante
Après cette brillante démonstration, vous avez réussi à atteindre votre niveau de collection (80 000 docs)
Le maire sait qu’il faut renouveler 10% de la collection chaque année, 8 000 docs pensez-vous, soit 160 000 €
Bertrand Calenge - Poldoc
Maintenir la collection :hypothèse basique
Evolution des types de collections au cours du temps
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
90000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Année
Taill
e de
s co
llect
ions Collection obsolète
Collection vivante
Année
Paramètres Valeur
Masse vivante à maintenir 80 000
Masse obsolète de départ -
Budget acquisition 160 000
Coût moyen du document 20
Taux d'inflation -
Taux d'érosion annuelle 3
Taux d'obsolescence 10
Bertrand Calenge - Poldoc
Maintenir la collection :intégrer usure et obsolescence
Evolution des types de collections au cours du temps
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
90000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Année
Taill
e de
s co
llect
ions
Collection obsolète
Collection vivante
Année
Paramètres Valeur
Masse vivante à maintenir 80 000
Masse obsolète de départ -
Budget acquisition 208 000
Coût moyen du document 20
Taux d'inflation -
Taux d'érosion annuelle 3
Taux d'obsolescence 10
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Intérêt et limites de cette représentation graphique
Intérêts : Lisibilité de
l’impact du budget sur la collection dans la durée
Possibilité d’ajuster les efforts (sur 3 ans, 5 ans, 10 ans…)
Limites : Nécessité de
tâtonner pour trouver « le juste budget »
Nécessité de calculs préalables pour déterminer les paramètres d’une collection « complexe »
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2 - Tableau de bord de suivi à l’intention des acquéreurs
Un outil d’appropriation personnelle de la politique
d’acquisition
Bertrand Calenge - Poldoc
Tableau de bord de suivi à l’intention des acquéreurs
Donner les moyens d’élaborer et de suivre ses objectifs
En respectant un cadre collectif En utilisant un outil facilement
accessible Et en intégrant l’outil dans le
travail ordinaire
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Etablir le budget prévisionnel
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En tenant compte des coûts moyens (affectés automatiquement)
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Equilibrer le budget prévisionnel général
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… et respecter quelques règles communes (signalées automatiquement)
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Reporter les acquisitions au quotidien…
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… en renseignant quelques informations (sur listes contrôlées)
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Et c’est tout !
Pas de calculs complexes Chaque acquéreur est maître de
son budget Le budget prévisionnel est
modifiable en cours d’année Les listes contrôlées sont identiques
pour tous les acquéreurs
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Tableau de bord automatique:suivi du budget
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Tableau de bord automatique:suivi des commandes et coûts moyens en temps réel
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Tableau de bord automatique:suivi des sujets alimentés
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Tableau de bord automatique:suivi des genres
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Tableau de bord automatique:suivi des niveaux
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Intérêts et limites de l’outil
Intérêts : Maitrise
personnelle de l’outil
Suivi instantané individuel
Possibilités de tris complémentaires
Limites : Non intégré au
SIGB Des limites dues à
Excel Quelques bugs si
manipulations maladroites
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En guise de conclusion…
Rendre visible l’impact des coûts
Mettre en relation coûts et contenus
Faire confiance aux acteurs
