Boostez votre cabinet comme jamaiss177724879.onlinehome.fr/.../PlaquetteTurboBusiness_Concept.pdf · Business. un formidable outil ... Cegid Expert GI, Quadra GI, Isa GI, Sage/Coala,

Synchronisations Stratégies Qualité Marketing - Commercial

Paramètrages Portefeuille clients Processus-Planification Tableau de bord

40 segmentations,publipostage,

fiches affaires,objectifs/réalisé

Aide à la décision,gains potentiels

et actionsprioritaires...

Renseignements au 05 56 60 38 29RC&A Consulting - 56 avenue Amiral Courbet 33950 LEGE CAP FERRET

Procédures,manuel qualité,

indicateursautomatisés

Synchronisationautomatique à

votre base clientset de gestion

Suivi productionbudgets, planning

de charges, alertesclients sur critères

Une vision de tousles potentiels devotre portefeuille

clients

Tableaux croisésdynamiques et

tableau de bord automatisé

Boostez votre cabinet comme jamais !

• Vision synthétique de votre portefeuille clients

• Listes, graphes, tableaux, hit-parade

• Synthèse clients, missions, CA, rentabilité

• Estimation précise des gains potentiels par segments

• Détermination des actions prioritaires

Une stratégie claire

• Process modélisés, optimisés et automatisés

• Obligations, budgets, planning de charges

• Clients intégrés au processus productif

• Une démarche qualité totalement intégrée :procédures, flow charts, manuel d’organisation

Des process et une qualité maîtrisés

• 40 segmentations marketing disponibles :retraite/prévoyance, conseil de gestion,

gestion de patrimoine, transmission d’entreprise optimisée

• Déclenchement automatique d’alertes clients

• Suivi des affaires, tableau de bord commercial

Des clients dynamisés

• Indicateurs qualité automatiques

• Tableaux croisés synchronisés à vos données source

• Tableau de bord du cabinet automatisé

• Captation des gains de productivité et de rentabilité

• Développement de CA conseil

Des performances maximisées

:un éco-système

pour propulser votre cabinet !

4 AXES

M

A J E U R

S

Renseignements ou présentation personnalisée : contactez Stéphane REGNIER au 06 11 23 09 18.

Les 10 atouts originaux d’un work-flow pour votre cabinet

1. Synchronisation automatique aux principaux logiciels du marché : Cegid

Expert GI, Quadra GI, Sage/Coala et Dia Clients…

2. Gestion puissante et totalement dynamique des dates d’obligations, des

budgets et du planning de charges.

3. Gestion d’un tableau de bord « en push » des obligations, des alertes

clients, des missions en retard pour chaque collaborateur.

4. Intégration des clients dans leur process de production : gestion et

historisation d’alertes automatiques (e-mail, sms, fax numérique, courrier)

avec check-listes pour demander des pièces et informations.

5. Gestion de temps normés d’exécution : pour construire plus rapidement

vos budgets et planning de charges.

6. Gestion des tâches liées : si la tâche A n’est pas terminée, la tâche B ne peut

pas s’effectuer et n’apparaît pas encore. La liste des obligations et les budgets

sont recalés dynamiquement.

7. Gestion puissante des réaffectations de dossiers : entre collaborateurs,

par tâches, entre deux dates (gestion des maternités, absences maladies).

8. Gestion de la qualité dynamique : livraison des scénarios pré-paramétrés

pour tous vos process de production, procédures, modes opératoires, fiches de

tâches… et bientôt un manuel qualité automatisé.

9. Calcul d’indicateur d’écarts : un indicateur pour votre démarche qualité.

10. Possibilité de paramétrer des scénarios pour automatiser tous vos

process : marketing, commercial, RH, gestion etc… et une batterie de

messages et check-lists types. Un véritable booster pour votre cabinet !

TurboBusiness un formidable outil de productivité et de performance pour votre cabinet !

TurboBusiness – Le concept Page 1

TTuurrbbooBusiness

« Lever tous les freins

qui entravent quotidiennement

le développement de votre cabinet »


_____ LLaa ggeennèèssee dduu llooggiicciieell_____

La plupart des cabinets, dans un contexte de concurrence exacerbée par la récession

économique, subissent la stagnation ou la baisse de leurs honoraires

récurrents.

Ils doivent revoir leurs schémas stratégiques de

développement pour trouver de nouvelles sources de

chiffre d’affaires : meilleure valorisation de leurs prestations

actuelles, nouvelles missions, nouveaux clients.

Simultanément, les cabinets doivent lutter contre :

- l’allongement de la période fiscale ;

- le manque de disponibilité des experts-comptables et des cadres ;

- le manque de temps, de culture voire de motivation des collaborateurs ;

- les difficultés de recrutement de nouvelles compétences et la pression à la

hausse des rémunérations ;

- le manque de moyens liés à la baisse tendancielle de la rentabilité ;

- la faiblesse qualitative de leur base marketing clients.

Malgré leur volonté de plus en plus affirmée d’implanter des

démarches marketing et commerciales, ces freins entravent la

volonté de développement des cabinets, qui reste bien souvent

limitée par la puissance de travail de l’expert comptable, et par ses

capacités relationnelles et commerciales personnelles.

Actisoft et RC&A Consulting ont souhaité mettre en commun leurs savoirs-faire

(Visual Gestion et StratéGo) pour débloquer cette situation en créant un outil

unifié et puissant de mécanisation de la relation clients et des autres

acteurs internes et externes au cabinet : le logiciel TurboBusiness qui fera

l’objet des travaux du Club RC&A.

Ses multiples impacts au bénéfice du cabinet d’expertise comptable et de

commissariat aux comptes sont détaillés dans ce document.


_____ LLee ccoonncceepptt ddee TTuurrbbooBBuussiinneessss_____

La puissance de ce produit repose sur 4 piliers :

- la connexion aux données clients informatisées disponibles ;

- la collecte de données complémentaires via le web (entre autres) ou via

une gestion d’évènements, d’affaires et un agenda/planning ;

- l’intelligence intégrée pour analyser et interpréter les potentiels d’actions ;

- la mécanisation de nombreuses actions - à destination des acteurs

internes et externes – dans toutes les fonctions du cabinet.

1. La connexion aux données clients informatisées

disponibles

TurboBusiness se synchronise – via les logiciels connus du marché - à de

nombreuses données avec une périodicité variable selon les besoins :

Données Source Fréquence synchro

Données du DP clients Base de GRC (*) Quotidienne

Temps et facturation Gestion interne (*) Mensuelle

Données dirigeants Logiciel IR/ISF (**) Annuelle

Données comptables Liasses EDI Annuelle

(*) Cegid Expert GI, Quadra GI, Isa GI, Sage/Coala, Dia Cient Hf et Sql, Temps 2000.

(**) DR+, Gescap IR, FiduExpert, Cegid IR, ClickImpôts.

Les synchronisations :

- quotidiennes offrent une mise à jour permanente de la base clients consolidée

à des fins de suivi productif des dossiers et pour déclencher diverses alertes ;

- mensuelles autorisent le suivi statistiques d’indicateurs de gestion ou qualité ;

- annuelles permettent des analyses stratégiques et marketing, la détection

d’évolutions de nature à déclencher un rendez-vous client ou d’autres formes

d’actions.

Cette chronologie optimise et allège les temps de synchronisation.

La base ainsi consolidée est d’une richesse inconnue dans un cabinet !...


2. La collecte de données complémentaires

La base de données en réseau offre diverses voies de collecte :

- Saisie par les clients via un questionnaire web pour exprimer leurs

problèmes, besoins, projets et leur (in)satisfaction…

- Saisie quotidienne par les collaborateurs et cadres (réseau, TSE ou web) :

o Saisie courante : suivi de production, évènements clients, agenda…

o Saisie commando : périodiquement, des données doivent être

collectées afin de compléter la qualité de la base marketing.

3. L’intelligence incluse pour interpréter les potentiels

d’actions

20 années de pratique ! C’est l’expérience cumulée d’Actisoft et de RC&A

Consulting dans le monde des cabinets pour optimiser leurs différents processus.

Cette grande complémentarité des savoirs-faire est synthétisée dans

TurboBusiness sous la forme :

- De constats très pointus :

o analyses et détection/valorisation d’actions prioritaires ;

o profilage technique des clients en fonction de leurs missions ;

o segmentations clients en regard de missions potentielles ;

- De scénarios pour exploiter ces constats en déclenchant automatiquement

des dizaines de types d’actions qui dynamisent et enrichissent la

coopération et l’efficacité de tous les acteurs internes et externes : clients

actuels et potentiels, collaborateurs et cadres, et enfin partenaires externes

(banquiers, assureurs, avocats, notaires, commissaires aux comptes etc…).

Toute la puissance et la pertinence de TurboBusiness s’exprime dans cette

dynamique qui ne réclame ni temps ni efforts de la part de professionnels déjà

fortement surbookés !

Les freins principaux sont alors levés pour permettre à chacun de participer au

côté le plus noble de son rôle au sein ou en dehors du cabinet…


4. La mécanisation des actions à destination des

acteurs internes et externes

Un nombre illimité de scénarios paramétrables et personnalisables

permettront de déclencher une infinité de tâches totalement automatisées

pour redynamiser et fluidifier les processus du cabinet dans tous les axes

imaginables.

Quelques exemples d’actions automatisées auprès des clients et prospects :

Démarche de

segmentation

marketing et de

communication

- Emailing de prospection

- Envoi de courrier de sensibilisation

- Alerte sur obligation légale, information sectorielle

- Invitation à une réunion collective thématique

- Proposition de rendez-vous personnalisé

Suivi

commercial

- Confirmation de rendez-vous

- Relance sur proposition de mission

- Remerciement pour la signature d’une mission

Contrôle de la

production

- Demande d’approvisionnement de pièces comptables

- Demande d’approvisionnement de données de paye

Gestion interne - Proposition de passage en prélèvement automatique

Gestion des

nouvelles

normes qualité

- Envoi d’un questionnaire web

- Invitation en cas d’insatisfaction

Les collaborateurs bénéficient déjà pour leur part d’alertes et de listes de contrôle

qui guident et sécurisent leur production.


_____ QQuueellss ggaaiinnss àà aatttteennddrree ??_____

Si TurboBusiness est conçu comme un outil pour

« dynamiter » les freins du cabinet, les gains attendus

sont nombreux à plus d’un titre :

- productivité et fluidité des process

- collaboration plus efficace

- homogénéité des pratiques

- personnalisation du traitement des missions clients

- planification et optimisation des ressources humaines

- information interne et externe optimisée.

Les conséquences s’imposent :

- qualité

- sécurité

- rentabilité

- satisfaction et fidélisation des clients et collaborateurs

- développement du CA récurrent et exceptionnel.

Les enjeux sont donc importants : cependant, leur atteinte nécessite

un travail initial de synchronisation et de mise à jour des

données clients pour pouvoir profiter de la puissance des

scénarios.

Les pré-paramétrages livrés permettent d’ores et déjà de gagner du temps dans

cette implantation.

Pour autant, les travaux des cabinets membres du Club RC&A vont permettre

d’élargir la panoplie disponible de scénarios dans toutes les fonctions du

cabinet.


_____ LLee rrôôllee ddeess ccaabbiinneettss «« ppiillootteess »»_____

Une analyse complète de tous les process-clé du cabinet

permettra d’identifier l’ensemble des scénarios nécessaires à

construire dans TurboBusiness.

Les scénarios déjà disponibles concernent essentiellement le suivi et le contrôle

des process de production des missions récurrentes du cabinet.

Les axes prioritaires à équiper seront probablement les suivants :

- la communication marketing

- la démarche commerciale

- les process productifs de nouvelles missions ou prestations exceptionnelles

- la démarche qualité (nouveau référentiel normatif).

D’autres pourront venir ensuite en fonction des priorités de chaque cabinet, ils

concernent :

- la mise à jour permanente de la base clients

- l’optimisation de la gestion interne

- le management et l’optimisation des RH

- …

La saison 2012/2013 initiera cette démarche

de construction de scénarios et de les rendre

disponibles rapidement sur la fin d’année 2012.

Ces travaux seront supervisés par Actisoft et RC&A Consulting lors des

réunions du Club RC&A, puis implémentés progressivement dans TurboBusiness.

Pour réserver une place, appeler Stéphane REGNIER au 06 11 23 09 18.

Module « Process Planification Qualité - Page 1

INTRODUCTION Le module « Process/Planification/Qualité » de TurboBusiness est un outil d’organisation,

de planification et de gestion de la qualité.

Nous décrivons dans ce document les ambitions de cet outil de performance au service de votre cabinet :

1. Un outil pour la sécurité de vos missions :

o Processus o Tableau de bord des obligations

o Paramétrages et configurations o Listes des dossiers, des missions et des tâches

o Historisation des alertes o Homogénéisation des pratiques.

2. Un outil pour optimiser vos ressources humaines

o Temps normés et budgets pour éradiquer vos malis o Planning de charges :

a. Prévision d’embauches b. Equilibrage et justice des portefeuilles collaborateurs c. Gestion des sur-activités et des sous-activités.

3. Un outil de gain de productivité o Eviter les goulots d’étranglement

o Eviter le gaspillage o Eviter la variabilité de la qualité o Dans toutes les phases concernées : approvisionnement,

traitement, contrôle, restitution, archivage/DP.

4. Un outil pour votre démarche qualité

o Processus o Procédures o Flow-charts

o Manuel de procédures.

5. Un produit innovant et unique en 10 arguments-clés.


1. UN OUTIL DE SÉCURITÉ POUR VOS MISSIONS

LES PROCESSUS :

TurboBusiness fabrique automatiquement les obligations (dates légales ou cabinet) de vos dossiers à partir des éléments suivants :

- Paramètres cabinet et collaborateurs - Synchronisation journalière à votre base de GRC/GI

- Saisie de données clients complémentaires - Paramétrage de processus métiers (exemple : mission comptable et fiscale) - Duplication de ces processus sur chaque processus client en tenant compte des critères

clients.

Voici un extrait de processus standard « mission comptable et fiscale » décomposé en : - Phases (lignes mauves) - Tâches (lignes turquoises)

- Alertes (lignes blanches avec triangle jaune).

- Chaque phase décompose un processus complet en étapes.

- La tâche correspond à une obligation datée selon certaines règles. Elle est assortie d’un

niveau de ressource spécifique (attribuée au dossier) et potentiellement d’une durée (temps normé) si cette fonctionnalité est utilisée pour créer des budgets de temps et un

planning de charge.

- L’alerte est un envoi d’e-mail automatisé avec pièce jointe éventuelle à destination des

clients (principalement).


En fonction des critères clients, les obligations sont créées et datées, et éventuellement

assorties d’alertes. Exemples de critères :

- Tenue chez le client ou au cabinet - Tenue mensuelle ou trimestrielle ou semestrielle ou annuelle.

TurboBusiness nécessite un paramétrage précis préparatoire à la création des obligations de l’ensemble de vos clients.

LE TABLEAU DE BORD : A l’entrée dans le logiciel, une fenêtre (tableau de bord) vous rappelle à chaque connexion l’état

d’avancement des tâches qui concernent le portefeuille de chaque « productif » du cabinet :

Le détail des indicateurs est accessible en cliquant sur le

message. Chaque message ouvre la fenêtre

correspondant au détail de l’indication affichée.

Boutons et liens Fonctions

Indique le nombre de missions sur lesquelles il y a au moins une tâche en retard. Cliquez sur le lien pour ouvrir la fenêtre de la liste des missions concernées.

Indique le nombre de mission qu’il convient de reconduire pour n+1. Cliquez sur le lien pour ouvrir la fenêtre de la

liste des missions concernées.

Indique le nombre d’alertes ou messages qui ont été

générés automatiquement par le logiciel à destination de vos clients. Cliquez sur le lien pour ouvrir la fenêtre de la

liste des messages concernés afin de les valider avant qu’ils ne soient expédiés aux clients.

Indique le nombre de tâches qu’il reste à réaliser dans les 7 prochains jours. Cliquez sur le lien pour ouvrir la fenêtre de la liste des tâches concernées.


LES PARAMETRAGES ET CONFIGURATIONS :

1.1 Paramétrages du cabinet : Cette fenêtre permet d’indiquer les caractéristiques générales d’organisation du cabinet.

Onglet Coordonnées : il convient ici de renseigner les différentes variables du cabinet : son

nom, son adresse éventuellement sur plusieurs lignes, etc…

Onglet horaires :


Onglet fermetures :

Onglet qualifications :

Onglet Smtp :

Permet de renseigner le compte SMTP par défaut qui sera copié dans la fiche collaborateur pour l’envoi des emails d’alerte.


1.2 Paramétrages des collaborateurs :

Liste des collaborateurs :

Fiche détail collaborateur :

Pour chaque collaborateur sont définis : - Des identifiants (login et mot de passe)

- Des heures mensuelles - Des indisponibilités (congés)

- Des paramètres de boîte mail (smtp) et une signature des e-mails.


1.3 Paramétrages des rubriques importées (synchro GRC/GI) ou saisies

1.4 Paramétrages des groupes de tâches (pour afficher des vues synthétiques)


1.5 Paramétrages des filtres (pour afficher des données spécifiques)

1.5 Paramétrages des modèles d’alertes


Exemple d’alerte :


LISTES DES DOSSIERS, DES MISSIONS ET DES TACHES :

Un taux d’avancement permet de repérer les dossiers sur lesquels des obligations ne sont pas terminées à la date prévue.


HISTORISATION DES ALERTES :

Les alertes envoyées sont systématiquement historisées offrant une sécurité au cabinet en cas de contestation d’un client.

HOMOGENEISATION DES PRATIQUES : TurboBusiness permet de contrôler la bonne exécution des obligations productives :

- À la date prévue - Par la ressource prévue - Selon la procédure prévue.

Le logiciel favorise la transmission des informations entre les collaborateurs impliqués

dans une chaîne de production. Il permet également d’optimiser le remplacement provisoire ou définitif d’un collaborateur.


Un outil de réaffectation des tâches très puissant permet de transférer des dossiers ou des

tâches y compris entre deux dates.


2. UN OUTIL POUR OPTIMISER VOS RESSOURCES HUMAINES

TurboBusiness permet d’affecter à chaque tâche un temps normé d’exécution.

Ceci vous permet de construire plus rapidement des budgets de temps prévisionnels et un planning de charge :

Vous pouvez comparer les ressources temps théoriques et les budgets affectés par

collaborateur, ce qui vous permet de : - Prévoir vos embauches

- Envisager des réaffectations entre portefeuilles collaborateurs - Gérer les pics ou insuffisances de charge.


3. UN OUTIL DE GAINS DE PRODUCTIVITE TurboBusiness permet :

- de réaliser immédiatement des gains sur les phases d’approvisionnement des missions via les alertes ;

A noter : plusieurs alertes successives peuvent être paramétrées.

- d’identifier, d’analyser et d’éviter les goulots d’étranglement en appliquant les méthodes de la Théorie des Contraintes :

o Réduction des budgets de temps par tâche o Avancement plus en amont des dates d’obligations o Récupération des marges de sécurité en gains de productivité ;

A noter : une dépendance entre les tâches peut être paramétrée : elle autorise un

recalage dynamique des dates et des volumes d’heures au planning de charge en fonction d’une modification d’achèvement de la tâche amont.

- De segmenter plus précisément vos missions par niveaux d’intervenants (théorie des 3E) afin d’optimiser la rentabilité de vos missions ;

- d’éviter les gaspillages (lean management) et la variabilité de la qualité (méthode

Six Sigma) dans toutes les phases concernées :

o approvisionnement (30% du temps sur une mission de tenue comptable) o traitement (45% du temps sur une mission de tenue comptable)

o contrôle (15% du temps sur une mission de tenue comptable) o restitution (5% du temps sur une mission de tenue comptable) o archivage/DP (5% du temps sur une mission de tenue comptable).

Résultat : +20 à +30% de gains de productivité sont réalisables rapidement en utilisant

les fonctionnalités de TurboBusiness.


4. UN OUTIL POUR VOTRE DEMARCHE QUALITE

Depuis le 1er janvier 2012, les normes professionnelles imposent aux cabinets de se doter d’un manuel de procédures : Turbobusiness vous permet de disposer d’un manuel de procédures,

en permanence à jour et cohérent avec l’organisation du cabinet.

Le découpage des processus missions en phases, tâches et alertes permet d’affecter précisément des procédures à chaque niveau répondant à la norme ISO 9001-2008.

Chaque procédure est visualisable sous la forme d’un flow-chart :

Un manuel de procédure automatique et dynamiquement mis à jour est en cours de

développement.

TurboBusiness produit un indicateur de dépassement mensuel de dates d’obligation :


5. UN PRODUIT INNOVANT ET UNIQUE

EN 10 ARGUMENTS-CLES

Les 10 atouts originaux d’un work-flow pour votre cabinet

1. Synchronisation automatique aux principaux logiciels du marché : Cegid Expert GI, Quadra GI, Sage/Coala et Dia Client…

2. Gestion puissante et totalement dynamique des dates d’obligations, des budgets et du planning de charges.

3. Gestion d’un tableau de bord « en push » des obligations, des alertes clients, des missions en retard pour chaque collaborateur.

4. Intégration des clients dans leur process de production : gestion et historisation

d’alertes automatiques (e-mail, sms, fax numérique, courrier) avec check-listes pour demander des pièces et informations.

5. Gestion de temps normés d’exécution : pour construire plus rapidement vos budgets et planning de charges.

6. Gestion des tâches liées : si la tâche A n’est pas terminée, la tâche B ne peut pas s’effectuer et n’apparaît pas encore. La liste des obligations et les budgets sont recalés

dynamiquement.

7. Gestion puissante des réaffectations de dossiers : entre collaborateurs, par tâches,

entre deux dates (gestion des maternités, absences maladies).

8. Gestion de la qualité dynamique : livraison des scénarios pré-paramétrés pour tous

vos process de production, procédures, modes opératoires, fiches de tâches… et bientôt un manuel qualité automatisé.

9. Calcul d’indicateur d’écarts : un indicateur pour votre démarche qualité.

10. Possibilité de paramétrer des scénarios pour automatiser tous vos process : marketing, commercial, RH, gestion etc… et une batterie de messages et check-lists types.

TurboBusiness est accompagné par les consultants du réseau

Un formidable outil de productivité et de performance

pour votre cabinet !

Pour en savoir plus : RC&A Consulting au 05 56 60 38 29

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