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1Bordeaux – DR15 – 19 mai 2009

Présentation des accords-cadres

nationaux

d’instrumentation scientifique

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SommaireSommaire

• Rappel sur les règles internes CNRS• Que sont les accords-cadres

d’instrumentation scientifique ?• Que couvre les accords-cadres

d’instrumentation scientifique ?• Pourquoi des accords-cadres

d’instrumentation scientifique ?• La procédure de passation des marchés

subséquents• L’allotissement technique 2008• Conclusion• Démonstration d’une RECA

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Rappel sur les règles internes 1/4Rappel sur les règles internes 1/4• Les laboratoires sont habilités à effectuer leurs achats

(passer les marchés = engagement juridique) :

1) Jusqu’à 133.000 € (= Seuil maximum des MArchés à Procédure Adaptée, pour lesquels le DU est Personne Responsable du Marché).

2) Sans limite de seuil pour les achats relevant du périmètre des accords-cadres nationaux (DU PRM pour tous les marchés subséquents aux AC).(néanmoins règles de contrôle interne…)

NB : La responsabilité de la PRM porte sur :– La définition des besoins et l’évaluation de leur montant ;– La mise en œuvre de la publicité du besoin ;– La mise en concurrence (choix de la procédure) ;– Le choix du titulaire du marché ;– L’information des fournisseurs non retenus ;– La signature et l’envoi du bon de commande et, le cas échéant du contrat

(marché) ; à ce titre elle engage juridiquement l’établissement ;– La mise en oeuvre de la publicité d’attribution du marché

• Les laboratoires sont habilités à signer les bons de commande (engagement financier)

– Jusqu’au seuil de délégation de signature du DR (133 k€ ou moins)

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Rappel sur les règles internes 2/4Rappel sur les règles internes 2/4• Comment effectuer son achat (passer son marché) ?

1) De 0 à 20 k€ : aucun formalisme. Choix du fournisseur sans justification.2) De 20 à 133 k€ : Publicité et mise en concurrence adaptée à la nature et au montant du besoin.

- Recommandation d’utiliser PUMA (si adapté)- Bien décrire son besoin- Laisser un délai raisonnable de réponse- Négocier avec ceux qui ont répondu- Archiver les éléments de la procédure

3) 133 k€ et + : Contacter la DR pour procédure particulière4) Cas particuliers (quelque soit le montant) :

- les besoins relevant des marchés à bons de commande nationaux ou locaux

Emission d’un bon de commande- les besoins relevant des accords-cadres nationaux

Procédure particulière à suivre (accompagnement de la DR)

Visa du DR sur les projets de RECA d’un montant > 133 k€

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Rappel sur les règles internes 3/4Rappel sur les règles internes 3/4

• Exemples :1) J’ai besoin d’acheter un PC de bureau évalué à 800 € Choix parmi les ordinateurs des marchés nationaux Bon

de commande sur marché national2) J’ai besoin d’acheter une chaine laser impulsionnelle

évaluée à 300 k€ Relève du périmètre des accords-cadres nationaux

Remise en compétition (RECA).3) J’ai besoin d’acheter un laser continu évalué à 60 k€ Ne relève pas des accords-cadres Marché à procédure

adaptée PUMA conseillé4) J’ai besoin d’acheter un spectromètre UV-VIS évalué à

10k€ Pas de procédure particulière (Devis…)5) J’ai besoin d’acheter un système de dépôt de couche

mince évalué à 300 k€ Ne relève pas des accords-cadres AO passé par la DR

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Rappel sur les règles internes 4/4Rappel sur les règles internes 4/4

• Où je m’informe ?

• Intranet des achats www.sg.cnrs.fr/intranetachats Rubrique contrats nationaux (marchés / accords-cadres) Guide de l’achat Guide de recours aux accords-cadres + FAQ

• Responsable achat de la DR

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Que sont les accords-cadres d’instrumentation Que sont les accords-cadres d’instrumentation scientifique ?scientifique ? 1/21/2

• Des contrats nationaux qui remplacent les anciens marchés nationaux d’instrumentation scientifique en multi-attribution.

• Ce ne sont pas des marchés nationaux La réglementation ne le permet plus

Pas de possibilité de passer un simple bon de commande sur ces accords-cadres

Pas de liste de prix contractuelle nationale associée à ces contrats mais…quand même…

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Que sont les accords-cadres d’instrumentation Que sont les accords-cadres d’instrumentation scientifique ?scientifique ? 2/22/2

• Ce sont des contrats nationaux entre les fournisseurs titulaires et le CNRS qui encadrent les futures remises en

compétition. les remises en compétition aboutissent à la

signature d’un marché subséquent.la commande est passée sur le marché

subséquent et non pas l’accord-cadre.

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Que couvre les accords-cadres d’instrumentation Que couvre les accords-cadres d’instrumentation scientifique ?scientifique ? 1/11/1

• L’acquisition de certains instruments scientifiques lourds ou semi-lourds.

• Généralement d’un montant > 90.000 € HT (très rarement moins mais possible) jusqu’à plusieurs millions d’€ HT.

• Périmètre technique défini strictement par le contenu de chaque lot (disponible dans l’intranet des achats, l’outil RECA, le guide de recours aux accords-cadres).

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Pourquoi des accords-cadres ?Pourquoi des accords-cadres ? 1/11/1

• 3 Avantages principaux– Formalisme de la procédure de remise en

compétition nettement plus allégé que celui d’un appel d’offres formalisé.

Délai de procédure plus court que l’appel d’offres, maîtrisé par la PRM.

– Dérogation à la remise en compétition possible (mais strictement encadrée)

– Cadre juridique renforcé - maîtrise du risque

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La procédure de passation du marché subséquentLa procédure de passation du marché subséquent

1)1) Remise en compétition (RECA)Remise en compétition (RECA)++

2) Signature du marché subséquent entre le 2) Signature du marché subséquent entre le CNRS et le fournisseur retenuCNRS et le fournisseur retenu

NB : NB : - - Remise en compétition effectuée par le laboratoire Remise en compétition effectuée par le laboratoire

(DU PRM)(DU PRM)- Assistance de la DR (procédure stricte à respecter)- Assistance de la DR (procédure stricte à respecter)

- Contrôle interne : projet de RECA est visé par le DR dès 133 k€- Contrôle interne : projet de RECA est visé par le DR dès 133 k€

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DELAI DE RECEPTION DES OFFRES (MINIMUM 10 JOURS CALENDAIRES)

RECEPTION DES REPONSES PAR COURRIER SIGNE EN ORIGINAL

Contenu de l’offre :- offre financière et technique du candidat

+ Cahier des spécifications techniques (CST)complété et signé en original

EVENTUELLEMENTPHASE DE NEGOCIATIONS AVEC LES FOURNISSEURS

QUI ONT DEPOSE UNE OFFRE CONFORME AU BESOIN DEFINI+ DEMANDE D’UNE NOUVELLE OFFRE

SURVENANCE DU BESOIN

ENGAGEMENT DES CREDITS DANS XLAB :COMMANDE SUR LE N° DU MARCHE SUBSEQUENT

FOURNI PAR LA DR

DEFINITION DU BESOINET DES SOUS-CRITERES D’ANALYSE DES OFFRES

SELECTION DU LOT SAISI DU FORMULAIRE RECA

ANALYSE DES OFFRES SUIVANT LESCRITERES COMMUNIQUES DANS LA RECA

CHOIX DE L’OFFRE ECONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE

SAISI DU FORMULAIRE D’ACCOMPAGNEMENT DU CHOIXDE L’OFFRE

INFORMATION DES CANDIDATS ECARTES PAR ECRIT (mail, fax,…)

SIGNATURE DU MARCHE Compléter le cahier des spécifications techniques(Indiquer le n° de devis retenu + signature du CST)

CREATION DU MARCHE DANS BFC PAR LA DELEGATIONCO-SIGNATURE EVENTUELLE DU DELEGUE DU CST

ENVOI D’UNE COPIE DU CST AU TITULAIREENVOI D’UNE COPIE DU DOSSIER AU LABO

TRANSMISSION A LA DELEGATION REGIONALE DES PIECES DU MARCHE SUBSEQUENT

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La procédure de passation du marché subséquentLa procédure de passation du marché subséquent

• La définition du besoin

– Descriptif technique du besoin– Possibilité de définir des « options »– Possibilité de définir des « tranches »– Possibilité d’inclure la maintenance– Obligation de préciser les modalités

d’admission des matériels (1 seule phase d’admission ou 1 phase de vérification d’aptitude + 1 phase de vérification du service régulier).

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La procédure de passation du marché subséquentLa procédure de passation du marché subséquent

• Les critères de remise en compétition

• Valeur technique de l’offre (45 %) ;• Coût global d’acquisition (pondération

comprise entre 18 et 24 %) ;• Délai de livraison / d’exécution (pondération

comprise entre 11 et 17 %) ;• Qualité du service après vente (10 %) ;• Impact écologique (10%).

• Ces critères doivent être précisés / des sous critères

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La procédure de passation du marché subséquentLa procédure de passation du marché subséquent

• Rappel sur l’analyse des offres

Critères / Note Note sur 5Note

pondéréeNote sur 5

Note pondérée

Note sur 5Note

pondéréeNote sur 5

Note pondérée

Valeur technique de l’offre (45 %) ; 5 2,25 4 1,8 4 1,8 5 2,25

Coût global d’acquisition (24 %) ; 3 0,72 3 0,72 5 1,2 4 0,96

Délai de livraison / d’exécution (11%) ; 5 0,55 5 0,55 5 0,55 4 0,44

Qualité du service après vente (10 %) ; 4 0,4 4 0,4 3 0,3 5 0,5

Impact écologique (10%). 5 0,5 5 0,5 5 0,5 4 0,4

Valeur globale de l'offre (sur 5) 4,42 3,97 4,35 4,55

Offre summer Offre Winter Offre Spring Offre Autumn

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La procédure de passation du marché subséquentLa procédure de passation du marché subséquent

• Les pièges à éviter : – Lancer une RECA au lieu d’une PUMA ou

d’un appel d’offres (ou vice et versa).Bien lire le contenu de chaque lot (pas

seulement le libellé du lot)- Procédure de RECA mal suivie

- Expression du besoin insuffisante- Pas de mention des sous-critères

d’analyse des offres- Avertissement des fournisseurs non retenu

non respecté…- Oubli de prévenir la DR

Guide de recours aux AC + assistance de la DR

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L’allotissement technique 2008L’allotissement technique 2008• Lot 1 : Appareils d’analyse par spectrométrie de masse• Lot 2 : Appareils de spectrométrie de résonance magnétique (RMN)

et paramagnétique électronique (RPE)• Lot 3 : Appareils de spectrométrie électronique et ionique (XPS,

UPS, AES, HREELS, ISS)• Lot n°4 : Appareils de diffraction et de diffusion des rayons X• Lot n°5 : Spectromètres Raman, ellipsomètres spectroscopiques,

micro-spectromètres infra-rouge, spectromètres optique à émission (ICP-AES)

• Lot n°6 : Lasers impulsionnels• Lot n°7 : Microscopes électroniques et ioniques et

microtomographes à rayons X• Lot n°8 : Microscopes photoniques et de fluorescence• Lot n° 9 : Appareils de microscopie à champ proche• Lot n°10 : Robots et automates pour la protéomique, la génomique

et le criblage• Lot n°11 : Appareils de cytométrie en flux, analyseurs trieurs de

cellule• Lot n°12 : Systèmes de mesure des propriétés magnétiques

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ConclusionConclusion• Nouveautés importantes

– Fin des marchés nationaux Nouveaux types de contrat– Nouveau périmètre des accords-cadres élargi mais + strict– Nouvelle procédure de remise en compétition– Refonte de RECA– Transmission du projet de RECA à la DR > 133 k€– Transmission du dossier à la DR juste après le choix de l’offre– Création du marché subséquent dans BFC– Notification du marché subséquent au fournisseur / la DR

• Accompagnement– Assistance et conseil aux unités sur la procédure de RECA

• Guide de recours aux accords-cadres / intranet achat• Conseil et assistance du responsable achat en DR• Contrôle obligatoire du projet de RECA à compter de 133 k€ HT

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DEMONSTRATION

D’UNE RECA