2018

CAHIER DES CHARGESÀ destination des porteurs de projets

31e édition des Entretiens Jacques Cartier12 – 14 novembre 2018

Chers Partenaires du Centre Jacques Cartier,Nos derniers Entretiens Jacques Cartier, la 30ème édition, viennent de se terminer. Ils ontrassemblé 383 conférenciers durant 3 jours, 29 événements, des délégationsuniversitaires, commerciales et institutionnelles confirmant le caractère unique etincontournable de notre événement dans la coopération franco-québécoise etcanadienne. C’est en tout 2900 personnes du Québec, d’Auvergne-Rhône-Alpes,venues des Métropoles de Lyon, Montréal, St-Etienne et Clermont Ferrand qui ontparticipé à ces Entretiens, avec un succès qui ne se dément pas. C’est grâce votremobilisation active que les Entretiens Jacques Cartier proposent une programmationexigeante et diversifiée, en français.Ce succès confirme que la mission du Centre Jacques Cartier est plus que jamaisd’actualité. Par l’intelligence collective, le Centre vise à valoriser les écosystèmes,notamment universitaires, scientifiques économiques, producteurs et porteurs deconnaissances. Plus que jamais, afin de répondre aux défis liés à l’exigence d’innovationet de compréhension de la complexité de notre époque, le Centre Jacques Cartiersouhaite mettre en avant une dynamique trans-sectorielle des échanges notammentdans la collaboration entre les mondes universitaires, socio-économiques etinstitutionnels. Le but est de proposer une réflexion diversifiée et complète à un public àla fois spécialisé mais aussi généraliste.

Afin de préparer les 31ème Entretiens Jacques Cartier et afin de préserver cette exigencereconnue, nous lançons pour la deuxième année notre appel à projet. Cette méthode adéjà fortement porté ses fruits dès les Entretiens Jacques Cartier 2017 en renforçant lescollaborations transversales et le renouvellement de sujets aux apports plusstratégiques.C’est pourquoi cette méthode est reconduite avec des améliorations pour répondre auxpoints qui ont été soulevés lors de la première campagne. L’esprit et le but de cedernier est de maintenir une programmation pertinente et de qualité axée sur lacompréhension des transformations et des enjeux actuels et à venir.

L’équipe du Centre Jacques Cartier reste disponible pour toutes questions. Je tiens àvous remercier chaleureusement de la confiance faite au Centre Jacques Cartier et à nosEntretiens.

Frédéric Bove, Directeur général

Qu’est-ce que l’appel à projets ?

Merci de votre intérêt pour les 31e Entretiens Jacques Cartier !

Comme chaque année, le Centre Jacques Cartier effectue un appel àconférences et événements, à l'attention exclusive de ses membres,afin de contribuer aux Entretiens Jacques Cartier, 3 jours d'événementset de conférences qui se tiendront en région Auvergne-Rhône-Alpes du12 au 14 novembre 2017.

Cet appel à projets se déroulera en quatre étapes que vous pourrezretrouver ci-dessous, pilotés par un Comité de programmationscientifique Québec-Canada/Auvergne-Rhône-Alpes.

• ÉTAPE 1 : DÉPÔT DES PROJETS. Clôture au 15 février 2018

• ETAPE 2 : PRESÉLECTION DES PROJETS. Annonce des projetsprésélectionnés au 15 mars 2018

• ETAPE 3 : SELECTION DES PROJETS. Annonce des projets retenusle 10 mai 2018

• ÉTAPE 4 : PRODUCTION FINALE ET COMPLÈTE DES PROJETS.Finalisation au 31 mai 2018

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Sommaire

I. Informations pratiques

II. Implications du Centre

III. Implications du porteur de projet

IV. Calendrier et étapes

V. Étape de dépôt des projets (Étape 1)

VI. Étape de présélection (Étape 2)

VII. Étape de sélection (Étape 3)

VIII. Etape de production finale (Étape 4)

Informations pratiques

01

Informations pratiques

La 31ème édition des Entretiens Jacques Cartier :

Lyon, Saint-Etienne, Grenoble, Clermont-Ferrand

Du 12 au 14 février 2018

Colloques, conférences et événements sélectionnés

Chapitres récurrents

15

8

Informations pratiques

8 Chapitres :

• Santé et sciences de la vie

• Energie et développement durable

• Mobilités, Territoires, Smart Cities

• Enjeux sociaux et économiques

• Finances et affaires juridiques

• Numérique et technologies

• Entrepreneuriat

• Cultures, art et performance

L’édition 2017 en quelques chiffres

30e édition

3 jours

29 conférences et événements

385 conférenciers

16 lieux mis à disposition par nos partenaires

MONTRÉAL, QUÉBEC, SHERBROOKE, LAVAL, LONGUEIL

Implications du Centre Jacques Cartier

02

Les prises en charge du Centre Jacques Cartier

Le Centre Jacques Cartier prend en charge dans le cadre des Entretiens Jacques Cartier :

- 3 personnes prises en charges : 1 billet d’avion A/R et 3 nuits d’hôtel par personne- La négociation de tarifs préférentiels pour les prestataires aériens et hôteliers- La mise en place d’une plateforme d’inscription / billetterie commune- La communication globale des Entretiens Jacques Cartier*- L’impression de la programmation complète

*Le Centre Jacques Cartier s’engage à communiquer globalement sur toute la programmation des Entretiens Jacques Cartier, grâce à ses plateformes numériques :

- Le site internet- Des infolettres- Les réseaux sociaux- Les relations presse

La communication spécifique à votre événement reste toutefois sous votre responsabilité.

Implications du/des porteursde projets

03

Les implications logistiques du porteur de projet(s)

En tant que porteur de projet(s), il s’agit de votre événement.

Voici les actions à mettre en place pour la réussite de votre événement :

- Définir une personne ressource, en France et au Canada, qui sera pilote du projet, pour toutes

les communications avec le Centre ;

- Mettre à disposition du Centre Jacques Cartier les informations demandées aux échéances

attendues (exemple : le programme complet incluant les photos et bio des conférenciers)

- Gérer la billetterie de votre événement (payant ou gratuit) en utilisant la plateforme commune

des Entretiens (weezevent)

- Être en charge de la signalétique sur le lieu de l’événement, de la logistique et de l’accueil

des participants le jour J ;

Pour toutes ces actions, l’équipe du Centre Jacques Cartier est bien entendudisponible pour vous accompagner et conseiller.

Les implications en communication du porteur de projet(s)

Voici les actions en communication que le

Porteur de projets doit mettre en place :

• Définir une personne ressource à la communication qui sera en lien avec la Responsable communication et marketing du Centre Jacques Cartier ;

• Définir un plan de visibilité, promotion et de communication spécifique à votre événement.

• Informer son réseau en envoyant une ou plusieurs invitations

• Respecter la charte graphique des Entretiens Jacques Cartier en utilisant le logo, les couleurs et autres template assurant la bonne visibilité et cohérence de votre événement au sein des EJC ;

Pour toutes ces actions, l’équipe en communication du Centre Jacques

Cartier est bien entendu disponible pour vous accompagner

Calendrier et étapes

04

Calendrier et étapesDe décembre 2017 à octobre/novembre 2018

N-1 (2017) N (2018)décembre janvier février mars avril mai Juin juillet août septembre octobre

Actions & dates

Etape de dépôt des projets

- Ouverture de l’appel à projets- Fermeture des dépôts au 15/02 #EJC2018

Etape de présélection des

projets

- Réunion du comité de sélection

- Annonce des projets présélectionnés au

15 mars

#EJC2018

Etape de sélection

Constitution du dossier de sélection : programme complet, liste complète

des conférenciers (noms + coordonnées), nom des 3

conférenciers pris en charge, lettre d’engagement des deux établissements porteurs

Clôture au 28 avril 2018

Annonce des projets sélectionnés définitivement

au 10 mai 2018 sur : www.centrejacquescartier.co

m/appel-a-projets/

Etape de production des

projets

Définition des personnes ressources pour la

communication et la logistique, transmission des bio et photo des conférenciers, mise en place de

la billetterie et du plan de communication – Clôture au 31

mai 2018

Ouverture des

billetteries

Derniers ajustements et finalisation. #EJC2018

Equipe du CJC

Actions et dates

o Cahier des charges à télécharger sur le site

o Infolettre de relance à destination des

membres du CJC

o Recherche et négociation auprès des prestataires

(hôtels, traiteurs, transporteur aérien)

o Planification de réunions d’informations (après le 15

mars)

o Annonce de la programmation temporaire et infolettre aux partenaires

o Envoi du kit com aux porteurs de projets

o Réunion de fin de production (mai-juin)

o Annonce de la programmation finale et communication sur l’ouverture des billetteries (mai-juin)

o Création des pages dédiées à chaque projet sur le site internet du CJC

o Communication sur les Entretiens Jacques Cartier 2018

Étape de dépôt des projets

05

Étape 1 : Le dépôt du/des projets

Rendez-vous sur le site : http://www.centrejacquescartier.com/appel-a-projets/

1. Renseigner tous les champs attendus : vous devez

absolument avoir toutes ces informations pour valider le

formulaire. Vous pourrez bien entendu modifier les

informations tout au long de l’étape de sélection (étape 3)

et jusqu’au 28 avril.

2. Télécharger des documents annexes si souhaité : lettre d’intention, programme temporaire…

A cette étape, vous n’avez probablement pas toutes les informations définitives. Il est cependant important d’obtenir ces informations le plus rapidement possible pour assurer la meilleure organisation pour votre événement.

Étape de présélection

06

Étape 2 : L’étape de présélection des projets

Une fois le dépôt des projets fermé (au 15 février), le Centre récupère tous les projets proposés et les présente au Comité de sélection.

Le comité étudiera les propositions selon les critères définis en amont qui sont les suivants :- Le projet doit être porté par deux organisations minimum : une française et une canadienne/québécoise; ce binôme franco-

canadien/québécois doit être constitué de partenaires du CJC (à jour de contribution); - Les conférenciers devront être issus majoritairement des deux territoires Québec/Canada et Auvergne-Rhône-Alpes et seuls les

conférenciers de ces territoires pourront être éligible à la prise en charge du CJC;- Les conférenciers/intervenants devront être issus à 50% d’institutions publiques (universités, écoles, collectivités) et 50% d’autres

secteurs et leur composition devra tendre à la parité. - Les projets proposés pourront prendre la forme suivante : colloque d’une journée, demi-journée, formats courts type master class

(petit-déjeuner ou fin de journée), déjeuner-conférence, etc. Dans tous les cas, les événements proposés ne devront pas excéder une journée.

- Les programmes peuvent proposer des formats d’intervention mixtes (panels, interventions individuelles, entretiens croisés, démonstration, etc.) ;

- Les projets devront présenter une dimension pluridisciplinaire et plurisectorielle. La mixité des secteurs des partenaires proposants (académique, collectivités, entreprises) est un atout;

- La proposition doit présenter le potentiel prospectif et innovant du sujet ainsi que le profil du public ciblé et la capacité à le mobiliser;

- Les projets développés sur l’axe innovation-recherche-commercialisation seront privilégiés; - La langue employée durant les conférences devra être exclusivement le français.

Le comité de programmation présélectionnera 15 projets.

Les porteurs de projets retenus seront informés de la décision du comité par courrier dès

le 15 mars. Il devront alors compléter le dossier de sélection afin que leur projet soit

définitivement sélectionné.

Étape de sélection

07

Étape 3 : L’étape de sélection

Il s’agit de l’étape la plus importante !

Une fois les projets présélectionné par le comité de programmation scientifique, vous devrezcompléter le dossier permettant à votre projet d’être sélectionné définitivement.Les éléments attendus dans ce dossier sont les suivants :• Le programme complet de l’événement• La liste des conférenciers ainsi que leur coordonnées• Le nom des trois personnes éligibles à la prise en charge des frais de séjour (transport +

hébergement) par le Centre Jacques Cartier• Une lettre de soutien des chefs d’établissement/dirigeants des deux organismes porteurs du

projet

A l’issue de cette étape, une convention sera signée entre le Centre Jacques Cartier et lesporteurs de projets afin de définir les responsabilités de chacun et de garantir le bon déroulementde la réalisation de l’événement.

Date de clôture du dépôt des dossiers de sélection : 28 avril 2018Le comité de sélection se réunira à nouveau et soumettra une liste finale qui seraapprouvée par le comité exécutif du CJC. Ce dernier confirmera la sélectiondéfinitive de tous les projets dont le dossier sera complet.Annonce des projets sélectionnés : 10 mai 2018

Étape de production

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Étape 4 : L’étape de production finale

Les projets sélectionnés définitivement seront annoncés à partir du 10 mai 2018 sur la page :www.centrejacquescartier.com/appel-a-projets/

A ce stade, les éléments attendus seront les suivants :• Choix définitif de la date et du lieux (avec l’aide du Centre Jacques Cartier)• Programme détaillé avec les horaires et titres définitifs des conférences/interventions• Validation des personnes ressources pour la communication et la logistique• Création des billetteries (via la plateforme des Entretiens).

L’équipe du Centre Jacques Cartier préparera le site internet dédié à la 31e édition des Entretienset attendra de votre part les biographies et photos des conférenciers de votre événement.

La Responsable de la communication et du Marketing du Centre Jacques Cartier prévoira uncalendrier global de communication autour des Entretiens. Nous vous conseillons toutefois deprévoir un plan de communication spécifique à votre événement, notre équipe sera disponiblepour vous accompagner dans cette démarche.

Au 31 mai 2018, ces éléments doivent avoir été transmis au CJC pour entrerdans la phase de communication.

La communication

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Communication autour de l’événement

Le Centre Jacques Cartier mettra à votre disposition plusieurs outils pour vous aider à rendre

votre événement visible :

- Un kit de communication : bannières, logos,

- Des modèles-type de documents : Un PowerPoint pour les présentations des conférenciers, un

modèle-type pour les bios des conférenciers, un modèle-type d’invitation que vous diffuserez à

votre réseau

Le Centre Jacques Cartier vous recommande de créer un calendrier de diffusion dès la finalisation

de votre programme.

Voici quelques exemples d’actions à mettre en place :

- Des infolettres régulières : pour inviter votre réseau à l’événement, pour informer des

différentes tarification de votre événement, pour présenter vos commanditaires…

- Des publications sur vos réseaux sociaux

- Des supports imprimés (affichettes, flyers, signalétique)

Merci pour votre intérêt pour la 31ème édition des Entretiens Jacques Cartier !

Des questions ? Contactez nous :

#EJC2018