15-18 octobre 2013, Autrans

Journées Qualité en Chimie II

Capitalisation des

connaissances

Michèle Carret

CERMAV-CNRS

C’est l’action d’extraire, formaliser et sauvegarder les connaissances acquises et

détenues dans la pratique quotidienne d’une activité, essentiellement les savoir-

faire et retours d'expérience.

• Notions de connaissance

• Gestion et diffusion des connaissances

• Méthodes et outils

• Classeurs d’appareils

• Cahiers de laboratoires

• Fiches projets

• Feuilles de routes

• Intégrité scientifique

La capitalisation sur les connaissances

Créer, capitaliser et partager son capital de connaissances doit être une des

préoccupations majeures de toute organisation performante.

La connaissance : notion aux sens multiples utilisée dans le langage courant et

objet d'étude pour les philosophes.

La science en général : ensemble de méthodes

systématiques pour acquérir des connaissances.

Les disciplines constituant les sciences cognitives

(~1950) et les liens interdisciplinaires,

selon Georges A. Miller.

Les pointillés représentent le développement

d’interfaces nouvelles entre les disciplines.

Les formes de connaissances : une langue, sa

propre histoire, la tradition, les connaissances

communes de l'humanité, le savoir-faire, le savoir

technique...

Les connaissances, leur nature, leur variété, leur processus d'acquisition et leur rôle

dans les sociétés humaines sont étudiés par diverses disciplines : l'épistémologie,

la sociologie, la psychologie, l'anthropologie

et autres sciences cognitives.

Notion de connaissances

Les connaissances tacites ou implicites

- appartiennent aux représentations mentales, au vécu

- regroupent les compétences innées ou acquises, le savoir-faire et l'expérience

- sont difficiles à verbaliser ou à formaliser => Transmission aléatoire.

Les connaissances explicites

- clairement articulées sur un document écrit ou dans un système informatique

- apparaissant sous une forme tangible (dossier papier ou électronique), sont

transférables physiquement.

Connaissances implicites / explicites

Gestion des connaissances

Le knowledge management est l'ensemble des initiatives, méthodes et techniques

qui permettent d’identifier, analyser, organiser, enregistrer et partager les

connaissances entre collaborateurs : savoirs créés ou acquis.

Les actions de capitalisation évitent de perdre des connaissances

lors de départ de personnel : mutation, retraite,…

oubli : connaissances acquises longtemps auparavant, expérimentations non

achevées, recherches suspendues…

changement de stratégie, mise en place d’un nouvel environnement, nouvelle

vision de l'organisation.

la nécessité de modifier, optimiser, développer des processus déjà en place, en

fonction de nouveaux objectifs.

indispensables pour la qualité et l’intégrité des résultats

facilitent la formation d'un nouveau salarié.

Pourquoi ?

Quoi ?

Les connaissances techniques : ensemble des moyens mis en œuvre pour

conduire à son terme un projet.

A la différence du savoir, elles intègrent une part d’empirisme et de pragmatisme.

On évalue mal ce qui utilise des connaissances à caractère expérimental, même si

la pratique professionnelle du technicien ou de l'ingénieur sont souvent source

d'innovation.

Le savoir-faire est la connaissance des moyens qui permettent l'accomplissement

d'une tâche.

Les connaissances scientifiques issues de l’ensemble des actions entreprises dans

le domaine de la recherche. Les résultats sont soit valorisés (publications, thèses,

brevets, rapports), soit simplement consignés (cahiers de laboratoire).

Les règles de fonctionnement : notes, comptes rendus…

Capitaliser

Quand ? Ces actions peuvent être conduites en continu, lors de projets, de retours

d'intervention, selon le plan défini, etc.

Comment ? Qui ? La procédure de capitalisation est spécifique à l’établissement.

Les connaissances sont explicitées puis formalisées pour être mises à disposition en

vue d’être exploitées par des collaborateurs.

1. Identifier les connaissances : un animateur/coordinateur

2. Recueillir, formaliser : les collaborateurs eux-mêmes

3. Valider, enregistrer : le responsable du domaine ou l’expert

4. Exploiter, mettre à disposition : le responsable

5. Assurer l’actualisation, l’enrichissement : le responsable

Où ? Un cahier, un système informatique, tout support faisant appel aux technologies

de l'information et de la communication.

Ne faut pas négliger la sécurité de l’information en définissant des règles de diffusion

et de partage en fonction des profils d'utilisateurs.

Capitaliser

Le tableau des compétences et habilitations

Tableau à double entrée où se croisent les compétences requises dans un service

et celles des personnels qui y ont accès, ce qui permet d’identifier les points forts et

les points faibles : remplacement en cas d’absence, besoins de formation...

Qui ? La connaissance ne se crée, ne se partage, n'évolue qu'à travers les

personnes au cœur de la problématique, qu’il faut mobiliser, motiver.

Capitaliser

Cycle de capitalisation

IDENTIFIER connaissances et

personnes concernées

TRAITER

structurer formaliser

PRESERVER

valider

enregistrer

VALORISER

exploiter

partager

ACTUALISER

mettre à jour

enrichir

Pour analyser et structurer les connaissances en vue d’élaborer un système

opérationnel pour leur gestion, il existe quelques méthodes d’analyse et de

modélisation.

• MKSM (Method for Knowledge System Management) 1 (CEA) => divers outils :

système d'aide à la décision (Cofinoga), d'aide à la conduite de process

industriels (EDF, Saint-Gobain), système qualité, etc.

• REX pour capitaliser le Retour d'Expérience.

• MASK (Method for Analysing and Structuring Knowledge) s'insère dans une

démarche globale de formalisation avec l'approche processus des démarches

qualité. Elle donne un fil conducteur et des modèles pour les actions à mener.

• KADS (Knowledge Acquisition and Documentation Structuring) propose des

méthodes de résolution des problèmes et peut aboutir à un système d’aide à la

décision.

1. équivalent de MERISE pour les systèmes d'information

Méthodologie

Outils de capitalisation des connaissances

De nombreux logiciels permettent de rassembler et d’échanger des connaissances.

L'entreprise n'est plus seulement centrée sur le partage de connaissances en

interne ; elle utilise aussi les réseaux grands publics, comme Twitter, Facebook ou

LinkedIn

Une diversité importante d'outils se réclament du KM : les wiki, blogs et autres

plateformes collaboratives, avec chacune des avantages et des inconvénients.

Du moment que ces flots d'information peuvent être filtrés, ordonnés et diffusés par

les utilisateurs, on peut voir ici du KM à très grande échelle.

Début 2010 est apparue une nouvelle forme de stockage de données avec le cloud

computing.

Ces solutions font sauter les barrières techniques en proposant des outils clés en

main, désormais accessibles depuis n'importe quel lieu et plate-forme informatique

reliée à internet.

Fiabilité des contenus ? La bonne gestion des données et informations véhiculées

au travers de ces outils.

Outils de capitalisation de la recherche

HAL (hyper articles en ligne)1,2 : archive ouverte pour le dépôt d’articles et

manuscrits dans une base hébergée par le CCSD (Centre pour la communication

scientifique directe). Elle concerne toutes les disciplines.

Avantages : centralisation, disponibilité.

Contestations : les articles ne sont pas tous évalués… (fiabilité, intégrité ?)

Obligation : les dépôts associés à un laboratoire CNRS sont automatiquement

basculés de HAL vers Labintel. Id. avec l'application CRAC : les chercheurs ayant

rentré leurs publications dans HAL retrouvent leur liste dans leur fiche.

Importation : il est possible d’importer un fichier XML créé à partir de EndNote.

1 hal.archives-ouvertes.fr/ 2 ArXiv développée en 1991 par Paul Ginsparg. comme une archive pour les prépublications de physique 3 tel.archives-ouvertes.fr/

TEL (thèses-en-ligne)3 : a pour objectif de promouvoir l'auto-archivage en ligne des

thèses de doctorat et habilitations à diriger des recherches.

Le cahier/classeur d’appareil/d’équipement

Dans la procédure qui définit les dispositions relatives à la maîtrise des

équipements et infrastructures, à chaque équipement principal (spectromètres,

microscopes…) sont attribués trois documents :

pp. 50 et 94 du guide

• le classeur « vie » de l’équipement : informations depuis

l’acquisition jusqu’à la réforme (identification, installation,

financement, maintenance, étalonnages, contrôles, dys-

fonctionnements, interventions...)

• le classeur « modes opératoires » de l’équipement. Tous

les MO nécessaires à l’utilisation de l’équipement y sont

consignés par son responsable.

• le classeur « utilisation » de l’équipement. Placé à côté

de l’équipement, il est rempli à chaque utilisation : date,

nom, produit analysé, fichiers générés, incidents... Cet

enregistrement permet une traçabilité sur les plans

qualitatif et quantitatif.

Le cahier de laboratoire

Cahier « d’expérience », de « manip » ou « d’enregistrement », c’est un outil de bonnes

pratiques de laboratoire qui garantit la continuité et la traçabilité

des travaux et du cheminement intellectuel

Permet de capitaliser et de transmettre les connaissances et

les savoir-faire

Répond aux exigences de la recherche internationale

Outil juridique : justifie de la qualité d’inventeur/d’auteur,

détermine la propriété des droits sur un résultat de

recherche

Elément majeur pour le développement d'une démarche qualité

au sein de la recherche publique

pp. 57-60 du guide

Le cahier de laboratoire

Qui doit l’utiliser ? Toute personne réalisant ou participant à des travaux de recherche

générant des informations. La charte des thèse prévoit son utilisation.

Qui est propriétaire ? L'établissement de rattachement du laboratoire. Il est de la

responsabilité du directeur d'unité de s'assurer que les cahiers restent au laboratoire ;

pour la gestion courante, il vaut mieux désigner un gestionnaire.

Comment gérer ? relève de la loi sur les archives ; utilité du gestionnaire

Etapes de classement :

1. par l’utilisateur tant qu’il s’en sert

2. par le laboratoire qui doit le conserver (documents/données référencés joints).

Système centralisé :

tableau Excel (ex. ci-contre)

☐ un système de gestion de base de données (ex. page suivante)

Outil de gestion centralisée des CL

Intérêt des mots clés et du sommaire

Exemple développé au Cermav

Outil de gestion centralisée des CL

Intérêt des mots clés et du sommaire

Exemple développé au Cermav

Importance de la localisation

Outil de gestion centralisée des CL

Intérêt des mots clés et du sommaire

Exemple développé au Cermav

Importance de la localisation

Liens avec les fiches projets

La fiche projet

La mesure de l’avancement et les rapports

intermédiaires sont des essentiels pour

manager un projet et atteindre les objectifs.

Les éléments de la fiche projet répondent

tout à fait aux besoins de traçabilité des

activités de recherche.

Enregistrements associés

Identification du cahier de laboratoire

Indications des sauvegardes

Description

Identification des besoins

Planification

Processus simplifié d’un projet de recherche

Le cahier de laboratoire électronique (CLE)

Objectifs et enjeux scientifiques doivent être les mêmes que pour la version papier.

Avantages :

L’intégralité du contenu est dans une base de données

Les fichiers d’analyses sont liés

Il peut être mis en réseau

L’archivage sur serveur peut être automatisé

Inconvénients :

Les bases actuelles ne gèrent que les résultats finaux

Les solutions commerciales sont onéreuses et pas toujours adaptées

La pérennité des données n’est pas garantie par l’évolution des systèmes

d’exploitation

Nécessite un système de sécurisation, de datation et de signature du

contenu électronique

Info 20/9/2013 : un CLE a été développé pour la biologie par Julien Thérier1 :

Hivebench2 s'utilise via un navigateur web ou une application iPad/iPhone. Les

aspects de sécurité, confidentialité et souveraineté des données auraient été pris

en compte, mais l’application est encore en test.

1 Soc. Shazino (2011), plate-forme web dédiée au management des activités de recherche en biotechnologies 2 https://www.hivebench.com

Les feuilles de route

Motiver • L’étudiant : guide => organisation, autonomie

• Le chercheur : soutien à l’encadrement => temps

gagné, suivi facilité, autorité préservée

Elaborer • Volonté de la direction

• Selon modèle ou par une personne compétente

Utiliser 1. Soumettre dès l’arrivée du doctorant

2. Demander la présentation régulière pour valider des étapes

3. Instaurer des vérifications périodiques (au moment des réinscriptions)

Fixer les objectifs • Établir un programme annuel précis

• Encourager le respect des échéances

• Inciter à sauvegarder les données

• Veiller au support financier

• Promouvoir l’excellence

modèle pp. 112-113 du guide

Intégrité scientifique

Si la communauté scientifique est soucieuse de respecter la déontologie, les

manquements concernent toutes les activités : la recherche, la diffusion, la

formation et l'évaluation, avec des conséquences

sérieuses :

• Le canular

• L’erreur expérimentale

• L’oubli d'un auteur sur une publi / une signature abusive

• La non-conservation de données expérimentales

• La falsification, la rétention de données

(gravissime en matière de santé)

Un chercheur intègre, comme dans tout autre domaine de la société, est un individu « d'une honnêteté parfaite,

d'une probité incorruptible » (Dictionnaire de l’Académie)

Effet pervers des formulaires de demande de subvention qui comportent souvent

une rubrique « résultats attendus » dans laquelle il faut décrire ce qui sera publiable

dans un délai donné... Les découvertes majeures sont rares et cette exigence de

résultats peut entraîner des dérives.

Depuis que le savoir existe, des charlatans, des arrivistes ou des illuminés

présentent comme scientifiquement prouvés des faits qui ne le sont pas.

En 1999, l’Inserm est doté d’une délégation à l’intégrité scientifique (DIS) pour :

• mener une réflexion permanente sur l'intégrité scientifique • favoriser une harmonisation nationale et européenne des procédures adoptées • participer à la mise en place des moyens de prévention et à la diffusion de bonnes pratiques • recevoir et traiter les allégations de manquement à l'intégrité.

Rôle de médiateur, peut diligenter une expertise voire nommer une commission

d’enquête. C’est la DG qui décide des suites (sanctions, réparations).

1 1ère conf. Lisbonne, sept. 2007, lancée par la Fondation europ. de la science (FES) et le Bureau de l’intégrité de la recherche (ORI) des États-Unis (47 pays) ; 2e, Singapour, juil. 2010 (51 pays) ; 3e, Montréal, 5-8 mai 2013

2 www.inserm.fr/content/download/28578/185385/version/1/file/singapour_fr.pdf 3 www.sphinxonline.net/crj-38/deontologie/deontologie.hyp

2007, 1ère conf. mondiale sur l'intégrité en recherche1 ; 2010, la 2e éd. => déclaration

de Singapour sur l’intégrité en recherche2 qui énonce principes et responsabilités

que devraient suivre tous les chercheurs, et concerne les institutions de recherche.

=> Avril 2013. La direction du CNRS a adopté une série de mesures visant à mieux

traiter les cas de manquements à l’intégrité scientifique. Le Comets est chargé de

rédiger un guide des bonnes pratiques à l’usage des chercheurs.

=> Oct. 2013. Une équipe de l'UPMF-G réalise une enquête1 pour savoir comment les

chercheurs appréhendent les questions relatives à l’éthique dans leur activité.

Intégrité scientifique

Conclusion

Les notions, outils, documents abordés ici, élaborés et testés depuis plusieurs

années, répondent en bonne partie à la problématique d’intégrité scientifique.

Les échanges transnationaux de scientifiques et d’étudiants sont plus nombreux.

Les contraintes financières et attentes institutionnelles quant à la valorisation des

résultats de recherche rendent le milieu de la recherche plus concurrentiel.

La 3e conf. mondiale sur l'intégrité en recherche était axée sur les questions liées à

la confiance en la science, y compris les enjeux politiques et médiatiques, les

actions face à l’inconduite.

Ont notamment été traités les défis liés aux technologies émergentes et la

promotion de l’intégrité de la recherche par le truchement de codes, normes et

formation... La Déclaration de Montréal fournit des directives sur l’intégrité dans la

recherche transnationale, interdisciplinaire et intersectorielle.