Centre Régional de Ressources pour l'optimisation du management et des

organisations

Outils pour une Gestion des emplois et des compétences au service des opérationnels (GPEC)

Agence Régionale de l’Hospitalisation d’Ile-de-France

Juillet 2004

GPEC (1)

Un contexte particulier Plan social en 1998 Des valeurs fortes issues de l’histoire

ajoutées à une culture « client-fournisseur » Organisation complexe car très ouverte sur

l’extérieur et très décentralisée

Le diagnostic de départ : les raisons du lancement

Projet d’établissement 2001Constat : absence de dispositif d’évaluationDévelopper des compétences spécifiques

et polyvalentes pour faire face à l’évolution des modes de prise en charge.

Optimiser les recrutementsImpulser une évolution managériale

Accréditation : visite en 2005Volonté d’aller au-delà de l’imposé en

matière de GPEC Compétences = principale richesse de

l’Association

Objectifs et nature de l'expérience : ce qui a été réalisé

Elaboration de référentiels métiers-compétences : 40 métiers

4 applications : recrutement, mobilité, évaluation des compétences et formation

Elaboration de guides et support à l’EAE1 support unique de l’EAE avec évaluation des résultats

correspondant aux objectifs individuels et collectifs et grille spécifique d’évaluation des compétences pour chaque métier

Formation des évaluateurs Mise en place des EAE

1 cadre évalue une quinzaine de salariésOutil de dialogue essentiel entre le cadre et le salarié

mais aussi entre les unités et la DRHAucune influence sur la rémunération

Intégration d’un progiciel d’exploitation des EAE dans le SIRH

Exploitation des EAE pour identifier les besoins de formation et gérer les compétences

La saisie est réalisée par les responsables administratifs des unités (1 par unité)

Chaque cadre est destinataire d’un tableau de synthèse d’évaluation des compétences de ses agents (par métier) qui lui permet de gérer la compétence collective de son unité et de développer la professionnalisation de chacun

Les propositions de formation sont réalisées sur la base de tableaux de synthèse (réunions de priorisation avec l ’encadrement)

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Fiche de synthèse d'expérience menée par un établissement francilien

GPEC (2)

Méthodologie : les grandes étapes de la démarche et leur calendrier

Calendrier : démarche en trois ans

Lancement de la démarche début 2002

1 an pour la construction des référentiels des métiers directement au service des malades (IDE, AS) et des outils de l’EAE, du lancement des EAE pour ces professionnels et de leur exploitation

1 an pour appliquer cette démarche aux métiers périphériques et une autre année pour les métiers supports

Les étapes à venir : structuration des objectifs de progrès, dimension quantitative de la gestion prévisionnelle, évolution des métiers

Appui d’un consultant pour la construction des référentiels : recul indispensable pour tous

Conduite de projet classique avec comité de pilotage

Méthode du partage ; les référentiels ont été élaborés par des petits groupes de professionnels comprenant n et n+1 (4 à 5 réunions par référentiel)

Souci de mettre au point un dispositif opérationnel

Investissement en temps : en régime de croisière, 900 heures de travail dans l’année soit 1h30 par salarié

Mobilisation et communication autour du projet :

Définition de la GPEC comme moyen de progresser en tant que professionnel de santé qui légitime parfaitement la démarche

Une communication déclinée sur la base de deux concepts clés, le métier et les compétences, qui permet d’impliquer tous les salariés (y compris les médecins)

Une communication ciblée sur 3 groupes d’acteurs

Les décisionnaires : un Comité de Direction très étroitement associé au pilotage du projet

Les évaluateurs : 3 réunions d’encadrement élargi / an spécifiquement organisées sur le projet et une formation de tous les évaluateurs

Les évalués : multiples réunions d’information, lettre interne 

Une association constante des organisations syndicales y compris dans les groupes de travail

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Fiche de synthèse d'expérience menée par un établissement francilien

GPEC (3)

Les résultats obtenus : Progrès dans les organisations :

Clarification de l ’exercice des métiers et de l ’organisation.

Amélioration de la qualité des recrutements

Evolution des modalités de recensement des besoins de formation

Amélioration du lien entre les personnels (salarié/salarié, salarié/hiérarchie)

Développement des coopérations

Reconnaissance des personnels

Développement de l’employabilité

Les difficultés rencontrées : Quelques freins culturels :

La crainte du jugement et de l ’arbitraire

L’acceptation d’un entretien avec sa hiérarchie ne va pas de soi pour tous les métiers

Le temps à consacrer : deux personnes pour la conception, l’animation et la communication

La définition d’objectifs est complexe et nécessite une communication adaptée.

L’organigramme étant assez plat, les possibilités d’évolution sont limitées

Les facteurs clés de la réussite : Message clair : définir des règles claires et ne pas

craindre de les répéter.

L’objectif poursuivi doit satisfaire et l’organisation et les individus

Aboutir : la preuve compte dans le monde soignant

Centrer sur les métiers tels qu ’ils sont exercés au sein de l ’établissement.

Ne rien livrer sans débat, impliquer les acteurs clés pour fabriquer du sens commun et des valeurs partagées.

Protéger le concept de compétences et ne pas lui donner une valeur marchande

Produire un discours réaliste et mesuré sur la capacité de l ’établissement à répondre aux attentes de ses salariés

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