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Présenté par : Dirigé par :

Octobre 2014

AUDIT DU PROCESSUS DE RECOUVREMENT DES CREANCES

STAGIAIRES DU CESAG

M. Armel Christian NDONG EKOUA Dr. Edoh GABIAM

Professeur associé au CESAG

Conseiller juridique

CESAG BF – CCA BANQUE, FINANCE,

COMPTABILITE, CONTROLE & AUDIT

Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion

(MPACG)

Mémoire de fin d’étude

THEME

Promotion 7 (2012-2014)

Centre Africain d’études Supérieures en

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Audit du processus de recouvrement des créances stagiaires du CESAG

Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page i

DEDICACES

Je dédie ce mémoire :

à mes grands-parents qui ont toujours gardé un œil sur moi et veillé à ce que je ne tombe

pas dans les pièges de la vie ;

à mon père et à ma mère pour l’amour et le soutien qu’ils m’ont apporté durant ma

formation.



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page ii

REMERCIEMENTS

J'exprime ma reconnaissance et adresse mes sincères remerciements à toutes les personnes qui,

par leur compréhension, leur disponibilité et leur collaboration, ont contribué à la rédaction de

ce mémoire.

A ma famille qui n’a ménagé aucun effort pour ma réussite.

A ma fiancée qui a su m’encourager et à nos enfants qui n’ont pas eu de mal à vivre loin de leur

père.

A tous ceux qui m’ont aidé à la préparation de ce diplôme.

Je témoigne ma reconnaissance :

au bon Dieu qui m’a donné la force de pouvoir reprendre mes études et m’avoir accordé

sa miséricorde pour parfaire mon cursus ;

à monsieur le Directeur Général du CESAG, le professeur Boubacar BAIDARI, pour

m’avoir accueilli dans sa structure en tant que stagiaire ;

à monsieur Sikatin GNANSOUNOU, Chef du département financier et comptable, pour

sa disponibilité, ses conseils et m’avoir accordé un stage dans son département ;

à monsieur André BAGUI, qui était charge du rapprochement à la DFC, actuellement

assistant au département CESAG BF-CCA pour m’avoir aidé dans mes recherches de

stage et de mémoire, pour sa compassion et ses encouragements pendant mon stage et

ainsi que pour sa disponibilité ;

à monsieur YAZI Moussa, Directeur de la Formation et chef de Département CESAG

Banque, Finance, Comptabilité, Contrôle et Audit pour l’encadrement, mais aussi pour

sa rigueur dans le travail et ses qualités humaines appréciables ;

à mon directeur de mémoire, le Docteur Edoh GABIAM, Conseiller Juridique et

professeur associé au CESAG, pour ses conseils, sa disponibilité et l’intérêt qu’il a porté

à ce mémoire ;

à tout le corps professoral du CESAG pour la qualité de l’enseignement dispensé ;

à tous les agents du CESAG en particulier à ceux du département financier et comptable

et particulièrement pour m’avoir reçu et facilité mon travail ;

à la 7ème promotion du Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion, pour les

échanges d’expériences et l’ambiance amicale qui a régnée durant la formation.

Je ne saurais oublier tous ceux qui, de près ou de loin, ont participé à la réalisation de ce

mémoire.



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page iii

LISTE DES FIGURES ET TABLEAUX

FIGURES

Figure 1 : modèle d’analyse ......................................................................................................... 35

Figure 2 : Cycle d’appréciation du contrôle interne .................................................................... 40

Figure 3 : procédure de recouvrement à l’inscription .................................................................. 57

Figure 4 : état des créances 2011-2012 ........................................................................................ 81



TABLEAUX

Tableau 1 : modalités de paiement pour les bénéficiaires de mesures dérogatoires .................... 58

Tableau 2 : Plan de mission ......................................................................................................... 67

Tableau 3 : Identification des risques de recouvrement............................................................... 68

Tableau 4 : forces et faiblesses .................................................................................................... 72

Tableau 5 : objectifs principaux ................................................................................................... 75

Tableau 6 : programme de vérification ........................................................................................ 76

Tableau 7 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2011-2012 ................................... 81

Tableau 8 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2012-2013 ................................... 82

Tableau 9 : Situation des encaissements globaux des frais de scolarité des étudiants du CESAG

2013-2014 .................................................................................................................................... 83

Tableau 10 : FAR relative à l’entretien des stagiaires ................................................................. 88

Tableau 11 : FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement ................................ 89



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page iv

LISTE DE SIGLES ET ABREVIATIONS

BCEAO : Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest

BF : Banque Finance

CAC : Commissaire Aux Comptes

CCA : Comptabilité, Contrôle et Audit

CAMES : Conseil Africain et Malgache de l’Enseignement Supérieur

CEAO : Communauté Economique de l’Afrique de l’Ouest

CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieurs en Gestion

CNCC : Conseil National des Commissaires aux Comptes

DFC : Département Financier et Comptable

DRC : Direction de la Recherche et de la Consultance

ESGE : Ecole Supérieur de Gestion

FRAP : Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes

IFACI : Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne

ISA : Internal Standards Auditor

OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

PACER : Programme d’Appui aux Centres d’Excellence Régionaux

QCI : Questionnaire du Contrôle Interne

UEMOA : Union Economique et Monétaire Ouest Africaine



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page v

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Organigramme du CESAG ........................................................................................ 95

Annexe 2 : La grille de séparation des tâches .............................................................................. 96

Annexe 3 : test de permanence .................................................................................................... 99

Annexe 4 : Guides d’Entretien ................................................................................................... 100

Annexe 5 : lettre de relance ....................................................................................................... 102

Annexe 6 : facture proforma ...................................................................................................... 103



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page vi

TABLE DES MATIERES

DEDICACES .................................................................................................................................. i

REMERCIEMENTS ...................................................................................................................... ii

LISTE DES FIGURES ET TABLEAUX .....................................................................................iii

LISTE DE SIGLES ET ABREVIATIONS .................................................................................. iv

LISTE DES ANNEXES ................................................................................................................ v

TABLE DES MATIERES ............................................................................................................ vi

INTRODUCTION GENERALE ................................................................................................... 1

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE ................................................... 9

Chapitre 1 : Le processus de recouvrement des créances ........................................................ 11

1.1. Notion de créances et de recouvrement ................................................................... 11

1.1.1. Les créances ..................................................................................................... 12

1.2. Recouvrement des créances ..................................................................................... 13

1.3. Les objectifs du processus de recouvrement ............................................................ 14

1.4. Les procédures liées au recouvrement des créances ................................................ 17

1.5. Les principes de recouvrement ................................................................................ 18

1.6. La prévention des impayés ....................................................................................... 19

1.7. Le recouvrement précontentieux .............................................................................. 19

1.7.1. La relance ......................................................................................................... 20

1.7.2. La mise en demeure ......................................................................................... 20

1.7.3. Avocats et huissiers.......................................................................................... 20

1.7.4. La transaction ................................................................................................... 21

1.7.5. Les procédures de recouvrement par mesure conservatoire ............................ 21

1.7.5.1. La prescription ............................................................................................. 21

1.7.5.2. La saisie conservatoire ................................................................................. 22

1.7.5.3. Les sûretés judiciaires .................................................................................. 22

1.7.6. La notion de créance ........................................................................................ 22

1.7.7. Définition de de la créance .............................................................................. 22

1.7.8. Types de créances ............................................................................................ 24

1.7.8.1. Créances privilégiées ................................................................................... 24



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page vii

1.7.8.2. Créances chirographaires ............................................................................. 24

1.7.8.3. Créances institutionnelles ............................................................................ 25

Chapitre 2 : L’audit du processus de recouvrement des créances ........................................... 26

2.1. Le concept d’audit des processus ............................................................................. 26

2.2. La démarche d’audit interne .................................................................................... 27

2.2.1. La phase d’étude .............................................................................................. 28

2.2.2. La phase de réalisation ou de vérification ........................................................ 28

2.2.2.1. La réunion d’ouverture ................................................................................ 29

2.2.2.2. Le programme de vérification ...................................................................... 29

2.2.2.3. Le travail sur le terrain ................................................................................. 29

2.2.2.4. L’évaluation du contrôle interne .................................................................. 30

2.2.2.5. Le contrôle des comptes............................................................................... 30

2.2.3. La phase de conclusion .................................................................................... 31

2.2.3.1. Le projet de rapport ...................................................................................... 31

2.2.3.2. La réunion de synthèse................................................................................. 32

2.2.3.3. Le rapport définitif ....................................................................................... 32

Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude ...................................................................................... 33

3.1. Modèle d’analyse ..................................................................................................... 33

3.2. Outils et techniques de collecte de données ............................................................. 36

DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE ................................................... 44

Chapitre 4 : Présentation du CESAG ....................................................................................... 46

4.1. Historique, mission, valeurs, vision du CESAG ...................................................... 46

4.1.1. Historique ......................................................................................................... 46

4.1.2. Mission ............................................................................................................. 46

4.1.3. Valeurs ............................................................................................................. 47

4.1.4. Vision ............................................................................................................... 47

4.1.5. Les activités du CESAG .................................................................................. 47

4.1.6. La logistique d’appui du CESAG .................................................................... 48

4.1.7. Organisation et fonctionnement du CESAG .................................................... 49

4.1.7.1. Le Conseil D’Administration ....................................................................... 49

4.1.7.2. La Direction Générale (DG) ........................................................................ 50

4.1.7.3. Les Directions .............................................................................................. 50

4.1.7.4. Le Secrétariat Général (SG) ......................................................................... 51



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page viii

4.1.7.5. La Direction de la Formation (DF) .............................................................. 51

4.1.7.6. La direction de la recherche et de la consultance (DRC)............................. 52

4.1.7.7. Le Projet Master Banque Finance (PMBF) ................................................. 52

4.1.7.8. Le projet Licence en Gestion des PME-PMI ............................................... 52

Chapitre 5 : Recouvrement des créances stagiaires du CESAG ............................................. 53

5.1. Les procédures de recouvrement des créances stagiaires du CESAG ..................... 53

5.1.1. Recouvrement des créances des nouveaux stagiaires ...................................... 53

5.1.1.1. Vérification de la validation de l’admission au CESAG ............................. 54

5.1.1.2. Envoi de l’admission par mail et de la facture proforma ............................ 55

5.1.1.3. Facturation (département financier et comptable) ....................................... 55

5.1.1.4. Règlement financier (caisse, ECOBANK) .................................................. 56

5.1.1.5. Le règlement par moratoire (dérogation recouvrement comptabilité) ......... 56

5.1.1.6. Déroulement du processus de recouvrement des créances des nouveaux

stagiaires (les acteurs du processus de recouvrement des créances stagiaires) ........... 57

5.1.2. Procédure de recouvrement des créances des anciens stagiaires ..................... 59

5.1.2.1. Vérifications d’usage et du matériel académique (quitus) ........................... 59

5.1.2.2. Traitement des quitus ................................................................................... 60

5.1.2.3. Facturation ................................................................................................... 60

5.1.2.4. Règlement financier ..................................................................................... 60

5.1.3. Procédure de recouvrement des créances des stagiaires institutionnels .......... 60

5.1.3.1. Présentation et vérification de la prise en charge ......................................... 61

5.1.3.2. Etablissement de la facture .......................................................................... 61

5.1.3.3. Mise en œuvre de la procédure de recouvrement ........................................ 61

5.2. Suivi des compte des stagiaires................................................................................ 62

5.3. Rapprochement entre la comptabilité, la scolarité et l’agent de recouvrement ....... 62

5.4. Les processus au cœur de ces démarche .................................................................. 63

Chapitre 6 : Mise en œuvre de l’audit du processus de recouvrement des créances du CESAG

et recommandations ................................................................................................................. 65

6.1. L’audit du processus de recouvrement des créances stagiaires au CESAG ............ 65

6.2. Prise de connaissance de la société .......................................................................... 65

6.2.1. Plan de mission et programme de travail ......................................................... 66

6.3. Analyse des risques .................................................................................................. 68

6.3.1. Identification des risques de recouvrement des créances ................................ 68



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page ix

6.3.2. Test de contrôle interne et analyse des risques ................................................ 71

6.3.2.1. Prise de connaissance du contrôle interne du recouvrement du CESAG .... 71

6.3.2.2. Le questionnaire du contrôle interne ............................................................ 71

6.3.2.3. Forces et faiblesses du processus de recouvrement du CESAG .................. 72

6.3.2.4. La grille de séparation des tâches ................................................................ 73

6.3.2.5. Contrôle de l’application permanente des processus ................................... 74

6.3.2.6. Les objectifs de l’auditeur ............................................................................ 74

6.4. Phase d’exécution .................................................................................................... 75

6.4.1. Programme de vérification ............................................................................... 76

6.4.1.1. Les recouvrements amiables ........................................................................ 77

6.4.1.2. La procédure des recouvrements de créance stagiaire du CESAG .............. 78

6.4.1.3. Analyse statistique des risques de recouvrement des créances .................... 81

6.4.2. Analyse et interprétation de l’état des créances ............................................... 81

6.5. Phase finalisation ..................................................................................................... 84

6.5.1. Rapport d’audit ................................................................................................ 85

6.5.1.1. Compte-rendu pour la Direction .................................................................. 85

6.5.1.2. Définition des constats d’audit..................................................................... 86

6.5.1.3. Référentiel documentaire ............................................................................. 87

6.5.1.4. Synthèse de l'audit ....................................................................................... 87

6.5.2. FAR relative à la transmission de l’information aux stagiaires débiteur ......... 88

6.5.3. FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement ......................... 89

CONCLUSION GENERALE ...................................................................................................... 91

ANNEXES ................................................................................................................................... 94

BIBLIOGRAPHIE ..................................................................................................................... 104


INTRODUCTION GENERALE



Armel NDONG MPACG 2013-2014 Page 2

La performance des entreprises commerciales, réside dans leur capacité à lier le management

aux bonnes pratiques.

Parler des entreprises commerciales, revient à confronter les forces vives du marché dont les

fournisseurs d’une part et les clients de l’autre. Ici il n’est pas de rigueur de faire mention des

fournisseurs, certes l’institution académique qui met à la disposition des stagiaires, un cadre

d’étude et du matériel pour satisfaire leurs exigences, n’est que le socle bénéficiaire, des

retombées de ses produits.

Le recouvrement des créances, qui est l’acte par lequel, les différents débiteurs honorent leurs

engagements, contractés à l’entame du cursus, n’est toujours pas si facile, dans la mesure où en

matière de recouvrement, se posent toujours des contraintes

Dans le milieu académique, la créance ; client ; débiteur, est une sphère d’étude, qui soulève

plusieurs facettes dont :

des impayés ;

des retards ;

des paiements par pièces bancaires non encore transmises ;

cause de multiples détournements par manque de contrôle et de cumul de poste.

Par ailleurs, ce pôle commercial, met en œuvre plusieurs outils de contrôle et d’analyse de la

gestion, pour faire face aux multiples désagréments :

le rapprochement bancaire ;

les états de caisse ;

la confirmation des comptes (Commissaire Aux Comptes) ;

le contrôle des livres comptables ;

parfois un audit.

C’est dans cette optique, que nous nous sommes intéressé, à la réalisation d’une mission d’audit

des processus de recouvrement des créances, pas pour faire la lumière sur les anomalies, dont

regorge l’ensemble de paiement mais pour comprendre le pourquoi certaines créances

n’arrivaient pas à être recouvré ? Quelles peuvent être les causes qui font que les engagements

pris ne puissent pas être honorés ?

Plusieurs critères entrent en liste pour élucider les mystères qui sont autour des créances, car

chercher à comprendre le recouvrement des créances dans un milieu académique, peut parfois




entraîner à faire du social voir de la psychologie, pour permettre à l’entité qui offre ses services

de comprendre chacun de ses donateurs.

Il est parfois difficile de suivre ou de comprendre un client de nos jours, car les différents

changements économiques et des comportements multiples que les hommes présentent, portent

toujours à confusion, car l’imagination renvoie au pire.

L’on ne condamne pas celui qui paye, mais celui non seulement dont le paiement n’est pas

effectué. Celui-ci, est attelé à payer quelles que soit ses difficultés lié à sa situation financière.

Ainsi, une bonne gestion des créances ne rentre pas seulement dans l’aspect pécuniaire, mais

aussi dans la compréhension, des facteurs de rendement.

Le recouvrement est sans doute un moyen de rentabilisation des caisses, qui veille sur les

règlements des créances, en œuvre des moyens de contrôle et suivi de créances, mais il reste le

plus efficace dans la mesure des règles de la nature et du social. C’est-à-dire prendre en compte

les difficultés de paiement qu’endurent les créanciers.

Selon BARREAU (2003 : 401), « le cycle d’exploitation génère un besoin de financement que

le gestionnaire doit maîtriser ». Le responsable de gestion du poste client, à la lourde charge de

maitriser certains aspects de la comptabilité mais aussi du droit commercial des sociétés sans

doute et avoir aussi une critique sociale apte à comprendre toutes les parties.

Il est facile de comprendre les besoins d’une bonne gestion du poste client lorsque l’on calcule

l’incidence financière qu’il peut avoir sur la rentabilité d’une entreprise. Entre autres, le coût du

montant des créances irrécouvrables et celui des intérêts financiers dus au retard de paiement,

lors de la régularisation de la créance.

Grâce à une bonne organisation, il sera aisé d’obtenir facilement des débiteurs un paiement à

l’échéance prévue. Malheureusement, les entreprises n’appliquent pas ces différentes étapes

c’est pourquoi elles ont souvent des problèmes pour recouvrer leurs créances. C’est ainsi que

dans le souci d’être une institution académique de renom le CESAG se trouve dans le besoin

d’auditer son processus de recouvrement.

En effet le processus de recouvrement est simple ; il est d’une importance capitale pour une

entreprise qui se veut compétitive. Or, la compétitivité ne peut être atteinte que si l’entreprise

est consciente de ses défaillances de façon à les réduire ou les prévenir par le biais de la mise en

place d’un bon processus de recouvrement.




Par conséquent, la routine et le perpétuel recommencement que vivent les employés font qu’ils

ne se rendent pas compte de beaucoup de problèmes qui arrivent et sont susceptibles de risques

majeurs liés au recouvrement des créances. Ceux-ci représentent les dysfonctionnements de

l’application du processus de recouvrement que peut constater l’audit.

Les problèmes économiques que le monde a connus et continue de connaître, ont amené

certaines entreprises à prendre des mesures idoines pour la gestion efficace et rationnelle de leur

trésorerie. Cette dernière, qui est un élément sensible et primordial de l’entreprise, fait de

nouveau l’objet d’une attention particulière, portant sur la gestion du recouvrement à la

première considération des dirigeants des entreprises.

A cet effet la plupart des entreprises Africaines soucieuses de leur trésorerie sont à la recherche

des procédures de recouvrement de qualité.

Le Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion (CESAG) est une institution de formation à

vocation sous régionale. Le centre est leader dans le domaine de la formation au niveau de la

sous-région malgré l’environnement fortement concurrentiel. Ses multiples activités rendent son

fonctionnement complexe et expliquent la diversité de ses créances qui méritent une attention

particulière.

C’est pourquoi il souhaite comprendre les raisons qui freinent le recouvrement des créances, et

mettre en place des procédures.

Cette situation pourrait s'expliquer par des causes d'ordre externe et interne à l'entreprise :

Au plan externe : nous pouvons citer :

l'insolvabilité des clients;

l'inefficacité des structures de recours (l'action en justice) ;

manque de sincérité de certains clients ;

changement fréquent d’adresse ;

indigence d’un certain nombre de clients débiteurs.

Au plan interne, nous notons :

l'organisation privilégie la formation à sa propre gestion financière ;

l'inefficacité des politiques de recouvrement des créances successives mises en place par

les Directeurs Généraux qui se sont succédé ;




la complexité et l’ambigüité du processus de recouvrement des créances du fait de son

rattachement à la BCEAO et de son statut d’établissement d’enseignement ;

le retard et manque de rigueur dans la relance et suivi des créances ;

l’accès facile à la procédure de paiement moratoire à la demande du client (pas de

vérification approfondie sur l’incapacité réelle du client à solder son compte) ;

les tarifs inadaptés à la capacité financière des parents qui s’engagent et n’arrivent plus à

honorer leur engagement jusqu’au bout.

Il en résulte les conséquences ci-après :

l'impossibilité de respecter diverses échéances envers les tiers bailleurs (banques,

salaires, fournisseurs, etc.) ;

le risque de liquidation en perspective ;

une augmentation des besoins de fond de roulement qui menace l’équilibre financier ;

les informations contenues dans le dossier ne permettent pas de procéder à une sélection

rigoureuse de la clientèle avant la signature du contrat ;

ces informations ne permettent pas non plus un suivi qui prévient le risque tel que le

dépôt de bilan pour les entreprises qui prennent en charge la formation de leurs

employés ;

l’image de marque qui peut être ternie, lorsque le CESAG veut sévir sur ses créanciers ;

une intervention parfois non visible des politiques et gouvernants des pays membres de

l’UEMOA.

Pour aborder de façon efficace à la résolution de ce problème, des solutions sont envisageables :

appliquer le recouvrement par voie juridique : les défaillances clients, les litiges et

les contentieux sont inévitables pour une institution ;

avoir un recouvrement en amont : c’est l’ensemble des actions entreprises pour que

le client régularise sa situation avant sa sortie ;

faire le recouvrement par voie normale : il s’agit du recouvrement dans les limites du

délai maximum autorisé conformément à la convention d’agrément signé avec le

client;

effectuer un affacturage des créances de plus d’une année : il consiste à céder une

créance à un tiers qui s’occupe de sa gestion. L’institution qui y recoure est




immédiatement payée et elle décharge de sa gestion administrative des créances

cédées ;

avoir l’assurance-crédit : dans le cadre d’un contrat classique, l’entreprise assure son

chiffre d’affaires. Pour chaque nouveau client, elle demande à son assureur une

nouvelle option d’assurer à hauteur de l’encours ;

faire la mise en place d’un service de recouvrement au CESAG avec un bon système

de contrôle ;

faire de l’audit du processus de recouvrement du CESAG.

Parmi toutes les solutions, l’audit des processus de recouvrement apparaît entre autres comme

une préoccupation essentielle.

L’objectif principal de notre étude est d’analyser et de comprendre les problèmes liés au

processus de recouvrement des créances stagiaires du CESAG.

Les objectifs spécifiques de l’étude se présentent comme suit :

analyser les étapes du processus de recouvrement des créances stagiaires du

CESAG ;

décrire l'organisation et le fonctionnement du système de recouvrement du CESAG;

collecter et analyser les informations disponibles ;

identifier les problèmes existants liés au recouvrement des créances ;

formuler des recommandations pour l'amélioration du système de recouvrement des

créances du CESAG ;

éviter le manque de trésorerie dû à l’accumulation de ses créances.

Ce choix s’explique par le fait que « l’audit interne est une activité qui donne à une organisation

une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les

améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses

objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique ses processus de

management des risques, de contrôle et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des

propositions pour renforcer leur efficacité » (The Institue of Internal Auditor).

La solution retenue nécessite des questions adaptées pour trouver les problèmes qui minent le

processus de recouvrement ou les méthodes à appliquer pour l’alléger.




Pour commencer notre étude il était nécessaire de s’interroger sur la méthode à appliquer pour

analyser et comprendre les procédures de recouvrements des créances stagiaires. Ainsi, quelle

stratégie faut-il élaborer pour diagnostiquer le processus de recouvrement du CESAG ?

Plus spécifiquement, cette étude devra apporter des réponses à des questions précises :

quelles sont les étapes du processus de recouvrement du CESAG ?

ce processus contribue-t-il à l’amélioration des performances du CESAG ?

comment le CESAG peut-il éviter l’accumulation des créances ?

Ces questions justifient le choix de notre thème : « Audit du processus de recouvrement des

créances stagiaire au CESAG ».

Ainsi, pour atteindre ses objectifs, il sera nécessaire de :

décrire les méthodes et les procédures appliquées par le CESAG pour le recouvrement ;

analyser les procédures de recouvrement en vigueur ;

faire des recommandations pour leur amélioration.

Pour mener notre étude et atteindre ces objectifs il est important pour nous d’avoir l’aval du

chef du Département Financier et Comptable, qui notifie à l’ensemble de son personnel de notre

mission et son importance pour le service en général, et le département du recouvrement en

particulier.

Cependant pour une étude plus approfondie la délimitation du sujet est primordiale.

Notre étude s’intéresse aux inscriptions des stagiaires, les modes et les moyens de paiements

utilisés par les stagiaires pour la régularisation de leur créance.

Aujourd’hui, le besoin en matière de maîtrise du processus de recouvrement devient de plus en

plus crucial car, contrairement à ce que pensent certaines personnes, tout le processus n’est pas

souvent respecté. L’intérêt de l’étude se trouve à deux niveaux.

Pour le CESAG

Ce travail pourra servir aux dirigeants du CESAG parce qu‘il pourra participer à la mise en

place d’une procédure de qualité pour le recouvrement des créances. Et un bon suivi des

régularisations des stagiaires. En effet, il peut réduire les anomalies et apporter des

recommandations sur la base des constats faits lors de l’audit du processus de recouvrement.




Les résultats de l’étude pourront aussi être intéressants pour le CESAG où la recherche occupe

une place de choix.

Pour nous-même

C’est l’occasion d’approfondir nos connaissances théoriques. C’est également une opportunité

pour cerner davantage les politiques mises en place pour maîtriser les processus de

recouvrement. Elle va enrichir aussi notre expérience et peut nous servir de référentiel dans

notre profession.

Notre mémoire sera articulé autour deux parties.

Ainsi, la première partie portera sur le cadre théorique et abordera sur compréhension des mots

clés de notre thème et l’analyse de l’audit du processus de recouvrement. La deuxième partie

sera consacrée à l’audit du processus de recouvrement des créances du CESAG.


PREMIERE PARTIE :

CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE




Dans un environnement en évolution constante, l’entreprise ne doit pas perdre de l’importance

et la fiabilité de l’information financière qui doit l’aider dans sa prise de décision. Ainsi, les

processus jouent un rôle important, dans l’amélioration, l’efficacité et l’économie de

l’entreprise.

Par ailleurs, certains responsables n’attachent pas beaucoup d’importance à la formalisation des

processus lors création de leurs entreprises.

Ce n’est que dans un constat de difficultés pendant la période d’activité que les dirigeants font

appel à un cabinet d’audit pour l’évaluation des processus en vigueur et pour la mise en place de

nouvelles procédures. L’importance des processus est ressentie dans la mesure où les dirigeants

des entreprises se rendent compte qu’ils pouvaient améliorer les profits si les processus étaient

mis en place.

En outre, nous pouvons dire que leur formalisation contribue à la réduction de la fraude, des

détournements et des indélicatesses liées à l’activité financière. Ainsi, c’est le rôle du Conseil

d’Administration et de la Direction Générale d’en garantir l’efficacité du fonctionnement de

l’entreprise et la bonne qualité des documents financiers.

Cependant, il apparait nécessaire de s’interroger sur l’efficacité du processus de recouvrement

des créances est mis en place et de s’assurer que toutes les mesures ont été prises afin de créer

un environnement de contrôle optimal et d’avoir des étapes claires pour l’élaboration du

processus de recouvrement de créance.

Plusieurs auteurs ont réfléchis sur la notion de processus de recouvrement. Pour éliminer les

confusions faites dans le domaine de recouvrement des créances, nous avons jugé utile de

consacrer pour le premier chapitre le processus de recouvrement des créances.

Avant d’aborder dans le deuxième chapitre la démarche suivie par l’auditeur pour analyser et

comprendre le processus de recouvrement de créances, et dans le troisième chapitre l’approche

méthodologique de notre thème, les moyens utilisés pour élaborer et analyser le processus de

créances du CESAG.




Chapitre 1 : Le processus de recouvrement des créances

Ce chapitre nous permettra de rappeler la notion de processus, l’importance des processus, les

objectifs ainsi que ceux liés aux différents types de recouvrement. La norme ISO 9000 version

2000 porte un intérêt dans l’importance accordée aux processus, qui est mentionné plusieurs

fois dans le référentiel. Cette importance de la notion de processus, montre, combien il est

important d’orienter la démarche qualité sur le « faire » et non sur le « dire » notamment sur les

documents. L’approche processus de nos jours ne semble plus négligée car elle démontre à la

fois une évolution et une réalisation de l’intérêt général.

Le processus se découpe en tâches ou opérations successives, qui vont à leurs tours être

dissociables en geste successifs. Ces différentes opérations sont consignées dans des documents

écrits pour servir d’aide-mémoire aux acteurs chargés de mettre en œuvre lesdites procédures.

La position centrale du contrôle interne fait que toutes les activités de l’organisation, se

construisent avec les mêmes dispositifs, s’apprécient avec les mêmes outils et la même méthode

dans tous les domaines. En effet, l’auditeur s’appuie sur cette idée pour dire que le contrôle

interne n’est pas une fin en soi et ne devrait pas donner lieu à des processus complexes, lourds

et compliqués qui bloquent le circuit.

Mais bien au contraire le contrôle interne doit exiger que les processus soient autant que

possible maîtrisés par tous les membres de l’organisation et adaptés à cette dernière. C’est

seulement dans ce contexte qu’on pourra évaluer les processus en appréciant leurs qualités et

chercher à les renforcer dans la mesure du possible.

Ainsi, ce chapitre permettra de comprendre la notion de processus et des conceptions liés au

processus de recouvrement des créances.

1.1. Notion de créances et de recouvrement

Dans le domaine commercial, la vente à crédit d’une marchandise, ou une prestation de service

dont le paiement est échelonnée et donne naissance à une créance client, qui doit être recouvrée

à échéance prévue, pour permettre à l’entreprise de faire face au besoin de trésorerie.




1.1.1. Les créances

Les créances sont des montants, de toute nature, qui sont dus par le client à son fournisseur,

échues et non échues. Les créances apparaissent à l’actif du bilan d’une entreprise dans un

compte intitulé clients et effets à recevoir.

Selon DAYAN (2004 : 132) « l’équilibre financier est une contrainte permanente pour chaque

agent économique. Tout dysfonctionnement concernant le paiement des dettes à l’échéance

implique des préjudices et demande donc une correction urgente. En même temps, l’équilibre

financier est un impératif absolu, c’est-à-dire qu’il ne doit être occulté pour aucune raison ».

Cet équilibre financier est tenu grâce à une bonne maîtrise du besoin en fonds de roulement

(BFR). Toute variation du BFR engendre un mouvement de trésorerie.

Le besoin en fonds de roulement

Selon PIC (2009 : 91), « le BFR représente l’impact financier du décalage des durées entre

durée de stockage et délai de paiement des clients comparés au délai obtenu des fournisseurs ».

Le besoin en fonds de roulement est l’excédent des emplois d’exploitation (stock, poste

clients…) sur les ressources d’exploitation (poste fournisseur, dettes fiscales et sociales,

avances et acomptes reçus…), c’est pourquoi on appelle également besoin de financement de

l’exploitation (DELAHAYE & al, 2007 : 167).

L’objectif de l’étude du BFR est de voir si les besoins d’exploitations sont financés par les

ressources d’exploitations.

Le BFR ne se présente pas, en effet, comme un simple problème de financement. Il relève d’un

risque industriel très important. Le financement par crédit à court terme, s’il résout les

problèmes de trésorerie immédiats, rend par contre l’entreprise très vulnérable à toute

modification de son environnement industriel et financier ; cela conduit à des dépôts bilans

dramatiques.

En considérant l’expression simplifiée du BFR, on a la formule suivante :

BFR= Stocks + créances ˗ fournisseurs

Pour améliorer leur trésorerie et optimiser leur BFR, les entreprises misent naturellement sur le

respect, voire la réduction des délais de paiement de leurs débiteurs.




La trésorerie

La trésorerie est un élément du patrimoine de l’entreprise au même titre que les investissements

réalisés, les stocks détenues ou encore les créances en attentes d’encaissement.

Dans la mesure ou les clients ont une influence sur le besoin en fonds de roulement, des retards

de paiement ou des clients insolvables peuvent donc dégrader le niveau de la trésorerie de ce

fait l’équation de l’équilibre financier s’en trouve affectée et l’entreprise doit faire face à une

trésorerie nette amoindrie.

T = FR – BFR

1.2. Recouvrement des créances

Le recouvrement des créances est une activité règlementée consistant à utiliser tous les moyens

légaux, amiables et/ou judiciaires, pour obtenir le paiement de la créance due. La rentabilité des

capitaux investis est l’une des préoccupations majeures de l’entreprise. Pour atteindre cet

objectif, l’entreprise doit recouvrer dans les délais échus les créances dont le recouvrement ne

semble toujours pas facile.

Selon LASSEGUE (2002 : 20), « le recouvrement des créances est défini comme le fait pour un

créancier d’obtenir le paiement de la somme d’argent ou de la prestation en nature qui lui est

due, à l’arrivée du terme convenu ».

La politique de facturation et de recouvrement est indissociable de la notion de gestion des

créances. Une fois la prestation fournie, la facturation établie, les créances doivent

effectivement être encaissés afin d’assurer un bouclage normal du cycle d’exploitation (achat

des biens ou prestations de services, stockage/transformation, ventes-encaissements-

règlements). Les fonctions de suivi des créances et de recouvrement doivent être assurées par un

service spécialement désigné à cet effet par la direction générale. Ce service devra être doté

d’un personnel compétent et motivé, suffisamment outillé pour procéder régulièrement au bon

suivi du recouvrement.

Selon PIC (2009 : 191), « le recouvrement est une relance de paiement, amiable ou judiciaire,

effectué par un fournisseur auprès de ses clients en retard de paiement ».




1.3. Les objectifs du processus de recouvrement

L’entreprise a le choix sur les méthodes suivantes pour gérer ses créances : la gestion interne,

l’externalisation ou le rachat des créances (UNEDIC, 2009).

Gestion interne

Par gestion interne il faut entendre, l’entreprise elle-même gère le recouvrement de ses impayés,

par l’appui ou la mise en place d’un service contentieux. Elle peut éventuellement s’appuyer sur

des sociétés spécialisées, souvent des sociétés de recouvrement qui lui fournissent des services

tels que des modèles de documents à l’en-tête. L’entreprise peut aussi initier une action en

justice, par l’intermédiaire d’huissier de justice en cas de non-paiement, la société créancière

peut décider d’abandonner la créance.

Externalisation

Selon LACITY & HIRSCHEIM (1993), « l’externalisation ou encore l’outsourcing dans la

forme la plus basique peut être entendue comme l’achat d’un bien ou d’un service qui était

auparavant réalisé en interne ». L’outsourcing se caractérise aujourd’hui par un transfert de

personnel et de l’équipement vers le prestataire qui devient également responsable des pertes et

profit.

L’entreprise fait appel à une société spécialisée dans le recouvrement, alors mandatée, qui

s’occupe simplement de poursuivre la démarche initiale de recouvrement, et éventuellement des

démarches judiciaires. La société de recouvrement est alors dénommée le mandataire

l’entreprise faisant appel à elle est alors désignée comme le mandant, et reste créancière. En cas

de non-paiement, et lorsque la démarche de recouvrement amiable voire judiciaire se sera

soldée par un échec, le mandataire pourra alors fournir, en tant que professionnel, une

attestation de non solvabilité au mandant, lui permettant par la suite de recouvrer la taxe sur la

valeur ajoutée auprès des services fiscaux.

Le rachat de créance

L’entreprise peut faire appel à une société qui lui rachète la créance, moyennant un rabais. Dans

ce cas, c’est cette société de recouvrement qui gère le risque de défaut de paiement, et elle

devient alors, définitivement, le créancier. On appelle ces sociétés, des sociétés d’affacturages.

Cette technique permet à l’entreprise créancière de disposer très rapidement de liquidités.

L’objectif de la fonction de recouvrement des créances client c’est la mise en œuvre de l’une




des méthodes citées ci-dessus. Ainsi, le processus de recouvrement peut être décomposé en

plusieurs étapes à savoir :

désignation des relations financières clients

L’impulsion de la Direction Générale est une organisation en mode processus. Une affirmation

d’une politique crédit en fonction de la stratégie commerciale et des besoins financiers est

nécessaire pour donner au service recouvrement une forte légitimité et les moyens de piloter le

processus. Selon PROVOST & VIVIEN (2001 : 8), La politique financière client doit être

optimisé au service des stratégies de l’entreprise. Dans ce cas l’entreprise pourra consolider ses

marges et son indépendance financière.

fixation et révision des conditions de crédit (ligne de crédit, délais et modalités de

paiement) :

La ligne de crédit définit la limite du risque acceptable pour l’entreprise, client par client. Elle

doit être actualisée régulièrement pour tenir compte de l’évolution de la santé économique du

client, de son comportement de paiement, de l’évolution des marges et des volumes. Les risques

de défaillance des clients doivent être anticipés et leur évolution surveillée.

suivi et contrôle des encours clients

La gestion des encours clients permet de suivre en permanence l’utilisation qui est fait pour

chaque client de la ligne de crédit et de mettre en œuvre, dans les meilleurs délais, les actions

qui s’imposent lorsque l’encours dépasse la ligne de crédit autorisée. Elle vous permettra de

connaitre avec précision l’engagement financier total avec le client et de maîtriser les actions

possibles en cas de dépassement des autorisations. Ainsi, vous pourrez optimiser l’action

commerciale sans s’exposer de façon inconsidérée. De plus il peut provoquer la révision des

lignes de crédit en cas d’insuffisance par rapport aux besoins commerciaux.

gestion administrative et comptable des comptes clients : de la facturation à

l’encaissement :

Le flux de facturation, la gestion des encaissements et de l’imputation comptable (lettrage)

doivent être optimisés :

1. la maîtrise du fichier clients ;

2. la qualité de la facturation ;




3. la qualité des échanges avec les départements académiques ;

4. la qualité du lettrage des comptes ;

5. connaître avec précision l’engagement réel du client ;

6. disposer d’informations à jour et fiables pour ne pas retarder les opérations de

relance ;

7. être capable de produire les bonnes informations en cas de procédure.

respect des échéances de paiement ;

C’est la mise en œuvre d’une procédure de relance amiable adaptée à la typologie client qui

définit :

les intervenants ;

les modalités de relance (téléphone, courrier…) ;

le calendrier des relances et leur évolution;

le suivi.

Ces vérifications, procédures vous permettent de :

comparer les délais de paiement et les délais accordés ;

prévenir les retards non qualifiés ;

identifier les éventuels litiges ;

impliquer les directions commerciales et opérationnelles.

Gestion des litiges ;

Les litiges sont souvent révélés tardivement. Ils sont de natures différentes : litiges

administratifs et commerciaux, litiges techniques et logistiques. Ils ont des origines différentes

et font toujours apparaître un dysfonctionnement interne. Il est important d’identifier les litiges

pour écarter les faux litiges qui ne sont que prétexte à des retards de paiement. Ainsi, la

résolution des litiges peut permettre d’accélérer le temps et de responsabiliser tous les

intervenants.

Recouvrement contentieux.

Ce type de recouvrement doit être définit comme étant phase ultime de processus, dans la

mesure où tous les recours amiables sont épuisés. A ce niveau la relation commerciale avec le




client n’est plus prédominante. La procédure prend appui à la mise en demeure, choisir l’action

judiciaire qui donnera le meilleur résultat possible selon :

• le montant de la créance ;

• les frais à engager ;

• le temps nécessaire pour parvenir à un résultat ;

• la santé économique du créancier ;

Enfin il faut piloter le processus de recouvrement et rester maître des décisions à prendre.

Ainsi, selon VAN PRAAG (1995 : 73), l’action du crédit management doit être une action de

prévention. Néanmoins, il est nécessaire d’examiner quels sont les moyens dont il dispose pour

recouvrer ses créances. En effet, l’action de recouvrer dépend directement du crédit

management ou qu’elle soit déléguée à d’autres acteurs internes ou externe à l’organisation, il

convient d’être attentif à cet aspect du crédit management. Le crédit management dispose donc

d’un certain pouvoir en la matière. Son travail d’analyse et de quantification du risque né de

l’activité commerciale dont le fruit est une décision, doit lui donner la possibilité d’imposer.

Selon la fonction du rapport de forces qui existe entre l’entreprise et son client, de quel que soit

les moyens de paiement qu’il considère comme mieux approprié. C’est ainsi que nous allons

voir les processus liés aux différents types de recouvrements.

1.4. Les procédures liées au recouvrement des créances

Selon LABADIE ROUSSEAU (2001 : 107), lorsque le règlement ne se fait pas au comptant, il

faut recouvrer la créance, ainsi le crédit management peut intervenir. Mais lorsque cette phase

n’implique pas uniquement le crédit manager et son équipe, elle doit faire en coordination avec

le service de comptabilité clients et les commerciaux. Ainsi, cela va lui permettre de tenir avec

le client un discours unique.

Aussi, devra-t-elle faire l’objet d’une procédure clairement établie et rigoureusement appliquée,

dont les étapes dépendent de l’échéance de la créance :

pré relance : avant l’échéance ;

relance : échéance + x jours ;

recouvrement contentieux : suite à une relance amiable resté sans effet.




En outre pour avoir la chance de retrouver la créance, il faut agir vite. Ainsi, l’ensemble des

procédures de rappel ou de relance doit être effectués avant tout oublie du créancier surtout en

milieu académique ou la majorité des stagiaires sont prise en charge. En effet, trop attendre,

c’est prendre des risques de voir la solvabilité de son client se dégrader et même parfois lui

laisser le temps d’organiser son insolvabilité.

C’est pourquoi nous allons citer d’abord les principes de recouvrement avant d’énumérer les

différents processus : la prévention des impayées, le recouvrement précontentieux ou la

méthode conservatoire.

1.5. Les principes de recouvrement

Selon MATHIEU (1995 : 272), toutes réflexions sur la fonction de recouvrement doit conduire

à l’analyse de trois principes à savoir :

La réactivité est un facteur clé de succès du recouvrement, tant il est vrai qu’elle

représente quasiment toujours « le prix de la cours ». Le temps est une contrainte qui, si

elle est insuffisamment prise en compte, génère l’accumulation des impayés, la

disparition de la solvabilité du client, le règlement d’autres créanciers plus réactifs.

Nous pouvons comprendre dans ce principe énoncé par l’auteur, qu’il est nécessaire de

se mettre en avant de l’activité de recouvrement, qu’une entreprise doit fonctionnée au

fur et mesure que ses objectifs son compromis, se doter d’outils suffisants pour détecter

l’impayé actuel ou virtuel et organise très précisément la gestion de cet impayé, par des

structures disposant de moyens adaptés.

La continuité dans le traitement de l’impayé est le deuxième facteur clé. Il faut à ce titre

éviter les ruptures dans la chaîne de gestion et s’assurer que le relais d’organisation

interne fonctionne correctement pour qu’il n’y ait pas de « trous », dans la « pression »

exercée à l’encontre du client retardataire. A cette encontre, il faut entendre que la

gestion des impayés doit se faire de façon permanente, c’est-à-dire parvenir à gérer ce

problème, afin que cela ne se représente plus.

La progressivité, suppose la mise en place de l’agent si nécessaire, au service

contentieux d’un établissement, de mesures coercitives adaptées. De plus, contraignant

au sens de la contrainte juridique pour le client. En outre nous pouvons citer d’autres

principes de recouvrement (UNEDIC, 2009) qui sont :

affiliation et tenue du fichier ;




gestion des effectifs salariés ;

gestion du compte affilié ;

régularisation annuelle ;

incident de paiement ;

admission en non-valeur des ressources irrécouvrables.

Ces principes, démontrent que le recouvrement est plus que nécessaire. Ainsi, le recouvrement

se doit d’être une matière implacable dans la gestion du profit.

1.6. La prévention des impayés

L’objectif de la mise en œuvre des différentes solutions de prévention vise dans un premier

temps à diminuer le risque d’impayés. En outre, de transformer une situation défensive visant à

minimiser les pertes en un système offensif visant à fidéliser la clientèle habituée à payer par le

mode de payement qu’il souhaite, et ceci avec un maximum de garanties.

Les principes de fonctionnement sont identiques dans le cas où le client a le choix sur le mode

de payement.

Selon ONNAINTY (2003 : 13, et 14), pour prévenir les impayés il faut :

sélectionner ses clients commerçants ;

« Certes, lorsque l’on fait face à un impayé, il est un peu tard pour penser à sélectionner ses

clients. Mais cette sélection, peut être utile pour l’avenir car elle permet de limiter sérieusement

les risques ».

éviter les clients à risques ;

« Il est chose impossible de faire un tamisage de client car le risque survient quelques soient les

valeurs intrinsèques du client ».

prendre quelques garanties élémentaires

« En matière de relations commerciales et de solvabilité du client le « risque zéro » n’existe pas.

On peut cependant sérieusement limiter ce risque en prenant un certain nombre de précautions

destinées à se garantir ».

1.7. Le recouvrement précontentieux

En matière de recouvrement, surtout lorsqu’il s’agit de règlement, il est toujours difficile de

faire comprendre aux institutions les difficultés qui peuvent survenir pour recouvrer la créance




amorcée. Ainsi, dans la mesure du possible, le créancier tentera un recours amiable, le créancier

est toujours partagé entre le désir d’agir vite pour recouvrer un impayé et la crainte de perdre un

bon client qui a omis de régler en temps utile par simple négligence ou mauvaise organisation

alors qu’il a l’intention de régler et qu’il dispose des moyens financiers pour le faire. Ce

recours amiable se traduira par ce que l’on appelle la relance.

1.7.1. La relance

Pour ONNAINTY (2003 : 26), l’expérience montre que la meilleure relance possible conjugue

avec celle faite par téléphone et par courrier. Ainsi, le créancier prendra soin de téléphoner au

client quelques jours avant la date d’échéance et dans la conservation, de lui rappeler la

proximité de cette échéance. La relance téléphonique peut se faire après les 8 jours qui suivent

la date limite de paiement Ainsi, une lettre simple est adressée à la suite d’un coup de téléphone

infructueux, et commençant presque toujours par sauf erreur ou omission de notre part, vous

restez à nous devoir un montant de (….) et la lettre est envoyée au service comptable.

1.7.2. La mise en demeure

La mise en demeure constitue le dernier recours à l’amiable. Elle doit être envoyée environ 3

semaines après la date d’échéance de la facture et doit avoir été précédée de plusieurs relances

téléphoniques et d’un courrier simple. Elle doit spécifier la ou les factures concernées (avec

numéro, date d’émission et montant), ainsi que le rappel de toutes les précédentes relances. Elle

doit indiquer qu’elle vaut mise en demeure. Nous nous voyons dans l’obligation de vous mettre

en demeure. Ainsi, selon ONNAINTY (2003 : 27), la lettre de mise en demeure est à la fois la

dernière mesure amiable et la première mesure contentieuse. C’est une amiable puisqu’elle est

faite sans formalités particulières par le créancier. Qu’elle est remise au débiteur sans

intervention d’un huissier, simplement par lettre recommandée avec demande d’avis de

réception.

1.7.3. Avocats et huissiers

Il est évident que l’assistance de spécialistes tels que l’avocat ou l’huissier de justice est

précieuse. Mais le coût de la Justice est élevé, notamment celui des honoraires de ces auxiliaires

de Justice. La question est alors de savoir si la créance à recouvrer est d’un montant

suffisamment élevé pour solliciter leur aide. En effet, l’ordre de payer est donné au client par le

tribunal d’instance ou de commerce, si le client est un commerçant. Cet ordre doit être délivré




par un huissier. Par contre les avocats qui dans la plupart des cas, détiennent « le monopole de

la plaidoirie », leurs services sont souvent obligatoires pour recouvrer certaines créances.

1.7.4. La transaction

On parle de transaction quand il y a contestation, quand on peut raisonnablement craindre que le

débiteur ne soit pas devenu insolvable avant la fin de la procédure ou quand le montant des frais

de justice est disproportionné au faible montant de la créance. Ainsi, il est aisé de transiger par

l’entremise d’avocats. On observera que la transaction peut intervenir à tout moment : avant

l’instance contentieuse, au cours de cette instance, ou même après. Pour éviter les lenteurs et les

incertitudes liées à l’exécution du jugement, le créancier estime qu’il a intérêt à transiger.

En l’absence d’avocats, on peut transiger en se montrant particulièrement prudent et en

procédant ainsi : on se mettra d’accord verbalement avec le débiteur sur les possibilités d’un

arrangement amiable. Par conséquent, les effets de la transaction selon l’article 2052 du code

civil stipule que « les transactions ont, entre les parties, l’autorité de la chose jugée en dernier

ressort ».

1.7.5. Les procédures de recouvrement par mesure conservatoire

Les mesures conservatoires (dictionnaire juridique, 2008) sont celles permettant à un créancier

de conserver ou de garantir un droit ou un bien. Elles ont pour objet de garantir, avant le procès

ou pendant le procès, un créancier contre le risque d’insolvabilité de son débiteur en conservant

un droit ou un bien et sont prévues par la loi n°91-650 du 9 juillet 1991 loi sénégalaise. Ces

mesures sont réalisées soit pour les créances définies par la loi (loyers chèque sans provision)

soit sur autorisation du juge de l’exécution dans les autres cas. D’une manière générale, la loi du

9 juillet 1991 permet à un créancier ne disposant pas de titre exécutoire, de garantir sa créance

par la mise en œuvre.

1.7.5.1. La prescription

La prescription est une fin de non-recevoir qui éteint l’action : au but de peu de temps, la

demande est irrecevable, toutefois ce délai peut être interrompu ou suspendu ; c’est grande

différence avec la forclusion que rien ne peut stopper et qui coupe irrémédiablement court à

toute demande. Selon ONNAINTY (2003 : 239), en matière de créance, il est important de ne

pas perdre de temps. D’abord en raison du risque de prescription, lorsque le délai de




prescription est écoulé, la dette est éteinte. Dans la plupart des cas ce délai est de 10 ans mais si

l’action tend au recouvrement d’une créance ayant fait l’objet d’un jugement de condamnation

la prescription est de trente (30) ans s’il a été rendu contradictoirement.

1.7.5.2. La saisie conservatoire

Envisager la possibilité d’annonce ou de recours à la procédure il s’agit de retenir que par

hypothèse, les invitations au paiement adressées au débiteur à titre de relance ou rappel puis de

mise en demeure sont restées vaines. Enfin, il faut entendre par vertus de la procédure : ses

caractères, propres à faire impression sur le débiteur, qui dès lors on supposera qu’il y a pour lui

plus d’inconvénients que d’avantages à persister dans le non-paiement. Le créancier procède à

la saisie au moyen d’un acte d’huissier de justice signifié au tiers.

1.7.5.3. Les sûretés judiciaires

Selon l’Encyclopédie pratique du droit et des contrats « les sûretés judiciaires sont des garanties

financières constituées par effet de la loi ou par convention au profit d’un créancier et attachées

à sa créance. ». En outre, pour BRAUDO (1996 : 2009), les sûretés sont des techniques

juridiques destinées à assurer le règlement des créances pour le cas où le débiteur ne disposerait

pas de liquidités ou de biens d’une valeur suffisante pour désintéresser l’ensemble de ses

créanciers. Les sûretés peuvent porter sur des biens meubles et sur des créances, comme sur des

biens ou des droits immobiliers. Les sûretés comprennent en particulier, le gage, le droit de

rétention, le warrant, les privilèges. Pour mieux aborder notre l’aspect de recouvrement il est

nécessaire de parler des créances, leur description et définition.

1.7.6. La notion de créance

Le recouvrement des créances commerciales étant une fonction essentielle pour l'entreprise, il

est tout à fait normal que la maîtrise de l'analyse de ce processus qui est lié à cette fonction,

occupe une place prépondérante dans la gestion efficace de l'entreprise. Ainsi, le maillon

essentiel de l’étude, n’est non seulement le processus mais aussi la créance.

1.7.7. Définition de de la créance

Selon BILIAU (2009 :1478), la créance est le droit en vertu duquel une personne physique ou

morale, qu'on appelle le créancier (appelé aussi le prêteur), peut exiger des droits sur un (des)




biens ou un (des) services d'un débiteur, qui peut être une personne physique ou morale, qui lui

doit la fourniture d'une prestation.

Par rapport aux aspects comptables, selon CLERMONT (2014 : 20), au moment de leur entrée

dans le bilan, les créances sont évaluées à leur valeur nominale, quel que soit leur prix

d'acquisition. A l'inventaire, elles sont évaluées à leur valeur actuelle, avec éventuellement

constitution d'une provision pour dépréciation. En comptabilité, une créance liquide est un actif

immédiatement convertible en monnaie.

Par rapport aux aspects juridiques, selon GHESTIN (2009 : 1478), une créance relève du droit

des obligations.

Si une dette est annulée (soldée) la créance équivalant à cette dette est aussi annulée car une

créance qui est détenue par un créancier est toujours équivalente à une dette qui est détenue par

un débiteur.

Selon CLERMONT (2014 : 20), pour parvenir au recouvrement de sa créance le créancier

bénéficie de protections conventionnelles et légales, en particulier lorsque la créance possède un

caractère alimentaire. Aujourd'hui des sociétés privées sont spécialisées dans le recouvrement

des créances qui concernent des personnes ne payant pas leurs dettes.

En revanche le débiteur peut être également l'objet d'une protection, comme c'est le cas de celui

qui se trouve dans une situation de surendettement.

Selon AURIBAULT (2011 : 15), en matière commerciale, le redressement judiciaire a été

institué pour assurer la garantie des emplois, tenter la sauvegarde de l'entreprise et, à défaut

d'avoir pu parvenir au redressement de l'entreprise, pour chercher dans sa liquidation le meilleur

moyen de protéger l'intérêt du ou des créancier(s).

Certaines créances peuvent être vendues. Quand un vendeur vend une créance, les droits

conférés par la créance qui sont stipulés dans le contrat de prêt deviennent alors la propriété de

l'acheteur de la créance. L'acheteur devient le nouveau créancier.

Selon AURIBAULT (2011 : 15), Même si avoir de nombreuses créances indique une forte

activité, cela reste tout de même un manque en trésorerie qui peut s'avérer problématique au

lancement d'une entreprise, et pour les PME principalement. Cependant, pour remédier à ce

problème, nombreuses sont les entreprises qui ont recours à l'affacturage, ou l'affacturage

inversé.




Le but de ces techniques est similaire, à savoir convertir une créance payée à une date x en

"cash" par le biais d'un organisme financier qui supportera à la place du fournisseur le délai de

paiement en échange d'un pourcentage appelé escompte. La différence cependant, c'est que dans

le cas de l'affacturage inversé c'est la réputation (et donc la capacité à rembourser la créance) de

l'acheteur qui est en cause ; le taux de financement obtenu est donc bonifié, et le fournisseur

finance sa trésorerie à moindres frais.

1.7.8. Types de créances

Nous notons quatre types de créances :

créances privilégiées ;

créances chirographaires ;

créances institutionnelles

1.7.8.1. Créances privilégiées

Selon BOCOBZA-BERLAUD (20011 : 65), elles sont garanties par un privilège général sur les

biens mobiliers et immobiliers de la personne physique ou morale déclarée en redressement ou

liquidation judiciaire.

Un créancier privilégié bénéficie d'une garantie (nantissement, gage, hypothèque, privilège,

etc.) qui lui assure une priorité de paiement sur les autres créanciers dits « simples » les

créanciers chirographaires, de son débiteur.

Un privilège peut porter sur un seul bien du débiteur, par exemple un gage sur une machine-

outil ou sur un véhicule. Il peut aussi porter sur un ensemble de biens du débiteur, par exemple

le privilège pour le paiement des frais de justice qui porte sur l'ensemble des biens mobiliers du

débiteur.

1.7.8.2. Créances chirographaires

Selon DE GENTILE (1986 : 171), un créancier chirographaire est un créancier simple, c'est-à-

dire ne disposant d'aucune garantie particulière (privilège, nantissement, hypothèque) lui

permettant d’être payé avant les autres créanciers, sur le prix de vente des biens de son débiteur.

Il dispose seulement, comme garantie du paiement de sa créance, de l'ensemble des biens

présents et à venir de son débiteur.




S'il n'est pas payé, un créancier chirographaire peut faire vendre les biens de son débiteur pour

se payer sur le prix de vente, mais il sera en concurrence avec tous les autres créanciers et

notamment les créanciers privilégiés.

Lors de la vente des biens du débiteur, il viendra après les créanciers privilégiés. Ensuite la

répartition du solde éventuel se fera « au marc le franc », c'est-à-dire que les sommes seront

réparties entre les différents créanciers chirographaires au prorata de leur créance.

1.7.8.3. Créances institutionnelles

Selon GAY (2002 : 38), une créance institutionnelle est une créance, prise en charge par une

entreprise, une organisation, l’Etat etc. ce type de créances ne sont prise en compte que sous

présentation d’un document attestant que la créance est prise en charge par tel ou tel organisme.

La présentation de la prise en charge permet de coordonner avec le client l’ensemble des

dispositions dont il doit faire face ou remplir pour avoir droit aux services dont il a besoin.

Au terme de ce chapitre, il ressort que l'efficacité du dispositif du processus de recouvrement

des créances d'une entreprise dépend de la portée des mesures préventives dont elle s'est dotée,

de l'application des règles de contrôle interne surtout le processus de revenus et de la

préparation de l'entreprise à faire face à la matérialisation du risque. Cela n’est pas un problème

de comptabilité, et pire encore un problème de comptabilité de tiers.

Ce chapitre a mis en relief la compréhension des expressions clés au processus de recouvrement

et nous a permis de centrer notre étude sur l’important du suivi et du contrôle des paiements des

bailleurs.




Chapitre 2 : L’audit du processus de recouvrement des créances

Le recouvrement des créances constitue une source d’entrée significative dans la vie d’une

entreprise. Pour assurer son fonctionnement et sa survie et partant s’affirmer rentable, une

entreprise doit à tout prix maximiser ses recettes. Aujourd’hui encore, le recouvrement des

recettes apparaît comme le nerf des entreprises. C’est compte tenu de cette importance

indéniable des recettes, donc la nécessité de bien assurer leur recouvrement, que nous avons

porté notre choix sur un thème traitant ce sujet afin de mieux cerner le contour.

L’audit permet la révision périodique des instruments dont dispose une direction pour contrôler

et gérer l’entreprise. Les objectifs de l’audit sont dans le cadre de cette révision de vérifier si les

procédures mises en place comportent des sécurités suffisantes, si les informations sont

sincères, les opérations régulières, les organisations efficaces, les structures claires et actuelles.

Ainsi, pour une approche plus claire il est nécessaire de décrire le rôle de l’audit dans

l’élaboration des processus avant d’identifier les différentes étapes de l’audit d’un processus de

recouvrement. Selon IFACI (2004), l’objectif de l’audit est l’expression d'une opinion de

l'auditeur visant les états financiers établis dans tous leurs aspects significatifs en conformité à

un référentiel comptable identifié, et au moyen d'un audit réalisé selon des principes

généralement admis.

2.1. Le concept d’audit des processus

L’audit doit exprimer de manière indépendante une option critique, objectives, constructives sur

une information en se référant toujours à des normes identifiées et prédéfinies. On parle d’audit

externe lorsque l’intervention procède du fait d’un professionnel externe à l’entité visitée. A

contrario, l’audit interne est concrétisé par le salarié de l’entreprise. Selon la norme ISO 2050

« le responsable de l’audit interne doit partager les informations et coordonner avec les

prestataires internes et externes de service ».




Souvent, à tort, le terme « audit » est utilisé pour définir un processus, d’inspection, de contrôle,

de vérification, d’expertise, de conseil de gestion, de simple enquête. Pour avoir une bonne

compréhension du rôle dévolu à l’audit dans l’élaboration des processus et écarter tout risque de

confusion et d’interprétation avec toutes les autres activités voisines. Nous allons, au fur et à

mesure, tenter de retrouver les concepts de base de l’audit et les domaines opérationnels.

Selon MITONNEAU (1977 : 15) « l’audit peut être défini comme l’examen professionnel d’une

information en vue d’exprimer sur cette information une opinion responsable et indépendante,

par référence à un critère de qualité ; cette information doit accroître l’utilité de l’information ».

Un mémoire de processus est un guide pour l’audit qui, à défaut serait obligé de les décrire, il

facilite la mission d’audit si les processus ont été bien conçu.

L’amélioration constante des méthodes est devenue une nécessité compte tenu de l’évolution

des techniques et celle des conditions de marché. Un audit des processus permet de juger leur

efficacité, de leur bonne application et de la formation des processus. Ainsi, il est important de

décrire les concepts de base de l’audit avant de parler des processus qui n’est rien d’autre que

l’audit opérationnel. Nous essayerons de définir l’audit avant de décrire ses concepts.

2.2. La démarche d’audit interne

En audit il existe deux types de méthodes d’approches qui sont :

approche par les risques ;

approche par le contrôle.

La règlementation professionnelle recommande l’approche par les risques.

Selon HAMZAOUI (2008 : 42), au travers de l’approche par les risques, « l’auditeur doit

approfondir, par des procédures d’audit appropriés, l’identification et l’évaluation des risques au

niveau des catégories d’opérations, des soldes, des informations données dans l’annexe et des

assertions, correspondantes pour réduire le risque d’anomalies significatives à un niveau

acceptable ».

L’approche par les risques nécessite ensuite que l’auditeur détermine une réponse approprié aux

risques évalués. A cet effet, il reçoit et exécute d’autres procédures, dont la nature, le calendrier




ou l’étendue entrent en relation directe avec l’évaluation des risques identifiés (Norme ISA 330,

« procédures mises en places par l’auditeur en réponse aux risques évalués »).

La démarche générale d’une mission d’audit s’articule autour des phases suivant :

la phase d’étude ;

la phase de réalisation ou de vérification ;

la phase de conclusion et de suivi du rapport.

2.2.1. La phase d’étude

C’est la phase de préparation de la mission. Elle est enclenchée par une étape consistant en la

prise de connaissance du domaine audité et l’identification des risques et opportunités

d’amélioration. Ces deux étapes constituent le plan de la phase d’étude et permettent à travers

un programme ficelé de définir :

les domaines, fonctions ou activités à examiner ;

les structures (divisions ou services et secteurs) à visiter ;

les interviews à réaliser ainsi que les personnes à rencontrer ;

Elle comprend :

l’ordre de mission ou la lettre de mission ;

la prise de connaissance de l’entité à audité ;

l’identification et l’évaluation des risques ;

et la définition des objectifs (RENARD, 2010 : 217).

2.2.2. La phase de réalisation ou de vérification

Cette phase comprend :

la réunion d’ouverture ;

le programme de vérification ;

le travail sur le terrain ;

l’évaluation du contrôle interne ;

le contrôle des comptes.




2.2.2.1. La réunion d’ouverture

Elle doit se tenir sur les lieux où la mission doit se dérouler car c’est à cet endroit que nous

disposons du maximum d’informations et de documents susceptibles d’être consultés au cours

de la réunion. Elle est présidée soit par le chef de mission ou le responsable de l’audit interne.

Selon LEMANT (1995 : 37) au cours de cette présentation, on expliquera le rôle de l’audit

interne, son positionnement, la présentation de la logistique, la présentation des auditeurs et

audités.

2.2.2.2. Le programme de vérification

C’est l’ensemble des diligences que nous allons mettre en œuvre pour atteindre les objectifs de

notre programme de travail, pour confirmer les forces et faiblesses apparentes. Il indique la liste

des tâches à effectuer comme les questionnaires spécifiques à utiliser pendant les travaux de

terrain, les procédures à employer, les preuves à examiner, la répartition des tâches entre les

auditeurs et le calendrier d’exécution de ces tâches. Selon SCHICK & al (2010 : 118), le

programme de vérification est un document qui procure cinq bénéfices :

il assure le responsable de l’audit interne que toutes ses préoccupations sur les impayés

sont prise en comptes ;

il permet au chef de mission d’évaluer les tâches que cela implique, de les répartir entre

auditeurs et d’établir le planning de la mission ;

il guide les auditeurs et leur évite de déborder ;

il documente le déroulement de la mission et sert de tableau synoptique : qui a effectué

le travail ? quand va-t-il terminé ? comment s’y est-on pris et qu’a-t-on trouvé ? quels

problèmes ont été identifiés ?

il capitalise le savoir-faire du service en servant d’exemple et d’inspiration pour d’autres

missions.

2.2.2.3. Le travail sur le terrain

Cette phase, nous conduira à des conclusions indiscutables et pertinentes en réponse aux

interrogations du management. Il se déroulera conformément au programme de vérification que

nous avons établi. Selon LEMANT (1995 : 77), « les travaux sur le terrain peuvent être des

observations, des rapprochements, des interviews… ». De ce fait nous devons identifier,

analyser, évaluer et documenter les informations nécessaires, utiles, suffisantes, fiables et




pertinentes pour atteindre les objectifs de notre mission. Nous devons aussi fonder les

conclusions et les résultats de notre mission sur des analyses et évaluations appropriées et les

confrontations avec les personnes ressources.

2.2.2.4. L’évaluation du contrôle interne

L’objectif visé est de comprendre et d’évaluer les procédures et de contrôle interne du processus

de recouvrement des créances utilisés par la société pour statuer sur les risques. Selon

RENARD (2005 : 487), « les composant du contrôle interne peuvent être regroupés en cinq

rubriques : les moyens, les systèmes d’information, l’organisation, les procédures, la

supervision ».

Ainsi, nous mènerons des tests de conformité pour s’assurer de la compréhension du processus.

Selon PIGE (2007 : 82), l’auditeur doit observer les procédures en place, leur mode de

fonctionnement, les liens qui existent entre elles et des contrôles qu’effectuent les employés de

l’entreprise. Une première évaluation sera faite sur la base d’un questionnaire et la grille

d’analyse afin de déceler les points forts théoriques et les points faibles du contrôle interne.

Nous procéderons par la suite à des tests de permanence sur les points forts qui nous

permettront de nous assurer de l’application permanente des procédures et d’en mesurer

l’impact réel sur la couverture des risques. Nous tirerons les conséquences de l’appréciation des

procédures en s’appuyant sur les points forts relevés et en renforçant les contrôles substantifs

lorsque des points faibles ont été identifiés. L’évaluation du contrôle interne détermine

l’étendue du contrôle des comptes.

2.2.2.5. Le contrôle des comptes

Partant de la conclusion sur l’évaluation du contrôle interne, l’auditeur effectue un contrôle des

comptes permettant de se prononcer sur les documents de synthèse. La norme NEP-315

« connaissance de l’entité et de son environnement et évaluation du risque d’anomalies

significatives dans les comptes » donne la définition des contrôles de substance « procédure

d’audit mises en œuvre pour détecter les anomalies significatives au niveau des assertions ».

Pendant l’examen des comptes, l’auditeur complète son information avec les outils de

confirmation directe, d’examen analytique, contrôle par regroupement, contrôle physique et




évaluation des principes comptables. Cette phase permet à l’auditeur de fonder son jugement sur

l’ensemble des comptes.

Dans le but de conserver la traçabilité des contrôles, les auditeurs formalisent tous leurs travaux

dans divers documents que sont entre autre :

les « papiers de travail » véritables « brouillons » des auditeurs sur lesquels est consigné

le délai des investigations ;

les « feuilles de couverture » qui résument pour chaque contrôle : l’objectif du contrôle,

sa nature, les résultats obtenus et les conclusions de l’auditeur en charge du contrôle ;

enfin lorsqu’un contrôle atteste d’un dysfonctionnement, une feuille d’analyse des

risques (FAR) synthétise l’opinion de l’opinion de l’auditeur sur cette faiblesse du

contrôle interne. La FAR est appelée également par certains la FRAP ce qui signifie

Feuille de Révélation et d’analyse des Problèmes.

La FAR relate pour le problème évoqué ; les éléments de preuve qui en révèlent l’existence, les

causes avérées, les conséquences réelles ou potentielle et enfin les propositions de

recommandations formulées par l’équipe d’audit pour remédier à ce dysfonctionnement.

2.2.3. La phase de conclusion

Elle comprend :

le projet de rapport ;

la réunion de synthèse ;

le rapport définitif.

2.2.3.1. Le projet de rapport

La rédaction des conclusions s’étale sur l’ossature du rapport d’audit à sa validation. « Un

rapport est un document sensible qui engendre des réactions de la part des audités » (BECOUR,

1996 : 372). Ces réaction peuvent être : acceptations, propositions optimisation, contestation,

reconnaissance ou rejet du rapport.




L’équipe d’audit doit établir les conclusions de sa mission. Dans un premier temps à travers la

construction d’ossature du rapport qui va de support pour le compte final sur site auprès des

audités et de base pour l’établissement du projet de rapport.

Selon LEMANT (1995 : 111) « le projet de rapport d’audit appelé aussi l’ossature du rapport,

élaborée à partir des problèmes sur les FAR et des conclusions figurant sur les feuilles de

couverture pour les points, est l’enchainement des messages que l’auditeur veut livrer lors des

présentations et dans le rapport concluant la mission ».

Le projet de rapport reprend l’ensemble des énoncés des problèmes, classés par thème et suivant

l’ordre des points à faire passer en fonction des faiblesses révélées. Après validation par le chef

de mission, ce projet de rapport est communiqué aux audités en préparation de la réunion de

validation.

2.2.3.2. La réunion de synthèse

Elle est dirigée par le responsable de l’équipe d’audit, et réunit normalement les mêmes

participants à la réunion d’ouverture. Selon LEMANT (1995 : 112), l’objectif de cette réunion

consiste pour l’équipe d’audit « d’ordonner ses idées et de décider de ce qu’elle va dire ». Elle

informe les participants des constats qu’elle a faits et assure de leur bonne compréhension par

les audités, de façon à permettre que des actions correctives adaptées soient mises en œuvre.

Elle permet aux auditeurs de présenter et de discuter du projet de rapport avec toutes les

personnes concernées tout en faisant attention à leur réaction. Cette réunion est déterminante

quant à la valeur ajoutée de la mission d’audit. Suite à cette réunion, les auditeurs établissent le

rapport d’audit définitif.

2.2.3.3. Le rapport définitif

Le suivi de la mission est composé de suivi des recommandations et les actions de progrès.

Selon RENARD (2002 : 287), «de tout temps, les auditeurs internes ont eu le souci de savoir ce

que devenaient leurs recommandations afin de pouvoir mesurer la réelle efficacité de leurs

travaux, suivre les solutions qui sont données à des problèmes dans lesquels ils se sont

totalement impliqués. Le suivi des recommandations et une collaboration entre auditeurs et

audités ».




A la fin de la mission, le service d’audit a en charge le suivi de la mise en œuvre des plans

d’actions.

L’audit a pour finalité d’assister les membres de l’organisation dans l’exercice efficace de leurs

responsabilités. Dans ce but, il leur fournit des analyses, des appréciations, des

recommandations, des avis et des informations concernant les activités examinées. Ainsi la

conclusion d’une mission d’audit dépend de l’analyse de l’entité à auditer et de la qualité des

travaux entrepris. Le respect de la déontologie, des normes de travail, une « approche

systématique » sont des éléments essentiels au bon déroulement de la mission afin de faire des

propositions pour renforcer l’efficacité du contrôle interne. A présent, nous allons définir une

méthodologie à adopter dans de cette étude.

Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude

Dans le modèle classique de la recherche, la phase d'observation est une étape intermédiaire

entre la construction du modèle d'analyse et l'examen des données choisies pour le tester.

L’étude que nous avons menée, nous a permis de connaitre l’environnement à auditer (phase de

préparation d’une mission d’audit interne). Nous avons été conduits à entrer en contact avec

notre terrain dès le début de notre recherche.

Ainsi, pour mieux élaborer la partie pratique de notre étude, il convient de présenter la

méthodologie que nous envisageons d’utiliser.

Selon COLLIN & VALIN (1992 : 23) « Un audit est un examen méthodologique d’une

situation, fait par une personne indépendante et compétente qui s’assure de la validité matérielle

des éléments qu’il doit contrôler. Il vérifie la conformité du traitement des données et émet une

opinion sur la concordance globale de cette situation par rapport aux normes ».

Pour BATUDE (1997 : 22) « la démarche d’audit est spécifique car elle nécessite une

connaissance précise de l’entité et itérative parce qu’elle est toujours précise et complétée au fur

et à mesure que sont obtenues les conclusions des premiers travaux ».

3.1. Modèle d’analyse

Un modèle d’analyse est une représentation schématique de tout ou partie de l’entreprise dans

un langage de représentation approprié (JIMENEZ & al. 2008 : 55).




En règle générale, l’audit formule des recommandations pour la résolution des difficultés de la

mise en œuvre et de l’application des processus. De notre point de vue l’affirmation nous

semble juste car l’approche par les risques adaptés par l’audit vise l’identification et l’évaluation

de tous les risques qui pourraient affecter les processus. Ces risques sont examinés, évalués et

des mesures concrètes et réalisables sont proposées.

Notre approche consiste avant tout à dérouler une mission d’audit du processus de

recouvrement du CESAG, définie selon l’approche d’audit par les risques. Ensuite nous

procéderons à une analyse critique du processus de recouvrement des créances appliqué par le

CESAG et apporter des conseils sur les points d’amélioration décelés.

Le but de la phase d'analyse est de spécifier et définir le système à construire. Les modèles

développés doivent décrire ce que le système doit faire, les besoins.

Il est important pendant cette phase de rester en contact avec les clients, de façon à ce que le

système construit soit conforme à leurs besoins. Au cours de cette phase d'analyse on cherche à

construire des modèles qui nous permettent de mieux comprendre le système (recouvrement des

créances).

Le modèle d'analyse est totalement détaché des problèmes d'implémentation. C'est la définition

de l'analyse : modéliser sans contraintes d'implémentation. La cible est d'obtenir un modèle qui

résolve notre problème dans les conditions idéales. Ainsi le modèle est uniquement orienté

«résolution de problèmes », liée au processus de recouvrement des créances du CESAG. Ce qui

aide aussi pour communiquer avec le client.

Pour une meilleure compréhension de notre approche dans le cadre pratique de notre étude,

nous avons adoptés un modèle d’analyse (tableau n°1). L’adoption de cette approche passe par

la mise en place d’un modèle d’analyse, avant d’émettre des recommandations pour la mise en

œuvre des outils techniques qui permettront conduire le processus de recouvrement des

créances.




Figure 1 : modèle d’analyse

PHASES ETAPES OUTILS

Source : nous même

Préparation

Connaissance du

domaine à auditer sur

le plan théorique et

pratique

Découpage du

processus en sous

processus

Analyse documentaire

Observation physique

Entretien

Questionnaire du contrôle

interne

Réalisation

La finalisation du

programme de

vérification

La réunion d’ouverture

Mise en œuvre des

diligences, outils et

techniques d’audit

Entretien

Question spécifiques à

utiliser sur le terrain

Répartition des tâches entre

Tableau d’identification des

risques

Questionnaire du contrôle interne

Tests d’existence

Grille de séparation des tâches

Tests de conformité Conclusion

La préparation des

conclusions FAR

Action Recommandation Mise en œuvre de de l’audit




3.2. Outils et techniques de collecte de données

Suivant la nécessité, plusieurs outils sont définis par divers auteurs pour réaliser une mission

d’audit, dans le cadre de notre étude, nous utiliserons les outils d’interrogation (interview), les

outils de descriptions (observation physique, narration, la grille d’analyse des tâches, flow

chart), la manuel de procédure, les tests de conformité, ainsi que le tableau de risque. Ces

éléments sont classifiés en outils de collectes et d’analyse de données.

Ainsi, pour collecter les informations sur l’entreprise, l’auditeur procède selon CNCC,

(1998:10) par :

• le questionnaire de prise de connaissance qui est essentiellement utilisé lors de la

phase de prise de connaissance de la mission et il permet ainsi de bien préparer ;

• l’élaboration d’un autre type de questionnaire appelé questionnaire de contrôle

interne (QCI); l’analyse des documents qui consiste à consulter les différents

documents (interne et externe) à l’entreprise. Ces documents sont :

• les organigrammes à analyser ;

• les manuels de procédures ;

• les notes de services ;

• les anciens rapports d’audit ;

• les rapports antérieurs des conseils ;

• les rapports rédigés par d’autres professionnels.

interviews

L’interview consiste à avoir un entretien avec un interlocuteur en vue de l’interroger sur ses

actes, ses idées, etc. et de divulguer la teneur de l’entretien. Selon RENARD (2010 : 336),

«l’interview n’est pas une conversation, ni un interrogatoire dans lequel le rapport serait celui

d’un accusé face à son accusateur. Tout au contraire l’atmosphère d’une interview d’audit

interne doit être une atmosphère de collaboration, il doit être coopératif ».

Elle consiste en pratique lors d’une mission d’audit à se faire décrire la procédure en vigueur à

l’aide d’entretien. Cette description narrative est appelée aussi un mémorandum (RENARD,

1998 :71).




Il s’agit d’une technique de recueil d’informations. Cependant les personnes consternées par

cette interview sont des dirigeants et d’autres membres qui interviennent dans le processus de

recouvrement.

L’interview se fait à l’aide de questionnaire type d’examen, appelé guide d’entretien. Le

planning des interviews est établi à la réunion d’ouverture et validés par les audités.

L’observation physique

L’observation physique est la constatation de la réalité de l’exercice et du fonctionnement d’un

phénomène. Pour une mission d’audit nous allons procéder à l’observation physique de

quelques-unes de ces personnes qui interviennent dans le processus de recouvrement des

créances, dans l’exécution de leurs tâches pour quelques fois corroborer l’exactitude des propos

recueillis. Dans le cadre de ce travail, nous effectuerons une observation directe. Ainsi, les

opérations d’analyse des grands livres de 2011 à 2014, afin de mieux étudier les différentes

créances du CESAG.

Il s’agira aussi, pour nous d’observer :

• Comment s’effectue la facturation ;

• le respect du calendrier des interventions de l’équipe chargé du recouvrement ;

• l’état récapitulatif de la situation des impayées.

Outre les documents, la grille d’analyse des tâches nous sera utile pour observer les différentes

tâches effectuées par les opérationnels.

Le rapprochement

C’est une technique de validation qui consiste à vérifier la véracité des informations

comptables. En confrontant les données bancaires (relevé) au grand livre du CESAG, pour

analyser par la suite les différents écarts appelés suspens. Cette confrontation met en rapport,

l’agent du recouvrement, les comptables, la caisse, la facturation, et les différents chèques émis

et reçu, ainsi que le fichier de recouvrement.




Piste d’audit

Consiste à reconstituer dans un ordre chronologique les opérations, à justifier. Toute

information par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un

cheminement ininterrompu au document de synthèse et réciproquement. L’évolution des soldes

d’un arrêté à l’autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables

doit être expliqué.

La vérification par sondage et l’analyse

La nature des sondages à effectuer dépend de l’objectif recherché, par conséquent avant de

procéder à un sondage, l’auditeur doit clairement expliciter ce qu’il recherche et ce qu’il

cherche à prouver et définir ce qui constitue une anomalie, une erreur, un manquement par

rapport à son seuil de signification préalablement établi.

En utilisant le sondage, il cherche établir dans une population donnée que le taux d’anomalie

existant n’est pas supérieur au taux maximum d’acceptation, ou que les erreurs contenues dans

une population n’excédant pas l’erreur maximale acceptable. De toutes les façons, pour

effectuer un sondage, l’auditeur doit tenir compte de trois éléments principaux, la taille de son

échantillon, le mode de sélection de l’échantillon, et évaluation des résultats auxquels il aboutit.

(BENEDICT & KERAVEL, 1996. CNCC, 1992 ; BUENER, 1991).

L’échantillonnage

Pour s’assurer de la s’assurer de la fiabilité des processus de recouvrement, nous avons collecté

des informations essentiellement auprès de la Direction Financière et comptable (DFC). Cette

Direction est assez représentative dans la mesure où toutes les factures sont faites par le

département.

Selon BRUEL (1998 : 122) « la facturation consiste à présenter un document (la facture)

traduisant en terme la valeur du produit livré ». DIALLO (2003 : 396), complète en disant que

le paiement de la facture doit se faire par chèque ou par bon de caisse respectivement par le

trésorier ou par le caissier.




Ainsi, la collecte des données a été faite par la recherche des pièces probantes pour valider les

différents tests, et par l’administration directe des questionnaires. Cependant, les comptes des

différents clients extraits du grand livre de 2011 à 2014 ont été analysés.

En outre une stratégie de recouvrement efficace passe par un bon diagnostic juridique

économique et financier et une parfaite maîtrise de l’environnement juridique, particulièrement

en ce qui concerne l’entreprise, de la phase amiable aux différentes phases judiciaires. Le

diagnostic de la stratégie de recouvrement préconisée doit passer inévitablement par une

connaissance précise de la situation du débiteur et de son évolution. Le diagnostic juridique

économique et financier doit également caractériser avec fiabilité la créance et son

environnement et rechercher l’étendue patrimoniale du débiteur et de ses coobligés.

C’est pourquoi le traitement c’est l’ensemble des mesures préconisées, visant à améliorer la

situation du créancier et permettant une solution optimale. Depuis la négociation avec le

débiteur et ses coobligées, éventuellement avec les organes de la procédure, il recouvre une

multiplicité d’action.

Questionnaires du contrôle interne

Le QCI est l’outil indispensable pour concrétiser la phase de réalisation de l’Audit. C’est une

grille d’analyse dont la finalité est de permettre à l’auditeur d’apprécier le niveau et d’apporter

un diagnostic sur le dispositif de Contrôle Interne, de l’entité ou de la fonction auditée.

Ce document commence à s’élaborer dès le découpage des tâches élémentaires pour la mise en

place de l’Audit Interne. Il est constitué de questions ouvertes pour laisser les audités vu leur

temps de s’exprimer et de répondre dans l’absolu de a confidentialité cela dans le cadre de notre

travail. Selon RENARD (2009 : 288), il existe un cycle d’appréciation du contrôle interne.




Figure 2 : Cycle d’appréciation du contrôle interne

Source : RENNARD (2004 : 38)

Connaissance du sujet Outils

Identification des risques

Définition des objectifs

Programme d’audit

Découpage

séquentiel

Audité

Choix des

outils

Questionnaire

d Outils

Tests

FRAP

Rapport

Appréciation sur le contrôle interne




La grille d’analyse des tâches

Elle est relative à l’organigramme fonctionnel et hiérarchique. C’est à travers elle qu’on peut

analyser la structure afin de détecter les dysfonctionnements et discerner les réelles causes. Ce

qui revient à mesurer le travail de chacun pour vérifier les cumuls des fonctions et les tâches

incompatibles. Sa lecture va permettre de déceler sans erreurs possible les manquements à la

séparation des tâches et donc d’y porter remède. « Pour chaque tâche, l’auditeur va chercher qui

l’accomplit. A chaque fois que l’auditeur rencontre un personnage nouveau, il indique son nom

en tête d’une colonne et fait une croix en face de la tâche concernée : remplir une grille c’est

donc identifier et mettre des croix » (RENARD, 2010 :359).

La feuille d’analyse des risques (FAR)

La FRAP est le papier de travail synthétique par l’auditeur présent et documente chaque

dysfonctionnement (SCHICK & al. 2010 :125).

Elle est élaborée en tenant compte du tableau des risques. Elle facilite la communication avec

l’audité concerné. « La méthodologie employée consiste à étudier le fonctionnement réel des

opérations ; répéter les constats significatifs, déterminer leurs causes, démontrer les

conséquences et proposer des moyens d’amélioration » (SCHICK & al. 2010 : 125).

L’analyse des données

Toute la documentation relative à la mission d’audit doit être répertoriée et classée par nature.

En règle générale, on distingue quatre types de dossiers :

• Le dossier de synthèse rassemble le rapport définitif, les états financiers relatifs à la

période auditée, le plan d’audit, le budget détaillé ;

• Le dossier annuel comprend le programme de travail, le détail des travaux, les papiers de

travail classés par situation, les documents d’analyse, les notes etc. ;

• Le dossier permanent comporte toute l’information relative à la connaissance générale

de l’entreprise.

Le dossier d’information contiendra toute la correspondance classée chronologiquement,

échangée dans le cadre de la mission d’audit. Ainsi, les données obtenues à partir des différents

outils seront traitées pour obtenir des (forces et des faiblesses), en ce qui concerne les forces,




nous apporterons des outils d’amélioration pour le CESAG. Quant aux faiblesses, nous allons

donner les conséquences et montrer l’impact de ces derniers.

L'objectif général de contrôle interne est de donner une assurance raisonnable quant à la

maîtrise des différents cycles d'activités dont l'analyse du processus de recouvrement des

créances clients. C'est donc par un respect des dispositifs du CI de ce cycle que l'on peut assurer

la maîtrise des activités, face aux exigences de la fonction vente.

Pour ce faire, un audit doit être mené suivant une démarche rigoureuse avec des techniques et

outils idoines. Ainsi les outils que nous avons retenus dans notre étude serviront de cadre

d’appréciation de l’audit de la gestion de recouvrement des créances clients axés sur une

approche par les risques.




La revue de littérature que nous venons de faire à travers la première partie, a permis de

présenter les principes fondamentaux de l'audit du processus de recouvrement des créances au

CESAG.

Du point de vue de l'entreprise, l’audit du processus de recouvrement des créances est un

élément déterminant de la protection du patrimoine et pour l'amélioration de l'image de

l'entreprise. Les défaillances de l'entreprise sont pour une grande partie liées à l'insolvabilité

d'un ou plusieurs clients.

Le recouvrement de créances se positionne donc, comme la solution optimiste, apte à résoudre

les problèmes nés de l'insolvabilité des clients, qui est le principal risque client. Pourtant, cette

technique n'est efficace que lorsque l'entreprise effectue une analyse de son risque client. Cette

analyse permet, à l'entreprise, de mettre en exergue les points de risque dans son

fonctionnement et lui suggère des voies de maîtrise de ces risques.

Par ailleurs, une réflexion plus profonde sur l'optimisation du recouvrement de créances,

pourrait emmener à revoir les aspects de la relation entre l'entreprise et ses clients.

L'entreprise doit-elle continuer à voir le client comme un outil de réalisation du chiffre

d'affaires, ou devrait-elle le considérer comme partenaire. A ce partenaire, elle ne se contenterait

pas seulement d'offrir un service ou un produit, mais aussi un financement ou un aval auprès des

institutions financières pour améliorer son activité.

Cette partie théorique nous permettra de faire une corrélation avec la pratique de notre étude au

sein de notre institution qui est le CESAG.


DEUXIEME PARTIE :

CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE




Tout travail organisé et qui a suivi une méthodologie rationnelle doit initialement être fondé sur

l’analyse des faits. En outre, celui qui veut réaliser un travail pertinent doit en premier lieu être

en harmonisation avec le domaine sujet d’optimisation. Les établissements de formation sont de

plus en plus confrontés au risque client dans la mesure où ils négocient des délais de paiements

avec leurs clients pour le règlement des frais de scolarité. Il est donc nécessaire de porter une

attention particulière sur le système ou la procédure de recouvrement des créances au sein du

CESAG afin de pallier le manque de trésorerie dû aux risques d’impayés.

Ainsi, le but sera de recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation de son travail.

Aussi pour extraire les processus et les traitements suivis dans l’accomplissement des tâches en

question. C’est ainsi, que dans cette deuxième partie, nous allons d’abord faire la présentation

du CESAG dans son ensemble en première lieu avant d’évaluer le processus de recouvrement

de l’entité. En dernier lieu nous asseyons de donner des recommandations pour la bonne marche

du centre en matière de recouvrement de créances.




Chapitre 4 : Présentation du CESAG

Ce premier chapitre de la deuxième partie de notre étude est consacré à la description de

l’existant. La première section présente le CESAG à travers sa mission, ses structures et son

organisation. La deuxième section traite du manuel de procédures élaboré et mis en œuvre dans

l’institution. En outre, une mission d’audit ne peut se dérouler sans la prise de connaissance de

l’entité auditée.

4.1. Historique, mission, valeurs, vision du CESAG

La présentation du CESAG sera faite au travers de son historique, de ses missions, de ses

valeurs et de sa vision.

4.1.1. Historique

Le CESAG est un Etablissement Public International spécialisé dans la formation, le conseil et

la recherche en gestion. Il a été créé en 1985, et placé depuis 1996 sous la tutelle de la Banque

Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) pour le compte des Etats de l’Union

Economique et Monétaire Ouest Africain (UEMOA). Le centre s’est rapidement hissé au rang

des meilleures écoles de management en Afrique. Il constitue aujourd’hui une véritable

alternative aux grandes écoles de management du Nord.

4.1.2. Mission

La mission du CESAG est de contribuer à l’intégration régionale, par la formation, la

consultation et la recherche en management, pour le développement durable de l’Afrique. Afin

de répondre à cette mission, le CESAG s’est engagé dans un processus de repositionnement

stratégique avec pour contrat de performance, d’en faire un établissement d’enseignement

supérieur et de recherche à stature internationale.

Pour ce faire, le Centre s’est doté d’une nouvelle vision, de nouvelles valeurs organisationnelles

et d’une offre pédagogique revisitée et réadaptée aux tendances du marché international. Ces

perspectives sont soutenues par des leviers de performance centrés sur la bonne gouvernance,

l’Assurance-Qualité et la Gestion Axée sur les Résultats (GAR).




4.1.3. Valeurs

Pour répondre à cette mission, nous nous appuyons sur des valeurs telles que le

professionnalisme, l’éthique, la satisfaction du client, le travail et la culture de l’évaluation.

Objectifs et Axes stratégiques

L’objectif du plan stratégique 2013-2017 est de faire passer le CESAG d’un modèle

d’institution de formation professionnelle reconnue régionalement, à un business school de

stature internationale, reconnue dans les meilleurs classements mondiaux. Cette ambition

s’articule autour de (08) axes stratégiques majeurs tels que :

Axe 1 : le développement de la marque CESAG ;

Axe 2 : l’investissement dans la qualité du process « produit » et de l’environnement de

la pédagogie ;

Axes 3 : le développement des activités de recherche et de formation du personnel ;

Axe 4 : le développement des relations avec les entreprises en les alumni ;

Axe 5 : l’accroissement de l’ouverture à l’international ;

Axe 6 : la réorganisation de la formation initiale ;

Axe 7 : la restructuration de la formation continue (CESAG EXECUTIVE) ;

Axe 8 : la reforme pédagogique et de nouveaux programmes dynamiques et de qualité.

4.1.4. Vision

Le CESAG a pour ambition de se positionner comme : « l’école de management africaine, de

référence mondiale, accessible à toutes les couches sociales, intégrée à un réseau d’institutions

prestigieuses, dirigée par une équipe compétente et engagée, laquelle utilise une technologie de

pointe dans un environnement de travail paisible où règnent la transparence et l’équité, pour

mettre à la disposition du continent une élite professionnelle de managers »

4.1.5. Les activités du CESAG

Les activités du CESAG sont essentiellement au nombre de trois :

• formation ;

• consultance ;

• recherche.




Formation

La gamme des formations actuellement dispensées par le CESAG comprend :

• les formations de cycle long (MBA) ;

• les formations de cycle moyen ;

• les séminaires de perfectionnement ;

• les formations en langues étrangères (anglais, français, italien, arabe, allemand,

espagnol, japonais).

Consultation

La consultation au CESAG a pour objectif d’accroître la notoriété du centre dans le milieu

professionnel, contribuer à son autofinancement et adapter de façon permanente ses

programmes et matériels pédagogiques aux besoins des clients.

Recherche

La recherche au CESAG a pour objectif la réalisation d’études et de recherches sur les pratiques

de management international. Elle porte également sur la création, l’adaptation et la diffusion de

nouvelles techniques de gestion capable d’améliorer les performances des entreprises et autres

organisations. Elle vise enfin la création d’une revue en gestion et la diffusion des résultats des

travaux de recherches.

En marge de ses principales activités, le CESAG a également développé d’autres activités pas

directement liées à la formation ou à la consultation mais des activités qui ont trait à des

services comme :

• location de salles et résidence,

• location de fournitures et de matériels audiovisuels ;

• l’autre prestation telle que la reprographie, les tirages et impression.

4.1.6. La logistique d’appui du CESAG

Les différentes activités du CESAG notamment les formations de déroulent avec un important

support logistique composé de :

• 2 laboratoires de langues de 15 boxes chacun ;




• une salle de marché-école bénéficiant des services d'information Reuters ;

• une bibliothèque de 60 places proposant plus de 7 000 ouvrages et 3380 titres, 50

abonnements à des revues scientifiques, 2600 mémoires de fin de formation en ligne, 3

base de données en ligne, et une bibliothèque numérique ;

• un centre audiovisuel doté d’un studio d’enregistrement;

• un auditorium de 280 places avec traduction simultané en 6 langues ;

• 26 salles de cours climatisées de 15 à 60 places ;

• une résidence-hôtelière de 64 chambres climatisées avec Tv ;

• 3 restaurants de 150 couverts chacun ;

• un laboratoire multimédia de langues ;

• 4 laboratoires informatiques de 15, 18, 20 et 25 postes en réseau.

C’est cet ensemble qui fait du CESAG une école différente des autres institutions, en matière

logistique.

4.1.7. Organisation et fonctionnement du CESAG

Les différentes structures du CESAG sont les suivantes :

• le Conseil d’Administration ;

• la Direction Générale ;

• le Secrétariat Général ;

• la Direction de la recherche et de la consultance ;

• la Direction de la formation.

4.1.7.1. Le Conseil D’Administration

Le Conseil d’Administration comprend au maximum douze (12) membres représentants

respectivement :

• la commission de l’UEMOA ;

• le monde des affaires et les chambres consultatives des pays de l’UEMOA ;

• les universités ayant des compétences prouvées dans le domaine de l’enseignement

supérieur et/ou dans la recherche scientifique ;

• les organisations internationales des relations de coopération avec le centre ;




• Il est présidé par le gouverneur de la BCEAO. Le conseil d’Administration est investi

des pouvoirs les plus étendus pour assurer l’administration du centre. A cet effet, il

approuve ;

• les statuts et tout amendement ultérieur, par une décision à la majorité des deux tiers de

ses membres ;

• le programme annuel d’activités et les orientations du centre ;

• le rapport annuel d’activités présenté par le Directeur Général ;

• l’ensemble des règles régissant les activités du centre, notamment en matière

administrative et financière ainsi que dans le domaine de la coopération entre le centre et

les organisations régionales et internationales ;

• les programmes de formation et le statut du personnel.

• De même, le Conseil d’Administration nomme et révoque le Directeur Général.

Tout comme le Conseil d’Administration, le CESAG est aussi, doté d’un Conseil Scientifique et

Pédagogique, consultatif de 11 membres, chargé de la supervision des programmes de

formation et de recherche. Cet organe composé des professeurs des Universités régionales,

européennes et américaines, est chargé d'évaluer de façon permanant le niveau scientifique du

Centre, de formuler des propositions, des observations et des avis sur les activités de formation,

de recherche et de conseil du Centre ;

4.1.7.2. La Direction Générale (DG)

La Direction Générale est assurée par le Directeur Général qui est nommé par le conseil

d’administration sur proposition de son président. Elle organise et dirige les activités du centre.

Ainsi Le professeur Boubacar BAIDARI est nommé Directeur Général du Centre Africain

d’Etudes Supérieures en Gestion à la suite du conseil d’administration extraordinaire qui s’est

tenu le vendredi 15 mars 2013 sous la présidence de Monsieur TIEMOKO MEYLIET KONE ,

Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest, président du Conseil

d’Administration du CESAG.

4.1.7.3. Les Directions

Pour répondre au besoin de suivi et de qualité par apport aux procédures relative en la matière,

pour le CESAG, ce qui autrefois était des Direction, ont eu à être inséré dans les Directions

majeures.




4.1.7.4. Le Secrétariat Général (SG)

Le Secrétariat Général est assuré par le Secrétaire Général qui seconde le Directeur Général

dans la coordination des activités administratives du centre. A ce poste de Secrétariat Général

sont rattachés :

• la cellule du budget et du contrôle de gestion ;

• chargé d’étude,

Selon les nouvelles dispositions, le Secrétariat Général dispose aussi de trois (03) département

qui l’appui au suivi et contrôle des activités.

• Département de l’Administration et des Ressources Humaines, qui coordonne les

activités administratives et scolaire pour se faire il est épaulé par deux (02) ; le service

de gestion des ressources humaines, le service approvisionnement et moyens généraux ;

• Le Département Financier et Comptable, qui a dans son sillon trois (03) services ; le

service finance, le service comptabilité, le service suivi financier et projet ;

• Le Département des Ressources Pédagogique, qui gère quatre (04) services, le service

de la scolarité et de l’admission, service logistique pédagogique, service documentation,

service informatique.

4.1.7.5. La Direction de la Formation (DF)

La Direction de la Formation nouvellement instituée est chargée de gérer et coordonné le

déroulement des formations du CESAG car elle est composée six (06) départements

pédagogiques et une cellule FOAD innovation dont :

• le Département CESAG PRO ;

• le Département CESAG BF-CCA ;

• le Département CESAG Grande Ecole ;

• le Département CESAG Exécutif ;

• le Département CESAG Santé ;

• le Département CESAG Langue ;




4.1.7.6. La direction de la recherche et de la consultance (DRC)

La Direction de la Recherche et de la consultance a été créé dans le but de rehausser l’esprit

LMD (Licence Master Doctorat), elle a pour vocation d’appuyer et d’accompagner les

chercheurs dans leur quête et d’apporté un soutien en matière de conseil aux personnes morales

et physique dans la recherche et l’innovation.

La Direction de la Recherche et de la consultance est composée de deux (02) départements qui

jaugent son étude :

• le Département CESAG Programme Doctoral ;

• le Département CESAG consultance.

4.1.7.7. Le Projet Master Banque Finance (PMBF)

Le Projet Master Banque Finance, est projet autonome chargé de la formation du diplôme de

Master en banque et finance.

4.1.7.8. Le projet Licence en Gestion des PME-PMI

Le projet licence en gestion des PME-PMI, est un projet réalisé en partenariat avec le groupe

TOTAL, pour une formation continue des gérants et entreprenants dans les PME-PMI.

Ce chapitre nous a permis de connaitre le CESAG à travers son histoire, sa mission, ses valeurs

et sa vision et de comprendre aussi son fonctionnement à travers sa structure organisationnelle.

Afin d’atteindre nos objectifs d’étude sur le CESAG, nous avons trouvé utile de présenter le

processus de recouvrement des créances de la scolarité des stagiaires de ladite institution pour

une efficacité de son audit.

Le chapitre suivant est relatif à la présentation du système de recouvrement des créances de la

scolarité des stagiaires du CESAG.




Chapitre 5 : Recouvrement des créances stagiaires du CESAG

Beaucoup d’entreprises doivent faire face à des impayés, c’est pourquoi la procédure de

recouvrement des créances est une procédure essentielle pour aider les entreprises à faire face à

ce type de comportement. Cette procédure concerne aussi les particuliers dont les loyers, les

pensions alimentaires restent impayées. Les créanciers ont alors à leur disposition des

procédures de droit commun et des procédures d’urgence pour y faire face.

Le processus de recouvrement, est l’élément de l’entreprise qui permet d’évaluer sa

performance et sa capacité d’autofinancement.

Ainsi, toutes les entreprises se doivent de faire attention à leurs créances clients sur la réduction

des délais de paiement à 60 jours, risque d’occasionner quelques tensions sur le besoin en fonds

de roulement des entreprises.

Au-delà de la prise en compte du risque client sur les comptes, il est important de doter de

processus efficaces tant en termes de sélection des clients que de recouvrement. Ainsi, nous

allons décrire les différents processus de recouvrement stagiaires du CESAG, avant de voir les

processus au cœur de leurs démarches.

5.1. Les procédures de recouvrement des créances stagiaires du CESAG

Pour mieux orienter notre investigation nous nous sommes appesantie sur le recouvrement

créances stagiaires qui fait office de maillon nécessaire en matière de créance dans un milieu

académique en dépit des autres sources de revenus.

Le recouvrement des créances stagiaires est constitué dans les processus suivants :

le recouvrement des créances de nouveaux stagiaires ;

le recouvrement des créances des anciens stagiaires ;

le recouvrement des créances des stagiaires institutionnel.

5.1.1. Recouvrement des créances des nouveaux stagiaires

Le processus de recouvrement des nouveaux stagiaires passe par différentes étapes de

l’acceptation à l’inscription.




Le nouveau stagiaire, se doit de passer le concours d’entrer au CESAG pour les programmes de

ces exigences et ceux du DESS traitement des dossiers.

Ainsi, chaque étudiant admis reçoit par mail après notification de son admission, sa facture

proforma à partir de laquelle il doit payer avant la rentrée les modalités exigées de ses frais de

formation, sa facture définitive lui parviendra après le premier paiement.

Les différentes étapes de ce type de recouvrement comme susmentionné sont :

vérification de la validation d’admission au CESAG sur le registre des inscriptions ;

envoi du mail d’admission et de la facture proforma ;

facturation ;

règlement financier ;

règlement moratoire.

Le recouvrement des créances stagiaires est exercé par un certain nombre de département, lié à

la régularisation et à l’entré au CESAG.

La procédure de recouvrement, passe au préalable par :

le département académique, qui organise le concours d’entrer au CESAG ;

le service de la scolarité qui prépare les listes des admissions qu’elle transmet au

département financier ;

le département financier et comptable qui établit les factures pro-forma, pour les

admissions et les factures définitives ;

la caisse pour les paiements des tranches et versement de la scolarité ;

le service de recouvrement, suivi des règlements, demande et retrait des dérogations,

contrôle à la porte (voir schéma de la page 63) ;

Caisse et ECOBANK pour paiement.

5.1.1.1. Vérification de la validation de l’admission au CESAG

(service scolarité)

Le système de vérification de la validation de l’admission au CESAG est un ensemble de

procédure et d’enregistrement des données sur une base pour lancer en suite une série de

sélection, après concours.




Ainsi, l’ensemble des participants sont enregistrés sur une base donnée temporaire jusqu’à

l’admission totale. Cette procédure est lancée au début du processus du retrait de dossier, à la

l’admission. Après cette étape si le candidat est admis, il reçoit un mail dans lequel on lui

transfert une facture pro-forma et les modalités de paiement.

5.1.1.2. Envoi de l’admission par mail et de la facture proforma

(service scolarité)

Les lettres d’admission, permettent aux stagiaires de faire part de leurs admissions afin de

pouvoir chercher des bourses pour les stagiaires boursiers et d’identification lors de

l’inscription.

Les stagiaires admis reçoivent par mail après notification de son de leur admission, leurs

factures proforma qu’il sert d’outil de paiement.

5.1.1.3. Facturation (département financier et comptable)

La facturation, permet de définir au client son adhésion au sein de l’institut mais aussi de suivre

les différents paiements des stagiaires, elle vient en complément des reçus de paiement qui en

sont aussi un moyen de suivi et de contrôle de paiement.

Ainsi, comme susmentionné, les nouveaux stagiaires sont facturé après leurs admissions sur la

base de la liste des admis après concours, les factures sont établit à cette pour l’ensemble des

stagiaires admis afin d’avoir confirmation de leur adhésions.

La procédure de facturation permet à l’établissement d’établir une prospection statistique par

rapport à la capacité d’accueil, et un moyen de redimensionner les classes et les espaces

d’études, de façons provisoires et préventives. Pour ce fait, la procédure de facturation après

acceptation du stagiaire et de sa notification à l’inscription s’ouvre ou prend place, la procédure

de règlement financier.

Ainsi, un nouveau reçoit au préalable une facture proforma pour faire valoir de droit d’obtention

du concours.




5.1.1.4. Règlement financier (caisse, ECOBANK)

Après la procédure de facturation, une autre phase liée au processus de recouvrement s’active,

celle du règlement financier, qui s’exécute par les différents modes de paiement, en espèce, par

chèque ou par virement bancaire. Cette procédure, n’est certes pas celle qui définit l’adhésion

du stagiaire dans l’établissement, elle permet à l’établissement dès les premiers versements de

faire une sélection ou un établissement du planning de départ de l’activité académique et

moyens qu’il faut pour l’entame de l’année.

Ainsi, selon ces modes de paiements, les versements en espèces s’effectuent directement dans le

compte de l’établissement au niveau d’ECOBANK, par les différents stagiaires sous

présentation de leur facture préétablie et envoyé dans les boites mails stagiaires avant la rentrée

académique, après vérification de leur admission et confirmation de leur inscription.

Le paiement par chèque est aussi effectué au niveau d’ECOBANK, mais cette catégorie de

stagiaire, est inscrit sous réserves de l’acceptation ou du paiement du chèque par les institutions

financières.

Par ailleurs, les virements se font dans les comptes de l’établissement au niveau de la BCEAO,

qui notifie à l’établissement des versements effectués par virement, par l’envoi d’un état de

virement. Au départ la BCEAO, était la seule Banque qui avait le droit de recevoir des

virements, mais par confusion, certain stagiaire, ont tendance à virer les fonds à ECOBANK,

qui souvent un temps pour répondre à cette requête, cette difficulté, a été mise l’écart pour que

seul la Banque Centrale peut recevoir les virements des différents stagiaires, autre cette

procédure le stagiaire est conduit à faire suivre ses fonds au risque de non inscription.

La procédure de règlement financier, renvoi à une procédure allégée de paiement par moratoire.

5.1.1.5. Le règlement par moratoire (dérogation recouvrement comptabilité)

Le règlement des stagiaires par moratoire est outre le paiement de la totalité des frais de

scolarités, le montant des frais est étalé sur trois tranches dans une période de six (06) mois de

septembre à mars, ce délai se doit d’être respecté par le stagiaire. Vu les difficultés des

stagiaires, c’est disposition ne sont jamais respecté par une catégorie ou l’ensemble des

stagiaires, qui use de fois des fonds pour satisfaire des besoins qui sont pour eux prioritaires.

Ainsi, les délais de paiements se voient dépasser les six (06) accordé pour le paiement.




5.1.1.6. Déroulement du processus de recouvrement des créances des

nouveaux stagiaires (les acteurs du processus de recouvrement des créances

stagiaires)

Figure 3 : procédure de recouvrement à l’inscription

- Département académique

Admission Ajourné

- Service de la scolarité

Nouveaux stagiaires accord d’admission - Département financier et comptable

Présentation de la facture proforma. Changement de la facture proforma en facture

normale.

- Caisse

Règlement des frais d’écolage (minimum exigé à

L’inscription (caisse espèce ECOBANK, virement

BCEAO), copie du reçu de paiement pour régularisation.

- Service de recouvrement du CESAG (suivi des règlements, demande et retrait des

dérogations)

Présentation du reçu de paiement pour suivi et régularisation des frais.

Contrôle au portail des entrées

Source : nous même

Les différentes modalités sont prescrites dans le tableau suivant.

Organisation du concours d’entré au CESAG

Envoi de la facture

proforma aux stagiaires

par mail ou retrait sur

place au CESAG pour

les résidents au Sénégal.

Consultation des

listes d’admission




Tableau 1 : modalités de paiement pour les bénéficiaires de mesures dérogatoires

Frais de scolarité rentrée 2014-2015

PROGRAMMES Montant des frais de

scolarité

Montant minimum

requis à

l’inscription : 50%

Date limite :

30/09/14

2ième Tranche : 25%

Date limite :

31/12/14

3ième Tranche : 25%

Date limite :

30/03/15

1ère année de licence

(LPGEO1+LPTCF1)

1 230 000 615 000 307 500 307 500

2ème année de licence

(LPGEO2+LPTCF2)

1 280 000 640 000 320 000 320 000

3èmeannée de licence

(LPGEO3+LPTCF3)

1 330 000 665 000 332 500 332 500

Master 1 et 2

(MPSG+MPCGF

+MPACG)

1 830 000 915 000 457 500 457 500

MBA

(GP+MS+ACG+GSS

+ES+IGF+GRH+AG)

3 000 000 1 500 000 750 000 750 000

MBA AG MAE 3 030 000 1 515 000 757 500 757 500

MBF 3 530 000 1 765 000 882 500 882 500

Source : CESAG: (2015)

Après les procédures des règlements financiers dont le premier paiement, la première tranche de

50% intervient le processus opérationnels, qui consiste pour l’entreprise, la conception à la

réalisation des produits et des services que l’entreprise fournit à ces clients.




Dans notre cas après le règlement, le service recouvrement délivre des cartes, appelé « carte

d’accès ». Ces cartes font mention de la situation évolutive de paiement des frais de scolarité.

En outre les processus opérationnels comprennent par exemple les achats, la production, la

logistique, la vente et le support après-vente. Le bon fonctionnement de ces processus

conditionne opérationnelle de la société et exige une vigilance toute particulière en matière de

contrôle interne.

5.1.2. Procédure de recouvrement des créances des anciens stagiaires

Tout comme le processus de recouvrement des nouveaux stagiaires, les anciens stagiaires ont

eux aussi des procédures pour leur inscription ou leur départ, c’est-à-dire d’une part ceux qui

sont arrivés à la fin de leur cursus, ceux qui ont été ajournés, ainsi que ceux dont l’année est

faite d’embuche.

Ainsi, le processus de recouvrement des anciens stagiaires passe par :

les vérifications d’usage (procédure du quitus) ;

traitement des quitus ;

facturation ;

règlement financier.

5.1.2.1. Vérifications d’usage et du matériel académique (quitus)

Les vérifications d’usage, sont les contrôles utilisation ou de gestion des biens acquis lors de

l’année académique. Elles sont régulière par suivi et appointement sur un document appelé

quitus.

Le quitus c'est un document qui atteste que vous êtes en règle avec la bibliothèque universitaire,

la résidence d’accueil, les crédits informatiques, la comptabilité, c'est à dire que vous avez

restitué tous les documents empruntés et, éventuellement, remboursé ceux que vous auriez

perdus ou dégradés. Ainsi, que vous avez régularisé l’ensemble des charges que vous avez

contractées au cours de l’année académique précédente.

Il est à noter qu’un quitus non régularisé à quelle poste que ce soit ne peut être accepté pour

inscription ou dépôt de documents de fin de cycle.




5.1.2.2. Traitement des quitus

Après l’étape de vérification d’usage, les quitus sont soumis au service comptabilité pour la

vérification des frais d’écolage et autre service lié à la scolarité. Le quitus n'est libératoire de

responsabilité que pour les actes de gestion dont l'établissement a eu connaissance et qu'elle a

été à même de constater.

Le traitement du quitus est fait en une journée sauf cas exceptionnel de vérification ou plusieurs

à la fois.

5.1.2.3. Facturation

Tout comme les nouveaux stagiaires, les anciens stagiaires reçoivent eux aussi des factures par

le même canal, c’est-à-dire par boîte mail ou lors dès la rentrée académique au CESAG. La

facturation met en relief les frais d’écolage et permet au bailleur de mieux se préparer pour

l’année avenir et ne pas avoir à répéter les erreurs de l’année précédente. Par ailleurs, la facture

est établit sur la base du quitus, du relevé de note, afin de savoir si le stagiaire passe en classe

supérieure.

5.1.2.4. Règlement financier

Pour les anciens stagiaires, le mode de règlement s’effectue en fonction des observations du

quitus, vérifié qu’ils se sont acquittés de leurs dettes en matière d’usage du matériel

académique. Le règlement financier prend effet après vérification et traitement du quitus, c’est

dans cette optique, que les anciens stagiaires ont obligation de régulariser leurs situations en

totalité ou par moratoire.

5.1.3. Procédure de recouvrement des créances des stagiaires institutionnels

Les stagiaires institutionnels sont constitués de l’ensemble des bailleurs prise en charge par une

organisation, l’Etat ou toutes autres institutions. Cette catégorie de stagiaire à un mode de

recouvrement bien plus complexe que les précédents.




5.1.3.1. Présentation et vérification de la prise en charge

La prise en charge est établit par les organisations que sous présentation des factures, à cet effet,

une factures pro forma est établit pour faire valoir de droit, non seulement pour être prise en

charge, mais aussi pour l’obtention d’une bourse dans la mesure ou les budgets des organismes,

bailleurs ne peuvent couvrir ces frais et faire état de rationalisation des dépenses.

5.1.3.2. Etablissement de la facture

Cette catégorie de stagiaire, nécessite un certain nombre de vérification avant l’établissement

des leurs factures dans la mesure où ils sont pris en charge, ils doivent non seulement présenter

les documents attestant de cette prise en charge mais aussi, l’attestation de paiement ou de

bourse.

Au départ, on leur établit une première facture, la proforma pour acceptation de prise en charge

par les organismes. En suite la facture définitive, leur est transmise par mail ou par boite

postale. L’établissement de la facture, respect les conditions précédemment citées, elle est

établit en fonction de la prise en charge et de l’attestation d’obtention de la bourse d’étude.

5.1.3.3. Mise en œuvre de la procédure de recouvrement

Le processus de recouvrement des créances fait partie intégrante d’une bonne gestion de

portefeuille de crédit. Il nécessite une organisation adéquate et efficace et repose essentiellement

sur une collaboration continue entre le chargé de crédit, l’agent de recouvrement et le créancier.

Le recouvrement est un service important pour l’entreprise, il permet à la fois de conserver les

clients et de libérer les fonds pour décaissement.

La procédure de recouvrement du CESAG, prend forme à la rentrée, elle dès le premier

paiement des frais d’écolage, elle est accentuée à la deuxième libération des fonds prescrite dans

les fiches d’engagement. La procédure de recouvrement, se fait en plusieurs étapes selon les

modes de paiement qui sont :

convocation des stagiaires débiteurs ;

relance ;

suivi des relances ;




confection des cartes d’accès ;

contrôle des paiements et des cartes d’accès.

Ces étapes sont réalisées au fur et à mesure que la date butoir de paiement approche, afin que

l’ensemble des engagements soit rempli et que les parties engagées ne soient plongées dans

l’oubli.

5.2. Suivi des compte des stagiaires

Le paiement des mensualités effectuées par les stagiaires ont été crédité dans leurs comptes.

Avant la fin du mois l’agent chargé du recouvrement sélectionne tous les stagiaires qui n’ont

pas payé et les appels pour leurs rappeler l’engagement qu’ils avaient pris. En outre chaque

stagiaire dispose d’un badge et d’une carte d’accès qui fait mention sur le dos de la situation de

paiement du stagiaire, des modalités de règlement moratoire faisant office d’accès dans le

centre.

D’autre part, les engagements qui ne sont pas encore effectué, suite à des difficultés financières

des tuteurs, on le droit dès le premier paiement de demander une dérogation ou un nouvel

engagement, la date de règlement est signée en fonction des prescriptions ou de l’accord du

Département Financier et Comptable.

Ces documents de paiement sont présentés obligatoire aux vigils chaque fois que le stagiaire

veut entrer dans le centre.

5.3. Rapprochement entre la comptabilité, la scolarité et l’agent de recouvrement

L’agent chargé de recouvrement doit, à la fin de chaque mois, faire un rapprochement entre la

comptabilité, la scolarité et lui. Cela va lui permettre d’avoir une situation nette des créances

stagiaires avant le début du mois prochain et de vérifier réellement le paiement.

La procédure de rapprochement, est plus élargie en matière de compte stagiaires, elle est liée

également au système ou moyen de paiement des stagiaires en guise de contrôle donc le

rapprochement bancaire effectué chaque entre les opérations bancaire, réalisé par le centre et

les opérations enregistré par la banque.

Le rapprochement bancaire est la confrontation entre le relevé tenue par la banque et le grand

livre tenue par le centre, ainsi, on met en relief l’ensemble des opérations effectué courant le

mois puis on lève les anomalies appelé suspens. Le rapprochement bancaire ne prend pas fin à




la levé des suspens, il faut une vérification des différents suspens relevé cherché leur origine par

l’entremise de l’ancienne état, rappelé les stagiaires afin ou demandé au responsable de la

facture les souches de reçu, et au chargé de recouvrement les états de paiement s’il y a lieu.

5.4. Les processus au cœur de ces démarche

La mise en place d’un contrôle interne efficace passe par la compréhension détaillée, de bout en

bout, des activités de l’entreprise. A cette fin, la représentation des processus s’impose comme

un outil performant. La cartographie des processus distingue ceux qui :

concernent l’activité principale de l’entreprise ;

assurent un rôle de support ;

remplissent un rôle de pilotage.

Dans une entreprise il faut vendre, acheter, produire et tenir la comptabilité et gérer les

ressources humaines. Il existe différentes manières de représenter et de modéliser une entreprise

et ses processus. Dans une logique de marché on peut, comme l’illustre cet exemple, regrouper

les processus en trois grandes familles :

les processus opérationnels ;

les processus support ;

les processus de direction et de pilotage.

Ce chapitre rappelle essentiellement à la description des processus de recouvrement des

créances stagiaires du CESAG et les processus au cœur de leurs démarches, nous a permis

d’identifier ses différents processus de recouvrement. Cependant, nous avons constaté un besoin

d’audit de ses processus enfin d’identifier les dysfonctionnements d’évaluation leurs forces et

faiblesses.

Une analyse des risques liés au recouvrement des créances, dans cette mesure nous apporterons

à notre étude une proposition de la cartographie des risques de recouvrement des créances, une

séparation des tâches et un test de permanence, qui contribuera à vérifier si les points de

contrôle essentiel ont été effectués.







Chapitre 6 : Mise en œuvre de l’audit du processus de recouvrement des créances du

CESAG et recommandations

Après avoir décrit et cerné les procédures de recouvrement des créances du CESAG dans le

chapitre précèdent, il convient d’identifier, analyser et prévenir les risques existants. Cela se

fera dans ce chapitre selon les trois phases ordinaires d’une mission d’audit interne : la phase de

préparation, la phase de réalisation et la phase de conclusion.

Les travaux de l’auditeur donnent une certaine assurance à la direction sur la pertinence et

l’efficacité de sa politique notamment en matière de recouvrement consiste à analyser les

risques inhérents au processus tel que décrit par l’entité, mais également tel qu’il est pratiqué

par les observations qui découlent de l’examen devraient être d’un précieux apport pour les

dirigeants qui ont commandité la mission.

Notre approche consiste à analyser les processus de recouvrement décrit au chapitre 5 appliqué

au CESAG il y a déjà 6 ans. Faire des tests de contrôle interne, analyser les risques, apprécier

des échantillons des créances de 2011 à 2014. Enfin cette ensemble de risques que nous allons

répertorier sous forme de cartographie pour mieux comprendre et voir les risques majeurs.

6.1. L’audit du processus de recouvrement des créances stagiaires au CESAG

A travers cet audit, nous procéderons à l’identification des risques liés aux différentes phases du

processus, à l’évaluation du dispositif de contrôle interne mis en place. Des tests de conformité

et de permanence seront faits pour renforcer l’efficacité du contrôle interne.

6.2. Prise de connaissance de la société

L’audit ne peut être mis en œuvre auprès d’une entreprise ou d’un groupe d’une manière

efficace et pertinente, qu’après une adaptation aux spécificités et particularités de l’entreprise

contrôlée. Il en résulte la nécessité de s’enquérir de la compréhension réelle de l’activité de

l’entreprise et de son environnement général, ainsi que des spécificités de son organisation.

Le recouvrement des créances stagiaires du CESAG est assuré par le département financier et

comptable. Les créances sont saisies dans le logiciel comptable appelé « SAGE » ainsi que la

comptabilisation des différents opérations. Nous avons procédé à une revue des procédures de




régularisations pour avoir des informations pertinentes sur le contrôle interne de la société. Les

documents mis à notre disposition sont :

les procédures d’inscription ;

les relevés de comptes ;

les rapports de gestion ;

les factures ;

les reçus.

Nous avons pris connaissance aussi sur la base des entretiens avec le chef de service du

département financier et comptable, de l’agent chargé du recouvrement, du service scolarité des

procédures en vigueur et de l’examen de la documentation disponible. Le guide d’entretien

figure à l’annexe N°4 : page 100.

Le CESAG ayant pour mission première l’éducation, nous ne présenterons que les conclusions

liées à l’audit de son processus de recouvrement des créances stagiaires.

6.2.1. Plan de mission et programme de travail

L'auditeur doit planifier l'audit afin que la mission soit réalisée de manière efficace.

Encore appelé « Note d’orientation » ou « Terms of référence », le plan de mission, nous permet

de faire la synthèse des objectifs (généraux et spécifiques) poursuivis et du champ d’action

relatif à la mission d’audit à réaliser.

Selon la norme ISA 300, planifier un audit implique d’établir un plan de mission décrivant la

stratégie générale d’audit adoptée pour la mission et de développer un programme de travail

dans le but de réduire le risque d'audit à un niveau faible acceptable. La planification demande

la participation de l'associé responsable de la mission et des autres membres clés de l'équipe

affectée à la mission afin de bénéficier de leur expérience et de leur apport personnel et de

rendre le processus de planification plus efficace et plus efficient.

Pour notre mission d’audit au CESAG, ce plan se présente comme suit :




Tableau 2 : Plan de mission

Processus audité : processus de recouvrement des créances stagiaires

I. Objectifs généraux de la mission

Auditer le système de recouvrement des créances du CESAG afin de maximiser le niveau de règlement des frais de scolarité des stagiaires institutionnels ou individuels et de réduire le taux d’impayés.

Etudier, vérifier et analyser les différentes étapes du système afin d’aider les

différents responsables intervenants dans ce système à avoir une visibilité des risques y afférents et à prendre des mesures pour leur traitement.

II. Objectifs spécifiques de la mission

analyser les étapes du système de recouvrement des créances du CESAG ; contrôler les différentes étapes de la procédure de recouvrement ; décrire l'organisation et le fonctionnement du système de recouvrement du CESAG ;

collecter et d'analyser les informations disponibles ; le processus de recouvrement des créances stagiaires présente une faiblesse humaine

pour son déroulement, un agent pour l’ensemble du processus. Amener la direction à plus tenir en compte le processus et l’améliorer, en recrutement

et formant les agents déjà admis ou exerçant à l’instant ; identifier les problèmes existants liés au recouvrement des créances ; mettre en place un système de contrôle en amont pour éviter les contentieux formuler des recommandations pour l'amélioration du système de recouvrement des

créances du CESAG ; mettre en place les procédures de recouvrement des créances ; évaluer le système de recouvrement. des créances stagiaires du CESAG en analysant

les différents états financiers.

III. Champ d’action

Pour cette mission, nous allons nous concentrer sur les directions et services suivants :

la direction comptable et financière ; la scolarité.

Documents à consulter :

Le manuel de procédures et autres documents nécessaires seront consultés selon les besoins. Source : nous même




6.3. Analyse des risques

Le but de l’évaluation du dispositif du contrôle interne est d’avoir une bonne vue du processus

étudié au CESAG.

Pour l’évaluation de risque, parmi tant de méthodes existantes, nous allons choisir la méthode

MIRIS (Maîtrise Interne des Risques et Sécurité), proposé par BERNARD & AL (2010 : 82-

87), qui analyse les risques selon la démarche pragmatique en situant les responsabilités sur la

base d’une autosuggestion et de la recherche en commun de la adaptées pour l’amélioration du

processus.

L’évaluation du contrôle interne se fera à travers l’identification des risques (ils sont présentés

dans le tableau des risques TARI qui constitue notre base de contrôle), leurs identifications et

leur hiérarchisation.

6.3.1. Identification des risques de recouvrement des créances

Cette paragraphe vise à recensé les risques qui sont susceptible de nuire au bon déroulement du

processus de recouvrement des créances stagiaires du CESAG. Cette identification est recensée

dans le tableau suivant.

Tableau 3 : Identification des risques de recouvrement

code fonction fonctions code

risque libellés des risques

DR01 division de recouvrement R01.1

risque lié à la procédure inadéquate (non-respect des besoins du client / débiteur due à l'absence de l'éthique et du manque de formation des agents entraînant des conflits.

DR01 Division de recouvrement R01.2

risque lié à l’omission de la liste de certains stagiaires débiteurs due à l’accumulation des dossiers et au manque de main d’œuvre, pouvant entrainer l’oubli de certain dossier admis.


risque lié à l'absence de procédure préventive de paiement avant les délais de régularisations due à la mauvaise gestion des ressources humaines et aux multiples tâches effectuées par l'agent de recouvrement, pouvant entrainer des retards de paiement.





risque lié à la confusion nominative, due aux individus portant le même nom, pouvant entraîner des saisies erronées et des erreurs de pointage lors des contrôles.


risque lié aux erreurs sur le montant de la créance des stagiaires débiteurs, due à la familiarisation agent et stagiaire pouvant entrainer des inscriptions arbitraires et une confusion de la personne.


risque lié au repli identitaire dû à une discrimination raciale, et au système d'accueil des clients entraînant un ralentissement des services.


risque lié au manque de contrôle des tâches à accomplir due à la mauvaise gestion des tâches, pouvant entraîner un laissé aller.


absence de procédures d'identification de tâches due à la mise en place rapide du processus de recouvrement, pouvant entraîner un méli-mélo dans l'accomplissement des tâches.


risque de confusion due aux multiples tâches effectuées par l'agent de recouvrement pouvant entraîner des conflits et malversations.

DF02 division financière R02.10 risque lié aux chèques sans provisions due au défaut de paiement et au manque de procédures, pouvant entrainer une perte financière.

DF02 division financière R02.11 risque lié au défaut de compétence en matière de gestion des litiges due au manque de formation des agents en matière de gestion des litiges.

DF02 division financière R02.12

risque lié au défaut d'optimisation de la gestion des ressources humaines due à la gestion serrée des ressources financières pouvant entraîner une confusion dans les tâches à accomplir.

DC03 division comptable R03.13

risque lié à la réception tardive des données bancaires pour contrôle des versements due à l'envoi tardive de la banque entrainant le ralentissement des procédures de vérification et de contrôle de recouvrement.


risque lié au défaut de vérification de l'exhaustivité des tâches de saisie, d'imputation et de classement due à un délai cours de restitution des données, entraînant un laissé aller.


risque lié à l'absence des procédures d'identification des clients en cas de litiges et de défaut de paiement (adresse et erroné, déménagement etc…) due au manque de mise à jour de la base de données client,




pouvant entrainer une perte financière.

DC03 division comptable R03.16 risque lié à la mauvaise gestion des ressources humaines (démotivation, perte du sentiment d'appartenance, démission à la chaîne).

DI04 division informatique R04.17

risque lié à l'absence de vérification des programmes due au manque de contrôle, pouvant entraîner le ralentissement dans l'accomplissement des tâches.

DI04 division informatique R04.18

risque lié à l'absence du système de reporting des incidents qui sont intervenus dans les programmes due au manque de contrôle permanent, de la division informatique pouvant entraîner un arrêt des activités financière et comptable, qui en dépendent.

DR04 division informatique R04.19

risque lié au retard d’exécution sur les interventions due au manque des agents et à l’oubli des agents exécutant pouvant entrainé un retard d’accomplissement des tâches en relation avec l’outil informatique (comptabilité, recouvrement service financier…..)

Source : nous même

Nous constatons sur la lecture de la matrice, que la majorité des risques que nous avons pu

recenser, sont des risques tolérant sous contrôle d’une part vu l’activité et son importance au

sein de l’entreprise.

D’autre part les risques recensés, sont inacceptables et peuvent être refusé, en mettant en place

un système de prévention des risques, pouvant entraîner une réduction des litiges, conduisant au

maintien de l’activité financière et à la réduction de l’activité.

Nous recommandons une formation des agents en charge du recouvrement dans tous les rouages

du recouvrement, et de la gestion des litiges, pour face aux nombreuses difficultés que l’on peut

rencontrer en matière de recouvrement.

Cette partie nous a permis de comprendre et d’analyser le recouvrement de façon qualitative et

quantitative pour pouvoir apporter des recommandations fiables, pour l’activité. Tout au long de

notre étude, nous ne pouvons pas parler de facilité dans nos investigations, car l’analyse des

risques et une proposition de cartographie nous semble plus ou moins comme un acquis à la

prévention des risques lié au recouvrement. Cette cartographie est utile à la mise en place d’un

processus de recouvrement fiable.




L’audit du processus de recouvrement des créances conduit à la prise en compte des critères

négligés et pas dans la mesure où un nouveau secteur est mis en activité. Le CESAG en matière

de recouvrement, n’est pas encore au point car l’ensemble moyen du recouvrement ne sont pas

encore mis en place.

Ainsi nous ne pouvons pas dire que le CESAG pratique un recouvrement en tant que tel mais un

paiement de frais d’écolage ou de service rendu.

Une rédaction des procédures du processus de recouvrement et de l’ensemble des tâches à

réaliser dans le processus afin que l’agent seul qu’il soit ait un planning d’activité.

6.3.2. Test de contrôle interne et analyse des risques

Pour ce faire il est important de porter des observations de chacun des agents qui participent au

recouvrement par l’administration d’un questionnaire du contrôle interne, la grille de séparation

de tâches, et le contrôle de l’application permanente des processus pour faire des tests sur le

contrôle interne et analyser les risques.

6.3.2.1. Prise de connaissance du contrôle interne du recouvrement du

CESAG

Cette étape de notre investigation, sera analysée à travers les questionnaires du contrôle interne,

la grille de séparation des tâches, le diagramme de circulation des procédures qui nous conduira

à l’élaboration d’une cartographie des risques liés au processus de recouvrement.

6.3.2.2. Le questionnaire du contrôle interne

Nous avons estimé nécessaire de faire le questionnaire de contrôle interne séparément dans la

mesure où les réponses ne doivent pas correspondre. Ainsi, du DFC au recouvrement en passant

l’agent chargé de l’établissement des factures.

L’importance est de limiter les anomalies et désagréments en matière de recouvrement,

l’auditeur se doit d’apporter des conseils et des analyses de risques qui seront recensés.

L’ensemble des tableaux relatifs aux différents tests seront en annexe.




6.3.2.3. Forces et faiblesses du processus de recouvrement du CESAG

Le tableau des forces et des faiblesses, montre les accomplissements et les manquements du

processus de recouvrement.

Tableau 4 : forces et faiblesses

FORCES FAIBLESSES

Comptabilisation des créances du jour au jour.

absence du contrôle régulier des comptes clients.

Les objectifs de recouvrement sont clairement définis.

Le service de recouvrement ne dispose pas d’organigramme clairement défini.

Inciter le client à payer sa dette. Délai de dérogation laissé à l’appréciation du Département Financier et Comptable et non du client.

Les contrôles de début d’année réalisé par la signature du quitus.

La distribution des quitus doit prendre effet en fin d’année.

La culture de risque est intériorisée au sein de l’institut

La culture du risque n’est pas très bien appliquée.

Toutes les tâches exécutées par la responsable chargée du recouvrement sont supervisées.

Les tâches du responsable du recouvrement ne sont pas contrôlées.

La responsable chargée du recouvrement est associée aux activités de contrôles.

La responsable du recouvrement effectue trop de tâche.

La responsable chargée du recouvrement est dotée de moyens financiers et techniques pour bien mener à bien sa mission.

Absence de ressources humaines au service de recouvrement, faute de la multiplicité des tâches effectuées par la responsable du recouvrement.

La responsable chargée du recouvrement met de la rigueur dans la relance et le suivi des créances et les tâches effectuées.

Absence de manuel de procédure de recouvrement.

Le contrôle et le suivi des comptes se font Rapprochement bancaire non regulier.




de façon périodique au moyen des rapprochements des comptes.

La procédure de suivi et de traitement des créances anciennes et douteuses permet un recouvrement efficace et sûr des créances.

Aucun reporting des évènements passé en matière de recouvrement pour lutter plus efficacement à la non régularisation de la créance et survenance des risques quelconque.

Source : nous même

Nous avons constaté un certain nombre de problèmes majeur au CESAG e matière de

recouvrement les contrôle n’interviennent que dans la période prescrite dans les modalités de

règlements remis lors du retrait des dossiers et de la rentrée universitaire, prévue chaque mois

d’octobre.

6.3.2.4. La grille de séparation des tâches

Un des principes fondamentaux et en même temps un des impératifs sur lesquels repose un bon

système de contrôle interne (c’est à dire une des conditions pour la mise en œuvre), est

l’organisation au niveau de l’entreprise L’organisation, quelque soient la taille ou le secteur de

l’entreprise, (annexe 2) : pages 96 repose essentiellement sur :

la règle de séparation des fonctions ;

la règle de division des tâches.

La règle de séparation des tâches vise à ce que chaque personne qui commet une erreur ou une

faute n’a ni la possibilité de la dissimuler ni la possibilité d’en retarder la découverte. Il est en

effet fondamental qu’aucune personne n’exerce à la fois des activités de deux (02) tâches

incompatibles. La séparation de ces tâches est à la base de la fiabilité de tout système de

contrôle interne. Elle permet notamment d’exercer un contrôle réciproque ce qui constitue un

dispositif de sécurité important dans l’entreprise.

Il est à noter aussi que, la grille de séparation des tâches nous a permis de connaître les rôles de

tout un chacun inscrit dans le processus de recouvrement du CESAG.




6.3.2.5. Contrôle de l’application permanente des processus

Le contrôle interne des recouvrements consiste à analyser les risques inhérents au processus tel

que décrit par le centre mais aussi tel qu’il est pratiqué sur le terrain.

6.3.2.6. Les objectifs de l’auditeur

En matière de recouvrement, les exigences sont d’autant plus multiples que le domaine audité. Il

est important ici de faire ressortir les évaluations et les modalités d’enregistrement des créances.

Par ailleurs, nous avons distingué les objectifs généraux et les objectifs spécifiques.

Ainsi, comme objectifs généraux nous devons vérifier la conformité aux exigences du

référentiel de l’entreprise (normes, textes, règlementations, cahiers des charges, spécifications

du client…).

Vérifier que les dispositions organisationnelles (processus et opérationnelles (procédures,

instructions, etc…) sont établies, connues comprises et appliquées.

Vérifier l’efficacité des domaines audités c’est-à-dire son aptitude à atteindre les objectifs.

Identifier les pistes d’amélioration et des recommandations pour conduire l’entreprise vers le

progrès.

Conforter les bonnes pratiques observées pour encourager les équipes et capitaliser ces

pratiques dans l’entreprise.

Les vérifications effectuées en matière d’objectifs spécifiques sont relatives aux différents types

de débiteur aux engagements signés, ainsi, ces objectifs répondent au principe de réalité,

d’évaluation.se traduisant par les objectifs suivants :

• autorisation ;

• sécurité ;

• enregistrement.

Chaque objectif est apprécié en fonction du type de créances et du type d’inscription des

stagiaires.




Tableau 5 : objectifs principaux

Les types de créances

Les objectifs

Nouveaux stagiaires Anciens stagiaires Stagiaires institutionnel

autorisation S’assurer de l’admission des

débiteurs au sein du centre.

S’assurer que les débiteurs admis sont à

mesure de payer. S’assurer de

l’application rigoureuse des processus de recouvrement. S’assurer de

l’établissement de la facture proforma. S’assurer que le

débiteur n’est pas sous réserve.

S’assurer que les débiteurs ont retiré

leurs quitus. S’assurer que les

quitus ont été signés. S’assurer que les

quitus sont traités pour que le débiteur puisse

régler ses frais de scolarité.

S’assurer que le débiteur est pris en

charge.

S’assurer que les débiteurs son prise en

charge. S’assurer que les prises en charge sont fiables.

S’assurer que l’organisation paiera les

frais de scolarité du stagiaire.

S’assurer de l’établissement de la

facture proforma.

sécurité S’assurer de l’envoi de la facture proforma.

S’assurer que les débiteurs acceptent les

conditions d’admission. S’assurer que les tarifs

sont adaptés à leurs bourses.

S’assurer de l’envoi des lettres et des

modalités de paiement aux tuteurs.

S’assurer du règlement des obligations du

quitus.

S’assurer de l’envoi de la facture proforma.

S’assurer qu’il n y a pas de retard de mise en

place du budget. S’assurer de la sincérité

du débiteur.

enregistrement S’assurer que les comptes ont été créés.

Enregistrement des créances.

Vérifier que les comptes ont été mise à jour Enregistrement des créances.

Vérifier que les comptes ont été mises à jour et leurs créations. Enregistrement des créances.

Source : nous même

6.4. Phase d’exécution

Cette phase fait beaucoup plus appel aux capacités d'observation, de dialogue et de

communication. Se faire accepter est le premier impératif de l'auditeur, se faire désirer est le




critère d'une intégration réussie. C'est à ce stade que l'on fait appel aux capacités d'analyse et au

sens de la déduction. C'est, en effet, à ce moment que l'auditeur va procéder aux observations et

constats qui vont lui permettre d'élaborer la thérapeutique. Poursuivant notre image bucolique,

nous pouvons dire que c'est à cette phase que se réalise alors la mission d'audit.

6.4.1. Programme de vérification

Il représente la procédure à adopter pour la mise en œuvre de notre mission d’audit surtout le

déroulement du plan de mission, ceci en termes de document à consulter, des informations à

collecter ainsi que leur période de réalisation. Il a été réalisé selon les exigences de la norme

2240 de l’audit interne de l’IFACI. Ainsi nous allons présenter les tâches relatives à chaque

objectif du plan de mission.

Tableau 6 : programme de vérification

PROGRAMME DE TRAVAIL ET DE VERIFICATION

Domaine à contrôler Poste ou document lies à

l’activité

Objectifs d’audit

Vérifications effectués

Fichier d’admission

et factures proforma

Relevés d’inscription

Etats financiers

Liste d’admission délivré

par la scolarité et relevé

des notes pour les anciens

stagiaires

Compte des stagiaires

Comptes stagiaires

Balance des comptes

- s’assurer que l’ensemble des

stagiaires facturés sont dans les

conditions d’entré au CESAG ;

- s’assurer que l’ensemble des

facturés ont honoré leurs

engagement ;

- s’assurer que les états financiers

sont établis correctement avec la

balance des comptes ;

- vérifier les annexes aux états

financiers et s’assurer que les

rapports ont été effectués ;

- Etablir les lead schudles (actif,

Vérification exhaustive des

admissions

Vérification des bases de

données des inscriptions ;

Vérification arithmétique des

soldes des recouvrements des

créances ;




Débiteurs divers

Suivi des comptes

- stagiaires décédés ;

- règlement en cours de

traitement ;

passif, perte et profit)

S’assurer que ces créances sont

effectives et sont réellement dans

les comptes du CESAG ;

Rapprochement bancaire ;

Pointage ;

Analyse de l’évolution des

reprises de la régularisation des

remboursements ;

Confirmation ;

Rapprochement ;

Pointage.

Création des comptes ;

Ventilation des comptes ;

Tenue des comptes

S’assurer que les comptes

stagiaires sont créés et ventilés de

leur paiement

Evaluation des écarts ;

Contrôle arithmétique des

soldes ;

Rapprochement ;

Pointage.

Source : nous même

6.4.1.1. Les recouvrements amiables

L’impayé survient lorsque votre client n’a pas réglé sa facture à la date convenue. Une facture

est établit suivant un accord de paiement des modalités de règlement sont établit et doivent être

respecté.

Dans la mesure où impayé survient, l’organisation est confronté à une situation où elle doit face

à une décision liée à son client.

Deux solutions de présente :

• les actions de recouvrement amiable ;




• les actions de recouvrement judiciaire.

Les actions de recouvrement amiable ne sont que des stratégies de conservation des clients en

mettant en œuvre des préventions et des rappels, des avis de retards de paiement, par des lettres

de relance, en matière de recouvrement amiable et par des injection de payer en matière de

recouvrement judiciaire.

La technique la plus utilisée en milieu académique est l’action de recouvrement amiable, les

établissements de formation évite des contre publicité de leur mode de management, pour ce

faire ils optent pour la conservation de leurs clients.

Ainsi, les lettres de relance sont envoyées, la lettre de relance revêt un caractère non-

contentieux. Rédigée de manière courtoise, ce courrier permet de faire remarquer au débiteur

que la facture qui lui avait été adressée reste impayée.

Elle peut être envoyée par courrier simple remise à main propre et ne constitue pas un préalable

obligatoire à une future action de recouvrement.

Cette lettre fait état du de paiement ou de l’impayé du montant, elle est toujours établit en

fonction du retard et du non-respect des engagements.

La relance peut être faite sous plusieurs formes, elle est une prévention de non-paiement et

d’impayé. Pour ce faire l’agent de recouvrement se doit d’avoir l’ensemble des renseignements

du stagiaire, qui est en charge des frais de règlement, les adresses des tuteurs, ainsi, les relances,

ne sont pas transmise aux stagiaires mais à leurs bailleurs.

La relance peut être faite par :

• téléphone ;

• lettre de relance ;

• assignation au tuteur.

6.4.1.2. La procédure des recouvrements de créance stagiaire du CESAG

Le recouvrement est mis en œuvre pour palier au problème de trésorerie, rencontré dans le

déroulement des activités comptables. Le recouvrement au CESAG respect une forme de

procédure qui est conçue pour faire face aux situations d’impayé, au retard de paiement et autre.




La procédure de recouvrement des créances stagiaires du CESAG est réalisée en plusieurs

étapes qui sont :

convocation des stagiaires débiteurs ;

la relance ;

coordination des relances ;

conception des badges,

conception des cartes d’accès ;

vérification des cartes d’accès.

lettre de dérogation.

Convocation des stagiaires débiteurs

La convocation des stagiaires débiteurs est réalisée dans la limite des dates de paiement de la

portion des frais à régulariser à cette date. Le responsable du recouvrement, rappel à l’ensemble

des étudiants ayant un impayé ou un retard de paiement de bien passé régulariser leur solde.

Relance

La relance comme précédemment définie, est une procédure qui peut se faire en plusieurs étape

au CESAG les lettres de relance sont établit en trois exemplaire et envoyé à chaque fois que le

stagiaire ne se manifeste pas, rappelant les sommes dues et la date de recouvrement.

Coordination des lettres de relance

Cette étape est réalisée par le chargé de recouvrement qui s’assure que les lettres sont parvenues

au débiteurs et fait une liaison de convocation.

L’agent chargé de recouvrement s’assure de leur destination et de leur distribution pour mettre

en place la procédure de réception des stagiaires dont la situation est critique.

Conception des badges

Les conceptions des badges sont effectuées dès le premier paiement c’est-à-dire le paiement de

la moitié des frais d’écolage.

Conception des cartes d’accès




Les cartes d’accès sont établit selon les versements et font mention de cachets de paiement des

traite 50%, 25%, 25%, cette conception est aussi faite par l’agent de recouvrement.

Vérification des cartes d’accès

Les dates de contrôle sont parfaite établit en fonction des prévisions du centre et des besoins de

la trésorerie, elle ne représente en rien un arrêt de l’accès dans l’enceinte mais une prévention au

recouvrement. Cette vérification est effectuée par l’agent de recouvrement.

Lettre de dérogation

Les lettres de dérogation sont établit en fonction de retard de paiement des stagiaires les

demande de dérogation sont déposé chez l’agent de recouvrement qui les transmets au DFC

pour approbation, et après cette étape, l’agent de recouvrement les distribues.

Analyse

Nous avons constaté tout au long de notre mission que l’agent de recouvrement est engagé dans

plusieurs tâches, qui parfois demande un déplacement de cet agent vers les lieux de contrôle.

Les tâches effectuées par l’agent de recouvrement que nous avons relevées sont :

recouvrement ;

conception des cartes d’accès ;

distribution des cartes d’accès ;

contrôle et vérification des paiements ;

gestion des litiges.

Ces différentes charges fragilisent le recouvrement et peuvent être support de risques de

confusion, les charges effectuées par l’agent de recouvrement ne sont pas des moindres elles

nécessitent de la concentration et de la maitrise de soi pour être effectuées.

La procédure de recouvrement appliqué au CESAG est incomplète car la gestion de litige n’est

pas mise en place et les moyens d’analyse des différents des stagiaires.




6.4.1.3. Analyse statistique des risques de recouvrement des créances

L’analyse statistique nous conduira à la compréhension de l’évolution des créances et à apporter

des recommandations en ce sens. Une analyse statistique est un constat chiffré et schématique

des données recueillies des documents du recouvrement.

6.4.2. Analyse et interprétation de l’état des créances

Cette analyse nous permet de vérifier et de comparer les états de recouvrement sur une période,

avoir une vue sur les écarts de versement entre les différentes instituts au CESAG.

Tableau 7 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2011-2012

INSTITUT MONTANT TOTAL RECOUVRABLE

CESAG

TOTAL ENCAISSE ECARTS DES ENCAISSEMENTS

ISMEO 939 920 000 877 991 807 61 928 193

ISCBF 1 041 745 000 1 018 910 000 22 835 000

ILIF 69 000 000 59 120 000 9 880 000

ISMS 150 000 000 142 340 000 7 660 000

Source : CESAG (2012)

Figure 4 : état des créances 2011-2012

939920000

1041745000

[VALEUR]000000

150000000

877,991807

1018910000

59120000

142340000

61,928193 22835000

9880000

7660000 0

200

400

600

800

1000

1200

ISMEO ISCBF ILIF ISMS

reco

uvre

men

t M

illio

ns

institut

Etat des créances 2011-2012

montant total recouvrable encaisse ecarts





Nous constatons, sur ce graphique, que les créances ne sont pas recouvrées à 100% vu les

différents écarts.

L’état des créances de 2011 à 2012 montres que l’ISCBF, a le recouvrement le plus élevé, cela

peut être dû à différences existantes sur les effectifs. Nous pouvons dire ici que cette institut

dans la mesure du possible propose soit plus de formation que les autres ou a plus de stagiaires

inscrits que les autres instituts.

Les deux premiers instituts ont une forte élévation de leur taux de recouvrement également par

apport à la filière licence, qui n’est pas présente dans les deux autres.

En outre, nous constatons que les écarts positifs sont dus non seulement du fait que le

recouvrement ne soit pas effectifs mais aussi que les prévisions ne reflète pas la réalité c’est-à-

dire que certaine réclamation des étudiants n’aboutissent pas et sont parfois obligés de se faire

rembourser ou de geler leurs avoir pour l’année suivant.

Les écarts de redevance, sont le plus souvent par un abandon des engagements des bailleurs

trouvant que le coup est très élevé, d’autre part les mariages précipités de certaine communauté,

laissant au dépourvu l’apprentissage académique.

Tableau 8 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2012-2013

INSTITUT MONTANT A ENCAISSER

MONTANT ENCAISSE

ENCARTS DES ENCAISSEMENTS

ISMS 108 000 000 138 120 000 + 30 120 000

ILIF 66 365 000 67 365 000 + 1 000 000

ISCBF 1 309 480 090 1 288 309 635 21 170 455

ISMEO 1 014 315 300 959 401 130 54 914 170







Le constat est le même pour l’état des créances de 2012-2013

Tableau 9 : Situation des encaissements globaux des frais de scolarité des étudiants du CESAG 2013-2014

DEPARTEMENTS MONTANT A ENCAISSER

MONTANT TOTAL ENCAISSE

ECART SUR ENCAISSEMENT

CESAG SANTE 114 000 000 91 150 000 22 850 000

CESAG GRANDE ECOLE

421 325 000 318 715 000 102 610 000

CESAG BF-CCA 614 430 000 593 298 701 21 131 299

CESAG PRO 561 585 000 528 924 093 32 660 907

CESAG EXECUTIVE 579 940 000 439 093 000 140 847 000

PROJETS AUTONOME

175 610 000 176 125 000 +515000

MBAIP 163 080 000 82 725 550 80 354 450

ISMS ILIF ISCBF ISMEOmontant a encaisser 108000000 66365000 1309480090 1014315300montant encaisse 138120000 67365000 1288309635 959401130ecarts 30120000 1000000 21170455 54914170

108 66,365

1309,48009 1014,3153

138,12 67,365

1288,309635 959,40113

30,12 [VALEUR]000000 21,170455 54,91417

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Rec

ouvr

emen

t Mill

ions

Instituts

Etat des creances 2012-2013

montant a encaisser montant encaisse ecarts







Nous pouvons dire qu’au détriment des précédentes appréciations, la valeur de la créance est

plus élevée dans les départements présentant des programmes de Master dont le CESAG

EXECUTIF et le CESAG BF-CCA, due à la croissance des effectifs d’une part et des coûts

inférieurs par rapport aux autres départements offrant une formation du deuxième cycle, d’autre

part par le manque d’information des procédures de recouvrement aux bailleurs.

Recommandation

Il est souhaitable, pour le bon déroulement du recouvrement, que des engagements soient non

seulement adressés aux stagiaires mais aussi aux bailleurs car il est préférable, de connaître sur

quelle période, le bailleur pourra payer selon les programmes.

6.5. Phase finalisation

Cette phase exige également et avant tout une grande faculté de synthèse et une aptitude

certaine à la rédaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette dernière période.

L'auditeur va cette fois élaborer et présenter son produit après avoir rassemblé les éléments de

sa récolte : c'est le temps des engagements et de la planification.

-

100 000 000

200 000 000

300 000 000

400 000 000

500 000 000

600 000 000

700 000 000

CESAG SANTE CESAGGRANDE

ECOLE

CESAG BF-CCA

CESAG PRO CESAGEXECUTIVE

PROJETSAUTONOME

MBAIP

lrec

ouvr

emen

ts

departements

état des créances 2013 - 2014

MONTANT A ENCAISSER MONTANT TOTAL ENCAISSE ECART SUR ENCAISSEMENT




6.5.1. Rapport d’audit

Date de l’audit : 03 octobre 2014 réunion de clôture le 31 octobre 2014

Processus concerné : audit du processus de recouvrement des créances stagiaires.

Référentiel(s) : Norme ISO 9001 : 2008 intranet, qualité et ensemble des processus et

procédures du système qualité.

Objectifs de l’audit :

vérifier l’application du ou des procédures concerné(s) pour définir des pistes

d’amélioration

vérifier la prise en compte des pistes d'amélioration indiquées lors de l'audit interne

précédent.

vérifier et soulever la non-conformité majeure signalée lors de l'audit interne précédent.

mise en œuvre des actions correctives et/ou préventives des audits précédents.

6.5.1.1. Compte-rendu pour la Direction

Conclusion

L’audit s’est déroulé dans un climat de confiance entre l’auditeur et les différents audités. Les

entretiens ont été menés sur les lieux de travail habituels des audités ce qui a facilité la

recherche et la présentation des documents pour « bénéfices » de preuves. Les entretiens ont

permis à l’auditeur de comprendre le déroulement des activités des audités, le mode de

fonctionnement des processus de recouvrement.

Ce qui a permis d’orienter les investigations sur des points de questionnements selon la logique

d’amélioration continue du processus de recouvrement des créances stagiaires et d’offrir à

l’auditeur un meilleur aperçu de l’organisation de son établissement d’accueil. Toutefois, il a

fallu à plusieurs reprises établir un consensus avec les différentes personnes auditées pour

valider les différents écarts afin de mieux définir le type de catégorie.

Cet audit a permis de vérifier les procédures et l’efficacité du processus de recouvrement des

créances stagiaires du CESAG.

L’amélioration et sa gestion en terme de mise à jour, d’analyse et d’efficacité et donc de

conformité aux exigences de la norme.




Efficacité du processus et amélioration continue

La prise en compte des constats des audits précédents (mémoires rédigés en matière de

processus de recouvrement) et la mise en place d’actions correctives et curatives permettra

l’amélioration du processus. L’efficacité de celui-ci est à ce jour satisfaisant et la boucle

d’amélioration suit son processus jusqu’à sa mise en place.

Domaines requérant l’attention de la Direction

Les rapprochements bancaires plus précisément les états financiers.

6.5.1.2. Définition des constats d’audit

Non-conformité majeure (NCM)

Absence de manuel de procédure ou encore défaut de mise en œuvre ou de maintien d’une ou

plusieurs exigences du processus de recouvrement des créances, ou situation qui sur la base de

preuves objectives soulèverait des doutes significatifs sur l’aptitude du processus à respecter :

la politique, les objectifs ou les engagements publics du CESAG ;

la conformité aux exigences réglementaires à un processus de recouvrement

applicables ;

la conformité aux exigences du référentiel de l’audit ;

politique de recrutement faible ;

absence de personnel dans service de recouvrement.

Non-conformité mineure (NCm)

L’anomalie causée par la surveillance continue à l’entrée, et les problèmes de virement non

confirmé par la BCEAO à temps, et la réception des chèques sans provision.

Situation indicative d’une faiblesse du processus de recouvrement des créances, qui n’a pas eu

d’impact significatif sur le fonctionnement du processus ou sur la qualité des prestations mais

qui nécessite des actions correctives pour assurer la pérennité et l’aptitude future du processus.

Action curative demandée (ACD)

Manque agents de recouvrements pour la bonne conduite du processus.




Situation nécessitant une correction sans pour autant traduire une défaillance ou une faiblesse

du processus de recouvrement du CESAG, et dont la nature ne justifie pas l’engagement d’une

recherche des causes et d’actions correctives.

Opportunité d’amélioration (OA)

Le processus n’est pas conforme aux critères de l’audit. Le constat constitue une opportunité

d’amélioration pour le processus ou l’institution.

Piste

Le prochain audit devra s’orienter sur la rédaction, l’applicabilité et le respect des procédures de

recouvrement des créances.

6.5.1.3. Référentiel documentaire

Les états financiers des cinq (05) dernières années ;

Les rapports de recouvrement des cinq (05) années ;

Les reçus de paiement.

Norme ISO 9001 : 2008 intranet, qualité et ensemble des processus et procédures du

système qualité.

Norme ISA 300 : planification d’un audit états financiers

6.5.1.4. Synthèse de l'audit

Audit du : processus de recouvrement des créances stagiaires

Procédure d’ « amélioration » (chapitre 8 de la norme ISO 9001 : version 2008)

Audit de suivi : processus de recouvrement des créances

Procédure « maîtrise des enregistrements » et « maîtrise des documents » (chapitre 4 de la

norme ISO 9001 : version 2008).




6.5.2. FAR relative à la transmission de l’information aux stagiaires débiteur

Tableau 10 : FAR relative à l’entretien des stagiaires

Feuille d’Analyse de risques (FAR)

Papier de travail FAR N°1

Risque identifié : mauvaise transmission de l’information aux stagiaires lors de leur

convocation

Constats :

absence et non-respect des engagements par les stagiaires faute de gaspillage des

fonds destinés à la scolarité (usage personnel) ;

un certain nombre de stagiaires présente un comportement d’irresponsabilité.

Cause :

absence de dispositif de contrôle permettant de contrôler l’information auprès des

tuteurs des stagiaires ;

absences de suivi des tuteurs sur leur investissement.

Conséquences :

non-respect des engagements ;

baisse du fonds de roulement de l’institut ;

baisse rendement des stagiaires au cours pour cause d’absence.

Recommandation :

DFC doit mettre en place un dispositif permettant d’avoir une communication directe

avec les tuteurs ;

inciter les parents à pratiquer un suivi de recouvrement créance de leur enfant ;

Etabli par : Armel NDONG Approuvé par : le responsable du recouvrement

Source : nous même




6.5.3. FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement

Pendant notre mission d’audit des processus du recouvrement des créances stagiaires étudié,

nous avons identifiés un problème au niveau du fonctionnement du service de recouvrement. La

FRAP suivant présente le problème.

Tableau 11 : FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement

Feuille d’Analyse de risques (FAR)

Papier de travail FAR N°2

Risque identifié : ralentissement du processus de recouvrement des créances

Constats :

absence et manque de formation du personnel de recouvrement ;

procédure lourde, et instable du processus de recouvrement ;

contrôle effectué sans préavis.

Cause :

manque de personne impliqué dans le processus de recouvrement ;

trop tâche effectuée par le seul agent de recouvrement ;

manque de coordination en le service de scolarité, le service de recouvrement et la

caisse.

Conséquences :

sanction aléatoire ;

discorde entre les différents services ;

démission du personnel en échelle.

Recommandation :

avoir un suivi de recouvrement dans l’ensemble du processus des services impliqué par

le recouvrement des créances ;

embaucher du personnel formé dans le domaine du recouvrement ;

fidéliser le personnel exerçant et formaliser les procédures de recouvrement des

créances.

Etabli par : Armel NDONG Approuvé par : le responsable du recouvrement

Source : nous même




Analyse

Nous avons constaté dans un premier temps que le service du recouvrement du CESAG n’est

pas un service en tant que tel mais un agent détaché de la DFC qui effectue une multitude de

tâches, parfois l’obligeant à quitter son poste comme le montre la grille, sur l’ensemble des

tâches que l’agent de recouvrement effectue.

Recommandation

Après réflexion, il est nécessaire que la division recouvrement soit un service constitué des

agents effectuant des tâches spécifiques, au recouvrement, c’est- à-dire, qu’une personne ne sera

plus chargé d’effectué toutes les tâches mais plusieurs ; la rédaction des lettres de relance ; la

réception des stagiaires ; la distribution des dérogations et le contrôle continue des entrées.

Nous souhaitons aussi, que ce service de recouvrement qui est le plus sensible de l’entreprise est

aussi un agent psychologue qui sera en charge d’établir les relations entre les bailleurs et les

stagiaires. Cette solution que nous proposons permettra dans un premier temps de prévenir et de

géré certain risque lié au recouvrement.

L’agent psychologue rendra l’ensemble des rapports à la direction qui lui transmettra les

solutions et sera chargé de délivrer ou non des dérogations après entretien avec les bailleurs.


CONCLUSION GENERALE




Notre étude nous a permis d’analyser de for en comble les outils utilisés par le CESAG dans le

processus de recouvrement et de mettre en pratique, nos connaissances en matière d’Audit de

Gestion et de déceler les problèmes existants en matière de recouvrement dans l’entité audité.

Cette apprentissage pour nous a été plus que nécessaire, dans la mesure où nous avons délimité

l’approche de l’audit en fonction des risques et de la revue des dossiers soumis à notre

appréciation, certes notre tâche ne fut pas facile dans la mesure où un travail d’audit nécessite

une autorisation des plus hautes instances pour être mené.

Sur ce plan de gestion des risques, nous avons proposé un plan de risque à couvrir pour une

conduite du plan de recouvrement sur la borne des 97% des stagiaires, sur la mise en place des

recommandations proposé et de l’analyse apporté sur le déroulement de notre étude.

Le risque inhérent à cet octroi de crédit s’impose donc aux entreprises qui selon leur taille, leur

profil de clientèle et leur stratégie réalisent un effort plus ou moins grand pour le contrôler. La

gestion de risque client est un paramètre d’amélioration et de maintien de la situation financière

d’une entreprise. En effet, « une bonne gestion des risques favorise l’accélération des flux de

trésorerie provenant des règlements des factures clients, à échéance ou en souffrance »

(DARSA, 2010 : 64).

L’outil essentiel de gestion des risques repose sur la capacité à déceler les anomalies liées au

fonctionnement ou à l’activité des entreprises.

L’audit des processus est l’un des moyens qui peut faire face à de telles situations, prendre en

compte l’ensemble des éléments courant au processus n’est peut-être pas moyen de freiner les

risques, mais de les limités.

Ainsi, face à une telle situation, la nécessité d'opérer de profonds changements afin de rétablir la

rentabilité de l'entreprise se fait sentir. Sans doute, la mise en place d'un dispositif à même de

maîtriser les risques liés au recouvrement contribuerait certainement à l'atteinte des objectifs.

C'est dans ce contexte que nous nous sommes proposé d'évaluer la maîtrise des risques liés au

recouvrement des stagiaires mise en place par le CESAG, en proposant une cartographie des

risques liés au processus de recouvrement.

Il est important ici de noter que la division de recouvrement dans l’accomplissement de sa tâche

de prévention, dans le cadre de l’envoi des lettres de relances ne plus attendre les délais avant

l’envoi des de ces lettres. Le système d’affichage unique ne démontre en rien une prévention car




cette opération se doit d’être individuelle une lettre remise à chaque stagiaire, et un mail aux

bailleurs semble plus qu’efficace à la procédure que nous avons observé durant notre mission.

Notre constat a aussi été fait sur la variation des procédures opérées de 2009 à 2014 ce que nous

a permis de comprendre que le CESAG n’avait pas une procédure de recouvrement formalisée

mais variée selon les observations des autorités.

Cette variation de fonctionnement, présente un risque majeur pour l’agent de recouvrement qui

effectue plusieurs tâches à la fois, dans la mesure où le sentiment de confusion se présente.

Avoir une procédure de déroulement des tâches permet de vérifier plus facilement en cas de

contrôle de vérifier les tâches effectuées et de suivre le fonctionnement des agents.


ANNEXES




Annexe 1 : Organigramme du CESAG

Source : CESAG




Annexe 2 : La grille de séparation des tâches

L’objectif de ce contrôle est de s’assurer que les séparations des fonctions sont effective et bien

ordonnées.

Tâches Natures Acteurs

stagiaire scolarité facturation DFC caissier SDC recouvrement

Retrait du

quitus

A x

Traitement du

quitus

En x

Présentation

des documents

d’admission

C x x

Etablissement

de la facture

pro-forma

A x

Autorisation

d’inscription

A x

Création de

compte

stagiaire

EX x

Etablissement

de la facture

définitive

A x

Paiement de la

première de la

tranche

EX x

Réception des

fonds versés

A x




Emission de la

dette

EX x

Autorisation de

la dette

A x x

Demande de

dérogation

A x

Autorisation de

la dérogation

A x

Réception des

fiches de

dérogation

C x

Contrôle des

reçus de

paiement

C x x x

Contrôle des

renseignements

C x x

Enregistrement

des fiches

En

x

Conception des

cartes scolaires

EX x

Contrôle des

cartes

C x

Conception des

cartes d’accès

EX x

Contrôle des

cartes d’accès

C x

Versement des

exigibilités

x x




Contrôle des

exigibilités

C x x

Contrôle des

réclamations

C x

Source : nous même

A : Autorisation

C : Contrôle

En : Enregistrement

EX : Exécution




Annexe 3 : test de permanence

Le test de permanence permet de vérifier les exécutions réalisées dans le processus de

recouvrement.

Source : nous même

Tâches Natures Acteurs

stagiaire Scolarité Facturation DFC Caissier SDC Recouvrement

Vérification de l’admission

C x

oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non

contrôle et traitement des

quitus

C x


vérification de la facture

pro-forma

C x x


vérification du versement du

montant exigible

A x x


vérification des reçus de paiement

C x x x


suivi des comptes

C x x x

oui non oui non oui non oui non oui non oui non non oui

vérification des comptes créés

EX x


contrôle des comptes

C x x





Annexe 4 : Guides d’Entretien

Guide d’entretien avec le Directeur Comptable et Financier

1. Quels sont les objectifs prioritaires en matière de recouvrement qui vous sont assignés par la Direction Générale ?

2. Pensez-vous que la pratique de l’audit interne a une influence sur la performance de la gestion de recouvrement ?

3. Disposez-vous d’un manuel de procédures pour le recouvrement des créances ?

4. Quels sont les procédures établies dans votre institution concernant la gestion du recouvrement des créances ?

5. Ces procédures sont-elles formalisées en termes de manuel ?

6. Pouvez-vous nous les décrire ?

7. Comment vérifier vous l’application de ces procédures ?

8. Quelles sont les difficultés rencontrées lors de l’exécution de ces procédures ?

9 Quelles sont leurs causes ?

10. Quelles sont leurs conséquences ou leurs impacts

11. Les agents placés sous votre responsabilité ont-ils une notion sur le contrôle interne ?

12. Quelles sont vos suggestions quant à l’amélioration de ces procédures ?

Guide d’entretien avec la responsable chargée du recouvrement

1. Les objectifs du recouvrement des créances vous ont été clairement définis ?

2. Vous disposez d’un manuel de procédure pour l’accomplissement de votre tâche ?

3. Pouvez-vous nous décrire votre procédure de recouvrement des créances ?

4. Existe-t-il un calendrier retraçant les différents périodes de recouvrement des créances ?

5. Le portefeuille client est-il régulièrement mises à jour ?




6. Existe-t-il une remonté de l’information au niveau de la hiérarchie ?

7. Sous quelle forme ces informations parviennent-elles à la hiérarchie ?

8. Quelles sont les difficultés que vous rencontrez lors de l’exécution de votre tâche ?

9. Quelles sont vos suggestions pour alléger ces difficultés ?

Guide d’entretien avec le responsable de la trésorerie

1. Disposez-vous d’un manuel de procédures ?

2. Quelles sont vos attributions ?

3. Les informations émanant du service recouvrement vous parviennent-elles à temps ?

4. Existe-t-il un suivi des clients s’acquittant de leurs créances via les avis de crédit ?

5. Quel est l’impact d’une baisse de recouvrement sur la trésorerie de l’institution ?

6. Quelles sont les actions menées-vous pour y remédier ?

Guide d’Entretien au responsable de la facturation

1. Existe-t-il un manuel spécial adapté au processus de facturation ? 2. Pourquoi a-t-on mis en place la facturation ? 3. Quelles sont vos attributions ? 4. Quelle est le lien existant entre la facturation et le recouvrement ? 5. Sur quelle base le stagiaire est-il facturé ? 6. A quel moment le processus de facturation prend forme ?

Source : nous même




Annexe 5 : lettre de relance




Annexe 6 : facture proforma


BIBLIOGRAPHIE




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