Check-list : organiser une conférence

Voici une check-list des tâches à réaliser lorsque vous

organisez une conférence :

1. ConCeptualiser la ConférenCe

• Se rappeler dans le cadre de quel projet, quelle lutte on organise la conférence

• Définir par écrit les objectifs politiques et organisationnels (nombre de personnes attendues, de nouveaux membres, etc.) afin de pou-voir faire un bilan correct basé sur ces objectifs

• Définir un public cible pour la conférence, décrire ce public cible• Trouver un thème porteur, quasi provocateur, qui intéresse les gens

et qui soit de préférence lié à l’actualité• Définir une période pour la préparation de la conférence. Une

période de trois mois est nécessaire entre la première réunion de préparation et la conférence (durant cette période, il est important de rester attentif à l’actualité)

• Définir le budget dont on bénéficie, les frais nécessaires et les entrées que l’on s’est fixées• Définir et choisir quels orateurs conviendraient et ensuite les classer dans l’ordre de préférence

2. Mettre en plaCe la ConférenCe

• Faire une liste des salles possibles• Réserver une salle au moins trois mois à l’avance pour avoir le choix• Confirmer la présence des orateurs. Les contacter par téléphone, prendre le temps de leur expliquer ce que l’on veut

faire et pendre un nouveau rendez-vous ultérieur pour approfondir• Dès qu’on a confirmé la salle et les orateurs, mettre la conférence sur le site web du mouvement/organisation et

d’autres sites associatifs et des agendas sur internet (bxl.demosphere.eu, http://www.agenda-solidaire.be, etc.) • Faire une ligne du temps avec le groupe organisateur• Répartir les responsabilités. Attention, répartir les responsabilités, pas les tâches. Quelqu’un est responsable de

coordonner certaines choses. Toutefois, dans la mesure du possible chacun aide pour tout • Définir la responsabilité des tâches pratiques comme aller chercher le matériel et ramener le matériel, etc.

Médecine pour le Tiers Monde (M3M) | T. 02/209 23 65 | info@m3m.be | www.m3m.be

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3. préparer la ConférenCe

• Prévoir le fil rouge ! En accord avec l’objectif spécifique du groupe et les objectifs propres de la conférence. Établir un scénario pour la conférence

• Créer un titre pour la conférence• Faire une affiche digitale de la conférence (un mailing). Et éventuellement une affiche papier et des tracts. Bien

mettre le nom de l’organisateur avec le logo en évidence. Si plusieurs associations participent; les citer comme « Avec la soutien de ». Si l’affiche est imprimée, mentionner un éditeur responsable. S’il y a un tract papier, mentionner de ne pas jeter sur la voie publique

• Créer un événement facebook sur la page de l’organisation• Tenir régulièrement les membres de l’organisation de l’avancée de la conférence afin de pouvoir in fine les mobiliser

plus facilement• Faire un plan de la mobilisation et de la pub• Rédiger un court article pour mettre l’eau à la bouche. C’est-à-dire un article de fond dont l’intérêt est de susciter

la curiosité du lecteur en lui donnant envie d’aller à la conférence• Mobiliser: faire la promo sur le terrain, sur internet, par sms, etc. • Faire la promo en plusieurs phases: en variant les messages et les images utilisées pour la promotion mais en gardant

un lien clair avec votre événement• Répartir les tâches le jour de la conférence

- Responsable matériel (aller le chercher et le rapporter) - Responsable stand - Responsable mobilisateur (faire des membres, tenir une liste de contacts) - Responsable aspects techniques - Responsables accueil des orateurs - Responsable caisse et finance - Responsable des photos et du compte rendu

4. le jour MêMe

• Avoir un scénario établi à l’avance. Ce scénario se base sur les responsabilités distribuées à l’avance. Le travail du jour même doit être organisé à l’avance et non pas improvisé sur le moment

• Il est important d’avoir une belle salle, bien illuminée, avec un bon son,...• Ne pas paniquer et ne pas être nerveux, ce n’est pas évident mais la nervosité fait que l’on passe souvent à côté

d’objectifs importants. De plus, si tout a été planifié à l’avance et s’il n’y a pas de choses trop compliquées a réaliser, cela devrait aller

• Respecter au maximum l’horaire• Une fois que la conférence est terminée, il faut continuer à mobiliser les gens qui sont venus pour l’objectif

spécifique. C’est une partie en soit de la conférence pendant laquelle les organisateurs de la conférence doivent tous être mobilisés

• Après cette phase: on organise un drink pour des moments plus informels• Après le drink, ranger et rapporter le matériel

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5. après la ConférenCe

• Si possible poster un petit rapport sur le site web de l’organisation avec quelques photos• Sauvegarder les nouveaux contacts et les inscrire à la newsletter de l’organisation• Faire un bilan de la conférence selon les objectifs établis pendant la préparation• Contacter rapidement (dans le courant de la semaine) les nouveaux contacts ou membres,

les inviter à une prochaine activité, etc.

n o t e s

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