Chère voiture !

A cheter ou louer ? Pournombre d'entreprises,qu'elles soient du secteur

privé ou des secteurs publics, l'achatest et reste encore la seule pratiqueenvisageable lorsqu'il s'agit de com-poser, de renouveler ou d'étendreun parc automobile. Il est vrai quece choix offre une plus grande sou-plesse dans le temps d'utilisationdes véhicules, en même temps –pour le privé – qu'une faculté dedéductibilité fiscale, à l'instar desautres biens mobiliers entrant dansles actifs fixes de l'entreprise.En contrepartie, et cela s'avère d'au-tant plus vrai que le nombre devéhicules composant le parc auto-mobile est grand, la gestion admi-nistrative de ce dernier devient unetâche complexe, exigeant un suivide tous les jours. En outre, une telleformule a également pour corollai-re de ne pas permettre ou, difficile-ment en tout cas, la budgétisationprécise des coûts liés au fonction-nement du parc. C'est principale-ment pour ces deux dernières rai-sons que de plus en plus degestionnaires de flotte font aujour-d'hui appel aux formules dites deleasing.

Financier ou opérationnelLocation à long terme, le leasing sedéfinit aujourd'hui selon deux for-mules que sont le leasing financieret le leasing opérationnel. Dans lapremière, l'entreprise ne financeque la location du véhicule et peutmême envisager son rachat à termede contrat et selon un pourcentageprédéterminé de sa valeur cata-logue.

Le leasing opérationnel, par contre,ne permet pas cette éventualité derachat, est calculé sur une duréeou un kilométrage d'utilisation fixesdu véhicule et inclut tous les fraiset taxes liés à son usage, en ce com-pris les entretiens, la couvertureassurance, la taxe radio, la mise àdisposition éventuelle d'un véhi-cule de remplacement, voire lafourniture de carburants.Parce qu'elle concentre en uneseule prime mensuelle tous lespostes financiers que suppose l'uti-lisation d'un parc automobile, cettedeuxième formule a souvent lesfaveurs des gestionnaires de flotte.Elle peut même, chez certainsloueurs, être déclinée selon unprincipe dit de comptabilisation " à livre ouvert ", lequel permet, enfin de contrat, de juger la manièredont auront été utilisés les véhi-cules loués et de régulariser ainsi,à la baisse ou... à la hausse, lesmontants versés pendant la mêmepériode.

En connaissance de cause À côté des sociétés de leasing tra-ditionnelles, offrant le choix entreplusieurs marques de véhicules,de plus en plus d'importateurs pro-posent aujourd'hui également dessolutions de location. Ces derniersse limitent alors très logiquement àla mise à disposition de leur(s)marque(s) et modèles, même si onconstate, depuis quelque temps,que ces loueurs, appelés "captifs",élargissent leurs horizons et pro-posent des produits "concurrents"afin de renforcer davantage leurrelation avec la clientèle.

Qu'elle soit un élément de la politique salarialeou un véritable outil de travail, la voiture faitaujourd'hui partie intégrante de majoritéd'entreprises. Son mode d'acquisition et lagestion des frais liés à son utilisation pèsentsouvent lourd dans les budgets. Une raisonévidente, s'il en fallait vraiment, pour analysertoutes les solutions existantes dans le domaine.

Profacility Guide 2005 67

Immobilier 07

Relocalisation & Déménagement 13

Aménagement & Office Design 19

Facility Management 29

Gestion technique & Maintenance 39

Sécurité et sûreté 45

Nettoyage & Entretien 49

Restauration 55

Office Management 61

Fleet Management 67

Le choix de l'un ou l'autre type de pres-tataire incombe donc à chaque entitéselon sa volonté d'uniformiser ou non leparc et, de façon plus pragmatique,selon ses... budgets. Ce ranking demarques et modèles, mais égalementleur affectation à des fonctions biendéterminées, sont deux éléments quipourront notamment composer ce que,

dans le jargon du métier, on nomme la"car policy".Cette dernière n'est, ni plus ni moins,que le règlement d'utilisation d'une voi-ture de société. De fait, remis à chaquetravailleur se voyant octroyer un véhi-cule par son employeur, ce documentdéfinit les règles, obligations et inter-dictions, fixées par l'entreprise pour

une utilisation correcte de la voiturede société. Il n'existe toutefois aucuneréférence quant à la manière de réaliserune "car policy". Celle-ci dépend en faitdes objectifs et de la politique de l'en-treprise. Il faut seulement garder à l'es-prit que plus la politique sera détailléeet moins il y aura ultérieurement dedifficultés liées à certains problèmesou à des malentendus inhérents à l'usa-ge du véhicule attribué.

Outsourcing et consultance Parce que le temps est un bien infini-ment précieux, certaines entreprisesvont encore plus loin dans la gestion deleur parc automobile. Ainsi, plutôt quede faire assumer en interne les diffé-rentes tâches administratives qu'im-plique le fonctionnement optimal d'uneflotte de véhicules, elles en confient laresponsabilité à un partenaire extérieur. La gestion d'un parc de véhicules peuten fait se subdiviser en quatre sous-domaines : l'aspect financier, le voletopérationnel, la logistique et la poli-tique du personnel. Suivant la taille dela flotte, ils peuvent être assumés parune ou plusieurs personnes. C'est jus-tement cet aspect de gestion qui amènenombre de directions d'entreprise àenvisager d'en déléguer tout ou partie àune société spécialisée. Un autre argu-ment, de nature émotionnelle celui-là,plaide également en faveur de cetteforme d'outsourcing : la seule méthodeobjective pour déterminer le mode d'ac-quisition et le type de voiture, ainsi quel'éventail de services, consiste à aborderces questions avec un esprit impartial etouvert. Ce qui n'est pas toujours évi-dent pour un gestionnaire de flotteemployé par l'entreprise...Mais une société de leasing est-elleseule à pouvoir assumer la gestion exter-nalisée d'une flotte de véhicules ? Pasdu tout. Et d'ailleurs, pour éviter que ceprestataire ne soit confronté à l'un oul'autre "dilemme commercial", certainesentreprises font aujourd'hui appel à desbureaux de consultance en gestion deflottes, pouvant faire montre, quandc'est nécessaire, d'un degré de neutralitéet d'objectivité plus élevé que le loueur.

Bien assuré, mais à quel prix S'il est, avec la facture de carburant, unposte qui peut peser lourd dans le bud-get de fonctionnement d'une flotte, c'estassurément celui consacré aux assu-rances. Pratiquement tous les loueursproposent une couverture pour le véhi-cule et ses occupants. Une facilité, cer-tainement, mais ne vaut-il pas mieuxtenter de négocier directement avec les

Fleet Management

Les véhicules modernes exigent des entretiens demoins en moins fréquents.

La gestion administrative d’une flotte automobile de taille devient une tâchecomplexe, exigeant parfois un suivi de tous les jours.

compagnies d'assurances ? Au dire desloueurs, leur poids en termes de contratsleur permet de garantir les meilleurstarifs. Un argument qui ne satisfaitcependant pas les gestionnaires de flot-te souhaitant non seulement pouvoirchoisir librement leur contrat, maisaussi être défendus, en cas de problème,par un courtier qui sera peut-être plusacquis à leurs intérêts.Si l'on opte pour cette seconde formu-le, il faut cependant faire attention auxclauses d'indemnisation en cas de

sinistre survenant durant la premièreannée. En effet, certains contrats pré-voient une indemnisation sur la base dela valeur neuve du véhicule, d'autresappliquent une décote de "vétusté" à partir du treizième mois. Bien enten-du, la prime sera calculée en consé-quence.Il faut également souligner que de plusen plus de loueurs décident de prendreà leur charge les dommages matérielsoccasionnés aux véhicules leur appar-tenant. Ils organisent cela en réclamanttous les mois une provision financière.Ainsi, ils ne doivent plus souscrired'omnium auprès d'une compagnie d'as-surances, la provision constituée leurpermettant, le cas échéant, de financerles dégâts survenus. Cette façon de faireremonte à 1992, date à laquelle les taxessur les primes omnium avaient étérevues à la hausse, avec les consé-quences que l'on imagine sur le montantdes primes. Cet exemple a conduitquelques grandes entreprises à opterpour cette formule, devenant ainsi leurpropre assureur.

Comme on peut le constater à la lectu-re de ces quelques lignes, de par lesimplications financières qu'elle peutavoir sur le fonctionnement même d'uneentité, la gestion d'un parc automobile,quelle que soit sa taille, nécessite uneétude réellement approfondie. Nécessitéd'autant plus impérieuse que la règlegénérale n'est ici pratiquement jamaisd'application, chaque flotte, ou plutôtchaque entité, ayant ses spécificités.

Daniel LABOURS ■

Profacility Guide 2005 69

En matière de véhicules de sociétés, il existe assez peu de textes législatifsrégissant leur utilisation par les travailleurs. On peut néanmoins dégager certainestendances générales. Est-il possible, par exemple, de prêter son véhicule desociété ? La réponse est non dans la majorité des cas. La jurisprudence en lamatière fait même état de licenciement pour faute grave suite à un accidentsurvenu lors du prêt de la voiture à un ami sans autorisation. Cela étant dit, laplupart des employeurs font souvent une exception pour les membres de lafamille. Si la personne qui se trouve derrière le volant est autorisée à s’y trouver par lerèglement de travail, c’est l’employeur qui est tenu pour civilement responsable.Du moins si le sinistre survient durant les heures de travail. Car si ce n’est pas lecas, l’employeur n’est pas tenu responsable civilement des dégâts occasionnés.Ici aussi, mieux vaut vérifier le contrat propre à chaque société, car l’assurancedégâts matériels couvre généralement le véhicule pendant et en dehors desheures de travail dans le cas d’une voiture de fonction. C’est moins souvent le caslorsqu’il s’agit d’un véhicule destiné à n’être utilisé que durant les heures de travail.Notez également que l’employeur peut se retourner contre l’employé en cas defraude, de faute grave ou de faute légère répétée. Enfin, si, par définition, la voiture de société fait partie intégrante du salaire del’employé, l’employeur ne peut confisquer le véhicule ou le remplacer par un autrede plus petite taille sans motif valable. Il n’en va pas de même lors d’un congémaladie ou de maternité de longue durée. Dans ce cas, en effet, le paiement dusalaire s’opère via l’organisme de sécurité sociale, ce qui autorise l’employeur àdemander la restitution du véhicule de manière temporaire.

Liberté... conditionnée

Informations clésContribution ou avantage ?

Dès qu'un travailleur dispose d'une voiture de sociétéet qu'il peut l'utiliser gratuitement pour sesdéplacements privés, cela devient un avantage ennature entraînant le paiement de taxes spécifiques.Est-il plus intéressant, pour l'entreprise, d'adopteralors le principe de la contribution personnelle du travailleur ou celui de l'avantage en natureimposable ? Il est évident que la contribution personnelle dutravailleur représente un gain pour l'employeur.Rappelons qu'il n'y a pas d'avantage en natureimposable lorsque le montant de la contribution

personnelle est égal ou supérieur à l'avantage calculé.A l'inverse, si l'on opte pour le principe de l'avantageen nature, le coût sera plus réduit pour le travailleur,puisque limité à la seule taxation et plus élevé pourl'employeur. Il n'est donc pas étonnant de constaterque la formule de la contribution personnelle estsouvent utilisée lorsque l'employeur désire réduire sesfrais, par exemple lorsqu'il faut attribuer une voiture desociété à un assez grand nombre de travailleurs.À l'inverse, si l'attribution d'une voiture de société estconsidérée comme une forme de salaire, fiscalementintéressante, l'entreprise choisira bien souvent lasolution de l'avantage en nature.

Sites utilesUn gestionnaire de parc automobile est régulièrement confronté à des interrogations ou à des problèmesparticuliers. Pour y trouver réponse, il peut, entre autres sources d'informations, consulter les deux sites suivants :

www.fleet-business.comCe site est celui de Fleet & Business, magazinedestiné aux gestionnaires de flotte et qui les informesur la fonction de fleet-owner grâce à des articlesalliant théorie et pratique, des témoignagesintéressants et des interviews d'acteurs du secteur.

www.2fleet.comCe portail international propose une fouled'instruments et d'informations utiles pour assister legestionnaire de flotte dans ses diverses tâches.

"La gestion d'un parcautomobile, quelle que

soit sa taille,nécessite une étude

réellementapprofondie"