Collaboration et gestion des données et contenus dans la transformation digitale

Denis MEINGAN Directeur Associé +33.(0)6.98.80.20.02 [email protected]

Collaboration et gestion des données et contenus dans la transformation digitale

Rencontres internationales de la Conduite du Changement

24 septembre 2014

Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 2014

Sommaire

1.  La transformation digitale et ses principaux mythes 2.  L’enquête avec l’EMLYON sur la mise en œuvre des

RSE et une proposition d’approche d’implémentation 3.  L’enquête avec l’EBD sur la gestion des contenus et

des données et des propositions d’amélioration 4.  Eléments pour définir et mettre en œuvre la

transformation digitale

2


LA TRANSFORMATION DIGITALE ET SES PRINCIPAUX MYTHES

3


Principaux mythes autour de la transformation digitale

4

1. Centrée sur la l’expérience client

2. Présentant un nouveau nom pour l’informa9que

3. Nécessitant un changement de culture pour sa mise en œuvre


En fait, la transformation digitale est partout…

5

1

• Entreprises • Collec.vités territoriales • Hôpitaux • …

Organisa9ons

• Tradi.onnels • Digitaux • Mixtes

Modèles d’affaires

• Opéra.onnelles • Support • Contrôle

Ac9vités


La transformation digitale est l’étape actuelle de la numérisation des activités des organisations…

6

1965

1990

1995

2000 2005

1980

2010 Transformation digitale

Informatique (Automatisation) •  Approche : Analyse fonctionnelle et organique •  Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données •  Technologie : Mainframe

Système d’information (Modélisation) •  Approche : Méthode de conception •  Logiciel : Base de données relationnelles •  Technologie : Minis / Micros

Progiciel (Gestion de projet) •  Approche : Paramétrage et adaptation •  Logiciel : ERP •  Technologie : Réseaux locaux

Groupware (KM) •  Approche : Conception itérative •  Logiciel : Lotus Notes / Exchange •  Technologie : Client - Serveur

Web (CRM) •  Approche : Design •  Logiciel : Intranet / Extranet •  Technologie : Internet

Web 2.0 (Entreprise 2.0) •  Approche : Méthode agile (SCRUM) •  Logiciel : Blog / Wiki… •  Technologie : Saas / Mashup

Social Business (Individualisation) •  Approche : Utilisation sans conception •  Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise •  Technologie : Terminaux mobiles / Cloud

2


… mais elle fait aussi intervenir des approches et technologies différentes de celles de l‘informatique

7

Collaboration

Infrastructure Fonctionnement

•  Mobilité •  Paiement NFC •  Imprimante 3D •  Géolocalisation •  Cloud •  Objets Intelligents et/ou connectés •  Equipements autonomes •  Drones

•  Big data / Analytics •  MOOC •  Web TV •  Visualisation des données et des

informations (Dataviz / Infoviz) •  Gamification

•  Médias sociaux •  Plateformes m-commerce •  Identité numérique •  Social CRM •  Décision temps réel •  Marketing multicanal

Internet

Expérience client

•  Portails •  Digital workplaces •  Search Based Applications •  Réseaux Sociaux d’Entreprise •  Ateliers digitaux •  Web Conferencing

2


Même si la transformation digitale est un changement transformationnel…

8

3

• Cible : connue • Etendue : limitée • Profondeur : faible • Rythme : progressif • Mode de ges9on : imposé ou co-‐construit

• Planifica9on : ponctuelle

Changement incrémental

• Cible : connue pour l’essen.el • Etendue : variable • Profondeur : forte • Rythme : rapide le plus souvent • Mode de ges9on : imposé • Planifica9on : globale

Transi9on • Cible : inconnue pour l’essen.el • Etendue : large • Profondeur : forte • Rythme : rapide • Mode de ges9on : co-‐construit • Planifica9on : par séquence

Transforma9on


…sa mise en œuvre peut s’adapter à une modification progressive de la culture

9

3

Cible organisa9onnelle et comportementale définies

Nouvelle organisa9on et nouveaux comportements mis en place

Résultats business aNeints

Culture transformée

Capacité de changement de l’organisa9on augmentée


Au final, la transformation digitale est un concept parapluie…

10

…qui synthétise l’approche d'utilisation par les organisations des technologies numériques existantes et à venir pour leurs différents besoins. Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à celles-ci des voies à des manières différentes de : •  se positionner par rapport à leurs parties

prenantes ; •  déployer leurs différentes activités internes

et externes ; •  mobiliser leurs collaborateurs.


L’ENQUETE AVEC L’EMLYON SUR LA MISE EN ŒUVRE DES RSE ET UNE PROPOSITION D’APPROCHE

D’IMPLEMENTATION

11


Objectifs de l’enquête avec l’EMLYON

12

Rela9ve maturité des RSE

Absence de bilan de mise en œuvre

Iden9fier les approches, les démarches, les

disposi9fs de RSE mis en place et leur mode

d’appropria9on


Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE)

13

La liste présentée ici n’est pas exhaustive. Par ailleurs, tous ces outils ne sont pas équivalents en termes de couverture fonctionnelle


Principales fonctionnalités des RSE

14

Pilo

tage

•  Profil (coordonnées, compétences, centres d’intérêt…) •  Mise en relation •  Abonnements •  …

•  Confidentialité •  Membres •  Tâches •  …

Gestion des profils et du réseautage

Gestion des communautés

Individus

Communautés

Flux d’activité

•  Sta

tistiq

ues

•  Ana

lyse

de

rése

au

•  Tab

leau

x de

bor

d •  …

•  individu •  com

munauté

•  global •  …

Discussions

Partage de ressources

Production de contenus

•  Documents •  Vidéos •  Images •  Liens •  …

•  Questions / Réponses •  Microblogging •  Messagerie instantanée •  …

•  Co-édition de documents •  Blog •  Wiki •  …

Organisation et accès

•  Tagging •  Taxonomie •  Recherche •  Evaluation •  …


Profil des organisations ayant répondu à l’enquête

15

55 cas de mise en œuvre d’un RSE dans 54 organisations

•  ADEME •  AGIR Transport •  AirFrance - KLM Cargo et Martinair Cargo •  Alstom •  Altaïde •  Argus de la presse •  ATOS •  Bouygues Telecom •  CANAL + •  CCI Alsace •  CSC •  Devoteam •  DILA •  E-Megalis •  Empreinte Studio •  ENRX - Nord-Pas de Calais •  Fiducée Groupe •  Groupe Seb •  IBM •  La Poste •  LAFARGE Bétons & Granulats •  Michelin •  MMA •  PEPS Limousin •  Pernod-Ricard •  Rhodia – Solvay •  Saint Gobain •  Sanofi •  SCE •  SNCF •  Sodexo

•  1 association •  2 entreprises du secteur Banque - Finance - Assurance •  2 collectivités territoriales •  1 entreprise du secteur de la Communication •  1 entreprise du secteur de l’Energie •  3 entreprises industrielles •  1 entreprise du secteur de l’Industrie pharmaceutique •  1 entreprise du secteur de l’édition de logiciel •  1 entreprise du secteur du Luxe •  1 entreprise du secteur des Matériaux de construction •  2 Ministères / Organismes publics •  1 Organisation consulaire •  1 entreprise du secteur des Paris •  5 entreprises du secteur des Services •  1 entreprise du secteur Télécoms et Internet

Taille de l’échantillon : 55 réponses

TPE 11%

PME 11%

ETI 25%

GE 53%

Taille des organisations

Nombre de salariés

• TPE : moins de 20 • PME : de 20 à 249 • ETI : de 250 à 4 999 • GE : plus de 5 000


Secteur d’activité des répondants

16

Associa9on 4%

Banque -‐ Finance -‐ Assurance 9%

Collec9vité territoriale 4%

Communica9on 4%

Edi9on de logiciel 4%

Energie 4%

Fabrica9on et distribu9on de vins et spiritueux

2%

Industrie 11%

Industrie pharmaceu9que 4% Paris

2% Luxe 2% Matériaux de construc9on

5%

Medias 2%

Ministère / Organisme public 9%

Organisa9on consulaire 4%

Services 22%

Télécoms et Internet 5%

Transport 5%



Outils logiciels mis en place

17

YoolinkPro Yammer

Tibbr Sharepoint & SocialFactor Sharepoint & Newsgator

Sharepoint Seemy Podio

KnowledgePlaza Knowings

Jive Jamespot

Jalios Inspheris

IBM Connec9ons Human Connect

Google Etheryl

Elgg Drupal ChaNer BlueKiwi

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Taille de l’échantillon : 55 réponses NB : Dans certains cas, plusieurs logiciels ont été mis en place

Clearvale, Dassault, Lifefray, Talkspirit, Webex Social et Zyncro ont été contactés mais n’ont pas fournis de répondants.


Analyse des principales idées reçues

18

Le RSE se positionne comme un outil à usage social dont l’implémentation est une fin en soi

Les directions métiers sont très souvent à l’initiative des projets RSE

Le choix de l’outil de RSE repose principalement sur sa simplicité d’utilisation

Le RSE va remplacer le mail, l’Intranet, la GED...

Le caractère intuitif d’un RSE supprime la nécessité d’un accompagnement au changement et d’un pilotage


0 2 4 6 8 10 12 14

Collecte des success stories

Déploiement externe

Intégra9on dans les process

Synthèse et formalisa9on des échanges

Intégra9on dans le système d'informa9on

Ressources allouées

Remplissage des profils

U9lisa9on de l'ou9l

Déploiement des communautés

Accompagnement

Sou9en du management

Adop9on par les u9lisateurs

Points souhaités d’amélioration

19


Malgré l’adoption des RSE les collaborateurs restent demandeurs d’assistance


Proposition d’une approche pour la mise en œuvre d’un RSE qui doit évoluer suivant…

20

Convaincre

• Etudier l’opportunité

•  Iden9fier les changements à prévoir

• Fixer le type plateforme à retenir

Préparer

• Définir globalement le projet

•  Iden9fier les communautés à meNre en place

• Choisir une plateforme

MeNre en œuvre

• Gérer le projet de mise en œuvre

• MeNre en place et supporter le déploiement des interac9ons

• Déployer et faire fonc9onner la plateforme

Pérenniser

• Passer à l’après projet

• Garan9r l’ancrage des nouveaux modes de fonc9onnement

• S’assurer que la plateforme est bien u9lisée


…la maturité par rapport au travail collaboratif et à la communication transverse…

21

0

1

2

3

•  Espace collaboratif •  Intranet de communication

•  Communautés •  Portail

•  Groupware •  Gestion documentaire

•  Communautés digitales •  Intranet social


…en définissant des actions adaptées

22

Evolution Type de changement Eléments clés pour la mise en œuvre Du niveau 0 ou 1 au niveau 3

Transformationnel •  Fixation de la vision global de développement

•  Mesure des impacts avec prise en compte de l’émergence

•  Management du projet en séquences avec retour d’expérience

•  Gestion du changement des mentalités et de la culture

Du niveau 2 au niveau 3

Transitionnel •  Fixation de la vision détaillée de la cible à atteindre

•  Mesure des impacts par rapport à l’existant •  Management du projet dans sa globalité et

sa linéarité •  Gestion du changement des

comportements et des modes de fonctionnement.


L’ENQUETE AVEC L’EBD SUR LA GESTION DES CONTENUS ET DES DONNÉES ET DES PROPOSITIONS

D’AMÉLIORATION

23


Objectifs de l’enquête avec l’EBD

24

L'objet de ceNe enquête est de faire le point sur la manière dont ceNe dimension est prise en compte dans les organisa9ons à

l'heure actuelle en termes de :

Disposi9fs Fonc9ons Gouvernance

La réflexion sur la transforma9on numérique oublie trop souvent la dimension « contenus et données » pourtant centrale


Profils des répondants

25

N = 83 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Analyste Chargé d'étude

Chargé de marke9ng Chargée de communica9on visuelle

Chef de projet Documentaire Consultant MOA GED

Correspondant informa9que Dirigeant

Document controller Documentaliste

DSI En reconversion

Expert documentaliste Ges9onnaire de contenu

Haut Fonc9onnaire MOA SI

Record Manager Resp Veille

Resp. Bibliothèque Resp. Communica9on Resp. Documenta9on

Resp. Ges9on de l'informa9on Resp. Gouvernance de l'informa9on

Resp. KM Resp. Record Management

Secrétaire Général Webmaster


Types représentés d’organisations et de secteurs

26

N = 66

Grandes Entreprises

47%

Pe9tes et Moyennes Entreprises

27%

Organisa9ons publiques

26%

Banque -‐ Finance -‐ Assurance

16%

Ministère -‐ Organisme public 18%

Industrie 12%

Energie 7%

Ingénierie 2%

BTP 5%

Services 16%

Forma9on -‐ Educa9on 5%

Luxe 5%

Telecom 2%

Communica9on 5%

Industrie Pharmaceu9que 5%

Transport 2%


Une multitude et une grande hétérogénéité des dispositifs de gestion des données et contenus…

27

N = 66

0 10 20 30 40 50 60 70

[Web TV ]

[Plateforme d’e-‐Learning ]

[Ou9l de ges9on de terminologie ]

[Moteur de recherche interne ]

[Ou9l de web conferencing ]

[Messagerie instantanée/Chat ]

[Réseau Social d’Entreprise ]

[Wiki]

[Espace de travail collabora9f ]

[Site web ]

[Portail Intranet ]

[Base de connaissances ]

[GED]

[Partage de fichiers dans le cloud ]

[Système de partage de fichiers (type Windows) ]

[Ou9ls de visualisa9on de l’informa9on ]

[Ou9ls d’analyse et de repor9ng ]

[Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ]

[ERP]

Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque nouvelle vague technologique. De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.


…qui ne sont pas gérés de manière centralisée

28

Plusieurs fonc9ons

51% Aucune fonc9on 27%

NSP 22%

Il exsite une fonc9on

centralisée 11%

Pas de fonc9on dédiée 89%

N = 83

Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme : •  Direction de la gestion et conservation de l’information •  IMO (Information Management Office) •  Direction Records Management •  CDO (Chief Data Officer) •  …

Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des grandes entreprises (industrie, banque / assurance, services, communication, industrie pharma)

Ces fonctions sont avant tout focalisées sur les contenus et non les contenus ET les données.


… et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de gestion…

29

•  Il s’agit de règles globales de gestion des contenus.

•  Elles ne concernent que les grandes entreprises.

•  Elles ne sont pas vraiment respectées.

Oui 20%

Non 80%

Dans le cas où il n’y a pas de règles globales, il y a tout de même des règles sur des aspects spécifiques et notamment : •  Archivage •  Sécurité / confidentialité

N = 41


… ni de véritable dispositif de pilotage

30

Oui 37%

Non 63%

NSP 27%

Indicateurs / Sta9s9ques

60%

Réseau de collaborateurs

13%

Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les statistiques issues des outils. Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet.

N = 41


Cependant des évolutions sont en cours

31

Projet(s) en cours 67%

Pas de projet 33%

N = 83 0 5 10 15 20 25 30 35 40

Améliora9on ou mise en place d'ou9ls logiciels

Accompagnement des collaborateurs

Améliora9on de l'organisa9on et/ou de la gouvernance des contenus

Développement de pra9ques communes

Paradoxalement, malgré les problèmes liés à un trop grand nombre de dispositifs, les organisations ont des projets de mise en œuvre de nouveaux dispositifs…


Proposition d’amélioration

32

Disposi9fs Cartographie globale

Modélisa9on des données et des contenus

U9lisa9on des métadonnées des contenus

Technologies Etude d’opportunité

Prise en compte des impacts

Ressources Humaines

Informa9ciens et / ou

professionnels de l’informa9on

Gouvernance Inser9on dans

une gouvernance plus large


ELEMENTS POUR DEFINIR ET METTRE EN ŒUVRE LA

TRANSFORMATION DIGITALE

33


Eléments pour définir et mettre en œuvre la transformation digitale (1/2)

34

• Concrète • Inspiratrice • Historisée • Mobilisatrice

Vision

• Engageant au changement des pra9ques • Développant la s9mula9on intellectuelle et la créa9vité • Mo9vant à travers la communica9on d’aNentes élevées • Inspirant le respect ainsi que la confiance

Leadership

• Intégrant la maturité des technologies dont est envisagée l’u9lisa9on • Prenant en compte la capabilité de l’organisa9on, des modes de fonc9onnement et des collaborateurs

• Privilégiant les projets courts en rafale • Réalisant une évalua9on dynamiques des projets • Proposant une planifica9on souple des projets

Ges9on de portefeuille de projets


Eléments pour définir et mettre en œuvre la transformation digitale (2/2)

35

• MeNant en place sponsorship et leadership centralisés et décentralisés • Prenant en compte les impacts aux trois niveaux (individu, groupe et organisa9on)

• Privilégiant la co-‐construc9on mul9fonc9onnelle, exploratrice et créa9ve dans des équipes dédiées

• Développant l’appren9ssage de nouveaux comportements et modes de fonc9onnement

• Intégrant les enjeux de pouvoir notamment avec l’IT • S’appuyant sur un réseau d’agents de changement

Management de projet / Conduite du

changement

• Gérant globalement la transforma9on digitale avec ses instances • Etant trans-‐organisa9onnelle, mul9fonc9onnelle et avec différents niveaux hiérarchiques

• PermeNant un pilotage complet du portefeuille de projets avec les indicateurs adaptés

• Supervisant le management des disposi9fs digitaux avec les indicateurs adaptés

• Intégrant la gouvernance des données et des contenus

Gouvernance