Comment rédiger un document à plusieurs avec Google Docs

Google Documents est une suite bureautique sur Internet, qui regroupe un traitement de texte, un tableur, et un outil de création de diaporama.

L’avantage ? Ces outils étant en ligne, ils permettent non seulement d’accéder à ses documents et de travailler depuis n’importe quel ordinateur connecté, mais surtout de travailler à plusieurs simultanément sur un même document.

Cette dimension collaborative est très utile dans le cadre d’un travail de rédaction collective…

Ouvrir un compte Google

La première étape est de se créer un compte Google (ceux qui ont déjà une adresse électronique Gmail peuvent se servir de leurs identifiants pour se connecter).

Une fois passée l’épreuve du choix du mot de passe, vous pouvez accéder à votre espace de travail Google docs.

Créer un document

A partir de cet espace de travail, vous pouvez :

• soit créer un nouveau document, en cliquant sur le bouton « créer » (en haut à gauche), puis en choisissant le format choisi (document texte, diaporama, feuille de calcul, ou formulaire)

• soit importer un document depuis votre bureau (Word, Excel, Open Office…), en cliquant sur le bouton « importer ». Il existe toutefois quelques restrictions de taille et de format.

Votre nouveau document peut alors être sauvegardé automatiquement et imprimé au besoin.

Attention ! Les options de mise en page du traitement de texte restent rudimentaires par rapport à Word… Mon conseil : n’utilisez Google docs que pour le travail de rédaction préparatoire, et finalisez la mise en page de vos documents dans votre logiciel de traitement de texte habituel.

Travailler à plusieurs

La rédaction collaborative est un des atouts majeurs de cet outil, puisqu’il permet à plusieurs personnes d’éditer simultanément un document.

Pour cela, après avoir ouvert un document, il suffit d’inviter des collaborateurs grâce au bouton « partager ». Un formulaire d’invitation s’ouvre alors, qui permet d’ajouter des collaborateurs via leur adresse courriel. Les différentes options permettent de gérer les droits de ces derniers (consulter/modifier le document, inviter d’autres collaborateurs…).

Attention tout de même, pour pouvoir accéder au document et le modifier, vos collaborateurs doivent posséder un compte Google.

Et voila, vous êtes prêt à travailler avec d’autres sur les documents importants de vos projets ; en cas d’erreurs ou de changements intempestifs, toutes les modifications sont archivées pour permettre un retour aux versions antérieures. Celles-ci sont accessibles à partir du menu Ficher/Historique des révisions.

Organiser ses documents

Si vous devenez un utilisateur régulier de Google docs, vous éprouverez probablement au bout d’un certain temps le besoin de classer vos documents dans des dossiers.

Pour cela, Il vous faut d’abord créer un dossier et le nommer (le petit menu déroulant à droite du nom du dossier permet également d’en choisir la couleur).

Votre dossier apparaît alors dans la colonne de gauche. Vous pouvez y ajouter vos documents par simple glisser/déposer. Comme le montre l’image ci-dessous, un document peut être rangé simultanément dans plusieurs dossiers.