COMMENTRÉUSSIR VOTREPROJET DEFACTURATIONÉLECTRONIQUE

POURQUOICE GUIDE

Le cadre légal

Les points clés pour quevotre projet de facturationélectronique soit un succès

Valoriser ce projet en interneet auprès des clients :quelques pistes deprésentation

FACTURATION ELECTRONIQUE ?Une facture considérée comme électronique est une facture émise et reçuesous format électronique.L’utilisation de la facturation électronique implique d’utiliser un systèmepermettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité etl’intégrité de son contenu.D’ici 2020, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la réception desfactures sous format électronique.

Trois modes d’échanges inter-entreprises existent en application de l’article289 VII du Code Général des Impôts :

Papier, fichier PDFnon signé ou signé

RGS*

Fichier PDF signécertificat de niveau

RGS** (ousupérieur)

Fichier EDIrespectant des

règles formelles

CADRE LEGAL :TROIS IDÉESFAUSSES…La dématérialisation fiscale requiertl’horodatage

Les disposition fiscales limitent les signatures aux garantiesd’authenticité (identité de l’émetteur) et d’intégrité dudocument (non modification ou falsification)

La numérisation de factures imprimées est dela dématérialisation fiscale

Le BOFiP de 18/10/2013 interdit cette pratique depuis le1/01/2015.Seules les factures nativement générées électroniquementpeuvent être transmises sous forme électronique.

L’archivage à valeur probatoire est obligatoireLes dispositions fiscales ne requièrent qu’une conservationintègre et pérenne des documents en respectant le chronode facturation.L’archivage probatoire n’est donc pas requis, mais conseilléquand il y a des enjeux de droit commercial

CADRE LÉGAL – CIRCULATIONDES FACTURES

EMISSION RECEPTIONL’émetteur :

Est tenu d’attester une piste d’audit documentée sifacture papier, PDF non signé ou signé RGS*

la facture seule ne suffit donc pas

Peut se dispenser de la piste d’audit si Fichier PDFsigné avec certificat de niveau RGS** (ou supérieur)

Doit respecter des règles formelles si fichier EDILe message doit contenir des données et mentionsobligatoires, faire l’objet d’une liste récapitulative et êtreassocié à un fichier des partenaires. Le message doitégalement pouvoir être restitué en clair.

Toute facture EDI n’entre donc pas dans le cadre de ladématérialisation fiscale : si les obligations formelles ne sontpas respectées, le flux EDI ne porte pas la valeur fiscale

Le récepteur de factures dématérialisées est tenu de :

Respecter la forme d’émission de la factureUne facture papier peut être numérisée si à l’identique et signéeRGSUne facture électronique doit rester électronique pendant 3 ansau moins

Gérer sa piste d’audit documentéepour prouver la véracité de l’opération économique liée à lafacture

Contrôler la signature et la validité du certificat (si RGS **)

Le défaut de contrôle, ainsi que la rupture de forme engagent lerécepteur et non l’émetteur

ACCORD Le récepteur est libre d’accepter ou de refuser ladématérialisation des factures qui lui sont transmises⇓ Il est admis que le paiement d’une facture dématérialiséeou l’absence de refus formel à réception vaut accord

CADRE LÉGAL – CONSERVATIONDES FACTURES

EMISSION RECEPTION

Autorisation de conserver électroniquementles factures émises et transmises sousformat papier si garanties d’intégrité et depérennité (typiquement avec une signatureélectronique)

Indiquer au recto des factures émises le moded’émission et le confirmer dans les CGV.La responsabilité de l’émetteur ne peut alors pasêtre engagée si un client rompt la forme originellede la facture

Format numérique si reçue sous format :Papier ET signée RGS* lors de lanumérisationElectronique (3 ans, puis 3 ans formatau choix)EDI fiscal si reçue sous forme EDI

Ne pas rompre la forme d’émission d’une facturereçue (impression d’une facture nativementdématérialisée) car la rupture de forme peutmettre en cause la recevabilité de la facture parl’administration fiscale

Le stockage des factures doit avoir lieu sur unterritoire lié par une convention fiscale avec laFrance (⚠ Cloud)

DÉMATÉRIALISATION DESFACTURES À DESTINATION DUSECTEUR PUBLIC

• La facturation électronique pour les émetteurs de factures àdestination de l’Etat, des collectivités locales et de leursétablissements publics respectifs est rendue obligatoireselon le calendrier suivant :

LE CONTEXTE DANS VOTREORGANISATION

• Quelle est la situation devotre organisation enterme de facturation ?

• Où en sont vos clients ?

• Quels sont vos objectifs ?

LE CONTEXTE DANS VOTREORGANISATION

Il est important de bien maîtriser le fonctionnement existant devotre organisation pour élaborer votre projet. Pour cela, vouspouvez vous poser les questions suivantes :• Quels documents de facturation réalisons-nous ?• Combien ?• Nos factures sont-elles nationales ou internationales ?• Quel niveau de centralisation dans le traitement des factures?• Combien de systèmes ERP utilisons-nous ? Lesquels ?• Votre fonctionnement en interne : qui est impacté en interne par les

changements dans le processus de traitement des factures ? Dansquels services (Direction financière, comptabilité, recouvrement,Equipe commerciale / management des filiales, administration desventes, informatique, logistique…) ?

LE CONTEXTE AU NIVEAU DEVOS CLIENTS

Il est important également de savoir où en sont vos clients auregard de la réception de leurs factures fournisseurs.

• Combien de clients seraient impactés ?

• Certains clients ont-ils déjà exprimé des attentes ?

• Traitent-ils leurs factures fournisseurs de façon dématérialisée ?

LES BENEFICES DELA FACTURATIONELECTRONIQUE ÉCONOMISER DE L'ARGENT

sur tous les processus liés à laconversion et la communication devos factures.Les coûts liés à l’impression, la misesous pli, le routage, le traitement etl’archivage de vos documents sontréduits de 50 à 75%

GAGNER DU TEMPSEn passant à la facturationélectronique, le temps detraitement diminue d’environ 30%.

PASSER AU NUMERIQUETransformer les

procédures basées sur lepapier vers une culture du

e-document.Utiliser les formats

numériques demandés partout type d’interlocuteurs.

FIABILISER LA FACTURATIONDiminuer votre encours client, en

étant capable de distribuer vosfactures plus rapidement et de

façon plus fiable.Réduire les risques de litiges : la

dématérialisation des facturespermet de réduire le risqued’erreurs de près de 90%.

AMÉLIORER L’IMAGE DE VOTRE ENTREPRISELa mise en œuvre de la facturation électroniquedonne à votre entreprise l’image d’une organisationinnovante et soucieuse de l’environnement.

DÉFINIR LES OBJECTIFSSPECIFIQUES A VOTREORGANISATION

Les objectifs doivent êtresimples, réalistes etatteignables.Les exprimer clairementsera synonyme de succèspour la mise en œuvre dela facturation électronique.

DEFINIR LES OBJECTIFS SPECIFIQUESA VOTRE ORGANISATION

• Quels types de factures souhaitons-nous distribuer numériquement ?

• Combien de factures devrons-nous envoyer chaque mois ?

• A combien de clients ?

• Quel est le pourcentage de factures envoyé par courrier, e-mail et/ou EDI ?

• Comment allons-nous nous assurer de la conformité de la facturation

électronique ?

FAITES DE VOTREORGANISATION UN SPONSOR

Il est essentiel d’identifiertoutes les parties prenantesde votre projet et d’obtenirleur adhésion : utilisateursdes services administratifs,équipes commerciales,logistiques, jusqu’auxgestionnaires d’entités.

L’équipe projet est unélément essentiel de réussitedu projet.

IMPLIQUER LES PARTIESPRENANTES DE VOTRE PROJET

Afin de lever le plus tôt possible les éventuelles résistances au changement, il est importantd’impliquer les commanditaires, les contributeurs et les parties prenantes du projet à toutesles phases du projet.• Echangez avec les commanditaires au démarrage du projet pour valider leurs attentes

puis faites-leur valider votre plan de projet. En particulier, accompagnez-les dans laformulation précise de leurs attentes spécifiques.

• Groupe projet : mobilisez des personnes aux fonctions variées dans l’organisation, afind’avoir une vision globale et de répondre aux attentes et besoins de chaque service.

• Présentez les commanditaires aux membres actifs de l’équipe projet afin d’instaurer unclimat de confiance entre la capacité de réalisation de votre équipe et les commanditaires.

• Communiquez efficacement en ajoutant les bonnes personnes dans la liste de diffusiondes points de suivi du projet. Identifiez les outils idoines pour présenter le projet, en fonctiondes spécificités de votre organisation (présentations, résumés, grilles de jalons, pland’action…)

• Conduite du changement : Accompagnez vos collaborateurs. Leurs habitudes de travailvont changer, des outils doivent être mis en place pour leur permettre d’accepter la solutionchoisie.

• Motivation de vos équipes : l’atteinte des objectifs spécifiques à votre organisation est unélément de motivation pour vos équipes. Mettez en valeur les bénéfices (économique,environnemental, gain de temps)

CHOISIR LA SOLUTION DEDÉMATÉRIALISATION DESFACTURES CLIENTS

Quelle solution répond àvos besoins ?Autrement dit : quellesolution répond aumaximum d’objectifs quevous avez fixés ?

CHOISIR UNE SOLUTIONDE DÉMATÉRIALISATIONDES FACTURES CLIENTSIl est important de bien définir au début du projet qui choisira lasolution répondant à vos critères. Qui tranche en cas d’ex-aequo oude désaccord ?

Et sur quels critères précisément ? Les bonnes questions à se poserpeuvent être entre autres :

• La solution peut-elle gérer les factures au format papier et électronique ?

• La solution est-elle conforme aux réglementations internationales ?

• Nos documents seront-ils gérés et stockés en toute sécurité ?

• Est-il possible de traiter d’autres types de flux avec la solution ?

• Est-il possible d’installer la solution dans vos autres filiales à l’international ?

• La solution est-elle adaptée à tout ERP et environnement ?

• La solution est-elle flexible?

• L’équipe en charge de la solution est-elle disponible ?

INTÉGRER LA SOLUTION CHOISIE

Une fois la solution choisie, la prochaine étape est son intégration.Pour cela, vous allez être en contact avec votre commercial et une équipe deconsultants.Plusieurs étapes seront planifiées notamment :

• Plan de lancement• Réunion de lancement• Définition des fonctionnalités requises• Développement de la solution• Intégration avec l’ERP et l’environnement de travail• Formation

Nous vous conseillons de partager les documents de formation avec vos équipesen charge de la facturation client et également de planifier des sessions deformation avec le chef de projet interne.

De plus, des sessions de formation doivent être planifiées afin de favoriserl’acceptation et la prise en main de la solution.

COMMUNIQUER EFFICACEMENTPOUR LA PERENNITE DU PROJET

Après l’intégration de lasolution choisie, il estimportant de continuer àcommuniquer autour duprojet pour favoriserl’adhésion des équipes etdes clients au projet dedématérialisation desfactures.

FAIRE VIVREVOTRE

PROJET ENINTERNE

IDENTIFIEZ DES UTILISATEURSCLÉS POUR LES ÉVOLUTIONSULTÉRIEURESCes personnes sauront détecterles évolutions potentielles àeffectuer pour optimiser l’utilisationquotidienne de la solution. Ellestravaillent sur la solution et/ou sonten lien proche avec les différentsutilisateurs

IDENTIFIEZ UNLEADER DU PROJETLa personneresponsable de la bonnegestion et du bon suividu projet.

COMMUNIQUEZAU SEIN DE

VOTREENTREPRISE

IDENTIFIEZ UNLEADER D’OPINION

Une personnalité devos équipes dont

l’enthousiasmeautour du projet fera

des émules

FAIRE ADHERERVOS CLIENTS

• Sensibilisez vos clients au passage à la facturation électroniqueSaisissez toutes les occasions pour leur en parler, faites la promotion de la facturationélectronique. Exposez les avantages : protection de l’environnement, réduction des coûts destockage et de traitement, réduction des risques …

• Collectez les coordonnées électroniques de vos clientsLorsque vous êtes en mesure de facturer électroniquement, vous pouvez joindre une lettre à vosfactures imprimées et envoyées par courrier postal. Créez un formulaire de contact spécifique(adresses e-mail de l’équipe comptabilité fournisseurs, nom de contact…). Vous pouvezcommencer par les clients à qui vous adressez le plus de factures, vous réduirez vos coûts plusrapidement. Il est recommandé d’obtenir l’approbation de vos clients avant de leur envoyer desfactures au format électronique.

• Obtenez l’approbation de vos nouveaux clientsIl est recommandé de modifier vos conditions générales de vente ou vos contrats afin d’y intégrerles conditions spécifiques à la facturation électronique. Lorsque vos clients acceptent lesconditions générales, ils acceptent automatiquement de recevoir leurs factures au formatélectronique, tout en ayant la possibilité de modifier leur choix à tout moment.

CONCLUSION

Avant de lancer un projet de facturation électronique, ilest nécessaire de définir des objectifs réalistes etatteignables, mais aussi de comprendre votreenvironnement.

Pour réussir le déploiement de votre stratégie, vousdevrez accompagner le changement en interne, enamenant toutes les parties concernées à soutenir leprojet. Vous devrez également obtenir l’accord de vosclients pour recevoir des factures électroniques. Parailleurs, il est important que les réglementations légalessoient prises en compte pour s’assurer de la conformitédes factures.

Vous avez dorénavant toutes les étapes nécessairespour réussir la mise en place de la facturationélectronique dans votre entreprise et avec vos clients.

LA SOLUTION LASERNET DEDÉMATÉRIALISATION DES FACTURESCLIENTS

Lasernet Output Management permet de répondre à toutes les demandes clients concernantleurs documents commerciaux. La solution diffuse, distribue et archive les documentscommerciaux dans de nombreux formats (e-mail, fax, PDF, PDF/A, EDI, XML, Excel...) et misesen forme, selon les besoins de chaque client, de manière intelligente et structurée.Lasernet est conforme aux règles de comptabilité EuroSox, Sarbanes Oxley ou Bâle II, ainsi qu'àde nombreuses normes de formatage XML locales, et de fait répond à toutes les demandeslégales.

Les gains sont :des économies directes – envoyez vos facturesdématérialisées automatiquement et économisezsur l'affranchissement, le papier, l'encre et letemps passéune adaptation aisée aux besoins et demandesclients – et un envoi des documents dans leformat et la mise en forme requis par vos clientsune distribution automatique de forts volumes dedocuments – des envois multi-canaux y comprispar e-mail, fax, XML et via Internet en plus deséditions sur imprimantes locales ou réseau

XML

ERP