Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 1 Gestion des crédits

DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 1Communauté européenneFonds social européen

Ministère de l’emploidu travail et de lacohésion sociale

Gestion des crédits du FSE Objectif 3

Présentation de la nouvelle circulaire de gestion 2004

Journées d’information : 5, 6 et 13 mai 2004Services gestionnaires régionaux et nationaux



Programme de la présentation

Pourquoi une nouvelle circulaire ?

Contexte, objectifs et moyens

Structure du texte

Contenu détaillé

Présentation et échanges




Adapter les prescriptions

des circulaires interministérielles 2002

Intégrer les enseignements à mi-parcours

de l’exécution du programme

Intégrer les préconisations émises

lors des audits nationaux et européens

Contexte




Maintenir et / ou renforcer

la dynamique de programmation

et de réalisation

Garantir un meilleur respect

des obligations communautaires

et des recommandations de la CICC

Objectifs

« Dépenser, sans avoir à rembourser »« Dépenser, sans avoir à rembourser »




Préciser et renforcer les délégations

des fonctions de gestion et de paiement

Extension à de nouveaux partenaires

pour démultiplier les ressources

et rapprocher la gestion des bénéficiaires

Meilleure définition des responsabilités

pour une meilleure exécution

Moyens




Assurer une meilleure « traçabilité »

de la piste d’audit Pour « fluidifier » les circuits administratifs et financiers

Pour un maximum de transparence lors des audits

Pour garantir la « bonne et saine gestion » financière

de l’argent public : efficacité, efficience et régularité

En précisant le contenu des déclarations de dépenses

à chaque niveau de gestion

En renforçant certaines étapes de la piste d’audit

jugées parfois insuffisantes lors des contrôles

Moyens



Structure de la circulaire

1. Préciser les délégations

des fonctions de gestion et de paiement

1.1 - Autorité de gestion et de paiement du programme

1.2 - Délégations aux services centraux et déconcentrés

1.3 - Les autres acteurs de la piste d’audit

1.4 - Tableau comparatif Subv. globale / conv. cadre

1.5 - Définition de la notion de « Bénéficiaire final »

1.6 - Délégation des fonctions d’autorité de paiement

1.7 - Tableau récapitulatif du dispositif de gestion




2. Garantir la « traçabilité » des crédits

par une meilleure définition des relations

entre les différents niveaux de gestion

2.1 - Assurer un pilotage efficace et régulier

de la programmation et de l’exécution des crédits

2.2 - Mettre en place les contrôles qualité gestion

2.3 - Accélérer les flux financiers

• 2.3.1 - Contenu et circuit des déclarations

de dépenses (« remontées » des dépenses)

selon le niveau de gestion

• 2.3.2 - Circuits financiers des crédits du FSE

(« versements » des crédits)




3. Renforcer la piste d’audit des dossiers

3.1 - Garantir la cohérence des procédures

de marché public avec la « piste d’audit » FSE

3.2 - Renforcer l’animation pour améliorer

la quantité et la qualité des dossiers déposés

3.3 - Mieux formaliser le travail d’instruction,

de programmation et de conventionnement

3.4 - Renforcer le contrôle de service fait



1. Renforcer les délégations de gestion

Volet national Acteurs

[et fondements juridiques]

à gestion directe à gestion déléguée

Volet régional (gestion déléguée)

autorité de gestion et de paiement en titre

METCS [DOCUP]

autorités de paiement déléguées

autorités de gestion déléguées

départements ministériels [protocole]

directions du METCS [notification d’agrément]

préfectures de région [circulaire]

organismes gestionnaires de subvention globale

organismes régionaux

[convention de subvention globale]

organismes intermédiaires

têtes de réseau national [convention cadre]

organismes nationaux ou locaux

[convention cadre]

organismes locaux [convention cadre]

organismes qui réalisent les actions cofinancées

opérateurs nationaux ou locaux

[convention ou arrêté]

opérateurs nationaux ou locaux

[convention ou arrêté]

opérateurs locaux [convention ou arrêté]



Renforcer les délégations de gestion

pour limiter les risques de double financement…

… les autorités de gestion du volet national

informent les autorités de gestion déléguées

du volet régional des actions et dispositifs cofinancés

relevant du volet national

A noter




Autoritésde gestion

Gestionnairesde subv. globale

Porteursde projet

Organismesintermédiaires

action

prestataire

Modes d’allocation




Toute entité publique, dotée d’un comptable public

si « répartiteur » d’aides du FSE

et si nb actions sous-jacentes et montants le justifient

Entités privées : ass. support de PLIE + OPCA

Autres entités privées : autorisation préalable

du METCS, visée du CF central / dossier :

présentation de l’organisme et du dispositif concernés

apporter assurance / solvabilité et capacité

de la structure à redistribuer des aides communautaires

Organismes intermédiaires




Inscription obligatoire dans le DOCUP Maîtrise de la programmation annuelle des crédits Maîtrise de la sélection des dispositifs éligibles Obligation d’une séparation fonctionnelle stricte Remise de rapports d’exécution annuels et final Responsabilité de l’évaluation de la subvention globale Possibilité de réaliser les contrôles par sondage Obligation de réaliser des contrôles qualité gestion Bénéfice automatique de crédits d’assistance technique

Les « + » de la subvention globale / convention cadre




Art. 32 R1260/1999) : dépenses éligibles = « dépenses effectivement payées,

qui doivent correspondre

à des paiements exécutés

par les bénéficiaires finalsbénéficiaires finals

et justifiés par des factures acquittées

ou des pièces comptables

de valeur probante équivalente »

Définition du « bénéficiaire final »




Art. 9-l R1260/1999 : « bénéficiaires finals » =

organismes et entreprises, publics ou privés,

responsables de la commande des opérations

si régimes d'aides […]

et si octroi d'aides par des organismes désignés

par les États membres

= organismes qui octroient les aides





Circulaire : « bénéficiaires finals » =

Règle générale

• entité juridique qui assure la réalisation des opérations

cofinancées et l’acquittement des dépenses

correspondantes, retenues comme éligibles

(rémunérations, prestations externes, fournitures, frais

généraux, etc.)





Cas particulier : organismes qui octroient les aides

• Organismes intermédiaires - bénéficiaires finals :

OPCA, communes et leurs groupements, étab. publics,

organismes sous tutelle, ass. têtes de réseau national, …

• Organismes intermédiaires NON-bénéficiaires finals

Conseils régionaux, conseils généraux

et structures porteuses d’un PLIE





Conséquence pour les déclarations

de dépenses à la Commission

les dépenses éligibles effectivement payées

par les destinataires ultimes peuvent être

considérées comme des « paiements effectués

par le bénéficiaire final »…

… si les participations publiques (y.c. FSE)

liées aux dépenses déclarées ont été payées




2. Garantir la « traçabilité »…

Etats d’avancement financier réguliers

à chaque réunion de l’instance de programmation

sur la base d’un tableau type…

… où montant programmé = aides FSE

des projets agréés y.c. tranches futures

+ avancement financier général du rapport d’exécution annuel

Assurer actualité et fiabilité des saisies / « appli FSE »

Pilotage de la programmation



Garantir la « traçabilité »…

Contrôles qualité

Réaliser des contrôles qualité gestion Qui ?

• Autorités de gestion en titre et déléguées,

gestionnaires de subvention globale

Comment ?• cf. circulaire du Premier ministre du 15.7.02

• et recommandation CICC du 6.10.03

Quoi ?• Qualité des procédures internes et « externes »




Contrôles qualité

Réaliser des contrôles qualité certification Qui ?

• Autorités de paiement en titre et déléguées

Comment ?• cf. circulaire du Premier ministre du 15.7.02

• et recommandation CICC du 6.6.03

Quoi ?• Qualité des déclarations de dépenses

et des circuits financiers




Déclaration de dépenses




Rappel : les coûts forfaitaires sont inéligibles

dépenses à déclarer : uniquement si contrôlées

délai de justification

< 16 mois - bénéficiaires finals

< 18 mois - org. Intermédiaires et gest. subv. globales

« bilans » = mode de présentation des dépenses

des gestionnaires pour leurs propres actions

A noter




Chap. 43-72 : subventions et marchés publics

Déconnexion engagement juridique / comptable si la décision attributive exclut tout crédit Etat

si clause selon laquelle le paiement interviendra

sous réserve de la disponibilité des crédits

si présentation au TPG avant chaque CTS

du tableau de suivi des disponibilités de crédits

La procédure de déconnexion ne s’applique pas aux marchés publics des autorités de gestion, car…

• … risque de paiement d’intérêts moratoires

• … imputation possible d’une partie du marché sur chap. Etat.

Versement des crédits



3. Renforcer certains points de la piste d’audit

Respecter les 3 principes du CMP liberté d’accès à la commande publique

égalité de traitement entre les candidats

transparence de la procédure

Procédure allégée possible pour les services

de formation et d’insertion professionnelle mais s’agissant d’actions cofinancées par le FSE,

les directives européennes s’appliquent

donc assurer une publicité préalable adéquate

Marchés publics




Définition des besoins / moyens disponibles

Mention FSE / supports de mise en concurrence (cahier des charges fortement recommandé)

Clauses spécifiques / acte d’engagement conditions d’éligibilité et d’octroi (unité quantitative de réf.)

clause de réfaction, bases de liquidation du marché

clause d’information des publics en cours d'exécution

clause de mise à disposition des piècesjustifiant de la réalité « physique » de la prestation

Liquidation du marché / après contrôle de service fait par un service distinct de celui en charge du marché

FSE et marchés publics




Les marchés cofinancés par le FSEdoivent respecter les étapes de la piste d’audit la « Personne responsable du marché » (PRM)

est bénéficiaire final elle constitue un dossier de présentation du projet

• définition des besoins

• cahier des charges

instruction et sélection selon les procédures établies• NB : si possible, attendre l’agrément de l’opération

par l’instance de programmation avant la mise en concurrence pour éviter tout risque de modification du marché

la PRM établit des bilans intermédiaires et finals contrôle de service fait avant ou après paiement du marché

FSE et marchés publics




Information et sensibilisation générale

sur une des priorités stratégiques du programme mesure d’intervention concernée (si éligible)

communication et sensibilisation généraleaux potentialités offertes en terme de financement assistance technique « hors plafond »

Accompagnement opérationnel (montage de dossiers)

si initiative individuelle du porteur de projet concernéqui sollicite l’organisme de son choix assiette éligible du projet

si mission transversale pour une mesure, un axe, confiée par le gestionnaire à une structure ad hoc agréée à cet effet assistance technique « sous plafond »

Animation : rappels techniques




« Traçabilité » des tâches effectuées système informatisé de suivi contenu du dossier archivé

Formaliser les principales étapes de la piste d’audit : fiche d’instruction : description, étapes de l’instruction,

questions posées et réponses apportées, … joindre les extraits des comptes-rendus des instances

de sélection, la notification des décisions de programmation l’acte contractuel (convention, arrêté, …) :

• comporte toutes les clauses obligatoires

• signé avant toute déclaration de dépenses

• le plus en amont possible de la réalisation du projetafin de respecter la logique de programmation des crédits

Formaliser la piste d’audit




Impératif : seules les dépenses ayant fait l’objet

d’un contrôle de service fait peuvent être déclarées

Assuré par : autorités de gestion, gestionnairesde subvention globale et organismes intermédiaires externalisation possible

Formalisé : certificat et fiche détaillée de contrôle de service fait

• vérifications effectuées

• dépenses et ressources retenues

• motifs d’éventuels rejets de dépenses déclarées

méthode d’échantillonnage, la liste des pièces contrôlées

fiche de visite sur place

Contrôle de service fait




Contrôle de cohérence sur bilan pour tous les dossiers

cohérence des éléments quantitatifs, qualitatifset financiers ; conformité avec la convention

Contrôle sur pièces pour un nombre très significatif de dossiers

réalité et conformité financière des dépenseset des ressources

contrôle exhaustif des pièces : sinon échantillonnage

Contrôle sur place pour un nombre significatif de dossiers

réalité et conformité « physique » des dépenses

Contrôle de service fait



Gestion des crédits du FSE Objectif 3

Présentation de la nouvellecirculaire de gestion 2004

Journées d’information : 5, 6 et 13 mai 2004Services gestionnaires régionaux et nationaux

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