Communications internes, levier pour faciliter le changement

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Communications internes, levier pour faciliter le changement

PMICONFÉRENCE 13 NOVEMBRE 2013

MAGALI LEGAULTBRIO CONSEILS


Mythes et réalités

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La gestion du changement consiste essentiellement à

écouter les employés ! On travaille au mieux-être

individuel de nos employés dans l’attente du

changement.

La Gestion du Changement vise à rendre une organisation

efficace et efficiente suite à l’implantation d’un

changement majeur.Elle vise à préparer le milieu

afin que la majorité des intervenants touchés par le changement comprennent,

adhèrent et soientperformants.


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Le changement doit être imposé. Les gens

n’aiment pas le changement. Nous

devons les contraindre à changer.


Le vrai changement passe par la motivation

individuelle de changer.Les gens ne résistent pas au

changement, ils ont besoin de comprendre le changement pour décider

d’y adhérer.



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La gestion du changement ne

s’appuie par sur des objectifs et des

activités de mesures puisque, par

définition, on gère des humains et des

émotions!

La Gestion du Changement vise beaucoup plus que la gestion des émotions. Elle

vise l’efficacité et l’efficiencede l’organisation qui passent

nécessairement par l’adhésion et l’appropriation

des employés.Il existe des outils de mesure

pour suivre le rythme d’appropriation.


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Le travail de l'équipe de gestion du

changement est terminé une fois le

projet d'affaires implanté.


À l’implantation on a préparé le changement. Il faut maintenant le

gérer en termes de : Soutien, mesure de l’adoption,

stratégie de formation continue, bilan du projet, etc...


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La gestion du changement se résume à

faire des communications pour

annoncer les changements et à former

les gens sur les nouveaux outils.


Les champs d’intervention de la gestion du changement sont

beaucoup plus larges. La partie essentielle et la plus

souvent négligée est celle de l’analyse des impacts sur

l’organisation.


Origine et pertinence

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• Des études démontrent… Entre 65 et 70% des projets de changement n’atteignent pas les objectifs attendus. Pourquoi? Trop peu d’efforts investis à préparer

et soutenir les dirigeants et le employés dans l’appropriation du changement.

Discours non arrimés aux actions

Pas de partage de la vision et des objectifs

du projet

Manque d’engagement de la direction envers le

projet

Manque de mobilisation des

troupes

Surcharge et absence de momemtum

Peu de considération face aux

préoccupations

Source : Kotter, 1995; Mckinsey, 2008

Pourquoi gérer le changement?

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Enquête auprès de plus de 2,600 organisations provenant de 65pays différents

Répondants: Responsables de gestion du changement (40%),consultants (17%), chefs de projet (15%), membres d’équipe degestion du changement, etc.

Résultats:

1,6 fois plus de chance de respecter le BUDGET du projet;

4 fois plus de chance de respecter les ÉCHÉANCIERS;

6 fois plus de chance d’atteindre les OBJECTIFS du projet.

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Certaines données probantesPROSCI, 2011


40 projets majeurs (domaines variés : bancaire, hôpitaux,manufacturiers, and services publics)

Résultats :

Peu ou pas de gestion du changement = 35 % deRSI en moyenne

Pratique exemplaire de gestion du changement =143 % de RSI en moyenne

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Certaines données probantesMCKINSEY, 2002


Opportunité(s)Projet d’affaires

Problème(s)

Une bonne solution d’affaires

Volet systémique(la tête pour comprendre)

Une bonne préparation de l’organisation

Volet humain(le cœur pour adhérer)

Atteindre les bénéfices visés

(Amélioration d’un résultat d’affaires ou opérationnel)

PORTÉE DE LA GESTION DU CHANGEMENT


Les quatre axes couverts par la gestion du changement

Communications

Formation

Alignement organisationnel

Leadership du changement

• Soutenir les orientations du plan stratégique et créer un climat favorable au changement grâce à un leadership actif et visible.

• Habiliter les gestionnaires et employés à jouer un rôle actif dans la gestion du changement.

• Mesurer l’atteinte des objectifs en gestion du changement

• Identifier les impacts organisationnels• Soutenir les gestionnaires dans la gestion de la transition vers la cible• Veiller à l’harmonisation des structures, des postes, des ressources

humaines et des nouveaux processus.

• S’assurer que les employés touchés développent les nouvelles compétences et adoptent les comportements adéquats.

• Élaborer et mettre en œuvre un plan de communication afin d’augmenter l’engagement des parties prenantes et de réduire les risques liés à la mise en œuvre.

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Culture

Impact élevé

Légende

Impact moyen

Impact minime

Environnementinterne

Organisation du travail

Connaissanceset

compétences

Outil et technologie

Structure organisationnelle

Ce que le changement remet en cause

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3 à 5 ans$$$$

6 à 18 mois$$$

6 à 12 mois$$

Temps & bénéfices3 à 6 mois$

Culture

Structure

Processus & Connaissances

Outil/environnement

Ce que le changement remet en cause

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La stratégie de gestion de l’appropriation du changement doit prendre en considération le temps requis et les bénéfices attendus pour changer tout en tenant compte des

impératifs de livraison des projets.


Pourquoi gérer le changement

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Res

sour

ces

Effo

rts

Temps

MIS

E EN

OEU

VRE

Gestion du changement

Gestion des incendies

« Il faut prendre le changement par la main avant qu'il ne vous prenne à la gorge. » Winston Churchill


Pourquoi gérer le changement

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Res

sour

ces

Effo

rts

Temps

Gestion des incendies

« Il faut prendre le changement par la main avant qu'il ne vous prenne à la gorge. » Winston Churchill

Gestion du changementet gestion de projet

intégrées

MIS

E EN

OEU

VRE


Rôle communications internes

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FAIRE COMPRENDRE LE PROJET DE CHANGEMENT

• Sensibiliser à l’arrivée du changement• Donner de l’information générale sur le projet de changement

- où, pourquoi, pourquoi maintenant, bénéfices, comment?

• Réaffirmer la volonté de la haute direction• Supporter les gestionnaires dans leur rôle d’agent de changement

afin de bien répondre aux premières préoccupations

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L’importance des communications en changement


INFORMER DES CONSÉQUENCES DU CHANGEMENT SUR LES ACTIVITÉS DES PERSONNES TOUCHÉES

• Informer sur les impacts, conséquences, effets, retombées du projet de changement

• Personnaliser les communications selon les différents groupes touchés

• En collaboration avec les gestionnaires, informer des différentes actions mises en œuvre pour gérer la transition

• Favoriser une attitude positive face au changement• Insister sur les raisons justifiant le changement• Communiquer honnêtement sur les avancements du projet (+/-)

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SUPPORTER LA TRANSITION

• Informer du processus, des moyens et des ressources mis en place pour la mise en œuvre du changement (implantation)

• Transmettre les détails à propos des formations prévues• Communiquer les informations complètes en lien avec le soutien

prévu pour le projet• Assurer suivi et soutenir une fois le changement mis en place!

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Soutien et Clôture

Démarche capte

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PARTICIPER

PCOMPRENDRE

CADHÉRER

ATRANSFÉRER

TÉVOLUER

E

MISE EN ŒUVRE

La gestion du changement consiste à mettre en œuvre un ensemble d’activités dans le cadre de 5 dimensions afin de créer les conditions propices au

changement

Mesurer Mesurer Mesurer MesurerMesurer

PlanificationDémarrage Réalisation Imputabilité aux opérations


Les enjeux et écueils refont surface

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Grands enjeux du changement

Une organisation est la somme des personnes qui la composent, un changement ne peut donc prendre forme sans que qu’un nombre significatif se l’approprie, c’est-à-dire qu’elles intègrent le changement à leurs façons de faire quotidiennes.

Citation à l’appui :

« On gagne avec les gens, mais on peut aussi perdre avec les gens. » Un vice-président chez Desjardins

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• En tant que dirigeant, il importe de comprendre comment les gens s’approprient le changement et comment faciliter cette appropriation.

• Les dirigeants doivent aussi s’approprier le changement.• Écouter et répondre aux préoccupations

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Modèle des 7 phases de préoccupationsCéline Bareil, HEC Montréal

Indifférence Inconfort/Ambivalence Apprentissage

CollaborationAmélioration

Phase 2Phase 3

Phase 4Phase 5

Phase 1

Aucune préoccupation supplémentaire

Continuité / Pérennité

Masse critique

Aucunepréoccupation

DestinataireOrganisation

Nature duchangement

Expérimentation

Phase 6Phase 7

Phase 1

Le modèle des 7 phases de préoccupations




• La mise en place d’un changement significatif ne relève pas de la simple volonté des dirigeants à le réaliser, mais d’un ensemble planifié d’activités qui favorisent son appropriation par les acteurs de tous les niveaux de l’organisation.

Citation à l’appui« La gestion du changement est une discipline multidisciplinaire qui nécessite une compréhension globale et systémique de l’organisation. Les interventions dans ce domaine vont bien au-delà des aspects « soft » et nécessitent des activités planifiées et structurées. »

Directrice en gestion du changement chez Bombardier

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Le futur n’est plus ce qu’il était : préparons-nous!

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Clarté Connecté Co-créer Cultiver Culture du merci

Et le C sans qui rien n’est possible?

5c du changement durable mc

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COURAGE

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Facteurs de succès

Engagement soutenu des dirigeants Partage de la vision et des objectifs du changement Ressources suffisantes et rythme adéquat Définir et connaître les rôles et les responsabilités de chacun Considération des préoccupations de tous les acteurs Implication des acteurs de tous les niveaux de l’organisation Démarche structurée de gestion de l’appropriation du

changement intégrée à la gestion de projet / à la gestion

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Facteurs de succès

Ne pas sous-estimer le temps et les efforts requis pour s’approprier le changement

Établir et réviser les priorités

Trouver des solutions acceptables aux employés qui ne peuvent répondre aux exigences du changement

Assurer une vigie

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Réflexion- L’innovation requiert la volonté de considérer le changement comme une opportunité.Peter Drucker, théoricien américain du management, auteur de plusieurs livres à succès (1909-2005)

• Quels messages importants retenez-vous?• Quels constats faites vous concernant votre rôle

d’acteur dans le changement?

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Questions

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MERCI !

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