Composantes dun consortium EEN Rabat, Maroc, 4 juin 2009

Composantes d’un consortium EENComposantes d’un consortium EEN

Rabat, Maroc, 4 juin 2009

Objectifs

• Délivrer un service complet faisant appel a des compétences variées

• Mettre en place un guichet unique• Instaurer un esprit d’équipe au

sein d’un consortium compose de plusieurs organisations

• Installation d’un processus efficace

Niveaux d’action

• 2 niveaux principaux:– Gouvernance (horizontal)– Opérationnel (vertical)

Niveau opérationnel: définition

• Tout ce qui doit être mis en place pour délivrer le service efficacement

• Ex:– Mise en place des outils– Knowledge management– Etc.

Gouvernance: Définition

• Gestion globale du consortium en terme:– Stratégique– Du respect des objectifs– De la gestion administrative

Niveaux d’action

Planning/Coordination

Stratégie/Qualité

Monitoring/Reporting

Communication SignpostingServices a délivrer

Gestion de l’information

Outils degestion

Opérationnel

Gouvernance

• PARTIE 1 – Niveau opérationnel

Opérationnel – Services a délivrer

• Rappel de la méthodologie

Services a délivrer

• Phase 1– Contact avec le client– Marketing– Présentation des services– Analyse des besoins


• Phase 2 – Utilisation du service approprié– Module A

• Dissémination d’information• Promotion active des programmes

communautaires• Recherche d’information spécifique sur la

législation• Trouver un partenaire commercial


• Phase 2 – Utilisation du service approprié – Module B

• Audit technologique• Recherche de profil• Diffusion de profil• Diffusion via AMT• Participation a un événement• Veille technologique• Interaction avec les groupes sectoriels


• Phase 2 – Utilisation du service approprié – Module C

• Information sur les appels a proposition du PCRD

• Recherche de partenaires


• Phase 3 – Suivi– Collecte des expressions d’intérêt– Mise en relation– Support a la négociation– Mise en place de la collaboration


• Evénements– Promotion des événements

intéressants pour le pays– Organisation d’événements au

niveau national– Logistique– Assistance & accompagnement des

entreprises

Communication

• Interne– Se donner des règles de

communication interne au consortium

– Organiser des réunions de coordination régulières

– S’informer des activités des autres partenaires et des liens avec les clients

– Outils !!!

Communication

• Externe– Définir les messages a diffuser vers les

clients du consortium– Rassembler les informations nécessaires

pour faire passer le message (voir gestion de l’information)

– Gérer la communication avec le reste du réseau (groupes sectoriels, working groups, etc.)

– Gérer la communication envers la Commission Européenne


• InterneBut:

– Echanger les informations entre les partenaires du consortium

Comment:Mise en place d’outils et procédures


• ExterneBut:

– Rendre disponibles les information provenant de la Commission européenne, des instances publiques, des groupements sectoriels, etc.

Comment:Mise en place d’un espace de stockage accessible a tous et de responsable de l’information

Outils de gestion

• Gestion des profils – Intranet EEN• Outil d’information - First class • Outils de communication – Site

Web• CRM

Gestion des profils – Intranet EEN

• Permet:– La gestion des profils techno &

commerciaux– L’accès aux documents utiles en

terme de communication, formulaires clients, etc

– L’accès a l’information relative aux groupes sectoriels, success stories, bonnes pratiques, etc.

Gestion des profils – Intranet EEN

• En pratique…– Une personne responsable pour

l’accès au site et interface helpdesk– Une personne responsable de la

qualité des profils / organisation

Outil d’information - First class

• Outil de communication au sein du réseau

• Permet l’accès et l’utilisation de boite de messagerie multiple, selon les sujets

CRM

• Outil de suivi • Caractéristiques:

– Connexion avec la base de données clients

– Suivi par client ou par expression d’intérêt

– Disposer de l’information en temps-réel

– Partage de l’information avec les partenaires

Outils de communication – Site Web

• Nécessaire pour communiquer au niveau régional/national

• Permet une visibilité des services• Permet l’accès aux services online

tel que l’AMT• Diffuse l’information aux clients

Signposting

• Objectif:– Guichet unique pour chaque client– Faire appel a la bonne compétence

au bon moment– Utiliser efficacement les ressources

du consortium

Signposting

• Modus operandi– Disposer d’un mécanisme de

transfert d’information entre compétences

– Repartir le travail en portefeuille de clients (1 seul interlocuteur)

– Dans l’idéal, centraliser l’information permettant son accès a tous

• PARTIE II – Niveau gouvernance

Niveau gouvernance

• Plusieurs zones d’action:– Stratégie (objectifs définis par le

dossier de candidature)– Coordination– Planning– Monitoring– Reporting

Exemple de modèle

Comite stratégique

Comite depilotage

Coordinateur

Comite technique

Module B

Comite technique

Module C

Comite technique

Module A

Activités horizontales

Planning

• Réunions régulières entre les acteurs du consortium

• Définition des objectifs a court et moyen termes

• Définition des délais et moyens a mettre en œuvre

• Vérification de la tenue des délais, corrections éventuelles

Monitoring

• Objectifs:– Savoir ou on est et ou on va– Redéfinir les taches a effectuer a

court et moyen terme en fonction de ce qui a déjà été accompli

– Re-quantifier les objectifs du contrat, en passant par un avenant

– Evaluer les performances du consortium et les éléments a améliorer

Monitoring

• Comment?– Se définir des paramètres-clé a

mesurer (voir paramètres reporting?)Ces paramètres doivent être réalistes et facilement mesurables

– Le coordinateur doit collecter l’ensemble des mesures régulièrement (+/- 6 mois) et analyser leur évolution

– Eventuellement mettre en place un mécanisme ad-hoc au sein du CRM

Reporting

• Tous les 18 mois• Comprend:

– Rapport d’activités– Liste des paramètres– Rapport financier

• PARTIE III – Modes de fonctionnement

Modes de fonctionnement

• Par secteur• Par service ou compétence

Mode de fonctionnement par secteur

• Chaque secteur est représenté par un département responsable, implique dans le projet

• Chaque département est capable de fournir le service complet aux clients

• Les services pointus ou horizontaux (IT, etc.) sont assures par des départements annexes

Mode de fonctionnement par competence

• Les services sont assures par des spécialistes, tous secteurs confondus, ex:– Service de recherche de partenaire– Service d’organisation d’événement– Service de recherche de brevet– Service de recherche commerciale

• La planification des activités par secteur se fait en commun, selon la stratégie définie par le consortium

Niveau opérationnel

Niveau Opérationnel

SensibilisationMarketing nouveaux clientsPrésentation des servicesEvaluation des besoins P

has

e 1

Evaluation 2e besoinsEx. Audit

AMTEventVeilleInfos PCRD

Ph

ase

2

Mod A Mod B Mod C

SuiviEOIsMise en relationNégociationsRéponses a un appel PCRD

Ph

ase

3

Signposting

Ser

vice

s a

dél

ivre

r

Intranet EEN

First Class

Site Web

Intranetconsortium

CRM

DB Clients

Signposting

Niveau operationnel

Niveau Operationnel

Communication

Co

mm

un

icat

ion

Intranet EEN

First Class

Site Web

Intranetconsortium

CRM

DB Clients

Externe

Interne

Niveau operationnel

Niveau Operationnel

Gestion Information

Ges

tio

n d

e l’

info

rmat

ion

Intranet EEN

First Class

Site Web

Intranetconsortium

CRM

DB Clients

Externe

Interne

Ensemble du consortium

Niveau Operationnel

Intranet EEN

First Class

Site Web

Intranetconsortium

CRM

DB Clients

Services & Signposting•Phase 1 •Phase 2•Phase 3


Communication

Outils

Niveau Gouvernance

Planning/Coordination

Stratégie/Qualité

Monitoring/Reporting

Fin…

Merci de votre attention

Bertrand [email protected]

Exercice – Répartition des taches

Tâches ANPME R&D Maroc

OMPIC MICNT MENESFCRS

Maroc Export

MCE

Coordination Coord principal

Comite Tech Mod B

Comite tech Mod C

Comite tech Mod A

Planning Resp principalVerif coherence

Stratégie X

Qualité Coordinateur

Monitoring Mise en placeCollecte des donneesAnalyse

Reporting X




Maroc Export

MCE

Service

Phase 1 RimaneRRME

Reseau de consultants

RDT InterfacesPCNPoints focauxPCI

Phase 2 IMTIAZ (Mod B)

Mod B Totalite

Recherche de brevets (Mod B) & PI

Mod B Totalite

Mod C totalite& Mod B (en partie)

Mod APartenartiats commInfo sur offre marocaine exportableInfos marches a l’etrangerEvenements a l’etranger

Mod A (reglementation)

Phase 3 Suivi par le premier contact


Responsable librairie

Communication

Coordinateur




Maroc Export

MCE

DB Clients

Soutien Soutien Chef de file Soutien Soutien

CRM Soutien Chef de file

Intranet Consortium

Soutien Chef de file

Intranet EEN

Chef de file

FirstClass Chef de file

Site Web Dvt et maintenance

Soutien Soutien Soutien Soutien

Documents

Composantes dun consortium EEN Rabat, Maroc, 4 juin 2009