COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS Foire aux questions concernant le nouveau … · 2018-08-22 · Un contrat de service peut prévoir une exécution successive de plusieurs services professionnels

COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS

Foire aux questions concernant le nouveau Règlement entré en vigueur le 1er janvier 2018

Dernière mise à jour : 25 juillet 2018

Articles Questions Réponses

Art. 1 Est-ce que les lignes directrices sont facultatives ? Non, les lignes directrices sont un outil pour s’assurer d’une compréhension commune de la disposition réglementaire. Leur respect n’est pas facultatif. Ce sont des énoncés qui expliquent comment s’appliquent les dispositions réglementaires et les professionnels doivent les respecter.

Art. 1

Comment le notaire doit-il gérer les taxes de vente sur ses honoraires s’il y a plusieurs prélèvements ?

Les taxes de vente doivent être perçues sur la portion des honoraires demandés sur la facture et non à l’avance, même s’il s’agit d’un contrat forfaitaire.

Art. 1 Le notaire peut-il facturer la première visite d’une rencontre pour un testament/mandat afin que ce ne soit pas une avance d’honoraires et encaisser le solde lors de la signature de l’acte sans nécessairement transmettre la copie?

Oui, le notaire peut émettre une facture à la suite de la 1re rencontre et percevoir ses honoraires et le reste à la suite de la signature de l’acte. Malgré qu’il ne soit pas nécessaire d’attendre l’envoi de la copie d’acte au client, le travail étant effectué à la clôture de l’acte, il serait de bonne pratique d’exiger le paiement final de ses honoraires en échange de la remise de la copie conforme de l’acte. En effet, l’article 14 de la Loi sur le Notariat (N-2) prévoit un droit de rétention par le notaire sur les copies d’actes tant et aussi longtemps que ses honoraires ne sont pas acquittés.

Chambre des notaires du Québec Comptabilité en fidéicommis – Foire aux questions concernant le nouveau Règlement

VERSION : 03 Créé le : Décembre 2017

Mis à jour le : 25 juillet 2018

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Art. 1 in fine Est-ce possible pour une société d’être titulaire d’un compte en fidéicommis?

Oui. Cette société doit se présenter exclusivement comme une société de notaires au sens de l’article 3 du Règlement sur l’exercice de la profession de notaire en société (RLRQ, c. N-3, r.7) et elle doit avoir été déclarée préalablement à l’Ordre aux termes du formulaire requis. Par conséquent, les sommes confiées à un notaire ne pourront être déposées dans un compte en fidéicommis dont le titulaire est une société multidisciplinaire (avocats, comptables professionnels agréés, etc.). Par ailleurs, une société de notaires, telle une « société de dépenses » une société nominale ou réelle, ne peut être titulaire d’un compte en fidéicommis. Seules les sociétés en nom collectif à responsabilité limitée ou les sociétés par actions mentionnées au règlement peuvent être titulaires d’un compte en fidéicommis.

Art. 1, al. 1 et art. 2

Le notaire peut-il recevoir des avances d’honoraires et les déposer dans son compte en fidéicommis?

Oui. Toutefois, à compter du moment où les services sont rendus, les honoraires doivent faire l’objet d’une remise au notaire. Le notaire ne peut laisser des sommes personnelles au compte en fidéicommis.

On entend par avance d’honoraires, une somme remise à un notaire pour services professionnels à rendre ou pour un débours à effectuer.

Art. 1, al. 2 et 3 Le notaire peut-il détenir des sommes ou des biens, à la demande d’un client, peu importe les fins visées par cette détention? En somme, un client peut-il demander au notaire d’utiliser son compte en fidéicommis au lieu d’ouvrir lui-même un compte dans un établissement financier?

Non. La détention de sommes ou de biens doit être reliée à l’exécution d’un contrat de service licite. D’ailleurs, ne constitue pas l’exercice de la profession, le seul fait de détenir des sommes ou des biens en fidéicommis.

Art. 1 et 24 Le notaire peut-il payer ses honoraires et débours à même les sommes détenues dans le compte en fidéicommis?

Oui. Les honoraires et débours ne peuvent être prélevés qu’après l’exécution de sa prestation. Selon, l’article 52 du Code de déontologie des notaires, le notaire ne peut exiger de paiement par anticipation de ses honoraires, mais peut exiger des avances sur ses honoraires et débours. Ces avances d’honoraires et débours doivent être déposées dans le compte en fidéicommis. Attention : la prestation de service attendue du notaire, en ce qui concerne la radiation des sûretés de l’immeuble vendu, ne lui permet pas de prélever ses honoraires du compte en




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fidéicommis avant l’exécution du service professionnel. Des lignes directrices à ce sujet ont été adoptées par l’Ordre. De plus, le notaire qui prélève des débours, tels que les frais de publication, sans avoir accompli le travail afférent pourrait faire face à une plainte disciplinaire pour avoir contrevenu au paragraphe 7o de l’article 56 de ce code puisqu’il utiliserait ces sommes à d’autres fins que celles prévues.

À titre de rappel, l’article 156 du Code des professions précise qu’un professionnel déclaré coupable par le conseil de discipline de s’être approprié sans droit des sommes, ou de les avoir utilisées à des fins autres que celles convenues, se verra imposer minimalement comme sanction une radiation temporaire. La prudence est donc de mise.

Un contrat de service peut prévoir une exécution successive de plusieurs services professionnels et par conséquent, le notaire peut encaisser le paiement de ses honoraires au fur et à mesure de l’exécution de chacun d’eux après la remise d’une note d’honoraires. Il en est ainsi des honoraires et frais d’inscription d’une radiation (par exemple pour une quittance ou mainlevée) aux registres gouvernementaux, lesquels doivent être déposés dans le compte en fidéicommis jusqu’à l’exécution du service professionnel.

Art. 1 Le notaire doit-il déposer ses honoraires dans son compte en fidéicommis seulement pour les dossiers en immobilier?

Lire les lignes directrices à l’article 1 c).

Tous les notaires sont assujettis, et ce, pour tous les mandats liés à l’exercice de la profession.

Art. 1 Dans le cas des avances d’honoraires liées aux quittances, quand le notaire peut-il retirer ses honoraires du compte?

Lire les lignes directrices à l’article 1 g (ii).

Les honoraires du notaire et frais d’inscription d’une radiation (par exemple pour une quittance ou mainlevée) aux registres gouvernementaux doivent être déposés dans le compte en fidéicommis jusqu’à l’exécution du service professionnel. Pour un client, le mandat est effectué lorsque la charge est radiée au Registre foncier.




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Art. 1 Le notaire doit-il demander de nouveau une confirmation écrite du vendeur pour prélever ses honoraires après la publication de la quittance ou mainlevée ou le document des répartitions signé lors de la vente est suffisant?

Lire les lignes directrices à l’article 1 g (ii) et l’art. 54 du Code de déontologie des notaires. L'autorisation doit être obtenue à tout moment avant le prélèvement du compte en fidéicommis. Elle peut être obtenue, par exemple, par le biais d’un contrat de service écrit, sur la fiche des répartitions ou par courriel. Une note détaillée d'honoraires doit être acheminée avant le prélèvement, afin d’en informer le client.

Art. 1 Dans le cas d’un refinancement hypothécaire, serait-il alors préférable d’émettre une 1re facture pour l’hypothèque et une 2e pour la radiation?

Lire les lignes directrices à l’article 1 g (iii). Une note détaillée d'honoraires doit être acheminée avant chaque prélèvement afin d’informer le client que le travail est effectué. Si les sommes sont retirées qu'à l'exécution complète du contrat de service, une seule note d'honoraires doit être remise.

Art. 1 Est-ce que le notaire peut faire une seule facture au vendeur et mentionner un montant payable à la transaction et un montant payable lors de la publication de la quittance, et ce, pour ne pas faire deux factures?

Non, parce que la transaction n’est pas achevée à l’égard du vendeur tant que la quittance n’est pas signée, attestée et publiée. Par conséquent, le notaire ne peut percevoir qu’une partie de ses honoraires après la signature de la quittance. Il peut percevoir l’autre partie et ses frais une fois la quittance publiée.

Art. 1 Est-ce que le notaire peut faire une seule facture détaillée et indiquer dans le contrat de service que lorsqu’une telle partie du dossier sera exécutée, un montant X pourra alors être perçu?

(Considérant que le solde sera perçu à la suite de la publication de la quittance, par exemple).

La proposition d’aviser le client du fonctionnement au moyen du contrat de service est une bonne pratique. Toutefois, la note d’honoraires détaillée demeure nécessaire et doit être transmise au client lors de chaque décaissement.

Art. 1 Le notaire doit-il avancer les fonds pour les nombreux frais qu’il doit payer (relevés de taxes, RDPRM, etc.)?

Si le notaire n’a pas demandé d'avance de débours en ce sens à son client, oui. Le Règlement ne change pas la règle qui prévalait. Par exemple, pour les frais de radiation au Registre foncier, le notaire n'a qu'à produire une note d'honoraires détaillée, l’envoyer à son client puis, sur autorisation écrite de son client, décaisser le montant de son compte en fidéicommis avant de payer sa carte de crédit.

Art. 1 Le notaire doit-il conserver les frais d’inscription au Registre des dispositions testamentaires et des mandats (RTM) dans son compte en fidéicommis jusqu’à l’envoi de son rapport à la Chambre?

Non puisque les frais payés au RTM sont des frais facturés dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession et non des frais d’inscription. Aussi, le RTM n’est pas un registre gouvernemental. Conséquemment, si ces frais sont perçus auprès du client après que l’acte soit clos, mais avant d’avoir transmis son rapport de testaments et/ou de mandats, ils peuvent tout de même être déposés dans le compte d’entreprise.




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Art. 1 Si le notaire se fait remettre un chèque postdaté, est-ce nécessairement une avance d’honoraires?

Non. Si le travail est accompli lors de la remise du chèque, ce n’est pas une avance et le notaire n’a pas à le verser à son compte en fidéicommis. Si toutefois le travail n’est pas accompli, c’est une avance d’honoraires et il doit être déposé dans le compte en fidéicommis dans les trois jours où il est encaissable et attendre d’avoir achevé le mandat, obtenu l’autorisation écrite et avoir émis sa note d’honoraires avant tout encaissement.

Art. 2 Afin de couvrir les frais d’administration ou d’utilisation qui peuvent être exigés de l’établissement financier, le notaire peut-il ouvrir une « carte réserve » ou une « carte notaire »?

Oui. Cependant, la somme déposée à cette carte-client doit être minime (environ 200 $).

Art. 2 Si le notaire titulaire du compte en fidéicommis souhaite acheter ou vendre un immeuble et en confie le mandat à un membre de son étude également titulaire du même compte, les sommes reliées à cette transaction (à quelque titre que ce soit) peuvent-elles être détenues dans le compte en fidéicommis dont les notaires sont tous deux titulaires?

Non. On ne peut déposer des sommes personnelles dans un compte en fidéicommis. Par conséquent, si le mandat est confié à un membre de l’étude du notaire, ce dernier doit être seul titulaire d’un compte en fidéicommis.

Art. 2

(et partout ailleurs dans le Règlement)

Le vocabulaire identifiant les intervenants à un compte en fidéicommis a-t-il changé?

Oui. Le propriétaire ou le détenteur d’un compte en fidéicommis se nomme un titulaire. Si une société est titulaire du compte en fidéicommis, le ou les notaires sont des signataires au compte en fidéicommis.

Art. 2 in fine Est-ce qu’un notaire peut avoir un compte en fidéicommis commun avec un avocat ou tout autre professionnel?

Non. Si des sommes sont confiées au notaire par un client, elles doivent être déposées dans un compte en fidéicommis dont le ou les titulaires sont notaires ou une société qui se présente exclusivement comme une société de notaires, c’est-à-dire selon l’article 3 du Règlement sur l’exercice de la profession de notaire en société (RLRQ c. N-3, r. 7).

Art. 2 Un notaire doit-il pratiquer dans la même étude que son confrère (sa consœur) s’il est l’utilisateur de son compte en fidéicommis?

Oui, les notaires doivent exercer leurs activités professionnelles dans la même étude. Au sens de l’article 22 du Règlement sur la tenue des études et des dossiers des notaires, l’étude est le local où ils rendent leurs services. Toutefois, si ces notaires ou une société ont plus d’un point de service, un notaire peut utiliser le compte d’un autre notaire même s’ils n’exercent pas dans le même local.

Art. 2 et art. 27 Sera-t-il possible pour un notaire qui n’est pas titulaire d’un compte en fidéicommis ou signataire d’un compte en fidéicommis, dont le titulaire est une société, d’utiliser le compte d’un autre notaire ou d’une société?

Oui. Il s’agit alors d’un notaire utilisateur. Cependant, il devra exercer ses activités professionnelles avec le notaire titulaire du compte ou au sein de la société titulaire du compte. Le notaire utilisateur et le notaire titulaire du compte en fidéicommis ou signataire du compte d’une société doivent mettre en place des mesures de contrôle




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pour s’assurer que les sommes ou les biens confiés au notaire titulaire du compte en fidéicommis sont utilisés conformément au contrat de service. Ces mesures de contrôle font l’objet de lignes directrices adoptées par l’Ordre.

Art. 4 Y a-t-il un délai minimal de conservation des livres de la comptabilité en fidéicommis et les pièces justificatives, de même qu’une copie des autres documents exigés par l’Ordre?

Oui : 10 ans.

Art. 4 Le notaire qui a déjà fourni à l’Ordre le nom du fournisseur de service d’externalisation rattaché à l’utilisation de son logiciel de comptabilité en fidéicommis doit-il le soumettre à nouveau?

Non. Toutefois, si le notaire n’a jamais déclaré ce fournisseur, il doit le faire à l’aide du formulaire « Externalisation de documents technologiques – Demande d’autorisation » disponible sur l’Inforoute notariale dans la section « Votre dossier / Votre dossier administratif / Greffe ».

Art. 4 Une copie de sauvegarde des livres de comptabilité en fidéicommis et des pièces justificatives est-elle obligatoire?

Oui. Que la comptabilité soit tenue sur support papier ou sur un support faisant appel aux technologies de l’information, une copie de sauvegarde des livres de comptabilité en fidéicommis et des pièces justificatives doit être conservée dans un endroit autre que celui où le notaire conserve ses originaux, selon les indications de l’Ordre.

Dans la mesure où une copie sur support papier est conservée dans un endroit autre que celui où vous conservez vos originaux qui ne correspond pas à votre domicile professionnel, vous devez le déclarer l’Ordre à l’aide de la demande d’autorisation afin de conserver tout ou partie (…) de la comptabilité en fidéicommis dans un endroit autre que le domicile professionnel du notaire, disponible dans l’Inforoute notariale dans la section « Votre dossier / Votre dossier administratif / Greffe ».

Si votre logiciel de comptabilité en fidéicommis est rattaché à un logiciel de gestion d’étude (ProCardex, ProNotaire, Paramaître et Eurêka) utilisé en mode externalisé, vous êtes présumé conserver une copie de sauvegarde satisfaisant aux exigences de l’article 3.

Il en est de même si vous utilisez une solution de sauvegarde en ligne autorisée par l’Ordre (Backup en ligne, Votre Voûte et xiBackup).




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Art. 5 Dois-je aviser les clients pour qui je détiens des sommes et des biens du changement d’adresse de mon bureau?

Oui en ce qui concerne les clients pour qui je détiens des biens tangibles, comme des certificats d’actions, des pièces d’or, etc., mais non pas ceux pour qui je détiens des sommes. Le règlement vise spécifiquement le cas où le notaire change le lieu où il conserve un bien.

Art. 6 Qui peut être signataire d’un compte en fidéicommis dont le titulaire est une société?

Seuls des notaires peuvent être les signataires d’un tel compte et exercer un contrôle sur celui-ci.

Art. 6 Malgré qu’une société de notaire soit titulaire du compte en fidéicommis où sont déposées des sommes, le notaire demeure-t-il responsable du contrôle de celles-ci?

Oui. Le notaire reste individuellement responsable des actes professionnels qu’il pose même s’il exerce au sein d’une société.

Art. 6 in fine Est-ce toujours possible d’ouvrir un compte général en fidéicommis en devises étrangères?

Oui.

Art. 6 al. 1 et art. 27 Est-ce qu’un notaire peut exiger que sa comptable cosigne les chèques d’un compte dont il est le titulaire?

Non, elle ne peut pas être cosignataire d’un compte en fidéicommis. Toutefois, elle pourrait signer une autorisation d’ordre de paiement, tel que déterminé dans les mesures de contrôle interne établies par le titulaire ou le signataire. Ceci dit, il est entendu que les mesures de contrôle interne ne peuvent, en aucun cas, restreindre l’autonomie du professionnel.

Art. 6 al. 1 et art. 27 Est-ce qu’un non-notaire peut signer les chèques d’un compte où une société de notaires est titulaire?

Non, un non-notaire ne peut pas être cosignataire d’un compte en fidéicommis.

Art. 7 Les règles concernant l’ouverture d’un compte spécial en fidéicommis sont-elles modifiées avec le nouveau règlement?

À part quelques modifications de texte, les règles sont les mêmes sauf en ce qui a trait à la possibilité d’ouvrir un compte spécial en fidéicommis au nom de la société.

Art. 7 Est-ce toujours possible d’ouvrir un compte spécial en fidéicommis en devises étrangères?

Oui

Art. 8 Le notaire signataire d’un compte en fidéicommis de société doit-il être un associé ou actionnaire de la société de notaires?

Non. Il peut être administrateur ou employé de la société. Toutefois, la société doit adopter une résolution nommant les notaires signataires. Cette résolution doit être fournie à l’Ordre en même temps que le formulaire établi par l’Ordre ainsi qu’une copie du document d’ouverture de compte de l’établissement financier.




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Art. 8 Les formalités entourant l’ouverture d’un compte en fidéicommis seront-elles changées?

À certains égards, le notaire doit, comme présentement, remplir et transmettre à l’Ordre le formulaire obligatoire lors de l’ouverture d’un compte général ou spécial en fidéicommis. Il doit transmettre ce formulaire dans les 5 jours de sa signature. De plus, il doit transmettre dans les 5 jours de l’ouverture du compte, une copie du formulaire d’ouverture du compte de l’établissement financier.

Art. 8, 9, 10, 15 et 16 Comment doit-on calculer les délais indiqués dans le Règlement? Selon les articles 83 du Code de procédure civile et l’article 61 de la Loi d’interprétation, il s’agit des jours de calendrier et si la fin d’un délai tombe un samedi ou un jour férié, le délai est prolongé au jour ouvrable suivant.

Art. 9 Lorsque le compte spécial en fidéicommis n’est plus requis, que doit faire le notaire?

Il doit, dans les 5 jours, transférer le solde des sommes et les revenus accumulés au compte général en fidéicommis et fermer le compte.

Art. 10 Que doit faire le notaire lorsque le compte général en fidéicommis n’est plus requis?

Il doit, dans les 5 jours de la date de sa fermeture, en aviser l’Ordre au moyen du formulaire obligatoire.

Art. 10 Que doit faire un notaire qui se retire du compte général en fidéicommis dont il était titulaire avec un ou plusieurs notaires ou se retire comme signataire du compte en fidéicommis au nom d’une société?

Dans les 5 jours de son retrait, il doit en aviser l’Ordre au moyen du formulaire obligatoire.

Art. 10 Que doit faire un notaire qui s’ajoute au compte général en fidéicommis à titre de titulaire avec un ou plusieurs notaires ou s’ajoute à titre de signataire du compte en fidéicommis au nom d’une société?

Dans les 5 jours de cet ajout, il doit en aviser l’Ordre au moyen du formulaire obligatoire.

Art. 11 al. 2 Le notaire doit-il utiliser un logiciel (intégré à un logiciel de gestion d’étude ou non) pour tenir sa comptabilité en fidéicommis?

Non. Toutefois, ceux qui utilisent un logiciel pour la tenue de la comptabilité en fidéicommis doivent le déclarer lors du renouvellement annuel de leur inscription.

Art. 12 Quand le notaire doit-il faire les inscriptions à sa comptabilité en fidéicommis lorsqu’il reçoit une somme ou un bien?

Dès sa réception. Cela exclut le moment où le dépôt est fait à l’établissement financier. Les inscriptions doivent être faites sans délai le jour même.




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Art. 12 Que doivent comprendre les inscriptions à ses livres de comptabilité lorsque le notaire reçoit une somme ou un bien?

La date de sa réception, c’est-à-dire la date de réception de l’effet bancaire, de la somme d’argent ou du transfert;

Le montant et le type de dépôt (chèque, traite bancaire, transfert électronique, etc.), le numéro de référence ou la description du bien reçu;

Le nom de la personne de qui provient la somme ou le bien, c’est-à-dire la personne qui fournit la somme. Le notaire doit s’enquérir auprès de son client de qui proviendront les sommes qui sont requises dans le cadre d’une transaction;

Le nom du client pour qui est reçu la somme ou le bien;

Le numéro du dossier du notaire;

Le service professionnel pour lequel la somme ou le bien est reçu;

Le solde du compte après chaque inscription.

Art. 13 Que doivent comprendre les inscriptions à ses livres de comptabilité lorsque le notaire débourse une somme ou remet un bien?

La date du débours. Cette date doit être concomitante à la date de l’effet bancaire. Le notaire ne peut émettre de chèque postdaté. Également, il ne peut faire immédiatement ses inscriptions alors que les sommes ne seront déboursées que plus tard.

Le montant, le mode de débours (chèque, traite bancaire, transfert électronique, etc.)

Le nom du bénéficiaire;

Le nom du client pour qui le débours ou la remise est effectué;

Le numéro de dossier du notaire;

Le service professionnel pour lequel le débours ou la remise est effectué;

Le solde du compte après chaque inscription.

Art. 14 Peut-on toujours ouvrir une carte client par client et y inscrire plusieurs transactions différentes?

Oui. Aux termes du nouveau règlement, le notaire peut ouvrir une carte client par client, mais les opérations comptables devront être regroupées pour chaque dossier.

Dans le cadre d’un projet de construction immobilière, le notaire doit inscrire les renseignements prévus au Règlement à la carte-client de l’acquéreur et non à celle du constructeur.




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Art. 15 Le notaire est-il toujours tenu d’effectuer un rapport mensuel de sa comptabilité?

Oui

Art. 15 Quel est le délai pour que le notaire effectue son rapport mensuel? Le notaire a 21 jours à compter de la fin du mois précédent pour effectuer son rapport de conciliation des opérations de sa comptabilité en fidéicommis selon le formulaire adopté par l’Ordre.

Art. 15 Comment peut-on prouver que nous respectons le délai pour le rapport mensuel?

Est-ce que le logiciel de gestion d’études doit sauvegarder la date où le notaire effectue son rapport mensuel de comptabilité?

En le signant et le datant, comme le prévoit le document établi par l’Ordre.

Art. 16 et 20 Quelle est la procédure à suivre lorsque les clients paient à l’avance les honoraires par carte de crédit ou virement Interac ?

Cartes de crédit : Le notaire doit transférer les sommes liées à une avance vers son compte en fidéicommis dès que possible et respecter les exigences prévues à l’article 27.

Virement Interac : Le notaire doit le déposer directement dans son compte en fidéicommis, car il a le choix du compte du dépôt lorsqu’il reçoit le courriel d’Interac. Si la somme est déposée par erreur dans un autre compte, il doit transférer les sommes dès que possible et respecter les exigences prévues à l’article 27.

Art. 16 et 27, par. 1 Quel est le délai pour déposer une somme dans un compte général en fidéicommis?

3 jours de la réception de la somme. Toutefois, il est bon de préciser que même si un délai de 3 jours est accordé au notaire pour effectuer le dépôt, il ne peut invoquer cette disposition pour se soustraire à ses obligations de s’assurer de contrôler rigoureusement les sommes, comme le prévoit l’article 27.

Art. 16 in fine

et art. 8 al. 4

Un notaire peut-il donner un mandat à un autre notaire d’effectuer des dépôts ou des retraits dans son compte en fidéicommis?

Oui. Toutefois, ce mandat ne peut être que pour une fin spécifique et une période limitée. Par conséquent, il ne sera pas permis à un notaire titulaire d’un compte en fidéicommis de permettre de façon permanente à un autre notaire d’être mandataire dans son compte sans qu’il en soit titulaire ou signataire. De plus, dans les 5 jours de l’octroi du mandat, le notaire titulaire ou signataire doit en aviser l’Ordre au moyen du formulaire obligatoire.

Art. 16, al. 2 Quand le notaire peut-il débourser les sommes provenant d’un compte spécial en fidéicommis?

Après que le notaire a viré ces sommes du compte spécial en fidéicommis vers le compte général en fidéicommis tout en s’assurant de respecter rigoureusement l’article 27 du Règlement et les lignes directrices y afférentes.




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Art. 17 Quelles sont les nouvelles règles concernant l’émission du reçu? Dès la réception d’une somme ou d’un bien, le notaire doit préparer chronologiquement un reçu selon le nouveau modèle adopté par l’Ordre et qui comprend des informations additionnelles.

C’est le notaire titulaire ou signataire qui doit préparer le reçu concernant la réception d’une somme.

Aussi, le reçu doit comprendre le nom du client pour qui la somme ou le bien est reçu et celui de la personne de qui ils proviennent. Le notaire doit donc s’enquérir à chaque dossier et obtenir une confirmation écrite du client du nom de la ou les personnes de qui les sommes proviennent.

Art. 17 Le reçu fait-il l’objet de mentions obligatoires? Oui. L’Ordre a adopté un modèle pour le reçu et comprend des informations additionnelles.

Art. 17 Les reçus doivent-ils être prénumérotés consécutivement ou numérotés consécutivement automatiquement?

Oui

Art. 17 À qui le notaire doit-il remettre le reçu? Il doit remettre le reçu à la personne de qui il a reçu la somme ou le bien. Par exemple, si un père fournit la mise de fonds pour l’achat d’un immeuble par son fils au moyen d’un effet bancaire remis directement au notaire, le notaire doit libeller et remettre le reçu au père et non au fils.

D’ailleurs, le nom du client sera aussi sur le reçu, tel que le nouveau modèle obligatoire de reçu le prévoit.

Art. 17 À quel nom le notaire doit-il faire le reçu dans le cas de la liquidation d’une succession et à qui le remet-il?

Il doit faire le reçu au nom de la personne qui remet la somme ou le bien au bénéfice de la succession et le remet au liquidateur.

Art. 17 in fine Quelles sont les règles que le notaire doit respecter lorsque la somme ou le bien remis provient d’une personne autre que son client?

Avant d’effectuer le dépôt au compte en fidéicommis, le notaire doit en informer le client et obtenir son autorisation écrite pour ce faire. Le notaire doit s’assurer que le tiers qui lui remet une somme ou un bien pour un client doit servir aux fins d’une transaction dans le cadre d’un contrat de service licite comme le prescrit l’article 1. Des lignes directrices relatives à cette vérification ont été adoptées par l’Ordre.




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Art. 17 Qu’arrive-t-il si les sommes sont transférées électroniquement dans le compte en fidéicommis du notaire ou proviennent de traites bancaires qui n’identifient pas le compte ou la personne de qui provient la somme?

La problématique envisagée suppose que la traite ou le transfert se fait hors la connaissance du notaire alors qu’on ne peut le faire que si la personne connaît les données du compte du notaire. Ce que la disposition impose au notaire c’est de s’enquérir de la provenance de la somme auprès de son client avant son dépôt et de vérifier l’identité de la personne qui lui en fait remise. Des lignes directrices relatives à cette vérification ont été adoptées par l’Ordre.

Art. 18 En vertu de l’article 18, le notaire doit-il systématiquement obtenir une autorisation du client pour effectuer un dépôt ? Quel type d’écrit le cas échéant ?

Le notaire doit obtenir une autorisation écrite du client pour le dépôt d’une somme provenant d’une autre personne. Aucun support précis n’est prescrit, mais le notaire doit être capable d’en faire la preuve.

Si cette somme provient directement de son client, il ne doit pas obtenir son autorisation avant de déposer la somme, mais il doit obtenir une confirmation écrite que cette somme provient d’un compte lui appartenant. Des lignes directrices à ce sujet ont été adoptées par l’Ordre.

Art. 18 Le notaire doit-il vérifier l’identité d’une personne qui lui remet une somme ou un bien au bénéfice d’un client?

Oui. Le notaire doit vérifier l’identité du tiers, comme le prévoit le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (RLRQ, C. n-3, r.7). Par ailleurs, le notaire n’est pas tenu de vérifier l’identité des personnes mentionnées à l’article 3 de ce dernier règlement (établissement financier, organisme public ou un émetteur assujetti). Cette disposition vise à contrer le blanchiment d’argent. Des lignes directrices relatives à cette vérification ont été adoptées par l’Ordre.

N'est pas visé par cette mesure, le messager qui livre un ordre de paiement ou un bien au notaire.

Art. 18 Le notaire doit-il obtenir une confirmation de l’institution financière de la provenance de la somme ?

Non, pas obligatoirement. Le notaire doit s’assurer auprès de son client de qui proviennent les sommes et obtenir une confirmation écrite de celui-ci.

Art. 18 Que doit faire le notaire qui reçoit une somme sans toutefois pouvoir identifier de qui elle provient ?

Le notaire doit communiquer avec l’institution financière et requérir des renseignements pour en identifier la provenance. À défaut, le notaire conserve la somme tant qu’il n’en connaît pas la provenance.

Art. 18 Que doit faire le notaire advenant le dépôt d’une somme dans son compte en fidéicommis par un tiers sans en avoir été avisé au préalable ?

Le notaire doit procéder à la vérification de l’identité après coup et obtenir la confirmation écrite de son client.




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Art. 19 Quelles sont les règles à respecter lorsque le notaire reçoit des sommes en devises étrangères?

Le notaire doit les déposer dans un compte général en fidéicommis en devises étrangères. Avant de faire le dépôt, le notaire doit aviser par écrit le client que ce compte n’est pas couvert par une assurance-dépôts.

Art. 20 Quel est le montant maximal que le notaire peut recevoir en argent comptant dans le cadre d’un contrat de service?

7 499,99 $

Art. 21 Un notaire peut-il déposer un chèque ou un autre ordre de paiement qui n’est pas libellé à son nom ou au nom de son client?

Non. Lorsqu’il est fait à l’ordre du client, il doit comporter l’endossement du client et une mention qu’il est fait pour dépôt seulement dans ce compte.

Art. 22 Quand le notaire doit-il transférer des sommes de son compte général en fidéicommis à un compte spécial en fidéicommis?

Lorsque l’intérêt du client le requiert et qu’il demande par écrit que les revenus des sommes qu’il confie au notaire lui soient remis. Le notaire doit exercer adéquatement son devoir de conseil en cette matière. Il doit informer son client de la possibilité de recevoir les revenus des sommes confiées en fidéicommis. Il est souhaitable que le notaire conserve une preuve écrite de l’exercice de son devoir de conseil si son client ne requiert pas que les sommes remises ou détenues soient déposées dans un compte spécial en fidéicommis.

Art. 22 Combien de temps le notaire doit-il conserver une retenue dans un compte général avant de proposer un compte spécial?

Il n’y a pas de délai prévu. Le notaire doit tenir compte du montant retenu, des circonstances justifiant cette retenue et du délai initialement prévu pour celle-ci avant de conseiller adéquatement son client sur l’intérêt qu’il aurait à requérir l’ouverture d’un compte spécial.




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Art. 24, par. 1 À quelles conditions, le notaire peut-il débourser des sommes pour les remettre à une autre personne que son client?

Le notaire peut remettre les sommes à une autre personne que le client dans la mesure où cette personne est reliée à l’exécution du contrat de service. À titre d’exemple, le notaire peut remettre des sommes pour acquitter les charges grevant un immeuble faisant l’objet d’un acte de vente ou d’hypothèque et payer les intervenants liés à cette vente (arpenteur-géomètre, courtier immobilier, etc.) Cependant, il ne peut remettre des sommes à un tiers n’ayant aucun lien avec le contrat de service même avec l’autorisation écrite de son client. À titre d’exemple, un époux, seul propriétaire de l’immeuble, ne peut demander au notaire de remettre le produit net de la vente à son épouse de même qu’une société par actions qui vend un immeuble ne peut demander au notaire de remettre le produit net de la vente à l’actionnaire unique. Il en serait autrement lorsque les conditions d’un financement consenti par un créancier hypothécaire incluent le paiement de dettes du débiteur telles que les dettes fiscales, le solde des cartes de crédit, etc. Le notaire doit obtenir une autorisation écrite de son client pour effectuer le déboursement des sommes.

Art. 24, par. 1 Qu’en est-il de la remise du chèque au courtier immobilier?

Comme le paiement de ses honoraires se rapporte à la promesse d’achat de l’OACIQ et non à l’acte de vente, est-il considéré comme une personne étant liée au contrat de service du notaire?

Absolument. Le courtier est lié au contrat de service du notaire, lequel doit préparer, rédiger, recevoir et publier au registre foncier un acte de vente d’immeuble. Les offres d’achat comportent souvent un mandat irrévocable des parties de verser les sommes au courtier immobilier. En de telles circonstances, le notaire a même l’obligation de verser la rétribution au courtier.

Century 21 Veston Or Inc. c. Milburn et Perreault Inc., juge Bernard Gratton, C.S. Longueuil 505-05-000622-891, jugement du 15 mai 1992.

Art. 24, par. 2 Le notaire peut-il débourser les sommes au moyen d’un transfert dans le compte en fidéicommis d’un autre notaire?

Oui. Toutefois, le notaire ne peut transférer à cet autre notaire que les sommes requises pour conclure le second contrat de service. La différence entre la somme revenant au client et celle nécessaire pour conclure le second contrat de service doit être remise au client. Des lignes directrices ont été adoptées par l’Ordre à cet effet.

Art. 24 Si le produit d’une vente doit être utilise pour une autre transaction, est-ce vrai que le premier notaire doit transférer seulement le montant du prix de vente au second notaire en fidéicommis et non tout le surplus?

Voir les lignes directrices à l’article 24 b et c. Le notaire instrumentant la première transaction ne doit transférer que les sommes nécessaires pour la seconde transaction, et ce, même si le client signe l’état des déboursés indiquant que tout est transféré à l’autre notaire.




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Art. 24, par 3. Par quels moyens, le notaire peut-il effectuer un débours de son compte en fidéicommis?

Par chèque ou par un autre ordre de paiement (traite bancaire, transfert électronique, etc.). Il ne peut retirer de l’argent comptant du compte en fidéicommis, et ce, même si la somme confiée était de l’argent comptant.

Art. 25 Qu’arrive-t-il si le notaire constate un solde débiteur dans une carte client ou un découvert de banque?

Il doit combler sans délai tout solde débiteur ainsi que tout découvert de banque à même ses fonds propres.

Art. 25 Le notaire peut-il conserver les chèques qu’il avait sous l’ancien Règlement? Oui, il peut conserver ses chèques déjà imprimés, et ce, jusqu’à épuisement. La seule modification sur les chèques est la disparition de l’obligation que ces derniers contiennent la mention « conforme à la Loi sur le notariat (N-3) ».

Art. 27 Est-ce qu’une copie numérisée transmise par courriel, du rapport de l’auditeur ainsi que du rapport annuel en fidéicommis (RAF) du notaire est acceptée par la Chambre?

Jusqu’à nouvel ordre, seuls les originaux sur support papier doivent être transmis à la Chambre.

Art. 27 Si le notaire a un logiciel de gestion d’études, a-t-il l’obligation d’avoir la dernière version à jour dans son système?

Le notaire doit s’assurer que la version qu’il a lui permet de respecter ses obligations professionnelles.

Art. 27 Est-ce que le délai de compensation s’applique aux ordres de paiement pour les avances d’honoraires?

Oui, comme tout ordre de paiement, le notaire doit s’assurer qu’ils sont compensés avant de percevoir ses honoraires du compte en fidéicommis ainsi que tout déboursé.

Art. 27 al. 2 Qui est responsable d’un manquement au Règlement lorsque le compte est détenu par une société ou plusieurs notaires?

Tous les notaires titulaires ou signataires d’un compte en fidéicommis sont responsables du respect des dispositions du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires. Tous ces notaires sont donc susceptibles de faire l’objet d’une enquête par le Bureau du syndic selon la problématique rencontrée. Pour sa part, le notaire utilisateur n’est pas responsable d’un manquement en lien avec les dispositions du présent règlement, sauf en ce qui concerne le contrat de service qu’il exécute, y incluant la gestion de sommes et de biens.

Art. 27 Lorsque plusieurs notaires sont titulaires d’un compte en fidéicommis ou qu’ils sont signataires du compte en fidéicommis dont la société est titulaire, est-ce qu’ils peuvent établir des mesures de contrôle pour vérifier la tenue de la comptabilité en fidéicommis, de même que la réception, le dépôt, le transfert, le débours des sommes et la remise des biens?

Oui. Ils peuvent établir des règles internes pour exercer un contrôle sur le compte en fidéicommis et sur leurs livres. Ils peuvent, notamment, exiger que les chèques soient signés par deux notaires; désigner un notaire administrateur du compte; qu’un autre notaire que celui responsable d’un dossier vérifie les entrées et sorties des sommes, etc. Des lignes directrices sur la mise en place de ces mesures de contrôle ont été adoptées par l’Ordre.




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Art. 27 Un notaire qui utilise le compte en fidéicommis d’un notaire titulaire ou celui d’une société de notaires est-il assujetti à des règles particulières?

Le notaire utilisateur et le notaire titulaire ainsi que la société de notaire titulaire sont responsables du respect des obligations établies à la Section IV du Règlement et ils doivent établir des mesures de contrôle par écrit. De plus, l’Ordre doit être avisé d’un nouveau notaire utilisateur d’un compte dans les 5 jours en utilisant le formulaire obligatoire. Finalement, des lignes directrices ont été établies par l’Ordre pour encadrer l’utilisation d’un compte en fidéicommis par un notaire qui n’en est pas titulaire ou signataire.

Art. 27 Que veut-on dire par « contrôle rigoureux des sommes et des biens »? Des lignes directrices ont été adoptées par l’Ordre fixant les paramètres de ce contrôle.

Art. 27 Quelles sont les mesures de contrôle que le notaire doit respecter concernant les sommes détenues en fidéicommis?

Notamment :

La suffisance des sommes : préalablement à la clôture d’un acte, le notaire doit obtenir toutes les sommes requises afin d’assurer le remboursement de toutes les charges, selon le relevé de comptes des créanciers, et les déposer au compte en fidéicommis, selon la considération établie préalablement par les parties et dénoncée, le cas échéant, au créancier hypothécaire qui finance l’acquisition du bien mobilier ou immobilier donné en garantie;

La disponibilité des sommes : tous les ordres de paiement sont compensés avant la clôture de l’acte;

La retenue des sommes : le notaire doit s’assurer de la publication d’un acte pour le rendre opposable avant de remettre les sommes;

Prendre les mesures raisonnables pour retrouver le bénéficiaire de sommes ou de biens détenus en fidéicommis et lui en faire remise;

Remettre au ministre du Revenu du Québec les sommes détenues depuis plus de trois ans dont les bénéficiaires n’ont pu être retracés en vertu de la Loi sur les biens non réclamés.

Des lignes directrices concernant le contrôle rigoureux des sommes et des biens ont été adoptées par l’Ordre.




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Art. 28 Si le titulaire d’un compte en fidéicommis est une société, comment le rapport annuel doit-il être transmis à l’Ordre?

Chacun des notaires signataires doit s’assurer de la transmission du rapport annuel. Toutefois, un seul rapport au nom de la société est nécessaire. Le nom de tous les notaires signataires et utilisateurs doit apparaître au rapport, mais il peut être signé par l’un des notaires signataires de ce compte. Malgré qu’il est signé par un seul notaire, tous les notaires concernés doivent être d’accord avec son contenu avant son envoi. La procuration n’est pas permise.

A contrario, si l’un des notaires n’est pas signataire ou utilisateur de tous les comptes mentionnés au rapport, des rapports distincts doivent être faits. Chacun d’entre eux doit regrouper l’ensemble des comptes dont les signataires et utilisateurs sont les mêmes.

Art. 28 Dans quels cas le titulaire d’un compte ou le signataire d’un compte dont le titulaire est une société n’est pas tenu de faire auditer sa comptabilité en fidéicommis?

Ils n’ont reçu aucune somme ou bien ou ils n’ont effectué aucun débours ni remise au cours de la dernière année;

Ils n’ont détenu aucun bien ni aucune somme au cours de la dernière année.

Art. 28 al. 3 Si plusieurs notaires sont titulaires d’un même compte en fidéicommis, comment le rapport annuel doit-il être transmis à l’Ordre?

Chacun de ces notaires doit s’assurer de la transmission du rapport annuel. Un seul rapport est nécessaire, mais il doit inclure le nom de tous les notaires titulaires et utilisateurs de ce compte et doit être signé par l’un des notaires titulaires. Malgré qu’il est signé par un seul notaire, tous les notaires concernés doivent être d’accord avec son contenu avant son envoi.

A contrario, si l’un des notaires n’est pas titulaire ou utilisateur de tous les comptes mentionnés au rapport, des rapports distincts doivent être faits. Chacun d’entre eux doit viser l’ensemble des comptes dont les titulaires et utilisateurs sont les mêmes.

Art. 29, al. 1 et art. 32 Un notaire titulaire ou signataire d’un compte dont est titulaire une société doit-il faire auditer son compte en fidéicommis lorsqu’il cesse volontairement d’exercer (démission)?

Oui. S’il est le seul titulaire du compte ou le seul signataire du compte de la société, il doit faire auditer le compte en fidéicommis, préalablement à la date de prise d’effet de sa cessation d’exercice au tableau de l’Ordre.




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Art. 29 al. 2 À quel moment le notaire titulaire ou signataire d’un compte dont est titulaire une société doit-il faire auditer son compte en fidéicommis lorsqu’il cesse volontairement d’exercer (démission)?

Avant que la cessation volontaire d’exercice prenne effet.

Autrement dit, il ne peut pas démissionner tant et aussi longtemps que ses obligations ne sont pas satisfaites.

Art. 29 al. 2 Quelle période doit couvrir l’audit d’un compte en fidéicommis d’un titulaire ou d’un signataire d’un compte dont est titulaire une société qui cesse volontairement d’exercer?

La période comprise entre le dernier audit et la date de fermeture du compte. Il doit s’engager à ne recevoir aucune somme ou bien en fidéicommis à compter de la date de fermeture du compte, ni ouvrir un autre compte en fidéicommis.

Art. 29 al. 2 Qu’advient-il lorsque la société titulaire d’un compte en fidéicommis est dissoute?

Le notaire signataire doit faire auditer le compte en fidéicommis pour la période comprise entre le dernier audit et la fermeture du compte.

Art. 29, al. 4 Par qui doit être fait l’audit de la comptabilité? Par un CPA auditeur membre de l’Ordre des CPA du Québec.

Art. 30 Le règlement prohibe-t-il au notaire de fournir les coordonnées de son compte en fidéicommis à un tiers (ex. : le courtier immobilier) ?

Un notaire peut-il donner, par exemple, un spécimen de chèque à un courtier immobilier qui dit qu’il va le remettre à quelqu’un d’autre ?

Non. Toutefois, la prudence veut que le notaire ne remette pas un spécimen de chèque, mais plutôt un document d’autorisation qui est fourni généralement par l’établissement financier où se trouve le compte en fidéicommis du notaire.

Art. 33 Quelles informations doit contenir le bordereau de dépôt à l’établissement financier?

Le notaire doit en tout temps protéger le secret professionnel, dont l’identité du client qui lui confie des sommes ou des biens en fidéicommis. Par exemple, il ne doit pas dévoiler l’identité du client sur le bordereau de dépôt de l’établissement financier. Des lignes directrices ont été adoptées à ce sujet par l’Ordre.

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COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS Foire aux questions concernant le nouveau … · 2018-08-22 · Un contrat de service peut prévoir une exécution successive de plusieurs services professionnels