Copyright © 2006 Yves Marcoux1 Encoded Archival Description: tout sauf DEAD ! Yves MARCOUX Atelier précongrès Congrès AAQ - 1 juin 2006

Copyright © 2006 Yves Marcoux 1

Encoded Archival Description: tout sauf DEAD !

Yves MARCOUXAtelier précongrès

Congrès AAQ - 1 juin 2006


Plan de l’atelier EAD

1. Introduction (10 min.)

2. Historique d’EAD (15 min.)

3. Nature exacte d’EAD (35 min.)

4. Ressources EAD (15 min.)

5. Projets / initiatives EAD (10 min.)

6. Regards critiques (10 min.)

7. Conclusion (10 min.)

8. Discussion / questions (15 min.)

Fin: 11h30

Pause: 10h-10h30

Début: 9h


1. Introduction

• Objectifs de l’atelier

• Qui suis-je?

• Petit sondage


Objectifs de l’atelier

Donner au participant une idée générale:– De ce qu’est EAD– Des liens entre EAD et les autres normes

archivistiques– Des possibilités offertes par EAD– Des limites d’EAD– Des façons possibles de mettre en œuvre

EAD

1. Introduction


Qui suis-je?

• Informaticien de formation

• École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) depuis 1991 (!)

• Informatique documentaire

• Gestion d’information numérique (GIN)

• Groupe départemental de recherche sur les documents structurés (GRDS)

• Pourquoi moi, ici?

1. Introduction


Petit sondage! Qui…

• a déjà entendu parler des RDDA?

• utilise les RDDA dans son travail?

• a déjà entendu parler de EAD? l’utilise?

• utilise un logiciel (autre que traitement de texte) pour produire des instr. de rech.?

• a déjà diffusé un instrument de recherche sur le Web?

• a déjà produit / utilisé du XML? Unicode?

1. Introduction


2. Historique

• N.B.: Une histoire états-unienne…

• Le besoin originel

• Évolution des normes

• Apparition d’EAD


Le besoin originel

• D’après Daniel V. Pitti, le créateur d’EAD:– Distribution géographique des fonds est

LE problème no 1 des chercheurs– Deux niveaux:

• accès intellectuel (savoir que ça existe)• accès au contenu (difficile; encore à peine touché)

– Accès intellectuel: diffusion / partage des instruments de recherche (IR)

– La normalisation est bien sûr cruciale

2. Historique


Les premiers efforts

• Bibliothèques: 1909, Library of Congress– idée de partager les cartes de catalogues

• En 1951, une commission nationale é.-u. (NHPRC) dresse un répertoire national de dépôts d’archives– publié en 1961– LC a une idée similaire, aussi en 1951; publié

sur papier de 1962 à 1994!

2. Historique


Le numérique: MARC-AMC

• MARC = Machine Readable Cataloguing– Grand succès pour les bibliothèques dès

1970

• Archives and Manuscript Control

• Défini par NISTF* de la SAA* vers 1980

2. Historique

* National Information System Task Force de la Society of American Archivists


APPM

• Archives, Personal Papers, and Manuscripts

• Stephen L. Hensen, 1983

• 2e éd. 1989 (APPM2)

• Donne des règles d’écriture pour le MARC-AMC, mieux adaptées que les AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules)

2. Historique


MARC-AMC + APPM

• Grand succès pour la description des dépôts et collections, mais pour les instruments de recherche…

• Longueur limitée à 100 000 caractères– Trop restrictif pour certains instruments de

recherche (IR)

• Traite très mal les descriptions hiérarchiques (fonds, série, sous-série, …)

2. Historique


Pré-EAD

• 1993: Berkeley Finding Aid Project (BFAP), Université de Berkeley, Californie

• Identifie SGML* en remplacement du MARC comme syntaxe de base pour une norme de description d’instruments de recherche– SGML est la base de HTML, le langage du

Web, qui commence alors à remplacer Gopher pour les accès en ligne

2. Historique

* Standard Generalized Markup Language, norme ISO 8879, 1986


enfin… EAD !

• BFAP avait défini une « DTD » SGML (Document Type Definition)– appelée FindAid

• juillet 1995: Rencontre à Ann Arbor– rebaptisée « Encoded Archival Description »

• EAD Version 1.0 (1998)

• EAD Version 2002– Plus aligné sur ISAD(G)v2

2. Historique


Statut normatif d’EAD

• Norme maintenue par:– Network Development and MARC Standards

Office de la Bibliothèque du congrès (Library of Congress) états-unienne

– en partenariat avec la Society of American Archivists, qui est responsable du développement intellectuel

2. Historique


3. Nature exacte d’EAD

• EAD est un langage pour des descriptions de fonds d’archives (i.e., d’instruments de recherche)– Contexte d’archives historiques

• Lien avec d’autres normes archivistiques

• EAD spécifie un encodage informatique– Vocabulaire (DTD) XML

• Quelques exemples


EAD sert à décrire des fonds

• Tout comme les instruments de recherche traditionnels…

• Donc, un document EAD est simplement un instrument de recherche!

• Mais d’une forme particulière (numérique)

• Respectant des règles qui facilitent son échange et son traitement informatique



De quoi est composée une norme de description archivistique?

• Contrôle d’autorité– codage informatique des « notices d’autorité »

• Éléments descriptifs + règles de structuration

• Règles d’écriture

• Règles de codage informatique



Quelques normes de descriptionContrôle d’autorité

ISAAR (CPF) 2[ + EAC ]

RDDA

( = RAD)

Éléments descriptifs + structure

ISAD(G)v2

DACS

MARC-AMC

Règles d’écriture

APPM

Codage informatique

EAD MARC EAD[ + EAC ]

États-unis Etats-Unis(avant)

Canada


N.B.: EAD ajoute aussi certains éléments descriptifs et structurels


Norme de structure, non de contenu

• « EAD is a data structure and not a data content standard. It does not prescribe how one formulates the data that appears in any given data element - that is the role of external national or international data content standards. »

– (Design Principles for Enhancements to EAD Dec. 2002)

• Mais aussi norme de codage informatique



ISAD(G)v2

• ISAD(G): Generalized International Standard for Archival Description– Norme générale et internationale de

description archivistique

• Conseil international des archives

• Deuxième édition, adoptée par le Comité sur les normes de description, Stockholm, Suède, septembre 1999



ISAAR (CPF) 2

• International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families– Norme internationale sur les notices d'autorité

archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles

• Commission du CIA sur les normes de description

• 2e édition, 2003



DACS

• Describing Archives: A Content Standard

• Reprend les idées de APPM, mais de façon plus compatible avec ISAD(G)

• Endossé par la SAA aux É.-U.– Au Canada: RDDA (RAD)



Extensible Markup Language

XML



XML, c’est quoi?

• eXtensible Markup Language= Langage de balisage généralisable

• Définie par le W3C en février 1998 (v1.0)W3C = World Wide Web Consortium

• Format de documents numériques

• Format de documents structurés

• Format normalisé



Format de documentsnumériques

• Tout comme Word, HTML, PDF, ...

• Documents fichiers (.xml)

• Documents peuvent être:– imprimés, échangés, diffusés sur le Web– convertis vers autres formats (ex. PDF,

HTML)– liés à d’autres documents par des liens

hypertextuels



Format de documents structurés

• Un format utilisant le balisage par dessus un format texte– Les documents XML sont aussi des fichiers

texte (Unicode)

• Balises (à la <HTML>) identifient début et fin des éléments constitutifs du document

• Un exemple: un mémo



Qu’est-ce qu’un fichier texte?

• Suite de caractères codés en binaire

• Aucune mise en forme (couleur, police, taille, italique, etc.)– sauf majuscules / minuscules, espaces et

changements de ligne

• Structure informatique la plus simple– Avantages de la simplicité– Avec Unicode: universel malgré tout



Exemple d’un fichier texte3. Nature exacte d’EAD


<mémo><auteur> Julia Royer </auteur><destinataires> <nom> Jean Picard </nom> <nom> Émilie Dugré </nom></destinataires><sujet> Invitation </sujet><corps> <para> Veuillez noter que la prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra le 27 septembre 2012. </para> <para> SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous ne pouvez pas y assister. </para></corps></mémo>

Un mémo en XML



mémo

corpssujetdestinatairesauteur

paraparanomnom

"Émilie Dugré""Jean Picard"

"Invitation""Julia Royer"

"Veuillez noter que ...le 27 septembre 2012."

"SVP, avisez-moi ...pouvez pas y assister."



XML: à quoi ça sert?

• Documents textuels (rapports, mémoires)• Fiches, dossiers (médical, d’employé)• Métadonnées (MARC, GILS, Dublin Core)• Formulaires, documents administratifs (PV)• Communication savante (revues)• Référence (dictionnaires, encyclopédies)• Multimédia, hypermédia (présentations)• Etc.



Comment ça marche?

• Balisage logique…

• Balisage extensible (généralisable)…

• Séparation contenu-traitement

• Pour la restitution: feuilles de styles

• Autres applications de traitement



Balisage logique

• Philosophie: les balises traduisent la structure logique du contenu, et non sa mise en page ou un autre traitement

• Les documents ne contiennent aucune information de mise en page

• Amène une séparation contenu-traitement bénéfique

• Exemple: XML versus Word



Sur papierMÉMORANDUM

De: Julia RoyerÀ: Jean Picard Émilie Dugré

Sujet: Invitation____________________________________________

Veuillez noter que la prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra le 27 septembre 2012.

SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous ne pouvez pas y assister.



(...)\adjustright \fs20\lang3084\cgrid \b\f2\fs38\cf1\cgrid0MÉMORANDUM}{\f2\fs38\cf1\cgrid0\par }\pard \nowidctlpar\widctlpar\adjustright {\f2\fs38\cf1\cgrid0\par }{\b\f2\fs38\cf1\cgrid0 De:}{\f2\fs38\cf1\cgrid0 Julia Royer\par }{\b\f2\fs38\cf1\cgrid0 À: }{\f2\fs38\cf1\cgrid0 Jean Picard\par Émilie Dugré \par \par }{\b\f2\fs38\cf1\cgrid0 Sujet: }{\f2\fs38\cf1\cgrid0 Invitation\par \par }\pard nowidctlpar\widctlpar\brdrt\brdrs\brdrw10\brsp20\par }\pard \nowidctlpar\widctlpar\adjustright {\f2\fs38\cf1\cgrid0Veuillez noter que la prochaine réunion du conseild'administration se tiendra le 27 septembre 2012.\par \par SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous nepouvez pas y assister.}{ \par }}

Word (RTF)*

*Sans feuille de styles



XML (rappel)

<mémo><auteur> Julia Royer </auteur><destinataires> <nom> Jean Picard </nom> <nom> Émilie Dugré </nom></destinataires><sujet> Invitation </sujet><corps> <para> Veuillez noter que la prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra le 27 septembre 2012. </para> <para> SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous ne pouvez pas y assister. </para></corps></mémo>



Balisage généralisable

• XML est en fait un métalangage

• On définit les balises utilisables pour une classe de documents (ex.: les mémos dans une compagnie)

• Via une Document Type Definition (DTD) et/ou un « schéma XML »

• Un exemple: une DTD pour des mémos



Une DTD XML pour les mémos

<!ELEMENT mémo (auteur, date?, destinataires, sujet, cc?, corps)><!ELEMENT auteur (#PCDATA)><!ELEMENT date (#PCDATA)><!ELEMENT destinataires (nom+)><!ELEMENT sujet (#PCDATA)><!ELEMENT cc (nom+)><!ELEMENT corps (par*)><!ELEMENT nom (#PCDATA)><!ELEMENT par (#PCDATA)>





EAD est d’abord et avant tout une DTD XML, pour les IR

• Quelques autres DTD célèbres– Docbook <http://www.docbook.org/>,

documentation technique– Text Encoding Initiative (TEI) <http://www.tei-

c.org/>, littérature, sciences humaines, sciences sociales

– MathML <http://www.w3.org/Math/>, formules mathématiques

– DTD Biblio-ML <http://www.biblioml.org/>, catalogues bibliographiques


Feuilles de styles

• Spécifie comment restituer (ex.: mettre en page) tout document conforme à une DTD

• (Feuilles de styles x documents) = réutilisation de l’information

• Exemples EAD



Avantages et désavantagesde XML

• Avantages du balisage logique

• Avantages de la normalisation

• Internationalité et internationalisation (i18n): Unicode

• Désavantages: coûts



Avantages du balisage logique

• Réutilisation de l’information, versatilité d’accès

• Spécification des applications indépendante des contenus (temps et "espace")

• Factorisation du travail entre auteurs, typographes, informaticiens, etc.

• Indexation automatique, recherche d'information améliorées (Web sémantique)



Avantages de la normalisation

• Diffusion « universelle »• Échange, interopérabilité (commerce

électronique)• Potentiel de pérennité• Logique + normalisé: indépendance par

rapport aux logiciels et au matériel de restitution

• Convient au stockage permanent



Coûts de XML

• Changements culturels (surtout auteurs)• Complexité technique relative• Traitement intellectuel d’enrichissement

(capital informationnel)• Logiciels spécialisés pour le traitement• Faibles comparés à son prédécesseur

SGML



Structure générale d’EAD


Tiré des Application Guidelines v1.0


4. Ressources EAD

• Documentation

• Solutions / méthodes– Pour la création

• Solutions logicielles• Impartition• Production sans informatique!

– Dow, 2005: sur papier

– Pour la diffusion / recherche


Documentation

• Bibliothèque de balises (Tag Library) (269 p.)• Recommandations d’application (Application Guidelines)

(308 p.)• « EAD Cookbook » (50 p.)• RLG Best Practice Guidelines for EAD (22 p.)

– Intègre ISAD(G)v2, DACS et EAD– Idéal pour les états-uniens

• Guide de mise en œuvre EAD 2002, Centre historique des Archives nationales (CHAN), France; en ligne:

<http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/chan/infopro/fr/>

• Voir la bibliographie, particulièrement Dow, 2005

4. Ressources EAD


Impartition pour la création

• Si la production est trop faible pour investir (matériel, formation)

• S’il y a de grandes quantités à produire rapidement (conversion rétrospective)

4. Ressources EAD


Solutions logicielles de création

• Éditeurs XML généraux– oXygen, XMetal, XML-Spy, etc.– Gratuits : XMLSpy (home edition), EditXML,

XMLPad, etc.– acceptent n’importe quelle DTD, mais peuvent

être paramétrés pour une en particulier– paramétrage pour certains éditeurs

disponibles dans le « Cookbook »

4. Ressources EAD


(suite)

• Logiciels documentaires (bases de données) avec fonction d’exportation EAD: Archilog (Infoka), Arkheïa (Anaphore), Gaïa, etc.– Ce sont les outils les plus appropriés pour les

documents dont la nature se prête à une saisie dans une base de données structurée (peu narratifs)

– Offrent plus ou moins de possibilités d’adaptation (évolution du produit)

– Pour exploiter la pleine richesse d’EAD, les extrants doivent souvent être enrichis à la main

– Ergonomiques, peuvent être pris en main rapidement

4. Ressources EAD


Pour diffusion / recherche

• L’utilisation techniquement simple d’une feuille de styles CSS pour gérer l’affichage du document

• Solution un peu plus complexe: transformations XSLT pour obtenir une version statique affichable

• Conversion vers MARC pour intégration dans un catalogue de bibliothèque

• Outil de gestion et de publication de documents XML (SDX)

• Pour l’imprimé: des outils permettent la production automatique de PDF à partir du XML (voir « Cookbook »)

4. Ressources EAD


Un outil de gestion et de publication de documents XML

• PLEADE (logiciel libre = « open source »)– gratuit, mais relativement complexe à mettre

sur pied– publication / recherche en ligne de documents

EAD– bâti sur la plate-forme SDX (également en

logiciel libre)

4. Ressources EAD


5. Projets / initiatives

• Recommandation de la Direction des Archives de France (DAF) sur XML/EAD en juin 2002 pour sa Base d’Orientation et de Recherche dans les Archives (BORA)

• www.archivescanadafrance.org

• Clavaud & Sévigny, 2005


www.archivescanadafrance.org

• Participation de BAC et BAnQ

• IR convertis en EAD par ANF (semi-automatiquement)

• Lien avec les documents primaires numérisés


http://www.archivescanadafrance.org/


Clavaud & Sévigny, 2005

• 2 projets au CHAN avec AJLSM– Extraction automatique de métadonnées Dublin Core

(OAI-PMH)– Publication Web avec images numérisées des

documents décrits– Utilisent un DTD plus restrictive qu’EAD pur

• 2 logiciels libres– PLEADE: recherche et diffusion Web– Navimages, pour l’affichage sophistiqué de

documents numérisés



6. Critiques d’EAD

• Matthew Y. Eidson, J.Arch.Org., v.1, no 4, 2003

• Dennis Meissner, in: Dooley, J.M., 1998

• Lenteur d’adoption


Eidson, 2003

• EAD a été conçu sans participation des utilisateurs– Non centré sur les besoins des utilisateurs– Prend pour base l’IR traditionnel

• Centré sur la description, et sur non l’évaluation

• Problèmes techniques• EAD non retenu par NARA (ca. 2000)• Conclusion: plus de bien que de mal



Meissner, 1998

• Met en lumière le problème de la conversion rétrospective en EAD

• EAD impose une structure qui n’est pas toujours présente dans les IR existants

• Mais si on connaît et comprend cette structure, elle n’est pas très dure à respecter et apporte des bénéfices!



Lenteur d’adoption

• Application Guidelines pour 2002 pas encore disponibles…

• Yakel & Kim, JASIST, 2005– Enquête: 399 dépôts é.-u. intéressés à EAD– 58% n’ont pas adopté– La diffusion est plus difficile que l’encodage– Usage du MARC augmente possibilité

d’adoption d’EAD– EAD difficile pour les petits dépôts



7. Conclusion

• Rappel des caractéristiques importantes• Le futur d’EAD

– Authorités: EAC (Encoded Archival Context) <http://jefferson.village.virginia.edu/eac/>

– Nécessité de normes de contenu• Au Canada: RDDA2

– Avec numérisation: accès aux contenus

• Distinction prospectif – rétrospectif importante• Revue des différentes mises en œuvre possibles


« Un investissement non négligeable… qui vaut la peine! »*

• Il n’existe pas de solution qui ne demande pas un investissement important: – lors de la rédaction d’un cahier des charges complet

et cohérent (pour acquérir un logiciel propriétaire ou pour faire paramétrer un logiciel libre)

– pour s’approprier les logiciels (libres ou non)– pour garantir l’interopérabilité entre les systèmes

• Des inventaires pérennes• Un public élargi • Un meilleur service• De nouveaux usages

* Sibille, 2005

7. Conclusion


(suite)

• Projet intéressant pour l’AAQ– « guidelines » ou « pratiques

recommandées » pour EAD– en accord avec RDDA2– d’abord sur papier, puis avec outils

informatiques libres

7. Conclusion


Bibliographie sélective

- Clavaud, Florence; Sévigny, Martin. Controlling the Production of EADEncoded Documents, Extracting Metadata and Publishing Them on the Web: Methodsand Tools, France. Journal of Archival Organization, vol. 3, no 2/3, pp. 147-169, 2005.- Dooley, Jackie M. Encoded Archival Description: context, theory, and case studies.Society of American Archivists, 1998.-Dow, Elizabeth H. Creating EAD-Compatible Finding Guides on Paper.Scarecrow Press, 2005.- Eidson, Matthew Young. Describing Anything That Walks: The Problem Behind theProblem of EAD. Journal of Archival Organization, vol. 1, no 4, pp. 5-28, 2002.- Pitti, Daniel V; Duff, Wendy M., ed. Encoded Archival Description on the Internet.Haworth Information Press, 2001.- Redding, Clay. Reengineering Finding Aids Revisited: Current Archival DescriptivePractice and Its Effect on EAD Implementation. Journal of Archival Organization,vol. 1, no 3, pp. 35-50, 2002.-Sibille, Claire. XML et les DTD spécifiques à la description archivistique. Présentationen ligne <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/formation/courantexposesintervenants/clairesibille.ppt>, 2005.- Yakel, Elizabeth; Kim, Jihyun. Adoption and Diffusion of Encoded ArchivalDescription. Journal of the American Society for Information Science andTechnology, vol. 56, no 13, pp. 1427-37, 2005.


8. Discussion / questions

• Merci de votre attention!

• À vous la parole…

• Pour me joindre:<google.com/search?q=yves+marcoux>