Jean RICHARDRessources bureautiquesE-Mail : jr17@infonie.fr

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CRÉER UN MODÈLE AVEC LA CHARTE

Afin d’avoir le maximum de place pour écrire son texte sans avoir de manipulations de présentation à faire on mettra la logo et les coordonnées du document dans un en-têtes.En effet Word gère ses textes et ses en-têtes dans des « écrans différents » et nous montre le document final par transparence.C’est pour cela que les en-têtes apparaissent en grisé par rapport aux textes.

1. Extrait de la charteAfin de contrôler au mieux la position des éléments on va se baser sur l’exemple donné dans la charte graphique Éducation nationale.

La marge haute de la suite de lettre est de 2 cm et les marges gauches sont de 5.5 cm.La marge basse elle est fixée à 2.6 cm et la marge droite à 1.4 cm.

2/7 2. Les marges du documentOn commencera par faire une mise en page globale du document afin de préciser l’espace du texte et les zones réservées pour l’en-tête.Menu Fichier – Mise page donne accès à la définition des marges. On mettra :

On mettra 0 cm dans En-tête et Pied de page afin que la règle verticale commence à 0.

Pour afficher l’espace de frappe du texte à l’écran on passera par le menu Outils – Options …On cochera les cases : les éléments signalés par une flèche sont impératifs.

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3. Modifier le style Normal de frappe du documentAfin de taper ses texte dans le cadre de la charte on va modifier le style normal de Word. Ce style est mis à disposition de l’utilisateur dès l’ouverture de Word.

La charte préconise :Texte lettre en fer à gauche (alignement à gauche) – police Arial gras et maigre – Interlignage 14 pt et taille 10.

Pour cela suivre les écrans du menu Format et Style … :Se positionner sur Normal et cliquer sur Modifier

Ne pas oublier de cocher Ajouter au modèle, ce qui aura pour effet d’intégrer la modification dans le fichier normal.dot qui permet d’obtenir un document vierge à chaque lancement de

Word ou si on clique sur l’icône .

Tout nouveau texte sera donc à la norme de la charte.

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4/7 Cliquer sur Format et choisir Police pour fixer la police Arial normal à 10.

Cliquer sur Format et choisir Paragraphe pour fixer l’espace d’interligne à Exactement 14 pt et l’alignement à gauche

4. Créer un style pour les indicateurs de l’en-tête

Pour cela suivre les écrans du menu Format et Style … :

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5/7 Cliquer sur Nouveau … à chaque fois qu’il faudra faire un style. On en fera 3 : expéditeur, division et coordonnées.

Remplir les fenêtres des styles en se repérant par rapport aux captures d’écran.

Pour la partie Expéditeur :

Pour la partie Division :

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Fer à droite (alignement droite)Arial narrow gras et maigreinterlignage 10.5 ptgras corps 9.5 pt

Fer à droite (alignement droite)Arial narrowinterlignage 10.5 ptgras corps 8 pt

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Pour la partie Coordonnées :

On utilisera ces styles lors de la frappe de la partie gauche du document qui sera située dans l’en-tête.

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Fer à droite (alignement droite)Arial narrowinterlignage 10.5 ptmaigre corps 8 pt

7/7 5. Enregistrer le modèleQuand toutes ces manipulation sont faites, enregistrer le document sous le nom Modèle charte. Pour cela faire Fichier – Enregistrer sous … puis donner un nom (Modèle charte) et choisir Modèle de document (*.dot) dans Type de fichier.

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