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CHARTE FACTURE Formalisme des factures adressées à SNCF
Juin 2018
Ce document s’adresse aux
fournisseurs et précise les
dispositions et conditions de forme
des facturations adressées au
Groupe Public Ferroviaire (GPF).
Depuis le 01/07/2015, le Groupe
Public Ferroviaire est constitué de
trois EPIC (Etablissement Public
Industriel et Commercial) distincts :
• SNCF (société tête de groupe),
• SNCF RESEAU, • SNCF MOBILITES .
Les recommandations énoncées ci-
dessous visent à améliorer le
processus de dématérialisation et
d’acquisition des factures reçues au
Centre de Comptabilité
Fournisseurs de Lyon et ainsi
faciliter leur traitement et leur
règlement.
Nous vous prions de bien vouloir
prendre connaissance de ce
document et d’appliquer les
consignes qui y sont prescrites.
À défaut du respect de ces
dispositions, le Groupe Public
Ferroviaire se réserve le droit de ne
pas traiter la facture.
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FORME DES
FACTURES Depuis que le GPF dématérialise ses factures,
certaines conditions de forme permettent une
meilleure lecture automatique des factures et une
optimisation de leur prise en charge pour le règlement.
1. Réception de la facture
2. Émission de la facture
3. Édition de la facture
4. Police
5. Présentation des champs
6. Contenu des factures
L’adresse de facturation
L’en-tête de facture
Le pied de facture
Le corps de facture
7. L’envoi de la facture
8. Autres recommandations
9. Formats préconisés
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1. RÉCEPTION DES FACTURES
Le Groupe Public Ferroviaire privilégie la réception de
factures sous format électronique, dématérialisées
fiscalement. D’ici 2020, selon la loi 2015-990 du
06/08/2015, la dématérialisation fiscale sera obligatoire.
Trois solutions sont proposées à l’ensemble des
fournisseurs :
un portail internet de saisie des factures,
une solution d’Échange de Données Informatisées,
Une solution de pdf natif en passant par notre
plateforme KISS.
Toute demande d’information doit être adressée par
courriel à l’adresse [email protected]
2. ÉMISSION DE LA FACTURE
Émettre les factures en un seul exemplaire
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3. ÉDITION DE LA FACTURE
Editer la facture en format « Portrait » plutôt que
« paysage »
Imprimer le document sur des imprimantes type
Laser plutôt que matricielles
Utiliser du papier standard (80g/m²) plutôt que du
papier glacé ou du papier autocopiant
Éviter les images ou les couleurs en fond de
page qui peuvent altérer la qualité de la
numérisation
Éviter impérativement les surfaces grisées, qui
empêchent la capture des champs au moment de
la lecture automatique
N’utiliser aucune agrafe dans les envois
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4. POLICE
Utiliser si possible la police Arial ou Times New Roman
La taille de la police doit être comprise entre 10 et 18
5. PRÉSENTATION DES CHAMPS
Le logo du fournisseur doit figurer en haut de page, de
préférence à gauche
Le titre des champs doit être placé à proximité de la valeur, à
gauche ou au dessus de la valeur Exemple :
L’adresse et la raison sociale doivent apparaître « en
clair », de préférence en pied de page
Titre :
Valeur :
Éviter l’italique et/ou le gras
Montant HT TVA 20%
Net à Payer Dev.
19 785,00 3957,00 23 742,00 EUR
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La date de la facture est présentée en haut de page sous
un format européen (ex : JJ/MM/AAAA soit 31/12/2015 –
Attention il ne faut pas d’espace entre les caractères !) et
précédée des titres : date, date de facture, du, le.
Le numéro de document doit être précédé du titre
« numéro » ou « n° » ou « avoir » ou « facture » ou
« acompte » avec chiffres et/ou lettres et/ou caractères
spéciaux (il ne faut surtout pas espacer les caractères)
Le numéro de commande SNCF est présenté en haut de
page et non dans le corps, reprenant obligatoirement 15
caractères numériques.
Le numéro de contrat cadre (si application unique d’un
contrat cadre - Cf. le deuxième alinéa du paragraphe « L’en-
tête de facture » ci-après) est présenté en haut de page et
non dans le corps.
Le numéro de contrat cadre commence systématiquement
par ‘CTR’ et comporte 8 caractères numériques.
Les titres pour les montants doivent être :
TVA : TVA/ total TVA/ 20%
Hors Taxe : HT/base HT/montant HT/total HT
Net à payer : TTC/montant TTC/total TTC.
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6. CONTENU DE LA FACTURE
Outre l’objet détaillé repris sur la facture, des mentions sont
nécessaires et/ou obligatoires pour permettre l’identification de
l’entité du GPF facturée et faciliter ainsi le traitement et la mise en
règlement des factures.
Un libellé de facture strict et une seule adresse de facturation
par société du Groupe Public Ferroviaire :
Si votre facture concerne SNCF MOBILITÉS,
SNCF MOBILITÉS
TSA 50810
69908 LYON CEDEX 20
Si votre facture concerne SNCF RÉSEAU,
SNCF RÉSEAU
TSA 80813
69908 LYON CEDEX 20
Si votre facture concerne SNCF,
SNCF
TSA 10815
69908 LYON CEDEX 20
Il est indispensable de respecter les règles ci-dessus.
Leur non-respect entraînera l’impossibilité de traiter la
facture.
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L’en-tête de la facture
Le numéro de commande du GPF de référence est
obligatoire à partir de 600 euros HT.
Le numéro de commande est composé de 15 caractères
numériques du type « 12345-1234567890 » (les 5 premiers
caractères représentant la BU PO (Business Unit Purchase
Order) et les 10 derniers le numéro de commande).
Lorsque la commande n’est pas obligatoire, il est
impératif d’indiquer le code à 5 chiffres (ou BU PO du
type « 12345 ») correspondant à l’entité SNCF donneuse
d’ordre (à demander à l’acheteur qui doit impérativement le
communiquer)
Si cette facturation est réalisée en application d’un contrat
cadre, le numéro du contrat doit être référencé en plus du
numéro de la BU PO (en lieu et place du numéro de
commande).
En l’absence de numéro de commande ou de
BUPO, la facture ne pourra pas être traitée.
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Votre facture doit impérativement être libellée au nom de
la société du GPF qui vous a passé commande, c’est à
dire :
Soit SNCF Mobilités (n° TVA intracommunautaire : FR
35 552 049 447)
Soit SNCF Réseau (n° TVA intracommunautaire : FR
73 412 280 737)
Soit SNCF « tête de groupe » (n° TVA intracommunautaire :
FR 59 808 332 670)
Le nom de la société qui vous a passé commande est
toujours repris sur le bon de commande qui vous a été
transmis.
En cas de doute, rapprochez-vous de votre donneur
d’ordre.
Une facture émise doit correspondre à une seule
commande. Une facture ne peut faire référence à plusieurs
commandes ou à plusieurs sociétés du GPF (SNCF, SNCF
MOBILITES ou SNCF RESEAU).
Le code SIREN du site émetteur de la facture est
obligatoire (en l’absence de code SIREN, la facture ne
pourra pas être traitée)
Le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise
émettrice de la facture est obligatoire
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Le pied de la facture
Il est obligatoire d’indiquer :
Le montant HT,
Le montant TVA et/ou autres taxes,
Le montant TTC,
La devise.
Le corps de la facture
Le numéro de poste (ou n° de ligne) de la commande doit
figurer sur la facture.
Le numéro du bon de livraison doit également figurer ou
être joint
Les rabais, remises et ristournes dont le principe est
acquis et le montant chiffrable lors de la vente ou de la
prestation de services sont à intégrer en déduction du prix
de chaque produit ou prestation concerné
Dans le cadre de marché avec sous-traitance, indiquer sur
la facture le nom du ou des sous-traitants et le montant TTC
à régler à chacun d’eux.
Les copies des factures des sous-traitants libellées à
l’ordre du titulaire doivent nous parvenir en pièce jointe de la
facture originale du titulaire
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7. ENVOI DE LA FACTURE
Ne pas anticiper l’envoi des factures.
La facture doit être envoyée après la livraison des biens ou
la réalisation de la prestation (toute facture envoyée
prématurément sera retournée)
Ne pas faire de facturation partielle.
La facture doit être envoyée lorsque la livraison ou la
prestation a été entièrement réalisée (sont exclues de ce
périmètre les commandes estimatives annuelles).
Objectif : 1 commande = 1 facture.
Respecter les échéanciers prévus au contrat ou à la
commande.
Dissocier vos envois par société destinatrice Un même envoi ne doit contenir que des factures destinées
à une seule et unique société (SNCF, SNCF MOBILITÉS ou
SNCF RÉSEAU).
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8. AUTRES PRÉCONISATIONS
Toute modification relative à la structure juridique de votre
société ou à votre adresse ainsi qu’à vos coordonnées
bancaires doit impérativement être portée à la
connaissance de l’acheteur.
SNCF met à la disposition des fournisseurs un portail
extranet de consultation de leurs factures enregistrées
dans les comptes du GPF : e-Consult’Factures.
Toute réclamation relative au paiement des factures doit se faire
via ce portail.
Toute demande d’information doit être adressée par courriel à
l’adresse :
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9. FORMATS PRÉCONISÉS
Retrouvez ci-après les formats préconisés pour les marchés de
fournitures ou de prestations.
FACTURE
N° : xxxxxx
Date Facture : jj/mm/aaaa
SNCF MOBILITES Tel. n° : xx xx xx xx xx
Fax n° : xx xx xx xx xx TSA 50810
E-Mail : xxxx@xxxx 69908 LYON CEDEX 20
Affaire suivie par : XXXXXX Code TVA SNCF : FR 35 552 049 447
Bordereau livraison : xxxxxx
Lieu de livraison : adresse du service SNCF
Date d'expédition : jj/mm/aaaa
Code Client : xxxxxx
Référence commande : xxxxx xxxxxxxxxx
Code BU PO : xxxxx
Prix unitaire Quantité Tx TVA Total HT
Objet de la facturation :
Acomptes ou cumul des
situations précédentes
Particularités
(voir CCCG )
Adresse de l'entreprise
Lieu de règlement : adresse du service de recouvrement
Références bancaires : code BIC/IBAN
Page 1/n
Logo de l'entreprise
Raison Sociale
Code SIREN : xxxxxxxxx
N° de TVA Intraco : xxxxxxxxx
DESCRIPTION
Modèle de facture "fournitures"
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2
3
4
5
6
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Légende Modèle de facture « Fournitures »
❶Indiquez le type de document : Facture, acompte, avoir.
❷Un numéro de commande est indispensable pour les factures > à
600€. Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de
votre donneur d’ordre.
❸Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre
donneur d’ordre.
❹Désignation des articles livrés.
❺Indiquez, le cas échéant, le montant des acomptes facturés
précédemment.
❻Précisez le taux et le montant retenu de garantie contractuelle.
