Bureau Veritas Certification Service Fluides Frigorigènes 5 chemin du Jubin – Bâtiment C CS80220 - 69574 Dardilly Cedex Tél : 04 37 49 69 03 – Fax : 04 37 49 69 09 E-mail : info.fluidesfrigorigenes@fr.bureauveritas.com

Déclaration Annuelle 2014 Guide option « Zéro Papier »

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AC – DA15 – Guide Déclaration Annuelle option papier – 18/11/2013 – V3 2

Principe de la Déclaration Annuelle Tous les opérateurs titulaires d’une attestation de capacité au 31/12/2014 doivent fournir leur déclaration annuelle de mouvements de fluides à leur organisme agréé au plus tard le 31 janvier 2015. Cette déclaration porte sur l’ensemble de l’année civile, soit du 1er janvier 2014 au 31 décembre 2014, et doit être réalisée par fluide. La déclaration annuelle est réalisée à partir des éléments suivants, par fluide :

- Les stocks de fluides - Les fiches d’interventions - Les bons de livraison et de retour de fluides aux distributeurs - Les bons de cession à d’autres opérateurs.

Les quantités déclarées correspondent à la somme des quantités manipulées et sont exprimées en kg arrondis à l’unité (pas de virgule).

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Données à déclarer Type de fluide Désignation Ashrae des fluides frigorigènes (par exemple R12, R134a, R404A, R410A, R22, etc.). Stock neuf au 01/01/2014 Quantité de fluide neuf (vierge) + régénéré + recyclé détenue au 01/01/2014. Stock de déchets de fluide au 01/01/2014 Quantité de fluide, conservé en bouteille de récupération, détenue au 01/01/2014. Nota : si au 01/01/2014 vous n’avez pas différencié le stock neuf du stock de déchets de fluide, saisir le stock dans stock neuf au 01/01/2014. Quantités acquises sur le territoire national Quantités acquises en France ou dans les DOM. Quantités acquises depuis un pays de l’UE Quantités acquises dans un pays membre de l’UE, hors France (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie et Suède) Quantités acquises depuis un pays hors UE Quantités acquises en dehors de l’UE ou dans le TOM. Quantités acquises à titre onéreux ou gratuit Somme des quantités acquises sur le territoire national, depuis un pays de l’UE et hors UE. Quantités chargées lors de la maintenance des équip ements Quantités introduites dans des équipements lors de leur maintenance. Quantités chargées dans des équipements neufs Quantités introduites dans des équipements lors de leur mise en service. Quantités totales chargées Somme des quantités chargées lors de la maintenance et de mises en service. Quantités cédées Quantité totale de fluides cédés à d’autres opérateurs attestés, entre le 01/01/2014 et le 31/12/2014.

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Quantités récupérées lors d’opération de maintenanc e des équipements Quantités récupérées dans des équipements lors de leur maintenance, même si le fluide est réintroduit lors de la même intervention. Quantités récupérées dans des équipements hors d’us age Quantités récupérées dans des équipements lors de leur démantèlement. Totales récupérées Somme des quantités récupérées lors de la maintenance et lors de démantèlements. Quantités récupérées et réintroduites Quantités totales de fluides récupérées et réintroduites dans les installations pendant la même intervention. Quantités récupérées et remises au distributeur Quantités de fluides récupérées dans des installations et remises au distributeur (pour destruction par exemple). Quantités récupérées traitées par destruction Quantités de fluides qui ont été récupérés puis traités sous votre responsabilité et dont le traitement est une destruction (ne concerne pas les fluides remis aux distributeurs). Quantités récupérées traitées recyclées Quantités totales de fluides qui ont été récupérées puis traitées sous votre responsabilité et dont le traitement est un recyclage (ne concerne pas les fluides récupérés à l’aide d’une station de récupération). Quantités récupérées traitées régénérées Quantités de fluides qui ont été récupérées puis traitées sous votre responsabilité et dont le traitement est une régénération (ne concerne pas les fluides récupérés à l’aide d’une station de récupération). Stock neuf au 31/12/2014 Quantité de fluide neuf (vierge) + régénéré + recyclé détenue au 31/12/2014. Stock de déchets de fluide au 31/12/2014 Quantité de fluide, conservé en bouteille de récupération, détenue au 31/12/2014. Nombre d’interventions Nombre d’interventions réalisées pendant l’année 2014 par fluide.

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Transmettre sa déclaration via l’outil de consolidation des mouvements de fluides frigorigènes

L’outil de consolidation des mouvements de fluides vous permet de constituer et consulter une déclaration annuelle théorique. Celle-ci est basée sur vos différentes saisies tout au long de l’année et se présente sur le même modèle que la déclaration annuelle réglementaire. Pour accéder à la déclaration annuelle théorique, cliquez sur l’icône « Outils », puis sur le lien correspondant dans le menu de l’interface. Transmettre votre déclaration annuelle Lorsque la période de déclaration annuelle est ouverte, vous avez la possibilité de transmettre directement vos données depuis l’interface de consolidation. Vous évitez ainsi une saisie supplémentaire. Pour ce faire, cliquez sur le lien en bas de page de la déclaration annuelle théorique pour l’année concernée :

Figure 1 - Transmission de la DA

Lors de la soumission de la déclaration annuelle théorique, si vous ne l’avez pas d’ores et déjà fait, un message vous indiquera que vos stocks de fluides au 31/12 ne sont pas complétés.

Figure 2 - Stocks au 31/12 non complétés

Cliquez alors sur « Saisir les stocks » pour être dirigé vers la page correspondante. Complétez les données manquantes et revenez sur la déclaration annuelle théorique afin de terminer sa soumission.

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Si l’ensemble des données sont correctement complétées, vous serez automatiquement renvoyé sur la page récapitulative de vos collaborateurs et outillage. Cochez la case d’engagement en bas de page si les informations sont correctes, et cliquez sur « Soumettre la déclaration ».

Figure 3 - Soumission de la DA

Votre déclaration annuelle est soumise à l’étude.

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Compléter la déclaration annuelle sur Fluido Accéder à la déclaration annuelle Dans votre espace personnel sur Fluido, cliquez sur l’icône à l’intersection de la ligne de

l’établissement souhaité et de la colonne .

L’icône doit être puisque pour l’instant aucun renseignement n’a été saisi. Saisir un fluide

Pour saisir un nouveau fluide, cliquer sur NB : Si vous avez réalisé une déclaration annuelle l’année passée, les fluides saisis sont d’ores et déjà apparent et vos stocks sont repris afin d’assurer la cohérence de vos données. Pour compléter la saisie d’un fluide d’ores et déjà existant, cliquez sur modifier en bas de la colonne correspondante.

1. Filtres Suivant la catégorie de votre attestation de capacité, une série de questions sera affichée afin de filtrer les informations à compléter dans votre déclaration annuelle. Des choix par défaut, plus couramment utilisés pour votre catégorie d’attestation, sont sélectionnés. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ces choix. Questions catégories I, I-Navire, II, III et IV : Questions catégories V et V-VHU : Pour confirmer votre sélection, cliquez sur « Suite ».

AC – DA18 – Guide Déclaration annuelle option zéro papier – 21/11/2013 – V3 8

2. Manipulations

Grâce aux réponses que vous aurez apportées aux questions précédentes, vous aurez plus ou moins de champs à compléter sur la page relative aux manipulations de fluides. Saisissez les quantités manipulées dans les champs correspondants, grâce aux informations présentes sur vos fiches d’intervention, entres autres. Si vous n’avez rien à saisir dans un champ, complétez-le par 0. NB : les champs marqués d’un * rouge sont obligatoires.

Validez votre saisie en cliquant sur « Suite ». NB : Si l’ensemble des quantités est nul, y compris les stocks de début et fin d’année, veuillez compléter et joindre une « déclaration aucune manipulation » que vous trouverez dans la boîte à outils sur Fluido.

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3. Cessions de fluide

Si vous avez cédé du fluide à un ou plusieurs opérateurs, vous devez compléter le tableau correspondant, en les ajoutant un à un.

Validez votre saisie en cliquant sur « Suite ».

4. Traitement de fluide Si vous avez traité du fluide pour destruction, régénération ou recyclage, sous votre responsabilité et par vos propres moyens, compléter les champs correspondants. Les quantités remises à votre distributeur dans ce but ne doivent pas être reprise dans ce formulaire.

Validez votre saisie en cliquant sur « Suite ». Justifier ses données Après avoir terminé votre saisie, vous avez la possibilité de laisser une remarque ou de joindre un ou plusieurs justificatifs à votre déclaration annuelle. Ces éléments seront pris en compte lors de l’étude de vos données par notre équipe Technique.

Pour joindre un document, cliquez sur le lien , situé en bas de page.

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Soumettre la déclaration annuelle Lorsque votre déclaration annuelle est complétée, celle-ci doit être soumise en cliquant sur le lien

Avant de procéder concrètement à la soumission de votre déclaration, une page récapitulative des informations de vos collaborateurs et outillages vous est présentée afin de valider qu’aucun changement n’est intervenu depuis votre dernière saisie ou afin de mettre à jour votre dossier. Si celui-ci est conforme, cochez la case en bas de page, puis de nouveau sur le lien

NB : Si vous modifiez votre dossier (collaborateurs ou outillage), votre déclaration annuelle ne sera pas soumise. Il vous faudra revenir dessus pour la soumettre convenablement. Modifier la déclaration annuelle Une fois les informations soumises, les fonctions de modification ne sont plus accessibles. Vous pouvez cependant lever le blocage et accéder de nouveau à vos données, en cliquant sur le lien

Lorsque les modifications sont effectuées, il est nécessaire de soumettre à nouveau votre déclaration. Assistance Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à consulter l’aide en ligne accessible dans le menu de gauche de l’application.

Vous pouvez également contacter nos services en cliquant sur en haut à droite de la déclaration annuelle ou encore par téléphone au

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Questions fréquentes Qui doit déclarer et à qui ? Chaque opérateur titulaire d’une attestation de capacité au 31/12/2014 doit adresser à son organisme agréé, Bureau Veritas Certification, une déclaration annuelle de mouvements de fluides. À quelle date doit être réalisée la déclaration ? La déclaration de l’année 2014 doit être réalisée au plus tard le 31 janvier 2015. Mon établissement a une attestation de catégorie IV , est-ce que je dois faire une déclaration annuelle ? Non, vous n’avez pas de déclaration à faire, car l’attestation de capacité de catégorie IV ne permet pas de récupérer ou de charger du fluide frigorigène dans les installations. Dans le cadre de mes activités, je suis amené à rev endre ou céder du fluide à d’autres opérateurs, à qui déclarer ces quantités ? Dans ce cas, vous êtes considéré comme un distributeur de fluide, même si les quantités sont très faibles. Vous devez déclarer ces quantités dans votre déclaration annuelle (tableau « Fluides cédés à un autre opérateur ») ainsi que sur le site de l’Ademe (l’observatoire des flux de fluides frigorigènes) en tant que distributeur de fluide. Dans le cadre de mes activités (principalement inst allation et entretien d’équipements pré-chargés), j’ai très peu de mouvements de fluide , est-ce un problème ? Non ceci n’est pas un problème, vous devez déclarer uniquement les mouvements de fluide que vous avez réalisés. Quand j’installe des équipements pré-chargés, est-c e que je dois déclarer les quantités qui sont initialement contenues dans les équipements ? Non, vous ne devez déclarer dans ce cas que les éventuels compléments réalisés (par exemple pour compenser la longueur des liaisons). Je suis titulaire de l’attestation de capacité mais ne dispose pas de stocks de fluides frigorigènes et n’ai effectué aucune manipulation e n 2014, est-ce que je dois faire une déclaration ? Oui, vous devez compléter la déclaration « Aucune manipulation » et cocher les deux cases situées sous le tableau de la Déclaration 2014 concernant la mise à jour des informations de votre dossier d’attestation de capacité (collaborateurs et outillage).

AC – DA18 – Guide Déclaration annuelle option zéro papier – 21/11/2013 – V3 12

Mon établissement a plusieurs activités, producteur d’équipements pré-chargés et maintenance ou recherche et développement, comment déclarer ? Dans ce cas, vous devez faire deux gestions et déclarations de fluide distinctes : - Une déclaration dans le cadre de l’attestation de capacité pour les mouvements de fluides liés aux activités de maintenance et de recherche et développement, auprès de votre organisme agréé (Bureau Veritas Certification), - Une autre en tant que producteur d’équipements pré-chargés auprès de l’Ademe (observatoire des flux de fluides frigorigènes). Dans le cadre de mes activités (garage automobile), comment renseigner le tableau de déclaration quand je réalise des entretiens de la c limatisation des véhicules ? La déclaration annuelle doit être réalisée à partir des fiches d’intervention, par exemple : Quantités totales récupérées = 0,650 kg / quantités récupérées et réintroduites = 0,650 kg / quantités chargées = 0,750 kg, soit 0,650 kg de fluide récupéré et 0,1 kg de fluide neuf.