DELIBERATION N° CP 15-476

CONSEIL REGIONAL D’ILE DE FRANCE

DELIBERATION N° CP 15-476DU 9 JUILLET 2015

SCHEMA DIRECTEUR DE GROS ENTRETIEN RENOUVELLEMENT POUR DES CITES MIXTES REGIONALES DE PARIS ET DE SEINE SAINT DENIS

MANDAT DE CONDUITE D’ETUDES ET DIAGNOSTICS PREALABLES

MANDATAIRE : SAERP

LA COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL REGIONAL D’ILE-DE-FRANCE

VU Le code général des collectivités territoriales ; VU Le code des marchés publics ; VU

VU

La délibération n° CR 10-10 du 16 avril 2010 relative aux délégations d’attributions du

Conseil régional à sa Commission Permanente ; La délibération n° CR 14-10 du 16 avril 2010 relative aux délégations du Conseil régional à son Président en matière de marchés publics ;

VU Le règlement budgétaire et financier de la Région Ile de France adopté par délibération n° CR 33-10 du 17 juin 2010 ;

VU Les délibérations n° CP 13-643 du 17/10/2013, n°CP 14-073 du 30/01/2014, n°CP 14-220 du 10/04/2014 et n° CP 14-730 du 20/11/2014 affectant un montant d’autorisation de programme de 1 400 000 € pour la conduite d’études et de diagnostics sur les Cités Mixtes

Régionales ; VU Le budget 2015 de la Région et plus particulièrement les inscriptions du chapitre 902

« Enseignement» ; VU L’avis de la commission des lycées et des politiques éducatives ;

VU L’avis de la commission des finances, de la contractualisation et de l’administration générale ;

VU Le rapport présenté par monsieur le président du conseil régional d’Ile-de-France.

APRES EN AVOIR DELIBERE

Article 1:

Approuve la convention de mandat n°15MANSDR01 dont le titulaire est la SAERP pour la conduite d’une mission d’études et de diagnostics sur les besoins de maintenance et grosses réparations des Cités Mixtes Régionales, et autorise le président du conseil régional à le signer,

Article 2:

Autorise le Président du conseil régional à faire toutes les demandes en vue des autorisations administratives en matière d’urbanisme et de voirie pour les études prévues à laconvention de mandat n°15MANSDR01.

JEAN-PAUL HUCHON

CP15-476

1 CP 15-476

gamenut

JPH

http://cr.iledefrance.fr/rapportsIDF/Consultation?num=CP 13-643&doc=del




CONSEIL REGIONAL D’ILE DE FRANCE

ANNEXE A LA DELIBERATION

2 CP 15-476

Convention de mandat n°15MANSDR01 Page 1 sur 29

CONVENTION MANDAT

N° 15 MAN SDR 01

OBJET DE LA CONVENTION :

SCHEMA DIRECTEUR DE GROS ENTRETIEN RENOUVELLEMENT POUR DES CITES MIXTES REGIONALES DE PARIS ET DE SEINE SAINT-DENIS

MANDAT DE CONDUITE D’ETUDES ET DIAGNOSTICS PREALABLES

MAITRE D’OUVRAGE : REGION ILE-DE-FRANCE Unité Lycées 35, Boulevard des Invalides 75007 Paris

La Région Ile-de-France, représentée par le Président du Conseil Régional d’Ile-de-France, dûment autorisé par la délibération,

ci-après dénommée “ le maître d’ouvrage ”,

d’une part

La Société d’Aménagement et d’Équipement de la Région Parisienne (SAERP), société anonyme, sise Cité Régionale de l'Environnement d'Ile de France - 90-92 Av. du Général Leclerc -93500 PANTIN, représentée par Madame Isabelle BONNAUD-JOUIN, sa Directrice générale, en vertu de la délibération du Conseil d’Administration du 14/05/2014,

ci-après dénommé “ le mandataire ”, d’autre part

Sont convenus de ce qui suit :

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SOMMAIRE

PRÉAMBULE ................................................................................................... 3

ARTICLE 1 : CONTEXTE ET OBJECTIFS – OBJET DE LA CONVENTION –

ENVELOPPE FINANCIERE – ENTREE EN VIGEUR ET DUREE ........................ 3

ARTICLE 2 : PIECES CONSTITUTIVES .......................................................... 4

ARTICLE 3 : REMUNERATION, MODALITES DE REGLEMENT DU MANDATAIRE,

DELAIS D’EXECUTION .................................................................................... 5

ARTICLE 4 : STRUCTURE MISE EN PLACE POUR LA MISSION ..................... 7

ARTICLE 5 : CADRE DE LA MISSION DU MANDATAIRE ................................. 8

ARTICLE 6 : LES DIFFERENTES ETAPES DE L’OPERATION .......................... 9

ARTICLE 7 : CONDITIONS D’APPROBATION ET SUIVI DES MARCHÉS ....... 12

ARTICLE 8 : ASSURANCES .......................................................................... 14

ARTICLE 11 : ÉVALUATION ET CONTRÔLES PAR LE MAÎTRE D’OUVRAGE 14

ARTICLE 12 : PÉNALITÉS ET FRAIS EXCLUS DU BUDGET D’OPÉRATION .. 15

ARTICLE 13 : CAPACITÉ D’ESTER EN JUSTICE........................................... 15

ARTICLE 14 : DISPOSITIONS DIVERSES ...................................................... 16

ARTICLE 15 : ACHEVEMENT DE LA MISSION - QUITUS .............................. 17

ARTICLE 16 : DISPOSITIONS RELATIVES À LA LUTTE CONTRE LE TRAVAIL

DISSIMULÉ ................................................................................................... 17

ARTICLE 17 : RÉSILIATIONS ........................................................................ 18

ANNEXE 1A .................................................................................................. 20

ANNEXE 1B .................................................................................................. 22

ANNEXE 1C .................................................................................................. 25

ANNEXE 1D .................................................................................................. 26

ANNEXE 5 ..................................................................................................... 28

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PREAMBULE

La Société d’Aménagement et d’Equipement de la Région Parisienne (SAERP) a été créée le 10 décembre 1956, sous le régime juridique défini par les articles L. 1521-1 et suivants du Code général des collectivités territoriales, en vue de doter la région Ile-de-France et les autres collectivités adhérentes d’un outil opérationnel d’intervention dans le domaine de l’aménagement, de la construction et du développement du territoire. La SAERP a pour objet de réaliser des opérations d'aménagement, de construction et de développement définies par la Région Ile-de-France et les autres collectivités actionnaires, relevant de ses compétences. Par décisions respectivement en date du 12 novembre 2008 puis du 27 mai 2013, la SAERP a été transformée d’abord en Société Publique Locale d'Aménagement puis en Société Publique Locale afin de permettre aux collectivités actionnaires de faire appel à cette société sans devoir la mettre en concurrence.

ARTICLE 1 : CONTEXTE ET OBJECTIFS – OBJET DE LA CONVENTION – ENVELOPPE

FINANCIERE – ENTREE EN VIGEUR ET DUREE

1.1 – CONTEXTE ET OBJECTIFS

La présente convention de mandat porte sur la conduite d’études et de diagnostics préalables pour la structuration des investissements de gros entretien renouvellement, amélioration et mise aux normes du patrimoine immobilier de cités mixtes dont la Région Ile de France assure la maitrise d’ouvrage.

Dans le cadre de leurs programmes pluriannuels d’investissement les départements de PARIS et de SEINE SAINT-DENIS ont souhaité pouvoir disposer d’une planification prévisionnelle pluriannuelle des besoins d’investissement dans les citées mixtes de leur département.

Dans le cadre de la refondation de sa politique de maintenance l’Unité Lycées souhaite sécuriser l’institution régionale eu égard aux exigences règlementaires et de sécurité, optimiser les dépenses et établir une planification prévisionnelle pluriannuelle de la maintenance (PPM).

Dans une vision en « coût global » du patrimoine, en considérant l’état de santé des ouvrages et équipements, en prenant en compte les obligations règlementaires et les objectifs des politiques régionales notamment en matière d’environnement, d’énergie et de handicap, cette mission d’aide à la décision a pour objectif de proposer une ou plusieurs solutions d'ensemble à l’échelle de 10 à 20 ans.

1.2 – OBJET

Le contrat a pour objet, en application des dispositions des articles 1984 et suivants du code civil, de confier à un tiers la représentation du maître d’ouvrage pour l’accomplissement en son nom et pour son compte de tous les actes juridiques nécessaires, dans la limite des attributions définies ci-dessous, en vue de faire réaliser des études préalables telles que définies ci-après.

La présente convention porte ainsi sur un mandat de conduite des études préalables et de diagnostics qui permettront au maître d’ouvrage de disposer des éléments d’aide à la décision pour la mise aux normes, la maintenance, le gros entretien renouvellement et l’amélioration technique de son patrimoine immobilier.

Cette étude permettra au maître d’ouvrage de disposer de diagnostics et d’études préalables lui permettant de définir ensuite le programme d’opérations dans une vision d'ensemble, avec une bonne connaissance

des besoins techniques, des coûts, des délais de réalisation, d’optimiser l’ordonnancement des interventions

compatible avec le maintien en fonctionnement de l’établissement et le budget prévisionnel affecté aux

travaux.

La mission inclut la réalisation de diagnostics et audits techniques (clos-couvert, sécurité incendie, électricité, VRD, plomberie-sanitaire, second-œuvre, structure selon besoin …) confiés à l’équipe d’études

préalables et diagnostics pluridisciplinaire, en vue de vérifier la faisabilité des opérations, d’établir des

programmes de travaux détaillés et chiffrés.

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Ces études donneront au maître d’ouvrage les éléments règlementaires, techniques et financiers, d’un

arbitrage éclairé pour la programmation des opérations dont il planifiera la mise en œuvre.

Concernant la transition énergétique il s’agit de la proposition d’ « embarquer » les travaux d’amélioration de performance en valorisant la notion de « cinquième combustible » (sobriété et efficacité énergétique).

De même l’étude prendra en compte l’amélioration de l’accessibilité aux personnes en situation de handicap,

L’objectif pour la Région propriétaire, est de disposer de schémas directeurs à l’échelle de 10 à 20 ans, tenant compte des risques et priorités, des contextes fonctionnels et techniques. Ces solutions chiffrées en coût et en efficience, permettront d’argumenter la planification des moyens financiers et de conduite.

Ces études ci-après désignées « l’opération», seront conduites dans les conditions prévues à la présente convention, sur la base du programme figurant à l’annexe 1A et du cadre calendaire figurant à l’annexe 1B de la présente convention.

Le mandat objet de la présente convention est incompatible avec toute mission de maîtrise d’œuvre, de réalisation de travaux ou de contrôle technique portant sur le ou les ouvrages auxquels se rapporte le mandat, exercée par cette personne directement ou par une entreprise liée.

1.3 – ENVELOPPE FINANCIERE

L’enveloppe financière estimative pour mener les études et diagnostics de l’opération est fixée à

1 400 000 €TTC incluant la rémunération du mandataire. Cette enveloppe est réputée comprendre tous les frais, toutes les prestations et interventions nécessaires incluant toutes protections et sujétions, jusqu’à

l’achèvement de la mission (prestations, honoraires charges et assurances, toutes dépenses nécessaires à la réalisation des études y compris déplacements, dépenses diverses et frais généraux, recherche d’information…). Le prix est exclusif de tout autre émolument ou remboursement de frais.

1.4 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE

La convention est rendue exécutoire dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur. Elle prendra effet à compter de sa notification au mandataire par le maître d’ouvrage et expire à la date de constatation de l’achèvement de l’opération.

La mission objet de la présente convention sera réalisée conformément à l’enveloppe financière définie ci-avant, et ce dans un délai prévisionnel de 21.5 mois à compter de la notification de ladite convention. Elle pourra être prorogée à cette fin par les parties en cas d’inachèvement de l’opération dans ce délai, par voie d’avenant.

Tout délai commence à courir le lendemain du jour où s’est produit le fait qui sert de point de départ du délai. Lorsque le délai est fixé en jours, il s’entend en jours calendaires et il expire à la fin du dernier jour de la durée prévue. Lorsque le délai est fixé en mois, il est compté de quantième et quantième. S’il n’existe pas de quantième correspondant dans le mois où se termine le délai, celui-ci expire à la fin du dernier jour du mois. Lorsque le dernier jour est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le délai est prolongé jusqu’à la fin du premier jour ouvrable qui suit.

ARTICLE 2 : PIECES CONSTITUTIVES

Pièces particulières : la convention et ses annexes - Annexe 1A : Programme, Liste des établissements et des diagnostics - Annexe 1B : Cadre calendaire de l’opération - Annexe 1C : Structure et organisation mise en place par le mandataire - Annexe 1D : Etapes clés de validation par le maître d’ouvrage - Annexe 2 : Les documents techniques à remettre par le mandataire à l’unité lycées au

cours de l’opération, dont les documents de suivi à remettre lors des réunions semestrielles et prise en compte de la charte graphique et du plan de classement

- Annexe 3 : Dossier de fin d’opération Pièce générale : Le cahier des clauses administratives générales applicables aux fournitures courantes et services (CCAG FCS) adopté par l’arrêté du 19 Janvier 2009.

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ARTICLE 3 : REMUNERATION, MODALITES DE REGLEMENT DU MANDATAIRE, DELAIS

D’EXECUTION

3.1 – MONTANT DE LA REMUNERATION

Pour l’exercice de sa mission, le mandataire perçoit une rémunération forfaitaire de :

Montant HT : 112 000€

Montant TVA au taux de 20.00 % €

Montant TTC : 134 400€

Montant TTC (en lettres) : cent trente-quatre mille quatre cents euros

Le montant de la rémunération fixé ci-dessus est établi sur la base des conditions économiques en vigueur, au mois de Mai 2015 (mois Mo).

Le mandataire renonçant à son droit à une avance, la convention ne fait pas l’objet d’une avance.

Le forfait de rémunération est également établi au regard du mode de dévolution des marchés tels que prévus à la présente convention et des conséquences induites en terme de gestion de marchés et de délai.

Le forfait de rémunération est établi sur la base d’un ensemble de 30 réunions de suivi d’études et de participation au comité de pilotage sur tous les sites confondus. Au-delà et par tranche de 5 réunions complémentaires en phase de suivi d’études, le mandataire percevra un forfait de rémunération de 2 500€ HT.

En cas d’évolution importante non prévue et non imputable au mandataire, qui justifierait un avenant, il est entendu que dans le cadre des négociations, ladite évolution sera considérée à l’échelle du site. Le réajustement sera négocié au prorata, nombre de sites concerné/ nombre de sites total.

3.2 – FORME DU PRIX

La présente convention est passée à prix forfaitaire et révisable.

L'index de référence est l'index Ingénierie (ING). Les index sont publiés au Bulletin officiel du Service des prix et au Moniteur des Travaux Publics.

P(n) = P(o) [0,25 + 0,75 x ING(n)] / ING(o) dans laquelle : - P(n) est le prix révisé, - P(o) est le prix initial réputé établi sur la base des conditions économiques du "mois zéro" (M0), - 0,25 représente la partie fixe, - 0,75 représente la partie variable, - au dénominateur figure la valeur de l’indice correspondant au "mois zéro" (M0), - au numérateur figure la valeur du dernier indice connu à la date de validation de la part de mission facturée (date de réalisation de la mission),

Pour la mise en œuvre de cette formule, l’ensemble des calculs sera effectué par arrondissement au millième supérieur.

3.3 – MODALITES DE FACTURATION DE LA REMUNERATION DU MANDATAIRE ET DELAIS D’EXECUTION

Chaque étape de la mission est assortie d’un pourcentage de rémunération et d’un délai. Pour les délais de 3 mois et plus la facturation est possible à la validation de la sous-étape.

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La facturation de la rémunération du mandataire est fractionnée selon les étapes suivantes :

ETAPES

DE FACTURATION CONTENU DES ETAPES SOUS-ETAPES DE

FACTURATION

% DE

REMUNERATION

DELAIS

I – DE LA NOTIFICATION DE LA CONVENTION DE

MANDAT A LA VALIDATION DE LA CONSULTATION DE

MAITRISE D’ŒUVRE

1. Réunions de remise du dossier au mandataire,accord sur le cadre et la méthode d’intervention, lesestimations des marchés et les procéduresd’attribution

2. Etablissement des cahiers des charges : CCAP,CCTP, AE et leurs annexes, et du Règlement de laconsultation…

5%

15% 3 mois

10%

II – DU LANCEMENT DE

LA CONSULTATION DE MAITRISE D’ŒUVRE A

LA NOTIFICATION DES MARCHES DE MAITRISE

D’ŒUVRE

1. Lancement des consultations : Rédaction de l’AAPCet publications de l’ensemble des consultations,suivie des consultations (réponses aux questions,visites de sites)

2. Attribution des marchés : réalisation du rapportd’analyse des candidatures et offres, négociations lecas échéant, présentation en CAO le cas échéant,rédaction des courriers de rejets/attribution,procédures de contrôle de légalité le cas échéant(rapport et transmission du dossier complet aumaître d’ouvrage), signature et notification desmarchés, avis d’attribution…

5%

15% 8 mois

10%

III – EXECUTION DES MARCHES

PHASE I Réalisation des

diagnostics

1. Préparation de la mission : organisation, présence etpilotage des rendez-vous avec les utilisateurs, leMaître d’ouvrage, et les équipes de maîtrisesd’œuvre, planification et organisation des diagnostics

2. Suivi de la bonne exécution de la mission deséquipes d’études, information faite au maîtred’ouvrage d’éventuelles difficultés particulières,rédaction d’une courte présentation relevant lespoints majeurs et accompagnant les rapportsréalisés par les groupements d’études

10%

30% 6 mois

20%

IV – EXECUTION DES

MARCHES

PHASE II Analyse et priorisation des besoins de travaux

1. Suivi de la bonne exécution de la mission deséquipes d’études en lien avec le pilotage MOA etsuivi de la reprise des dossiers incomplets, rédactiond’une courte présentation relevant les pointsmajeurs

2. Organisation, présentation et pilotage de la réunionde présentation des résultats accompagnant laremise des documents réalisés par le groupementd’études, aux ingénieurs de la DCM en présence desprestataires d’études

20% 2 mois

V – EXECUTION DES

MARCHES

PHASE III

Etablissement du schéma directeur

1. Suivi de la bonne exécution de la mission deséquipes d’études en lien avec le pilotage MOA etsuivi de la reprise des dossiers incomplets, rédactiond’une courte présentation relevant les pointsmajeurs

2. Organisation, présentation et pilotage de la réunionde présentation des résultats accompagnant laremise des documents réalisés par le groupementd’études, aux ingénieurs de la DCM en présence desprestataires d’études

15% 1 mois

VI – QUITUS Remise des pièces : pièces marchés et études de diagnostics

5% 1,5

mois

Au cas où l’avancement global de la mission serait retardé du fait de difficultés particulières rencontrées sur un site, et n’étant pas imputable au mandataire, le maître d’ouvrage pourra régler l’acompte, pour la phase concernée, au prorata du nombre de sites réalisés.

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Sera considéré comme difficulté particulière un retard supérieur à 3 mois par rapport aux phases ci-dessus et la facturation pourra être demandée si au moins 80% de l’étape considérée est réalisée.

Pour chaque demande d’acompte sur rémunération, le mandataire transmet au maître d’ouvrage une note d’honoraire en deux exemplaires auprès de l’Unité Lycées - Direction de la Construction Maintenance – Sous-Direction Administrative et Juridique – 24 rue du Général Bertrand 75007 Paris

3.4 – PAIEMENT

Le paiement s’effectue par mandat administratif, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

Les sommes dues au titulaire et au(x) sous-traitant(s) de premier rang éventuel(s) seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes.

Le délai de paiement maximum est fixé à trente (30) jours à compter de la réception des justifications fournies par le titulaire conformément à la présente convention. Le dépassement de ce délai global de paiement ouvre de plein droit et sans formalité pour le titulaire, le bénéfice d’intérêts moratoires dont le taux sera celui du taux d’intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l’année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points. Au titre de ces intérêts moratoires, et en plus des intérêts calculés ci-dessus, le mandataire a droit à une indemnité forfaitaire de 40 €.

Le maître de l’ouvrage se libérera des sommes dues au titre de la présente convention en faisant porter le montant au crédit :

Nom de l’établissement de crédit : Caisse des dépôts et consignations Adresse de cet établissement : 56, rue de Lille – 75356 Paris Cedex 07 SP Compte ouvert au nom de : SAERP Sous le numéro : 0000089166U Code Banque : 40031 Code Guichet : 00001 Clef : 13

ARTICLE 4 : STRUCTURE MISE EN PLACE POUR LA MISSION

4.1 LA STRUCTURE MISE EN PLACE PAR LE MANDATAIRE : ANNEXE 1C

Le mandataire est engagé par la qualité des moyens humains proposés (annexe 1C) et, notamment, des qualifications, de l’expérience technique, juridique et administrative et du savoir-faire nécessaires au bon exercice de la mission, du responsable de la présente opération et de son équipe. L’interlocuteur de la

Région, désigné par le mandataire pour assurer le suivi de l’opération, aura un niveau équivalent au diplôme

d’ingénieur avec une expérience professionnelle de cinq ans au minimum.

L’équipe, au vu de laquelle la présente convention a été notifiée, assure l’ensemble du suivi de l’opération

jusqu’à la délivrance du quitus. Le mandataire assure en toute circonstance la disponibilité d’un personnel compétent pour assister le

responsable d’opération ou, en cas de d’absence ou de défaillance de celui-ci, pour assurer la continuité de la mission.

En cas de changement du responsable d’opération et/ou de toute ou partie de son équipe, le mandataire soumet sans délai au maître d’ouvrage, pour accord, les noms des nouveaux correspondants, accompagnés de leurs références, leurs plans de charge et tout renseignement les concernant de nature à établir un niveau de qualification et d’expérience équivalent à celui de la première équipe.

Pour le suivi de l’opération et quelle que soit l’organisation de la structure du mandataire, le responsable

d’opération est l’interlocuteur unique du maître d’ouvrage. Le mandataire s’assure que le nouveau

responsable d’opération dispose de l’ensemble des documents et toutes les informations lui permettant

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d’assurer sans interruption la continuité de l’opération, de sorte que le maître d’ouvrage n’ait pas à assurer,

en lieu et place du mandataire, son information.

Pour l’exécution des missions et responsabilités confiées au mandataire, celui-ci peut être représenté par son représentant légal ou une personne dûment habilitée par lui qui est seul en droit d’engager la

responsabilité du mandataire pour l’exécution de la présente convention. Dans l’hypothèse d’une délégation de signature du représentant légal, la délégation est annexée à la présente convention. Le maître d’ouvrage est tenu informé sans délai de tout changement.

Ces dispositions s’appliquent sous peine d’une pénalité définie à l’article 12.1 de la convention.

4.2 LA STRUCTURE MISE EN PLACE PAR LE MAITRE D’OUVRAGE

Pour le suivi de l’opération, constituée d’un ensemble d’interventions sur une liste de sites répartis dans différentes sous-directions territoriales, le maître d’ouvrage met en place une structure spécifique. Elle a vocation à veiller à la cohérence des interventions et à optimiser le processus notamment en mutualisation de tâches.

Le « groupe de pilotage» : en charge de veiller à l’atteinte des objectifs fixés à la mission, à l’homogénéité

et la cohérence de traitement des sites. Référent du mandataire pour la préparation des documents types, la passation des marchés, et le suivi de l’exécution des contrats. il permet d’optimiser le processus

opérationnel et aide à la coordination. Le groupe de pilotage sera constitué du chargé de mission

« gros entretien maintenance » et « cités mixtes régionales » de la DCM, qui associera service

juridique et représentant des ingénieurs territoriaux selon les étapes.

Les interventions sont à traiter d’une part avec l’ingénieur territorial et le technicien UL référents de

l’établissement ; et d’autre part en lien avec le chef d’établissement ou son représentant désigné. Celles-ci ont la spécificité d’être « diffuses » dans les sites et bâtiments. L’organisation de l’intervention en

site occupé est ainsi une préoccupation permanente.

Le « comité de suivi » se constitue des ingénieurs et techniciens territoriaux concernés et du « groupe de pilotage ». Il a pour mission le suivi de l’avancement opérationnel. Il est réuni à l’échelle de l’ensemble des

sites, ou par sous-ensemble de sites (conformément à l’annexe 1A).

Il est rappelé que l’EPLE n’est pas prescripteur et n’a pas de rôle de validation. Des réunions seront

organisées sur site avec chaque établissement au démarrage des études.

La SAERP ne s’adresse pas aux établissements avant l’envoi du courrier officiel par la Région.

Toute communication doit systématiquement être adressée en direct ou en copie aux membres du groupe de pilotage qui en tant que de besoin relance les sujets en attente et aide à la coordination en interne à la maitrise d’ouvrage. La transmission par courriel est à privilégier.

ARTICLE 5 : CADRE DE LA MISSION DU MANDATAIRE

La convention prend effet à compter de sa notification au mandataire. Elle expire lors de la délivrance du quitus par le maître d’ouvrage.

1) Le mandataire assure, sous les orientations et recommandations du mandant, la conduite des études. Acet effet, il organise et veille au bon déroulement de l’ensemble des tâches nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés. Il encadre les prestataires. Il s’assure du respect de l’enveloppe financière et du respect du calendrier.

Il prépare, assiste et pilote les réunions du groupe de pilotage et du comité de suivi et établit les comptes rendus qu’il transmet pour validation au maître d’ouvrage à chaque phase des études. Il rend compte, pendant toute la durée du mandat, des problèmes particuliers survenus et fait des propositions écrites pour permettre la poursuite de la mission dans les meilleures conditions de qualité, de délai et financières.

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2) Il procède à l’élaboration et au lancement de tout marché nécessaire à la réalisation des études objet dumandat. Les dispositions du Code des marchés publics sont applicables au mandataire pour ce qui concerne la passation et l’exécution des marchés. Il applique, pour ce faire, les procédures prévues par le code des marchés publics et celles exigées par le maître d’ouvrage soit dans les délibérations de son assemblée délibérante, soit sur le site de la région (http : // marchespublics.iledefrance.fr) et inscrit le suivi de la passation et du suivi des marchés dans un outil informatique spécifique du maître d’ouvrage ; Il prépare le dossier nécessaire à leur transmission au contrôle de la légalité et procède à leur notification et informe sans délai le maître d’ouvrage en lui transmettant une copie du marché notifié.

3) Il signe les marchés au nom et pour le compte du Mandant après approbation du choix des prestatairespar celui-ci. Il assure la gestion et préparation du paiement des marchés. Le paiement des supports de publicité (avis d’appel public à la concurrence, avis d’attribution, etc), le paiement des prestataires, et le paiement de tout autre frais lié à l’exécution de la mission sont assurés par le maître d’ouvrage après visa des factures originales par le mandataire.

ARTICLE 6 : LES DIFFERENTES ETAPES DE L’OPERATION

La présente opération fait l’objet des étapes énumérées du 6.1 et 6.2 ci-dessous. Chacune de ces étapes comprend des tâches d’organisation, d’animation, d’élaboration et de formalisation de dossiers et de comptes-rendus/fiches de synthèses.

Lorsque le mandataire souhaite visiter un site ou le faire visiter à un tiers dans le cadre des contrats d’études, il prend rendez-vous avec le chef d’établissement ou son représentant désigné et demande la mise à disposition d’un agent pour l’accompagner. Il en informe au préalable l’ingénieur territorial référent.

Parmi ces tâches, certaines d’entre elles, qualifiées de « missions encadrées », sont soumises à des délais fixés à l’Annexe 1B. Ces « missions encadrées » consistent en la remise, soit pour validation, soit pour approbation, soit pour simple réception par le maître d’ouvrage, de divers documents tels que projets d’avis d’appel public à concurrence, dossier de consultation des bureaux d’études/concepteurs/entreprises, comptes-rendus, pièces administratives ou financières, ceci dans des conditions décrites dans les procédures régionales.

A l’intérieur de chacune de ces étapes, le mandataire est tenu de respecter des délais fixés pour ces « missions encadrées ». En cas de non-respect du délai global d’une ou de plusieurs étapes, tout retard dans la réalisation de ces « missions encadrées » donne lieu à pénalité dans des conditions fixées à l’article 12.1 de la convention.

6.1 – DE LA NOTIFICATION DE LA CONVENTION DE MANDAT A LA NOTIFICATION DES MARCHES

Lors de la réunion de lancement, le Maître d’ouvrage remet au mandataire les fiches d’identité patrimoniale. Il remet en complément les diagnostics amiante, plomb et ascenseurs, les diagnostics handicaps, les rapports d’audit thermiques, les plans de géomètres ou à défaut des plans de DOE, le dernier PV de la commission de sécurité et d’accessibilité, lorsqu’ils existent et dont il dispose (annexe 1A).

Le mandataire présente un cadre et une méthode d’intervention, établit un calendrier prévisionnel

d’opération, une estimation des marchés et des procédures associées.

6.1.1 : Passation des marchés

Le mandataire élabore les cahiers des charges des marchés d’études. Les équipes en charge de l’étude

globale intègreront à minima les compétences : Architecture, BET tous corps d’état, coordinateur SSI et

sécurité incendie, ascenseurs, thermique et handicap, économiste de la construction,).

Dans le cadre de la consultation, il organise et conduit les visites de site sur deux établissements significatifs (1 par Lot). A ce titre il informe préalablement l’ingénieur territorial de la région en charge du lycée (ou son responsable) ainsi que la direction de l’établissement concerné.

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Le mode de dévolution envisagé est celui d’une consultation unique formalisée, en appel d’offres ouvert, comprenant deux lots géographiques.

Pour ces marchés, le mandataire assure l’élaboration, la passation, l’attribution et le suivi d’exécution tel que défini à l’article 7 de la présente convention.

Le maître d’ouvrage confie au mandataire le soin de faire réaliser à l’équipe de maitrise d’œuvre les études préalables suivantes :

a) Systématiquement sur tous les sites et pour tous les bâtiments, les diagnostics et audits techniquessuivants (sauf précision particulière dans l’Annexe 1) :

- Diagnostic sécurité incendie sur les dispositions constructives et équipements de sécurité existants (notamment : desserte et accessibilité des façades et distribution intérieure, dégagements et espaces d’attente sécurisée, isolement par rapport au tiers, zonages, désenfumage, les équipements de SSI, les dispositions dérogatoires éventuelles à la réglementation ERP qui auraient été instruites. Préconisation pour les travaux de mise aux normes pour la règlementation handicap, inclus les attendus de la commission de sécurité en matière de sécurité incendie, prescriptions non encore levées.

- Diagnostic électricité courant fort et courant faible sur la maintenance et le renouvellement lié à l’état

de santé ou à la durée de vie des ouvrages et équipements, l’optimisation des dispositions constructives et la conformité règlementaire.

- Diagnostic des appareils élévateurs et autres équipements soumis à contrôles sur les dispositions en matière d’accessibilité aux personnes en situation de handicap, inclus les éléments de mise aux normes à

échéance 2020 connus à ce jour (dont Loi Robien 2014-2018)

- Diagnostic hygiène - plomberie sanitaire sur la maintenance et le renouvellement lié à l’état de santé ou

à la durée de vie des ouvrages et équipements, l’optimisation des dispositions constructives et la conformité règlementaire. Ce diagnostic inclura tous les locaux « humides » (salles de sciences et dépôts, sanitaires, vestiaires, cuisines, ateliers…), les infrastructures réseaux et équipements, les ventilations, les revêtements et équipements spécifiques liés à la surveillance sanitaire …

- Diagnostic VRD inclut le repérage des réseaux, le curage des évacuations et fosses, l’analyse de l’état de

santé et repérage des désordres, pour la maintenance et le renouvellement lié à l’état de santé ou à la durée

de vie des ouvrages et équipements, l’optimisation des dispositions constructives et la conformité règlementaire.

- Diagnostic du clos-couvert sur la maintenance et le renouvellement lié à l’état de santé ou à la durée de

vie des ouvrages et équipements, et aussi pour l’optimisation des dispositions constructives et l’amélioration thermique de l’enveloppe, la conformité règlementaire.

- Diagnostic du second-œuvre à traiter non à l’échelle d’un local mais de zones homogènes sur le renouvellement lié à l’état de santé ou à la durée de vie des ouvrages et équipements, et aussi pour l’optimisation des dispositions constructives et la conformité règlementaire.

- Diagnostic structure et géotechnique identification et analyse de désordres, recherche de causes, évaluation de risques, préconisations de travaux y compris dans la continuité de diagnostics existants, diagnostics et mesures en lien avec des travaux préconisés notamment d’isolation par l’extérieur, surcharge,

arrachage…

b) Concernant l’amiante et le plomb établissement de plans de localisation des diagnostics approfondis derecherche d’amiante et plomb à réaliser par le maitre d’ouvrage en lien avec le plan pluriannuel de travaux.

c) Concernant l’audit thermique : prise en compte des résultats d’audits réalisés par le MOA.

12 CP 15-476


6.1.2 : Passation des autres marchés

Aux différents stades des études, le mandataire engage les marchés nécessaires à l’opération qui ne relève pas du cadre de compétences des prestataires d’études préalables de diagnostics et notamment ceux relatifs aux missions suivantes : - coordination sécurité protection santé (CSPS) pour la préparation de plan de prévention des risques

pour les diagnostics

Il appartient au mandataire d’anticiper sur les interventions des différents prestataires et de lancer les

marchés correspondants.

Pour ces marchés, le mandataire assure l’élaboration, la passation, l’attribution et le suivi d’exécution tel que défini à l’article 7 de la présente convention.

6.2 – DE LA NOTIFICATION DES MARCHES A LA FIN DE L’OPERATION.

Le mandataire s’assure la bonne exécution de l’ensemble des marchés qu’il a passé dans le cadre de sa

mission.

Réunion de démarrage des diagnostics : au plus tard 10 jours avant le démarrage des diagnostics le mandataire organisera et conduira un rendez-vous sur site, associant l’équipe de direction de

l’établissement, le(s) responsable(s) des titulaires en charge des diagnostics, le CSPS référent sécurité en charge de l’assistance à la rédaction d’un plan de prévention des risques l’ingénieur territorial, un

représentant du groupe de pilotage seront présents le cas échéant,. Elle a pour objectif la présentation, du programme de la mission, l’organisation, le planning, permet de recueillir les remarques de l’établissement et d’établir le plan de prévention des risques en amont de l’exécution de la mission.

6.2.1 Phase I : Etudes de diagnostics

Le titulaire réalise un audit complet du site. Il fait l’inventaire des ouvrages et équipements et de leurs

caractéristiques. Il mène les études de diagnostics pertinentes pour établir un rapport détaillé décrivant les bâtiments et composants, les schémas de fonctionnement des réseaux et installations et l’état des

défectuosités constatées sur chaque composant, le détail du désordre et la référence règlementaire à prendre en compte, la situation au regard de la règlementation et de l’état au regard de l’évolution

technologique. L’analyse portera aussi sur la situation des contrats de contrôles et d’entretien en place dans

l’établissement. Des rapports seront établis par site et présentés pour être commentés par le MOA en comité de suivi.

6.2.2 Phase II : Analyse des besoins d’intervention

Le titulaire établira une liste des besoins d’intervention et un ensemble détaillé de préconisations justifiées par les résultats d’inventaire et de diagnostics. Plusieurs préconisations seront faites, du minimum nécessaire à un optimum intégrant l’amélioration. Il en fera une description technique permettant d’analyser

l’impact de la mise en œuvre. Il fournira les estimations, à ce stade il s’agira des coûts de travaux bruts

d’une part, et des gains à escompter d’autre part. Ces chiffrages apporteront à ce stade au maitre d’ouvrage

des paramètres financiers de hiérarchisation. Des rapports seront établis par site et présentés pour être commentés par le MOA en comité de suivi.

6.2.3 Phase III : Construction du schéma directeur

Le titulaire apportera une attention particulière dans la motivation par les gains en fonctionnement, consommation d’eau et d’énergie, en entretien et en maintenance courante (analyse en coût global). De même il prendra en compte le maintien en fonctionnement de l’établissement et le découpage des

opérations par secteurs et/ou dans un calendrier adapté par rapport aux congés scolaires. Pour ces éléments de mission le titulaire apportera son expertise en matière technique mais aussi règlementaire et d’économie de la construction. A ce stade il présentera au maitre d’ouvrage une analyse détaillée des

interventions à prévoir et les éléments d’arbitrage : coûts, risques, délais, gains, ordonnancement. Ces propositions incluront les contrats de d’entretien et maintenance courante, et signaleront les contrôles. La priorisation des interventions sera une combinaison des trois paramètres suivants :

L’état des systèmes et composants et leur durée de vie utile escomptée

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Le niveau de risque propre à la fonction de l’ouvrage ou équipement Les gains escomptés

La priorité se traduit par un choix de priorisation dans le temps. La priorisation sera finalisée en relation avec le maitre d’ouvrage. La mission fournira à L’Unité Lycée, pour chacun des sites, à l’échelle d’environ 10 à 20

ans, un schéma directeur pluriannuel d’investissement priorisé et estimé. Le prestataire remettra un calendrier de maintenance courante, entretien et contrôles recommandés. Des rapports seront établis par site et présentés en comité de suivi.

6.2.4 : Les réunions de travail avec le maître d’ouvrage : présentations aux comités de

suivi

Le mandataire assure l’organisation, la présentation et le pilotage de la réunion de présentation des résultats des études et diagnostics auprès des Sous-directions territoriales de la Direction de la Construction et de la Maintenance. Cette réunion de balayage réunie la SAERP, le groupement d’études, les référents du groupe de pilotage et les ingénieurs territoriaux concernés. Le mandataire rédige une courte présentation relevant les points majeurs et accompagnant les documents de synthèse réalisés par le groupement d’études.

La première réunion articule la Phase I de diagnostics et la phase II d’analyse des besoins de travaux. La seconde réunion articule la Phase II d’analyse des besoins de travaux et la phase III d’organisation d’un programme d’interventions détaillé La troisième réunion retravaille avec le maitre d’œuvre sur sa proposition de schéma directeur

Le mandataire relève tous les points de commentaire des membres du comité de suivi et ajustements nécessaires à reprendre parle groupement d’études, il en dresse un compte-rendu qu’il remet au maître d’ouvrage. Il s’assure des reprises des dossiers parle groupement d’études. Il veille et vérifie le contenu des rendus du groupement d’études.

ARTICLE 7 : CONDITIONS D’APPROBATION ET SUIVI DES MARCHES

7.1 : Conditions d’approbation des marchés par le maître d’ouvrage

Les marchés nécessaires à la réalisation de la présente opération sont signés par le mandataire. Cette signature, par délégation du président de la Région Ile-de-France, ne peut intervenir qu’une fois que celui-ci en a reçu l’habilitation expresse par le conseil régional.

Cette signature doit être précédée de l’approbation préalable par le maître d’ouvrage du choix du titulaire. Cette approbation intervient dans le respect du Code général des collectivités territoriales, du code des marchés publics et des procédures régionales.

7.2 : Passation et exécution des marchés

Pour tous les marchés dont il a la charge dans le cadre du présent mandat, le mandataire assure l’élaboration, la passation, l’attribution et le suivi d’exécution.

Le mandataire établit les cahiers des charges et rédige les avis d’appel public à concurrence. Après accord du maître d’ouvrage, il lance les consultations dans les supports appropriés et vérifie leur parution, il assure l’ensemble du suivi de la procédure de lancement, y compris par voie dématérialisée (notamment les réponses aux questions).

Le mandataire procède à l’ouverture et à l’analyse les candidatures et offres, il rédige le rapport d’analyse. Il

s’assure que les offres sont compatibles avec le budget prévisionnel de l’opération. Il soumet le rapport

d’analyse à l’accord du maître d’ouvrage pour validation. Il inscrit et assure la présentation devant la commission d’appel d’offre du Maître d’ouvrage le cas échéant.

Le mandataire rédige les courriers motivés de rejets et d’attribution, il répond aux éventuelles réclamations des candidats. Ces projets de courrier sont soumis au maître d’ouvrage pour approbation selon les

procédures régionales. Il rédige le rapport destiné au contrôle de légalité qu’il transmet, le cas échéant, avec

la totalité du dossier d’appel d’offre à l’UAJMQ pour transmission en préfecture.

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A l’issue de la procédure de passation de marché, le mandataire transmet au maitre d’ouvrage le dossier complet du marché pour engagement financier. Le mandataire ne pourra notifier le marché au prestataire attributaire qu’après réception du bordereau d’engagement financier. La référence de l’engagement sera inscrite dans les références de toute pièce d’exécution.

Il signe et notifie les marchés, et en informe sans délai le maître d’ouvrage, puis il publie l’avis d’attribution.

Il transmet au maitre d’ouvrage copie de l’ensemble des pièces pour exécution.

Le mandataire assure le suivi de la bonne exécution de la mission des différents prestataires : -Gestion administrative et juridique des marchés -Vérification de l’avancement et validation des factures des prestataires avant transmission pour paiement au maître d’ouvrage

A chaque étape de paiement des prestataires, le mandataire transmet au maitre d’ouvrage un état d’avancement de la mission actualisé et un tableau de suivi financier du contrat, à l’appui des factures contrôlées et visées par le mandataire. Le maitre d’ouvrage procède aux paiements des marchés.

Le mandataire dispose d’un délai de 4 jours, entre la date de réception de la facture et la date d’envoi au maître d’ouvrage de cette facture. Tout retard de paiement des prestataires imputable au mandataire, fera l’objet d’une pénalité de retard prévue à l’article 12 ci-après.

Le mandataire informe le maître d’ouvrage de toute difficulté rencontrée qui pourrait compromettre la qualité des études, augmenter le coût de l’opération ou allonger sa durée d’exécution.

7.3 : Liquidation des marchés

En fin d’opération, le mandataire communique au maitre d’ouvrage un bilan de chaque marché accompagnant la demande de paiement pour solde de tout compte des prestataires. Ce bilan inclut le numéro du marché, son montant initial et le détail des avenants, les cotraitants et/ou sous-traitants éventuels, les montants validés pour paiement par le mandataire, et une appréciation sur les conditions d’exécution du marché.

7. 4 : Avenants aux marchés

Les avenants aux marchés ne peuvent en bouleverser l’économie, sauf en cas de sujétions techniques

imprévues ne résultant pas du fait des parties au marché.

Si des situations particulières dans la conduite des missions conduisaient à devoir modifier les prestations prévues aux contrats des prestataires, le mandataire en avisera au plus tôt le maitre d’ouvrage. En aucun cas le mandataire ne commandera une prestation différente des missions prévues aux contrats sans l’accord préalable du maitre d’ouvrage sur une proposition formalisée. En tant que de besoin un avenant sera établi.

Ils sont, avant tout début d’exécution : négociés avec le titulaire du marché et signés par celui-ci ; approuvés par le Maître d’ouvrage et le cas échéant, approuvés préalablement par la commission

permanente du maître d’ouvrage qui autorise leur signature et/ou leur complément de crédit ; transmis par le maître d’ouvrage au service préfectoral chargé du contrôle de légalité pour les marchés

et leur(s) avenant(s) supérieur(s) au seuil de l’article D2131-5-1 du CGCT ; signés et notifiés au titulaire du marché par le mandataire.

7.5 : Informations sur les marchés

Le mandataire transmet au maître d’ouvrage, dès notification, une copie du marché (acte d’engagement,

CCAP, les avenants, les actes de sous-traitance…).

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ARTICLE 8 : ASSURANCES

8.1 – ASSURANCE DU MANDATAIRE

Le mandataire devra, dans le mois qui suit la notification de la convention, fournir au maître d’ouvrage la

justification : - de l’assurance qu’il doit souscrire au titre de l’article L.241-2 du code des assurances, uniquement en cas d’immixtion technique du mandataire ; - de l’assurance garantissant la totalité des conséquences pécuniaires des responsabilités qui lui incombent dans le cadre de son activité professionnelle à la suite de dommages corporels, immatériels, consécutifs ou non, survenus pendant l’exécution et après l’achèvement de la mission causés aux tiers ou à ses cocontractants. »

8.2 – POLICE DOMMAGE OUVRAGE ET TOUS RISQUES CHANTIER

Sans objet

8.3 – ASSURANCES DES INTERVENANTS A LA CONSTRUCTION

Responsabilité décennale

Sans objet

Responsabilité civile pour tout dommage pendant l’opération.

Le mandataire veillera à ce que tous les intervenants de l'opération soient suffisamment assurés pour les conséquences pécuniaires de leur responsabilité recherchée en raison de dommages corporels, matériels et immatériels (consécutifs ou non) causés du fait de leur intervention.

ARTICLE 11 : EVALUATION ET CONTROLES PAR LE MAITRE D’OUVRAGE

Le maître d’ouvrage peut effectuer à tout moment les contrôles techniques, administratifs et comptables qu’il estime nécessaires. Pour ce faire, le mandataire communique les dossiers concernant l’opération au maître d’ouvrage.

11.1 – EVALUATION

Dans le cadre de la démarche qualité du maître d’ouvrage, le mandataire est régulièrement évalué sur les critères suivants :

Respect des dispositions de la convention de mandat et du budget de l’opération Maîtrise des délais Continuité du suivi Information du maître d’ouvrage Qualité du suivi technique : Préparation de l’analyse des phases et rapport de synthèse Propositions de solutions et documents de synthèse Comptes rendus des réunions Respect des procédures et des modèles documentaires (cf. : site http : // www. iledefrance.fr/marches-

publics) Rapports d’analyse des candidatures Rapports d’analyse des offres

Les résultats sont enregistrés et communiqués au mandataire.

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ARTICLE 12 : PÉNALITÉS ET FRAIS EXCLUS DU BUDGET D’OPERATION

Le maître d’ouvrage applique au mandataire des pénalités sur sa rémunération selon les modalités suivantes :

12.1 – PENALITES

Respect du calendrier d’opération

En cas de dépassement d’un délai par phase, du fait du mandataire, tel que prévu à l’article 3.3 de la présente convention, il est fait application d’une pénalité de 100 € par jour de retard.

Maintien de la structure opérationnelle

En cas de défaillance d’un responsable d’opération et du non-respect des obligations décrites à l’article 4 de la présente convention, il est fait application d’une pénalité de 150 € par jour de retard dans les quinze jours suivant la réception d’une mise en demeure.

Présence aux réunions et aux rendez-vous sur site

En cas d’absence, il est fait application d’une pénalité forfaitaire non révisable de 200 € par absence.

Transmission des factures pour paiement par le mandant

En cas de retard de la remise des factures contrôlées, visées et accompagnées des documents de suivi, suivant les conditions prévues à l’article 7.2, il sera fait application d’une pénalité forfaitaire non révisable de 100 € par jour de retard constaté et sans mise en demeure.

Transmission des documents visés à l’annexe 2

En cas de non remise des documents prévus à l’annexe 2 , il sera fait application d’une pénalité forfaitaire non révisable de 100 € par jour de retard quinze jours après mise en demeure non suivie d’effet de fournir ces éléments.

Transmission des pièces pour ester en justice

En cas de non remise des documents et informations prévus à l’article 13 (capacité d’ester en justice), il sera fait application d’une pénalité forfaitaire non révisable de 100 € par jour de retard quinze jours après mise en demeure non suivie d’effet de fournir ces éléments.

Transmission des pièces du quitus

En cas de non remise des documents prévus à l’article 15 (délivrance du quitus), il sera fait application d’une pénalité forfaitaire non révisable de 100 € par jour de retard quinze jours après mise en demeure non suivie d’effet de fournir ces éléments.

Cas d’exonération des pénalités :

Pour le décompte des retards éventuels, ne pourront conduire à pénalité : les retards occasionnés par le défaut de réponse ou de décision du maître d’ouvrage dans les délais fixés par la présente convention ; les éventuels retards d’obtention d’autorisations administratives dès lors que le mandataire établit avoir fait diligence ; les conséquences de mise en redressement ou liquidation judiciaire de titulaires de marchés passés par le mandataire ;

ARTICLE 13 : CAPACITÉ D’ESTER EN JUSTICE

Le maître d’ouvrage dispose seul de la capacité d’ester en justice devant les juridictions compétentes pour préserver et défendre les intérêts de la Région.

Toutefois, il appartient au mandataire, en sa qualité de représentant du maître d’ouvrage auprès des

différents intervenants d’une part, et des tiers d’autre part, de signaler dans les plus brefs délais au maître d’ouvrage tout incident qui, perturbant le bon déroulement de l’opération, serait à ce titre susceptible de donner lieu à une saisine du juge et ce, à quelque stade que ce soit.

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A cette fin, le mandataire saisira l’Unité opérationnelle en charge de l’opération et l’Unité Affaires Juridiques

Marchés Qualité (UAJMQ) de la Région et transmettra dans les meilleurs délais à compter de la survenance des faits ou de la réception de la réclamation : - le cas échéant, la réclamation et les pièces du demandeur ; - un bref résumé de la situation indiquant le contexte, les points litigieux, les différents intervenants et/ou personnes concernés ;

Par ailleurs, afin de permettre au maître d’ouvrage de diligenter en temps utile le référé préventif dans le

cadre de l’article R.532-1 du code de justice administrative, le mandataire transmettra, 4 mois avant le début des travaux, les éléments suivants à L’UAJMQ : - un bref résumé de l'opération indiquant le contexte et les différents intervenants ; - une copie des documents suivants :

- plan masse, - plan d'implantation, - relevés des propriétaires et concessionnaires de voiries (avec adresses des propriétaires concernés), - toutes pièces complémentaires utiles compte tenu du contexte de l’opération.

Pendant toute la durée de la procédure diligentée par le maître d’ouvrage, le mandataire est tenu, en sa qualité de représentant du maître d’ouvrage, à se rendre disponible pour assister le maître d’ouvrage ou le représenter à toutes les réunions qui pourront être organisées pour l’instruction de cette procédure, notamment sur le site.

Le mandataire pourra, à titre dérogatoire, saisir le juge des référés, en cas d’urgence, dans l’intérêt de toutes les parties et pour la conservation des éléments de preuve susceptibles de disparaître se rapportant à des faits susceptibles de donner lieu à un litige devant une juridiction, afin qu’il soit ordonné un constat en application de l’article R.531-1 du code de justice administrative.

Dans ce cas, il devra saisir le maître d’ouvrage préalablement au lancement d’une telle action selon la procédure suivante : - saisine du maître d’ouvrage dès la survenance des faits ; - avis du maître d’ouvrage (chargé d’opération) sur les aspects techniques au plus tard dans les 24 heures ; - transmission du dossier à l’UAJMQ dans les 24 heures à compter de la réception du visa du chargé d’opération, pour accord sur l’engagement de l’action par le mandataire ; - transmission du projet de requête à l’UAJMQ pour avis dans les 24 heures à compter de l’accord de cette dernière sur la procédure à engager.

ARTICLE 14 : DISPOSITIONS DIVERSES

14.1 - PROPRIETE DES ETUDES

Le maître d’ouvrage est seul propriétaire des études réalisées par le mandataire à l’occasion de sa mission.

Le mandataire s’engage à ne pas publier ou divulguer, de quelque façon que ce soit, les informations appartenant à la Région dont il pourrait avoir connaissance à l’occasion de l’exécution de la présente convention et ce, tant que ces informations ne sont pas du domaine public.

Toute publication ou communication d’informations relatives aux études pendant la durée de la convention et les 6 mois qui suivent son expiration est soumise à l’accord écrit du maître d’ouvrage.

Le maître d’ouvrage peut demander la suppression ou la modification de certaines informations dont la divulgation serait de nature à porter préjudice à l’exploitation, dans de bonnes conditions, des résultats desdites études. De telles suppressions ou modifications ne peuvent porter atteinte à la valeur technique de la publication.

Le maître d’ouvrage fait connaître ses demandes dans un délai de deux mois à compter de la réception du projet. Passé ce délai, son accord est réputé acquis.

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14.2 - DISPOSITIONS FISCALES

Dans le cadre de sa mission, le mandataire fait son affaire des règlements de tous les impôts et taxes relatifs à la réalisation de l’opération.

ARTICLE 15 : ACHEVEMENT DE LA MISSION - QUITUS

La mission du mandataire prend fin lorsque le quitus lui est délivré par le maître d’ouvrage ou lorsque la présente convention est résiliée dans les conditions ci-dessous définies à l’article 17.

Pour la délivrance du quitus, le mandataire doit avoir procédé à l’exécution complète de ses missions, soit

après réalisation de toutes les étapes suivantes :

fin d’exécution des marchés et informations sur leur exécution : cf. : art.7.4 de la présente convention.

Lorsque les conditions visées ci-dessus sont remplies, le mandataire transmet au maître d’ouvrage, à son

initiative ou à la demande de celui-ci, les documents suivants :

un compte-rendu du déroulement de l’opération par le mandataire avec son analyse, en particulier, du

calendrier de l’opération ;

Le dossier de fin d’opération visé en annexe 3 : dossier complet classé suivant le plan d'archivage de la Région comportant tous les documents, dont les originaux. La liste des documents de l’annexe 3 peut être unilatéralement modifiée par le maître d’ouvrage, notamment pour tenir compte de l’évolution de la

réglementation.

Après délivrance du quitus par le maître d’ouvrage, la responsabilité du mandataire ne peut plus être recherchée sauf en cas de dol, de manœuvres frauduleuses ou en cas de caractère incomplet du dossier

susvisé.

Si à la date du quitus, il subsiste des litiges entre le mandataire et les titulaires des marchés conclus pour la réalisation de l’opération, le mandataire est tenu de remettre au maître d’ouvrage tous les éléments en sa

possession pour que celui-ci puisse poursuivre les procédures engagées par ses soins.

ARTICLE 16 : DISPOSITIONS RELATIVES A LA LUTTE CONTRE LE TRAVAIL DISSIMULE

16.1- INTERDICTION DU TRAVAIL DISSIMULE PAR DISSIMULATION D'ACTIVITE OU PAR DISSIMULATION

D'EMPLOI SALARIE – DENONCIATION – INJONCTION

Sauf travaux d'urgence dont l'exécution immédiate est nécessaire pour prévenir des accidents imminents ou organiser des mesures de sauvetage, la SAERP s’engage à ne pas recourir à du personnel non déclaré. Tout flagrant délit de recours à l’une ou l’autre des formes de travail dissimulé ci-dessus mentionnée donnera lieu à la transmission des éléments de fait ou de droit susceptibles de contribuer à l’exécution des missions dévolues aux agents chargés de la vérification de la situation régulière de l’emploi dans l’entreprise.

Conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l’article L. 8222-6, et de l’article R. 8222-3 du Code du travail, et sans préjudice des dispositions figurant à l’article X-2 ci-dessous, le pouvoir adjudicateur, saisi d’une demande en ce sens par un agent chargé du contrôle de la situation régulière de l’entreprise, enjoint cette dernière, par lettre recommandée avec avis de réception, de se conformer à ses obligations.

En réponse à cette injonction, la SAERP transmet au pouvoir adjudicateur tout élément susceptible de prouver la régularité ou la régularisation de la situation de l’emploi dans l’entreprise, dans un délai de 15 jours.

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16.2- PENALITES EN CAS DE FAITS AVERES DE TRAVAIL DISSIMULE PAR DISSIMULATION D'ACTIVITE ET

TRAVAIL DISSIMULE PAR DISSIMULATION D'EMPLOI SALARIE.

A défaut de correction des irrégularités signalées, le pouvoir adjudicateur en informe l'agent auteur du signalement et appliquera les pénalités suivantes de 10.000 €.

En cas de manquement répété établi par les services chargés de la vérification de la régularité de l’emploi dans l’entreprise, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de rompre le contrat, sans indemnité, aux frais et risques du titulaire du marché.

ARTICLE 17 : RÉSILIATIONS

Dans tous les cas visés ci-dessous, la résiliation prend effet 1 (un) mois après notification de la décision de résiliation.

Il est alors procédé à un constat contradictoire des prestations effectuées par le mandataire et des travaux réalisés. Ce constat donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal qui sert de base à la liquidation des comptes.

La date de ce procès-verbal constitue le point de départ du délai de six mois dans lequel le mandataire remet le bilan financier de l’opération et l’ensemble des documents visés en annexe 3.

17.1- DEFAILLANCE DU MANDATAIRE

Dans le cas de carence avérée du mandataire dans l’accomplissement de sa mission et après mise en

demeure infructueuse, le maître d’ouvrage peut résilier la présente convention sans indemnité pour le mandataire qui subit en outre une réfaction égale à 10 % de la part de rémunération restant due au regard des prestations déjà exécutées.

Dans l’hypothèse de l’absence de mouvements constatés pendant deux exercices consécutifs à la production d’un bilan annuel, à défaut de la production d’un bilan financier de fin de mission, il sera considéré que l’opération objet de la présente convention est terminée.

S’il y a lieu, après interrogation par lettre recommandée restée sans réponse, un titre de recettes sera émis à l’encontre du mandataire de la différence constatée entre le montant total des avances qui lui ont été

consenties et le cumul des justificatifs comptables en possession du maître d’ouvrage.

17.2 – RESILIATION DU FAIT DU MAITRE D’OUVRAGE

Dans le cas où le maître d’ouvrage renonce à la poursuite de l’opération telle que définie en annexe 1A, ou en cas de modification substantielle du programme de nature à en bouleverser l’objet et l’économie, le

maître d’ouvrage notifie au mandataire la résiliation de la présente convention.

Dans cette hypothèse, le mandataire a droit à la rémunération des prestations qu’il a exécutées ainsi que

10 % des rémunérations restant dues après remise du bilan financier de l’opération et de l’ensemble des

documents visés à l’annexe 3.

17.3 – NON OBTENTION DES AUTORISATIONS ADMINISTRATIVES

Dans le cas de non-obtention des autorisations administratives pour une cause autre que la faute du mandataire, la résiliation peut intervenir sur l’initiative de l’une ou l’autre des parties. Dans ce cas, il perçoit

la rémunération des prestations qu’il a exécutées.

Les éventuelles indemnités dues aux titulaires des marchés conclus pour la réalisation de l’opération sont,

dans les cas exposés aux articles 17.2 (résiliation du fait du maître d’ouvrage) et 17.3 (non obtention des autorisations administratives) qui précèdent, à la charge du maître d’ouvrage.

20 CP 15-476


Fait en 1 exemplaire original

Le Pour la SAERP

La Directrice Générale

Isabelle BONNAUD - JOUIN

(signature et cachet)

Le Pour la Région d'Ile-de-France

Le Président du Conseil Régional

Jean-Paul HUCHON

NOTIFICATION DE LA CONVENTION :

Reçu NOTIFICATION de la convention le : …………………

Reçu l’avis de réception postal de la NOTIFICATION de la convention le : ………………

__________________________________________________________

Le titulaire :

[Cachet(s) + signature(s) en original]

21 CP 15-476


ANNEXE 1A

CONVENTION DE MANDAT N°15 MAN SDR 01

SCHEMA DIRECTEUR DE GROS ENTRETIEN RENOUVELLEMENT POUR DES CITES MIXTES REGIONALES DE

PARIS ET DE SEINE SAINT DENIS

MANDAT DE CONDUITE D’ETUDES ET DE DIAGNOSTICS PREALABLES

PROGRAMME : LISTE DES ETABLISSEMENTS

Etablissement SHON SDT

JACQUES DECOUR PARIS 09ème 25 000 Comité de suivi SDT NO

CARNOT PARIS 17ème 15 000

JANSON DE SAILLY PARIS 16ème 36 000

Comité de suivi SDT SO JEAN-BAPTISTE SAY PARIS 16ème 9 400

HENRI IV PARIS 05ème 25 000

D’ALEMBERT DIDEROT AUBERVILLIERS 7 700

Comité de suivi

SDT NE

HENRI WALLON AUBERVILLIERS 12 700

JEAN JAURES MONTREUIL/bois 22 500

OLYMPE DE GOUGE NOISY LE SEC 17 200 Comité de suivi

JEAN RENOIR BONDY 14 000

22 CP 15-476


LISTE DES DIAGNOSTICS

Electricité Equipements Sécurité incendie

Clos-couvert Toiture, Façade,

Menuiserie

VRD Plomberie sanitaire Chauffage

Second-œuvre et

aménagements intérieurs

Structure et géotechnique

Inst

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beso

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D’ALEMBERT + Collège DIDEROT –

AUBERVILLIERS X X X X X X X X

HENRI WALLON – AUBERVILLIERS X X X X X X X X

JEAN JAURES - MONTREUIL SOUS

BOIS X X X X X X X

X

(pm : étude à prévoir pour la façade et

les planchers chauffants)

OLYMPE DE GOUGE - NOISY LE SEC X X X X X X X X

JEAN RENOIR – BONDY X X X X X X X X

JACQUES DECOUR à PARIS 09ème X X X X X X X X

JANSON DE SAILLY à PARIS 16ème

Fait, rapport

existant OK pour

constitution du dossier

X en cours accord-cadre X X X X X

JEAN-BAPTISTE SAY à PARIS 16ème X X X X X X X X

CARNOT à PARIS 17ème X X X X X X X X

HENRI IV à PARIS 05ème

Etude en cours X X X X X X

X

(pm :étude à prévoir sur la

coupole)

23 CP 15-476


ANNEXE 1B





CADRE CALENDAIRE DE L’OPERATION

La mission du mandataire est divisée en Etapes :

Etape I : De la notification de la convention de mandat à la validation de la consultation des études

Etape II : Du lancement de la consultation d’études à la notification des marchés Etape III : Exécution des marchés: PHASE I - Réalisation des diagnostics Etape IV : Exécution des marchés: PHASE II - Analyse et priorisation des besoins de travaux Etape V : Exécution des marchés: PHASE III - Etablissement du schéma directeur

Etape VI : Quitus

Délais par étapes : comptabilisés en mois calendaires (hormis accord express du maître d’ouvrage, hormis

dépassement d’un délai de 4 semaines pour notification au mandataire des délibérations afférentes à

l’opération, et hors mois d’août et période de fêtes de fin d’année et intervalle noël / jour de l’an)

Délais par missions encadrées en jours ouvrables (hormis accord express de dépassement du maître d’ouvrage et hors mois d’août et

période de fêtes de fin d’année et intervalle noël / jour de l’an) : M = délai maximum

m = délai minimum

Etapes concernées Délai

global

par étape Missions encadrées Délai des

missions

encadrées

à respecter

Etape I De la notification de la convention

de mandat à la validation de la consultation d’études 3 mois

- Notification de la convention / remise au groupe de pilotage d’une note méthodologique de déroulé de mission

(méthodologie, calendrier détaillé et global, contrats à passer et estimations…)

- Validation de la note méthodologique par le groupe de pilotage UL / remise des cahiers des charges - Accord du groupe de pilotage sur le cahier des charges / envoi des dossiers pour validation l’UAJMQ

- Validation des dossiers de consultation par l’UAJMQ /

lancement des consultations

10 jours M

15 jours M

3 jours M

24 CP 15-476


Etape II Du lancement de la consultation des études à la notification des

marchés 8 mois

- Transmission du PV de CAO d’ouverture / transmission

du rapport d’analyse de la consultation d’études de diagnostics au groupe de pilotage et comité de suivi

- Accord du RAO par le comité de pilotage UL / transmission pour validation à l’UAJMQ

- Transmission du PV de CAO d’attribution ou de la

délibération à signer le(s) marché(s) / transmission du(es) marché(s) à l’UAJMQ pour le contrôle de légalité

- Réception par le mandataire de l’AR en préfecture /

notification de(s) marché(s)

30 jours M

3 jours M

15 jours M

5 jours M

Etape III

Exécution des marchés d’études PHASE I

Réalisation des diagnostics 6 mois

- Notification des marchés d’études de diagnostics / réunion de démarrage avec le groupe de pilotage et les titulaires pour présentation de la démarche

- Notification des marchés / Tenue des réunions de démarrage des diagnostics sur les sites.

- Demande de diagnostic complémentaire /Transmission du dossier de consultation au maitre d’ouvrage pour

validation

- Réalisation des diagnostics / réunion du groupe de pilotage pour analyse des travaux réalisés et demande éventuelle de compléments

- Livraison des rapports Phase I par le groupement d’études/ Organisation des réunions de comité de suivi

- Tenu du comité de suivi / Livraison du compte-rendu

3 jours M

1 mois M

5 jours M

10 jours M

3 jours M

10 jours M

Etape IV

Exécution des marchés PHASE II

Analyse et priorisation des besoins de travaux

2 mois

- Réalisation des études phase II / réunion du groupe de pilotage pour analyse des travaux réalisés et demande éventuelle de compléments

- Réception des rapports d’études complétés /Transmission au groupe de pilotage et ingénieurs territoriaux UL, des études accompagnées de l’analyse et

du rapport de synthèse,

- Fin des réunions de comité de suivi / transmission du compte-rendu des réunions et démarrage de la Phase III d’étude

3 jours M

10 jours M

5 jours M

Etape V

Exécution des marchés PHASE III

Etablissement du schéma directeur

Deuxième restitution auprès du maître d’ouvrage devant le comité

de pilotage

1 mois

- Réalisation des études phase III / réunion du groupe de pilotage pour analyse des travaux réalisés et demande éventuelle de compléments

- Réception des rapports d’études complétés

/Transmission au groupe de pilotage et ingénieurs territoriaux UL, des études accompagnées de l’analyse et

du rapport de synthèse,

- Fin des réunions de comité de suivi / transmission du compte-rendu des réunions et suivi de la modification des dossiers demandée

3 jours M

10 jours M

5 jours M

25 CP 15-476


Etape VI

Quitus 1,5 mois

Tenue du Comité de suivi / transmission du rapport final définitif au Comité de pilotage UL accompagné des études complétées en tant que de besoin

Validation du rapport final / transmission de l’ensemble

des éléments relatifs au quitus d’opération

15 jours

1 mois M

26 CP 15-476

Convention de mandate n°15MANSDR01 Page 25 sur 29

ANNEXE 1C





STRUCTURE ET ORGANISATION

MISES EN PLACE PAR LE MANDATAIRE

27 CP 15-476


ANNEXE 1D





ETAPES CLES DE VALIDATION

Hors Procédures Marchés régionales

Complète l’Article 4 ci-avant

Légende : (*) Selon spécificités des sites

V : Valide

Groupe

Pilotage

Ingénieur

Territorial

Comité

de suivi

Remise des dossiers pour les sites par le maître d’ouvrage E

ANALYSE MANDATAIRE

Remise d’une méthodologie (procédure, AAPC) et du calendrier. V

DESIGNATION DU MAITRE D'ŒUVRE (AO) et autres études

Projet de consultation de maîtrise d’œuvre, et autres marchés d’étude cahier des charges de maîtrise d’œuvre y compris pièces administratives.

V

Visite de 2 sites avec les candidats (1 par Lot)

Rapport d’analyse des candidatures et choix du lauréat. V

ETUDES MOE

Réunion de présentation de la démarche aux équipes V

Réunions de lancement des études sur site V

PHASE I : Elaboration des dossiers d’études par MOE

Validation de l’avancement des études ou demande de compléments V

Synthèse des études par mandataire pour présentation en comité de suivi

Validation de la phase et orientations pour la phase suivante X2 V

PHASE II Elaboration des dossiers d’études par MOE



Validation de la phase et orientations pour la phase suivante X2 V

PHASE III Elaboration des dossiers d’études par MOE



Validation finale des études X2 V

QUITUS V

28 CP 15-476


ANNEXE 2





DOCUMENTS TECHNIQUES A REMETTRE

PAR LE MANDATAIRE A L’UNITE LYCEES

AU COURS DE L’OPERATION

Les pièces devront être classées selon le plan d’archivage décrit ci-après et adressées avec un bordereau de transmission aux destinataires selon le repérage suivant :

Unité Lycées : Eléments à transmettre à l’ingénieur territorial en 2 exemplaires (dossier papier + fichiers informatiques sur 1 CD)

GEDT (Gestion Electronique des Données Techniques) : Eléments à transmettre au service « Connaissance du Patrimoine » de la DL4 (Direction de la Programmation de l’Unité Lycées) : fichiers informatique sur 1 CD

Unité

lycées

1

DOSSIERS MARCHES

Comprenant tous les marchés y compris des offres des prestataires ou

entreprises, et notamment : X

2

DOSSIER DE REVUE DE PROJET

Comprenant l’ensemble des documents de revue de projet mis à jour et transmis au

maitre d’ouvrage en amont de la tenue des réunions semestrielles de revue de

projet : - Fiche Projet (fiche complète de synthèse de la vie du projet) - Calendrier d’opération - Calendrier du portefeuille d’intervention - Fiche financière d’Opération - Fiches de suivi des marchés

X

3

DOSSIER « SCHEMAS DIRECTEURS ET ETUDES DE DIAGNOSTICS »

Comprenant l’ensemble des rapports de diagnostics, le rapport final de l’ « Etude de Diagnostic » accompagné des différents rapports et fiches de synthèses élaborés tout au long de la mission ainsi que la preuve de l’arbitrage et validation formelle du

maître d’Ouvrage

X

29 CP 15-476


ANNEXE 3





DOSSIER DE FIN D’OPERATION A TRANSMETTRE PAR LE MANDATAIRE

Les pièces sont classées par dossiers répertoriés de A à I. Les dossiers marchés répondent au plan d’archivage décrit ci-dessous. Dans le cas particulier des opérations composées d’interventions sur plusieurs sites avec mise en œuvre de

marchés transversaux, les pièces ci-dessous sont tantôt attachées à une action globale tantôt attachées aux sites, elles seront alors toutes fournies classées dans l’ordre de la liste Annexe A.

Pièces administratives – l’exemplaire original

A Marchés d’Etudes préalables et de Diagnostics ou autres prestations intellectuelles complémentaires et avenants éventuels

B Marchés de coordination sécurité et protection de la santé (C.S.P.S) et avenants éventuels

C Ordres de services délivrés sur les différents marchés ainsi que les lettres de commande passées hors marchés

D Contrats d’assurance souscrits au nom de la Région E Attestations d’assurance de tous les titulaires des marchés

Pièces techniques - 1 exemplaire « papier »+ 2 exemplaires sur CDROM (CDROM DL4 Patrimoine +

DL3/SDAJ) – PAR SITE

H Le Dossier complet « Schémas directeurs et études de Diagnostics » et tous les rapports de diagnostics annexés

Pièces relatives à la sécurité et à l’accessibilité - 1 exemplaire « papier » + 2 exemplaires sur CDROM

DL3/SDAJ – PAR SITE

I Plans des installations et dispositifs concourant à la sécurité et l’accessibilité de l’ouvrage ainsi que

tous les procès-verbaux d’homologation des matériels installés

Pour chaque marché passé :

Chaque pièce sera référencée et versée selon l’ordre de classement suivant dans un dossier sur la page de

garde duquel seront indiqués le n° de marché et son objet :

REFERENCE LISTE DES PIECES

001

002

003

003

003

Les copies des courriers d’envoi aux publications de l’avis d’appel public à la concurrence,

et de la mise en ligne sur le site de la Région, de leurs rectificatifs éventuels et de l’avis

d’attribution et les photocopies des avis d’appel public à la candidature, des rectificatifs

éventuels et de l’avis d’attribution ;

Le règlement de la consultation (ou le DCC exhaustif, y compris les comptes-rendus de réunion d’information et réponses aux questions, pour les marchés de maîtrise d’œuvre);

Les lettres aux candidats non retenus ;

La lettre d’information au candidat retenu ;

Les demandes de motivation du rejet d’une candidature ou d’une offre et les réponses ;

30 CP 15-476


004

005

006

007

008

009

010

011

012

Le rapport d’analyse des offres et les échanges écrits avec les candidats pour préciser leurs offres ;

Les offres non retenues (ou copie de l’intégralité des offres pour les marchés de maîtrise

d’œuvre : projets d’architecture, pièces écrites et graphiques)

Le double du rapport de présentation au contrôle de la légalité ;

Les renseignements, attestations et déclarations fournis conformément au code des marchés publics et demandés dans le règlement de la consultation (attestations sociales et fiscales, les références, qualifications…) ;

L’original de l’acte d’engagement et de ses annexes avec indiquées la date de transmission au contrôle de légalité, la date de notification du marché et sa preuve (récépissé ou accusé réception).

Le cahier des clauses administratives particulières ;

Le cahier des clauses techniques particulières ;

Les actes d’acceptation de sous-traitances éventuels ;

Les avenants avec indiquées la date de transmission au contrôle de légalité, la date de notification du marché et sa preuve (récépissé ou accusé réception) et leur rapport de présentation au contrôle de légalité.

31 CP 15-476

Documents

DELIBERATION N° CP 15-476