Dépenses d’affranchissementBien les connaître, mieux les maîtriser

Livre Blanc Machine à affranchir

Ce livre blanc a pour premier but d’analyser, de manière objective, les

enjeux et les coûts du courrier papier et de son affranchissement. Son

second but est de faire le point sur les machines à affranchir, l’intérêt

qu’elles offrent, les solutions qu’elles proposent et les économies

potentielles qu’elles permettent.

Véritable outil d’aide à la décision, il s’adresse aussi bien aux

entreprises petites ou moyennes et aux professionnels libéraux,

qu’aux directeurs généraux et aux responsables d’achat.

De manière plus générale, toutes les personnes amenées au sein de

l’entreprise à gérer, expédier régulièrement du courrier ou des petits

colis y trouveront les informations nécessaires à l’optimisation de

cette partie de leur activité.

Livre blanc machine à affranchir :pourquoi et pour qui ?

L’affranchissement postal, données et perspectives..............................3Machine à affranchir : pour quoi faire ? ...................................................4Machine à affranchir : la tour de contrôle des dépenses postales ? .......6Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal .......7Une démarche inscrite dans le développement durable .......................10Questions les plus fréquentes sur les machines à affranchir ..............11À propos de Neopost .............................................................................12

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Sommaire

Télécom (fixe + mobile)

mds e

12 -

10 -

8 -

6 -

4 -

2 -

0 -

affranchissementFournituresde bureau

Location LongueDurée de véhicules

Budget annuel des entreprises françaises

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Un poste important mais mal connu

Quelle que soit la taille d’une entreprise, les frais d’affranchissement figurent parmi les coûts importants de son fonctionnement. ils peuvent représenter jusqu’à 7% des frais généraux, et les entreprises françaises dépensent chaque année 10 milliards d’euros en affranchissement, soit autant que pour leurs communications téléphoniques fixes et mobiles. La réduction des coûts est bien souvent une préoccupation majeure des entreprises. elles ont depuis longtemps adopté de bonnes pratiques pour rationaliser leur budget téléphonie, leur frais d’impression ou de consommation énergétique. il est pourtant beaucoup plus rare qu’elles aient la même attitude concernant la maîtrise de leur frais d’affranchissement. Chef d’entreprise, comptable, etc., qui connaît le coût exact de ce poste ? Qui sait quel type de courrier est expédié au sein de l’entreprise ? et par qui ?

L’affranchissement postal aujourd’hui : données et perspectives

Le courrier papier : un support incontournable et plébiscité

malgré le développement de la communication dématérialisée, le courrier papier fait mieux que résister et gagne même du terrain : le dernier baromètre CSa pour le Club Courrier fait ainsi apparaître que 63% (+2% vs 2011) des Français aiment recevoir du courrier dans leur boîte aux lettres. Le courrier de gestion et d’information est ainsi très largement préféré à l’email, car il permet l’archivage et la reconsultation. Les courriers publicitaires ne sont pas en reste et se situent dans le trio de tête des moyens les plus efficaces pour les opérations de marketing direct.Source : baromètre CSa pour le Club Courrier – Novembre 2012

Des enjeux multiples

Vecteur de l’image de l’entreprise, le média courrier permet tout aussi bien de renforcer la relation client que de développer l’activité. Son utilisation souple, à la portée de tous, met du coup en jeu de nombreux paramètres cruciaux pour l’entreprise : sécurisation des données pour les courriers confidentiels, gestion des envois quotidiens, amélioration de la productivité et maîtrise des coûts. autant d’enjeux stratégiques qu’un décideur ne peut se permettre de laisser au hasard.

Les solutions alternatives au courrier papier – email ou dématérialisation – ne s’avèrent finalement que complémentaires et les entreprises ne peuvent aujourd’hui faire l’impasse sur ce média dont le succès ne se dément pas. Au regard des enjeux, la maîtrise des coûts d’affranchissement et l’optimisation de la gestion des envois se révèlent donc plus primordiales que jamais.

Le saviez-vous ?

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Terminal d’affranchissement automatique situé dans l’entreprise et permettant d’imprimer directement sur l’enveloppe la taxe correspondante et une flamme publicitaire (ou logo), la machine à affranchir multiplie les atouts pour une gestion efficace de l’envoi de courriers au quotidien.

Une alternative performante au timbre

Véritables bureaux de poste à domicile, les machines à affranchir ont pour premiers avantages de faire gagner du temps en évitant les déplacements, les collages fastidieux, ou les envois reportés au lendemain pour cause de rupture du stock de timbres.

elles permettent ensuite de réaliser jusqu’à 12% d’économie en garantissant un affranchissement automatique au centime près là où les utilisateurs de timbres ont souvent tendance à sur-affranchir leur courrier. avec la mise à jour des tarifs postaux par téléchargement, on est de plus toujours sûr de payer le juste prix. en rendant les stocks de timbres inutiles, les machines à affranchir permettent aussi de réduire les immobilisations et d’optimiser la trésorerie.

enfin, l’empreinte imprimée de votre logo véhicule une image professionnelle de l’entreprise : c’est un gage de sérieux pour tous les destinataires. Ce rôle de vecteur d’image est encore renforcé par la possibilité d’imprimer facilement une flamme personnalisée, voire un message commercial.

Des fonctionnalités avancées qui font la différence

Bien plus qu’une simple alternative au timbre, les machines à affranchir de dernière génération sont aujourd’hui davantage des systèmes de contrôle et d’analyse des dépenses postales que de simples terminaux d’affranchissement. Certains constructeurs proposent des modèles capables, par exemple, de mémoriser les tarifs par défaut, ou à utiliser prioritairement, pour une meilleure maîtrise des dépenses postales. Les modèles les plus avancés permettent, grâce à des outils statistiques, d’analyser, de comparer les différentes pratiques et de simuler l’utilisation de différents tarifs afin de choisir les plus compétitifs pour l’entreprise.

Les machines à affranchir sont le plus souvent assorties d’une offre de services étendue qui en garantit une utilisation optimale : hotlines prioritaires, délais d’interventions après-vente garantis, formation des utilisateurs, etc.

machine à affranchir : pour quoi faire ?

Depuis le 1er juillet 2010, l’affranchissement est moins cher avec une machine à affranchir qu’avec un timbre. A compter du 1er janvier 2013, pour une lettre inférieure à 20g au tarif Lettre Prioritaire, le prix du timbre est désormais de 0,63€ et son affranchissement à la machine de 0,61€.

Le saviez-vous ?

Des solutions adaptées à chaque entreprise

On distingue deux sortes de machine à affranchir :

�Les Très Petites Machines à Affranchir Connectées : répondant aux besoins inférieurs à 20 plis par jour. elles permettent un dépôt en boîte aux lettres de rue.

�Les machines à affranchir intelligentes : permettant d’affranchir les lettres et les produits postaux soumis à la TVa, tels que les colis et les lettres maX.

machine à affranchir : pour quoi faire ?

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Il n’est pas toujours facile d’évaluer ses besoins exacts en affranchissement : c’est pourquoi il est impératif de choisir un partenaire disposant du meilleur matériel et d’une réelle offre de services. Il sera à même de vous apporter un conseil personnalisé pour le choix de votre machine à affranchir ainsi que pour son usage quotidien.

Bien choisir sa machine

Les machines à affranchir existent aujourd’hui dans de nombreux modèles susceptibles de répondre aux besoins de toutes les entreprises, grandes ou petites. Pour bien choisir sa machine, il faut tenir compte de la volumétrie moyenne, des pics d’affranchissement, ainsi que de la nature des plis : par exemple, plus on monte en gamme, plus l’épaisseur des plis acceptés augmente.

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En raison de leur nature, les dépenses en affranchissement sont difficiles à évaluer, même si l’on sait qu’elles

constituent 95% du budget postal, les 5% restants représentant le matériel.

De nombreux obstacles empêchent un contrôle efficace : la diversité des utilisateurs et des pratiques, la multiplicité

des solutions retenues et des sites au sein des grandes entreprises, l’absence de facturation consolidée.

Les machines à affranchir permettent justement de palier tous ces inconvénients. en centralisant les actes

d’affranchissement en un point unique, elles s’imposent aujourd’hui comme de véritables systèmes de contrôle

des dépenses.

Les machines à affranchir nouvelle génération : point de contrôle unique...

Pour bien contrôler ses dépenses, il faut d’abord bien les connaître. S’équiper d’une machine à affranchir, c’est franchir une première étape vers un contrôle raisonné de son budget postal en dotant l’entreprise d’un point de passage unique et centralisé de toutes les dépenses d’affranchissement. Chez certains constructeurs, les machines à affranchir de dernière génération permettent ainsi de connaître parfaitement ces dépenses, et de les optimiser, quelle que soit la taille de l’entreprise. elles garantissent en effet un affranchissement au juste prix, et permettent le contrôle des tarifs pratiqués par tous les acteurs de l’entreprise.

machine à affranchir : la tour de contrôle des dépenses postales ?

Elles peuvent notamment :

n mémoriser un tarif par défaut : vous pouvez

ainsi sélectionner le tarif ecopli par défaut.

a chaque mise en veille de la machine à

affranchir, ce tarif se réinitialise s’il n’a pas

été utilisé lors de la dernière manipulation.

n mémoriser les tarifs à utiliser en priorité :

la mémorisation de différentes tâches

permet d’orienter l’utilisation de la machine à

affranchir selon des tarifs définis et selon le

type et l’importance des courriers.

n enregistrer des codes d’accès et des

comptes par service, ce qui permet d’isoler

les dépenses des différents services pour

les comparer.

Jusqu’à 30% d’économieDe très nombreux utilisateurs utilisent par réflexe le tarif prioritaire, même s’il ne leur est pas indispensable et qu’ils connaissent l’Ecopli. En définissant le tarif Ecopli par défaut sur une machine à affranchir, l’économie immédiate réalisée sur l’affranchissement peut aller jusqu’à 30% selon le poids du courrier.

...facilitant la mise en place de bonnes pratiques

marketing direct ou courrier de gestion,

chaque entreprise a une activité courrier

qui lui est propre. Par conséquent, elle a

tendance à n’utiliser que les produits postaux sélectionnés en fonction de cette activité : envois en nombre, tarifs préférentiels, etc.

or, une machine à affranchir contient la

majeure partie des tarifs postaux. elle permet

donc de les utiliser à bon escient, mais aussi

d’y accéder facilement grâce aux mentions

postales préenregistrées. Pouvoir sélectionner

simplement le meilleur tarif, c’est déjà optimiser

ses dépenses postales.

Si tout le monde est d’accord pour optimiser les dépenses, il est toujours préférable de joindre les actes aux

paroles en mettant en place un véritable suivi des différentes pratiques.

Grâce aux outils de gestion et aux fonctions avancées des machines à affranchir de nouvelle génération, suivre

les dépenses d’affranchissement des différents opérateurs, disposer de toutes les données nécessaires, les

analyser et les comparer n’a jamais été aussi facile, en mono-site comme en multi-site.

Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal

Des outils statistiques d’aide à la décision

Certains constructeurs proposent des machines

à affranchir particulièrement évoluées qui,

selon les modèles, fournissent des données

nombreuses et variées. Parmi les plus courantes,

citons :

n Statistiques d’utilisation par compte ou par

utilisateur : les statistiques consolidées sont

accessibles facilement, et détaillées sur le long

terme avec historique pour comparaison,

n Statistiques d’utilisation par produit postal :

elles permettent de faire des simulations

en remplaçant un produit par un autre et de

mettre en place des pratiques toujours plus

économiques,

n Comparaison des bonnes pratiques et définition

de seuils maximum d’affranchissement.

La gestion centralisée de sites multiples

Pour les entreprises disposant de différents

sites, des fabricants tel que Neopost proposent

en exclusivité la mise en place d’un portail

internet vers lequel convergent les informations

des différentes machines à affranchir. on

peut alors facilement, et sans consommer de

ressources, consolider les données, faire des

comparaisons entre les différents sites, isoler

les bonnes pratiques et simuler des économies.

Il ne reste plus qu’à fixer des budgets

d’affranchissement, puis à les gérer, en

paramétrant, par exemple, des alertes. on est

alors informé immédiatement par e-mail en cas

de sur-utilisation d’une machine à affranchir, ou

d’utilisation de tarifs postaux onéreux quand des

tarifs plus adaptés et plus rentables existent.

Le portail offre en outre l’avantage de s’adapter

automatiquement à la vie de l’entreprise comme

à l’évolution du parc de machines à affranchir.

Il permet aussi bien de modifier les différents

paramètres d’analyse et d’alerte que de

fusionner, de supprimer ou d’ajouter des sites.

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Une solution libre de toute contrainte technique

Les machines à affranchir de dernière génération sont directement connectées à Internet. Résultat, les données et les outils de gestion sont accessibles 24h/24, depuis n’importe quel ordinateur lui-même relié à Internet, sans nécessiter aucune intervention des services informatiques de l’entreprise.

Avec MyNeopost je reçois une alerte e-mail automatique me spécifiant le dépassement du site

Je mets en place des actions correctives et fais des économies

e

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Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal

J’ai plusieurs sites qui émettent du courrier

!

Je fixe des seuils à ne pas dépasser ex. : seuil d’utilisation du tarif lettre prioritaire fixé à 50% de mon budget mensuel

50%

Un site dépasse le seuil fixé

50%

@

Suivre mon affranchissement sur plusieurs sites

PORTAIL DE gESTION

Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal

Des services à forte valeur ajoutée

Si vous n’avez pas le temps de gérer

vous-même vos dépenses d’affranchissement,

certains fournisseurs de machines à affranchir

vont plus loin dans la prestation offerte à leurs

clients. ils leur proposent la réalisation d’une

étude détaillée afin de trouver pour eux les

sources d’économies à réaliser. Une fois par

an, et sur la base des données consolidées,

il est alors possible d’identifier des leviers

simples et efficaces pour optimiser la gestion

de son courrier et des coûts induits : il suffit

pour cela de suivre les recommandations du

fournisseur.

et même 5% d’économies garanties

Neopost propose à ses clients des

contrats incluant une étude annuelle des

affranchissements de leur machine à

affranchir avec 5% d’économies garanties.

au cas où, malgré le suivi de ces

recommandations, l’économie de 5% ne

serait pas réalisée, Neopost s’engage alors à

rembourser au client une partie de son contrat.

99

étude annuelle

Pour aller plus loin

La mise sous pli couplée à une machine àaffranchir permet de grouper les envois de courrier et donc de bénéficier de tarifs postaux plus compétitifs.

Tant par démarche citoyenne que par intérêt économique, la plupart des entreprises souhaitent s’engager aujourd’hui dans les voies du développement durable et réduire leur empreinte écologique. L’équipement en machines à affranchir s’intègre parfaitement dans cette démarche, à condition de bien choisir sa machine, comme son fournisseur.

Une démarche inscrite dans le développement durable

Des machines à affranchir à faible empreinte écologique

Pour choisir une machine à affranchir respectueuse de l’environnement, il faut principalement veiller à :

� Sa taille : Plus une machine à affranchir est compacte, plus son empreinte écologique est faible, sa fabrication nécessitant moins de matériaux et son transport moins d’énergie.

� Sa consommation : il faut non seulement tenir compte de la consommation en fonctionnement, mais aussi en veille qui représente 90% du temps d’utilisation d’une machine à affranchir. Certaines machines consomment jusqu’à 7 fois moins de Co2 et bénéficient du Label energy Star®. Ce label mesure l’efficacité énergétique des équipements de bureau. il est attribué aux équipements consommant peu, et donc respectant l’environnement.

� Ses consommables : ils doivent être recyclables et bénéficier du label NF environnement, certifié par les organismes de certifications aFaQ/aFNor.

� Sa modularité : une machine qui évolue avec les besoins de l’entreprise, c’est une machine qui a une durée de vie plus longue, et donc une empreinte écologique plus faible.

Un fournisseur éco-responsable

Le fournisseur choisi doit lui-même s’inscrire dans une démarche pro-environnementale et s’engager notamment dans l’éco-conception de ses produits. Certains fournisseurs réalisent des progrès environnementaux significatifs à chaque nouvelle génération : les machines à affranchir de dernière génération peuvent ainsi atteindre une recyclabilité supérieure de 58% à celle des machines à affranchir précédentes. Cette recyclabilité potentielle doit bien sûr être assortie d’une reprise des machines en fin d’exploitation, et d’un traitement des déchets par des filières de récupération performantes, conformes à la règlementation concernant les Deee (Déchets des équipements électriques et Électroniques).

Vous pouvez aussi exiger de votre fournisseur les preuves de son engagement environnemental : quelles actions internes concrètes mène-t-il pour diminuer sa consommation de papier ou d’énergie ? Dispose-t-il d’une flotte de véhicules peu polluants ? Utilise-t-il des consommables bureautiques recyclables ?

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Neopost est engagé dans une stratégie d’éco-conception, qui prend en compte l’impact environnemental de nos produits et services, sur l’ensemble de leur cycle de vie et sur différents aspects environnementaux, tout en gardant leur fonction d’usage.

L’éco-label désigne les matériels les plus respectueux de l’environnement sur 3 axes principaux :

� Fabrication : gérer les matières premières � Transport : optimiser la conception de l’emballage � Utilisation : limiter la consommation énergétique � Fin de vie : favoriser le recyclage et le remanufacturage

Eco-Label pour désigner les solutions les plus écologiques

� Son volume sonore : la pollution sonore est une pollution comme une autre, c’est donc un critère de choix important, en particulier pour les machines haut de gamme utilisées pour des cycles longs et plusieurs fois par jour.

Questions les plus fréquentes à propos des machines à affranchir

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Comment s’effectue le paiement de mes affranchissements auprès de la Poste ?

il est réalisé à chaque fin de mois, par prélèvement

automatique, par virement ou par chèque. C’est là

un réel avantage de la machine à affranchir qui

permet de gagner un mois de trésorerie, alors qu’il

faut avancer les fonds pour acheter des timbres.

Où dois-je poster mon courrier ?

avec une Très Petite machine à affranchir

Connectée, et pour tous les formats inférieurs au

A5 (soit une demi-feuille A4), vous pouvez déposer

votre courrier en boîte aux lettres de rue. avec les

autres machines à affranchir, vous devez déposer

votre courrier dans votre bureau de poste d’attache,

au service réservé aux entreprises.

La Poste me propose un service d’affranchissement dans mes locaux, cela peut-il remplacer une machine à affranchir ?

oui, mais vous perdez en visibilité : tout votre

personnel peut y déposer du courrier, et de

manière désordonnée. Une machine à affranchir

offre un point unique de passage du courrier dans

une entreprise, et permet un véritable contrôle

des dépenses d’affranchissement.

Puis-je envoyer des mailings avec ma machine à affranchir, où dois-je me rendre à la Poste ?

Bien sûr. La plupart des tarifs postaux sont

préenregistrés dans votre machine à affranchir :

dès 100 plis, vous pouvez bénéficier de

tarifs préférentiels et profiter de cette source

d’économie sans avoir besoin de vous déplacer à

La Poste.

L’accès à ma machine à affranchir peut-il être limité ?

oui, une machine à affranchir peut être verrouillée

par des codes d’accès : c’est là encore un moyen

simple de contrôler vos dépenses postales.

Une machine à affranchir est-elle utilisable si je n’affranchis qu’une faible quantité de courrier ?

oui : toute entreprise peut profiter d’une machine

à affranchir, quel que soit son débit de courrier.

Dès 5 courriers par jour, les Très Petites machines

à affranchir Connectées sont utilisables grâce à

leur faible coût de location.

Que puis-je affranchir à l’aide d’une machine à affranchir ?

Tout ce qui peut être affranchi par La Poste

peut l’être par une machine à affranchir :

correspondance ordinaire, mailings, invitations,

colis inférieurs à 30 kg, etc.

Puis-je acheter une machine à affranchir ?

Non. en France, une machine à affranchir se loue,

il n’est pas possible de l’acheter. Les fournisseurs

doivent être agréés par La Poste pour la location

et l’entretien de votre machine à affranchir.

Comment optimiser mes affranchissements si j’ai des gros volumes courrier ?

Le principal moyen d’optimiser vos affranchissements,

c’est de vous équiper d’une machine à affranchir.

Les tarifs postaux ne sont en effet pas négociables :

le seul levier d’économies possible est donc

le contrôle des dépenses postales. avec une

machine à affranchir, vous êtes sûr de payer vos

affranchissements au juste prix.

NEOPOST, UN gROUPE INTERNATIONAL CÔTÉ À LA BOURSE DE PARIS SUR LE MARCHÉ EURONEXT

� 1 003 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2011.

� Filiales implantées dans 29 pays.

� Présence commerciale dans 90 pays.

à propos de Neopost

entreprise française, Neopost se consacre depuis plus de 80 ans à développer une gamme de produits et de solutions

personnalisées de traitement et de gestion du courrier.

Neopost France, c’est aujourd’hui :

� 143 000 clients en France

� 250 ingénieurs commerciaux

� 60 personnes dédiées à la relation client, 100% basées en France

� 25 agences commerciales

� 16 points de service sur tout le territoire

� Chiffre d’affaires de 231 millions d’euros en 2011.

Mais aussi un savoir-faire multiple : Solutions d’affranchissement et gestion des dépenses postales, mise sous pli,

ouverture de courrier, Traitement des chèques, envoi de colis, ...

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email : neocom@neopost.fr - www.neopost.fr