Dépôt et gestion de trésorerie - bnc.ca · ENTREPRENDRE Dépôt et gestion de trésorerie ins-003 (2017-12-19) 2 Table des matières — Section 1 - Fonctionnement du service

Dépôt et gestion de trésorerie

Débits préautorisés

— Guide de l’utilisateur

ENTREPRENDRE Dépôt et gestion de trésorerie

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Table des matières

— Section 1 - Fonctionnement du service ............................................................................................. 3

Introduction ............................................................................................................................ 4

Avantages ............................................................................................................................... 5

Choix du mode de fonctionnement ................................................................................................. 5

Adhésion de vos clients aux débits préautorisés ................................................................................. 6

Autorisation du client payeur ....................................................................................................... 6

Les préavis à vos clients payeurs .................................................................................................. 10

Envoi et téléchargement des fichiers ............................................................................................. 12

Mise en place du service ............................................................................................................ 13

Traitement de vos données ......................................................................................................... 13

Délai de transmission de vos données............................................................................................. 13

Date de transaction .................................................................................................................. 14

Validation des coordonnées bancaires ............................................................................................ 14

Rejet d’un fichier ..................................................................................................................... 15

Retour d’une transaction ............................................................................................................ 15

Recours offerts à vos clients payeurs ............................................................................................. 15

Renversements ........................................................................................................................ 17

Gestion des fichiers TFE par l’entremise des Solutions bancaires Internet – Entreprises (SBI-E) ...................... 18

Service à la clientèle ................................................................................................................. 18

Section 2 - Spécifications techniques .............................................................................................. 19

Codes d’opérations ................................................................................................................... 20

Format de fichier de transactions à développer ................................................................................ 22

Format de fichier à développer pour les transactions rejetées ou retournées ............................................ 25

Liste des codes de rejets ou de retours .......................................................................................... 29

Section 3 - Annexes .................................................................................................................... 30

Annexe A - Sommaire des transactions reçues .................................................................................. 31

Annexe B – Liste des transactions (retour/rejet et correction) .............................................................. 32

Annexe C - Liste des transactions retournées (retour/rejet et correction) ................................................ 33

Annexe D – Sommaire des transactions livrées (retour/rejet et correction) ............................................... 34

Annexe E – Liste des transactions d’arrêts de paiement ...................................................................... 35

Annexe F – Sommaire des transactions de corrections ......................................................................... 36

Annexe G – Demande de renversement/Reversal Request .................................................................... 37

Annexe H – Demande de renversement d’un fichier complet/ Complete file reversal request ........................ 38


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Section 1 - Fonctionnement du service


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Débits préautorisés — Guide de l’utilisateur

Introduction

Le service de Débits préautorisés vous permet de prélever vos paiements automatiquement et directement du compte bancaire de vos clients, peu importe l’institution financière avec laquelle ils font affaire au Canada. Ces prélèvements peuvent être en devise canadienne ou américaine. Toutefois, il est à noter qu’un numéro d’émetteur est nécessaire pour chaque devise et l’expédition de vos transactions devra s’effectuer dans deux fichiers séparés.

Vous n’avez qu’à nous fournir les renseignements sur chacun de vos clients, en choisissant l’un des modes suivants :

▪ notre logiciel pour un service clé en main;

▪ un fichier développé selon le format de Paiements Canada que vous retrouverez à la section 2 du présent document;

▪ ou encore, tout autre logiciel pouvant formater un fichier ASCII répondant à la norme 005 de Paiements Canada.

Peu importe la méthode choisie, il vous suffit de nous faire parvenir un fichier contenant le détail des transactions et nous déposerons directement, à votre compte d’affaires, les sommes perçues auprès de vos clients payeurs. La date de prélèvement peut-être postdatée jusqu’à 30 jours après la date de création.

Vous trouverez dans les pages suivantes une description du processus de mise en place pour chacun des modes identifiés ci-dessus ainsi que toutes les informations nécessaires à l’utilisation de l’un ou l’autre de ces modes.

N.B. Une distinction doit être faite entre un prélèvement de type personnel ou particulier et un prélèvement de type entreprise ou commercial. Cette distinction sera importante quant à l’identification des prélèvements dans votre fichier, des préavis requis et des recours offerts à vos clients payeurs.

Un prélèvement de type entreprise ou commercial est défini comme suit :

Un débit préautorisé (DPA) effectué sur le compte d’un client payeur, c’est-à-dire de façon non exhaustive, une société, un organisme, un commerce, une association, une entité gouvernementale, une profession ou une entreprise, pour le paiement de biens ou de services reliés à une activité d’entreprise ou commerciale du client payeur, y compris et sans limitation, les paiements entre franchises et franchiseurs, distributeurs et fournisseurs, et marchands et fabricants, qui ont été désignés type d’opération DPA d’entreprise.

Un prélèvement de type personnel ou particulier est défini comme suit :

Un débit préautorisé (DPA) effectué sur le compte d’un client payeur pour des paiements, des dons de bienfaisance, des cotisations de placements auprès d’un non membre, des versements hypothécaires, des factures de services publics, des primes d’assurance, des cotisations de membre, des taxes foncières, des factures de cartes de crédit, des marges de crédit, des prêts et des paiements pour d’autres et le paiement d’autres biens et services de consommation, etc., à l’exception d’un DPA d’entreprise, d’un DPA de gestion de trésorerie ou d’un DPA de transfert de fonds.


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Avantages

Votre entreprise bénéficiera des avantages suivants :

▪ prévision précise de vos entrées de fonds;

▪ élimination des frais d’exploitation reliés à l’encaissement des chèques et de la préparation du dépôt bancaire;

▪ réduction des délais de perception;

▪ sécurité et fiabilité des transactions

▪ flexibilité pour transmettre de vos fichiers.

Vos clients payeurs profiteront de l’avantage suivant :

▪ élimination de l’attente en succursale ou de frais d’envois postaux.

Choix du mode de fonctionnement

Que vous choisissiez l’utilisation de notre logiciel, l’utilisation d’un autre logiciel ou le développement d’un fichier, les avantages qu’apporte notre service Débits préautorisés demeurent les mêmes. Notez que vos fichiers transmis un minimum de trois jours ouvrables, avant la date due des transactions, sont accessibles pour consultation et modification par l’entremise des Solutions bancaires Internet pour entreprises (Voir page 15). Pour vous aider à déterminer quel mode de fonctionnement vous convient le mieux, voici ci-dessous des renseignements supplémentaires à leur sujet.

1. Si vous optez pour l’utilisation de notre logiciel

Le choix de ce mode de fonctionnement permet d’entamer l’utilisation du service Débits préautorisés dès l’installation du logiciel. Toutefois, un test de communication et de données doit être effectué. Il est à noter qu’un délai de 48 heures est nécessaire afin de valider l’information contenue dans le fichier. Par contre, vous n’avez pas à développer vous-même le fichier requis, éliminant ainsi les frais de développement informatique internes ou externes.

Des caractéristiques hors pair :

▪ transmission des données par Internet;

▪ formatage instantané du fichier correspondant aux normes de Paiements Canada;

▪ changements rapides et élimination des révisions répétitives, tous les calculs s’effectuent automatiquement;

▪ rapports de transmission disponibles;

▪ outil de recherche par tri disponible.

Si vous voulez établir un lien informatisé avec votre système comptable, vous devrez prévoir les services d’un programmeur à vos frais. Veuillez noter que nous ne pourrons vous aider pour la création du lien. Par contre, nous serons en mesure de vous assister si vous désirez importer votre base de données existante dans notre logiciel.

2. Si vous optez pour le développement à l’interne

Si vous développez vous-même le fichier standard, vous devez planifier les services d’un programmeur à vos frais. Vous pouvez faire développer votre fichier de façon qu’il s’intègre à votre système comptable informatisé. Veuillez noter que l’assistance technique que nous offrons est limitée à la transmission de vos données. Votre fichier devra respecter la norme 005 de Paiements Canada.


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3. Si vous optez pour l’utilisation d’un logiciel autre que le nôtre

Vous devrez être en mesure de connaître le fonctionnement de cet autre logiciel et de nous faire parvenir un fichier respectant la norme 005 de Paiements Canada. Veuillez noter que l’assistance technique que nous offrons est limitée à la transmission de vos données seulement.

Adhésion de vos clients aux débits préautorisés

Votre entreprise doit s’assurer qu’un formulaire d’autorisation pour le client payeur aura été rempli par celui-ci. Ce formulaire doit contenir un certain nombre de renseignements afin d’être conforme à la règle H1 de Paiements Canada et votre entreprise devra conserver ceux-ci pour un minimum de 12 mois après le dernier DPA traité conformément à l’Accord de DPA du payeur. Vous trouverez à la section suivante, Autorisation du client payeur, les informations devant y être indiquées. De plus, vous devez vous assurer d’obtenir un spécimen de chèque pour chaque adhésion. Chaque formulaire d’autorisation de clients payeurs doit comprendre le numéro de l’institution financière, le numéro de la succursale ainsi que le numéro de compte bancaire avec lequel votre client transige.

Il est de la responsabilité du client payeur de signaler à votre entreprise tout changement de succursale ou de numéro de compte bancaire.

Autorisation du client payeur

La présente section énonce les éléments obligatoires qui doivent se trouver dans chaque accord de débits préautorisés (DPA) du client payeur, comme stipulé dans la règle H1, ainsi que certains éléments supplémentaires prévus par cette même règle. Rien n’empêche le bénéficiaire d’ajouter d’autres dispositions, d’adopter une présentation différente, d’inclure ces dispositions dans un contrat pour biens ou services fournis ou dans tout autre document, à condition d’y reprendre les éléments obligatoires. Pour plus de clarté, les éléments obligatoires énoncés dans la présente section s’ajoutent aux dispositions de tout autre accord entre un client payeur et un bénéficiaire, sans toutefois remplacer les obligations d’un bénéficiaire en vertu de la règle H1. À moins d’indication contraire dans un contexte donné, les termes utilisés dans la présente section ont le sens qui leur est donné dans la règle H1.

Chaque accord de débits préautorisés (DPA) d’un client payeur est assujetti à toutes les lois applicables, y compris, sans limitation, toutes les lois applicables en matière de protection du consommateur.


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Éléments obligatoires :

Éléments obligatoires Description

Date et signature Zone de date où peut être consignée la date de signature de l’Accord de DPA du payeur. Pour les Accords papier, zone de signature où le payeur peut signer l’accord.

Autorisation de porter un débit au compte

Déclaration du payeur, qui doit être dûment autorisée conformément à sa convention de compte avec son membre traitant, et qui autorise clairement et de façon non ambiguë le bénéficiaire à porter un débit au compte précisé par le payeur.

Catégorie de DPA Énoncé qui est soit pré imprimé sur l’Accord de DPA du payeur ou que le payeur indique clairement pour préciser que les DPA sont des DPA personnels (p. Ex., pour versements hypothécaires, paiements de services publics, dons à un organisme de bienfaisance, etc.), des DPA d’entreprise (p. ex., pour des fournitures, paiements de loyer, etc.) ou des DPA de transfert de fonds (p. ex., pour des versements à un régime enregistré d’épargne-retraite, des paiements à des fonds communs de placement, etc.).

Montant, périodicité et événement/mesure précisé

Énoncé qui est soit pré imprimé sur l’Accord de DPA du payeur ou par lequel le payeur indique clairement le montant (c.-à-d. fixe ou variable) et la périodicité (c.-à-d. hebdomadaire, aux deux semaines, bimensuelle, mensuelle, bimestrielle, annuelle ou à date fixe ou autrement) du DPA ou si chaque DPA doit être déclenché par un acte, un événement ou un autre critère donné ou si chaque DPA doit être sporadique, et si chaque DPA doit être déclenché par un acte, un événement ou un autre critère donné, alors une description non ambiguë de cet acte, événement ou autre critère.

Annulation de l’Accord L’Accord de DPA du payeur doit préciser des renseignements d’annulation indiquant que le payeur peut révoquer son autorisation à tout moment, sous réserve d’un préavis spécifié. (le bénéficiaire fixe la période de préavis, qui ne dépasse pas 30 jours). L’Accord de DPA du payeur précise également que le payeur peut obtenir un spécimen de formulaire d’annulation, ou d’autres renseignements sur son droit d’annuler l’Accord de DPA, en s’adressant à son institution financière ou en visitant www.cdnpay.ca.

Renseignements sur le contact

L’Accord de DPA du payeur comprend des renseignements raisonnables et exacts sur les coordonnées du bénéficiaire pour que le payeur puisse communiquer avec le bénéficiaire par tout moyen de communication qu’utilise le bénéficiaire (p. ex., adresse postale, numéro de télécopieur, numéro de téléphone, adresse de courriel) pour poser des questions, obtenir des renseignements ou faire valoir un recours relativement à tout DPA émis par le bénéficiaire.

Déclaration de recours/ remboursement

Chaque Accord de DPA du payeur doit renfermer l’énoncé suivant, dans sa totalité :

« Vous avez [ou «J’ai/Nous avons», selon le contexte] certains droits de recours si un débit n’est pas conforme au présent accord. Par exemple, vous avez [ou «j’ai/nous avons», selon le contexte] le droit de recevoir le remboursement de tout débit qui n’est pas autorisé ou qui n’est pas compatible avec le présent Accord de DPA. Pour obtenir plus d’information sur vos [mes/nos] droits de recours, [je peux/nous pouvons communiquer] communiquez avec votre [mon/notre] institution financière ou visitez [visiter] www.cdnpay.ca. »

http://www.cdnpay.ca/



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Éléments supplémentaires (non limités à ceux qui suivent) :

Élément facultatif Description de l’élément supplémentaire

Préavis Un Accord de DPA du payeur qui prévoit l’émission de DPA personnels ou de DPA d’entreprise à intervalles fixes peut énoncer que le payeur a droit à un préavis de la manière et dans les délais que fixe la Règle H1.

Renonciation ou préavis/modification du préavis/périodes de confirmation

L’Accord de DPA du payeur qui prévoit l’émission de DPA personnels ou de DPA d’entreprise à intervalles fixes peut permettre au payeur et au bénéficiaire de renoncer mutuellement au préavis ou de modifier les exigences de la Règle H1 en matière de préavis/confirmation, pourvu que le payeur indique spécifiquement qu’il accepte la renonciation ou la modification dans l’Accord de DPA du payeur ou autrement par voie d’autorisation distincte. Toute disposition ayant pour objet d’abréger les périodes standard de préavis ou d’y renoncer doit être mise en évidence (p. ex., en caractères gras, en surligné ou en souligné).

DPA sporadiques Un Accord de DPA du payeur qui autorise des DPA sporadiques doit préciser que le bénéficiaire doit obtenir l’autorisation en bonne et due forme du payeur conformément à la Règle H1 pour chaque DPA sporadique que le bénéficiaire tire sur le compte du payeur.

Validation par le membre traitant

L’Accord de DPA du payeur peut énoncer qu’il n’incombe pas au membre traitant de valider les conditions de l’Accord de DPA du payeur relativement à un DPA émis en vertu de cet accord.

Contrat pour biens et services

L’Accord de DPA du payeur peut énoncer qu’il ne s’applique qu’à la méthode de paiement entre le payeur et le bénéficiaire et que l’accord et toute résiliation de l’accord n’a pas le moindre effet à l’égard du contrat pour biens ou services entre le payeur et le bénéficiaire.

Droits de contestation du payeur : DPA personnels, DPA d’entreprise et DPA de transfert de fonds

Un Accord de DPA du payeur qui prévoit des DPA personnels, des DPA d’entreprise ou des DPA de transfert de fonds pour lesquels la Règle H1 donne au payeur le droit de présenter une demande de remboursement dans l’une des conditions déclarées énoncées au paragraphe 20b) de la Règle H1, sous réserve de la présentation d’une demande de remboursement, peut comprendre une formulation concernant la façon dont une demande de remboursement peut être présentée.

Droits de contestation du payeur : DPA de transfert de fonds codés «650» ou «83»

Lorsque l’Accord de DPA du payeur prévoit des transferts de fonds et que le bénéficiaire membre n’a pas de recours en vertu de la Règle H1, l’accord doit énoncer qu‘il n’y a pas de recours possible en vertu des Règles de Paiements Canada.

Changement des renseignements sur le compte

L’Accord de DPA du payeur peut exiger que le payeur donne au bénéficiaire un avis écrit de tout changement à l’égard du compte sur lequel il a désigné des DPA à tirer.

Avis d’utilisation d’un fournisseur de services de paiement

Lorsqu’un bénéficiaire a l’intention de confier à un fournisseur de services de paiement le soin d’administrer un DPA, l’Accord de DPA du payeur est assorti d’un énoncé précisant qu’un tiers administrera le DPA et indiquant en outre le nom de l’administrateur tiers. Si l’Accord de DPA du payeur est établi autrement que par Accord électronique, la confirmation doit comprendre un énoncé précisant qu’un tiers administrera le DPA et indiquant en outre le nom de l’administrateur tiers.


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Exemple de convention de débits préautorisés

Veuillez remplir la convention de régime de débits préautorisés (DPA) ci-après.

J’autorise/Nous autorisons la cie ABC inc. et l’institution financière désignée ou toute autre institution financière que je pourrais/nous pourrions autoriser à tout moment, à commencer à déduire selon mes/nos instructions, des montants répétitifs mensuels ou des paiements ponctuels occasionnels pour le règlement de tous les montants portés à mon/notre ou mes/nos comptes avec la cie ABC. Les paiements mensuels périodiques au montant intégral des services rendus seront portés à mon/notre compte le Xe jour de chaque mois. La cie ABC donnera dix jours de préavis par écrit pour chaque montant dû périodiquement. La cie ABC obtiendra mon/notre autorisation pour tout autre prélèvement ponctuel ou sporadique.

Cette autorisation demeure en vigueur jusqu’à ce que la cie ABC inc. ait reçu de ma/notre part un préavis de sa modification ou de sa résiliation. Ce préavis doit arriver au moins dix jours ouvrables avant la date prévue du prochain prélèvement à l’adresse indiquée ci-après. Je peux/Nous pouvons obtenir un formulaire d’annulation ou plus d’information sur mon/notre droit d’annuler un DPA en m’adressant/nous adressant à mon/notre institution financière ou en visitant www.cdnpay.ca.

La cie ABC ne peut céder la présente autorisation, ni directement ni indirectement, par application de la loi, changement de contrôle ou autrement, sans me/nous donner au moins dix jours de préavis par écrit.

« J’ai/Nous avons certains droits de recours si un prélèvement n’est pas conforme au présent accord. Par exemple, j’ai/nous avons le droit de recevoir le remboursement de tout DPA qui n’est pas autorisé ou qui n’est pas compatible avec le présent accord de DPA. Pour obtenir un formulaire de demande de remboursement ou pour plus d’information sur mes/nos droits de recours, je peux/nous pouvons communiquer avec mon/notre institution financière ou visiter www.cdnpay.ca.

Date : _________________

Nom : _________________________ Numéro de compte de la cie ABC : _________________ Type de service : Personnel ____ Entreprise ____ Adresse : __________________________________ Ville : _______________________ Province : ______________ Code postal : ______________ Téléphone : (bureau) _______________ (résidence) _______________ Institution financière : ______________________________________________ Nº de l’institution : _________________ Nº de transit : ___________________ Nº de compte à débiter : __________________ Adresse : ___________________________________________________________________ Ville : _______________________ Province : _____________________ Code postal : _______________ Signatures autorisées : ________________________________________________________________________

Cie ABC Inc. À l’attention du Service de facturation

987, 1re Avenue Ville (Province) Code postal

Tél. : (999)-999-9999, poste 222 Courriel : [email protected]




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Les préavis à vos clients payeurs

Vous devez respecter les exigences de préavis des articles 15 et 16 de la règle H1 de Paiements Canada.

Article 15. Les exigences ci-après pour le préavis s’appliquent à tous les DPA d’entreprise ou DPA personnels, revenant à intervalles fixes, selon les indications figurant dans l’accord de DPA du client payeur, qui sont justifiés par un accord papier :

a) lorsque l’Accord de DPA du payeur prévoit des DPA de montant fixe revenant à intervalles fixes, le bénéficiaire ou le bénéficiaire membre fournit au payeur :

(i) au moins 10 jours civils avant la date d’échéance du premier DPA, un avis écrit du montant à porter au débit de son compte et de la ou des dates des débits; et

(ii) au moins 10 jours civils avant chaque changement du montant d’un DPA ou avant tout changement à la ou aux dates de paiement d’un DPA, un avis écrit du changement du montant ou du changement de cette ou de ces dates;

b) lorsque l’Accord de DPA du payeur prévoit des DPA de montant variable revenant à intervalles fixes, le bénéficiaire ou le bénéficiaire membre donne au payeur, au moins 10 jours civils avant la date d’échéance de chaque DPA, un avis écrit, dûment rempli, indiquant que ce DPA est à porter au débit de son compte et précisant la ou les dates des débits à venir;

c) malgré les dispositions des alinéas 15a) ou b), il n’est pas nécessaire de donner un préavis d’un DPA, si le montant du DPA doit diminuer à la suite d’une réduction d’une taxe municipale, provinciale ou fédérale;

d) par dérogation aux dispositions du paragraphe 15a) ou b), il n’est pas nécessaire de donner un avis écrit des changements du montant de DPA de montant fixe ou variable revenant à intervalles fixes si l’Accord de DPA du payeur prévoit explicitement la possibilité d’un changement de montant suite à une intervention directe de la part du payeur (par exemple, mais sans limitation, une instruction téléphonique) demandant au bénéficiaire de changer le montant d’un DPA; et

e) par dérogation aux dispositions qui précèdent de cet article 15, le payeur et le bénéficiaire ou le bénéficiaire membre, là où il y a lieu, peuvent convenir mutuellement de diminuer spécifiquement les exigences de préavis des paragraphes 15a) et b) ou d’y renoncer spécifiquement, soit dans l’Accord de DPA du payeur soit par une renonciation distincte, moyennant autorisation dûment signifiée de la renonciation. Si une disposition de renonciation est insérée dans un Accord de DPA du payeur, cette disposition de renonciation doit être bien en évidence (p. ex., en caractères gras, en surligné ou en souligné).

Article 16. Les exigences ci-après s’appliquent à tous les DPA d’entreprise ou DPA personnels, selon les Accords électroniques :

a) avant de prendre les mesures prévues dans le reste de l’article 16, sur autorisation d’un Accord de DPA du payeur par un payeur, le bénéficiaire vérifie que les renseignements personnels et/ou bancaires du payeur qui figurent dans l’Accord de DPA de ce payeur sont bel et bien ceux de ce payeur, en recourant à une méthode de vérification commercialement raisonnable;

b) lorsqu’un Accord de DPA du payeur prévoit des DPA de montant fixe, le bénéficiaire ou le bénéficiaire membre remet au payeur :

(i) au moins 15 jours civils avant la date d’échéance du premier DPA, la confirmation écrite de l’Accord de DPA du payeur contenant les éléments obligatoires; et

(ii) au moins 10 jours civils avant chaque changement du montant d’un DPA ou avant tout changement de la ou des dates de paiement d’un DPA, un préavis écrit du changement du montant ou du changement de cette ou de ces dates;


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c) lorsque l’Accord de DPA du payeur prévoit des DPA de montants variables, le bénéficiaire ou le bénéficiaire membre fournit au payeur :

(i) au moins 15 jours civils avant la date d’échéance du premier DPA, la confirmation écrite de l’Accord de DPA du payeur contenant les éléments obligatoires; et

(ii) au moins 10 jours avant la date d’échéance de chaque DPA subséquent, un avis écrit dûment rempli indiquant que ce DPA doit être porté au débit du compte;

d) par dérogation aux dispositions des alinéas 16b)(ii) ou c)(ii), il n’est pas nécessaire de donner préavis d’un DPA si le montant du DPA doit diminuer par suite de la réduction d’une taxe municipale, provinciale ou fédérale;

e) par dérogation aux dispositions des alinéas 16b)(ii) ou c)(ii), il n’est pas nécessaire de donner un avis écrit des changements du montant des DPA de montant fixe ou variable revenant à intervalles fixes si l’Accord de DPA du payeur prévoit explicitement la possibilité d’un changement de montant suite à une intervention directe de la part du payeur (par exemple, mais sans limitation, d’une instruction par téléphone ou par un autre moyen de communication) demandant au bénéficiaire de changer le montant d’un DPA; et

f) moyennant accord mutuel entre un payeur et un bénéficiaire, la période de confirmation de 15 jours civils prévue aux alinéas 15b)(i) et c(ii) peut être ramenée à un minimum de trois (3) jours civils si le bénéficiaire vérifie l’identité du payeur par une méthode de vérification commercialement raisonnable qui utilise des renseignements connus seulement du payeur et du bénéficiaire, et non généralement connus de quiconque d’autre;

g) par dérogation aux dispositions qui précèdent de l’article 16, le payeur et le bénéficiaire ou bénéficiaire membre, là où il y a lieu, peuvent convenir de diminuer spécifiquement les exigences de préavis des alinéas 16b)(ii) et c)(ii) ou d’y renoncer spécifiquement, soit dans l’Accord de DPA du payeur soit par renonciation distincte, moyennant autorisation dûment signifiée de la renonciation. Si une disposition de diminution ou de renonciation est insérée dans un accord de DPA, cette disposition doit être bien en évidence (p. ex., en caractères gras, en surligné ou en souligné). Si l’Accord n’est pas écrit, la diminution ou la renonciation doit être expressément communiquée au payeur par le bénéficiaire ou le bénéficiaire membre.


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Envoi et téléchargement des fichiers

Vous devrez utiliser la passerelle Internet de la Banque Nationale du Canada, la plateforme Transfert de fichiers corporatifs (TFC), pour l’envoi de votre fichier ainsi que pour le téléchargement de la version électronique de vos retours et de vos rejets. Selon le produit que vous aurez choisi, vous aurez accès à une boîte virtuelle par l’entremise de laquelle vous pourrez venir soumettre et récupérer des fichiers.

Voici les deux modes de transfert offerts ainsi que les conditions requises :

HTTPS

▪ Environnement Windows

▪ Posséder un outil servant à compresser les fichiers (WinZip ou autre, doit créer un.zip)

Vous aurez la possibilité d’assigner des rôles et des droits d’accès à vos usagers et d’abonner votre entreprise à l’option « Validation et autorisation de transfert » qui vous assurera que tout fichier transféré aura été validé par un deuxième usager avant son traitement.

Au moment de l’implantation, un rendez-vous téléphonique sera déterminé avec l’un de nos techniciens afin de vous expliquer le fonctionnement de la plateforme.

SFTP avec clé publique (SSH)

▪ Utilisation de tout système d’exploitation sur lequel un client SFTP peut être installé

▪ Client SFTP avec chiffrement des données (facultatif) : logiciel PGP1

▪ Maîtrise du protocole FTP

ADRESSES

Adresses du site de la Banque Nationale à partir desquelles se feront vos transferts par TFC :

▪ HTTPS : https://web.tfc.bnc.ca

▪ SFTP : sftp.tfc.bnc.ca

1 Aux frais du client.


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Mise en place du service

C’est le moment de développer votre fichier informatisé. Toutefois, ne tenez pas compte de cette directive si vous avez opté pour notre logiciel ou tout autre logiciel capable de formater un fichier respectant la norme 005 de Paiement Canada.

1 En premier lieu, les tests sont effectués tous les jours ouvrables, à l’exception du mercredi en matinée. Il est à noter que ce premier envoi est seulement un test et qu’aucun prélèvement ne sera appliqué aux comptes de vos clients payeurs.

2 À la suite des tests, nous communiquerons avec vous, dans un délai de 48 heures ouvrables, afin de vous faire part des résultats. Puis, nous conviendrons de la date du début de vos transmissions, si le résultat des tests s’avère concluant. Finalement, nous vous ferons parvenir divers documents nécessaires à l’utilisation du service.

3 Vous êtes maintenant prêt à effectuer des débits préautorisés.

Traitement de vos données

Afin d’offrir un traitement optimisé la banque échangera dorénavant 7 fois par jour avec les autres institutions financières et pour toutes transactions destinées à un compte de la Banque Nationale, les fonds seront prélevés dans un délai maximum de 2h suivant le traitement des transactions dues maintenant et ce, 7 fois par jour.

Il est possible pour l’ensemble des clients de transmettre leurs fichiers jusqu’à 20h00 (heure de l’est) sans possibilité d’arrêts de paiements sur les transactions dues maintenant ou dues le lendemain.

Délai de transmission de vos données

Pour les transactions en devise canadienne, la banque doit recevoir votre fichier au plus tard à 16h30, (heure de l’Est), (1) un jour ouvrable avant la date des prélèvements, avec possibilité d’arrêts de paiements jusqu’à 20h.

Pour les transactions en devise américaine, la banque doit recevoir votre fichier au plus tard à 16h30 (heure de l’Est) un (1) jour ouvrable avant la date des prélèvements, avec possibilité d’arrêts de paiements jusqu’à 20h.

Cette optimisation permettra également aux entreprises de l’ouest Canadien de transmettre leurs transactions dues maintenant, avec une date payable du jour ou payable le lendemain jusqu’à 16h45 (heure du pacifique) sans possibilité d’arrêts de paiements.

La responsabilité de la Banque Nationale ne sera pas engagée lorsque des transactions n’auront pu être traitées à leur échéance à défaut d’avoir été reçues dans les délais de livraison prévus. Toutefois, la Banque fera tout en son pouvoir pour traiter ces transactions le plus rapidement possible.


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Date de transaction

Un fichier peut contenir des transactions avec différentes dates, à condition de respecter les délais de livraison spécifiés à la section Délai de transmission de vos données. Les transactions ne devront pas être datées de plus de 30 jours après la date de création de votre fichier.

Les transactions, dont la date correspondra à un jour non ouvrable, seront considérées pour les besoins du traitement comme portant la date du jour ouvrable suivant. Il est à noter que la gestion de cette date est entièrement de votre responsabilité.

Validation des coordonnées bancaires

La Banque effectuera une validation des institutions financières et des numéros de succursale. Les comptes bancaires seront validés seulement dans le cas des comptes de la Banque Nationale. Veuillez noter que vous avez l’entière responsabilité des coordonnées bancaires que vous indexez dans vos fichiers. Nous vous conseillons fortement d’exiger un spécimen de chèque pour chacun de vos clients payeurs.

Les transactions ne correspondant pas aux critères de validation établis seront rejetées par la Banque et inscrites sur un rapport, comme qu’illustré à l’Annexe B – Liste des transactions. Le rapport sera expédié par télécopieur, ou en format PDF ou en format de fichier ASCII via la plateforme Transferts de fichiers corporatifs (TFC). Les transactions seront triées selon la date de prélèvement.


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Rejet d’un fichier

Après réception de votre fichier, si la Banque détecte une anomalie lors de la validation des données, le Service à la clientèle communiquera avec votre entreprise, dans les meilleurs délais, dans le but de vous permettre de produire un nouveau fichier amendé et conforme. La Banque n’effectuera aucune correction ou modification à votre fichier.

Retour d’une transaction

Une transaction de prélèvement pourrait vous être retournée par l’institution financière de votre client payeur pour plusieurs raisons telles qu’insuffisance de fonds, compte fermé, etc. Lorsqu’il y a retour d’une transaction, un rapport papier, illustré à l’Annexe C – Liste des transactions retournées à nos clients, vous sera acheminé par télécopieur ou en format PDF ou en format de fichier ASCII via la plateforme Transferts de fichiers corporatifs (TFC). Vous pourriez recevoir ces rapports sur une fréquence possible de 7 fois par jour toutefois, si vous optez pour le format de fichier ASCII, celui-ci vous sera remis qu’une seule fois par jour.

Les sommes monétaires associées au traitement de vos transactions rejetées ou retournées, vous seront prélevées dès le traitement de celles-ci. Vous devez calculer jusqu’à trois jours ouvrables, après le moment du prélèvement, pour la réception de tous les retours de transaction provenant des institutions financières.

Pour les transactions retournées, le débit au compte de l’entreprise s’effectuera le prochain jour ouvrable et ceci pour l’ensemble des transactions retournées.

Recours offerts à vos clients payeurs

Les procédures suivantes s’appliquent lorsqu’un client payeur demande un remboursement :

A) Prescription

Lorsque le client payeur demande un remboursement selon l’une des conditions énoncées ci-dessous, l’institution financière doit rembourser le montant demandé au client payeur :

▪ dans les 90 jours civils après la date à laquelle un prélèvement de type personnel ou particulier a été traité au compte du client payeur;

▪ ou dans les 10 jours ouvrables après la date à laquelle un prélèvement de type entreprise ou commercial a été traité au compte du client payeur.

B) Conditions du remboursement

L’institution financière peut rembourser le client payeur selon les conditions suivantes :

▪ lorsque le prélèvement n’a pas été fait conformément à l’autorisation du client payeur;

▪ lorsque l’autorisation a été révoquée;

▪ lorsque le préavis n’a pas été donné conformément à la règle H1.

L'institution financière, soit la Banque Nationale, prélèvera par la suite votre compte bancaire afin de se rembourser. Si requis, vous pouvez demander une copie de l'affidavit signée par le client payeur attestant la raison du remboursement.


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C) Absence d'autorisation de payeur entre votre client payeur et votre entreprise

Nonobstant ce qui précède, les procédures suivantes s’appliquent lorsqu’un client payeur présente une demande en faisant valoir qu’il n’existait pas de relation contractuelle ou d’autorisation, entre lui-même et votre entreprise, à l'égard d'un prélèvement traité par erreur à son compte.

Toute demande présentée à l'institution financière doit l’être dans un délai de 90 jours civils suivant la date du prélèvement irrégulier appliqué, et ce, pour tous les types de prélèvement.


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Renversements

Un renversement peut s’effectuer en deux modes soit en mode « Arrêt de paiement » ou en mode « Correction »

• Une opération d’arrêt de paiement permet d’intercepter une transaction avant que le Débit préautorisé ne

soit effectué au compte du payeur.

• Une opération de correction d’erreur (« correction ») permet de renverser une transaction après que le

Débit préautorisé soit effectué au compte du payeur.

Délais d’acheminement pour des demandes renversement

Délais des demandes de renversement

Transactions postdatées Un « arrêt de paiement » sera effectué si vous expédiez votre demande dans les délais suivants:

1. Au plus tôt, la même journée que l’envoi de votre

fichier à la Banque Nationale.

2. Au plus tard, avant l’échange de votre transaction

entre les institutions financières.

Transactions dues maintenant Une « correction »* sera effectuée si vous expédiez votre demande dans les délais suivants :

1. Au plus tôt, la journée de l’échange de votre

transaction entre les institutions financières.

2. Au plus tard 3 jours ouvrable suivant la date

payable* de votre transaction.

Pour les transactions en devise américaine veuillez noter qu’un arrêt de paiement est possible si le fichier nous est parvenu plus de 48h avant la date payable

des transactions sinon votre renversement sera effectué en mode correction

*Prendre note que pour toutes transactions dues maintenant ou du jour la date payable sera celle de la réception du fichier

Pour toute opération traitée en mode « correction », les demandes de renversement seront livrées par la banque en votre nom aux autres institutions financières au plus tard, 3 jours ouvrables après la date due de vos transactions.

Votre demande de renversement (arrêt de paiement ou correction) doit parvenir au Service à la clientèle par téléphone ou par télécopieur en utilisant le formulaire présenté à l’Annexe G et H- Demande de Renversement de paiement du présent document. Les demandes de renversement de paiement sont conservées à la Banque pour une période de 12 mois. Pour connaître les délais détaillés pour les renversements, veuillez consulter l’Annexe I.

Vous devez toujours vous assurer de l’exactitude des données de votre fichier au moment de sa transmission à la Banque et une demande de renversement en mode « correction » doit être considérée comme un dernier recours, à effectuer conformément aux règles de Paiements Canada. De plus, les conditions suivantes s’appliquent à toute demande de correction :

• Les demandes de correction ne pourront servir qu’à rectifier les situations suivantes : un débit préautorisé en double, un montant erroné dans le débit, un numéro de compte erroné, un accord de débit préautorisé annulé ou une opération non conforme à l’accord de débit préautorisé.

• Vous devez aviser le payeur qu’une correction sera effectuée, puisqu’une correction renverse le débit au compte bancaire du payeur. Sans restreindre la limitation de la responsabilité prévue à la convention relative au service « débits préautorisés », la Banque ne pourra être tenue responsable des pertes ou dommages résultant d’une demande de renversement traitée en mode « correction ».

* Pour toute demande de correction d’un débit préautorisé, veuillez noter que la correction sera retenue par la Banque Nationale pour une période de 48 h afin de minimiser les risques de pertes monétaires pour le client émetteur du débit préautorisé. Ainsi, si l’opération de débit originale n’est pas retournée ou rejetée pour « Fonds insuffisants » la Banque Nationale procédera à la demande de renversement et vous aurez la confirmation sur le rapport. Dans le cas contraire, la demande de renversement sera alors annulée.


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Gestion des fichiers TFE par l’entremise des Solutions bancaires Internet – Entreprises (SBI-E)

L’option Gestion des fichiers TFE de SBI-E vous offre la possibilité d’accéder à vos fichiers postdatés jusqu’à 23h59, deux jours ouvrables avant la date due pour un fichier en devise canadienne ou trois jours ouvrables avant la date due des transactions pour un fichier en devise américaine.

Vous pouvez consulter, modifier, supprimer ou ajouter une transaction dans votre fichier.

Attention : lorsqu’un fichier contient plusieurs dates, seule la date d’échéance de la transaction la plus rapprochée sera considérée pour accéder à votre fichier, lequel ne sera plus accessible par SBI-E pour les transactions futures. Arrivé à la date limite, soit 48 heures avant la première date due, le fichier sera traité et ne sera plus accessible par Gestion des fichiers TFE de SBI-E.

Important

▪ Toute action, soit ajout, modification ou suppression, apportée à un fichier TFE par l’option Gestion des fichiers TFE de SBI-E requiert deux personnes pour l’autoriser.

▪ Toute action, soit ajout, modification ou suppression, n’ayant pas l’autorisation finale avant la date limite pour accéder au fichier, ne sera pas prise en considération et le fichier sera traité tel qu’il était avant le changement.

Pour adhérer à cette option, communiquez avec notre Service à la clientèle.

Service à la clientèle

Notre Service à la clientèle se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.

Espace Affaires, transit : 4176-1

514 394-4494 (Montréal)

1 844 394-4494 (extérieur de Montréal)

Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi, de 7 h à 20 h (heure de l’Est).


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Section 2 - Spécifications techniques

La section suivante est destinée aux clients qui ont choisi de développer eux-mêmes le format de fichier contenant les transactions à traiter ou qui désirent recevoir le rapport de transactions rejetées ou retournées par l’entremise d’un fichier.


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Codes d’opérations

Vous devez choisir parmi les codes d’opérations identifiés ci-dessous celui qui reflète le mieux le type de paiement. Puis, vous devez l’indiquer dans votre fichier, pour chaque transaction, au champ 4 de l’enregistrement D.

Code d’opération Description Abréviation Français/Anglais

330 Assurance ASS/INS 331 Assurance vie 332 Assurance-automobile 333 Assurance-biens 334 Assurance-accidents et risques divers 335 Assurance hypothécaire 336 Santé/Dentaire Réclame. Assur. SDR/HDC 350 Prêts PRE/LNS 351 Prêts personnel 352 Prêts de plan de vendeur 353 Prêts pour amélioration des fermes 354 Prêts pour amélioration des résidences 355 Prêts à terme 356 Prêts d’assurance 370 Hypothécaire HYP/MTG 371 Hypothécaire sur résidence 372 Hypothécaire commerciale 373 Hypothécaire sur ferme 380 Taxes TAX/TAX 381 Impôts sur le revenu 382 Taxes de vente 383 Impôt sur les corporations 384 Taxes scolaires 385 Taxes foncières 386 Taxes d’eau

400 Loyers/baux LOY/RLS 401 Loyers/baux pour résidences 402 Loyers/baux commerciaux 403 Loyers/baux - matériel 404 Loyers/baux - automobile 405 Loyers/baux - appareils

420 Gestion d’espèces GES/CMS

430 Paiement de facture FAC/BPY 431 Paiement de facture de téléphone 432 Paiement de facture d’essence 433 Paiement de facture d’électricité 434 Paiement de facture de câble 435 Paiement de facture de combustible 436 Paiement de facture d’entreprise d’utilité publique

437 Paiement d’accès Internet PAI/IAP 438 Paiement de facture de consommation d’eau CE/WPB 439 Paiement d’automobile PAA/APY


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450 Paiements divers DIV/MSP 451 Chèques des clients CHP/CCQ 452 Remboursement de dépenses RDD/EXP 460 Comptes débiteurs CC/AP 470 Frais FRA/FEE 480 Don DON/DON 650 Débit par transfert de fonds inter. I.F DTF/FDT

700 DPA d’entreprise ENT/BUS 701 Commercial - Placements PLE/CIV 702 Commercial - Assurance ASE/CIN 703 Commercial – Assurance automobile AUE/CAI 704 Commercial – Assurance de biens ABE/CPI 705 Commercial – assurance IARD ARE/CCI 706 Commercial – Assurance hypothécaire AHE/CM 707 Commercial - Prêts PEE/CLN 708 Commercial – Prêt hypothécaire HYE/CMG 709 Commercial –Taxes TXE/CTX 710 Commercial - Impôts sur le revenu IRE/CIT 711 Commercial - Taxes de vente TVE/CSL 712 Commercial - TPS TPE/CGT 713 Commercial - Taxes foncières TFE/CPT 714 Commercial - Loyer/bail LBE/CRL 715 Commercial – Location de matériel LME/CER 716 Commercial – Location d’automobile LAE/CAR 717 Commercial - Gestion de trésorerie GEE/CC 718 Commercial - Paiement de Factures PFE/CBP 719 Commercial - Paiement factures téléph. PTE/CTB 720 Commercial - Paiement factures d’essence ESE/CGB 721 Commercial - Paiement factures d’électr. ELE/CHB 722 Commercial - Paiement factures de câble PCE/CCB 723 Commercial - Paiement fact. De combustible CBE/CFB 724 Commercial - Paiement fact. Serv. publ. UPE/CUB 725 Commercial - Paiement factures d’internet AIE/CIB 726 Commercial - Paiement factures d’eau CEE/CWB 727 Commercial - Paiement d’auto PAE/CAB 728 Commercial – Paiement de depenses RDE/CEP 729 Commercial - Comptes crediteurs CDE/CAP 730 Commercial - Droits/Cotisation FRE/CRD 731 Commercial – Assurance créanciers ARC/CRI


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Format de fichier de transactions à développer

Si vous avez opté pour développer vous-même le fichier selon la norme de Paiements Canada, vous devez suivre attentivement les directives indiquées dans cette section.

Le fichier à développer contient trois types d’enregistrements. Un enregistrement A, servant à identifier l’usager, un ou plusieurs enregistrements D, servant à indiquer le détail de chaque transaction et finalement, un enregistrement Z, servant à indiquer le nombre de transactions et le montant total du fichier. Chacun des enregistrements doit avoir une longueur de 1464 caractères.

Chacun des enregistrements D doit contenir l’information nécessaire pour décrire six transactions. Si votre dernier enregistrement D ne contient pas six transactions, il faudra le compléter par des blancs jusqu’à ce que vous atteigniez 1464 caractères.

Remarque : « payeur » représente votre client et « usager » représente votre entreprise.

Enregistrement A :

But : Il sert à identifier l’usager. Il sera le premier enregistrement de chacun des fichiers et ne sera pas répété à l’intérieur du même fichier.

Nº Position Longueur Format Contenu Information requise

du des des

champ caractères champs

01 1 1 A Genre d’enregistrement Toujours A

02 2-10 9 N Numéro de séquence Toujours « 000000001 »

03 11-20 10 A/N Numéro de l’usager Attribué par la Banque

04 21-24 4 N Numéro de création du fichier

Augmenter de « 1 » après chaque fichier

05 25-30 6 N Date de création Format : 0AAJJJ

06 31-35 5 N Destinataire Toujours « 00610 »

07 36-55 20 A/N Réservé Rempli de blancs

08 56-58 3 A Code de devise CAD ou USD



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Enregistrement D :

But : Il sert à enregistrer l’information des transactions de débits préautorisés.

RAPPEL : Concernant l’enregistrement D, chaque ligne de transactions doit avoir une longueur de 1464 caractères. Chaque ligne doit contenir six segments. Un segment véhicule le détail d’une transaction pour un individu. Donc pour chaque ligne :

▪ Champs 01 à 03 : début de l’enregistrement = position 1 à 24 ▪ Champs 04 à 21 :

segment 1 = position 25 à 264 segment 4 = position 745 à 984 segment 2 = position 265 à 504 segment 5 = position 985 à 1224 segment 3 = position 505 à 744 segment 6 = position 1225 à 1464

Nº Position Longueur Format Contenu Information requise

du des des


01 1 1 A Genre d’enregistrement Toujours D

02 2-10 9 N Numéro de séquence Augmente de « 1 » après chaque enregistrement logique (000000002 et ++)

03 11-24 14 A/N Numéro de contrôle Même information que les champs 3 et 4 de l’enregistrement A

04 25-27 3 N Code d’opération Voir la liste Codes d’opération

05 28-37 10 N Montant Doit être plus grand que zéro. Justifiez à droite, sans décimale et précédez de zéros.

06 38-43 6 N Date de la transaction Format : 0AAJJJ

07 44-52 9 N Institution du payeur

*

08 53-64 12 A/N Nº de compte du payeur

Justifiez à gauche et complétez par des blancs

09 65-86 22 N Nº de recherche Toujours 0000000000000000000000

10 87-89 3 N Réservé Toujours 000

11 90-104 15 A/N Nom abrégé de l’usager Obligatoire

12 105-134 30 A/N Nom du payeur Nom sous lequel le compte est ouvert

13 135-164 30 A/N Nom de l’usager Obligatoire

14 165-174 10 A/N Numéro de l’usager Même information que le champ 3 de l’enregistrement A

15 175-193 19 A/N Nº de référence de la transaction

Pour l’usager et aux fins de recherche (champ obligatoire) par ex. : employé

16 194-202 9 N Institution de l’usager *

17 203-214 12 A/N Nº de compte de retour Justifiez à gauche et complétez par des blancs

18 215-229 15 A/N Information générale de l’usager

Réservé à l’usager (champ optionnel)




* Format : 1re - position toujours zéro (0) 2e - position contient le numéro de l’institution financière (longueur = 3) 5e - position contient le numéro de succursale du payeur ou de l’usager (longueur = 5)


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Enregistrement Z:

But : Il sert à déterminer la fin du fichier et contrôler les totaux des transactions. Cet enregistrement doit être le dernier du fichier.

No Position Longueur Format Contenu Information requise

du des des


01 1 1 A Genre d’enregistrement Toujours Z

02 2-10 9 N Numéro de séquence Augmente de « 1 » après chaque enregistrement (000000003 et ++)


04 25-38 14 N Valeur totale des débits

Valeur totale des transactions dans le fichier. Justifiez à droite et précédez de zéros.

05 39-46 8 N Nombre total des débits Nombre total de transactions dans le fichier. Justifiez à droite et précédez de zéros.

06 47-60 14 N Réservé

Rempli de zéros

07 61-68 8 N Réservé Rempli de zéros





12 113-1464 1352 A/N Caractères de remplissage

Rempli de blancs


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Format de fichier à développer pour les transactions rejetées ou retournées

Ce format de fichier est destiné aux clients qui désirent recevoir les transactions rejetées ainsi que celles retournées par mode de transmission.

Le fichier à développer peut contenir jusqu’à quatre types d’enregistrements, soit un enregistrement A servant à identifier l’usager, un ou plusieurs enregistrements D servant à identifier les transactions rejetées reliées à la première validation, un ou plusieurs enregistrements J ou F servant à identifier les retours de transactions pour une raison reliée au compte du client payeur et finalement, un enregistrement Z servant à indiquer le nombre de transactions rejetées et le montant total du fichier.

Ce fichier est aussi disponible en format de 96 caractères Pour de plus amples informations, communiquez avec le Service à la clientèle.

Votre fichier portera le nom suivant : RT03800XXXXX01.TXT. XXXXX représente les cinq premiers caractères de votre numéro d’émetteur qui vous sera remis par notre agent d’intégration. Et, 01 est un numéro de génération. Il est à noter que ce fichier sera compressé (.ZIP).

Remarque : « payeur » représente votre client et « usager » représente votre entreprise.

Enregistrement A

But : Il sert à identifier l’usager. Il sera le premier enregistrement de chacun des fichiers et ne sera pas répété à l’intérieur du même fichier.

«No

Position

Longueur

Format

Contenu

Information requise

01 1 1 A Genre d'enregistrement Toujours A

02 2-10 9 N Numéro de séquence Toujours “000000001”

03 11-20 10 A/N Numéro de l’institution Toujours “0000000610”

04 21-24 4 N Numéro de création du fichier Augmente de “1” après chaque fichier

05 25-30 6 N Date de création Format: 0AAJJJ

06 31-35 5 N Numéro de l’usager Votre numéro de client attribué par la banque.


08 56-58 3 A Code de devise CAD ou USD



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Enregistrement D

But : Il sert à identifier les retours de transactions reliés à la première validation de transaction. RAPPEL: Concernant l’enregistrement D, chaque ligne de transactions doit avoir une longueur de 1464 caractères. Chaque ligne doit contenir 6 segments. Un segment véhicule le détail d’une transaction pour un individu. Donc pour chaque ligne:

Champs 01 à 03: début de l’enregistrement = position 1 à 24 Champs 04 à 21: Segment 1 = position 25 à 264 Segment 4 = position 745 à 984 Segment 2 = position 265 à 504 Segment 5 = position 985 à 1224 Segment 3 = position 505 à 744 Segment 6 = position 1225 à 1464


du des des

champ caractères

champs

01 1 1 A Genre d'enregistrement Toujours D

02 2-10 9 N Numéro de séquence Augmente de “1” après chaque enregistrement logique (000000002 et ++)


04 25-27 3 N Code de rejet Toujours 900

05 28-37 10 N Montant Doit être plus grand que zéro. Justifié à droite, sans décimale et précédé de 0

06 38-43 6 N Date de la transaction Format: 0AAJJJ

07 44-52 9 N Institution du bénéficiaire *

08 53-64 12 A/N No de compte du bénéficiaire Justifié à gauche et complété par des blancs

09 65-86 22 N No de recherche Assigné par la banque

10 87-89 3 N Code d’opération Code d’opération original de la transaction

11 90-104 15 A/N Nom abrégé de l’usager Même que transaction originale

12 105-134 30 A/N Nom du bénéficiaire Même que transaction originale

13 135-164 30 A/N Nom de l’usager Même que transaction originale

14 165-174 10 A/N Numéro de l’usager Même que transaction originale

15 175-193 19 A/N No de référence inscrit par l’usager

Même que transaction originale

16 194-202 9 N Institution de l’usager Même que transaction originale

17 203-214 12 A/N No de compte de retour de l’usager






21 254-264 11 N Élément invalide Indique le numéro du champ ayant causé le rejet. (chaque deux chiffre du champ)

* Format: 1ere position toujours zéro (0) 2e position contient le numéro de l’institution financière (longueur = 3) 5e position contient le numéro de succursale du bénéficiaire ou de l’usager (longueur =5)


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Enregistrement J ou F

But : Il sert à identifier les retours de transactions pour une raison reliée au bénéficiaire. RAPPEL: Concernant l’enregistrement J ou F, chaque ligne de transactions doit avoir une longueur de 1464 caractères. Chaque ligne doit contenir 6 segments. Un segment véhicule le détail d’une transaction pour un individu. Donc pour chaque ligne:

Champs 01 à 03: début de l’enregistrement = position 1 à 24 Champs 04 à 21: Segment 1 = position 25 à 264 Segment 4 = position 745 à 984 Segment 2 = position 265 à 504 Segment 5 = position 985 à 1224 Segment 3 = position 505 à 744 Segment 6 = position 1225 à 1464


champ caractères

champs

01 1 1 A Genre d'enregistrement Toujours J ou F

02 2-10 9 N Numéro de séquence Augmente de “1” après chaque enregistrement logique (000000002 et ++)


04 25-27 3 N Code de retour Voir listes des codes de retours ou de rejets

05 28-37 10 N Montant Doit être plus grand que zéro. Justifié à droite, sans décimale et précédé de 0

06 38-43 6 N Date de la transaction Format: 0AAJJJ

07 44-52 9 N Institution de l’usager *

08 53-64 12 A/N No de compte de retour de l’usager

Justifié à gauche et complété par des blancs

09 65-86 22 N No de recherche Numéro de repère d’effet assigné par la banque de retour

10 87-89 3 N Code d’opération Code d’opération original de la transaction

11 90-104 15 A/N Nom abrégé de l’usager Même que transaction originale

12 105-134 30 A/N Nom du bénéficiaire Même que transaction originale

13 135-164 30 A/N Nom de l’usager Même que transaction originale

14 165-174 10 A/N Numéro de l’usager Même que transaction originale

15 175-193 19 A/N No de référence inscrit par l’usager


16 194-202 9 N Institution du bénéficiaire *

17 203-214 12 A/N No de compte du bénéficiaire Justifié à gauche et complété par des blancs



19 230-251 22 A/N Réservé Numéro de repère d’effet original de la transaction assigné par la banque



* Format: 1ere position toujours zéro (0) 2e position contient le numéro de l’institution financière (longueur = 3) 5e position contient le numéro de succursale du bénéficiaire ou de l’usager (longueur =5)


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Enregistrement Z

But : Il sert à identifier les totaux pour chaque type d’enregistrement.


du des des

champ caractères

champs

01 1 1 A Genre d'enregistrement Toujours Z

02 2-10 9 N Numéro de séquence Augmente de “1” après chaque enregistrement (000000003 et ++)


04 25-38 14 N Valeur totale des débits Valeur totale des transactions de rejets/retours d’un retrait dans le fichier. Justifié à droite et précédé de 0 (D & J)

05 39-46 8 N Nombre total des débits Nombre total de transactions de rejets/retours d’un retrait dans le fichier. Justifié à droite et précédé de 0 (D & J)

06 47-60 14 N Valeur totale des crédits Valeur totale des transactions de rejets/retours d’un dépôt dans le fichier. Justifié à droite et précédé de 0 (C & I)

07 61-68 8 N Nombre total des crédits Nombre total de transactions de rejets/retours d’un dépôt dans le fichier. Justifié à droite et précédé de 0 (C & I)





12 113-1464 1352 A/N Caractères de remplissage Rempli de blancs


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Liste des codes de rejets ou de retours

Code de transaction BNC Code raison rejets Définitions Abréviation Français/Anglais

900 04 Code d’opération invalide REV/REJ 900 05 Montant invalide 900 06 Date d’échéance invalide 900 07 No d’institution et transit du payeur invalide 900 08 No de compte du payeur invalide 900 11 Nom abrégé de l’usager invalide 900 12 Nom du payeur invalide 900 13 Nom de l’usager invalide 900 14 No de l’usager invalide 900 15 No de référence invalide 900 16 No d’institution et transit du bénéficiaire invalide 900 17 No de compte du bénéficiaire invalide

901 N/A Sans provisions DSP/NSF 902 N/A Compte introuvable ITV/CNT 903 N/A Paiement arrêté/rappelé ARR/STP 905 N/A Compte fermé FER/CLS 907 N/A Débit non permis PPC/NCP 908 N/A Fonds non libérés FNL/FNC 909 N/A Devise n’est celle du compte MDC/WCU 910 N/A Payeur décédé DEC/DEC 911 N/A Compte bloqué BLQ/FZN 912 N/A No de compte invalide/erroné INV/INA 914 N/A Nom du payeur erroné NOM/INP 915 N/A Accord n’existe pas NOG/ANP 916 N/A Pas conforme à l’accord – personnel ACP/NCA 917 N/A Accord révoqué – personnel AGP/ARP 918 N/A Pas de confirmation/préavis – personnel PRP/PNP 919 N/A Non conforme à l’accord - entreprise ACB/NCE 920 N/A Accord révoqué – entreprise AGB/ARE 921 N/A Pas de confirmation/préavis – entreprise PRB/PNE


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Section 3 - Annexes


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Annexe A - Sommaire des transactions reçues

Si l’information ne correspond pas à votre fichier, veuillez aviser le Service à la clientèle au 514 394-4494 ou 1 844 394-4494.

Vous recevrez ce rapport via télécopieur ou en format PDF via la plateforme Transfert de fichiers corporatifs (TFC) après chaque traitement de fichier.


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Annexe B – Liste des transactions (retour/rejet et correction)

Vous recevrez ce rapport seulement si des transactions Banque Nationale vous sont retournées.

Vous recevrez ce rapport via télécopieur ou en format PDF via la plateforme Transfert de fichiers corporatifs (TFC) après chaque traitement de fichier


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Annexe C - Liste des transactions retournées (retour/rejet et correction)

Vous recevrez ce rapport seulement si des transactions vous sont retournées impayées.



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Annexe D – Sommaire des transactions livrées (retour/rejet et correction)

Vous recevrez ce rapport seulement via la plateforme Transferts de fichiers corporatifs (TFC) pour votre confirmation de fichier.



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Annexe E – Liste des transactions d’arrêts de paiement

Vous recevrez ce rapport seulement si vous avez demandé des arrêts de paiement sur des transactions destinées à un compte détenu à la Banque Nationale.



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Annexe F – Sommaire des transactions de corrections

Vous recevrez ce rapport seulement si la banque émet des transactions de correction en votre nom suite à votre demande de renversement



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Annexe G – Demande de renversement/Reversal Request

DE

FROM

À/TO

Section Transferts de Fonds Électroniques (5873-1)

Electronic Funds Transfer Section (5873-1)

Nom du client / Client name

Fax : (514) 394-6728

Tél. (514) 394-4494

ou/or 1 844-394-4494

Numéro de client / Client number

DATE

OBJET

RE

DEMANDE DE RENVERSEMENT DE PAIEMENT

PAYMENT REVERSAL REQUEST

No. de fichier

File no.

No. de référence

Reference no.

No. d’institution financière

Financial institution no.

No. de compte

Account no.

Nom du bénéficiaire

Name of payee

Montant $

Amount $

Date d’échéance

Due date AAAA/YYYY M/M JJ/DD

IMPORTANT : Si les délais requis pour effectuer un renversement en mode Arrêt de paiement sont dépassés veuillez prendre note que la banque émettra une transaction de renversement en mode Correction.

Votre client payeur ou votre bénéficiaire peut exercer un droit de refus de 90 jours sur cette opération de correction d’erreur. Dans cette éventualité, celle-ci vous sera retournée avec la mention « Accord de DPA inexistant » ou « Retour demandé par le client ». C’est pourquoi l’exactitude de vos données est primordiale. La Banque Nationale ne pourra être tenue responsable des pertes résultant du traitement d’opérations pour corrections d’erreurs.

IMPORTANT: If the deadlines for a stop payment reversal are exceeded, the Bank will reverse the transaction via correction.

The payer or payee may decline the correction within 90 days. If a correction is declined, a notice will be returned to you with the note "There is no PAD agreement" or "Return requested by client." This is why it's essential to provide accurate data. National Bank cannot be held responsible for losses resulting from the processing of corrections.

Signature


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Annexe H – Demande de renversement d’un fichier complet/ Complete file reversal request

Renversement d’un fichier complet Complet file reversal Numéro de client : /__/__/__/__/__/_0_/_0_/_6_/_1_/_0_/ Client number Nom de l’entreprise : _______________________________ Client name Numéro de fichier : /__/__/__/__/ File number Nombre de transactions : ___________ Number of transactions Montant total des transactions : ___________ Total amount of transactions S’il vous plaît, veuillez retourner ce formulaire par télécopieur Please return this request by fax À l’attention du : Service à la clientèle T.F.E. Attention to : AFT Customer Services No télécopieur/Fax number : 514 394-6728 No Téléphone/Phone number : 514 394-4494 ou/or 1 844 394 4494

IMPORTANT : Si les délais requis pour effectuer un renversement en mode Arrêt de paiement sont dépassés veuillez prendre note que la banque émettra une transaction de renversement en mode Correction.

Votre client payeur ou votre bénéficiaire peut exercer un droit de refus de 90 jours sur cette opération de correction d’erreur. Dans cette éventualité, celle-ci vous sera retournée avec la mention « Accord de DPA inexistant » ou « Retour demandé par le client ». C’est pourquoi l’exactitude de vos données est primordiale. La Banque Nationale ne pourra être tenue responsable des pertes résultant du traitement d’opérations pour corrections d’erreurs.

IMPORTANT: If the deadlines for a stop payment reversal are exceeded, the Bank will reverse the transaction via correction.

The payer or payee may decline the correction within 90 days. If a correction is declined, a notice will be returned to you with the note "There is no PAD agreement" or "Return requested by client." This is why it's essential to provide accurate data. National Bank cannot be held responsible for losses resulting from the processing of corrections.

Nom (lettres moulées) : _____________________________ Tél. : _________________ Signature : ________________________________________ Date : _________________

Documents

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