Séance « L’archivage en projet »Séance « L’archivage en projet »mercredi 20 mars 2013mercredi 20 mars 2013

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La loi du 16 septembre 1807 organise l'actuelle Cour des comptes

1982 et les lois de décentralisation : des chambres des comptes dans les régions.

Les JF et organismes associés sont à la fois :

• Des institutions de contrôle :

–La Cour des comptes

–Les Chambres régionales et territoriales des comptes (CRTC)

–La Cour de discipline budgétaire et financière (CDBF)

–Le Conseil des prélèvements obligatoires (CPO)

–Le Comité d’enquête sur le coût et le rendement des services publics

–La Commission de contrôle des sociétés de perception et de répartition des droits (CCSPRD)

•Une petite administration autonome (1800 personnes)

•Pour la Cour, un « grand corps de l’Etat » Mission principale de la Cour : bon emploi de l’argent public en contrôlant sa gestion et information du citoyen

Plusieurs missions autour du contrôle :

•« Juridictionnel » (Cour-CRC-CDBF)•« Examen de la gestion » (Cour-CRC)•« Certification des comptes » (Cour)•« Evaluation des politiques publiques » (Cour-CRC)

Plus d’informations : www.ccomptes.fr

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EPA créé en 1999, succédant au CNUSC (Centre National Universitaire Sud de Calcul) – créé en 1980

Basé à Montpellier (Hérault, France)

Placé sous la tutelle de la DGRI (Direction Générale de la Recherche et de l’Innovation) et de la DGESIP (Direction Générale pour l’Enseignement Supérieur et l’Insertion Professionnelle) du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

Principales missions :

- Calcul numérique intensif

- Archivage pérenne de documents électroniques

- Activités transversales : hébergement d’environnements informatiques

Plus d’informations : www.cines.fr

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• Modélise les transactions entre acteurs dans le cadre de l’archivage de données– Transfert / Communication / Modification / Élimination / Restitution

• Fournit une structure et un vocabulaire pour représenter ces échanges– Des schémas XML pour chaque type de messages (méthodologie UN/CEFACT)

– Des métadonnées pour décrire les archives (inspirées de l’EAD)

• Interopérabilité entre administrations

• Automatisation des procédures d’échanges et des contrôles– Des profils d’archivage pour définir les règles qui régissent le versement, le contenu des

messages et la prise en charge d'un paquet d'information

– La grammaire XML pour contrôler automatiquement le bon respect de ces règles (est égal à, ne peut pas être différent de, n'existe qu'en un seul exemplaire, provient de, etc...)

• Hors du périmètre : la gestion et le stockage des objets transférés

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• Les objectifs du projet : constituer un fonds sécurisé de documents de référence, réduire la place du papier pour les productions

• Le périmètre du projet– Les activités de contrôle

• Contexte :– Production documentaire en cours de normalisation– Nouveaux projets de dématérialisation– Indépendance et liberté du magistrat– Bonnes pratiques de procédures

• Mise en oeuvre du référentiel de conservation des archives :– avec les acteurs de l’archivage : les greffiers,– plan de classement calqué sur les procédures de contrôle.o Trois types de documents :– La « production » – Le « DLR » (« dossier liasse-rapport »)– Les comptes et pièces justificatives

Le référentiel : socle de travail pour l’élaboration des profils d’archivage

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Applications métier

Module d’entréesSIP

AIP

DIP

Succession d’échanges au format

SEDA

au format SEDA

Contrôles de forme et de contenu

Transformation en AIP

AccèsSuccession

d’échanges au format

SEDA

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Gérer collecte et recherche

IHM sous PHP/MySqlcomportant 3 modules : VERSEMENT / RECHERCHE /

ADMINISTRATION

Des web service pour pré-saisir les métadonnéesissues des applications métiers

Accès réservé aux greffiers

4 niveaux d’utilisateurs

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Applications métier

Module d’entréesSIP

AIP

DIP

Succession d’échanges au format

SEDA

au format SEDA

Contrôles de forme et de contenu

Transformation en AIP

AccèsSuccession

d’échanges au format

SEDA

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• Prise en main du SEDA et des outils associés (AGAPE)

• Répartition des rôles entre archivistes et informaticiens

• Choix des niveaux d’archivage :– Principe d’un archivage structurant par phase au fur et à mesure de

l’avancée d’un contrôle ou à la clôture d’un contrôle– Modalités d’archivage, un exemple : le contrôle administratif

• Réalisation des profils d’archivage : – 30 profils pour la Cour des comptes, dont 18 faits ou en cours– 17 profils pour les chambres régionales des comptes

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• Nombreuses possibilités offertes par le SEDA : à limiter pour mieux maîtriser

• Profils d’archivage : activité chronophage– Choix du niveau de description des profils– Mise en place d’une méthodologie pour les modifications et

déploiement des profils

• Un projet doit savoir s’adapter

Phasage du projet : Janvier 2012 – Avril 2013

Equipes opérationnelles : 4 personnes côté CDC, 4 personnes côté CINES, recours à un prestataire pour le développement côté CDC

01/2012 - 05/2012 : étude des besoins auprès des greffiers de la CDC

08/2012 : signature de la convention d’archivage 10/2012- 02/2013 : étude des besoins auprès des chambres

régionales 01/12 – 12/2012 : développements informatiques côté CDC 05/2012 - 03/2013 : implémentation du SEDA au CINES

• 01/2012 – 09/2012 : participation à la révision du SEDA v0.2 v1.0

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