Devenez plus efficace et gagnez du temps - objectif … · répondu placent le pic de leur productivité très tôt le matin. Le moment le plus bas pour la productivité se situe

Devenez plus efficace et gagnez du temps

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Sommaire

Sommaire .................................................................. 1

Introduction ............................................................... 3

1. Faire le ménage ..................................................... 4

2. Définissez des objectifs quotidiens .............................. 6

3. Le plus dur est de commencer .................................... 9

4. Rythmes de productivité .......................................... 11

5. Supprimez les perturbations ..................................... 14

6. Définissez les étapes intermédiaires ............................ 16

7. Utiliser des intervalles de temps ................................ 17

8. Se lever tôt ......................................................... 20

9. Trouvez le bon tempo ............................................. 23

10. Rangez le désordre .............................................. 26

Conclusion ................................................................ 28



Introduction

Qui ne s’est pas senti à un moment, ou pire en permanence,

surchargé de travail, à se demander comment il va bien pouvoir s’y

prendre pour terminer les tâches en cours, dans les délais prévus ?

Et tout cela sur le dos de la famille, des amis, des loisirs, du

repos.

Heureusement il existe des solutions pour s’en sortir.

Il faut être plus efficace dans ses activités. Être plus productif,

même si le mot fait peur à bien des gens.

Cela peut s’obtenir grâce à quelques techniques relativement

simples comme celles que je vous dévoile dans ce guide.

Prenez la peine de les lire, de les appliquer et je vous assure que

vous serez plus heureux et que vous profiterez plus de votre plus

grande richesse naturelle: votre temps !

Cordialement,

Rémi Schimel



1. Faire le ménage

La manière la plus efficace de terminer une tâche est de vous en

débarrasser. S'il n'est pas nécessaire de la réaliser, retirez-la de

votre liste des choses à faire.

Un point central de beaucoup de systèmes de gestion de

productivité personnelle est que vous devez accorder plus de temps

aux activités qui sont cruciales pour atteindre vos objectifs et moins

de temps à celles qui sont plus négligeables.

Vous devez investir la majorité de votre temps à faire ce que

vous faites le mieux et vous devez laisser les autres faire ce qu'ils

font le mieux.

Assigner quelques-unes de vos tâches à d'autres individus (peut-

être plus qualifiés) peut libérer du temps et de l'énergie pour

poursuivre vos objectifs de très haute priorité. Par exemple, vous

pouvez choisir d'engager un comptable plutôt que préparer vous-

même vos impôts, libérant ainsi quelques heures de votre temps et

permettant peut-être de réduire votre stress.



Bien entendu, chacun de nous doit confronter la valeur du temps

par rapport au coût économique d'engager quelqu'un pour travailler

dans le jardin, réparer la maison, etc…

Ce qu'il faut retenir

La manière la plus efficace de régler une tâche est de

vous en débarrasser.

S'il n'est pas nécessaire de la réaliser, retirez-la de

votre liste des choses à faire.



2. Définissez des objectifs quotidiens

Si l'attention n'est pas clairement dirigée, il est facile de céder

aux distractions. Définissez à l'avance des buts quotidiens. Décidez

ce que vous ferez ; puis faites le.

Nous parlons souvent de nos objectifs comme s'ils n'étaient rien

d'autre que des rêves. En fait, nous pouvons accomplir nos objectifs

sur une base quotidienne.

Des objectifs quotidiens contribuent aux objectifs

hebdomadaires. Les objectifs hebdomadaires font les objectifs

mensuels. Les objectifs mensuels se transforment – vous l'avez

deviné – en objectifs annuels. Avec de l'anticipation et de la

planification, nos objectifs peuvent devenir quelque chose que nous

accomplissons jour après jour. Voici comment commencer.



Etablissez une liste d'objectifs pour chaque jour sans exception.

Même si vous prévoyez un jour de pause, définir des objectifs pour

soi-même est toujours une idée bénéfique. Plus tôt vous parvenez à

l'habitude de définir des objectifs quotidiens, plus tôt vous prendrez

l'habitude de les mener à leur terme.

Placez toujours vos listes d'objectifs quotidiens au même endroit.

Vous pouvez utiliser un carnet à spirales, un PDA ou le calendrier de

votre ordinateur.

Noter tous vos objectifs en un seul endroit vous permet de

parcourir les listes des jours et semaines précédents et de voir si

vous réalisez systématiquement vos objectifs.

Vous voyez le travail effectué et quantifiez ce qu'il reste à faire,

vous voyez vos progrès en direct.



Restez honnête au sujet de vos objectifs quotidiens. Un but tel

que "Gagner 2 000 euros avant 17 heures" est indéfini et irréaliste,

mais un but tel que "Travailler son réseau avec 4 clients" est

totalement atteignable – et pourrait vous aider à avancer en

direction de ces 2 000 euros.

Vos buts quotidiens sont la matière première de vos buts

hebdomadaires, mensuels etc…Ils sont les gages de réussite de tous

vos projets.


Si l'attention n'est pas clairement dirigée, il est facile

de céder aux distractions. Définissez au préalable des

buts pour chaque jour.

Décidez ce que vous ferez - puis faites-le !



3. Le plus dur est de commencer

Pour éviter toute procrastination (l'art de remettre à plus tard ce

que l'on peut faire immédiatement), apprenez à entreprendre votre

tâche la plus difficile en premier, dès le matin, plutôt que la

conserver pour plus tard dans la journée. Ce petit triomphe définira

le ton d'une journée réellement productive.

Réfléchissez à pourquoi vous remettez à plus tard : avez-vous

peur de mal faire ce travail ? Êtes-vous un perfectionniste ne

souhaitant commencer à travailler que lorsque chaque petit

élément est en place ? Êtes-vous facilement dérangé ? Découpez un

projet énorme et difficile en plusieurs petites parties. Attaquez

chaque partie individuellement. Définissez des dates limites de

réalisation.

Essayez de vous assigner des délais limités : par exemple,

s'engager à lire un nombre spécifique de pages dans l'heure qui

vient. Travaillez en petits blocs de temps plutôt qu'en longues



périodes. Essayez de travailler par à-coups d'une à deux heures,

vous permettant de prendre une petite pause après chaque période.

Chassez les distractions ou déplacez-vous à un endroit où vous

serez en mesure de vous concentrer. Éteignez la télé, la sonnerie

du téléphone, la radio et tout ce qui pourrait vous éloigner de votre

tâche.


Pour mettre fin à toute procrastination, apprenez à

réaliser la tâche la plus difficile en premier, dès le

matin, plutôt que la conserver pour plus tard dans la

journée.

Ce petit triomphe définira le ton d'une journée

vraiment productive.



4. Rythmes de productivité

Identifiez vos cycles de productivité pour trouver le moment où

vous êtes au top; programmez vos travaux les plus cruciaux à ce

moment. Travaillez sur des tâches mineures pendant vos heures

moins productives.

A quel moment de la journée êtes-vous le plus productif ? Cette

question a déjà été posée dans plusieurs sondages... Même s'il

semble n'y avoir aucun moment précis de la journée qui serait le

plus productif pour tout le monde, un récent sondage portant sur

181 individus a fourni un aperçu assez intéressant sur nos rythmes

de travail. Voici donc quelques données sur les heures les plus

productives de ces 181 personnes.

Dans le résultat total, trente-six pour cent des personnes disent

que leurs heures les plus productives se situent le matin, entre neuf

et onze.



En deuxième place, trente-et-un pour cent de ceux qui ont

répondu placent le pic de leur productivité très tôt le matin.

Le moment le plus bas pour la productivité se situe entre midi et

deux, avec seulement six pour cent des sondés déclarant qu'elles

sont leurs heures les plus productives. Et neuf pour cent disent que

leur moment le plus génératif se situe le soir, entre 19h30 et 22h.

Donc, qu'est-ce que ceci signifie pour vous et comment pouvez-

vous l'utiliser dans votre vie quotidienne ? Voici deux suggestions

pour trouver et capitaliser sur les heures les plus productives de

votre journée.

Commencez par localiser vos temps de puissance. Êtes-vous une

personne "du matin", qui prend en charge sa liste de choses à faire

du matin avec un maximum d'énergie ? Peut-être êtes-vous un

oiseau de nuit et filez à toute allure dans vos projets les plus

urgents à 23 heures ? Dans tous les cas, connaître et capitaliser sur

vos cycles naturels d'énergie – vos temps de forme physique et

mentale – vous aidera à être le plus productif possible en utilisant

ces moments pour attaquer les projets les plus ambitieux.




Identifiez vos cycles de productivité pour trouver le

moment où vous êtes au top; programmez vos travaux

les plus cruciaux à ce moment. Travaillez sur des tâches

mineures pendant vos heures moins productives.



5. Supprimez les perturbations

Vous ne pouvez pas réellement commencer à ajouter plus

d'activités productives à votre programme de travail tant que vous

ne vous êtes pas libéré des interruptions sapant la productivité.

Essayez les stratégies suivantes.

1. Résolvez les problèmes avant qu'ils ne surgissent. Commencez

par analyser les interruptions. Y a-t-il de fréquents voleurs de

temps pouvant être évités avec un peu plus de planification

préalable ?

2. Activités de groupe. Si possible, demandez aux gens de

programmer leur communication avec vous aux mêmes moments.

De cette manière, vous êtes en mesure d'avoir plusieurs heures

productives sans être interrompu.

De la même manière, essayez de bloquer des moments

particuliers dans votre journée pour retourner les appels. Sauf si

c'est une véritable urgence, un client n'aura aucun souci s'il reçoit



un message du type : "Je vous appellerai entre 11 heures et midi ce

matin". Et grouper tous mes appels permet de me concentrer sur

d'autres choses plutôt que constamment abandonner ce que je fais

pour répondre à un coup de téléphone.

3. Programmez les interruptions. Répartissez des moments dans

la journée – autour du déjeuner, par exemple – au cours desquels

vous êtes disponible pour répondre aux questions des collègues, se

retrouver entre amis ou parler à vos enfants. Appliquez même ceci

à votre famille, sauf si c'est une urgence.


Répartissez des blocs de temps sans coupure pour le

travail sans accompagnement pour lequel vous devez

vous concentrer.

Programmez des travaux légers, pouvant être coupés,

lors de vos périodes de communication et des projets

plus ambitieux pour vos périodes sans communication.



6. Définissez les étapes intermédiaires

Lorsque vous commencez une tâche, nommez la cible que vous

devez atteindre avant d'être en mesure de stopper le travail. Par

exemple, lorsque vous travaillez sur un livre, vous pourriez décider

de ne pas vous lever avant d'avoir écrit au moins un millier de mots.

Atteignez toujours votre cible.

C'est un processus qui vous aide à concentrer votre temps et

votre énergie sur vos cibles les plus importantes, à produire des

stratégies et des plans pour les atteindre, à agir et à faire, si

nécessaire, des ajustements, jusqu'à ce que vous les atteignez.


Lorsque vous commencez une tâche, nommez la cible

que vous devez atteindre avant d'être en mesure de

stopper le travail.

Atteignez toujours votre cible.



7. Utiliser des intervalles de temps

Donnez-vous une période de temps définie, comme une demi-

heure, pour ouvrir une brèche dans un travail. Ne vous souciez pas

de savoir jusqu'où vous irez. Consacrez-y simplement ce temps.

Établir un délai d'exécution est une technique de gestion du

temps simple, que j'utilise souvent. Supposons que vous ayez une

date limite fixée pour un nouveau produit que vous devez sortir,

comme un livre électronique. Vous devez avoir une version prête à

une date spécifique. Donc, vous utiliserez certainement ce délai

d'exécution pour réaliser le meilleur travail possible dans le temps

disponible. Le nombre de pages que vous pouvez générer est

totalement déterminé par le délai d'exécution. S'écarter du

calendrier n'est manifestement pas une option, donc si vous êtes en

retard, vous devez couper dans le contenu.

En termes de gestion de votre propre entreprise, le délai

d'exécution est donc une stratégie utile.



Premièrement, disons que vous voudriez terminer quelque chose,

mais qu'il y a de fortes chances que cette chose prenne plus de

temps que nécessaire car votre perfectionnisme vous poussera à

n'être jamais satisfait du résultat. Donc, donnez-vous une quantité

de temps spécifique, que vous ne dépasserez pas, et réalisez le

meilleur travail possible dans ce laps de temps.

Ceci me sert aussi lorsque j'ai une tâche ou un projet que je veux

finir, mais sans trop savoir par où commencer pour finir ce qui me

reste à faire. Ou, peut-être, c'est une chose que je trouve vraiment

barbante et pour laquelle j'aurais tendance à lambiner. Donc,

j'utilise un délai d'exécution pour simplement m'engager à travailler

sur ce travail pendant un laps de temps donné, afin de commencer

à creuser. J'utilise communément une période comprise entre

trente et cent-vingt minutes. Je chasse toute inquiétude au sujet

d'atteindre une certaine étape dans ce laps de temps — je m'engage

simplement à y accorder ce temps, peu importe où cela me mène.

Un "effet secondaire" de cette dernière technique est que je me

retrouve souvent à travailler bien plus longtemps que ce que j'ai

accordé à l'origine. Si je m'engage à travailler sur une tâche

ennuyeuse pour juste une demi-heure, il est simple de poursuivre



parce que je me suis donné la permission d'arrêter après une demi-

heure. Mais une fois que j'ai dépassé cette inertie et que je suis

concentré sur le travail, quatre-vingt-dix minutes peuvent passer

avant que j'éprouve le désir de stopper. Essayez, vous verrez par

vous-même…


Donnez-vous une période de temps définie, comme

une demi-heure, pour ouvrir une brèche dans un travail.

Ne vous souciez pas de savoir jusqu'où vous avancez.

Consacrez-y simplement ce temps.



8. Se lever tôt

Levez-vous tôt le matin, par exemple à 6 heures, et allez

directement travailler sur votre tâche la plus importante. Vous

serez fréquemment capable d'en réaliser plus avant 8 heures que la

majorité des individus en une journée.

Voici différentes manières vous permettant de commencer à vous

lever tôt chaque matin.



Première méthode – Réduction progressive

Dormir est comme une addiction. Et comme toute addiction,

vous êtes capable de progressivement vous en éloigner. Si vous êtes

un gros dormeur, vous pourriez essayer de commencer à vous lever,

progressivement, de plus en plus tôt chaque jour, jusqu'à ce que

vous atteigniez vos objectif. Et le soir, quand vous êtes moins

productif, couchez-vous plus tôt afin de conserver votre temps de

sommeil.

Cette technique possède l'avantage de n'avoir pas à directement

passer aux aurores. Toutefois, j'ai découvert que beaucoup

d'individus ne réussissent pas avec cette méthode, parce qu'elle est

trop lente et vous donne trop de temps pour vous éloigner du

chemin. Mais d'autres aiment vraiment cette approche. Le

changement progressif est plus doux et les conduit souvent à des

changements spontanés lorsqu'ils se sentent prêts à se lancer

totalement dans les débuts très matinaux.

Deuxième méthode – Changement rapide

Si vos raisons sont assez bonnes et votre volonté assez forte, la

meilleure manière de vous lever tôt est de commencer dès demain.

Réglez le réveil à l'heure correcte et, dans tous les cas, levez-vous.



Votre esprit essaiera toutes sortes de stratagèmes sur vous, mais

vous devez les contrer, rester fort et garder le contrôle.

J'ai découvert que c'était la meilleure technique. Après deux

semaines, c'était devenu la norme. Après un mois, il m'était

impossible de dormir après 6 heures, même lorsque je le voulais.

Ceci doit juste devenir une habitude.

Je crois, personnellement, que c'est la meilleure manière de se

lever tôt. Promettez-vous de vous lever à une certaine heure et

faites le. Ne changez pour rien au monde.


Levez-vous tôt le matin, par exemple à 6 heures, et

allez directement travailler sur votre tâche la plus

importante. Vous êtes fréquemment capable d'en

réaliser bien plus avant 8 heures que la majorité des

individus en une journée !



9. Trouvez le bon tempo

Prenez le train en marche et essayez d'avancer un peu plus vite

que la normale. Parlez plus vite. Marchez plus vite. Tapez plus vite.

Lisez plus vite. Finissez plus tôt.

Améliorez la qualité de votre sommeil. Lorsque votre sommeil

est optimisé, vous pouvez, en fait, dormir moins, mais avoir plus

d'énergie qu'avant, lorsque vous dormiez plus. Commencez par

réduire la quantité de caféine que vous consommez dans la journée,

spécialement en soirée. Souvenez-vous : la caféine ne se trouve pas

uniquement dans le café, mais aussi dans les sodas, le thé et le

chocolat, pour n'en nommer que quelques-uns. Vous devez aussi

aller au lit lorsque vous en avez vraiment besoin et non pas

uniquement en raison d'un emploi du temps.

Soyez plus actif. Avez-vous constaté que les moments où vous

êtes le plus fatigué sont les moments où vous n'avez aucune raison

de l'être ? Vous savez de quoi je parle. Vous venez juste de vous

réveiller d'une longue sieste et depuis, tout ce que vous avez fait

est de rester allongé sur le canapé, mais, pourtant, tout ce que

vous voulez faire est vous reposer et dormir.



C'est un peu paradoxal, mais lorsque vos niveau d'activité est très

bas, votre énergie l'est également. Commencez à bouger. Si faire de

l'exercice est trop pour vous, vous devriez au moins faire des

étirements. De la même manière, utilisez les escaliers plutôt que

l'ascenseur, marchez ces quelques mètres jusqu'au marché plutôt

que prendre la voiture, jouez avec votre chien ou vos enfants.

Quelques changements dans votre régime alimentaire peuvent

grandement augmenter votre niveau d'énergie. Vous devriez

probablement commencer à doubler la quantité d'eau que vous

buvez chaque jour. Et, au lieu de commencer votre journée avec un

café et un croissant, pourquoi ne pas essayer des céréales et un jus

d'orange ?

Organisez vos pensées. Si vous en avez trop à l'esprit et préférez

ne pas commencer à penser à toutes les choses que vous avez à

faire, il est temps de les mettre par écrit. Écrivez tout ce qui vous

vient à l'esprit, les choses à faire, les choses à considérer, les

choses qui vous ennuient. Vous réaliserez certainement bientôt que

les choses ne vont pas aussi mal que vous le pensiez. Prenez

conscience de votre dialogue intérieur. Vous parlez-vous comme un

parent parle à un enfant ? Vous êtes désormais un adulte. Il est



temps de changer la manière dont vous considérez les tâches et les

responsabilités. Plutôt que penser "VOUS devez faire ceci", pensez-

"JE veux faire ceci parce que..." et donnez-vous une véritable bonne

raison de le faire.


Prenez le train en marche et essayez d'avancer un

peu plus vite que la normale.

Parlez plus vite. Marchez plus vite. Tapez plus vite.

Lisez plus vite.

Finissez plus tôt.



10. Rangez le désordre

Réduisez le stress en cultivant un espace de travail relaxant et

libre de tout désordre.

Chaque jour, la première fois que vous voyez votre espace de

travail, vous devriez vous sentir bien. Il devrait être attractif.

Réellement : ce devrait être votre endroit préféré dans tout

l'immeuble, la maison ou le campus. Si vous êtes en ce moment

même dans votre espace de travail, veuillez sortir pendant une

minute puis entrez de nouveau en accordant une attention

particulière à vos sensations. Quelle était la toute première

réaction émotionnelle que vous pouvez détecter ? Vous sentez-vous



tendu ? Écrasé ? Blasé ? Apathique ? Concentré ? Apaisé ? Est-ce une

émotion que vous ressentez souvent pendant que vous travaillez ?

Maintenant, choisissez l'émotion que vous voulez ressentir et

faites des expériences avec différents éléments visuels pour voir de

quelle manière ils changent vos émotions. Essayez de nouveaux

meubles, photos, posters, miroirs, fleurs, bric-à-brac, jouets,

statues, tapis, œuvres d'art, cristaux, etc. Si vous avez le contrôle

nécessaire, vous pouvez également modifier l'éclairage pour

produire le type d'ambiance adéquat.


Réduisez le stress en cultivant un espace de travail

relaxant, libre de tout désordre.



Conclusion

Vous l’avez compris, être plus efficace, plus productif est un état

d’esprit à mettre en place progressivement.

Quelques petits changements dans votre façon de travailler vous

permettront d’atteindre vos objectifs plus sûrement tout en

gagnant du temps.

D’autres techniques existent et je vous en ferai part dans un

autre guide.

En attendant choisissez parmi les 10 techniques présentées une

qui vous semble applicable immédiatement et mettez la en

pratique.

Une fois que la nouvelle habitude sera ancrée, passez à une autre

technique… et ainsi de suite.

S’améliorer chaque jour par de petits changements progressifs

est la façon la plus sûre de rencontrer le succès et d’accomplir ses

rêves.

Vous pouvez me laisser vos commentaires à cette adresse.

[email protected]

mailto:[email protected]?subject=10%20techniques%20pour%20être%20plus%20productif



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