Rencontre des prestataires de services

Direction de la rénovation cadastrale

Avril 2012

2

Plan de la rencontre

État d’avancement des travaux de rénovation cadastrale

Les documents d’appel d’offres

Bilans et perspectives

Bilans des communications avec les propriétaires pour les mandats réalisés en vertu de la version 6.0 des Instructions

L’évaluation des soumissions

Le traitement des dossiers d’intégrité

Conclusion

État d’avancement des travaux de rénovation cadastrale

4

État d’avancement des travaux

Activité 09/10 10/11 11/12

Processus d’attribution 23 + 5 32 + 4 25 + 8

Signatures contrats 24 24 27

Démarrages 53 58 60

Dépôts 51 45 60

5

Bilan 2011-2012

Activité 09/10 10/11 11/12

Livraisons reçues 765 804 926

Consultations des propriétaires 54 45 53

Mandats suivis (moyenne) 151 158 171

Avis intention 85 450 79 460 73 100

Avis consultation 85 000 68 480 85 880

Avis de modification 6 120 5 855 6 510

6

Lots attribués

Pourcentage cumulatif de lots attribués 83,7 %

0,0%

10,0%

20,0%30,0%

40,0%50,0%

60,0%

70,0%80,0%

90,0%

1994

-1995

1995

-1996

1996

-1997

1997

-1998

1998

-1999

1999

-2000

2000

-2001

2001

-2002

2002

-2003

2003

-2004

2004

-2005

2005

-2006

2006

-2007

2007

-2008

2008

-2009

2009

-2010

2010

-2011

2011

-2012

7

Lots rénovés

Pourcentage cumulatif de lots rénovés 71,2 %

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

1994

-1995

1995

-1996

1996

-1997

1997

-1998

1998

-1999

1999

-2000

2000

-2001

2001

-2002

2002

-2003

2003

-2004

2004

-2005

2005

-2006

2006

-2007

2007

-2008

2008

-2009

2009

-2010

2010

-2011

2011

-2012

8

État d’avancement des travaux

Les documents d’appel d’offres

10

Documents d’appel d’offres

Cahier des charges• Attestation de Revenu Québec

Date et heure

NEQ

• Formulaire «Attestation relative à la probité du soumissionnaire»

• Critères modifiés

Approche préconisée

Organisation du prestataire de services

11

Documents d’appel d’offres

Contrat type• Pénalité de retard livraison 7• Indexation des montants

Devis technique• Indexation des montants

Lots supplémentaires

Ajustement 10%

Production des PC

12

Échéancier

Respect des échéanciers important• Bon déroulement du programme• Capacité à remplir nos obligations• Accès à des contrats futurs et démarrage et

réalisation des mandats déjà signés• Respect des délais de contrôle et assurer votre

place• Incohérence entre contrat et Instructions V6.0:

délai remise FRAFA

Bilans et perspectives

14

Bilan 2011-2012 de la version 6.0 des Inst.

Livraison (V1) Nombre traité Statut des versions subséquentes(au 31 mars 2012)

1 56 ACC

3 32 ACC (12)VCP (13)QUA (3)EDR (4)

5 10 ACC

7 7 ACC (5)EDR (2)

8 46 ACC (45)QUA (1)

CP 14 TERMINÉ

15

Perspective 2012-2013

Livraison Prévu (12-13) Réel (11-12) Nbre de versions (moy. 11-12)

1 (Δ:+14) 76 6278 1

2 (Δ:-5) 7 1213 1.27

3 (Δ:+8) 74 6659 2.77

5 (Δ:0) 58 5864 2.03

7 (Δ:-1) 57 5667 2.36

8 (Δ:+7) 57 5058 1.04

Total Δ:+30 334 304339 n/a

CP (Δ:+13) 66 5369 1

Livraisons (V1) à recevoir2012-2013 vs réel 2011-2011

16

Perspective 2012-2013

30 projets au calendrier

Finalisation et mise en place de l’informatisation des communications

Déménagement temporaire (mai à décembre 2012)

Version 6.1 des Instructions:• Intégration des avis aux Fournisseurs• PC numérique

Bilans des communications avec les propriétaires pour les mandats réalisés en vertu de la version 6.0 des Instructions

18

Consultation des propriétaires

14 consultations réalisées

% moyen de plans produits = 90% (min 82%)

Taux de participation moyen • 20% en V6.0• 37% en V5.3 et -

% RAFA analyse vs lots consultés:• 4% en V6.0• 2,65 % en V5.3 et -

19

Avis de modification

5 livraisons 7 acceptées

3 mandats terminés (avis en production à

la DRC pour 2 autres mandats)

1350 avis de modification transmis

582 destinataires concernés

L’évaluation des soumissions

21

Objectif de la présentation

Informer les prestataires de services au sujet du processus d’évaluation des soumissions

22

Le cadre règlementaire

L’attribution des contrats est régie par

• La Loi sur les contrats des organismes publics• Le règlement sur les contrats de services des

organismes publics• Le recueil des politiques de gestion du Conseil du trésor• Les directives du sous-ministre

23

L’évaluation des soumissions

Réalisée sous l’autorité du comité de sélection

• Le comité de sélection est composé

Un secrétaire nommé par le sous-ministre

Un membre externe à l’organisation

Deux membres internes• Le comité de sélection est autonome et indépendant du

gestionnaire

24

Certaines règles propres aux comités de sélection

Les membres• On doit assurer la rotation des membres• On doit également éviter d’avoir un lien hiérarchique entre

les membres• On doit s’assurer de l’absence de conflits d’intérêts

La confidentialité• Les délibérations et les documents du comité sont

confidentiels

La documentation• Toute la documentation mise à la disposition des membres

du comité ainsi que leurs notes personnelles sont récupérées par le secrétaire

25

La gestion du comité de sélection

Relève du secrétaire du comité qui doit• Procéder à l’ouverture des soumissions

Vérifier l’admissibilité du prestataire de services

Vérifier la conformité de la soumission • Présider les séances du comité de sélection

Gérer le droit de parole

Favoriser les débats et l’atteinte d’un consensus

Prendre note des principaux arguments qui ont menés à l’atteinte du consensus (points forts et faibles des soumissions)

• Assurer la gestion administrative du comité

Ouvrir les enveloppes de prix (le cas échéant)

Compléter la grille d’évaluation

Rédiger le rapport du comité de sélection

26

Les étapes de l’évaluation des soumissions

Évaluation individuelle avant la tenue du comité• Chaque membre du comité analyse et évalue individuellement les

soumissions en fonction des critères de sélection présentés dans le cahier des charges

• L’objectif est de s’assurer que le prestataire de services a la capacité de réaliser le contrat avec la qualité voulue

Évaluation en comité• Un critère à la fois, les membres partagent leur analyse individuelle et

discutent des raisons qui justifient leur évaluation• S’il y a plus d’un soumissionnaire, le comité procède à une analyse

comparative critère par critère• La note finale attribuée pour chaque critère doit faire consensus

Recommandation de l’adjudicataire• Au terme de l’évaluation, le comité recommande un adjudicataire au

gestionnaire• Il est possible que le comité ne recommande aucun adjudicataire

27

La portée du travail du comité de sélection

Les résultats de l’évaluation• Sont définitifs, il n’y a aucun mécanisme de révision des

conclusions du comité

La recommandation du comité• Le gestionnaire est lié par la recommandation du comité• Il peut signer le contrat uniquement avec le prestataire de

services recommandé

28

Les commentaires des soumissionnaires

Quelles sont les conséquences si le soumissionnaire est non-admissible ou si la soumission est non-conforme• Non-admissibilité

Le soumissionnaire pourra corriger la situation si la condition qui n’est pas rencontrée s’y prête et s’il peut le faire rapidement

Si ce n’est pas possible, la soumission est considérée comme non reçue

• Non-conformité

Rejet automatique de la soumission

Les critères d’admissibilité et de conformité présentés respectivement aux articles 3.16 et 3.17 du cahier des charges sont régis par le règlement sur les contrats de services des organismes publics

29

Les commentaires des soumissionnaires

Les notes du chargé de projet ou de l’expert ne sont pas constantes d’un contrat à l’autre• Ce phénomène est tout à fait normal et s’explique par

La rotation des membres des comités

L’indépendance des comités, un comité n’est pas lié par les décisions d’un autre

Les règles de confidentialité qui empêchent les membres du comité de discuter de la soumission en dehors du comité

Je ne suis pas d’accord avec les notes du secrétaire ou des membres du comité• Les points forts et points faibles notés sont uniquement destinés à

favoriser l’amélioration des soumissions • Elles ne constituent pas un compte rendu exhaustif de ce qui a été

discuté en comité

Je voudrais faire réviser ma note• C’est impossible, la note attribuée par le comité est sans appel, il n’y a

aucun mécanisme de révision

Le traitement des dossiers d’intégrité

31

Le service de l’intégrité du cadastre

Plan de la présentation• Statistiques de l’année 2011-12

Volume des dossiers ouverts et fermésVersements post officialisationLevée de l’obligation contractuelleDélais de traitement

• Traitement des dossiers en attente

32

Volume des demandes d'intégrité / année

373

384

324

289

436

303

504

397

697

559

768

552

1 20

1

773

1 18

0

948

1 32

3

1 358

1 53

2

1 438

1 51

2

1 857

1 81

1

2 112

1 71

2

1 733 1 67

9

1 573

1 73

3

1 537

1 57

8

1 713

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

1996-19971997-19981998-19991999-20002000-20012001-20022002-20032003-20042004-20052005-20062006-20072007-20082008-20092009-20102010-20112011-2012

Dossiers reçus

Dossiers fermés

33

Versements post officialisation accordés au 31 mars 2012

Année financière Nombre Montant

2007-08 6 25 684 $

2008-09 28 137 019 $

2009-10 59 266 616 $

2010-11 109 497 859 $

2011-12 149 699 496 $

Total 351 1 626 674 $

34

Obligation contractuelle levée

1443

88

153

212

274

14

338

43

383

88

431

153

479

212

535

274

118

582

338

220

635

383

275

686

431

332

731

479

376

791

535

426

0

100

200

300

400

500

600

700

800

1996-1997

1997-1998

1998-1999

1999-2000

2000-2001

2001-2002

2002-2003

2003-2004

2004-2005

2005-2006

2006-2007

2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

Mandats déposésMandats déposés (5 ans et +)Mandats dont l’obligation contractuelle a été levée

35

Risque assumé à la levée de l’obligation

Nombre de dossiers d’intégrité Nombre de mandats0 dossier 81

1 dossier sans correction 69

1 dossier avec correction 98

2 dossier avec correction 59

3 dossier avec correction 55

4 dossier avec correction 19

5 dossier avec correction 19

6 dossier avec correction 8

7 dossier avec correction 7

8 dossier avec correction 3

9 dossier avec correction 4

10 dossier avec correction 2

13 dossier avec correction 2

TOTAL 426

85 %

6 %

36

Délai de traitement des demandes

33,853,8

96,6

156,3

200,4 188,6 201,0

288,2 283,3

340,9

307,9

213,7

159,2174,5 167,8

188,4

0

50

100

150

200

250

300

350

Jours calendrier

1996-19971997-19981998-19991999-20002000-20012001-20022002-20032003-20042004-20052005-20062006-20072007-20082008-20092009-20102010-20112011-2012

Délai moyen (j.c)

En excluant les mandats problématiques

37

Répartition du délai de traitement 2011-12

Moyenne annualisée au 31 mars 2012Moins de 3 mois 31,2 %Moins de 6 mois 58,4 %Moins de 12 mois 80,9 %

38

Actions présentes et à venir

Baisser de façon significative le nombre de dossiers en attente de traitement. Action déjà débutée.

1. Les dossiers dont l’obligation contractuelle est en vigueur • Analyse préliminaire plus sommaire par le SIC• Efforts concentrés sur la solution du P. S.• Suivi rigoureux de la clause contractuelle concernant

le délai de traitement2. Les dossiers dont l’obligation contractuelle est levée

• Octroi de contrats de quelques dossiers par région

Conclusion