Documentation d’utilisation - sncf.com · DOSSIER DE LIVRAISON SNCF – Portail de saisie facture Référence : DocumentationPortailSNCF-v1.2a.docx Version 1.2 3/26 Ce document

DOSSIER DE LIVRAISON

SNCF – Portail de saisie facture

Référence : DocumentationPortailSNCF-v1.2a.docx Version 1.2 1/26

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SNCF

PORTAIL DE SAISIE WEB

Documentation d’utilisation






Diffusion

Prénom Nom Entité Service – Fonction

Géraldine MAINSEL SNCF

Bruno ANGELOTTI SNCF

Brice GIROD SNCF

Didier JEAN CEGEDIM






Révisions

Date Révision Objet

Rédaction Validation Approbation

29/09/2011 1.1a Création du document. Descriptif du contenu, guide d’utilisation, problèmes recensés

Didier Jean

15/12/2011 1.1b Enrichissement du documet

10/02/2012 1.2a Pièce jointe à une facture

08/06/2012 1.3 Pièce jointe intégrée à la saisie de la facture

Contenu révision

Chapitre Descriptif Pages Version

2.6 Attachement et accès à une pièce jointe 20 1.2a

2.6.1 Attachement d’une pièce jointe en fin de saisie de facture 20 1.3






SOMMAIRE

1. Accès au portail SNCF ____________________________________________________ 6

2. Guide d’utilisation _______________________________________________________ 7

2.1. Page de login _____________________________________________________________ 7

2.2. Page d’accueil ____________________________________________________________ 7

2.3. Saisie de facture __________________________________________________________ 8

2.3.1. Saisie informations _____________________________________________________________ 8

2.3.2. Saisie données_________________________________________________________________ 9

2.3.3. Confirmation de la saisie _______________________________________________________ 13

2.4. Gestion des erreurs _______________________________________________________ 14

2.4.1. Exemple et règles d’affichage____________________________________________________ 14

2.4.2. Liste des erreurs ______________________________________________________________ 15

2.5. Consultation des factures __________________________________________________ 16

2.5.1. Critères de recherche __________________________________________________________ 16

2.5.2. Résultat de la recherche ________________________________________________________ 17

2.5.3. Visualisation du lisible facture ___________________________________________________ 17

2.5.4. Factures OK et factures KO ______________________________________________________ 19

2.6. Pièce jointe _____________________________________________________________ 20

2.6.1. Attachement en fin de saisie de la facture _________________________________________ 20

2.6.2. Attachement à partir de l’écran de consultation_____________________________________ 24

2.6.3. Visualisation ou téléchargement d’une pièce jointe __________________________________ 26

TABLE DES FIGURES

Figure 1 - Page de login _______________________________________________________________________ 7

Figure 2 - Page d'accueil ______________________________________________________________________ 7

Figure 3 - Page Identification __________________________________________________________________ 8

Figure 4 - Saisie des données (init) ______________________________________________________________ 9

Figure 5 - Saisie des données (à valider) _________________________________________________________ 10

Figure 6 - Cas de l'avoir ______________________________________________________________________ 11

Figure 7 - Ajout (suppression) de ligne __________________________________________________________ 12

Figure 8 - Calcul du pied de page ______________________________________________________________ 12

Figure 9 - Ecran de confirmation _______________________________________________________________ 13

Figure 10 - Ecran récapitulatif après envoi _______________________________________________________ 14

Figure 11 - Saisie incomplète __________________________________________________________________ 14

Figure 12 - Exemple d'affichage d'erreurs________________________________________________________ 15






Figure 13 - Recherche de factures ______________________________________________________________ 16

Figure 14 - Résultat recherche _________________________________________________________________ 17

Figure 15 - Visuel facture _____________________________________________________________________ 18

Figure 16 - Visuel de traitement d'une facture ____________________________________________________ 19

Figure 17 - Affichage de l'historique d'une facture _________________________________________________ 20

Figure 18 - Ecran de confirmation / attachement pièce jointe________________________________________ 21

Figure 19 - Attachement de la pièce jointe _______________________________________________________ 21

Figure 20 - Pièce jointe envoyée avant facture ____________________________________________________ 22

Figure 21 - Envoi de la facture _________________________________________________________________ 23

Figure 22 - Envoi de la pièce jointe _____________________________________________________________ 23

Figure 23 - Accès à une facture pour attachement d'une pièce jointe __________________________________ 24

Figure 24 - Menu contextuel d'attachement _____________________________________________________ 24

Figure 25 - Fenêtre pour attacher une pièce ______________________________________________________ 25

Figure 26 - Exemple de parcours d'arborescence disque ____________________________________________ 25

Figure 27 - Pièce jointe sélectionnée ____________________________________________________________ 25

Figure 28 - Pièce jointe attachée _______________________________________________________________ 25

Figure 29 - Signalétique de l'attachement _______________________________________________________ 26

Figure 30 - Exemple d'accès au téléchargement d'une pièce attachée _________________________________ 26






1. Accès au portail SNCF

L’utilisation du portail SNCF nécessite à minima la version 8.0 du navigateur Microsoft « Internet

Explorer ».

L’accès au portail SNCF se fait via l’URL : https://www.pasrel.com/pasrel/sncf.html

Le portail offre deux fonctionnalités majeures :

• Saisie d’une facture et envoi à la SNCF

• Consultation des factures saisies

Ce document décrit de façon détaillée, la fonctionnalité de saisie.

Il décrit de façon succincte l’accès à la fonctionnalité de consultation.

L’accès au portail est assuré via un login/mot de passe.

Ce login/mot de passe est fourni aux utilisateurs que la SNCF a créés pour le compte d’un

fournisseur.

Un même fournisseur peut disposer de plusieurs utilisateurs distincts qui seront caractérisés par des

logins distincts.

La règle générale de formation du login est la concaténation du l’initiale du prénom et du nom. Elle

n’est pas intangible.

Outre l’identifiant de l’utilisateur, il est une autre caractéristique d’un compte fournisseur qui est le

N° de contrat compte fournisseur (ou N° d’adhérent). Ce N° apparaît à plusieurs endroits sur le

portail en saisie comme en consultation.

Il caractérise un fournisseur en tant qu’entité juridique et établit un lien avec le N° de contrat compte

SNCF l’autorisant à échanger des factures avec la SNCF.

Le N° de contrat compte fournisseur est de la forme : FR0000081160_nnn où nnn est un numéro à 3

chiffres.

Il est autorisé à échanger avec le contrat compte SNCF : FR0000025200_001

Il n’est pas interdit qu’un utilisateur couvre plusieurs périmètres fournisseurs. Dans ce cas,

l’utilisateur pourra sur le portail opérer des filtres sur un contrat compte parmi les N qu’il couvre.

Si un fournisseur dispose d’un environnement de test, le N° de contrat compte sera de type

FR9000081160_nnn. Les utilisateurs créés par la SNCF seront configurés pour accéder à cet

environnement de test. En conséquence les logins de test seront distincts des logins de production.

L’environnement de test permet de saisir et consulter des factures qui seront envoyées sur le compte

de test de la SNCF (FR9000004260_001). Elles n’ont aucune valeur comptable ou juridique.






2. Guide d’utilisation

2.1. Page de login

Figure 1 - Page de login

Une fois logué l’utilisateur arrive sur la page d’accueil.

2.2. Page d’accueil

La page d’accueil est par défaut la page de recherche des factures (option « Consulter factures » du

menu « Factures ».

Figure 2 - Page d'accueil

Au niveau du N° d’adhérent figure le N° de contrat compte : FR9000081160_001 (environnement de

test).






L’action « Rechercher » permettra de lister les factures émises du contrat compte client N°

FR9000081160_001 vers le N° de contrat compte de test de la SNCF : FR9000004260_001

2.3. Saisie de facture

La saisie de facture est accessible via le menu « Factures », sous-menu « Saisie factures »

2.3.1. Saisie informations

Figure 3 - Page Identification

L’accès à ce sous-menu présente la première page d’écran de saisie qui consiste à saisir les

informations relatives aux émetteur / destinataire.

Ces informations sont pré-remplies avec les informations relatives à l’entité juridique fournisseur et

l’entité juridique SNCF.

Si le périmètre utilisateur est limité à un contrat compte fournisseur, ces données peuvent être

validées en l’état. Sinon l’utilisateur peut spécifier une autre N° d’adhérent. Une fois sélectionné les

données relatives au nouveau N° d’adhérent remplacent les anciennes.

Le bouton suivant permet d’accéder à l’écran de saisie des données.






2.3.2. Saisie données

Figure 4 - Saisie des données (init)

A l’initialisation de la page « Saisie de données », celle-ci ne mentionne que la date de facture

positionnée à la date courante.






Figure 5 - Saisie des données (à valider)

Ci-dessus un formulaire entièrement saisi et prêt à valider.

Ci-dessous sont décrites les différentes zones de saisie de l’écran : En-tête, Lignes de factures et pied

de facture.

2.3.2.1. Données d’en tête

Les champs suivants sont obligatoires :

• N° de document (avoir ou facture)

• Business Unit (sur 5 caractères)

• Date de facture

• Date de livraison

La date de saisie facture devra être égale ou antérieure à la date courante, mais le delta entre ces

deux dates ne devra pas excéder 10 jours.

Si la facture est destinée à RFF, la case « Au nom et pour le compte de RFF » doit être cochée.

Dans ce cas quel que soit le montant de la facture, le champ de saisie « N° de commande » doit être

renseigné.

Si la facture n’est pas destinée à RFF, la mention N° de contrat ou N° de commande est obligatoire si

le montant HT de la facture est supérieur à 800 Euros1.

1 Valeur actuelle et susceptible d’évoluer






La donnée « Business Unit » est contrôlée par rapport à un référentiel existant et mis à jour

quotidiennement.

De même quand il est mentionné, l’existence du N° de contrat est vérifiée par rapport à un

référentiel contrat mis à jour quotidiennement.

Enfin quand la commande est mentionnée, l’existence et la cohérence du N° de BU+ N° de

commande est vérifiée par rapport à un référentiel commande mis à jour quotidiennement.

Si le type de document est un avoir, le N° de facture correspondant devra être mentionné dans un

champ spécifique. Ce champ n’est affiché que si le type sélectionné est un avoir :

Figure 6 - Cas de l'avoir

2.3.2.2. Données d’en tête

Une ligne de facture est proposée. Au moins une ligne de facture doit être saisie.

La ligne de facture fait mention du :

• Code article

• Libellé article

• Quantité

• Prix HT

• Montant HT Ligne

• Taux de TVA

• Montant TVA ligne

• Rabais (facultatif)

Tous les montants, quantités et taux doivent être des nombres positifs. Le taux est exprimé sans la

mention %. Le montant est exprimé sans la mention de devise.

Sont calculés automatiquement :

• le montant HT, dès lors que la quantité et le prix HT sont mentionnés

• le montant TVA ligne, dès lors que le prix HT et le taux de TVA sont mentionnés






Un taux 0 peut être précisé.

Dans ce cas, une « mention pour taux 0% ou d’exonération » doit être obligatoirement saisie dans le

pied de page.

Figure 7 - Ajout (suppression) de ligne

La mention d’une ligne supplémentaire est obtenue par le bouton « Ajouter une ligne ».

A tout moment, on peut effacer n’importe quelle ligne saisie sauf la première en utilisant le bouton

« Effacer » en regard de la ligne.

2.3.2.3. Données de pied de page

Quand on a saisi l’ensemble des lignes de la facture, les montants de pied de facture sont calculés

automatiquement avec le bouton « Calcul du pied de page »

Figure 8 - Calcul du pied de page

Les montants, base HT et taux sont ventilés par taux de taxe.

Le nombre de taux de taxe distinct est limité à 5.

La validation permet de passer au résumé de la saisie pour validation.






2.3.3. Confirmation de la saisie

Figure 9 - Ecran de confirmation

L’écran résume les informations principales de la facture.

Pour corriger les données factures, il faut utiliser le bouton « Précédent ».

La validation envoie la facture pour traitement.

L’annulation renvoie après validation d’une popup de confirmation à la saisie des données

d’identification.

Après envoi de la facture, l’écran précédent est rafraîchi avec le mention « Demande réalisée ».

Dans le cas où le message « Demande non réalisée » est affiché, vous pouvez vous mettre en contact

avec l’équipe support portail du problème.

Il est proposé de saisir une nouvelle facture (bouton « Saisir une autre facture »). L’utilisateur peut

aussi accéder à un autre menu/sous-menu du portail.






Figure 10 - Ecran récapitulatif après envoi

2.4. Gestion des erreurs

2.4.1. Exemple et règles d’affichage

Figure 11 - Saisie incomplète






La validation des données ci-dessus va conduire à l’affichage d’une erreur, car il manque des données

obligatoires.

Figure 12 - Exemple d'affichage d'erreurs

Il y a deux erreurs affichées :

• La mention pour l’exonération

• Le champ référence de la facture manque puisqu’il s’agit d’un avoir

Sur l’écran de saisie de données, les erreurs sont regroupées en trois emplacements en fonction de

l’emplacement du champ : en haut pour les champs d’informations sur la facture, dans la partie

« LIGNES DE FACTURE » pour les champs lignes, en « PIED DE PAGE » pour la partie totaux et

mentions diverses.

2.4.2. Liste des erreurs

Libellé Explication

Le champ « NomDuChamp » est obligatoire Le champ mentionné n’est pas renseigné alors

qu’il est obligatoire (date de la facture par

exemple).

« NomDuChamp » doit être un nombre Le champ mentionné saisi n’est pas un

numérique (un montant par exemple).






« NomDuChamp » doit être un nombre positif Le champ mentionné saisi n’est pas un

numérique positif (un montant négatif par

exemple).

« NomDuChamp » format de date incorrect Le champ date mentionné n’est pas correct.

« NomDuChamp » nombre max. de caractères

atteint(« XX »)

Le champ saisi mentionné est trop long. Il ne

doit pas excéder XX caractères (par exemple une

BU supérieure à 5 caractères par exemple)

Ligne « N° de ligne » : le champ

« NomDuChamp » est obligatoire

Sur le N° de ligne mentionné, le champ

mentionné n’a pas été saisi

Vous devez préciser « NomDuChamp1 » ou

« NomDuChamp2 »

Par exemple dans les cas où l’on doit saisir le N°

de commande ou le N° de contrat.

Le champ "Date de facture" doit avoir une date

antérieure (max inferieur à 10 jours) ou égal à la

date du jour

Ce message concerne la date de la facture qui

doit être comprise entre la date courante et la

date courante -10 jours

Nombre maximum de TVA dépassé. Veuillez

saisir au maximum 5 TVA différentes dans les

lignes de facture

Ce message est généré au moment du calcul de

pied de page si le nombre de taux de TVA

différent déclaré est supérieur à 5

La valeur « Valeur » n'est pas reconnue pour le

champ « NomDuChamp »

La valeur saisie n’existe pas dans l’un des

référentiels (par exemple, un N° de BU qui

n’existe pas dans le référentiel des entités)

2.5. Consultation des factures

2.5.1. Critères de recherche

Figure 13 - Recherche de factures

Le critère de recherche permet de spécifier le N° du contrat compte fournisseur.

Quelques autres critères de recherche sont à disposition.






2.5.2. Résultat de la recherche

Figure 14 - Résultat recherche

2.5.3. Visualisation du lisible facture

Affichage d’une facture particulière en double-cliquant sur une des lignes.






Figure 15 - Visuel facture






2.5.4. Factures OK et factures KO

Dans la liste des factures, certaines factures ont un premier pictogramme jaune, d’autres un

pictogramme vert.

Les factures ayant un premier pictogramme jaune comportent des erreurs de contrôle sur la validité

fiscale de la facture qui ont empêché son traitement. Ces factures ne seront pas transmises à la

SNCF. Il faut les saisir à nouveau en tenant compte des problèmes recensés dans l’historique.

Figure 16 - Visuel de traitement d'une facture

L’historique est accessible en positionnant la souris sur la ligne de facture et en actionnant le clic

droit et en choisissant le menu contextuel « Historique ».

L’affichage donne un aperçu du ou des problèmes rencontrés.






Figure 17 - Affichage de l'historique d'une facture

Par exemple dans le cas ci-dessus une date n’a pas respecté le format attendu (JJ/MM/AA au lieu de

JJ/MM/AAAA).

En cas de difficulté d’analyse du problème, joindre l’équipe support portail.

2.6. Pièce jointe

L’attachement d’une pièce jointe peut se faire de deux façons :

• A partir de l’écran de consultation

• En fin de saisie de la facture

2.6.1. Attachement en fin de saisie de la facture

En fin de saisie de la facture, l’écran de confirmation propose de valider la facture (bouton « Envoi »).

Préalablement à cet envoi, l’utilisateur peut attacher une pièce jointe à cette facture.

Il lui est proposé de sélectionner un fichier (bouton « Browse »).






Figure 18 - Ecran de confirmation / attachement pièce jointe

La configuration de l’écran devient la suivante :

Figure 19 - Attachement de la pièce jointe






La pièce jointe est attachée.

Une fois la pièce jointe attachée, l’utilisateur doit procéder à l’envoi de la facture puis à l’envoi de la

pièce jointe.

L’utilisateur doit d’abord valider la facture (bouton « Envoi »).

Si l’utilisateur envoie d’abord la pièce jointe (bouton « Envoyer »), un message d’erreurs apparaîtt

comme suit :

Figure 20 - Pièce jointe envoyée avant facture

Quand la facture est envoyée, le message de bonne réalisation est affiché : « Demande réalisée »






Figure 21 - Envoi de la facture

Puis il procède à l’envoi de la pièce jointe (bouton « Envoyer »). Quand la pièce jointe est envoyée, le

message de bonne réalisation est affiché : « Demande réalisée »

Figure 22 - Envoi de la pièce jointe






2.6.2. Attachement à partir de l’écran de consultation

L’attachement d’une pièce jointe peut aussi se faire après validation de la facture à partir de l’écran

de consultation des factures.

Se positionner sur une ligne facture.

Figure 23 - Accès à une facture pour attachement d'une pièce jointe

Cliquer le bouton droit de la souris et choisir dans le menu contextuel qui s’affiche l’option « Traiter »

� « Pièce jointe »

Figure 24 - Menu contextuel d'attachement

La popup suivante apparaît :






Figure 25 - Fenêtre pour attacher une pièce

Actionner le bouton « Browse » et choisir un fichier dans l’arborescence fichier qui vous est

présentée.

Figure 26 - Exemple de parcours d'arborescence disque

Actionner le bouton « Ouvrir »

Figure 27 - Pièce jointe sélectionnée

Puis de retour sur la popup « Pièces jointes » actionner le bouton « Valider ».

Lorsque la pièce est attachée, la popup est la suivante :

Figure 28 - Pièce jointe attachée






2.6.3. Visualisation ou téléchargement d’une pièce jointe

Pour retrouver une pièce jointe attachée à une facture, se positionner sur une ligne de facture sur

laquelle il y a présence d’une quatrième pastille verte.

La présence d’une quatrième pastille verte indique qu’une ou plusieurs pièces jointes sont attachées

à la facture en question.

Note : l’attachement d’une pièce jointe est asynchrone. Pour voir effectivement que l’attachement a

été effectué, il faut recharger la consultation des factures.

Figure 29 - Signalétique de l'attachement

Actionner le clic droit souris.

Dans le menu contextuel « Télécharger » � « Pièce jointe » ou « Visualiser » � « Pièce jointe » vous

pouvez télécharger ou visualiser l’une des pièces jointes préalablement attachée à la facture.

Figure 30 - Exemple d'accès au téléchargement d'une pièce attachée

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