DocuWare facilite la gestion des données quel que soit lelieu d‘activité

DocuWare archive tous vos documents dans une archive centrale. À toute heure et en toutlieu, vos employés peuvent y accéder aussitôt, quelle que soit la source des données ou leformat. Les modifications apportées aux documents sont visibles instantanément. Les projetssuivent leur cours de manière plus efficace et plus rentable.

DocuWare pour lagestion de projetSolution Info

La course contre la montre

Face à l’accélération continue du cycle de vie desproduits, le temps de mise sur le marché est devenu unfacteur déterminant de la compétitivité d‘une entreprise.

Le souci du détail

Pour garder la cadence, vous devez pouvoir compter surune planification efficace et sans heurts : il suffit parfoisd’une seule mais grave erreur pour que votre sociétérencontre des difficultés financières. La gestion etl’archivage des documents indispensables à vos projetsreprésentent donc un défi conséquent. Dans le cadre devos projets, les participants doivent pouvoir accéderimmédiatement à tous types de documents, quel que soit leur format initial, qu’il s’agisse de courrier, d‘e-mails, deregistres comptables, de plans techniques ou de photos. Chaque jour, de nouvelles modifications et de nouveauxcomposants sont apportés à cette collection organique de documents. Un seul projet suffit parfois à remplir plusieursarmoires d‘archivage. Souvent, les documents papier se perdent en passant d‘un site à un autre, entre le siège social etsa filiale, entre deux chaînes de production ou égarés dans l‘univers des fax, des coursiers. Même en faisant de sonmieux pour archiver de manière adéquate ses documents, une société n’est jamais à l‘abri de voir ses employés dansl‘incapacité de les retrouver, de les ouvrir ou de les utiliser à distance, dès lors qu‘ils ne disposent pas du logicieladéquat.

Les atouts de DocuWare

Accessibilité aux documents et à l’informationen tout lieu avec un seul clic

Accès en temps réel, quelle que soit la sourcedes données

Mise à jour du statut des utilisateurs

Workflows puissants en utilisant des timbresélectroniques

Procédures transparentes

Solution InfoDocuWare pour la gestion de projet 1

Des informations récentes ou une clientèleabsente

À cela s’ajoute le problème des versions d‘un document.L‘utilisateur a trouvé son document mais n’est pas sûr dedétenir le bon. S‘agit-il du dernier fichier de CAO ou de ladernière description du protocole requise pour passer à laprochaine étape de production ? La confusion s‘installe.C‘est la porte ouverte aux erreurs et aux fraissupplémentaires, créant des problèmes toujours pluspesants retardant l’arrivée sur le marché de vos produits.Une rupture de contrat peut s‘ensuivre et vous perdezvotre client qui part chez la concurrence.

Des données manquantes pour un projet

Il arrive qu’un détail relatif à la fabrication soit en cours deréexamen et que le document susceptible d’éclairer laquestion reste introuvable. Résultat : votre projet piétine etvous devez faire face à des coûts supplémentaires.

La totalité des détails du projet disponible en un seulclicAvec DocuWare, la documentation complète de vos projetsest placée dans des archives communes centrales. Vosemployés peuvent accéder à tous les documents, à toutmoment et en toute simplicité et vos documents sur papiersont numérisés et administrés avec vos documentsélectroniques (contrats, protocoles, e-mails, dessinstechniques ou photos). De plus, vous n‘avez plus besoin d’installer les programmes utilisés pour consulter cesdocuments.

Des problèmes de cohérence

Conserver des données cohérentes relève souvent de l’exploit pour les équipes chargées de projet délocalisées. Lesmodifications apportées aux fichiers ne sont pas synchronisées régulièrement. Par conséquent, des erreurs s‘infiltrentet mettent en péril le déroulement du projet.

Restez à la pageLes employés autorisés peuvent utiliser, le logiciel client DocuWare, même dans sa version de base, pour travailler àdistance. Ils peuvent accéder par Internet aux documents archivés au sein du siège social en temps réel, tout enprofitant des fonctionnalités du programme, le tout de manière sécurisée et fiable. Les armoires d‘archivageélectroniques situées au sein des différentes filiales peuvent facilement être synchronisées les unes avec les autres.Grâce aux options complexes de DocuWare, vous avez la possibilité d‘identifier les documents archivés au sein dusiège social devant être synchronisés automatiquement au cours de la nuit avec les documents archivés au sein d‘unefiliale ou d‘un site distant. Le même principe s’applique également aux ordinateurs portables.

De cette manière, tous les membres travaillant sur le projet disposent d‘informations identiques. Le travail d’équipe s‘entrouve renforcé. Vous pourrez constater vous-mêmes l‘efficacité avec laquelle vos projets sont mis en œuvre.

Le savoir examiner à la loupe

Même lorsque les employés ont accès à la documentation la plus récente, certaines modifications sont tout simplementignorées. Votre entreprise finit par en payer les conséquences et votre compétitivité s‘en retrouve affectée.

Une transparence absolueDocuWare vous permet de savoir immédiatement quels membres de votre équipe ont consulté le document. Grâce àdes timbres électroniques, vous pouvez à tout moment effectuer un suivi des consultations effectuées. Cela vous faitgagner du temps et respecter votre budget.

Exploitez le potentiel de vosdocuments

La solution DocuWare apporte une valeur ajoutéeconsidérable au fond documentaire desentreprises quel que soit leur taille ou leur secteurd’activité. Peu importe le format ou la source, lesprocessus métiers et les wokflow sont automatisésau sein de la GED DocuWare. Les documents liésà un dossier sont accessibles à tout moment enun clic de souris.

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La documentation incomplète

Votre entreprise fait l‘objet d‘un procès et vous devez fournir une documentation complète, relative par exemple audéveloppement d’un chantier. Malheureusement, certaines informations sont manquantes et vous perdez le procès.

Le respect des exigences juridiquesGrâce à DocuWare, vous pouvez soigneusement organiser vos documents et y accéder sans limitation dans le temps,même s‘ils ont été créés par des programmes devenus obsolètes. Vous bénéficiez ainsi d‘une protection idéale en casd’exigences juridiques.

Aperçu des atouts de DocuWare

Accès en temps réel aux données partout dans lemonde

Toutes les informations peuvent être retrouvées, quelsque soient le format ou la source des données

Structure claire pour les équipes chargées de projets,permettant de réduire les coûts

Timbres électroniques indiquant le statut de chaqueemployé, pour une meilleure gestion des informations

Réduction du nombre d‘erreurs

Transparence de chaque étape de l‘exécution de vosprojets et sécurité juridique renforcée

Une mise sur le marché plus rapide

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L’approbation des modificationsVous devez disposer d’une vue vous d’ensemble des différentes vern sions de vos documents et des Celamodications apportées aux procter jets, partout dans le monde. Pour cela, chaque participant doitautomatiquement être informé ète de toute modication et le statut ocès de chaque membre de l’équipe doitêtre visible d‘un seul clic. Avec DocuWare, c‘est possible.

La validation des changements de version des documents

Grâce aux timbres électroniques, toutes les modifications apportées aux documents (à un fichier de CAO, par exemple),sont mises en évidence de manière claire. Lorsqu’un document est mis à des jour, le chef de projet peut lui appliusquer un timbre afin d’indiquer immééale diatement la date de sa validation.

Vous avez la possibilité de visualiser des fichiers deCAO grâce à la visionneuse de DocuWare, sans avoirrecours à un quelconque logiciel de CAO. Il en va demême pour les autres types de fichiers.

Quelque soit l‘endroit ou vous vous trouvez, lestimbres électroniques sont à même de vous fournirdes informations à jour sur le statut de chacun desmembres de l‘équipe du projet. Vous pouvez ainsiéviter les erreurs coûteuses et respecter les délais devos projets.

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Le suivi du statut

En plus d’indiquer le statut de la version du fichier de CAO, ce timbre permet également de lance un workflow êtrepréalablement défini dans l’Administration DocuWare. Les informations mises à jour sont automatiquement envoyées àtous les membres de l‘équipe du projet, vers tous les sites distants. Il suffit ensuite au chef de projet sur chaque le sited‘ouvrir le document modifié et une de lui appliquer un timbre personnel nconfirmant que ce document a été lu etqueles modifications ont été accepe tées. De cette manière, l‘ensemble des rité participants disposent d‘informationsidentiques et le projet peut suivre son de cours sans heurts.

Des projets aux dossiers transparents

DocuWare vous permet de faire remonter automatiquement des informations sur des documents, si par exemple ceux-cisont présents depuis plus de 24 heures, dans le dossier du projet. Une fois le délai spécifié écoulé, vous pouvezenvoyer un message au chef de projet pour lui rappeler de consulter le document, ou vous transférez le document versun service différent. Ainsi, le personnel au siège social a la possibilité de vérifier à tout moment le statut détaillé dudocument. Les procédures laborieuses font partie de l‘histoire ancienne et les sources d’erreur sont éliminées.

Une utilisation simpliée

La simplicité d‘utilisation de DocuWare réside dans le fait que les timbres numériques imitent les processus papierstraditionnels.

Vous trouvez ce document ici :

http://pub.docuware.com/fr/docuware-pour-la-gestion-de-projet

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www.docuware.com

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