Dossier Clinique Informatisé Bois-Francs (Québec) Évaluation du Système dInformation Géronto- Gériatrique (SIGG) Dossier clinique informatisé (DCI) interdisciplinaire

Dossier Clinique InformatiséBois-Francs (Québec)

Évaluation du Système d’Information Géronto-Gériatrique (SIGG)

Dossier clinique informatisé (DCI) interdisciplinaire et interétablissements : utilité perçue et utilisation en temps réel

Étude financée par CIHR / IRSC YY144629

Présentation: André TourignyUnité de recherche en gériatrie - Université Laval

Institut National de Santé Publique

2

Équipe de recherche

André Tourigny (MD), (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHAInstitut national de santé publique )

Diane Morin PhD, (Université Laval)Line Robichaud PhD, (Université Laval) Aline Vézina PhD (Université Laval)Pierre J. Durand MD (Université Laval); Lucie Bonin MD (RRSSS 04 Mauricie et Centre du Québec); Réjean Hébert MD (Centre de recherche en gérontologie et gériatrie, Sherbrooke);

Martin Buteau PhD (Université de Sherbrooke); Luc Mathieu DBA (Centre d’expertise en géronto-gériatrie). Daniel Pelletier MPs et Any Bussière MPs (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA)

3

Résultats– Inventaire et postes informatiques– Interactions

Aînés - Ordinateur - Intervenant• Entrevues d’aînés

– Évaluation du système– Évaluation de la qualité de

l’information• Analyse des focus group & ainés

et questionnaire postal– Utilité perçue– Utilisation – Évaluation des effets

• Analyses des focus-group, aînés et intervenants

Plan de la présentation

Quelques éléments de métho– Objectifs & préoccupations

– Collecte de données

• Auprès des personnes âgées

• Auprès des intervenants, gestionnaires

• Autres données

– Instruments de collecte de données

4

Quelques éléments de métho

Objectif général:– Déterminer si l'utilisation du dossier clinique informatisé est

une stratégie efficace pour soutenir le travail interdisciplinaire en réseau intégré de services (interétablissement) dans l'optique d'une meilleure réponse aux besoins des personnes aînées

5

Objectifs spécifiques:

1. Identifier les caractéristiques des clientèles ciblées (personnes aînées et aidants) et des utilisateurs visés (intervenants, gestionnaires) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé

2. Identifier les caractéristiques de l’environnement informatique (organisation physique, équipements, support et formation) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé

3. Identifier les éléments du processus d’intervention (procédé technique, type d’information, relation thérapeutique) associés à l’utilisation du dossier clinique informatisé

4. Identifier les résultats perçus par les personnes aînées, leurs aidants, les intervenants et les gestionnaires comme contribuant à une meilleure réponse aux besoins

6

Principales sources de données (1)

Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal

Auprès des aînésaînés

Auprès des intervenantsintervenants - gestionnairesgestionnaires

Analyses quantitativesquantitatives sur les données et questionnaires

Analyses qualitativesqualitatives sur les entrevues d’aînés et intervenants/gestionnaires

INSTRUMENTS SUJETS

APPROCHES MÉTHODOLOGIQUES

7


Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données SIGG-SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal

Début 2002

Avec la collaboration des responsables locaux des parcs informatiques

INSTRUMENTS

ENVIRONNEMENT

8


Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal

Extraction finale en décembre 2002

Comprend tous les dossiers cliniques depuis l’implantation du SIGG – Avec tous les formulaires

– Les documents archivés

Journalisation de toutes les entrées sur le SIGG

INSTRUMENTS

UTILISATION

9

Principales sources de données (4a)

Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données -SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal

Entrevues auprès de 30 aînés (6 aidants présents à l’ entrevue)

Sélection critériée parmi la clientèle(dossier actif, selon milieu de vie, perte d’autonomie au SMAF, exposé à l’ordinateur)

Représentatif de l’ensemble des inscrits au SIGG

INSTRUMENTS

RÉACTIONS à l’ORDI et au DCI et RELATIONS avec l’intervenant

10

Principales sources de données (4b)


Questions ferméesQuestions fermées– Consentement libre et éclairéConsentement libre et éclairé– Droit de retraitDroit de retrait– Droit d’accès à l’infoDroit d’accès à l’info– Confiance en la confidentialitéConfiance en la confidentialité– Intéressé par l’info à l’écranIntéressé par l’info à l’écran– Dérangé par l’utilisation du Dérangé par l’utilisation du

portableportable

Questions ouvertes et commentairesQuestions ouvertes et commentaires– Réactions face au portableRéactions face au portable– Modifications apportées par Modifications apportées par

l’utilisation du SIGGl’utilisation du SIGG– Avantages - Désavantages - Avantages - Désavantages -

InconvénientsInconvénients– Différences dans la relation avec Différences dans la relation avec

les intervenants & servicesles intervenants & services

INSTRUMENTS

11

Principales sources de données (4c)Caractéristiques des 30 personnes aînées interviewées

InterviewéesÂge moyenMinimumMaximum

Statut civil nbr % nbr % nbr %Celibataire 4 13% 3 10% 7 23%Marié/e 5 17% 5 17% 10 33%Divorcé/e 0% 3 10% 3 10%Séparé/e 0% 2 7% 2 7%Veuf/ve 1 3% 7 23% 8 27%

ScolaritéPrim 9 30,0% 12 40,0% 21 70,0%Sec 0,0% 4 13,3% 4 13,3%Post-sec 1 3,3% 4 13,3% 5 16,7%

Milieu de vieDomicile 5 16,7% 18 60,0% 23 76,7%Famille d'accueil (RTF) 1 3,3% 0,0% 1 3,3%Résidence privée 4 13,3% 2 6,7% 6 20,0%

Santé perçueExcellente 0,0% 1 3,3% 1 3,3%Bonne 4 13,3% 4 13,3% 8 26,7%Acceptable 3 10,0% 14 46,7% 17 56,7%Mauvaise 3 10,0% 1 3,3% 4 13,3%

Total 10 33% 20 67% 30 100%

M Mme Total

78 78,178,26694

6987

6694

12



3 entrevues de groupe = 21 personnes

Février à mai 2002

Différentes professions et milieux

INSTRUMENTS

UTILISATION & UTILITÉavantages - désavantages - contraintes

Fonction Rencontre

1 2 3 Total %

Ergothérapeute " " 1 1 5%

Gestionnaire 3 " " 3 14%

Infirmier " 1 3 4 19%

Inhalothérapeute " " 1 1 5%

Intervenant-pivot " 1 " 1 5%

Médecin " 2 1 3 14%

Pharmacien " 1 " 1 5%

Physiothérapeute " " 2 2 10%

pilote 4 " " 4 19%

Récréologue " 1 " 1 5%

Total 7 6 8 21 100%

13



3 entrevues de groupe = 21 personnes

Février à mai 2002

Différentes professions et milieux

INSTRUMENTS

UTILISATION & UTILITÉavantages - désavantages - contraintes

i. Répartition des participantsaux rencontres en «focusgroup»

Établisssement Rencontre

1 2 3 Total

CH HDA 1 2 2 5

CHSLD Ermitage 2 1 2 5

CLSC Suzor-Coté 3 3 0 6

CLSC-CHSLD de l’Érable 1 0 4 5

Total 7 6 8 21

14



Questionnaire auto-administré, 150 questions, 40-50 min.

Pré-testés auprès de 5 personnes

85 répondants pour 187 questionnaires expédiés à l’ensemble des utilisateurs

Mi-novembre 2001 à Janvier 2002 (2 rappels)

INSTRUMENTS

ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ

& EFFETS

15



16,5% hommes - 83,5% femmes (N=85)

Âge: -- 23-39 ans: 15 ,3%– 40-49 ans: 36,5%– 50 ans et +: 25,9– Manquante: 2,4%

1è ligne: 69,4% - 2è ligne: 30,6%

Expertise[ 40% Novice -

56,5% intermédiaire & avancé]

Utilisation du portable (n = 28)Oui: 32,2% Non: 67,9%

Comparable Répondants versus Non-répondants

INSTRUMENTS

ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ

& EFFETS

16,5

83,5

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

90,0

H F

35,336,5

25,9

2,4

0,0

5,0

10,0

15,0

20,0

25,0

30,0

35,0

40,0

23-39 ans 40-49 ans 50 ans et + manquante

69,4

30,6

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

1ière 2ième

40,0

56,5

3,5

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

novice intermédiaire-

avancé

manquante

32,1

67,9

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

Oui Non

390 412

842,29

406,36

151

733,85

359,67

148,5

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

moy lecture méd lecture moy écriture méd écriture

no

mb

re

ont répondu n'ont pas répondu

16

Grille de lecture: Extended.Seddon Model (Grille de lecture)

Qualité du SYSTÈME:Environnement: -Inventaire et visites terrain-Système informatique- Entrevue de groupe- Questionnaire postal

Qualité de INFO:- Commentaires d’aînés- Entrevues de groupe- Questionnaire postal

UTILITÉ PERÇUE:- Questionnaire postal - Entrevues de groupe- Commentaires d’aînés

SATISFACTION:- Entrevue de groupe- Questionnaire postal

EFFETS:- Entrevues d’aînés- Entrevues de groupe- Questionnaire postal

UTILISATION:- Journalisation- Questionnaire postal

INTERACTION avec le SI:- Entrevue d’aînés- Questionnaire postal

Entrevue des aînésSOMMAIRE

DÉTAILLÉ

INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI

18

Entrevues AînésConsentement libre et éclairé (1/6)


Dimension explorée Éléments issus de l’analyse qualitative

Consentement libre (Q1) :Accord à 100% (82,3 % Tout à fait +17,6% Plutôt d’accord)

La signature du document s’établit dans lecontexte de la relation de confiance établie avecl’intervenant : On «Fait confiance» et est en par-tie généralisée au réseau.

Choix informé (Q2):79% d’accord (50% Tout à fait +39% Plutôt ; 1 = 5,6% désaccord)

L’information semble complète et suf-fisante, mais l’on note la propension àl’oubli sur des éléments factuels. Onpeut noter que certaines se disent éga-lement «sécurisées».

Information claire (Q3) :83% d’accord (72,2% Tout à fait +11,1% Plutôt ; 2 = 11,1% désaccord)

On note à différentes reprises l’amabilité des interve-nants et être «satisfait des services».

Droit de retrait (Q4) : mitigé60% accord versus 30% désaccord.

Bien que le formulaire indique clairement ledroit de retrait, une personne affirme à plusieurs re-prises que l’«Info reçue est manquante». Cette infor-mation semble ne pas demeurer clairement à la mé-moire des personnes intéressées et l’exercice de cedroit pourrait présenter des difficultés puisque qu’onn’indique pas comment il peut être exercé.

19

Entrevues Aînés Consentement libre et éclairé (2/6)

Sans pression (temps) (Q5) :95% d’accord (77,8% tout à fait +16,7% Plutôt ; 1 NSP)

«Pas en situation de». Quelques personnes ne sont passans rappeler que comme personnes en demande deservices, généralement malade, elles sont plus préoccu-pées à obtenir les services qu’à émettre des objections.Par ailleurs, on peut le faire «pour aider l’intervenant».

Choix éclairé (implications) (Q6) :83% accord (61,1% tout à fait + 22,2%Plutôt)

Face à la nouveauté et la connaissance limitée des pos-sibilités associées à cette technologie, quelques person-nes mentionnent «être un peu dépassées ». On peutmentionner ici que plusieurs disent qu’il n’y a «pas dechangement», «pas de différence» ; et à l’occasion quecela ne donne «pas plus de services», qu’ils ne sont«pas plus rapides pour les services».

Droit d’accès (Q7) : mitigé : 39%d’accord versus 38% désaccord.

Le droit d’accès à l’information à son propre dossiersuscite quelques interrogations. [droit et procédure mé-connus. Similaire à la méconnaissance dans le cas dudossier papier).

Protection des renseignements per-sonnels (confiance) (Q8) :83,3% d’accord, mais 1 = 5,6% Plutôten désaccord

Quelques personnes expriment des préoccupations faceà la «confidentialité» et mentionnent certaines craintesd’« erreurs possibles ».


20

Q10-21 Interactions (3/6) Client - Ordinateur - Intervenant


Thème Questions fermées Éléments de l’analyse qualitative

Q10 Exposé 100% Par définition dans la sélection del’échantillonnage

Q11 Nombre defois

80% 1X à 2 X;10% de 3 à 5X; 10% 6X + Exposition variable

Q12 Curiosité oui 12/29, 41,4%;non 17/29, 58,6%

La curiosité peut se porter sur l'ordinateur portable etparfois sur l'information du dossier.

Q13 Offert de re-garder non 24/29, 82,8%

Cela ne semble pas une procédure courante ou uni-forme. La majorité des aînés interviewés n'insistentpas au-delà d'une certaine curiosité face à l'ordina-teur et à l'informatique.

Q14 Regarde non 20/29, 69% La majorité ne regarde pas vraiment l'ordinateur. Onlaisse cela à l'intervenant.

Q15 Intéressé auxinformations

oui 10/30, 33,3%; non 20/3066,6%

L'intérêt face aux informations est limité puisqu'enprincipe, cela est du connu pour les personnes aî-nées. C'est leur dossier.

Q16 Offert de lire non 27/29, 93,1%

Il n'est pas courant de donner le temps de lire les in-formations. De plus, comme mentionné par des aî-nés, c'est écrit trop petit. C'est l'outil de travail del'intervenant.

Q17Lire les in-formations àl'écran

4 personnes (15,4%) men-tionnent avoir vu

Rares sont les personnes qui disent qu'elles ont puréellement lire les informations à l'écran.

21

Q10-21 Interactions (4/6) Client - Ordinateur - Intervenant


Q18 Cesserd’échanger

43% d’accord versus 53%désaccord.

On peut remarquer que l'intervenant partage son atten-tion pour s'occuper de l'ordinateur; mais l'on ne consi-dère pas cela comme dérangeant. La qualité du serviceet de la relation demeurent le témoignage constant.

Q19 Nuisance 83% désaccord versus 2 =6,7% d’accord.

On peut noter que quelques personnes seulement per-çoivent l'ordinateur comme un obstacle dans leurséchanges avec l’intervenant.

Q20 Écoute Moins bonne écoute :96,7% désaccord.

Q21 Échanges sa-tisfaisants

Moins satisfaisant : 93%désaccord

La vaste majorité ne le voit pas comme une nuisance oudérangeant que ce soit au niveau de l'écoute, ou de laqualité des échanges.

Q22 Dérangeant(ordinateur)

Dérangeant : 100% désac-cord 100% disent que cela n'est pas dérangeant.

22

Sommaire du point de vue des aînés (5/6)

Questions ouvertes et commentaires– Changements relevés à la suite de

l'introduction des ordinateurs, au niveau des interactions, des services, etc.

– PAS DÉRANGEANT– PAS DE CHANGEMENT OU

CHANGEMENTS MINEURS occasionnels dans l’attention de l’intervenant lors de l’utilisation de l’ordinateur

– SATISFACTION GÉNÉRALE FACE AUX SERVICES

– Préoccupations du client relativement à l’utilisation de l’ordinateur et au partage des informations contenues dans son Dossier Clinique informatisé

– FAIS CONFIANCE – CURIOSITÉ LIMITÉE FACE À

L’ORDINATEUR– ASSURÉS DE LA

CONFIDENTIALITÉ– IMPRESSION GÉNÉRALE

D’EFFICACITÉ– SE SENTENT VALORISÉS– UN PEU DÉPASSÉS

«on utilise des instruments

modernes pour nous donner des soins»


23

Sommaire du point de vue des aînés (6/6) Avantages - Désavantages - Inconvénient

Questions ouvertes et commentaires (suite)– Avantages - Désavantages - Inconvénients

• Pas d’avantage pour soi - Ne voit pas d’inconvénient

Tout est là

Disponible à tous

Identifier-répondre aux besoins

Moins d’erreurs

Clair - précis - efficace

Moins de répétition

Plus facile pour eux

Sauve du temps

Plus d’information

Meilleure coordination

Suivis plus serrés

«Ils [les intervenants] savent où ils

vont…»

On voit qu’ils se parlent


24

Point de vue des intervenants - utilisateurs du SIGG

Constats préliminairesLes conditions d’utilisation et l’utilisation sont variablesvariables

– Selon la fonction-profession exercée et besoins d’information

– Selon les milieux & services– Selon les formulaires– Selon les besoins d’information face à la

situation ou moment d’intervention

Disparités quant au lieu: au domicile au bureau, à l’unité; 1ère ligne - 2è ligne - CHSLDLes espérances (investissements et attentes) sont importantes quant à la contribution du SIGG pour réaliser le travail.Les ratés du système sont un irritant majeur.

Conditions variables en termes de:– Facilités/bénéfices directs et

intégration individuelle dans l’organisation du travail

– Vitesse du réseau et irritants(les ratées du système et différences entre les points de services)

– Niveaux de compétence personnelle et soutien

– Outil en développement (=> passage d’une version à l’autre)


25

Inventaire des postes de travail informatique -SIGG (début 2002)

Quelques 110 appareils répartis dans les différents établissements

71 de bureau - 39 portables

Principalement Pentium II- et III sous Windows NT

Version 3 du SIGG

CPU

% % % %Total 12 9% 8 3% 45 28% 45 60% 110 100%

PIII Total % Celeron A PI PII

Qualités du système: EnvironnementQualités du système: Environnement

26

Postes de travail informatique (1/3)

Matériel n’est pas haut de gamme, mais satisfaisant.

Disponible, mais demande parfois des adaptations

– Se coordonner pour la disponibilité– Se déplacer – Sessions de travail morcelées.– Log IN et log Out

Aspects matériels des postes de travailDisponibilité & Accessibilité


27


Conditions convenables

Ergonomie à améliorer pour l’aménagement des postes:– Plan de travail restreint

– Beaucoup de fils

– Mobilier peu ajustable

Postes partagés et Unités = plus d’éléments dérangeants

Aspects ergonomiques des postes


28


Utiliser le clavier / dactylo

Se familiariser avec l’informatique (Windows…), avec • procédures de sécurité,• fonctionnalités du SIGG,, • papier versus informatique (Dédoublement / Parallèle)

Mobilité: Saisie et lecture se font au poste de travail informatiqueDélais pour démarrage / activer / désactiver son accès aux dossiers et temps-réponses variablesRatés du système informatiqueLes critiques expriment des améliorations attendues ou espérées.

Contraintes liées à l’utilisation du médium qu’est l’ordinateur: – Clavier/souris & Moniteur

Interfaces

– Performance du SIGG


29

Se familiariser avec les interfaces du SIGG

Convivialité des interfaces du SIGG

Se familiariser à l’informatique

Aux protocoles de sécurité (mots de passe)

Naviguer entre logiciels et formulaires

Assimiler les différents formulaires

Assimiler les fonctionnalités


On se familiarise de plus en plus

avec l’utilisation d’un ordinateur.

On apprécie travailler à l’ordinateur

On trouve bien commode certains boutons: la reproduction, le copie-coller, … en autant qu’il y ait pas trop d’étapes!

30

Formation et soutien

La formation est évaluée positivement, mais avec certaines réserves

Transfert des apprentissages doit être soutenu par des formules d’appoint adaptées aux besoins.

Des membres du personnel (de soutien, collègues) développent une expertise et procurent du soutien.

Le soutien technique est attendu, mais résout généralement les problèmes.

Attention à la convivialité pour les développeurs:

–Éviter les changements de fonctionnalités assimilées

–Éviter les multiples étapes pour certaines opérations

–Consulter les utilisateurs


31

Évaluation du système informatique (1/2)

Qualités du système– Rapide (comparativement aux archives…)– Sécure / Traçabilité / contrôle des erreurs– Convivialité de certaines fonctions très

appréciées = Interfaces informatisés + Connectivité

mais le système en soi est plus sécuritaire que le mode papier.

Le courrielLe copie-coller

Les raccourcis etLe bouton de reproduction

Positif Négatif

Qualités du système Convivialité Pas fiable (= rupture de service)

Rapidité Sécurité (intégrité + protection) Pas rapide (secteurs du réseau, requêtes)

Disponible Contrôle des erreurs

Accessibilité contrôlée Sécurité + TraçabilitéContrôle des erreurs Contrôle des erreurs Opérations en multi-étapes (vs boutons

Fonctions appréciées:

- courriel et bouton courriel

- copie-coller

- bouton reproduction

Connectivité Échange d'information confirmée

Qualités du système: Système InformatiqueQualités du système: Système Informatique

32

Évaluation du système informatique (2/2)

Qualités du système

Avantages concurrentiels Informatique vs Papier

Environnement de travail intégré (Lotus Notes = Courriel adresses + calendrier + dossiers + demandes)

Environnement de collaboration (dossiers & communication = notes évolutives )

Les qualités sont relatives aux attentes et à l’investissement nécessaire pour obtenir le résultat correspondant aux attentes.

Qualités du système: Système InformatiqueQualités du système: Système Informatique

33

Évaluation du système d’information (1/2)

Qualité de l’information

Qualités de l’informationQualités de l’information

34

Évaluation du système d’information (2/2)

Qualité de l’informationAvantages Désavantages - Limites - À améliorer

Qualités de l'informationaccessible Accessible / disponible

structurée pr lisibilité Lisible

Disponible Partagée - Centralisée

Partage de l'info

Inter-individu (équipes, groupe)

Inter-services (intra-org.)

Inter-établissement (extra-org)

Complète Info récente / à jourInfo caduque-iincomplète (lors d'évolution de la situation) (Résumé de cas et profil médicamenteuxl)

Info complémentaire

Info continue (historique accessible)

structurée : pertinence Info pertinente Trop d'info non-synthèse

Quantité d'info Plus exigeant pour plus d'information

·Trop d'info non-synthèse

(fiabilité, précision, exactitude)

Vérification / Correction d'erreurs renforcé

Plus d'information

Qualités de l’informationQualités de l’information

Utilisation du -SIGG

CLIENTÈLE AU SIGG

Utilisation du SIGG etinterdisciplinarité

Utilisation des formulaires

LA CLIENTÈLE AU SIGG

37

Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 selon l'âge et l'année

** pour 8 mois 10 jrs

1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier

47

6829711061

7811125

775

25752842

2854

2451

3530

822

3257

38133915

3232

4654

0500

100015002000250030003500400045005000

nb

re d

e d

oss

iers

- de 65 ans 65 ans et + tout âge

âge

1998-1999* 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision 02-03

38

Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 en gestion de cas selon l'âge et l'année

** pour 8 mois 10 jrs


8

326 224387

232334

631

1603

12761267

982

1414

639

1929

15001654

1214

1748

0200400600800

100012001400160018002000

nb

re d

e d

oss

iers

- de 65 ans 65 ans et + tout âge

âge

1998-1999* 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision 02-03

39

Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 selon l'âge en 2001-2002


14,5

38,0

66,6

26,9

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

% d

e l

a p

op

ula

tio

n

65-74 ans 75-84 ans 85 ans etplus

65 et +

âge

40

Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 en gestion de cas selon l'âge en 2001-2002


5,7

16,5

33,4

11,8

0,0

5,0

10,0

15,0

20,0

25,0

30,0

35,0

% d

e l

a p

op

ula

tio

n

65-74 ans 75-84 ans 85 ans etplus

65 et +

âge

41

Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif aux serv. 1ière ligne par année

** pour 8 mois 10 jours


0

500

1000

1500

2000

2500

Soins

CLSC

Aide C

LSC

Serv.

sp. a

utre

sPivo

tM

D

Centre

de

jour

1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision

42

Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif 1 aux serv. 2ième ligne par année



0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

SAG UCDG URFI Att. d'héberg. Hôpital autres

1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision

43

UTILISATION DES FORMULAIRES DU SIGG

IdentificationDemande de serviceDécisionCessation de servicesÉvaluation multiclientèle– SMAF et ISO-SMAF

Profil médicamenteux– Liste des médicaments

Profil évolutifNotes évolutivesPlan d’intervention (PI)Plan de services individualisé (PSI)

44

Nombre de demande pour les 65 ans et + par année

380

8781073

2902

3712

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003

no

mb

re


45

Proportion des dossiers actifs en gestion de cas ayant au moins un SMAF complet ou incomplet par année pour les 65

ans et +


54,4

34,4

43,8

50,1 49,9

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

po

urc

en

tag

e

1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003**

46

Score médian des SMAF incapacité complet et par dimension pour les dossiers actifs en gestion de cas (65 ans et plus)

-21

-9-15

-18

-24

-87-90

-80

-70

-60

-50

-40

-30

-20

-10

0sco

re

avant 1999-2000 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** maximum


47

Nombre de PSI et de personnes en ayant au moins 1 et % des dossiers actifs en gestion de cas avec au moins 1 PSI, par

année pour les 65 ans et +


134116

698

347

1079

423

1325

517

996

453

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

nom

bre

1998-1999

1999-2000

2000-2001

2001-2002

2002-2003**

PSI personne avec au moins 1 PSI

18,4

21,6

33,2

40,8

46,1

0,0

5,0

10,0

15,0

20,0

25,0

30,0

35,0

40,0

45,0

50,0

1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-

2003**

48

Nombre de note évolutive, de dossier avec une NE et % des dossiers actifs en gestion de cas avec une note évolutive, par

année pour les 65 ans et +


1913562

15544

1373

18417

1159

17312

1172

11555

929

020004000

60008000

10000

120001400016000

1800020000

nom

bre

1998-1999

1999-2000

2000-2001

2001-2002

2002-2003**

notes évolutives

personnes avec au moins une note évolutive

89,1

85,7

90,8

92,5

94,6

80,0

82,0

84,0

86,0

88,0

90,0

92,0

94,0

96,0

1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-

2003**

UTILISATION DE L’INFORMATION DU SIGG

INTER-SERVICES

INTERDISCIPLINARITÉ

50

Lectures 1ère et 2è ligne interdisciplinaire PIVOT

Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 30 jours

d’écritures NE pivot

Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans de 30 jours

d’écritures NE pivot

4.6

1.6

2.7

2.4

12.7

SAG

UCDG

URFI

hôpital autres

attented'hébergement

Au 25 janvier 2002

51

Écritures SMAF au PIVOT

Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 6 mois

d’écritures SMAF au pivot

Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans 6 mois

d’écritures SMAF au pivot

Au 25 janvier 2002

52

Lectures 1è-2è lignes PSI au PIVOT

Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 6 mois

d’écritures PSI au pivot

Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans de de 6 mois d’écritures 6 mois d’écritures PSI au pivot

Au 25 janvier 2002

53

Utilité perçue (avantages)

Utilité perçue

Avantages Désavantages - Limites - À améliorer

Avantages du SIGG (Utilité perçue)

Ne plus aller au dossier papierDoubler la démarche: Ordi et Papier - Mobilité limitée pcq ordinateur est l'intermédiaire obligé

Moins de répétition pour client

Moins lourd pour clientèle

Gain / diminue pertes de temps Pertes de relations interpersonnelles (?)

Voir charge de travail

& facilite la gestion

Facilite la supervision

Sécurise aîné

Continuité, suivi plus serré

Communicaiton et mises-à-jour facilitées

54

Vue d’ensemble des effets selon le questionnaire postal (N = 85)

3.93.5

3.7 3.7 3.9 3.7 3.94.2

3.1

3.7 3.7

0

1

2

3

4

5

scor

e

EffetsEffets

55

Effets standardisation des outils (4.2)

StandardisationDiversité des milieux et… besoins

EffetsEffets

56

Effets Coordination (3.9)

ils savent où ils vont … ils ont tout l’info: … tout est là…

EffetsEffets

57

Effets Perspective globale de soins (3.9)

Continuité des soinsRelation suivie Interv/client = durée

EffetsEffets

58

Effets Qualité de l’information (3.9)

EffetsEffets

59

Effets Interdisciplinarité (3.7)

Quand j’ai des difficultés, je

peux demander à mes

collègues.

Le bon service - À la bonne personne

- par la bonne personne

Au bon moment au bon endroit.

On voyait bien que l’intervenant savait

que l’infirmière était passée…

On pourrait plus s’en passer… t’as ça au bout des doigts. Il

peut le prendre quand ça dérange pas…

On sait qu’à l’hôpital, ils l’utilisent pas

autant… Des fois, ça serait utile. On saurait mieux ce qu’il y a de

changer…

% %INTERDISCIPLINARITÉ (Q43-Q50) score sur 5 = 3,7 n d'accord nspLe SIGG favorise l'implication et la responsabilisation de tous les intervenants concernés dans un dossier client 68 75.0 11.8Le SIGG favorise la reconnaissance des compétences des collègues de chaque profession plutôt que leur statut 62 50.0 27.4Le SIGG permet plus difficilement à un intervenant d'exercer un leadership clinique dans les relations entre collègues au sein d'une équipe 66 21.2 34.8Le SIGG favorise une communication plus ouverte et efficace au sein des équipes de travail 70 54.3 14.3Le SIGG entraîne l'acquisition de compétences et d'un langage communs partagés par l'ensemble des intervenants 75 84.0 6.7Le SIGG nuit aux relations de confiance réciproque entre les partenaires et professionnels 74 2.7 9.5Le SIGG incite moins à consulter les confrères et consoeurs pour orienter les interventions 74 21.6 8.1Le SIGG favorise une meilleure évaluation de la contribution de chaque profession au dossier du client 73 80.8 8.2

EffetsEffets

InterdisciplinaritéPartage de savoir et compétence Instruments communs - lieu commun = SIGG

Objectifs communs Réseau intégré

Intervention concertéeRéférences et demandes de service acheminées signalées par courriel & notes évolutives

SIGG = moyen ou outil de communication

Comm. Efficace Fonctions appréciées Meilleure communication par SIGG

Décison et implication partagées Suivis plus serrés Disparités des milieux et

Évaluation selon performance de l'équipe

Visibilité des données du dossier & notes évolutives

(utilisation similaire de l'outil? Vs disparités)

60

Ne plus se rendre aux archivesAccès à l’ensemble des dossiers et leur acheminement rapide et assuré;Fonctions informatiques appréciées:

– courriel, boutons de raccourcis, copie-coller/reproduction, moins de duplications

– (saisie des informations du client, reproduction de formulaires,…

Meilleur contrôle des opérations– (ex. Notes évolutives portées au dossier

accessibles aux autres intervenants)

Effets Productivité Efficience (3.1)

Productivité EfficienceRéduction/gain de tempsGains en rapiditéDiminution tâches non-productivesMeilleur contrôle des opérationsdiminution de délais, pertes de temps, duplications, volume de papier, réduction des tâches ou facilitation

EffetsEffets

61

Continuité (3.7)

Continuité des soins

Relation suivie Interv/client Sécurise aîné

Suivis plus serrés

Suivis serrés - et notes évolutives + courriels

% %CONTINUITÉ (Q10-Q14) score sur 5 = 3,7 n d'accord nspLe SIGG permet de réduire les effets du roulement du personnel impliqué dans un dossier 70 44.3 27.1Le SIGG augmente les délais entre la demande du client et la prestation de services 67 7.5 16.4Le SIGG permet d'assurer un suivi des références plus rapidement et efficacement 67 76.1 10.4Le SIGG augmente les délais entre les divers moments du processus d'intervention 75 9.3 14.7

Le SIGG permet de réduire les ruptures de services auprès du client 65 58.5 30.8

EffetsEffets

62

Effet Qualité des décisions cliniques (3.7)

Qualité des décisions cliniquesInfo pertinentes Info caduque - Info continue aux moments du processus d'intervention Disparités entre milieux

Le SIGG permet de prendre de meilleures décisions cliniques 65 67.7 9.2Le SIGG permet d'adapter plus rapidement les plans d'interventions (PI) et les plans de services (PSI) 63 68.3 11.1

QUALITÉ DES DÉCISIONS CLINIQUES (Q27-Q28) score sur 5 = 3,7

Les participants aux entrevues soulignent que le SIGG apporte des informations pertinentes

2 / 3 des répondants au questionnaire postal voient un apport du SIGG pour la qualité des décisions cliniques et une plus grande rapidité d’adaptation des PI et PSI

EffetsEffets

63

Hypothèse 1

Pas dérangeant

Confiantes / Sécurisées face à la confidentialité

Pas d’impact négatif dans la relation avec l’intervenant

Voient des avantages à l’utilisation du DCI pour l’intervenant et quelques uns pour eux-mêmes

Impression générale d’efficacité, communication entre intervenants, cohérence

Valorisées par l’utilisation d’instruments modernes

1. Les personnes aînées et leurs 1. Les personnes aînées et leurs aidants perçoivent que aidants perçoivent que l’utilisation du DCI l’utilisation du DCI ne modifie ne modifie paspas négativement leur négativement leur relation relation avec l’intervenantavec l’intervenant ou encore ou encore qu’elle qu’elle offre des avantagesoffre des avantages..

64

Hypothèse 2

Le nombre lectures et écritures augmentent en rapport avec la perte d’autonomie du client (au SMAF)

Le nombre de lectures et écritures augmente en rapport avec le nombre de formulaires d’évaluation complétés (Évaluation multi-clientèle)

2. Les 2. Les caractéristiques des caractéristiques des clientèles viséesclientèles visées (personnes aînées (personnes aînées et leurs aidants; y compris niveau et leurs aidants; y compris niveau d’autonomie, exposition antérieure) d’autonomie, exposition antérieure) mettent en évidence que le DCI est mettent en évidence que le DCI est davantage utilisé pour des davantage utilisé pour des problématiques complexesproblématiques complexes requérants plusieurs intervenants et requérants plusieurs intervenants et plusieurs services.plusieurs services.

65

Hypothèse 3

Les utilisateurs intermédiaires et avancés démontrent plus de satisfaction relativement aux qualités du système

L’utilité perçue varie entre les 1ère ligne versus 2è ligne (pertinence clinique)

Les critiques expriment un désir clair de bonifier constamment le SIGG et de l’adapter aux besoins des usagers.

Les critiques expriment un niveau d’attentes élevées.

3. Les 3. Les caractéristiques des caractéristiques des utilisateursutilisateurs visés (intervenants et visés (intervenants et gestionnaires en fonction de leur gestionnaires en fonction de leur expérience, habiletés, etc.) qui expérience, habiletés, etc.) qui expliquent l’utilisation du DCI sont expliquent l’utilisation du DCI sont modifiablesmodifiables et ne et ne remettent pas remettent pas en cause la pertinence du DCIen cause la pertinence du DCI..

66

Hypothèse 4

Les appareils, tout en n’étant pas haut de gamme, répondent aux exigences de fonctionnement. Nécessitent un renouvellement pour suivre l’évolution des exigences des logiciels utilisés (ex. Lotus Notes - SIGG).Les performances du réseau (fiabilité & vitesse) et la convivialité de certains fonctionnalités et formulaires affectent l’utilisation du SIGG.Les aspects ergonomiques des postes de travail informatiques pourraient faire l’objet d’améliorations et suscitent quelques malaises.La formation et le soutien technique et professionnel sont appréciés et demandent à être soutenus ou augmentés pour répondre aux besoins.

4. Les 4. Les caractéristiques de caractéristiques de l’environnement informatiquel’environnement informatique (organisation physique, (organisation physique, équipements, support, formation) à équipements, support, formation) à l’intérieur des milieux de soins qui l’intérieur des milieux de soins qui expliquent l’utilisation du DCI sont expliquent l’utilisation du DCI sont modifiablesmodifiables et ne et ne remettent pas remettent pas en cause la pertinence du DCI.en cause la pertinence du DCI.

67

Hypothèse 5

Les aînés ne sont pas dérangés par l’utilisation d’un ordinateurDouble défi pour les professionnels et intervenants: – assimiler les outils

d’évaluation et autres formulaires, et

– la technologie sous-jacente à leur informatisation

Adaptation des contenus des divers formulaires aux besoins des interventions de deuxième ligne et aux besoins de différentes professions

5. Les 5. Les facteurs liés au processus facteurs liés au processus d’interventiond’intervention identifiés comme identifiés comme pouvant contraindre l’utilisation du pouvant contraindre l’utilisation du DCI sont DCI sont modifiablesmodifiables de sorte de sorte qu’ils ne qu’ils ne remettent pas en cause remettent pas en cause la pertinence du DCI.la pertinence du DCI.

68

Hypothèse-6-7-8

Influence positive du SIGG sur le travail interservices et la collaboration interdisciplinairePerspective globale de soins et la standardisation des outils sont améliorées avec le SIGGApports relatifs au niveau de la Qualité de l’information– Globalement positif– Utilité relative selon le

moment du processus d’intervention:

Effet mitigé de l’utilisation du SIGG en regard de la productivité et l’efficience

6. Le recours au DCI est perçu comme 6. Le recours au DCI est perçu comme contribuant à améliorercontribuant à améliorer la continuité, la continuité, la coordination et la globalité des la coordination et la globalité des soins, ainsi que la productivité soins, ainsi que la productivité (économie de temps, moins de (économie de temps, moins de duplication) et assure une meilleure duplication) et assure une meilleure standardisation des outils d’évaluation standardisation des outils d’évaluation utilisés en pratique clinique, une utilisés en pratique clinique, une meilleure qualité de l’information meilleure qualité de l’information (concordance, accès en temps réel, (concordance, accès en temps réel, précision), et à prendre des décisions précision), et à prendre des décisions cliniques mieux éclairées.cliniques mieux éclairées.

69

CONCLUSION

Il est important de rappeler que le DCI est un outil

relativement nouveau, particulièrement dans son

utilisation auprès d’une clientèle longue durée.

Le DCI est une stratégie efficace pour soutenir le

travail interdisciplinaire et interservices

La majorité des utilisateurs ont une opinion

positive du DCI et avancent des suggestions pour

l’améliorer.

70

fin

71

Échantillonage pour entrevues PA

Documents

Dossier Clinique Informatisé Bois-Francs (Québec) Évaluation du Système dInformation Géronto- Gériatrique (SIGG) Dossier clinique informatisé (DCI) interdisciplinaire