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Le formulaire de demande de subvention pour un projet d’innovation de procédé ou d’organisation et cette notice explicative se veulent être des outils vous permettant de
préparer et de déposer un dossier le plus complet possible ce qui facilitera et accélérera son examen par l’administration.
Toutefois, si vous avez des questions préalables à l’introduction de votre dossier ou si vous souhaitez des conseils lors de la phase de montage de votre projet, n’hésitez pas à contacter la Direction des Projets de Recherche qui vous orientera dans cette tâche.
SPW – DGO 6Département du Développement technologique
Direction des Projets de RecherchePlace de Wallonie, 1 Bât. III 5100 Jambes
Direction : Ir. Raymond MONTFORT
e-mail : [email protected]
Secrétariat : Tel : 081-33 45 65 ou 67 Fax : 081-33 35 77
e-mail : [email protected] ou [email protected]
Le formulaire de demande de subvention pour un projet d’innovation de procédé ou d’organisation, ses annexes et la notice explicative sont disponibles sur Internet à l’adresse suivante :
http://recherche-technologie.wallonie.be/fr/menu/ressources/formulaires/index.html
Une fois complétés, le formulaire et ses annexes doivent être envoyés à la Direction des Projets de Recherche (à l’attention de M. Raymond MONTFORT, Directeur) à l’adresse mentionnée ci-dessus,- par voie électronique, sous forme de document Word - par voie postale simple (pas par recommandé) pour la version « papier », signée.
Vous trouverez probablement les réponses aux questions que vous vous posez dans cette notice explicative. Néanmoins, en cas de difficultés, vous pouvez prendre contact avec le secrétariat du service qui dirigera votre requête vers une personne-ressource.
Définition et critères d’octroi
Version du 11 janvier 2012
Subvention pour un projet d’innovation de procédé ou d’organisation
Operating – Innovation
_____________Notice explicative
Innovation de procédé
Une innovation de procédé consiste en la mise en place d’opérations de production ou de distribution ayant pour objectif d’augmenter la valeur ajoutée produite par l’entreprise et qui est considérée, dans le secteur concerné, comme nouvelle ou sensiblement améliorée par rapport à l’état de la technique existant dû notamment à l’originalité de l’agencement de ces opérations ou aux caractéristiques de certaines d’entre elles.Conditions :
Il faut que le projet présente une nouveauté ou une amélioration sensible par rapport à l’état de la technique dans le secteur concerné au sein de l’Union européenne
Il faut qu’il y ait un chef de projet identifié et qualifié Il faut que l’innovation soit potentiellement transposable à d’autres domaines Il faut que le projet présente un caractère innovant : le projet doit présenter une
organisation des opérations de production et de distribution qui, tout en ne découlant pas d'une manière évidente de l'état de la technique, doit potentiellement apporter à l’entreprise une augmentation de sa valeur ajoutée.
Il faut que la mise en œuvre du projet présente un risque évident pour l’entreprise. Sont pris notamment en compte pour évaluer la présence et le caractère évident du risque les éléments suivants :
o les coûts du projet par rapport au chiffre d’affaires de l’entreprise ; o le temps nécessaire à la mise au point du nouveau procédé ; o la probabilité d’échec du projet.
Innovation d’organisation
Une innovation d’organisation consiste en la mise en place d’une gestion des ressources humaines en relation avec leur lieu de travail et les acteurs tant internes qu’externes à l’entreprises et qui doit être considérée, dans le secteur concerné, comme nouvelle ou sensiblement améliorée par rapport à l’état de la technique existant. L’innovation d’organisation doit impliquer une utilisation des technologies de l’information et des communications et peut concerner différents aspects de la gestion des ressources humaines comme l’affectation des travailleurs, leur administration, leur mobilité, leurs relations tant internes qu’externe, leur communication en interne ainsi qu’envers l’extérieur ou encore leur formation. Cette innovation doit avoir pour objectif d’augmenter la valeur ajoutée produite par l’entreprise.
Conditions : Il faut que le projet présente une nouveauté ou une amélioration sensible par
rapport à l’état de la technique dans le secteur concerné au sein de l’Union européenne
Il faut qu’il y ait un chef de projet identifié et qualifié Il faut que l’innovation soit potentiellement transposable à d’autres domaines Il faut que le projet présente un caractère innovant : le projet doit présenter une
stratégie qui, tout en ne découlant pas d'une manière évidente de l'état de la technique, doit potentiellement apporter à l’entreprise une augmentation de sa valeur ajoutée.
Il faut que la mise en œuvre du projet présente un risque évident pour l’entreprise : sont pris notamment en compte pour évaluer la présence et le caractère évident du risque les éléments suivants :
o les coûts du projet par rapport au chiffre d’affaires de l’entreprise ;
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o le temps nécessaire à la mise au point du nouveau procédé ; o la probabilité d’échec du projet
il faut que le projet soit lié à l’utilisation de technologies de l’information et des communications : la mise en œuvre de la nouvelle méthode organisationnelle doit dès lors utiliser les technologies de l’information et des communications.
Public cible Toute personne morale constituée sous forme de société commerciale qui possède un siège d’exploitation en Wallonie et qui est une PME au sens de la Commission européenne1
ou une entreprise non autonome de taille restreinte2 (dans ce dernier cas, uniquement en partenariat avec une ou plusieurs PME)La personne morale de droit public et l’association sans but lucratif sont exclues du bénéfice des incitants.
Certains secteurs sont exclus de ce programme :
1. Les secteurs de la production et de la distribution d'énergie et d'eau à savoir :- NACE 10. Extraction et agglomération de lignite et de houille,- NACE 11. Extraction de pétrole brut et de gaz naturel et services annexes,- NACE 12. Extraction de minerais d'uranium et de thorium,- NACE 23.30. Traitement des combustibles nucléaires,- NACE 40. Production et distribution d'électricité, de gaz, de vapeur et d'eau chaude,- NACE 41. Captage, épuration et distribution d'eau.
2. Les secteurs des banques et autres institutions financières, des assurances et de l'immobilier repris aux classes 65 à 70 du code NACE.
3. Les secteurs de l'enseignement et de la formation repris dans la classe 80 du code NACE (éducation) ainsi que toute activité de délivrance de cours de formation.
4. Les secteurs de la santé repris dans la classe 85 du code NACE (santé et action sociale).
5. Les secteurs des sports, des loisirs et de la culture repris dans la classe 92 du code NACE (activités récréatives, culturelles et sportives) à l'exception des classes et sous-classes suivantes :- NACE 92.11. Production de films,- NACE 92.332. Gestion et exploitation de centres culturels,- NACE 92.53. Jardins botaniques, zoologiques et réserves naturelles,- ainsi que des exploitations de curiosités touristiques.
6. Les professions libérales ou associations formées par ces personnes.
1 Communication de la Commission du 6 mai 2003. Les clusters, groupes d’intérêt économique et spin-off sont également éligibles.2 Une entreprise non autonome de taille restreinte est toute grande entreprise qui répondrait à la définition de la petite entreprise ou de la moyenne entreprise si elle était autonome au sens de l’annexe Ire du Règlement (CE) n° 70/2001 de la Commission du 12 janvier 2001 concernant l’application des articles 87 et 88 du traité CE aux aides d’État en faveur des petites et moyennes entreprises
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Taux de l’aide
Dans le cadre du programme OP-IN, une subvention peut être octroyée aux entreprises aux taux repris dans le tableau ci-dessous :
Innovation de procédé
Innovation d’organisation
Petite entreprise 35 % 35 %
Moyenne entreprise 25 % 25 %
Entreprise non autonome de taille restreinte
15 % 15 %
Cadre légalLe programme Op-In, octroyant une subvention pour un projet d’innovation de procédé ou d’organisation pour les entreprises est régi par les dispositions du décret du 3 juillet 2008 relatif au soutien de la recherche, du développement et de l’innovation en Wallonie et celles de l'arrêté du Gouvernement wallon du 18 septembre 2008 relatif au soutien de la recherche, du développement et de l’innovation en Wallonie. Ces deux documents sont disponibles sur le site http://recherche-technologie.wallonie.be (voir menu ressources / dispositions législatives).
Dépenses éligibles
Les dépenses éligibles sont constituées : 1. des dépenses de personnel relatives aux chercheurs, techniciens et autres
personnels d’appui, dans la mesure où ils sont affectés à la réalisation du projet;2. des coûts des instruments informatiques et du matériel informatique, dans la
mesure où et aussi longtemps qu’ils sont utilisés pour la réalisation du projet. Si ces instruments et ce matériel ne sont pas utilisés pendant toute leur durée de vie pour la réalisation du projet, seuls les coûts d’amortissement correspondant à la durée du projet, calculés conformément aux bonnes pratiques comptables, sont admissibles;
3. des coûts de la recherche contractuelle, des connaissances techniques et des brevets achetés ou faisant l’objet de licences auprès de sources extérieures au prix du marché, lorsque la transaction est effectuée dans les conditions normales de la concurrence et qu’il n’existe aucun élément de collusion.
4. des frais généraux additionnels supportés directement du fait de la réalisation du projet;
5. des autres frais d’exploitation, notamment les coûts des matériaux, fournitures et produits similaires, supportés directement du fait de la réalisation du projet.
Sont exclus : tous frais relatifs à un site Internet tous frais relatifs aux coûts des services de consultants et des services équivalents
utilisés pour la conception et la mise en œuvre du projet
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La prise en compte des dépenses éligibles ne peut être antérieure à la date de dépôt du dossier.
Procédure
Les demandes de subvention pour un projet d’innovation de procédé ou d’organisation peuvent être introduites à tout moment de l’année auprès de la Direction des Projets de Recherche. Un gestionnaire technique est désigné pour chaque projet. Il conduit l’évaluation du dossier en collaboration avec le porteur de projet et avec l’aide de la Direction de l’Analyse financière de la DGO 6. Conformément aux dispositions de l’arrêté d’application, l’évaluation porte sur
- l’innovation relative au produit, procédé ou service - la valorisation des résultats de la recherche - le degré de risque- l’impact sur l’environnement- la qualité, la faisabilité technologique et la pertinence du projet- l’effet incitatif de l’aide- la capacité financière de l’Entreprise
C’est à l’entreprise à démontrer les caractères nouveau, innovant et risqué du projet.A moins de la soumission d’un dossier manifestement incomplet, l’administration envoie un courrier à l’entreprise dans lequel elle accuse réception du dossier.
Le gestionnaire technique du dossier peut avoir 3 verdicts : le dossier n’est manifestement pas innovant ni nouveau ou ne présente
manifestement aucun risque. L’administration envoie alors un courrier de fin de non-recevoir. L’entreprise a alors 15 jours, sur base des remarques de l’administration, pour présenter une argumentation destinée à rendre éligible le projet. Si dans les 15 jours, l’entreprise ne donne pas de retour, le projet est définitivement refusé.
le caractère nouveau, innovant ou risqué du dossier porte à débat le dossier est éligible
Ensuite, sont présentés au Comité technique de sélection remettant un avis à l’attention du Ministre ayant l’économie dans ses attributions :
les dossiers considérés comme éligibles par l’agent technique les dossiers qui portent à débat les dossiers temporairement refusés et pour lesquels l’entreprise concernée
a présenté une argumentation visant à rendre le projet éligible
Ce Comité technique est composé de représentants de l’Administration et de représentants du Ministre.L’ensemble du processus est présenté dans le schéma ci-dessous.
Le porteur de projet est averti de la décision du Ministre.
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Comité +Ministre
Entreprise
DGO 6
DGO 6
DGO 6
Entreprise
OUINON
EntrepriseInspectionFinances
Ministre
DGO 6Entreprise
Entreprise
Introduction du formulaire complet
Accusé de réceptionInstruction / évaluation du projetDossier éligible + dossier portant à débat+ contre-argumentation entreprise
Avis du Comité et décision du Ministre
Rédaction du projet de convention
Demande d ’avis Rédaction de la convention définitive
Signatures
Signature
Réservation du crédit budgétaireNotification de la décision à l ’entrepriseVersement du fonds de roulement
Entreprise
Rapport techniqueDéclaration de créances
Examen et approbation des documents
Mise en liquidation de ladéclaration de créance
Entreprise
Entreprise
DGO 6
Tous les 6 mois (pendant le projet)A la fin du projet
Entreprise
Entreprise
DGO 6
Rapport FinalDécompte final
Examen et approbation des documents
Mise en liquidation du décompte final
DGO 6
Décision relative à la mise en œuvre de l’innovation
Dans les 6 mois
Phase de demande
Lettre d ’avis négatif
Désaccord sur position administration
Contacts préalables Entreprise - DGO 6
1 x
NON
Pas nouveau, pas innovant ou pas de risque
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COMMENT REMPLIR LE FORMULAIRE
Le formulaire est structuré en 6 sections principales :1. Eléments récapitulatifs de la demande2. Le(s) demandeur(s)3. Le projet4. Liste des documents à joindre05. Déclaration sur l’honneur et signature6. Protection de la vie privée et voies de recours
Pour compléter le formulaire de façon logique et efficace, il est recommandé de suivre un processus « ascendant », c-à-d de commencer par la rédaction détaillée des parties techniques du projet (section 3) avant de les condenser dans un résumé et de terminer par la page de titre (section 1) qui reprend les éléments clés du projet : promoteur, titre, montant du budget, durée de mise en œuvre du projet….
De nombreuses informations demandées dans le formulaire correspondent à un intitulé évident et ne nécessitent pas d’explications complémentaires ; des compléments d’information pourraient par contre être nécessaires pour remplir certaines sections de façon correcte et complète : ils sont présentés ci-dessous, dans l’ordre d’apparition des sections dans le formulaire.
Pour des raisons de lisibilité du document, nous vous demandons de ne pas utiliser une taille de caractère inférieure à 10.
A l’exception de certaines annexes facultatives (section 4), toutes les sections et sous-sections de ce formulaire doivent être complétées. Si ce n’était pas le cas, la demande
devra malheureusement être considérée comme incomplète et donc non recevable ; elle sera alors retournée au promoteur pour complément d’information.
1. Eléments récapitulatifs de la demande
Indiquer dans les cases adéquates : la date de rédaction de la demande, le nom de l’entreprise promotrice (et éventuellement le nom du ou des partenaire(s) si le projet implique plusieurs entreprises), le titre du projet et le budget total estimé de la mise en œuvre du projet.
Durée de la mise en œuvre du projetExprimée en mois. Elle devrait se situer entre 6 et 24 mois.
Date souhaitée pour le début de la mise en œuvre du projetIl s’agit de la date de démarrage effectif des travaux demise en œuvre du projet. Elle fera l’objet d’un accord entre l’Entreprise et l’Administration au cours de la phase d’instruction du projet.Cette date de démarrage correspond au moment à partir duquel les dépenses engagées pour la réalisation de la mise en œuvre du projetpourront être prises en compte par la Région. Elle ne peut être antérieure à la date de dépôt du dossier. Résumé du projet pour un communiqué de presse Dans cette section, il vous est demandé de résumer très succinctement (en 5 lignes maximum) votre projet de manière à ce que l’Administration ou le Cabinet du Ministre ayant l’économie dans ses attributions puisse utiliser ce texte à des fins de communication externe (presse, site web…)
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Nous attirons votre attention sur le fait que les informations contenues dans cette section doivent donc être non confidentielles .
Le délai entre la réalisation complète du projet et la publication est de 12 mois.
2. Le(s) demandeur(s)2.1. Entreprise promotrice du projet2.2. Entreprise(s) partenaire(s) du projet
Si le projet est présenté par une seule entreprise (qui doit être obligatoirement une PME), celle-ci est automatiquement considérée comme l’entreprise promotrice du projet et remplit donc les sections 2.1.1. à 2.1.3. avec les données la concernant (+ éventuellement le tableau des aides antérieures). Dans ce cas, la totalité de la section 2.2. peut être effacée du document.Si le projet est présenté en coopération entre 2 ou plusieurs entreprises (2 ou plusieurs PME ; 1 ENA + une ou plusieurs PME), une des entreprises doit assurer le leadership de la recherche ; elle sera considérée comme l’entreprise promotrice de la recherche et la ou les autres entreprises comme les Partenaires. Dans ce cas, Entreprises promotrice et partenaire(s) remplissent les sections qui les concernent. Si le partenariat implique plus de deux entreprises, la section 2.2. doit être dupliquée et re-numérotée autant de fois que nécessaire.
2.1.1. (ou 2.2.1.) Identification
Taille de l’Entreprise Le taux des aides dépend notamment de la taille de l’Entreprise. Cette information est donc essentielle au montage du dossier. Le tableau ci-dessous résume les critères. En cas de doute, un test en ligne peut être réalisé via le site http://testpme.wallonie.be Pour rappel, les grandes entreprises sont exclues du bénéfice de cette aide
Personnel CA Total bilan
Petite entreprise < 50 10 M € 10 M €
Moyenne entreprise < 250 50 M € 43 M €
Grande entreprise 250 > 50 M € > 43 M €
Le caractère autonome des entreprises doit aussi être pris en compte. Pour ce point spécifique, consulter la recommandation de la Commission européenne du 06/05/2003 concernant la définition des micros, petites et moyennes entreprises. (Vous pouvez faire le test à l’adresse http://testpme.wallonie.be )
Nombre de travailleurs Renseigner le nombre moyen d’équivalents temps pleins (ETP) occupés dans l’Entreprise au cours des 4 trimestres précédant la demande.
Chiffre d’affaires Renseigner les chiffre d’affaires de l’Entreprise pour les trois derniers exercices clôturés (il s’agit du montant inscrit en code 70 dans les comptes annuels)
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2.1.2. (ou 2.2.2.) Présentation de l’Entreprise – Historique – Domaine d’activités
Dans cette section, présenter l’Entreprise de façon brève (45 lignes maximum) en donnant un certain nombre d’informations parmi lesquelles :
Date de fondation et évolution de l’Entreprise en mentionnant les événements clés
Statuts de l’Entreprise, actionnariat, entreprises liées… Description des activités de l’Entreprise : produits ou services proposés, procédés
mis en œuvre, équipement remarquable, activités de R&D actuelles…
2.1.3. (ou 2.2.3.) Intégration du projet dans la stratégie de la société
Expliquer quelles sont les lignes directrices de la stratégie de l’Entreprise et en quoi le projet proposé contribuera à atteindre ces objectifs, soit en s’inscrivant dans la continuité, soit en constituant une rupture par rapport aux activités ou au fonctionnement actuels de l’Entreprise. (30 lignes maximum).
3. Le projetCette partie du document décrit le projet d’innovation d’organisation et/ou de procédé en détail et, en toute logique, la préparation du dossier devrait commencer par la rédaction de cette section.
3.1. Objet du projet
Résumer (en 30 lignes maximum) les objectifs précis du projet ; le situer dans son cadre technique et expliquer en quoi les résultats attendus vont apporter une réponse nouvelle à un problème particulier.
3.2. Livrable global du projet
Indiquer dans cette section le livrable global attendu au terme du projet. (maximum 10 lignes), c-à-d le nouveau procédé ou la nouvelle organisation qui constitueront le résultat tangible du projet.
3.3. Etat de l’art - Contexte
Décrire l’état de l’art et le contexte dans lequel s’inscrit le projet : Dans quel domaine votre projet se situe-t-il ? Quels sont les procédés ou les techniques d’organisation existants ou en
développement, en rapport avec le projet ? En quoi ne répondent-ils pas totalement aux besoins actuels ? [recherche bibliographique éventuelle]
Sur quels points particuliers portera l’innovation ? Sera-t-elle incrémentale ou de rupture ?
En quoi l’Entreprise est-elle particulièrement bien positionnée pour mener à bien ce projet: savoir-faire, compétences de l’équipe (et éventuellement des sous-traitants), disponibilité d’équipements spécifiques, maîtrise des procédés… ?
Cette section est particulièrement importante pour démontrer que le projet représente bien une réelle nouveauté ou une amélioration sensible par rapport à l’état de la technique dans le secteur concerné au sein de l’Union européenne. Le caractère nouveau du projet peut être établi notamment par une description précise de l’innovation comparée aux
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procédés ou aux techniques d’organisation les plus avancés utilisés par d’autres entreprises du même secteur.
Il est recommandé de construire cette section en collaboration avec la fédération d’entreprises du secteur concerné qui pourra aider l’entreprise à se situer dans son contexte concurrentiel spécifique.
La section 3.3.1. est de longueur libre. Elle doit être suffisamment développée pour permettre une analyse du projet en profondeur. Elle sera suivie (section 3.3.2.) d’un résumé de maximum 30 lignes.
3.4. Caractère innovant du projet
La section 3.4.1. est de longueur libre ; vous devez y justifier le projet que vous allez mener, par exemple en apportant des éléments de réponse aux questions ci-dessous : Quelle sont les éléments originaux et réellement innovants que votre porjet apportera
par rapport procédés ou techniques d’organisation existants ? L’innovation sera-t-elle incrémentale (= évolution) ou radicale (= révolution) ?
En quoi l’innovation proposée se distingue-t-elle de l’évolution naturelle des procédés et de l’organisation dans le domaine concerné ?
En quoi l’innovation résultant du projet apportera-t-elle des solutions nouvelles, plus efficaces, moins chères, plus respectueuses de l’environnement…
- En quoi les résultats issus de la mise en œuvre du projet pourront-ils remplacer, compléter ou améliorer les procédés et techniques d’organisation existants ?
- Quels sont les avantages de l’innovation en termes de fonctionnalité, de processus, de coût, d’environnement…
- Quels sont les risques techniques inhérents aux éléments d’innovation proposés ?
Ces éléments seront résumés (en maximum 30 lignes) dans la section 3.4.2.
3.5. Propriété intellectuelle - Brevets
Décrire la situation existante en termes de propriété industrielle et de liberté d’exploiter : Des brevets existent-ils dans le domaine concerné par le projet (éventuellement,
rapport d’antériorité) ? Sont-ils détenus par l’entreprise promotrice (ou les Partenaires) du projet ou par des
sociétés concurrentes ? Des résultats ont-ils déjà été acquis dans le domaine par l’entreprise promotrice (ou les
partenaires) et font-il l’objet d’un dépôt de brevet ?
3.6. Mise en œuvre au sein de l’Entreprise – Retombées économique ou autres
Décrire dans cette section (3.6.1. de longueur libre) comment les résultats issus du projet seront mis en œuvre au sein de l’Entreprise. Détailler les modifications de techniques, de matériel ou de logiciel qui permettront la mise en place du nouveau procédé ou expliciter en quoi l’organisation du travail au sein de l’entreprise ou ses relations vers l’extérieur seront modifiés par la nouvelle organisation découlant de la recherche.
Expliquer (et si possible chiffrer) en quoi l’innovation de procédé ou d’organisation aura des retombées positives sur la valeur ajoutée de l’entreprise, de ses produits ou de ses services.
Décrire enfin en quoi l’innovation de procédé ou d’organisation correspond à la mise au point d’une norme, d’un modèle, d’une méthodologie ou d’une notion économique qui pourraient être reproduits, dans l’entreprise ou à l’extérieur de celle-ci et, si possible, homologués ou brevetés.
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Résumer ensuite (en 30 lignes maximum) ces éléments d’information dans la section 3.6.2.
3.7. Identification des risques liés au projet
Décrire brièvement (30 lignes maximum) les difficultés et risques d’échec éventuel encourus durant le projet et les solutions envisagées pour les limiter et y répondre le cas échéant.Différents éléments sont à prendre en compte pour réaliser cette évaluation : coût du projet par rapport au chiffre d’affaires de l’Entreprise, temps nécessaire à la mise au point et à l’introduction sur le marché du nouveau procédé ou techniques d’organisation, bénéfices escomptés par rapport au coût du projet, probabilité d’échec technique…
3.8. Impact sur l’environnement et le développement durable
Décrire brièvement (30 lignes maximum) comment le projet prend en compte la dimension environnementale (réduction de la pollution, gestion des ressources renouvelables…) et les bénéfices sociétaux (santé publique...).
Selon la définition proposée en 1987 par la Commission mondiale sur l’environnement et le développement, le développement durable peut-être défini comme « un développement qui répond aux besoins des générations du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs ». Cette notion combine les aspects société, économie et environnement selon le schéma repris ci-dessous.
SociétéSatisfaire les besoins en santé, éducation, habitat,emploi, prévention de l’exclusion, équitéintergénérationnelle DURABLE
Equitable
ViableVivable
EconomieCréer des richesses etaméliorer les conditions de vie matérielles
Préserver la diversité des espèces et les ressources naturelles et énergétiques
Environnement
3.9. Description détaillée des tâches à exécuter durant la mise en œuvre du projet
Dans cette section de longueur libre, chaque tâche principale du projet (ou work package - WP) sera décrite en détails. La section 3.9.1. sera dupliquée autant de fois que nécessaire, en fonction du nombre de tâches principales du projet.
Préciser pour chaque WP : L’approche utilisée et les différentes options envisagées Les techniques, méthodes et procédés mis en œuvre Qui réalisera le travail : entreprise promotrice, Partenaire(s) ou sous-traitant(s)
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Les livrables spécifiques attendus Les risques et difficultés à prévoir et la manière dont ils pourront être surmontés
C’est aussi lors de cette description détaillée des tâches que les ressources humaines nécessaires à leur réalisation doivent être déterminées. Pour chaque tâche ou sous-tâche, il sera nécessaire de définir qui réalise le travail (Entreprise promotrice, Partenaire, sous-traitant), à quel moment ce travail sera réalisé (pendant toute la durée du projet, pendant les 12 premiers mois, …) et quelles ressources en personnel doivent lui être allouées (1 chercheur temps-plein, 2 techniciens à 25%,….). Au terme de cette réflexion, un nombre d’hommes*mois pourra être attribué à chaque tâche, élément d’information qui permettra de calculer la durée et le taux d’occupation des différentes personnes reprises dans le tableau du personnel.
L’articulation des différentes tâches dans le temps sera résumée graphiquement par un diagramme de Gantt repris en annexe (voir annexe « Timing »).
Enfin, dans la section 3.9.2., vous résumerez (en 2 pages maximum) les différentes tâches décrites ci-dessus. en conservant la structuration en tâches (WP) et sous-tâches.
4. Liste des documents à joindre4.1. A joindre obligatoirement à la demande
Les documents financiers à annexer à la demande sont décrits dans le formulaire.
Annexe 1 : Tableau récapitulatif des aides publiques Ne compléter que si de telles aides ont été perçues par l’Entreprise. Ceci concerne toutes les aides à la recherche, d’origine publique, obtenues par l’Entreprise au cours des 5 dernières années, que ces aides proviennent de la Région wallonne, du Fédéral, de l’Europe ou de toute autre institution publique.Le tableau présenté contient déjà des données fictives, à titre d’exemple. Ces données doivent être effacées ou remplacées par les données réelles du projet.
Annexe 2 : Timing de la mise en œuvre du projet
Compléter l’annexe 2 : diagramme de Gantt , en respectant la structuration du projet en tâches et sous-tâches tel que présentée aux points 3.9.1. et 3.9.2.Mentionner également dans la colonne ad hoc l’estimation des ressources humaines nécessaires pour l’accomplissement de chaque tâche principale ou WP (le détail par sous-tâche n’est pas nécessaire). L’unité utilisée est « l’homme*mois ».Exemple : si l’accomplissement d’une tâche nécessite 6 mois à 3 personnes, travaillant à mi-temps sur cette tâche spécifique, on inscrira 9 h*m dans la colonne (= 6 *3 * 0.5).
Annexe 3 : Tableaux du Personnel – Budget – Amortissements et maintenance Dans l’annexe 3 : Tableaux budget - personnel - amortissement, sélectionner chaque onglet et compléter les tableaux séquentiellement, dans l’ordre où ils sont présentés.
Si le projet concerne un partenariat entre deux entreprises ou plus, chaque entreprise doit remplir ses propres tableaux de personnel, d’amortissement et de budget. Dans ce cas, dupliquer l’annexe autant de fois que nécessaire.
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Les ressources humaines nécessaires à la réalisation du projet découlent des tâches décrites dans la section 3.9.1. Les dépenses admissibles en termes de personnel couvrent à la fois les chercheurs et techniciens directement impliqués dans la recherche, ainsi que le personnel d’appui (dessinateurs, contremaîtres, management…) qui participe effectivement à la réalisation du projet. Par contre, elles ne couvrent pas l’utilisation éventuelle de personnel administratif, dont le coût est forfaitairement inclus dans la rubrique « frais généraux » du budget.Le coût d’une personne est calculé en multipliant le salaire brut mensuel du travailleur par le taux de charges patronales et par le taux et la durée de son occupation dans la recherche.
Onglet « Charges patronales »
Commencer par remplir ce premier onglet qui vous permettra de calculer les données nécessaires pour compléter le deuxième onglet « Personnel ».
Ce tableau de calcul est un outil de travail pour l’Entreprise et un outil de vérification pour l’Administration ; en tant que tel, il ne sera jamais reproduit dans une convention ; il doit donc être considéré comme une pièce contenant des informations confidentielles.
Le tableau présenté contient déjà des données fictives, à titre d’exemple. Ces données doivent être effacées ou remplacées par les données réelles du projet.Seules les cellules colorées en jaune doivent être complétées ; les autres font l’objet d’un calcul automatique. Ne pas oublier de remplir la cellule en haut à gauche en y mentionnant le nom de l’Entreprise.
Coefficient de charges patronales Le coefficient « de base », admis d’office par la Région est celui défini annuellement par la FEB. Il inclut toutes les cotisations légales à charge de l'employeur (pensions, maladie, chômage... mais aussi pécule de vacances et prime de fin d'année) mais pas les avantages extra-légaux.Le taux du coefficient « de base » peut être consulté à l’adresse Internet ci-dessous :http://recherche-technologie.wallonie.be/fr/menu/ressources/formulaires/dossiers-de-creances-directives.htmlS’ils sont effectifs et accordés à tout le personnel de l'Entreprise (p.ex. via une convention collective), certains avantages extra-légaux constituent des dépenses admissibles et doivent être ajoutés au coefficient « de base ».Nous attirons l’attention sur le fait que, lors du dépôt des déclarations de créances, toutes ces dépenses devront être justifiées par des documents probants (p. ex. copie feuille de paie ou document émanant du secrétariat social).
Sont admis : Intervention de l'employeur dans les frais de déplacement domicile-lieu de
travail Contribution de l’employeur aux chèques-repas Octroi de chèques exonérés d’impôts et de cotisations sociales (éco-chèques,
chèques-culture, chèques-sport…) Assurance hospitalisation Assurance groupe / plan de pension complémentaire (intervention de
l’employeur)
Ne sont pas admis : Primes, boni et avantages non-récurrents (sous diverses formes : cash, stock
options…), liés à la performance, à la productivité ou aux résultats (sont ici visés les avantages liés aux résultats collectifs de l’Entreprise, d’un groupe de travailleurs ou d’un travailleur en particulier)
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Allocations pour frais (ex : frais de GSM), qu’ils soient réels ou forfaitaires et qu’ils soient imposables ou non dans le chef du travailleur
Avantages en nature tels que voiture de société, carte carburant, ordinateur portable, liaison Internet…
Primes de naissance et d’ancienneté …
Le tableau est scindé en deux parties : employés d’une part et ouvriers de l’autre car les coefficients de charges patronales sont différents pour les deux catégories de personnel.
Salaire brut mensuel Inscrire dans cette cellule le montant du salaire brut mensuel, tel qu’il apparaît sur la fiche de paie du travailleur
Les cinq colonnes suivantes ne sont à compléter que si ces avantages extra-légaux sont réellement octroyés à tous les travailleurs de l’Entreprise (via convention collective, p. ex.).
Contribution de l’employeur aux Chèques repas Inscrire le montant pris en charge par l’employeur pour l’octroi d’un chèque repas (valeur faciale moins contribution du travailleur)Le calcul automatique se fait sur base de 225 jours prestés annuellement et donnant droit à l’octroi d’un tel chèque. Rectifier éventuellement le nombre de jours prestés selon les cas.
Indemnité de déplacement domicile – lieu de travail Inscrire dans cette cellule le montant annuel de l’indemnité de déplacement versée au travailleur.Si l’indemnité par km est constante, le montant total de cette indemnité peut par contre varier d’un travailleur à l’autre en fonction du lieu de résidence de chaque travailleur.
Assurance hospitalisation Inscrire dans cette cellule le montant annuel des primes versées par l’employeur dans le cadre d’une assurance hospitalisation au bénéfice du travailleur.
Assurance groupe Inscrire dans cette cellule le montant annuel des primes versées par l’employeur dans le cadre d’une assurance groupe au bénéfice du travailleur.Ce montant peut varier d’un travailleur à l’autre puisque ces primes sont souvent dépendantes du salaire.
Avantages versés sous forme de chèques exonérés d’impôts et de cotisations sociales
Inscrire dans cette cellule le montant annuel des éventuels avantages octroyés au travailleur sous forme de chèques exonérés d’impôts et de cotisations sociales: éco-chèques, chèques-culture, chèques-sport…
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Onglet « Personnel »
Le personnel sur payroll de l’Entreprise Il s’agit du personnel scientifique, technique ou d’appui (employés et ouvriers) qui est effectivement impliqué dans la réalisation du projet et qui est repris sur le « payroll » de l’Entreprise. Ce personnel sera donc à charge du budget du projet.Compléter les différentes cellules du tableau sur base des données introduites ou calculées dans l’onglet précédent « charges patronales ». Dans la dernière colonne « coût total » introduire manuellement les montants, arrondis à la centaine d’euros. C’est également à cette étape que peuvent être intégrées d’éventuelles augmentations salariales attendues pendant la durée du projet, en fonction de l’inflation et des pratiques salariales de l’Entreprise (augmentations barémique / de mérite). Par exemple, pour un projet de trois ans, les salaires pourraient bénéficier d’une augmentation annuelle de 2 à 4 %.
Collaborateurs sous statut d’indépendant Dans la première moitié de ce deuxième tableau, mentionner les noms, fonctions et qualifications d’éventuels collaborateurs travaillant à la mise en œuvre du projet sous le statut d’indépendant.Dans ce cas, les dépenses admissibles seront justifiées par les notes d’honoraires que le travailleur indépendant adressera à l’Entreprise et seront plafonnées à 620 euros par jour (hTVA).
Il faut remarquer que dans le programme Op In, les frais relatifs aux coûts des services de consultants et des services équivalents utilisés pour la conception et la mise en œuvre du projet ne constituent pas des dépenses admissibles (pour éviter une double subsidiation avec les primes Rentic)
Administrateurs ou gérants rémunérés via une société tierce de management Dans la seconde partie du tableau, mentionner les administrateurs qui exercent une fonction technique liée au projet ou qui participent, de façon très limitée, à la gestion ou coordination du projet (L’administration générale de la société ne constitue bien évidemment pas une telle fonction) et qui sont rémunérés de façon indirecte, via une société de tierce management.Les dépenses admissibles dans ce cas couvrent la rémunération fixe pour le pourcentage des prestations directement liées au projet, ainsi que la partie correspondante d’éventuelles cotisations directement payées par l’entreprise et relative à la partie de rémunération mentionnée ci-dessus (cotisations sociales des indépendants, assurance hospitalisation, plan de pension complémentaire).Les dépenses non directement liées au projet ne sont pas prises en compte : rémunération fixe pour les prestations en tant que mandataire, tantièmes et dividendes, assurance RC couvrant la fonction de dirigeant d’entreprise… Dans ce cas, une facture des prestations devra être établie à destination de l’Entreprise et la fiche fiscale 281.20 devra être fournie à la demande de l’administration.Il faut remarquer que dans le programme Op In, les frais relatifs aux coûts des services de consultants et des services équivalents utilisés pour la conception et la mise en œuvre du projet ne constituent pas des dépenses admissibles (pour éviter une double subsidiation avec les primes Rentic)
Onglet « Amortissement – Maintenance »
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L’amortissement de l’équipement utilisé pour le projet se calcule au pro rata de la durée du projet et des taux d’utilisation du matériel. La Région considère une période d’amortissement de 3 ans pour le matériel informatique (hardware et software) et de 5 ans pour le matériel scientifique et technique. Une durée plus longue peut être négociée au cas par cas pour des équipements lourds, à longue durée de vie.Si un équipement est acheté par l’Entreprise en cours de mise en œuvre du projet, son amortissement ne pourra être pris en compte qu’à partir du mois de sa facturation ou de sa mise en service effective. A l’inverse, si un équipement scientifique atteint l’âge de 5 ans au cours de la mise en œuvre du projet (3 ans pour l’équipement informatique), son amortissement ne pourra être pris en compte que jusqu’à cette date.Aucun amortissement ne sera accepté pour un équipement qui a déjà bénéficié d’une autre aide publique, même partielle, pour son achat (aide à l’investissement, fonds européen…). Le total des amortissements est calculé dans le tableur et le montant, arrondi à la centaine d’euros, est reporté manuellement dans l’onglet « Budget ».
Les frais de maintenance, d’entretien et de calibration des équipements repris dans ce tableau d’amortissement constituent des dépenses admissibles qui pourront apparaître dans le tableau du budget.Des dépenses de maintenance relatives à de l’équipement additionnel, utilisé pour le projet, mais qui ne figure pas dans le tableau d’amortissement (trop ancien, acheté via subvention publique…) pourront également être prises en compte. Si c’est le cas, compléter le tableau « Maintenance » avec la liste de ces équipements additionnels.
Onglet « Budget »
Tous les montants portés au budget sont des montants hors TVA.
Une annexe au dossier de demande d’aide reprendra le détail des éléments repris dans les frais de fonctionnement avec la justification des quantités nécessaires à la recherche et des montants estimésIl faut remarquer que, dans le cadre du programme Op In, les frais relatifs à un site Internet ne constituent pas des dépenses admissibles (pour éviter une double subsidiation avec les primes e-business et les primes AWEX), qu’il s’agissent de frais direct ou de frais de sous-traitance.
Matériaux, fournitures et consommables
Petit matériel Matériel informatique (hardware, software, périphériques), scientifique et technique nécessaire à la réalisation du projet et d’une valeur d’achat inférieure à 2.000,00 € (hors TVA). Si le prix d’achat est supérieur, cet équipement doit alors être inscrit dans le tableau d’amortissement.Exemples : verrerie de laboratoire, balances, petit matériel de mesures et d’essais.
Missions à l’étranger Dépenses prévues en matière de frais de déplacement et de séjour à l’étranger du personnel affecté à la mise en œuvre du projet. Les frais suivants sont admissibles : frais de transport en commun (billet d’avion, de train…), frais de déplacement en voiture (au taux de remboursement en vigueur à la Région au moment de la mission), frais d’hébergement (hôtel), frais d’inscription à des cours ou congrès, indemnité per diem (au taux en vigueur à la Région au moment de la mission).
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Maintenance de l’équipement Dépenses prévues en matière d’entretien, de maintenance et de calibration des équipements utilisés dans la mise en œuvre du projet. Les équipements concernés sont ceux mentionnés dans le tableau d’amortissement mais aussi des équipements additionnels, par exemple plus anciens, qui seraient utilisés dans la mise en œuvre du projet et qui seront mentionnés dans le second tableau « maintenance » Ces frais de maintenance, d’entretien et de calibration seront calculés au pro rata du taux d’utilisation de chaque pièce d’équipement dans la mise en œuvre du projet (exemple : si un contrat de maintenance annuelle pour un équipement s’élève à 1.000 € et que cet équipement est utilisé à 25% dans la mise en œuvre du projet, 250 € pourront être portés à charge du budget de la recherche).Les éventuels frais de réparation des appareils repris dans ces listes ne constitueront pas des dépenses admissibles.
Frais forfaitaires additionnels
Il s’agit d’un montant forfaitaire, fixé à 1% des frais de personnel et autres frais de fonctionnement qui couvre des frais inhérents à la recherche et supportés par le laboratoire du l’Entreprise. Ces frais incluent : Frais de formation en Belgique du personnel impliqué dans la recherche :
cours, séminaires… Frais de documentation liés à la recherche : abonnements à des revues,
achat de livres, CD, DVD, accès à des site Web, recherches dans des bases de données…
Frais de mission en Belgique : déplacement en transport en commun ou en voiture personnelle, frais de parking, de restaurant, d’hôtel…
Frais d’organisation de réunions
Frais généraux Il s’agit d’un montant forfaitaire couvrant les frais additionnels supportés par l’Entreprise du fait de l’exécution du projet de recherche.
Le forfait est fixé à 10 % des frais de personnel et de fonctionnement (donc hors coût de sous-traitance et d’équipement).
Ces frais forfaitaires incluent notamment : Secrétariat et comptabilité Télécommunications et photocopies Petit matériel de bureauFluides génériques : eau, électricité, gaz, vapeur… Assurances Frais immobiliers : location et aménagement de locaux
Il ne faut rien inscrire dans la cellule, le calcul est effectué automatiquement dans la feuille Excel du budget.
Sous-traitance Il s’agit de travaux ou de prestations réalisés par des tiers qui peuvent être de différentes natures :
Rémunération d’un collaborateur travaillant sous statut d’indépendantTel que mentionné dans le tableau de personnel et en fonction de ses notes d’honoraires. Pour rappel, les frais admissibles sont plafonnés à 620 euros par jour (hTVA).
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Rémunération d’un administrateurUniquement dans le cas ou un ou plusieurs administrateurs, participant au projet selon les modalités définies plus haut, sont rémunérés via une société de tierce management.
Sous-traitance techniqueDans le cas où une partie des tâches décrites au point 3.9.1. est réalisée par des tiers (exemple : analyses ou tests spécifiques, traitement statistique de résultats, prestation d’un bureau d’étude…)
Une liste des tâches sous-traitées devra être fournie en annexe. Elle mentionnera l’identité des sous-traitants, la période pendant laquelle les travaux seront effectués et les montants estimés de chaque sous-traitance. Il est également souhaitable de joindre des devis pour justifier les montants inscrits au budget.
L’évaluation des frais de sous-traitance devra aussi tenir compte des cas particuliers mentionnés ci-dessous :
Si le sous-traitant, est une entreprise privée, dépendante de l’entreprise demanderesse (au sens de la réglementation européenne sur l’encadrement de la recherche), que ce soit par le biais de l’entreprise demanderesse ou sous-traitante elle-même ou à travers un ou plusieurs de leurs actionnaires, associés, administrateurs ou gérants, les dépenses admissibles sont alors limitées à leur prix de revient. Dans ce cas, le sous-traitant devra donc fournir, en plus de la facturation, les mêmes pièces justificatives que celles demandées au Promoteur lors du dépôt des déclarations de créances semestrielles : factures, fiches de paie…
Si le sous-traitant est un Centre de Recherches agréé (CRA), les règles et taux appliqués seront ceux définis par la Région pour ce CRA. L’accord de la Région devra être obtenu avant la signature de la convention.
Si le sous-traitant est une unité universitaire ou une haute école, un devis détaillé devra être établi avec un tableau de budget ayant la même structure que le budget général de la recherche (avec des montants hors TVA). Lors de la facturation des prestations, les mêmes pièces justificatives que celles demandées au Promoteur lors du dépôt des déclarations de créances semestrielles seront exigées : factures, fiches de paie...
Equipement informatique ou autre Acquisition
L’achat d’équipement par les entreprises n’est habituellement pas pris en charge par la Région. Toutefois des exceptions pourront être consenties pour des équipements exceptionnels, très spécifiques et utilisés à 100% pour le projet de recherche.Ce point est à négocier au cas par cas entre le l’Entreprise et la Région.
AmortissementIl s’agit des montants relatifs à l’amortissement du matériel, tels que calculés dans le tableau « amortissement ». La durée d’amortissement prise en compte par la Région est de 3 ans pour l’équipement informatique (hardware et software) et de 5 ans pour l’équipement technique général.Le montant total, arrondi à la centaine d’euros, sera reporté manuellement dans le tableau « Budget ».Attention : cet équipement doit appartenir à l’Entreprise et ne peut avoir fait l’objet d’un cumul d’aides sauf exceptions prévues au Chapitre IX du DÉCRET.
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Location - leasingRubrique à remplir si de l’équipement destiné à la recherche est mis à disposition de l’Entreprise via un contrat de location ou de leasing. Les montants tiendront compte du taux d’utilisation de ces équipements dans la recherche.Les frais financiers liés à un contrat de leasing ne constituent pas des dépenses admissibles et la partie relative au remboursement du capital est bien entendu limitée à la période couverte par la recherche.
Frais d’acquisition de connaissances techniques Acquisition de brevets Acquisition de licences
Les frais d’acquisition de brevets ou de licences auprès de sources extérieures constituent des dépenses admissibles pour autant que ces acquisitions soient nécessaires à la recherche et que la transaction soit effectuée dans les conditions normales de la concurrence et qu’il n’existe aucun élément de collusion.
Au bas du tableau « Budget », un cadre spécifique permet de calculer le montant de l’aide régionale, ainsi que le montant à charge de l’Entreprise. Veuillez d’abord sélectionner la taille de l’entreprise, ainsi que le taux de l’aide (en vous basant, pour ce dernier élément, sur les informations contenues dans le tableau de la page 4 de cette notice).
Estimation détaillées des dépenses
A fournir pour tous les montants supérieurs à 5.500 € et en particulier pour les sous-traitances (devis souhaités)
4.2. Autres : à préciser
P. ex. Etudes de marché, étude de faisabilité technique, demande de brevet…
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