Du bon usage des mails

Objectifs de ce document : ■ Limiter les mails envoyés encommuniquant pertinemment et enutilisant les moyens de communication lesplus adaptés par rapport au contexte ;■ Envoyer des mails en tenant compte de lamanière dont vos interlocuteurs vont les traiter pour faciliter leur exploitation ;■ Traiter efficacement les mails reçus en utilisant des règles de productivité ;■ Favoriser l’utilisation des espaces collaboratifs (extranet et boîte partagée).

Les 5 règles d'or de la Nétiquette* :

Prudence, Respect, Clarté, Concision, Courtoisie

*contraction des mots "net" et "éthique", l'ensemble des règles de bon usage sur Internet

Rédaction et transmission d'un mail

Indiquer clairement le sujet du message dans la zone « Objet »

C'est la première chose que voit votre destinataire. L'objet doit être clair et précis. Il est possible de faire une distinction entre un sujet général, mis entre crochets, et le sujet spécifique du mail. Par exemple : [Nom du projet] réunion du 13 décembre 2018

Envoyer le courrier électronique uniquement aux personnes qu'il concerne

Le champ « To : » (en français « A : ») désigne le destinataire principal. C'est à lui que s'adresse le courrier électronique. Le champ « Cc : » (en français « Copie : ») désigne les personnes tenues informées. Le champ « Cci : » (en français « Copie cachée : ») désigne des destinataires invisibles pour les autres destinataires. Utilisation déconseillée. On lui préférera un transfert pour information.

Être bref et bien situer le contexte du message

Commencer le message avec une des mentions suivantes :

Pour information

Pour avis

Pour attribution et suite à donnerUtiliser des phrases courtes et précises. Si le message est long, le diviser en plusieurs paragraphes thématiques. Utiliser un langage convenable et éviter l'humour déplacé, les sarcasmes et les injures.

Pièces jointes : pensez au destinataire

Assurez vous que le fichier envoyé est dans un format exploitable par votre destinataire. Le format le plus universel est le pdf. Le format .rtf est plus universel que le .doc.

1 mail à 1 destinataire = 19g de CO2

Faites attention à la taille des pièces jointes : plus la taille est importante, plus le temps de transmission et de réception est long. Certaines messageries peuvent refuser votre mail si la pièce jointe est trop lourde. Utilisez les utilitaires de compression/décompression (7zip, WinRAR...) pour réduire la taille de vos fichiers (.zip). Avant l'envoi d'un message censé contenir une pièce jointe, veillez à ce que la pièce jointe soit bien présente !

Limiter l'utilisation des majuscules

Un texte rédigé en majuscules est difficile à lire. Par ailleurs, l'emploi de mots en majuscules indique, dans les pratiques du Net, que l'on veut exprimer de grandes émotions (joie, colère), ce qui n'est pas toujours bien ressenti par votre correspondant. Pour attirer l'attention sur un mot, il est préférable de le mettre en gras.

Limiter l'usage des émoticônes (smileys)

Les émoticônes (ou smileys) sont des signes à inclure dans les messages afin d'indiquer l'état d'esprit dans lequel est rédigé le message (humour, sarcastique, ironique, etc.). Leur usage est généralement réservé à des messages non professionnels.

S'assurer de bien s'identifier et de laisser des coordonnées à la fin du message.

Pensez à laisser votre signature au bas des messages, mais sans prendre trop de place (4 ou 5 lignes au maximum), en précisant notamment votre fonction et votre entité de rattachement. Les coordonnées téléphoniques peuvent être utiles si un de vos destinataires cherche à vous joindre.

Avant de transmettre un message, prendre le temps de le relire

Pensez à corriger les fautes de frappe ou de français. Le style des messages reflète l'image de l'expéditeur.

Lors de la réception d'un message

Lorsqu'un message a été lu, le classer (dossiers, couleurs)

Le courrier électronique se gère comme le courrier classique. Pour retrouver facilement un message, prenez l'habitude de classer les messages reçus dans divers dossiers thématiques. Il sera ainsi plus facile de retrouver un message ou un fil de discussion.

Certains clients de messagerie permettent d'affecter une couleur à un message. Il peut être utile de définir un code de couleurs pour permettre d'identifier certaines catégories de messages.

Limiter l'impression des mails

Lorsque le courrier est classé, il peut être retrouvé rapidement si nécessaire. Il est donc inutile d'imprimer systématiquement son courrier. Cela évite de gaspiller du papier inutilement et donc contribue à préserver l'environnement.

Respecter la confidentialité des mails reçus

Ne jamais rediriger ou retransmettre à d'autres personnes un mail personnellement adressé sans l'autorisation de l'expéditeur.

Pour aller plus loin

Fiche n°1 : Soigner sa communication Fiche n°2 : Gérer son temps et s’organiser Fiche n°3 : Penser collectif Fiche n°4 : Respecter la réglementationProcédure Archivage mail - Outlook 2010Procédure Archivage mail - Outlook 2016Message Absence - Outlook 2010Message Absence - Outlook 2016Procédure Signature - Outlook 2010Procédure Signature - Outlook 2016

Fiche n°1 : Soigner sa communication Envoyer un mail est simple, rapide et efficace. Pourtant cette facilité cache de nombreux pièges : expression maladroite, incompréhensible ou inexacte, formulation trop familière... D'autre part, le mail ne doit jamais se substituer à une rencontre franche et directe, beaucoup plus productive.

Quand utiliser le mail ?

Avantages

Pour l’émetteur : Les mails peuvent être rédigés lorsque le destinataire est indisponible.

Pour le destinataire : Les mails sont lus au moment où le destinataire est disponible.

Pour les deux : Les mails permettent une traçabilité des échanges.

Inconvénients

Pour l'émetteur : Rédiger un mail prend du temps et la réponse n'est pas garantie.

Pour le destinataire : Le mail peut être mal compris ou interprété.

Pour les deux : Les mails déshumanisent les relations et contribuent à une perte de lien entre les individus.

Rappelons que

Un appel téléphonique peut remplacer un mail. Parler ou aller voir son interlocuteur permet de rendre l'échange plus chaleureux. Pour des échanges avec des collègues à proximité, le contact direct est à privilégier. Les réunions permettent de partager les points de vue.

À ne pas faire

Le mail flamme : le genre de mail envoyé "à chaud" qui risque de dépasser la pensée de l’émetteur. Le mail étant une trace écrite, il peut facilement être transmis à d’autres destinataires sans même que l’émetteur n'en soit informé. Un mail ne doit pas être utilisé pour résoudre un conflit. Le mail ping-pong : au delà de deux allers-retours sans qu'une décision soit prise, c'est que le mail n'est pas le mode de communication approprié. Lui préférer une rencontre ou organiser une réunion. Le mail d’évitement : le genre de mail envoyé pour éviter de discuter d’un problème ou pour en transférer la responsabilité à une autre personne. La forme impersonnelle d’un mail se prête mal à ce type de communication. Le mail d’échanges répétés des versions d’un document : une réunion sera plus efficace.

Choisir ses destinataires

De même que pour son contenu, la prudence est de mise dans le choix des destinataires d'un mail. Il s'agit d'éviter la surcharge, les indiscrétions ou encore de "polluer" des interlocuteurs qui sont peu concernés par le sujet.

Envoyer un mail

A (destinataire) : il s'agit du destinataire pour action, en règle générale ne mettre qu'un seul destinataire. Cc (copies conformes) ou Cci (copies cachées) : à utiliser avec modération. Les copies cachées sont à proscrire sauf dans le cas d'une liste de diffusion dont les destinataires ne sont pas censés connaître l'ensemble des destinataires (newsletter...).

Répondre à un mail

Faut-il répondre à l'émetteur du message ou à l'ensemble des destinataires ? La fonction "Répondre à tous" ne se prête pas toutes les situations. De manière générale, éviter de l'utiliser.

Inclure l'historique des échanges ou non ? Cela induit quelquefois des longueurs de page fastidieuses à lire, opter alors pour une synthèse du contexte.

Transférer un mail

Lors du transfert d'un mail, toujours en informer l'émetteur initial (le mettre en copie par exemple). Veiller à la transparence des échanges. Préciser s'il s'agit d'un transfert "pour information" ou "pour

action".

L'accusé de réception

Rarement utile ou justifié, il est préférable d'éviter de demander un accusé de réception pour chaque mail envoyé.

Les pièces jointes

Attention à la surcharge de pièces jointes, notamment lors d'un "répondre à tous" ou d'un transfert. Les pièces jointes occupent un espace important sur le serveur et dans la boîte mail des destinataires. Elles alourdissent les messages et obligent les destinataires à des actions pour le stockage ou la suppression. Favoriser les liens vers des ressources internet/intranet ou donner les chemins de répertoires réseau pour les documents accessibles au sein du réseau local.

Le message est-il adapté à sa cible et à ses objectifs ?

Structurer le message

L'objet : information principale du message, cette zone doit toujours être remplie. Elle doit être rédigée avec des mots précis. Les questions à se poser pour rédiger l'objet : De quoi s'agit-il ? Quand ? Pour qui ? Sur quoi ?

Le message doit toujours être précédé d'une formule d'appel, moins déférente que dans un courrier : Bonjour Madame, Monsieur le Directeur, Cher collègue. NB : en interne, la formule d'appel peut être supprimée après le premier contact de la journée.

Le message contient 3 parties : l'introduction, le développement, la conclusion.

Des écueils à éviter

Lorsque le style des mails est trop familier, le professionnalisme de l'émetteur est remis en question. Lorsque le style du mail est trop lourd, il risque de ne pas être lu jusqu'au bout ou mal compris. Pour assurer une bonne lisibilité à ses mails :

- Alléger les phrases, éviter les répétitions, - Bien choisir ses mots et le vocabulaire, - Prévoir des mots de liaison, - Eviter les abréviations, - Eviter le langage familier, - Contrôler l'orthographe et la ponctuation, - Vérifier l'e-mail avant de l'envoyer.

Quelques règles de politesse

Il est parfois difficile de trouver le ton juste avec ses interlocuteurs par mail. La formule de politesse est plus simple et plus directe que pour un courrier, mais elle est toujours respectueuse : Cordialement,

Très Cordialement, Salutations distinguées, Avec tous nos remerciements, Respectueusement vôtre, Amicalement.

Favoriser l'identification de l'émetteur

La signature doit être la plus complète possible. Elle contribue à l'identification de l'émetteur du mail et à l'image de la collectivité :

- prénom nom - fonction - adresse de la ville - coordonnés téléphoniques et électroniques - site de la ville et réseaux sociaux

La signature ne doit en aucun cas être une image (les liens ne seront pas cliquables et le texte sera inaccessible aux personnes en situation de handicap visuel). Les images décoratives sont à éviter.

La signature doit avoir la même apparence au sein d'un service. Exemple de signature :

Prénom Nom Poste - Service Hôtel de Ville 54, Grande Rue 92310 Sèvres 01 41 14 10 01 06 01 02 03 04 prenom.nom@ville-sevres.fr www.sevres.fr

Eléments obligatoires Police : Arial, taille 10

www.facebook.com/villedesevres twitter.com/ville_sevres

Eléments facultatifs laissés à l'appréciation du chef de service en fonction de l'activité du service.

Annexe : Paramétrer sa signature automatique

Fiche n°2 : Gérer sa boîte mail L'usage banalisé du mail comporte des risques en termes de santé et de productivité :

Un temps qui s’accélère : l'intensification des rythmes de travail peut conduire à la mise en place tacite d'une "culture de l’immédiateté" où répondre aux mails passe avant le développement des projets.

Une frontière vie privée - vie professionnelle qui s'amenuise : la disponibilité permanente du mail peut se retourner contre son utilisateur s'il ne s'impose pas des temps de déconnection.

Urgent ou important : une mauvaise gestion des mails peut créer la confusion entre l'urgence et l'importance des tâches.

Au final le mail peut être source de stress, fatigue, surcharge informationnelle, dispersion de l'attention...

Planifier la gestion de ses mails

Dans la journée

L'arrivée intempestive d'un mail peut faire perdre une concentration précieuse dans l'exécution d'une tâche. Pour limiter ce risque, il est recommandé de programmer la consultation des mails à des plages horaires définies. Par exemple :

1. le matin en arrivant 2. en fin de matinée 3. en début d'après-midi 4. en fin d'après-midi

Ou par tranche horaire (par ex. : toutes les 2 heures). A noter que :

Il est possible de supprimer les alertes sonores qui signalent l'arrivée d'un mail. La messagerie est un moyen de communication dit "asynchrone". L'interlocuteur d'un message n'est

pas forcément devant son écran, disponible et prêt à répondre immédiatement.

En réunion

Restreindre la consultation des mails lors des réunions, par respect pour les participants. Certaines collectivités pratiquent même le "dépôt de smartphones" avant d'entrer en réunion.

En cas d'absence Programmer un message d'absence indiquant vos dates d'absence et la personne à contacter.

Annexe : Programmer un message d'absence

Être actif dans sa gestion des mails

Méthode 4D

Pour ne pas laisser les mails s'accumuler et ne pas oublier de traiter des actions importantes, il est conseillé de gérer ses mails de manière active : toujours appliquer une action à la lecture d'un mail. Méthode 4D :

Do (faire, traiter) Delay (différer, marquer pour suivi) Delete (supprimer) Delegate (déléguer, ou transférer)

En suivant cette méthode, aucun message ne reste non traité dès lors qu’il est lu. Les signets de couleur pour marquer les mails ("à traiter", "urgent", "à lire", "à confirmer") sont également très utiles. Plusieurs outils peuvent aussi se combiner : un mail reçu peut donner lieu à la création d’une tâche dans l’outil de gestion des tâches, ou d’un rendez-vous dans l’agenda. Il est aussi possible de "prendre rendez-vous avec soi-même", pour dédier une plage horaire à une tâche précise.

Utiliser une méthode de classement

Une boîte mail n'est pas destinée à conserver indéfiniment la totalité des messages reçus et envoyés. Aussi, elle doit permettre de trier, classer, supprimer facilement l'ensemble des mails qu'elle contient. Bien rangée, elle permet de retrouver facilement un message et ne donne jamais l'impression d'être pleine. D'ailleurs, avoir une boîte de réception régulièrement vidée aide à apaiser l'impression de surcharge et de débordement permanent que ressentent certains utilisateurs face à leur messagerie. Enfin, limiter le volume de sa boîte mail permet d'optimiser le fonctionnement de celle-ci. Classement par dossiers et signets de couleur

Utiliser des règles de classement automatiques : les mails provenant de certains expéditeurs (supérieur hiérarchique, lettre d'information) seront directement rangés dans le dossier correspondant, tout comme les mails adressés en direct ou en copie. Cette technique est particulièrement appropriée en cas de volumétrie importante. Créer un dossier "TEMP" (temporaire) dans sa boîte de réception : cela aide à faire le tri dans ses messages. Les messages à conserver sont rangés dans les dossiers thématiques, ceux que l'on souhaite conserver pour une durée limitée sont déplacés dans ce dossier temporaire, qui peut être vidé régulièrement sans refaire de tri puisque tout son contenu n'est que temporaire. Enregistrer les mails et pièces-jointes importants sur le réseau : pour vider sa messagerie mais aussi pour partager avec ses collègues des contenus importants, il est recommandé d'enregistrer certains mails (sous la forme d'un fichier pdf par exemple) et les pièces-jointes sur le réseau local. Cette pratique permet de partager les contenus au sein d'une équipe de travail et sécurise le service : les documents sont enregistrés sur le réseau et sauvegardés. De plus, en cas d'absence ou de départ, la "mémoire" du dossier est conservée collectivement. Archiver ses mails : régulièrement, une à deux fois par an par exemple, un archivage des mails peut être effectué. Une méthode simple est de regrouper tous les messages datant de plus de 6 mois ou un an dans un dossier dédié ("archive 2017" par exemple) et d'effectuer un export de ces mails.

Annexe : Archiver ses mails

Fiche n°3 : Penser collectif

La messagerie électronique est utilisée dans le cadre des relations internes et externes. Elle encourage les échanges d’informations, favorise la coopération et freine la rétention d’information. Tant de fonctionnalités et d’usages qui sont aussi porteurs de quelques risques.

La boîte mail partagée

Une boîte mail partagée est une messagerie attribuée à une entité, un établissement, une collectivité, ou un groupe de travail. Plusieurs personnes ont accès à cette messagerie et peuvent lire, écrire et répondre à des mails, comme avec leur messagerie personnelle. Aussi, il est nécessaire de fixer des règles particulières et précises pour la relation externe (via internet notamment) avec les usagers, mais aussi pour la relation interne, notamment parce que toute communication issue d'un service de la collectivité sera, pour l'usager externe ou interne, l'expression d'une position de la collectivité ou du service. Exemples de boîtes mail partagées : accueil.mairie@ville-sevres.fr, service.technique@ville-sevres.fr

Gestion collective d'une boîte mail partagée

Pour organiser la gestion de la boîte partagée, il est nécessaire de se poser un certain nombre de questions préalables, évitant ainsi les dysfonctionnements :

Quel est le mode de fonctionnement le plus approprié au regard de l'activité du service, de la collectivité ?

Qui est responsable de la messagerie, qui le remplace le cas échéant ? Quel est l'usage correct attendu de cette messagerie : à quelles fins la messagerie est-elle utilisée, par

qui les mails sont-ils lus, qui répond, qui efface les mails, quand relève-t-on la messagerie…? L’organisation d’une boîte mail partagée qui favorise le circuit de flux informatifs se doit de respecter certaines étapes et pour lesquelles on pose des règles. Plusieurs possibilités sont offertes pour organiser le mode de fonctionnement de la boîte partagée.

Cas 1 : la messagerie est centralisée

Plusieurs cas de figure sont possibles : Une personne unique est désignée pour lire la messagerie fonctionnelle d'un service ou d'une entité.

Elle est systématiquement remplacée en cas d'absence. L'accueil du service centralise l'ensemble des mails reçus de l'extérieur (messagerie "contact", "accueil",

"mairie"...) et les retransmet. La Direction générale réceptionne l'ensemble des mails reçus sur cette boîte "contact", considérant que

les mails reçus de la population peuvent présenter un caractère stratégique ou politique.

Avantages • Visibilité sur les mails reçus • Orientation des mails facilitée • Continuité de service par remplacement

Inconvénients Nécessite : • un fonctionnement très formalisé • de bien connaître les différentes missions de chaque service • de dédier du temps à la gestion de ces flux volumineux

Cas 2 : la messagerie fonctionne en libre-service

Les membres du service disposent d'un accès à la boîte partagée, ils "piochent" les messages qui les concernent, les transfèrent à leur messagerie individuelle pour y apporter directement les réponses.

Avantages • Autonomie des agents• Continuité de service par un accès de la boîte partous• Meilleure réactivité

Inconvénients • Risque de perte de messages (messages effacés parcelui qui a traité)• Réponses non connues des autres membres• Absence de traçabilité• Nécessité de reconnexion sur la messageriecollective• Nécessité de définir le mode opératoire de gestionde la boîte

Circuit de délégation et niveau d'habilitation

Le circuit de délégation : il s'agit d'identifier qui a la responsabilité de répondre à quelle nature de demande : quel service, quel poste au sein du service ? Le niveau d'habilitation : il s'agit de déterminer dans quel cas une personne est habilitée à répondre directement ou lorsqu'elle doit en référer à sa hiérarchie, ou transmettre au service compétent.

Le traitement de la diffusion ou de la réponse aux mails

Différentes actions sont possibles à la réception d'un mail : Répondre directement au nom de l'entité : réponse individualisée ou réponse-type. Répondre par un accusé de réception, indiquant une durée de traitement de la demande (sous 48 h par exemple). Selon la complexité de la question/demande, préparer les éléments de réponse et les faire valider par son responsable. Transférer le message à l'agent ou au poste compétent pour y répondre. Dans certaines collectivités, les mails à transférer sont imprimés et intégrés au circuit du courrier classique.

Le stockage et l'archivage partagé

La gestion d'une boîte mail commune suit les même principes qu'une boîte individuelle, à cela près que les règles de stockage et d'archivage doivent être partagées par tous les utilisateurs. Ainsi, comme les messageries individuelles, les messageries collectives n'ont pas vocation à conserver ad vitam aeternam les mails, entrants et sortants, ni les pièces-jointes (qui doivent être enregistrées sur le réseau).

Fiche n°4 : Respecter la réglementation L’usage des technologies de l’information et de la communication (internet, messagerie électronique, réseaux sociaux...) dans les relations de travail tend à se banaliser dans la plupart des milieux professionnels, privés comme publics. Toutefois, des questionnements sur le plan juridique se posent. A travers la jurisprudence, le droit se précise, mais malgré cela le cadre juridique peut fluctuer. Aussi, il ne peut qu'être recommandé une certaine prudence dans ce domaine.

Le cadre juridique général

La loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés fonde les droits et obligations liés aux traitements informatisés des informations nominatives et institue la CNIL, autorité administrative indépendante, qui veille au bon usage des technologies de l'information dans la société civile et l'entreprise. Le principe du secret de la correspondance se situe au prolongement de la protection de la vie privée, garantie par l’article 9 du Code Civil. Une loi du 10 juillet 1991 définit spécifiquement le secret de la correspondance émise par voie de télécommunication.

La messagerie électronique a bien le caractère de "correspondance" conformément à la définition suivante : « On entend par courrier électronique, tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d’image, envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l’équipement terminal du destinataire, jusqu’à ce que ce dernier le récupère ».

L'usage de la messagerie dans le respect des droits et

obligations des agents

Droits et obligations des agents

L'usage de la messagerie doit être adapté à l'organisation interne de la collectivité : respect des procédures de contrôle, de validation et d'autorisation et, plus globalement, respect de la hiérarchie, de l'éthique et de la déontologie. La loi du 13 juillet de 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires constitue le cadre légal de référence applicable aux agents publics sans négliger l'abondante jurisprudence en la matière. A toutes fins utiles, il est rappelé que des messages ou des documents (stockés, transmis ou diffusés) à caractère raciste, pornographique ou diffamatoire sont proscrits par la loi.

La valeur juridique d'un e-mail, l'engagement vis-à-vis de tiers

Un message électronique, y compris ses éventuelles pièces jointes, sera recevable en justice et peut constituer une preuve ou un début de preuve. Il est recommandé que tout message qui pourrait avoir une valeur contractuelle ou d'engagement soit soumis, au préalable, pour validation au responsable hiérarchique.

La frontière entre la vie privée des agents et le contrôle possible de l’employeur

dans le respect des libertés individuelles au travail

La protection des messages personnels • Sa violation est sanctionnée pénalement, accentuée quand l’auteur est dépositaire de l’autorité publique ouchargé d’une mission de service public en vertu de l’article 432-9 du code pénal.• L’agent a droit, même au temps et lieu de travail, au respect de l’intimité de sa vie privée que celle-ci implique,en particulier le secret des correspondances en application de la jurisprudence.

Le caractère professionnel des messages envoyés ou reçus depuis le poste de travail • La frontière entre le courrier professionnel et la protection de la vie privée a été précisée par la CourAdministrative d’Appel de Rennes par son jugement du 14.01.2010 (n° 97-2010) dans une affaire mettant encause la ville de Douarnenez.• Un document rédigé et saisi sur un site professionnel non règlementé est à priori de caractère professionnel,sauf à ce que son contenu intéresse de manière évidente la vie privée de son auteur dans les aspects que la loiprotège de manière évidente, à savoir la santé, le patrimoine et la vie affective ou sexuelle.• Tout document ou fichier non identifié comme personnel est présumé professionnel :- Il peut être ouvert par l’employeur en l’absence de l’intéressé (Cass. Soc. 18.10.2006).- Si les documents sont identifiés comme personnels, la seule restriction est la présence obligatoire du salarié. Enson absence, l’employeur ne peut donc prendre connaissance du courriel personnel du salarié et de l’ensembledes destinataires.- Les simples initiales portées sur un fichier ou un document dénommé "Mes documents" ne suffisent pas nonplus à qualifier ces derniers comme personnel ou privé.- Les connexions établies par un agent sur son temps de travail sont présumées avoir un caractèreprofessionnel : l’inscription d’un site sur la liste des favoris ne lui confère aucun caractère personnel (Cass. Soc.9.02.2010).Attention : la cybersurveillance de l’employeur doit s’appliquer avec mesure.

Les limites du contrôle et la surveillance de l’employeur • L’emploi de procédé de surveillance clandestin est illicite (Cass. Soc. 14.03.2000).• Le contrôle doit avoir un intérêt légitime et son objectif doit être animé par des motifs strictementprofessionnels (Cass. Soc.22.10.2008).

Que nous prépare l’avenir ?

Le règlement européen sur la protection des données personnelles devient applicable en mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne.

Procédure Archivage mail

Outlook 2010

Direction Informatique et Télécommunications

Procédure archivage manuelle des mails sous Outlook 2010 – Révision 1.0

Création d'archives mail

Dans Outlook, Cliquez sur Fichier puis sur Outils de nettoyage. Cliquez ensuite sur Archiver :

Choix d’options :

o Archiver tous les dossierso Archiver un dossier avec tous les sous dossiers

Choisissez une date (tous les mails antérieurs à cette date serontarchivés)

Enfin définissez un emplacement pour votre fichier d'archive quicontiendra tous vos mails

Il est fortement recommandé de choisir le partage (répertoire)

réseau, affecté à votre service.

Donnez un nom à votre fichier d'archive

Par défaut le dossier d’archivage se créé dans

c:\users\nom_utilisateur\Documents\Fichiers Outlook

Pour le sauvegarder dans la bureautique de votre direction :

Cliquez sur Parcourir pour en spécifier un nouveau. Recherchez le dossier

voulu, puis cliquez sur OK. L’emplacement du fichier de destination

apparaît dans la zone Fichier archive.

Procédure Archivage mail

Outlook 2016

Direction Informatique et Télécommunications

Procédure archivage manuelle des mails sous Outlook 2016 – Révision 1.0

Création d'archives mail

Dans Outlook, Cliquez sur Fichier puis sur Outils de nettoyage. Cliquez ensuite sur Archiver :

Choix d’options :

o Archiver tous les dossiers

o Archiver un dossier avec tous les sous dossiers

Choisissez une date (tous les mails antérieurs à cette date seront

archivés)

Enfin définissez un emplacement pour votre fichier d'archive quicontiendra tous vos mails

Il est fortement recommandé de choisir le partage (répertoire)

réseau, affecté à votre service.

Donnez un nom à votre fichier d'archive

Par défaut le dossier d’archivage se créé dans

c:\users\nom_utilisateur\Documents\Fichiers Outlook

Pour le sauvegarder dans la bureautique de votre direction :

Cliquez sur Parcourir pour en spécifier un nouveau. Recherchez le dossier

voulu, puis cliquez sur OK. L’emplacement du fichier de destination apparaît dans la zone Fichier archive.

Message Absence

Outlook 2010

Direction Informatique et Télécommunications

Procédure message absence sous Outlook 2010 – Révision 1.0

1. Cliquez sur l’onglet Fichier, Réponses automatiques (absence

du bureau).

2. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, activez la caseà cocher Envoyer des réponses automatiques.

3. Si vous souhaitez spécifier une plage d’heures et de dates, activez lacase à cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps.

Définissez ensuite l’heure de début et l’heure de fin.

4. Sous l’onglet Au sein de mon organisation, tapez le message à

envoyer au sein de votre organisation ; sous l’onglet En dehors demon organisation, tapez le message à envoyer en dehors de votre

organisation.

5. Cliquez sur OK.

6. Si, à l’étape 4, vous avez sélectionné l’option Envoyer uniquementpendant ce laps de temps, la fonction Réponses automatiques

(absence du bureau) s’exécute jusqu’à la date et l’heureindiquées comme heure de fin à l’étape 5.

Dans le cas contraire, elle s’exécute jusqu’à ce que vousrecommenciez l’étape 1 et sélectionniez l’option Ne pas envoyer

de réponse automatique.

Message Absence

Outlook 2016

Direction Informatique et Télécommunications

Procédure message absence sous Outlook 2016 – Révision 1.0

1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur l’onglet Informations dans le

menu.

2. Cliquez sur Réponses automatiques (absence du bureau).

3. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, activez la case

à cocher Envoyer des réponses automatiques.

4. Si vous souhaitez spécifier une plage d’heures et de dates, activez la

case à cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps.

Définissez ensuite l’heure de début et l’heure de fin.

5. Sous l’onglet Au sein de mon organisation, tapez le message à

envoyer au sein de votre organisation ; sous l’onglet En dehors demon organisation, tapez le message à envoyer en dehors de votre

organisation.

6. Cliquez sur OK.

7. Si, à l’étape 4, vous avez sélectionné l’option Envoyer uniquement

pendant ce laps de temps, la fonction Réponses automatiques(absence du bureau) s’exécute jusqu’à la date et l’heure

indiquées comme heure de fin à l’étape 5.

Dans le cas contraire, elle s’exécute jusqu’à ce que vousrecommenciez l’étape 1 et sélectionniez l’option Ne pas envoyer

de réponse automatique.

Procédure Signature

Outlook 2010

Direction Informatique et Télécommunications

Procédure signature sous Outlook 2010 – Révision 1.0

1. Créez un courrier électronique.

2. Dans l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Une signature, puis sur Signatures.

3. Sous Sélectionner la signature à modifier, cliquez sur Nouvelle,

puis tapez un nom pour la signature dans la boîte de dialogue Nouvelle signature.

4. Sous Choisir une signature par défaut, définissez les options

suivantes pour votre signature : o Dans la liste Compte de courrier, cliquez sur le compte de

courrier auquel vous voulez associer la signature. Vous pouvez avoir des signatures différentes pour chaque compte de

courrier. o Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature

que vous voulez ajouter automatiquement à tous les nouveaux messages. Si vous ne voulez pas automatiquement signer vos

nouveaux courriers électroniques, acceptez l’option par défaut, (aucune).

o Dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez la signature à ajouter automatiquement (signature automatique) lorsque

vous répondez à des messages ou les transférez. Sinon, acceptez l’option par défaut, (aucune).

5. Sous Modifier la signature, tapez la signature, puis cliquez sur OK.

Procédure Signature

Outlook 2016

Direction Informatique et Télécommunications

Procédure signature sous Outlook 2016 – Révision 1.0

1. Créez un courrier électronique.

2. Dans l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Unesignature, puis sur Signatures.

3.

4. Sous Sélectionner la signature à modifier, cliquez sur Nouvelle,

puis tapez un nom pour la signature dans la boîte de dialogueNouvelle signature.

5. Sous Choisir une signature par défaut, définissez les options

suivantes pour votre signature :o Dans la liste Compte de courrier, cliquez sur le compte de

courrier auquel vous voulez associer la signature. Vous pouvezavoir des signatures différentes pour chaque compte de

courrier.o Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature

que vous voulez ajouter automatiquement à tous les nouveauxmessages. Si vous ne voulez pas automatiquement signer vos

nouveaux courriers électroniques, acceptez l’option par défaut,(aucune).

o Dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez la signatureà ajouter automatiquement (signature automatique) lorsque

vous répondez à des messages ou les transférez. Sinon,acceptez l’option par défaut, (aucune).

6. Sous Modifier la signature, tapez la signature, puis cliquez surOK.