Du manuel utilisateur

Logiciel d évaluation et de prévention des Risques Professionnels

Manuel Utilisateur

Version 3.1

20/ 06/ 2008

EQUALOGIC 4 Place du 24 Août F-06130 GRASSE

[email protected]

eQuaLogic® GRP GUIDE UTILISATEUR

eQuaLogic GRP Page 2 sur 19 20/06/2008

Table des matières

PRESENTATION D EQUALOGIC® GRP ............................................................................................................ 3

Menu général ..................................................................................................................................................................... 4

Utilisation du menu général ............................................................................................................................................... 5

Fiche d'identité de l entreprise ........................................................................................................................................... 6

Paramétrage des Unités de Travail, des dangers et des risques associés .............................................................................. 7

EVALUATION DES RISQUES POUR LENTITE ................................................................................................ 8

Comment identifier les risques de chacun au sein de l entité ? ............................................................................................ 8

Ecran de sélection des risques par danger et par Unité de Travail........................................................................................ 9

Evaluation de chaque risque retenu .................................................................................................................................. 11

Enregistrement des dispositions de prévention (Actions préventives) ............................................................................... 12

Programme des actions préventives ................................................................................................................................. 13

IMPRESSION DES DONNEES (DOCUMENT UNIQUE, PROGRAMME D'ACTION) .............................. 14

Imprimer le Document Unique ......................................................................................................................................... 14

Edition du « Programme des actions préventives » ........................................................................................................... 15

Archiver le Document Unique ........................................................................................................................................... 16

GESTION DES UTILISATEURS ......................................................................................................................... 17

NOTES PERSONNELLES ..................................................................................................................................... 19



Présentation d eQuaLogic® GRP

eQuaLogic® GRP permet :

D'identifier pour chacune des Unités de travail de votre entreprise les risques professionnels liés à la santé et à la sécurité des personnels.

D'évaluer pour chacun des risques retenus leur criticité et les dispositions de prévention existantes ou à mettre en place.

De planifier et suivre les dispositions de prévention nécessaires.

D'imprimer le Document Unique ainsi constitué.

D'imprimer le programme des actions préventives.

D'imprimer une grille d'analyse des risques, classés par danger, permettant de faire une pré-analyse sur un support papier.

De personnaliser les paramètres (Définition de danger, Définition de nouveaux risques par rapport à des dangers existants ou nouvellement créés, définition des caractéristiques de l entreprise )



Menu général

Lorsque l'application est lancée la fenêtre suivante apparaît :

La barre de gauche permet d accéder aux fonctionnalités du logiciel

La liste déroulante permet de sélectionner l entité (société, service) que vous désirez traiter.



Utilisation du menu général

Pour créer, modifier, renseigner les informations relatives à l entreprise

Pour :

Lister, créer, modifier les dangers et les réglementations applicables

Lister, créer, modifier les risques, facteurs de risque et exemples de préconisations

Lister, créer, modifier les Unités de Travail représentées dans l entreprise

A partir de ce menu vous pouvez accéder aux trois étapes d évaluation des risques :

Identification des risques

Evaluation des risques et mise en place d actions préventives

Suivi des actions préventives

Pour :

Imprimer le document unique

Gérer les versions du document unique



Fiche d'identité de l entreprise

Cliquez sur

Les informations qui seront imprimées sur la première page de votre Document Unique sont issues de la fiche d'identification de l entité.

Indiquer la date à laquelle a été mise en place

l évaluation des Risques Professionnels de l entité

Dans cet encadré, vous pourrez décrire la démarche qui a été mise en place au sein de l entreprise pour la Gestion des Risques Professionnels et qui sera éditée sur votre Document Unique.

Indiquer la date a laquelle a été terminée

la mise à jour du Document Unique (à réévaluer au moins une fois par an, exigence de la Réglementation)

La personne qui a été chargée de réaliser et de transcrire les résultats de l évaluation des risques dans le DU. Cette personne peut être extérieure à l entreprise

La personne de l entité

qui a la responsabilité de la GRP et du Document Unique dans l entreprise

Saisir ou modifier l identité de l entite



Paramétrage des Unités de Travail, des dangers et des risques associés

C est dans les fenêtres :

« Unité de Travail »,

« les Dangers et leurs Réglementations »,

« les Risques Associés aux Dangers »,

que vous pourrez :

Ajouter/créer une Unité de Travail

Modifier un danger, une réglementation

Supprimer un risque, un exemple de situation / de préconisation

Remarque :

L écran « Les dangers et leurs réglementations » affiche par défaut des dangers "actifs", donc à prendre en compte lors de l évaluation.

Si la totalité des risques associés à un danger ne vous concerne pas, vous pouvez alors INACTIVER CE DANGER en appuyant sur la touche « Inactiver un danger ». Dans ce cas, tous les risques qui lui sont associés seront eux aussi automatiquement inactivés.

Lorsqu'un danger est désactivé, il disparaît de l écran « Dangers Actifs » mais reste accessible : En cliquant sur le bouton « Dangers Inactifs », il sera listé dans un écran des dangers inactivés. Si besoin, vous aurez la possibilité de REACTIVER CE DANGER en appuyant sur le bouton « Activer un danger » après avoir sélectionné le danger concerné. Tous les risques qui lui sont associés seront automatiquement réactivés.

Principes de navigation dans les listes :

En cliquant 1 fois sur le triangle : - vous triez la liste par ordre croissant (A vers Z) - vous triez la liste par ordre décroissant (Z vers A) - En cliquant 1 fois sur la loupe, vous pouvez saisir la 1ère

lettre du mot de la liste, pour une recherche plus rapide.



Evaluation des risques pour l entité

Comment identifier les risques de chacun au sein de l entité ?

Le responsable attitré (directeur de l entreprise ou autre personne déléguée) pour cette gestion pourra procéder de 2 façons :

1ère méthode

:

Vous pourrez imprimer la « Grille d analyse des risques (à diffuser au personnel) » en cliquant sur le bouton correspondant à partir du menu général, pour chacune des personnes de votre entreprise (photocopiez ou imprimer le document autant de fois que nécessaire, il est générique et peut-être utilisé pour toutes les Unités de Travail de l entreprise).

Chaque personne pourra ainsi cocher les risques qui la concernent, ainsi que la gravité et la fréquence auxquelles elle est exposée.

Le responsable attitré saisira ensuite les données dans eQuaLogic® GRP, accompagné ou non de l intéressé(e).

2ème méthode

:

Vous saisirez directement les données dans eQuaLogic® GRP, sans support papier.

NB : le travail de la première saisie étant plutôt long, il vous est conseillé d avoir la grille déjà pré remplie par l intéressé(e) et d y réfléchir ensuite ensemble lors de la saisie (1ère méthode).

Pour saisir les risques cliquez sur le menu 1 : "Identifier les risques associés à une Unité de Travail" à partir du menu général.

Vous accédez au formulaire présenté dans la page suivante.

Ce formulaire s'organise autour de la logique suivante :

A chaque Unité de Travail sélectionnée, des dangers sont liés.

A chaque danger sélectionné, correspond un ou des risques potentiels.

Pour chaque risque, eQuaLogic® GRP vous propose des exemples de facteurs de risques et de situations.

Le système de sélection permet de retenir les risques potentiels liés à chaque danger pour chaque Unité de Travail :

Par défaut un point d'interrogation est affiché. Cliquez sur l un ou l autre des boutons pour sélectionner ou rejeter un risque pour la Unité de Travail en cours. (l Unité de Travail est concernée ou pas par ce risque)



Ecran de sélection des risques par danger et par Unité de Travail

Les Unités de Travail et « dangers liés à » s affichent en rouge (ils deviendront noirs lorsqu ils auront été traités). Les étapes de saisie sont les suivantes :

1. Sélectionner l Unité de Travail concernée en cliquant une fois sur la ligne.

2. Sélectionner un « danger lié à (l Unité de Travail sélectionnée)

» en cliquant une fois sur la ligne.

3. Les risques associés à ce danger apparaissent dans le tableau du bas, ainsi que les exemples de situation et de facteurs de risques s y rapportant.

1

2

3

6

4



4. Se positionner sur CHACUN des risques, à l extrémité de la ligne, cliquez sur l icône

qui correspond à votre situation : l Unité de Travail sélectionnée est concernée ou n est pas concernée. Lorsque tous les risques ont été traités pour un danger, le risque s affiche en noir.

5. Procéder de la même façon pour tous les « dangers liés

» à cette Unité de Travail.

6. Lorsque tous les dangers ont été analysés pour une Unité de Travail celle-ci apparaît en noir et vous pouvez alors procéder à l'évaluation des risques retenus pour cette Unité de Travail (en cliquant sur le bouton "Evaluer les risques ") ou bien passer aux autres Unités de Travail en opérant comme précédemment.

Remarque:

Pour gagner du temps et si TOUS les risques concernent l Unité de Travail, cliquez sur l icône situé à droite de la liste « Identification des risques ». Si TOUS les risques ne concernent pas l Unité de Travail, cliquez sur l icône situé à droite de la liste « Identification des risques ».



Evaluation de chaque risque retenu

Vous pouvez accéder à cet écran à partir de la phase précédente (voir point 6) ou bien à partir du menu général de eQuaLogic GRP (Point 2) Sur cet écran, vous retrouvez pour l Unité de Travail concernée, affichée au dessus du premier tableau, les risques retenus dans l'étape précédente.

2ème partie

A

1ère

pa

rtie



Cet écran est divisé en deux parties :

Partie 1 :

Elle permet pour l Unité de Travail identifiée lors de l étape précédente de sélectionner un risque puis d en saisir sa criticité : en double cliquant sur la cellule de gravité (voir point A), la matrice suivante apparaît : en cochant la case gravité/fréquence correspondant à l'évaluation du risque, le niveau de criticité est calculé automatiquement.

Partie 2 :

Elle permet de définir pour chaque risque identifié les dispositions de prévention (actions préventives) associées comme l'explique le paragraphe suivant.

Enregistrement des dispositions de prévention (Actions préventives)

Pour chaque risque sélectionné, compléter le tableau des actions préventives qui apparaît quand vous cliquez sur le bouton "Créer une action" ou "Modifier une action" :

Saisir l'intitulé et son détail explicatif

Saisir la date de réalisation prévue

Saisir l'état des dispositions de prévention, c'est à dire :

satisfaisant : si l action mise en place est jugée efficace

à définir : si l action n est pas encore définie

à améliorer : si les dispositions mises en place nécessitent une amélioration

Saisir le nom de la personne responsable de cette action

Cliquer sur enregistrer pour sauvegarder et quitter la fenêtre de saisie.



Les préconisations dont le niveau de prévention est « à définir » ou « à améliorer » apparaissent sur « Le programme des actions préventives ». Vous pouvez saisir une ou plusieurs actions pour la prévention de ce risque, en procédant de la même façon. Sélectionner le risque suivant et saisir les actions s y rapportant, puis procéder ainsi jusqu au traitement de tous les risques associés à cette Unité de Travail. Procéder de cette même façon pour chacune des Unité de Travail.

Programme des actions préventives

Vous accédez à cette fenêtre à partir du menu général (Point 3). Cet écran permet à l utilisateur de réaliser un suivi des actions de prévention mises en uvre et/ou à mettre en uvre.

Différentes consultations sont possibles. En utilisant les filtres déroulants, vous pouvez obtenir vos données par date (à partir de), par responsable, par état, par Unité de Travail.

Vous pouvez déterminer des critères de sélection pour afficher la liste : Date, Responsable, Etat, Unité de Travail

En cliquant sur chaque action le détail apparaît dans la case ci-dessous.

Vous pourrez alors mettre à jour votre état de suivi en sélectionnant votre action et en utilisant le tableau du bas afin d actualiser vos données.

Vous pourrez alors imprimer le tableau

selon les critères choisis



Impression des données (Document Unique, Programme d'action)

Imprimer le Document Unique

Cliquez dans le menu général sur le bouton Imprimer "le Document Unique"

Choisir une « Unité de Travail » ou « toutes les Unités de Travail ». Imprimer ensuite la ou les pages.

Ce programme vous permet également d imprimer la « Fiche d identité de l entreprise » qu il faudra joindre au Document Unique.

Le Document Unique contient les informations obligatoires citées dans le texte réglementaire c est à dire :

les dangers et les risques identifiés pour une Unité de Travail.

la criticité de chaque risque (gravité et fréquence).

les dispositifs de prévention mis en place, c est à dire les actions préventives, ainsi que les personnes responsables de ces actions et leur date de réalisation prévue.



. Edition du « Programme des actions préventives »

Cliquez dans le menu général sur le bouton Imprimer "Le programme des actions préventives"

La fenêtre suivante apparaît :

Saisissez les dates de début et de fin souhaitées puis cliquer sur imprimer. Vous accédez alors à l'état suivant que vous pouvez imprimer :



Cet état présente :

les actions préventives mises en place, mais non encore réalisées pour chacun des risques identifiés (c'est-à-dire les états A AMELIORER, A DEFINIR).

la personne Responsable des actions

les dates prévues pour les réalisations de ces actions

Archiver le Document Unique

Depuis la fenêtre « Impression du document unique » vous pourrez archivez votre document

unique en cliquant sur

Ainsi archivé, vous pourrez retrouver les différentes versions de vos DU à partir de l onglet suivant :



Gestion des utilisateurs

Cette fonctionnalité n est pas disponible pour la version GRP3 mono-société mono-utilisateur.

La gestion des utilisateurs permet de :

Définir les utilisateurs et leur niveau d autorisation

Définir les entités auxquelles ils ont accès

Pour gérer les utilisateurs, cliquez sur



Pour ajouter un utilisateur, double-cliquez dans la première ligne vide puis saisissez les informations. Attribuez un niveau d autorisation :

Standard : donne accès à toutes les fonctionnalités sauf la gestion des entités et le paramétrage

Privilège : donne accès à toutes les fonctionnalités sauf le paramétrage

Superviseur : donne accès à toutes les fonctionnalités

Une fois l utilisateur défini, double-cliquez dans la première ligne vide de la table située en bas de la fenêtre. Assignez les entités auxquelles l utilisateur aura accès. Définissez le niveau d autorisation :

Standard : Interdit les modifications des entités et des unités de travail associées.

Privilège : Autorise les modifications des entités et des unités de travail associées.



Notes personnelles

Documents

Du manuel utilisateur