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Salon EDO - Cahier des Charges 2017-2019 1/13
SALON ENTREPRENDRE DANS L’OUEST
Editions 2017, 2018, 2019
CONTRATS DE COMMISSARIAT GENERAL ET
DE COMMUNICATION
CAHIER DES CHARGES
SOMMAIRE
1- PORTEUR DU SALON ........................................................................................... 2
2- OBJET DU PRESENT CAHIER DES CHARGES .................................................. 2
3- PRESENTATION DU SALON ................................................................................ 2
4- OBJECTIFS ............................................................................................................ 3
5- CONTENU .............................................................................................................. 4
LOT 1 – COMMISSARIAT GENERAL .................................................................... 5
LOT 2 – COMMUNICATION ................................................................................... 8
6- EXIGENCES A RESPECTER ................................................................................ 9
7- DUREE DU CONTRAT - CALENDRIER .............................................................. 10
8- SOUS-TRAITANCE .............................................................................................. 10
9- SUIVI, CONTROLE DU BON DEROULEMENT DES OPERATIONS ET BILAN . 10
10- EXPRESSION DU PRIX ..................................................................................... 11
11- MISSIONS COMPLEMENTAIRES ..................................................................... 12
12- OBLIGATIONS ET RESPONSABILITES DE L’ASSOCIATION JRCE Bretagne 12
13- CRITERES DE CHOIX ....................................................................................... 12
14- DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES ET MODALITES ....................... 13
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1- PORTEUR DU SALON
L’association JRCE Bretagne, dont le siège est situé 2 avenue de la Préfecture à
Rennes, et représentée par M. Erwan Galesne agissant en qualité de Président,
organise chaque année en Octobre le salon Entreprendre dans l’Ouest au Parc des
Expositions de Rennes Aéroport.
Pour mener à bien ce projet, l’association s’appuie sur le soutien actif de la CCI
Rennes et du CCRE35 (Club des Créateurs, Repreneurs Entrepreneurs d’Ille et
Vilaine). Ces trois entités sont désignées ci-après comme les co-organisateurs.
2- OBJET DU PRESENT CAHIER DES CHARGES
L’association JRCE Bretagne souhaite par le présent cahier des charges identifier le
ou les prestataires qui assureront la charge de commissaire général (lot 1) et la
communication/promotion (lot 2) du salon pour les trois prochaines éditions, de
2017 à 2019.
La réponse doit être faite lot par lot.
3- PRESENTATION DU SALON
Depuis 19 éditions, le salon Entreprendre dans l’Ouest (ex JRCE – Journées
Régionales de la Création et reprise d’Entreprise) est devenu le lieu incontournable
sur le thème de l’entrepreneuriat dans l’Ouest. Ce salon grand public et non
marchand est organisé par l’association JRCE Bretagne, en collaboration étroite
avec la CCI Rennes et le CCRE35.
La manifestation se déroule au Parc Expo Rennes Aéroport durant la première
quinzaine d’Octobre. Elle dure entre deux et trois journées selon les éditions.
En 2015, ce salon a accueilli 6712 visiteurs, soit une progression de 1,5% par
rapport à 2014. Un quart d’entre eux avait déjà fréquenté le salon JRCE en 2014.
Ces visiteurs étaient originaires de Bretagne à 94%, dont 81% d’Ille-et-Vilaine.
Les visiteurs de 2015 sont des salariés pour 28%, des demandeurs d’emplois pour
35%, des chefs d’entreprises pour 15%, des étudiants pour 15% et des auto-
entrepreneurs pour 7%.
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55% d’entre eux se déplacent sur le salon pour des projets de création, 17% pour la
reprise d’entreprises, 14% pour la franchise et 14% pour des questions sur leur
développement.
En 2016, le salon évolue en se déroulant sur 2 jours 1/2 et en changeant de nom. Il
devient « Entreprendre dans l’Ouest » et regroupe :
-le salon des JRCE (dédié à la création, la reprise et au développement de
l’entreprise)
-le salon Franchise Event (dédié à la franchise et au commerce associé).
Ainsi, créateurs, repreneurs, dirigeants, franchisés, franchiseurs, étudiants,… tous
les visiteurs pourront, sous une même bannière, se reconnaître avec ce titre
fédérateur qui reflète mieux leurs attentes.
Il est à noter que les dirigeants deviennent une cible à part entière : des ateliers et
conférences leur sont proposés dans le programme.
En 2016, l’objectif est de passer le cap des 8000 visiteurs. Le programme prévoit
de mettre en place 130 animations dont 7 temps forts, avec la participation de plus
de 130 intervenants et conférenciers.
Le salon accueillera 130 exposants (dont 20 franchises) sur une surface de
5500 m². Ces exposants sont principalement des structures
d’accompagnement à la création/reprise d’entreprise (associatives, privées ou
publiques), des banques, des assureurs… apportant un regard et une aide
intellectuelle structurante pour les porteurs de projet. Ce sont aussi des
entreprises, des franchiseurs et des sociétés de services.
4- OBJECTIFS
L’ambition est de faire d’Entreprendre dans l’Ouest Le salon grand public non
marchand proposant un contenu de qualité pour apporter des réponses aux porteurs
de projets, aux jeunes et aux dirigeants d’entreprises. Cette dernière cible a été
renforcée depuis 2015.
Cela se traduit par 5 cibles principales :
- les porteurs de projet en création et les start-ups
- les porteurs de projet en reprise
- les franchisés
- les jeunes
- les dirigeants d’entreprises.
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Les objectifs concrets sont les suivants :
Avec Entreprendre dans l’Ouest, les co-organisateurs souhaitent attirer plus
de chefs d’entreprises sur le salon et développer une offre spécifique pour
eux.
Réunir en un seul lieu toutes les informations et tous les interlocuteurs utiles à
la réussite d’un projet de création, reprise ou franchise.
Promouvoir et mieux faire connaître auprès des visiteurs l’ensemble des
professionnels du secteur (y compris l’économie sociale et solidaire), leur offre
auprès des aspirants entrepreneurs et favoriser le recours à
l’accompagnement et aux conseils.
Sensibiliser un large public à l’esprit et au goût d’entreprendre et favoriser le
renforcement de la culture entrepreneuriale auprès du plus grand nombre et
des jeunes en particulier.
Sécuriser les parcours des porteurs de projet et contribuer au développement
et à la pérennité des jeunes entreprises.
5- CONTENU
Pour chaque lot, le contrat est découpé en 2 phases :
- une phase 1, dite phase projet, pour étudier la faisabilité de l’édition annuelle et
s’achevant par la remise d’un dossier de faisabilité au plus tard le 31 Mai de
chaque année.
- une phase 2, dite phase réalisation, comprenant l’organisation et la réalisation de
la manifestation en Octobre de chaque année et s’achevant par la remise d’un
rapport d’activité au plus tard le 15 Décembre de chaque année.
Sur la période triennale du présent cahier des charges, l’engagement de l’association
JRCE Bretagne sur la phase 2 est soumis chaque année à validation du dossier de
faisabilité.
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LOT 1 – COMMISSARIAT GENERAL
Phase 1 –Phase projet
Cette phase projet comprend :
- La définition générale de la manifestation
Assistance à la conception du programme d’animations (notamment en
réalisant une actualisation du benchmark des meilleures pratiques en la
matière)
Elaboration d’un projet détaillé avec calendrier des étapes-clés
Lancement des réservations et pré-réservations
Définition du dispositif d’accueil et d’orientation des visiteurs
Organisation matérielle et logistique des comités de programme (cf. p10-11)
Définition des actions promotionnelles de type évènementiel (soirée
exposants, inauguration…)
- La prospection et la gestion financière prévisionnelle
Elaboration du budget prévisionnel détaillé des dépenses et recettes, en lien
direct avec les co-organisateurs
Contribution à la définition de la stratégie de prospection des partenaires
financiers et exposants et à la stratégie relationnelle avec les partenaires publics
relevant des co-organisateurs
Recherche de financements et montage de dossiers de financement, en
partenariat avec les co-organisateurs
Elaboration de l’offre commerciale et de la tarification des offres exposants et
partenariats
Recherche de partenaires techniques
Présentation du rapport de faisabilité
Lancement des premières consultations auprès des fournisseurs, le devis
étant à faire valider par les co-organisateurs
Gestion des dossiers administratifs et financiers avec les fournisseurs et
partenaires financiers
Compte tenu des enjeux, avant chaque rencontre avec les partenaires clés du
salon, les co-organisateurs exigent de recevoir en amont un ordre du jour pour
faciliter les prises de paroles.
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Phase 2 – Phase réalisation
Après notification par les co-organisateurs du dossier de faisabilité, il sera confié au
prestataire une mission d’organisation générale de la manifestation comprenant :
- Organisation générale de la manifestation
Assistance à la mise en œuvre du programme initialement prévu dans le
dossier de faisabilité, en collaboration directe avec les co-organisateurs
Installation générale du salon, comprenant notamment : l’implantation, la
scénographie, la signalétique, l’organisation des espaces d’exposition, les
stands, l’aménagement des espaces d’animation, des espaces VIP, cocktail et
restauration
Assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les risques de la
manifestation avec remise aux organisateurs d’une attestation du contrat
souscrit
Régie technique de la manifestation et permanence technique
Gestion de la logistique pour le bon déroulement de la manifestation (le salon
doit être prêt à accueillir les exposants la veille de l’ouverture)
Gestion des informations relatives aux visiteurs, exposants, intervenants,
partenaires et presse (les fichiers correspondants restant la propriété pleine et
entière des co-organisateurs)
Enquêtes de satisfaction (quantitatives et qualitatives auprès des participants,
exposants, partenaires non exposants, intervenants et témoins)
Dossier de synthèse de la manifestation
- Gestion administrative, comptable et financière
Gestion des devis et conventions soumis à l’acceptation des co-organisateurs
Suivi budgétaire global, dans le strict maintien de l’équilibre budgétaire prévu
Gestion des dossiers administratifs et financiers
Gestion de la billetterie
Contrôle des prestations des cotraitants et sous-traitants
Appel des subventions
Bilan financier et visa pour paiement des factures fournisseurs par JRCE
Bretagne
Dans le cadre de cette gestion, le prestataire interviendra en qualité de mandataire
agissant au nom et pour le compte des co-organisateurs.
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- Coordination des actions de communication du prestataire
- Commercialisation
Le Commissaire Général est en charge de la commercialisation du salon
Entreprendre dans l’Ouest. A ce titre, il coordonne toutes les démarches de contact
(y compris celles initiées par l’un des co-organisateurs) vers les partenaires privés ou
publics.
Il est en charge de la gestion et du suivi des relations clients et partenaires.
Le candidat doit présenter :
- une grille de tarifs et les taux de remise maximum
- les conditions générales de vente
- une liste de clients potentiels
- un plan de prospection intégrant les actions commerciales dédiées aux 20 premiers
clients exposants, celles destinées aux 80 suivants et enfin celles pour les 30
derniers à contacter.
En comité de pilotage (cf. p10-11) : il doit présenter un état des lieux de sa
prospection, à savoir les commandes, réservations, taux de remise accordés et
encaissements.
Il s’engage à informer les co-organisateurs des avancements de ses contacts et
résultats. Par ailleurs, il s’engage à leur transmettre toute information ne faisant pas
partie intégrante de son fonds de commerce et demandée par les co-organisateurs
en phase 1 et 2 (notamment : les fichiers visiteurs, contrats intervenants et
partenaires et les conditions générales de vente).
A cela s’ajoutent toutes autres prestations rentrant dans la mission de commissariat
général d’une exposition.
A l’issue de la mission phase 1 (« projet »), le commissaire général remettra, au plus
tard pour le 31 Mai de chaque année, un dossier de faisabilité permettant aux co-
organisateurs de valider la faisabilité de l’édition, décision qui devra être prise par
les co-organisateurs au plus tard le 15 juin de chaque année.
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LOT 2 – COMMUNICATION
Pour rappel, l’ambition est de faire d’Entreprendre dans l’Ouest un salon grand public
non marchand proposant un contenu de qualité pour apporter des réponses aux
porteurs de projets, aux jeunes et aux dirigeants d’entreprises. Cette dernière cible,
renforcée depuis 2015, est à développer.
Phase 1 –Phase projet
Cette phase projet comprend :
La définition de la stratégie globale de communication et du plan médias pour
positionner uniquement le salon comme étant Entreprendre dans l’Ouest et
abandonner les appellations JRCE et Franchise Event.
Cette stratégie déclinera les créations visuelles, l’animation du site internet, le
renforcement de la présence sur les réseaux sociaux et le plan médias,
l’objectif étant de générer plus de visibilité auprès de chaque cible.
La définition de la charte graphique. Les co-organisateurs souhaitent utiliser la
nouvelle charte graphique Entreprendre dans l’Ouest pour poursuivre la
dynamique de communication insufflée en 2016.
La mise en œuvre de l’ensemble des outils et supports utiles pour la phase 1 :
dossier de présentation pour la commercialisation, dossier partenaires, dossier
de prospection (exposants, prescripteurs, visiteurs), en collaboration
permanente avec les co-organisateurs.
Une assistance à la définition des animations du programme, en procédant à
une veille concurrentielle des salons équivalents et en mettant en place des
comités de programme réunissant les partenaires et les exposants pour
travailler ensemble en séance de créativité. Le programme est ainsi conçu en
mode collaboratif.
La réalisation d’un rétro-planning complet intégrant les réunions de
chantiers, les comités de programme, les comités de pilotage (cf. p10-11) et
distinguant les grandes étapes de communication et les actions
correspondantes.
A l’issue de cette première phase du projet, un dossier de faisabilité sera remis aux
co-organisateurs au plus tard pour le 31 Mai de chaque année. Une fois validée, la
phase 2 s’enclenchera.
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Phase 2 – Phase de réalisation
Suite à la validation du dossier de faisabilité, le prestataire sera chargé de
déployer le plan d’actions retenu. Il procèdera à la création et l’impression des
supports de communication : affiches, annonces presse, dossiers, invitations,
plans, signalétiques…
De plus, l’agence devra :
-produire des contenus sur le site web, les réseaux sociaux, les newsletters…
avec une ligne éditoriale précise pour obtenir le plus de visibilité et de
retombées possibles auprès des différentes cibles. Le site web devra être animé
toute l’année avec une rubrique Actualités.
-mettre en ligne le programme et gérer les inscriptions via le site web
-gérer les relations presse pour faire connaître le salon
-organiser les temps forts du salon avec les partenaires et les co-organisateurs.
Pour le suivi et le bilan, le prestataire est responsable de la mise en ligne des
captations des animations sur le site Entreprendre dans l’Ouest après l’évènement.
En 2015, le budget consacré à l’achat d’espaces publicitaires était de 300 K€ HT.
6- EXIGENCES A RESPECTER
Dans le cadre du présent contrat, le prestataire sera amené à réaliser pour le compte
de l’association JRCE Bretagne des prestations susceptibles d’engendrer des droits
de propriété intellectuelle et industrielle.
Les logos, graphiques, études, créations, développement informatique, bases de
données, dessins, informations, dénominations et autres documents livrables ou
travaux, quels que soient leur nature, leur forme ou leur support, réalisés dans le
cadre du présent contrat deviendront la propriété exclusive et entière de l’association
JRCE Bretagne, au fur et à mesure de leur création.
Cette cession porte sur le droit d’exploitation, de traduction, de représentation et de
reproduction sur tout support connu ou inconnu à ce jour, d’adaptation,
d’arrangement, de commercialisation et en général sur tous les droits patrimoniaux
attachés au droit d’auteur et aux droits voisins ainsi que sur les droits de propriété
intellectuelle.
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Cette cession est effectuée pour la durée de la protection légale du droit concerné et
pour le monde entier.
7- DUREE DU CONTRAT - CALENDRIER
La mission court sur trois exercices : 2017, 2018, et 2019.
Le contrat est résilié de plein droit à sa date d’échéance le 31/12/2019.
Un bilan annuel sera présenté à la fin de chaque exercice.
Le contrat sera résiliable au 31/12 de chaque année avec préavis de 2 mois et est
soumis à consultation tous les trois ans.
8- SOUS-TRAITANCE
Le commissariat général pourra sous-traiter à un tiers une partie des missions qui lui
sont confiées, à condition d’en faire préalablement valider le principe conjointement
par les co-organisateurs. Il devra préciser les domaines d’intervention concernés
ainsi que le détail des prestations sous-traitées et le montant du contrat de sous-
traitance.
9- SUIVI, CONTROLE DU BON DEROULEMENT DES OPERATIONS ET BILAN
L’ensemble des éléments de la phase 1 (définition générale de la manifestation,
prospection et gestion financière prévisionnelle, communication – promotion) sera
soumis en continu à la validation des co-organisateurs, notamment à l’occasion des
comités de pilotage mensuels.
Ce comité a pour objectif de prendre les décisions d’orientations qui garantissent le
bon déroulement des actions visant à organiser le salon dans de bonnes conditions.
Il validera toutes les opérations à retenir pour l’organisation du salon Entreprendre
dans l’Ouest.
Il se réunira une fois par mois durant toute la durée de la mission et sera composé au
maximum de 9 personnes : 3 représentants du CCRE 35, 3 représentants de la CCI
Rennes et 3 représentants du prestataire.
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Les co-organisateurs exigent de programmer 10 comités de pilotage. Huit jours
avant la date des comités, le prestataire devra présenter un ordre du jour détaillé et
le soumettre aux organisateurs pour approbation.
-Les co-organisateurs exigent 4 à 5 réunions de chantier avant Septembre pour
suivre la mise en place du salon d’un point de vue opérationnel.
-Les co-organisateurs souhaitent également que le candidat mette en place 2
comités de programme pour fixer les bases de réflexion d’un programme commun,
réunissant tous les prestataires, exposants, intervenants se portant volontaires pour
contribuer à la réussite du salon.
Il assure le suivi de la relation client, le recouvrement des subventions et plus
généralement de l’ensemble des produits.
Il est en charge de l’analyse quantitative et qualitative des résultats du salon et de la
satisfaction des exposants et des visiteurs, en vue de préparer les éditions suivantes.
Le commissaire général organise également la réunion de bilan.
10- EXPRESSION DU PRIX
La manifestation se réalise aujourd’hui dans le cadre d’un budget annuel de 740 k€.
En contrepartie de l’exécution des missions proposées, les co-organisateurs
attendent des prestataires l’expression détaillée de leur mode de rémunération
(intégrant tous les frais de transport, de déplacement, de séjour, d'hébergement, de
restaurant, de téléphone et de sous-traitance que le prestataire aura engagés pour
l'exécution du présent contrat), ainsi qu’un montant maximum et un calendrier de
règlement.
Une attention particulière sera portée à cette proposition de prix pour garantir le
meilleur équilibre financier final de l’opération, quels que soient les options prises et
les scénarios envisagés. Un intéressement au résultat peut être un élément
déterminant du prix.
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11- MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Toute mission complémentaire à celle définie au présent contrat pourra faire l’objet
d’un avenant après acception du devis par les co-organisateurs.
12- OBLIGATIONS ET RESPONSABILITES DE L’ASSOCIATION JRCE Bretagne
L’association JRCE Bretagne s’engage auprès du prestataire retenu, via un contrat
écrit, à informer les partenaires et financeurs historiques du salon des missions qui
lui ont été confiées.
13- CRITERES DE CHOIX
Pour le lot 1
Les critères de choix sont au nombre de six :
1- Fournir un descriptif technique dans lequel le prestataire indiquera les
moyens humains et techniques déployés.
2- La connaissance et l’expérience dans l’organisation de salons (avec une
préférence vers les commissaires expérimentés en salons non
marchands).
Le prestataire devra fournir des références écrites dans une démarche
similaire.
3- Le prix (intégrant le critère de garantie d’équilibre financier de l’opération)
Le prestataire devra prouver sa capacité à trouver les financements
nécessaires pour équilibrer l’opération.
4- La description de la méthode employée pour être force de proposition
(autres salons, veilles concurrentielles…).
5- La solidité financière de l’entreprise (présentation du dernier bilan et
compte de résultat)
6- La connaissance des financeurs publics bretons et la capacité à trouver de
nouvelles sources de financement
Pour le lot 2
Les critères de choix sont au nombre de six :
1- Fournir un descriptif technique dans lequel le prestataire indiquera les
moyens humains et techniques déployés.
2- La connaissance et l’expérience : le prestataire devra fournir tout élément
permettant d’évaluer ses compétences dans une démarche similaire
(salon, événement…).
3- Le prix (intégrant le critère de garantie d’équilibre financier de l’opération)
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4- La description de la méthode employée pour être force de proposition
(autres salons, veilles concurrentielles…).
5- La solidité financière de l’entreprise (présentation du dernier bilan et
compte de résultat)
6- La connaissance des médias locaux.
14- DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES ET MODALITES
Les dossiers de candidature sont à transmettre au format numérique à l’adresse
suivante: [email protected] pour le :
Mercredi 26 octobre 2016 à 12h00 au plus tard, heure d’envoi du mail.
Une présentation orale sera organisée entre le 14 et le 18 Novembre après une
première sélection des prestataires.
Pour toute demande d’information complémentaire, votre contact :
Valérie THORREE-AUDRAN au 02 99 33 66 66.
Plus d’informations sur http://www.entreprendre-ouest.fr/
Pour l’Association JRCE Bretagne
Erwan GALESNE
Président de l’Association JRCE Bretagne
