EKIP 5.1 - Les prestations · propositions, gestions des contrats, facturation, comptabilité, etc. ... Ce chapitre explique le traitement des contrats d’assurances, des contrats

Les prestations

ManuelUtilisateur

EKIP5.1

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EKIP 5.1

Les prestations

Septembre 2003

EKIP – Les prestations

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Table des matières

1. Préface..............................................................................................................................1 1.1 Objectifs..................................................................................................................1 1.2 Lecteurs concernés..................................................................................................1 1.3 Résumé des différents chapitres..............................................................................1 1.4 Bibliographie ..........................................................................................................2

2. Contrats de prestations : introduction générale...........................................................4

3. Paramétrage des prestations ..........................................................................................5 3.1 Types de lignes .......................................................................................................5

3.1.1 Types de lignes des contrats de prestations client ............................................... 5 3.1.2 Types de lignes des contrats de prestations fournisseur ...................................... 7

3.2 Types de contrats de prestations .............................................................................8 3.3 Catégories de contrats de prestations......................................................................9 3.4 Affectation de types de lignes à une catégorie de prestations.................................9 3.5 Modes de facturation ............................................................................................10 3.6 Méthodes de calcul ...............................................................................................11 3.7 Conditions d'application d'un contrat de prestations client...................................12 3.8 Matrices ................................................................................................................13

3.8.1 Critères d'une matrice........................................................................................ 13 3.8.2 Génération d'une matrice................................................................................... 14 3.8.3 Gestion d’une matrice ....................................................................................... 15

3.9 Tarifs référencés du coût en cas de dépassement de kilométrage par modèle de véhicule ............................................................................................................16

3.10 Types de frais........................................................................................................16

4. Création d’un contrat de prestations client ................................................................19 4.1 Analyse des principales grilles .............................................................................19

4.1.1 Informations générales relatives au contrat ....................................................... 19 4.1.2 Données de calcul.............................................................................................. 20 4.1.3 Données de facturation...................................................................................... 24

4.2 Conséquences........................................................................................................25 4.3 Création d’une relation d’obligation ou d’exclusion entre les contrats de

prestations client ...................................................................................................25 4.4 Le type de couverture TIER sur un contrat de prestation client ...........................26

5. Création d’un contrat de prestations fournisseur......................................................27 5.1 Analyse des principales grilles .............................................................................27

5.1.1 Informations générales concernant le contrat.................................................... 27


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5.1.2 Données de calcul.............................................................................................. 29 5.1.3 Données de paiement......................................................................................... 31

5.2 Conséquences........................................................................................................31

6. Création d’un contrat de frais .....................................................................................32 6.1 Analyse des principales grilles .............................................................................32

6.1.1 Informations générales concernant le contrat.................................................... 33 6.1.2 Données de calcul.............................................................................................. 33 6.1.3 Les frais couverts par le contrat ........................................................................ 34

7. Regroupement des contrats de prestations .................................................................36 7.1 Création d'un package...........................................................................................36 7.2 Analyse des principales grilles .............................................................................37 7.3 Limitation de l'application de contrats de prestations...........................................38

8. Caractéristiques de quelques contrats de prestation spécifiques..............................39 8.1 Contrats d'assurances ............................................................................................39 8.2 Contrats d'entretien ...............................................................................................42 8.3 Contrats de prestations spécifiques aux véhicules ................................................43 8.4 Prestations « Chèque cadeau »..............................................................................44

8.4.1 Description générale.......................................................................................... 44 8.4.2 Création d’un contrat de service « chèque cadeau » ......................................... 44 8.4.3 Attachement du contrat « chèque cadeau » à un barème................................... 45

9. Affectation de prestations à un barème commercial..................................................46

10. Affectation de prestations à une affaire ......................................................................49

11. Consultation des échéanciers .......................................................................................51

12. Facturation client et paiement du fournisseur de prestations...................................53 12.1 Emission des factures............................................................................................55 12.2 Saisie des factures fournisseurs ............................................................................59

13. Rentabilité des prestations ...........................................................................................60

14. Modification des contrats de prestations ....................................................................65

15. Liste des figures .............................................................................................................66

16. Index 68

17. Révisions du document .................................................................................................70


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1. Préface

1.1 Objectifs

La gestion des prestations affecte de nombreux "métiers" et modules d’EKIP : propositions, gestions des contrats, facturation, comptabilité, etc.

Il apparaît donc opportun d’y consacrer un manuel spécifique, dont l'objectif est d'en détailler les aspects fonctionnels.

1.2 Lecteurs concernés

Ce manuel est destiné à plusieurs "groupes cible" :

• "Super Utilisateurs" et groupes pilote Utilisateurs, impliqués dans la gestion des prestations.

• Nouvelles recrues de Linedata Services désireuses de mieux appréhender les aspects fonctionnels d’EKIP.

• Equipes en charges de l’intégration du progiciel chez les clients Utilisateurs d’EKIP.

1.3 Résumé des différents chapitres

Chapitre Contenu Chapitre 1 Préface. Chapitre 2 Contrats de prestations : introduction générale.

Ce chapitre définit les contrats de prestations en général, puis présente les contrats de prestations client et les contrats de prestations fournisseur. Il comporte une liste des types de prestations définies dans Ekip.

Chapitre 3 Paramétrage des prestations. Ce chapitre traite du paramétrage spécifique aux prestations. Il est utile de s'y référer fréquemment au fil de la lecture des chapitres suivants.

Chapitre 4 Création d'un contrat de prestations client. Ce chapitre explique comment créer un contrat de prestations client ainsi que des liens d’obligation ou d’exclusion pouvant exister entre des contrats de prestations client.

Chapitre 5 Création d'un contrat de prestations fournisseur. Ce chapitre précise le processus de création d’un contrat pour un fournisseur de prestations.

Chapitre 6 Création d'un contrat de frais. Ce chapitre explique ce qu'est un contrat de frais, comment le paramétrer et la manière dont ils est implémenté dans une affaire.


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Chapitre Contenu Chapitre 7 Regroupement de contrats de prestations : création d’un "package".

Ce chapitre explique comment créer le lien entre un contrat de prestations client et un ou plusieurs contrats de prestations fournisseur. Il précise également comment limiter "l'application" d’un contrat de prestations client.

Chapitre 8 Caractéristiques de certains contrats de prestations. Ce chapitre explique le traitement des contrats d’assurances, des contrats d’entretien, des contrats spécifiques aux véhicules et des prestations « Chèque cadeau ».

Chapitre 9 Affectation de prestations à un "barème commercial". Ce chapitre précise comment des prestations peuvent être affectées à un "barème commercial", dans le cadre d’une nouvelle affaire ou d’une proposition. Sont en outre définies les règles de gestion concernant l’affectation de prestations à un "barème type".

Chapitre 10 Affectation de prestations à une affaire. Ce chapitre en précise le processus.

Chapitre 11 Consultations des échéanciers. Ce chapitre explique comment consulter les échéanciers de prestations après affectation de celles-ci à une affaire, après génération du barème commercial.

Chapitre 12 Facturation client et paiement des fournisseurs de prestations. Ce chapitre explique le processus de facturation client, et de saisie et reversement des factures fournisseurs, dans le cadre de prestations affectées à une affaire.

Chapitre 13 Rentabilité des prestations des prestations. Ce chapitre explique globalement comment visualiser les montants payés par les clients et reversés aux fournisseurs afin de permettre un suivi de la rentabilité de chaque prestations.

Chapitre 14 Modification des contrats de prestations. Ce chapitre décrit globalement comment modifier les prestations attachées à une affaire en cours.

1.4 Bibliographie

• Manuel "Gestion des Sinistres" :

Ce manuel concerne plus particulièrement la gestion des indemnités d'assurances pouvant être réglées en cas de sinistres par l’organisme assureur, fournisseur de prestations.

• Manuel "Présentation du Module comptable" :

Ecritures générées automatiquement par la facturation client ou le reversement fournisseur des prestations.

• Manuel "Interfaces" :

Les factures fournisseurs peuvent être saisies manuellement ou automatiquement. En cas de saisie automatique, une interface devra être développée entre un système externe (système de facturation du fournisseur) et EKIP (tables de factures fournisseurs).


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• Manuel "Barèmes" :

Intégration des prestations dans un barème commercial.

• Manuel "Facturation" :

Traite des factures reçues des fournisseurs, entre autres les fournisseurs rattachés à des contrats de prestation.


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2. Contrats de prestations : introduction générale D'une manière générale, un contrat de prestations est un contrat liant une société de gestion à un fournisseur de prestations, défini par certaines données générales et financières telles que la durée de validité, le mode de facturation, le montant ou le pourcentage des redevances ou des primes.

Au sens d’Ekip, on distinguera en matière de contrat de prestations deux notions :

1. le contrat de prestations fournisseur, défini comme précisé ci-dessus.

2. le contrat de prestations client, qui est défini dans les clauses spécifiques aux prestations découlant du contrat liant la société de gestion à son client.

Le contrat de prestations client, qui peut ou non être rattaché à un ou plusieurs contrats de prestations fournisseur, contient les éléments suivants :

o données générales du contrat (références du contrat, dates de validité, type de contrat) ;

o mode de facturation de la prestation ("abonnement", ou refacturation du montant exact de la facture fournisseur) ;

o méthode de calcul du montant de la facture (montant fixe, pourcentage ou montant issu d’une matrice de tarifs) ;

o type de ligne de facture de prestations, qui précise si la facture doit être dépendante ou au contraire déconnectée des échéances financières de l'affaire.

Un contrat de prestation peut concerner tout type de produit financier ; des restrictions (décrites au Chapitre 7 « Regroupement des contrats de prestations » peuvent toutefois être apportées, afin de limiter l’application de certains contrats de prestations à certaines circonstances, réduisant ainsi leur champ d'application (par exemple, exclusion de la prestation "assurance décès" pour les plus de 65 ans).

La notion de prestations au sens d’Ekip s’entend au sens large ; elle porte aussi bien sur des prestations de type assurance et services relatifs aux biens et aux personnes, que sur des types de prestations découlant de conventions avec des tiers tels que les contre-garants, les apporteurs d'affaires, les partenaires de la société de gestion participant en risque.

Les types de contrats de prestations peuvent être ventilés en catégories de contrats de prestations, définissables par l’Utilisateur dans le cadre d’une codification libre (par exemple : assurance perte financière, assurance du véhicule, etc.).


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3. Paramétrage des prestations

3.1 Types de lignes

Les "types de lignes" constituent le lien entre les modules de gestion et le module de comptabilité (voir Chapitre 13 « Rentabilité des prestations » : des descripteurs comptables leur sont associés, qui véhiculent les informations comptables. Le type de ligne est une codification libre.

Pour définir un type de ligne, il convient de sélectionner :

• une nature d'opération,

• une nature de ligne,

• et une destination de flux.

3.1.1 Types de lignes des contrats de prestations client La Figure 1 présente la grille de gestion des types de lignes pour un contrat de prestations client.

Lors de l’ajout d’un type de ligne, il n’est pas nécessaire de sélectionner la nature d’opération ni la nature de ligne : celles-ci sont "ramenées" automatiquement :

• nature d’opération égale à "FACE" (= facture client),

• nature de ligne égale à "PRES" (= prestations).

La destination du flux est :

• soit "FI" pour une facturation indépendante des échéances financières,

• soit "FP" pour une facturation ponctuelle avec une échéance spécifique,

• soit "FR" pour une facturation répétitive, groupée avec chaque échéance.


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Figure 1 - Grille CPT923. Types de ligne d'un contrat de prestations client.

Dans cette grille, les champs "Types de lignes induits", "Taxe" et "Meth" ne sont pas accessibles, car non applicables.

Une grille particulière est destinée à traiter le cas spécifique des types de lignes de contrats de prestations client, quand le débours fournisseur est répercuté sur le client (refacturation) ; les types de ligne –nature de ligne REFA - (voir Figure 2) apparaîtront dans une liste de choix : types de lignes (de contrats prestations client) induits pour refacturation des débours et charges (voir Figure 4). Le choix de destination des lignes est soit "FI" facture indépendante ou "FP" facture ponctuelle.

Figure 2 - Grille CPT923. Types de lignes des charges refacturables d'un contrat de prestations client.

Une troisième grille permet de saisir des types de lignes afférents aux avances sur consommations dans le cadre des contrats de service de type entretien. La nature de ligne est AVCS et le choix de destination "FI" facture indépendante ou "FP" facture ponctuelle.


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Figure 3 - Grille CPT923. Types de lignes d'avance sur consommation d'un contrat de prestations client.

3.1.2 Types de lignes des contrats de prestations fournisseur La nature d’opération "ramenée" automatiquement est "FACD", c’est à dire "facture fournisseur".

La destination du flux est :

• SD (= "sans destination") si la charge n’est pas refacturée au client,

• RF si la charge est refacturée au client,

• RG s’il y a une "régularisation" du coût facturé au client et du coût facturé par le fournisseur.

Régularisation (de la balance client / fournisseur) : les montants facturés au client (moins la marge de la société de gestion) et les montants facturés par le fournisseur doivent s’équilibrer : en cas d'écart :

o ou bien un avoir est émis pour le (demander au) fournisseur,

o ou bien la différence est facturée au client.

La régularisation est effectuée par traitement batch, généralement tous les trimestres.

On distingue cinq grilles, correspondant à quatre types de charges fournisseur.

• charges à régulariser, nature de ligne "PRES",

• charges à refacturer au client, nature de ligne "FRNR",

• reversement des prestations au fournisseur, nature de ligne "REVE",

• interventions d'entretien, nature de ligne "ENTR",

• charges correspondant au paiement de commissions d’apporteurs d'affaires, nature de ligne "VCOM".


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Les cinq grilles sont semblables : CPT923.

La Figure 4 montre la grille des charges fournisseurs qui sont refacturées au client. Dans la colonne "types de lignes induits" de cette grille figure la liste des types de lignes (voir également Figure 2). La notion de type de ligne induit implique que chaque fois qu'une ligne de facturation est créée au niveau d'une facture fournisseur, le flux de facturation client correspondant est généré automatiquement par Ekip.

Figure 4 - Grille CPT923. Types de lignes des contrats de prestations fournisseur.

3.2 Types de contrats de prestations

Il s'agit d'une codification imposée TYCO.

A ce jour, neuf types différents de contrats de prestations sont répertoriés :

Code Type de prestation 1 Contrat d'entretien 2 Convention d'apporteurs d'affaires 3 Convention avec les contre-garants 4 Contrat de charges locatives 5 Assurance 6 Conventions avec les partenaires participants 7 Véhicule de remplacement 8 Entretien du bien 9 Contrat de frais de gestion


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3.3 Catégories de contrats de prestations

Il s'agit d'une codification libre, définissable par l'utilisateur, sous-catégorie du type de contrat de prestations. Elle permet d'affiner le code type de contrat de prestations.

La Figure 5 présente la grille de création de catégories supplémentaires de contrats de prestations.

Figure 5 - Grille DEV114. Catégories de contrats de prestations.

Pour rattacher la catégorie de contrat de prestations à un ou plusieurs types de contrat de prestations, il convient de se positionner sur le dernier champ et d'ouvrir, après validation, les informations de détail.

Figure 6 - Grille GES015. Définition des types de contrat pour lesquels le type de prestation est valide.

3.4 Affectation de types de lignes à une catégorie de prestations

Pour une comptabilisation automatique adéquate des factures émises et reçues, il est nécessaire de sélectionner un type de ligne de contrat de prestations. Pour limiter le choix


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des types de ligne, il n'est autorisé qu'un nombre restreint de types de ligne par catégorie de contrat de prestations.

La Figure 7 présente la grille de sélection des types de lignes par catégorie de contrats de prestations pour chaque nature d'opération. La liste des codes opération est imposée. Dans le bloc inférieur la colonne de gauche permet de sélectionner le type de prestation et la colonne de droite d'y affecter des types de ligne. La suppression ou la modification de ces liens sont interdites. Lors du paramétrage d'un contrat de prestations, l'utilisateur indique le type de prestation de son contrat. Son choix de type de ligne pour les flux de facturation générés par le contrat sera limité aux types de ligne paramétrés dans la grille PRS014.

Figure 7 - Grille PRS014. Affectation de types de lignes aux catégories de contrats de prestations.

3.5 Modes de facturation

Il existe dans Ekip trois modes de facturation des prestations client (codification simple imposée MOFC) :

• Abonnement

• Refacturation réelle

• Sans abonnement

Pour la facturation des prestations fournisseur (codification simple imposée MOFF) quatre choix sont offerts :

• Réception de factures

• Reversement fournisseur

• Réception factures régularisée

• Sans reversement.

En matière de facturation de prestations, vis à vis des clients comme des fournisseurs, EKIP permet de gérer quatre combinaisons :

• abonnement client et facture fournisseur,

• abonnement client et reversement fournisseur,


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• saisie de la facture fournisseur et refacturation à l'identique du montant client,

• abonnement client et régularisation.

Abonnement client et facture fournisseur La prestation est facturée au client à partir d'un échéancier créé lors de l'affectation de la prestation à l’élément financier d’une affaire. Les données de la facture fournisseur sont saisies soit manuellement, soit au travers d'une interface.

Abonnement client et reversement fournisseur La prestation est facturée au client à partir d'un échéancier créé lors de l'affectation de la prestation à un élément financier. Le montant de prestation qui sera reversé au fournisseur est basé soit sur le montant facturé au client, soit défini directement dans le contrat de prestation fournisseur. Le reversement est effectué soit dès la facturation au client, soit lors du règlement par le client.

Saisie de la facture fournisseur et refacturation à l'identique du montant client

Chaque ligne de la facture fournisseur est saisie et sauvegardée dans une piste d'audit fournisseur. Pour chaque ligne de facture, dans le cas où destination du flux est "RF" (voir paramétrage des types de ligne), un flux client est généré : les lignes seront ainsi prises en compte dans le cadre d'une facturation client à venir (facturation pouvant être indépendante - ou non - des échéances financières).

Abonnement client et régularisation Identique à la première combinaison citée, avec possibilité de "régularisation" : les montants facturés au client (après déduction de la marge de la société de gestion) et les montants facturés par le fournisseur seront rapprochés et équilibrés, la différence (positive ou négative) étant répercutée dans la facturation client. Les flux générés seront mis en attente de la prochaine facturation d'échéances client, ou facturés indépendamment des échéances financières.

3.6 Méthodes de calcul

Les montants de factures peuvent être :

• calculés en fonction d'un pourcentage (dans ce cas, une base de calcul doit être sélectionnée dans la liste de valeurs de la codification simple imposée BSCC : montant du financement, valeur d'origine des biens financés, etc.).

• lus dans une table de valeurs,

• un montant fixe,

• ou "non calculés" (pas de méthode de calcul).


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3.7 Conditions d'application d'un contrat de prestations client

Les contrats de prestations client peuvent être assortis de conditions, par application de celles-ci à un package (voir Section « Limitation de l'application de contrats de prestations »).

La Figure 8 présente une liste des critères de restriction de l'utilisation d'un contrat de prestation pouvant être utilisés. Aucun critère ne peut être ajouté, modifié, ou supprimé : la seule modification possible pour l'Utilisateur est une modification de statut, de EXPL (en exploitation) vers HEXP (hors exploitation), - et inversement.

Le nombre de critères en exploitation à un moment donné ne peut, pour des raisons techniques, excéder 15.

Figure 8 - Grille PRG147. Liste de tous les critères de restriction pouvant être appliqués aux contrats de prestations client.


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3.8 Matrices

Le système EKIP permet d'exploiter des matrices ou des tables pour tarifer les contrats de prestations (entretien, pneumatiques, vignette, ...), utilisables dans des barèmes financiers, des listes de prix d'argus, etc.

La valeur attribuée à certains paramètres détermine ainsi un taux ou un prix entrant en ligne de compte dans le calcul d'une prestation (exemple : calcul d'une prestation d'entretien en fonction de la durée de contrat, du kilométrage de véhicule et du type de véhicule).

3.8.1 Critères d'une matrice Des paramètres sont affectés à des domaines d'application (exemples de domaines d’application : entretien, pneumatiques, vignette).

L'utilisateur ne peut ni créer de nouveaux domaines d'application, ni affecter de paramètres aux domaines d'application existants ; il peut toutefois modifier le statut des paramètres et en modifier l'ordre (voir Figure 9).

Figure 9 - Grille PRG147. Liste des paramètres du domaine d'affectation "prestations d'entretien".


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3.8.2 Génération d'une matrice Pour chaque domaine d'application, plusieurs matrices peuvent être créées ; la grille de création est présentée en Figure 10

Figure 10 - Grille PRS000. Création & modification de matrices.

Pour créer une nouvelle matrice, il convient de préciser :

• la référence externe (présente dans les listes de choix),

• le type de domaine d'application (codification simple imposée DOMA),

• le type de prestation (ou service) – voir paragraphe 3.3 ci-dessus,

• les dates de validité et un numéro de version,

et d'entrer les valeurs de chaque paramètre (voir Figure 11).

Il est possible de créer des matrices comportant la même référence externe : elles se différencieront par leur numéro de version.

La saisie du type de prestations permet de restreindre le choix possible de matrices lors de la création d'un nouveau contrat de prestations client ; la grille de saisie des données est accessible par la dernière colonne, après validation.


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Figure 11 - Grille PRS010. Saisie des données relatives aux paramètres.

Une matrice peut être créée en renseignant une valeur simple, une liste de valeurs ou une plage de valeurs (comme l'illustre la Figure 11: indice de progression, valeur de départ /valeur d'arrivée). Dans le cas d'une plage de valeurs, la matrice sera générée par un programme.

Les taux ou valeurs par ensemble de paramètres peuvent être saisis manuellement ou bien être calculés (ce sera le cas s'il s'agit, par exemple d'une matrice destinée à établir un barème financier).

3.8.3 Gestion d’une matrice Après génération, une matrice peut être consultée, via la grille PRS012 présentée Figure 12.

Les taux et valeurs peuvent être saisis ou modifiés manuellement, ou, dans le cas d'un barème, générés automatiquement.

Figure 12 - Grille PRS012. Consultation d'une matrice générée.


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3.9 Tarifs référencés du coût en cas de dépassement de kilométrage par modèle de véhicule

Un contrat client peut stipuler que le dépassement d'un certain kilométrage générera un surcoût, facturable selon un certain tarif. La tarification relative à ce surcoût peut s'appliquer à tout véhicule, quel que soit le modèle, ou bien être spécifique à chaque modèle.

Dans ce dernier cas, il sera nécessaire de définir une matrice particulière, spécifiant le coût du dépassement par modèle. A chaque cellule de la matrice correspondra une série complète de valeurs (une par groupe de modèle). Voir Figure 13.

Figure 13 - Grille PRG165. Gestion des tarifs en cas de dépassement de kilométrage.

3.10 Types de frais

Les types de frais (codification simple libre TFRS) peuvent servir dans différents endroits d'Ekip, dans le montage des affaires et dans les dossiers d'après-vente. En ce qui concerne les prestations, ils sont utilisés par les contrats de frais, voir chapitre 6 « Création d’un contrat de frais ». Pour chaque type de frais, il faut définir des liens de validité avec les types de dossier pour lesquels ce type de frais est utilisable. Le type de frais doit être au statut EXPL pour pouvoir définir les liens. Par défaut un type de frais est valable pour tout type de dossier.


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Figure 14 - Grille DEV114. Définition des types de frais.

Figure 15 - Grille GES015.Définition des types de dossier pour lesquels le type de frais est valide.

Afin d'utiliser ces types de frais dans les contrats, il faut y associer un montant et un type de ligne pour leur facturation. La grille PRG020 permet cette saisie.


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Figure 16 - Grille PRG020. Paramétrage des tarifs des types de frais

Pour créer une nouvelle ligne, il convient de préciser :

• Le code du type de frais,

• le code taxe par défaut pour le type de frais. Cette valeur est modifiable lors de l'utilisation du type de frais,

• le montant HT des frais, exprimé en devise site. Cette valeur est modifiable lors de l'utilisation des frais dans une grille,

• la nature d'opération pour la facturation des frais, le choix est entre FACE, FCCE ou FACD pour les frais à émettre,

• le type de ligne pour la facturation de frais. Si le choix de nature d'opération est FACE, la liste de valeurs contient les types de ligne de la nature de ligne COMM, pour FCCE ce sont les valeurs de la nature de ligne PRES et pour FACD les valeurs de la nature de ligne FRNR.

La destination du type de ligne et son libellé s'affichent automatiquement. Il est possible de supprimer un enregistrement de cette grille et de le recréer avec un lien différent. Le code taxe et le montant peuvent être modifiés sans suppression.


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4. Création d’un contrat de prestations client

4.1 Analyse des principales grilles

La Grille PRS201 (voir Figure 17) permet de créer un contrat de prestations client.

Figure 17 - Grille PRS201. Création d'un contrat de prestations client.

4.1.1 Informations générales relatives au contrat La partie supérieure de la grille présente les données suivantes :

Champ Description Contrat service Identifiant du contrat de prestations sur 10 caractères maximum suivi d’un

descriptif bref du contrat. Référence externe Référence externe du contrat (celle utilisée par le fournisseur, par

exemple). Statut Statut du contrat :

• en début de processus de création, le statut sera "ETUD" (à l'étude) ; • après validation des données de création, la modification du statut de

"ETUD" vers "EXPL" (c'est à dire : en exploitation, actif) permettra de rendre le contrat de prestation opérationnel et d'utiliser celui-ci au sein d'un barème commercial ou d'un élément financier attaché à une affaire.

Les autres valeurs possibles du statut sont : "HEXP" (hors exploitation, inactif) ou "ANNU" (annulé).


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Champ Description Catégorie de frais La sélection d'une catégorie de frais entraîne la sélection d'un type de

prestations : en effet, leurs codes sont liés (voir Section « Catégories de contrats de prestations »). La sélection d'une catégorie de frais limite le choix des types de lignes (voir partie inférieure de la grille).

Couverture Couverture du contrat : le code utilisé précise si la garantie du contrat porte sur un "BIEN", ou sur un "TIERS". (Voir paragraphe « Le type de couverture TIER sur un contrat de prestation client »).

Date de début/Fin Dates de début et de fin de validité du contrat de prestation. Ces dates font l’objet des contrôles suivants : • La date de signature de l’affaire doit être supérieure ou égale à la date

de début de validité • Si une date de fin de validité est définie au niveau du contrat de

prestation, la date de signature de l’affaire doit être inférieure ou égale à cette date

Ces contrôles sont effectués dans les grilles suivantes : • AFF610 : Rattachement d’un contrat de service à un élément de loyer

(écran de recherche) • BAR505 : Rattachement d’un contrat de service à une simulation

financière • MOD227 : Modification des prestations (accessibles par la touche

<DETAIL> sur les grilles MOD125 et MOD416)

4.1.2 Données de calcul La partie médiane de la grille contient les données suivantes :

Champ Description Mode F. Mode de facturation (codification simple imposée MOFC) .

Il en existe de deux types : • le mode "abonnement" : le montant facturé au client résultera alors

d'un calcul. • le mode "coût réel facturé" ou "refacturation réelle" : la facturation

client sera alors effectuée pour un montant de prestation identique à celui figurant sur la facture du fournisseur de prestations.

Décalage La notion de décalage (codification simple imposée CDFP) est prise en compte lorsqu’une ou plusieurs échéances financières sont nulles (franchise, produit de type SERV, …) Les différentes méthodes de décalage sont les suivantes : • DECN – Décalage sur 1ère échéance

Les prestations correspondant aux échéances nulles seront cumulées pour être perçues dès la première échéance non nulle.

• DECR – Décalage rétroactif

Les prestations correspondant aux échéances nulles seront cumulées pour être perçues sur l’échéance non nulle qui précède.


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Champ Description

• LISS – Lissage sur les échéances non nulles Les montants non perçus seront répartis sur les échéances financières suivantes non nulles.

• SANS – Sans décalage

le montant de la prestation sera facturé avec l'échéance financière mentionnée, même si celle ci est nulle. Il peut donc y avoir des échéances ne contenant que le montant de la prestation.

Mode Répartition Codification simple imposée REPA : est utilisé avec la notion de têtes

assurées. Une prestation non répartie (SANS) figurera sur une seule ligne de la facture client (FACE / PRES), quel que soit le code regroupement indiqué dans la grille BAR036. Le montant correspondra à 100 % de la prime, même si la somme des quotes-parts est différente de 100 %. Pour les prestations réparties (REPA), le nombre de lignes sur la factures correspondra au nombre de tiers assurés de la prestation dans la cas où le code regroupement est à ‘Non’. Chaque ligne sera calculée en fonction de la quote-part saisie.

Méthode de calcul Codification simple imposée MHMT : le montant total de la prestation peut : • être calculé à partir d'un pourcentage, • être lu dans une table de valeurs (cette option n'est pas disponible pour

les prestations d'assurance), • consister en un montant fixe, • ou bien "ne fait pas l'objet d'un calcul".

Flat Indicateur (O/N) : détermine si le montant de la prestation donne lieu à une seule facturation, avec la première échéance, ou doit être réparti sur plusieurs échéances. Si le flag est à N, par défaut la prestation s'applique sur chaque échéance, l'utilisateur ayant la possibilité dans les grilles BAR505 et AFF610 d'indiquer les bornes de facturation de la prestation. Si le montant est flat, la prime facturée sera celle résultant des calculs mais si le flag est à N la prime sera considérée comme un montant annuel. Exemples : • Prime flat de 120 EUR – la première échéance aura un montant de

prestations de 120 EUR ; • Prime non flat de 120 EUR sur une affaire sur 36 mois, chaque

échéance aura un montant de prestations de 10 EUR soit au total 360 EUR (120 EUR par an sur 3 ans).


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Champ Description Valeur modifiable Indique si l’utilisateur a le droit de modifier la valeur de la prime

paramétrée dans cet écran, lors du rattachement de la prestation à la simulation financière (affaire). Si la zone est « flaguée » (modifications possibles), les éléments modifiables seront : • Méthode PCEN (Pourcentage) : le % de calcul et l’assiette. • Méthode MONT (Mt fixe) : le montant Remarque : Il sera impossible, lors de l’affectation, de modifier la méthode (PCEN / MONT) Cette protection du tarif des prestations est implémentée au niveau des transactions suivantes : • AFF610 : Rattachement d’un contrat de service à un élément de

loyer (écran de recherche) • BAR505 : Rattachement d’un contrat de service à une simulation

financière • MOD227 : Modification de prestations

Durée max. en mois

Permet de limiter la durée de la prestation lors du rattachement à la simulation financière. Si la rubrique reste vide, la prestation prend automatiquement la durée de l’élément financier. Dans le cas où l'utilisateur saisit une périodicité, un numéro d'échéance début et/ou fin non conforme à la restriction, un message d'erreur est affiché.

Code taxe Taxe appliquée. Le code taxe détermine le taux de taxe qui sera appliqué sur le montant total de la prestation.

Unité de mesure Ce champ donne accès à la grille BAR660 dans laquelle pourront être spécifiées les unités de mesure. Ces unités ne peuvent s'appliquer que sur les contrats de service sur les biens et permettent de gérer les notions comme le nombre de kilomètres ou de pneumatiques. La facturation de dépassements est traitée uniquement dans le produit financier Location Longue Durée. Pour plus de précisions voir le chapitre « Contrats d'entretien ». Attention : Ekip ne gère pas la cas d'une prestation payable flat si le contrat de prestation contient la notion d'unité de mesure.


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Champ Description Montant/Matrice/Pourcentage.

Données complémentaires à la méthode de calcul sélectionnée. En fonction de la valeur saisie dans le champ "Méthode de calcul", l'utilisateur peut entrer : • soit le montant fixe, • soit la référence externe de la matrice (prestation de service

uniquement), • soit le pourcentage applicable et la base de calcul. Dans ce dernier cas

le détail de la prime permet d'afficher la grille ci-dessous :

Figure 18 – Définition de la base de calcul d'une prestation avec méthode PCEN.

Les informations contenues dans cette grille sont : • Base de calcul : Valeurs de la codification simple imposée BSCC • Base HT : indique si Oui la base est prise pour son montant HT ou

Non pour son montant TTC, • Modifiable : permet d’indiquer si la base de calcul est modifiable lors

de l’affectation des prestations sur une simulation financière. • Plaf. Ech : Le montant maximum qui sera facturé pour la prestation

pour une échéance donnée, quel que soit le résultat du calcul, et quelle que soit périodicité de l'échéance

• % prime : le pourcentage à appliquer sur la base de calcul, • Assiette : permet de réduire la base de calcul prévue à l’origine. Le

calcul de la prime s’effectuera toujours en prenant le montant minimum entre l’assiette (inférieure ou égale à la base de calcul) et la base de calcul. Exemple : 3% de la base locative, plafonnée à 20.000 EUR, le montant de l'assiette est donc de 20.000 EUR.

Nbr mois Nombre de mois. Permet de préciser le nombre de mois de franchise avant

la première facturation de la prestation. Calcul de l'encours

Donnée informative non pris en compte dans Ekip. Elle pourra servir lors d’édition effectuée par un logiciel externe (Business Object).

Paramétrage de la rentabilité

Permet de déterminer si la prestation doit être incluse dans les calculs de TEG et/ou de TRI, et sur quelle base. Pour plus d'informations sur les calculs de rentabilité, consulter le manuel de Calculs Financiers.


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Champ Description Poursuite Permet de déterminer ce qu’il convient de faire de la prestation en cas de

fin anticipée de l’affaire. Il y a 3 possibilités : • ARRE : Arrêt de la facturation

Les prestations s’arrêtent en même temps que l’affaire. Elles ne sont donc plus facturées

• CONT : Poursuite de la facturation Un nouvel élément financier est crée qui ne porte que des prestations. Les prestations dont le code poursuite est CONT sont recopiées sur ce nouvel élément

• FACT : Facturation en 1 fois Ekip calcule le montant de prestation restant à facturer, puis crée une nouvelle prestation de montant fixe égal au résultat du calcul.

L’affaire reste en vie tant qu’au moins une prestation doit être perçue. Lorsque la dernière prestation « vivante » est perçue, l’affaire est close. La transaction de modification des prestations (grille MOD125) permet de modifier le comportement, prévu initialement, des prestations et notamment pour modifier le mode de calcul d’une prestation si elle se basait sur le CRD, devenu égal à 0, par exemple. A tout moment de la poursuite, il est également possible d’arrêter les prestations (toujours avec MOD125). Par contre, la suppression avec une date d’effet antérieure à l’arrêt du contrat n’est pas possible.

4.1.3 Données de facturation • Dans la partie inférieure de l'écran, le type de ligne peut être sélectionné. Le type de

ligne apparaîtra sur la facture. Il véhicule le descripteur comptable.

Il n'est nécessaire de spécifier le type de ligne que dans le cas où le mode de facturation est celui de l'abonnement.

• La dernière ligne de la grille présente les informations suivantes :

o code type de ligne,

o nature de ligne destination du flux,

o description du type de ligne.

Voir Types de lignes, Section « Types de lignes ».

L'utilisateur ne choisit que le type de ligne, les autres informations en découlant, et son choix dépend du paramétrage des liens entre les types de frais et les types de ligne (voir « Affectation de types de lignes à une catégorie de prestations »).


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4.2 Conséquences

L'affectation d'un contrat de prestations client sur un élément financier d'une affaire génère la création d'un échéancier théorique de prestations.

EKIP calcule l'échéancier définitif quand l'élément de l'affaire, auquel le contrat de prestation est rattaché, est mis en loyer.

4.3 Création d’une relation d’obligation ou d’exclusion entre les contrats de prestations client

Dans certains cas, on souhaitera imposer au client la souscription d'une combinaison de contrats de prestations : par exemple, la souscription d'une assurance contre le chômage devra impérativement aller de pair avec la souscription d'une assurance décès-incapacité. Il s'agit dans cet exemple d'une relation d'obligation ; de même, la définition d'une relation d'exclusion permettra de rendre des contrats de prestations incompatibles entre eux.

La Figure 19 montre comment peuvent être gérées ces relations.

Figure 19 - Grille PRS016. Création de relations entre les contrats de prestations client.

Si une affaire, comportant des prestations, est créée à l'aide de barèmes financiers, EKIP contrôlera que tous les contrats de prestations obligatoires sont présents. En cas d'omission d'un contrat, un message alertera l'utilisateur et lui proposera de l'inclure.

En dehors de l'utilisation des barèmes de référence, la vérification n'aura pas lieu. Toutefois, via la gestion administrative, une "activité" pourrait être créée, telle que l'option "anomalie" soit un point de passage obligatoire dans la création de l'affaire (voir Chapitre 9 « »).


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4.4 Le type de couverture TIER sur un contrat de prestation client

On détermine pour un contrat de prestations que la couverture est de type BIEN ou de type TIER. Dans le cas où la deuxième option est choisie, un zoom sur le champ affiche une boîte de renseignements :

Le n° de tête est mis à 0 pour indiquer un assuré non obligatoire, à 1 pour un seul assuré obligatoire et à 2 pour 2 tiers assurés obligatoires avec le rôle défini. La prestation ne pourra pas être reliée à l’affaire si le nombre d’assurés ne suit pas le paramétrage.

Les rôles tiers autorisés sont les suivants :

Rôle Description CAUT Tiers caution CLIE Client (implicite à la création de la prestation avec un code tête = 1) COEM Co-emprunteur PAAS Personne à assurer PPAS Personne physique assurée

S’il existe plusieurs tiers du rôle défini avec la tête 0 (non obligatoire), ceux ci pourront facilement être rattachés à la prestation car ils apparaîtront dans la liste de valeur pour le zoom sur ‘Tiers assuré’ de la grille BAR036.

Par contre, pour les têtes 1 et 2, il faut que les tiers intervenants rattachés à l’affaire soient du nombre exact (x) pour qu’il n’y ait pas de message. Si le nombre de tiers disponibles est supérieur, message d’alerte non bloquant et prise en compte des x premiers tiers. Si le nombre n’est pas suffisant il y a message bloquant et la prestation n’est pas rattachée à l’affaire.

L’indicateur ‘Personne physique’ permet de bloquer le rattachement d’une prestation dans le cas suivant : indicateur à ‘Oui’, tête obligatoire (n° 1) de rôle ‘CLIE’ et pas de personne physique avec ce rôle. Si aucun rôle n’est défini, c’est le client qui sera automatiquement le tiers assuré. Il sera néanmoins possible d’affecter un tiers quelconque (non affiché dans la liste de valeur), celui ci prenant automatiquement les rôles PPAS et PAAS. Il faut obligatoirement que le tiers existe dans Ekip, quel que soit le ou les rôles rattachés.


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5. Création d’un contrat de prestations fournisseur


La Grille PRS002 (voir Figure 20) permet de créer un contrat de prestations fournisseur.

Figure 20 - Grille PRS002 - Création d'un contrat de services fournisseur.

5.1.1 Informations générales concernant le contrat La partie supérieure de la grille présente les données suivantes :

Champ Description Contrat fournisseur

Identifiant du contrat de prestation fournisseur sur 10 caractères maximum, suivi d’un descriptif bref du contrat.

Référence externe Référence externe du contrat (par exemple la référence du prestataire). Catégorie de frais Catégorie de prestations. La sélection d'une catégorie de prestations

entraîne la sélection d'un type de prestations : en effet, leurs codes sont liés (voir Section « Catégories de contrats de prestations »). La sélection d'une catégorie de prestations limite le choix des types de lignes (voir partie inférieure de la grille).


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Statut Statut du contrat : • en début de processus de création, le statut sera : "ETUD" (à l'étude) ; • après validation des données de création, la modification du statut de

"ETUD" vers "EXPL" (c'est à dire : en exploitation, actif) permettra de rendre le contrat de prestation opérationnel et d'utiliser celui-ci au sein d'un barème commercial ou d'un élément financier attaché à une affaire.

Les autres valeurs possibles du statut sont : "HEXP" (hors exploitation, inactif) ou "ANNU" (annulé).

Traitement interface

Code interface. Ce code indique si le contrat de prestation fournisseur est utilisé dans le cadre d'une interface. (Pas de lien avec d'autres modules).

Type de couverture

Couverture du contrat : le code utilisé précise si la garantie du contrat porte sur un "BIEN", ou sur un "TIERS". Cette donnée est uniquement informative dans le contrat de prestation fournisseur.

Prestataire Identifiant du prestataire, nom, adresse et RIB, en cas de règlement par virement.

Rôle Le tiers prestataire doit avoir un des rôles ASSU ou TASM s’il s’agit d’une prestation d’assurance et FOUR pour une prestation de service.

Date de début/Date de fin

Dates de validité.

Type de mandat Codification simple imposée TMTR. Le choix est entre opaque (OPAQ) ou transparent (TRAN). Si le mandat est transparent cela implique que la société de gestion agit en simple mandataire du fournisseur de prestation. Dans ce cas, les informations légales obligatoires sur le mandat figurent sur la facture client. A cette fin, un bloc spécifique existe dans le modèle de facture avec trois variables : le nom du prestataire, le libellé de la prestation et la date du mandat. Si l'option opaque est prise, la facture ne comportera aucune mention. Pour plus d'informations sur le paramétrage des modèles voir le Manuel de Facturation.

Date du mandat Ce champ n'est accessible que si le choix du type est TRAN. L'information est facultative.


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5.1.2 Données de calcul La partie médiane de la grille contient les données suivantes :

Champ Description

Mode de facturation

Codification simple imposée MOFF Il en existe de trois types : • Le mode "reversement" : en cas de sélection de ce mode, une grille

de détail est accessible.

Selon le mode de reversement choisi (codification simple imposée TREV), le fournisseur sera payé soit lors de la facturation client (FACT), ou bien lors de l'encaissement du règlement client pour l'échéance (ENCA). Le montant reversé peut être basé sur le montant de l'échéance facturée au client ou sur un échéancier prévisionnel indépendant. Une marge, fixe ou en pourcentage, peut être définie, si le reversement est lié à l'échéancier de la prestation client.

• Le mode "réception de facture" : dans ce cas, le paiement sera

effectué après réception de la facture fournisseur. • Le mode "réception de facture régularisée" : les montants facturés

au client (après déduction de la marge) et les montants facturés par le fournisseur seront rapprochés et équilibrés, la différence (positive ou négative) étant répercutée dans la facturation client.

Prestations Si le mode "réception de facture" est retenu, les détails de la facture fournisseur pourront être saisis en sélectionnant les types de ligne correspondant aux produits du fournisseur. (exemple, type de ligne huile moteur pour le produit : huile moteur). Le choix des types de ligne contient les valeurs de la nature d'opération FACD, pour la nature de ligne FRNR, avec la destination RF qui ont été liés à la catégorie de prestation du contrat de prestation fournisseur (voir « Affectation de types de lignes à une catégorie de prestations »). Lors de la saisie d'une facture de charges et débours, on indique le type de ligne de la prestation et également le contrat de prestation rattaché à l'affaire.


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Méthode de calcul Codification simple imposée MHMT. Cette valeur sera à NULL sauf dans le cas d'un mode de facturation RVER avec le flag de reversement basé sur l'échéancier client à N. Le montant total des prestations peut être un montant fixe ou un montant calculé à partir d'un pourcentage lu dans une matrice. Les informations complémentaires à la méthode retenue sont à préciser dans la grille de détail accessible. En cas de méthode de calcul "pourcentage", les informations complémentaires suivantes peuvent être saisies : base de calcul, flag indiquant si le montant de la base de calcul doit être majoré d'une taxe (TVA), valeur plafond, "valeur quota pourcentage" et valeur du pourcentage.

Si le montant de la base de calcul est supérieur à la valeur plafond, celle-ci sera retenue comme base de calcul. Le montant est calculé ainsi : Montant = valeur en % x quota % x valeur la plus petite, de la base de calcul ou de la valeur plafond. L'utilisation de la notion de "quota pourcentage" est rare ; exemple de cas où elle pourrait être nécessaire : • création d'un contrat de prestations "agent commercial" ; • application d'un pourcentage global pour l'ensemble des agents

commerciaux (2% par exemple) ; • si deux agents commerciaux sont à rémunérer, chacun d'entre eux

percevra la moitié, soit 1% de la base de calcul. Le quota pourcentage sera égal à 50 %.

Flat Indicateur (O/N). Détermine si la prestation donne lieu à une seule facturation, ou si celle-ci sera récurrente.

Nbr mois franchise

Nombre de mois de franchise : Nombre de mois à partir du démarrage de l'affaire pendant lequel le reversement n'aura pas lieu.

Taxe appliquée Le code taxe détermine le taux de taxe qui sera appliqué sur le montant total de la prestation.

Périodicité minimale

Spécification de la périodicité minimale à appliquer dans le rythme de paiement du fournisseur (en cas de paiement automatique). Cette notion n'est pas exploitée actuellement dans Ekip.


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5.1.3 Données de paiement Dans la partie inférieure de l'écran, deux types de ligne peuvent être sélectionnés dans le cas des contrats de prestation de type assurance :

• le premier concerne les appels de fonds à émettre auprès de l'assureur en cas de sinistre (voir le Manuel des Sinistres pour plus d'informations sur les appels de fonds). Cette ligne n'est pas affichée dans le cas des contrats de prestation de type service.

• le deuxième type de ligne à saisir concerne le flux de reversement au fournisseur de services dans le cas où le mode de facturation choisi est celui du reversement. Le type de ligne véhicule le descripteur comptable. La ligne n'est pas accessible en saisie si un autre mode de facturation est sélectionné.

Ces lignes présentent les informations suivantes :

• nature d'opération,

• nature de ligne destination du flux,

• code type de ligne,

• description du type de ligne (voir Section 3.1, Types de lignes)

Seul le type de ligne est à saisir. Pour le flux de reversement la liste de valeurs proposées dépend du paramétrage du lien entre la catégorie de prestation du contrat et les types de lignes (voir « Affectation de types de lignes à une catégorie de prestations »).

5.2 Conséquences

La création d'un contrat de prestations client n'a pas d'effet particulier, hormis la création d'un échéancier prévisionnel pour le fournisseur de la prestation, dans le cas où contrat de prestation fournisseur et contrat de prestation client sont liés dans une affaire.


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6. Création d’un contrat de frais


La grille PRS020 (voir Figure 21) permet de définir le contrat de frais.

Le principe d'un tel contrat est de proposer au client une prestation généralement facturée en une seule fois au démarrage de l'affaire ou annuellement, permettant de couvrir tous les frais administratifs que la société de gestion serait susceptible de lui réclamer durant la vie de l'affaire pour d'éventuelles modifications. Dans le cas où un gestionnaire effectue une opération porteuse de frais couverts par un contrat de frais, ces frais ne seront pas facturés.

Figure 21 - Grille PRS020 - Création d'un contrat de frais.

Figure 22 – Grille LANCOND– Définition des conditions d'application sur les contrats de frais


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6.1.1 Informations générales concernant le contrat La partie supérieure de la grille présente les données suivantes :

Champ Description Numéro de contrat

Identifiant du contrat de frais sur 10 caractères maximum, suivi d’un descriptif bref du contrat

Référence externe Référence externe du contrat Statut Statut du contrat Catégorie de frais La sélection d'une catégorie de frais entraîne la sélection d'un type de

prestations : en effet, leurs codes sont liés (voir Section « Catégories de contrats de prestations »). La sélection d'une catégorie de frais limite le choix des types de lignes de flux de facturation.

Dates de validité Durée max. en mois

Permet de limiter la durée de la prestation lors du rattachement à la simulation financière. Si la rubrique reste vide, la prestation prend automatiquement la durée de l’élément financier.

6.1.2 Données de calcul La partie médiane de la grille contient les données suivantes – nous ne détaillons ici que les différences par rapport à la description faite dans le paragraphe «Création d’un contrat de prestations client » ; rubrique Données de calcul ) :

Champ Description Mode de facturation

Codification simple imposée MOFC : seule la valeur Abonnement est disponible sur les contrats de frais.

Conditions d’appl. Conditions d'application : la fenêtre de détail (voir Figure 22) permet de définir des conditions d'application sur l'utilisation du contrat de frais. Ces conditions peuvent être renseignées ou modifiées même après la mise en exploitation du contrat.

Flux de facturation

Il s'agit du type de ligne pour la facturation du contrat de frais, le choix possible dépendant du paramétrage de « Affectation de types de lignes à une catégorie de prestations ».

Ech ? Echéance : Codification simple imposée PDEC. Flag O/N qui permet d'indiquer si le montant de la prime est incluse dans la première échéance (on parlera alors de prestation en dedans). Dans ce cas, au lieu d'avoir une première échéance de x + la prime, suivie de n échéances à x, toutes les échéances seront de même montant, la part de capital étant réduite dans la première. La valeur "O" n'est saisissable que dans certains cas bien précis : • La prime doit être Flat, • la méthode de calcul doit être un montant ou un pourcentage d'une

base figée avant le calcul de l'échéancier (les références au loyer ou à la VNF sont exclues),

• La TVA sur la prestation doit être nulle.

Remarque : Il est interdit de modifier ou de supprimer une prestation de ce type lors des opérations d'après-vente (grille MOD227) car cette option modifie l’amortissement financier, ce qui n’entre pas dans le cadre de


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cette grille.

Mod. Ech. Prest. Ce code permet d’indiquer le mode de calcul de la prestation lorsque le flag « Ech ? » est à ‘O’. Les valeurs possibles pour ce code sont : • STD : Pas de décalage, pas de plafonnement • PREN : Décalage sur la première échéance non nulle • PEPN : Décalage sur la première échéance non nulle et plafonnement

au montant du loyer

6.1.3 Les frais couverts par le contrat Les types de frais couverts par le contrat de frais ne sont pas saisis dans cette grille mais résultent du paramétrage. En effet, la liste de frais comporte toutes les valeurs paramétrées dans la grille PRG020 (voir « Types de frais »), pour les types de ligne qui ont été liés à la catégorie de frais du contrat (voir « Affectation de types de lignes à une catégorie de prestations »).

Exemple : Le contrat de frais décrit précédemment utilise la catégorie de frais FMOD. Dans la grille PRS014 ci-dessous, nous avons lié cette catégorie à deux types de ligne FDOS et FTRF.

La zone « Flux de facturation » de la grille de saisie du contrat de frais propose donc uniquement ces deux valeurs (dans notre exemple, nous avons choisi l'option FTRF).


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Nous avons paramétré également dans la grille PRG020 le lien entre différents types de frais et ces deux types de ligne, ce sont donc ces types de frais qui se trouvent affectés au contrat de frais :

Si nous essayons d'affecter, sur un dossier de modification, des frais qui sont couverts par le contrat de frais vendu au client au démarrage de l'opération, un message d'erreur bloquant nous en empêche.

Figure 23 - Grille MOD032– Rattachement de frais à un dossier de modification


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7. Regroupement des contrats de prestations

7.1 Création d'un package

EKIP autorise la création d’un lien entre un ou plusieurs contrats de prestations fournisseur, et un contrat de prestations client, permettant ainsi à l’Utilisateur de créer un contrat de prestation client combinant une ou plusieurs prestations d'une ou plusieurs fournisseurs.

Le mode de facturation peut être spécifique pour chaque contrat ; le regroupement de contrats ne peut concerner que des contrats de prestations présentant le même type.

Le type de contrat de prestations est automatiquement défini par la sélection de la catégorie de prestations (voir la section « Analyse des principales grilles » des contrats de prestations client et fournisseur ainsi que le Chapitre 2, qui présente divers types de contrats de prestations).

Exemples : le contrat "tranquillité", proposé à un client pour un montant de prime de 120 EUR par mois, porte sur des prestations d'assurance-vie, perte d'emploi et pertes financières.

La facture client ne comportera qu'une seule mention, en une seule ligne : "contrat tranquillité", pour un montant de 120 EUR. L'existence de trois contrats de prestations fournisseur est occulte pour le client.

Il est nécessaire de créer un regroupement quand sont appliqués les modes de facturation suivants :

• refacturation du coût réel dans le cadre d'un contrat de prestation client,

• "réception de facture avec ajustement" dans le cadre d'un contrat de prestations fournisseur,

• reversement, dans le cadre d'un contrat de prestations fournisseur.

CONTRAT "TRANQUILLITE

(prestations client)120 EUR / mois.Se compose de :

Contrats de prestations Fournisseur

Assurance vieFournisseur XFacturation : Reversement

soit 30,00 EUR par i

Assurance ChômageFournisseur Y

Facturation : Reversementsoit 50,00 EUR par mois

Assurance Perte Fournisseur

Facturation : Réception soit 40,00 EUR par


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C'est ce lien qui permet de gérer automatiquement le règlement des fournisseurs de prestation à partir de la facturation client ou vice versa.


L'écran principal permettant de créer un regroupement est présenté Figure 24.

Bloc supérieur de la grille : La partie supérieure de l'écran permet de sélectionner le contrat de prestations client qui doit faire l'objet d'un lien avec un ou plusieurs contrats de prestations fournisseur : y figurent les données générales du contrat de prestation client sélectionné, ainsi qu'un indicateur, montrant si le contrat de prestations client fait l'objet de conditions d'application.

Bloc inférieur de la grille : La partie inférieure de l'écran présente les contrats de prestations fournisseur liés au contrat de prestations client. Le quota pourcentage doit être saisi si plusieurs contrats de prestations fournisseur sont liés au contrat de prestations client, afin de calculer correctement le montant à payer à chacun des fournisseurs. Le total des quotas pourcentage devra être égal à 100 %.

Deux fonctions différentes sont disponibles en fonction du type de prestation, soit de type assurance, soit de type service. Les contrats de frais ne sont pas concernés par ce paramétrage, n'étant pas de nature à être liés à des prestations fournisseur.

Figure 24 - Grille PRS003. Création d'un package.


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7.3 Limitation de l'application de contrats de prestations

Figure 25 - Grille LANCOND. Applications de conditions à un contrat de prestations client.

La partie supérieure de la grille PRS003 (Figure 24) comporte un indicateur montrant si le contrat de prestations client fait l'objet de conditions d'application. Des conditions peuvent être attachées, par ouverture d'une fenêtre de détail présentée en Figure 25. Voir également « Conditions d'application d'un contrat de prestations client » pour le paramétrage des conditions d'application.


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8. Caractéristiques de quelques contrats de prestation spécifiques

Les contrats de prestations peuvent être créés par les fonctions décrites dans les sections précédentes. Toutefois, quelques grilles, issues de celles précitées, ont été aménagées pour gérer certains contrats de prestations spécifiques tels que l'assurance décès : le choix en matière de catégories de prestations possibles y a été limité. Certaines caractéristiques de ces types de contrats de prestations particuliers sont évoquées ci-après.

8.1 Contrats d'assurances

La Société de gestion peut souscrire, pour le compte du client, une police d'assurance auprès de son courtier d'assurance. Le montant des primes payées par le client sera transmis intégralement (sous déduction de la marge de la société de gestion) à la compagnie d'assurances. Le code "type de contrat de prestations" sera 5 (c'est à dire "assurance").

Coté client Le mode de facturation sera le mode "abonnement". Les primes pourront être calculées selon un pourcentage, un montant fixe, ou une matrice de tarifs.

La prime pourra être sujette à révision, pour des raisons de sinistralité par exemple, ou de modifications en matière fiscale.

Des conditions d'application telles que "le poids total du véhicule devra être inférieur à 3.5 tonnes" par exemple, pourront être associées.

Côté fournisseur Le mode de facturation sera généralement le mode "reversement", après facturation ou après constatation du paiement la facture client (voir manuel "Gestion des sinistres").

L'écran spécifique au fournisseur de contrat d'assurance est doté d'une ligne supplémentaire dans le bloc "paiement". Elle est utilisée en cas de dommage, quand un appel de fonds doit être effectué auprès de l'assureur. Le type de ligne véhicule le descriptif comptable de cet événement.

En cas de dommage ou de décès d'une personne, le fournisseur aura à décaisser une indemnité. La Figure 26 présente la grille définissant les garanties et le montant des indemnités découlant du contrat d'assurance fournisseur.


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Figure 26 - Grille SIN010. Définition des indemnités relatives à un contrat d'assurance fournisseur.

Dans cette grille sont à renseigner les données suivantes :

Champ Description Nat Nature du sinistre.

Codification simple imposée NSIN, définition du type de sinistre couvert (dommage, décès, chômage, etc.). Limite le choix de nature d'indemnités possibles par le biais d'un lien interne Ekip entre la nature de sinistre et le type de dossier

Indm Nature d'indemnité. Codification simple imposée NISI, définition de la nature d'indemnité qui sera payée en cas de sinistre. Un lien interne Ekip définit pour quelles natures de sinistre une nature d'indemnité est valide.

Caren. (m j) Délai de carence. Définition de la période décomptée à partir de la date de prise d'effet du contrat, au cours de laquelle le prestataire de services ne prendra pas en charge les échéances (période minimale entre la prise d'effet et la date du sinistre).

Franch (m j) Période de franchise. En mois et/ou en jours. Définition de la période, décomptée à partir de la date de déclaration du sinistre, pendant laquelle le prestataire de services ne prendra pas en charge le paiement des échéances.

NF Période de "non franchise". En mois. • Si deux sinistres de même nature interviennent successivement, • et si un délai d'application de franchise est signalé, • et si le nouveau sinistre intervient pendant la période de non franchise

suivant le premier sinistre, • alors, il ne sera pas fait application d'une seconde période de franchise.

Mage Méthode pour le calcul de l'âge maximum. Codification simple imposée MAGE, l'âge d'une personne peut être calculé : • en années civiles ("CIVI") (une année de plus décomptée à la date

d'anniversaire), • ou en prenant pour base la fin de l'année ("FANE" = fin d'année) (une

année de plus est décomptée au 31 décembre, et non pas le jour de l'anniversaire).


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AgeMax Age maximum. Au-delà d'un âge maximum, la prise en charge des échéances peut être exclue. Si la personne assurée atteint cet âge, la prise en charge cessera à cette date.

CalJr Méthode de calcul des jours d'échéances. Codification simple imposée MTJO, deux méthodes sont possibles : • Méthode des "jours vrais" : le montant de l'indemnité journalière est

égal au montant de l'échéance d'une période spécifique, divisé par le nombre de jours de la période.

• Méthode des "jours moyens": le montant de l'indemnité journalière est égal au montant de l'échéance d'une période spécifique, multiplié par 12/365 (en cas d'échéances mensuelles).

Palier % Application de pourcentages (paliers). Application du pourcentage de prise en charge des échéances qui devrait être appliqué en fonction de la durée de la prise en charge par l'assureur. Accès à une grille de détail :

Méthode de calcul de la durée maximale de prise en charge par l'assureur

Codification simple imposée MTDU. Deux méthodes sont possibles : 1. Paliers. Définit des paliers pour déterminer la durée maximale. 2. Tiers. Prend en compte un tiers de la durée du contrat.

Durée maximale de la prise en charge (paliers).

Définition de la durée maximale de la prise en charge par l'assureur en fonction de la durée du contrat. Accès à une grille de détail. Le champ affiche "O" quand un palier est défini, "N" quand ce n'est pas le cas.


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Grille de détail Elle est accessible en cas de sinistre entraînant la modification de l'affaire (telle que le décès). Il peut être précisé : • la méthode de calcul : codification simple imposée MESI, l'indemnité

peut être calculée à partir d'un montant, d'un pourcentage ou "d'aucun montant" (l'indemnité ne peut être définie avant le sinistre : un expert doit l'évaluer - Voir Manuel des sinistres, Création d'un dossier de sinistre). Dans le cas d'un montant fixe, entrer le montant dans le champ "valeur minimum".

• la base de calcul, codification simple imposée BCSI • le pourcentage applicable, • le montant minimum et maximum du montant de l'indemnité.

Cette indemnité est celle qui figure dans le champ de l'indemnité d'assurance interne sur un dossier de sinistre ou de décès sous la rubrique assurance interne.

8.2 Contrats d'entretien

En général, un client qui bénéficie d'un contrat d'entretien paye une redevance forfaitaire quel que soit le nombre d'interventions d'entretien. Le contrat d'entretien est fonction d'un nombre plafond d'heures de fonctionnement, ou d'un certain kilométrage s'il s'agit d'un véhicule. En cas de dépassement, une redevance additionnelle sera due : le contrat d'entretien du client se réfère donc à une unité de mesure nécessaire pour la gestion du dépassement (voir Figure 27).

Figure 27 - Grille BAR660. Incorporation d'une unité de mesure dans un contrat d'entretien client.


43

Les données suivantes peuvent être entrées :

Champ Description Unité de mesure

Codification simple libre UNMS, à sélectionner parmi les unités de mesure disponibles (ex : km, pneus, ...).

Tarif ref. Tarif référencé. Codification simple imposée TREF, préciser le type de table (tarif par marque, par groupe de modèles, etc.) servant de référence au tarif. Si aucune table n'est référencée (ref tarif : "TSPE"), le prix pourra être spécifié dans la dernière colonne.

Form. Dép. Formule de dépassement. Si le code du tarif référencé est TFOR "Formule de calcul dépassement", il peut être spécifié une formule permettant ce calcul. Les formules sont paramétrées en utilisant la grille MOD404.

Quantité Celle au dessus de laquelle l'utilisation supplémentaire donnera lieu à un nouveau calcul pour la facturation.

Prix Accès à une grille de détail, dans laquelle peut être précisé le prix qui sera pris en compte pour l'utilisation supplémentaire ; des bornes concernant l'utilisation supplémentaire peuvent être indiquées, ainsi que les prix par unité de mesure à l'intérieur de chaque borne. Cet accès est permis uniquement si la valeur du tarif référencé est TSPE.

Le mode de facturation est en général le mode abonnement. Le type de contrat de prestations sera "1" ( = contrat d'entretien).

Si le mode de facturation est "à réception de facture", il sera alors possible de saisir les détails de la facture fournisseur en sélectionnant les types de lignes correspondant aux prestations fournisseur.

Exemple : type de ligne "vidange" pour la prestation "vidange".

8.3 Contrats de prestations spécifiques aux véhicules

Ce sont les contrats "pneumatiques", "voiture de remplacement", "essence et autres cartes".

La gestion de contrats concernant les pneumatiques est identique à celle de la gestion des contrats d'entretien : sélection de l'unité de mesure "pneumatiques", spécification du nombre de pneumatiques prévu au contrat.


44

8.4 Prestations « Chèque cadeau »

8.4.1 Description générale La société de gestion accorde parfois à ses meilleurs clients un type de crédit appelé « crédit avec cadeau » dont les caractéristiques sont les suivantes :

• A chaque anniversaire du dossier, le client a droit à un cadeau. Le montant du cadeau n’est pas déduit du montant de l’échéance, mais versé au client sous la forme d’un chèque.

• A chaque fois qu’un impayé est détecté, le prochain chèque cadeau non encore traité est annulé.

• En cas de fin anticipée, tous les chèques de ce type non encore émis sont également annulés automatiquement.

Le chèque cadeau est géré dans EKIP comme une prestation négative. Il est ainsi possible de définir des barèmes pour les crédits avec cadeau.

La gestion de cette prestation repose sur les règles de sites ci-dessous :

Règle Description PNEG Prestation négative autorisée PFLA Si la prestation est de type « flat », il est possible de facturer une prestation

indépendante sur une échéance autre que la première.

Note : L’application de ces règles de site n’est possible que dans le cadre d’un barème financier (grille BAR505). Le choix d’une prestation de ce type n’est pas possible directement en saisie d’une affaire (AFF610, AFF710 …).

8.4.2 Création d’un contrat de service « chèque cadeau » La création d’un contrat de service destiné à gérer la notion de chèque cadeau n’est possible qu’après avoir effectué les étapes nécessaires suivantes :

• Ajout du type de prestation CADO,

• Définition du type de ligne de la facture relative à la prestation « Chèque cadeau », en précisant qu’il s’agit d’une facture indépendante,

• Paramétrage de la ligne de contrat : Ajout de la prestation CADO dans la liste des opérations de type « FACE ».

Une fois ces paramétrages effectués, il est possible de créer le contrat de service « Chèque cadeau ».


45

Le contrat ci-dessus facture au client un montant négatif de –100 €. Ce montant peut être défini en tant que montant fixe ou pourcentage d’une base de calcul.

8.4.3 Attachement du contrat « chèque cadeau » à un barème L’ultime étape consiste à rattacher cette prestation à un barème financier (voir chapitre suivant pour la notion d’affectation d’une prestation à un barème) autant de fois qu’il y a de chèques cadeau au cours de l’affaire.

Exemple :

Pour une affaire de 24 mois, on attachera le contrat de service à chacune des dates anniversaire du crédit : le 12ème et le 24ème mois.


46

9. Affectation de prestations à un barème commercial Un barème commercial consiste en une proposition ou un contrat "vides", dans lesquels certaines valeurs de base sont prédéfinies, telles que le taux nominal, le taux de valeur résiduelle.

Des prestations peuvent être intégrées dans cet ensemble : elles seront alors automatiquement affectées à l'élément financier de l'affaire générée par le barème commercial. L'élément financier peut être généré à partir d'un barème commercial ou d'une simulation financière (voir le Manuel "Barèmes").

Les règles de gestion sont les suivantes :

• Le contrat de prestation client doit être défini et en vie (statut : EXPL).

• L'élément financier doit exister.

• La périodicité du contrat de prestation client doit être la même que celle du barème commercial ; elle peut être modifiée mais doit rester un multiple de la périodicité de l'affaire.

• Les quantités d'unités de mesure dans le barème commercial sont des montants par défaut ; si ces quantités ne sont pas renseignées, les quantités figurant au contrat de prestation client seront reprises. Certaines quantités, une fois allouées, sont modifiables, telles que la périodicité, les numéros d'échéance initiale et finale, le pourcentage ou le montant fixe, le tiers ou le bien assurés, fonction de la couverture du contrat, et le coût d'excédent d'utilisation.

Les conditions d'application du contrat de prestation client seront vérifiées si l'option "anomalies" du menu local est activée (voir Figure 28) ou lorsque le barème financier est affecté à un élément d’une affaire.

Figure 28 - Grille BAR532. Création d'un barème commercial.


47

Les prestations peuvent être incluses après accès à l'écran de détail dans le champ "Prestations". L'écran qui apparaît est présenté Figure 29.

Figure 29 - Grille BAR505. Adjonction de contrats de prestation client.

Sur la grille BAR 505 (Figure 29) figurent principalement les données du contrat de prestations client (voir Section « Analyse des principales grilles »).

Les données supplémentaires sont :

Champ Description Regr. Indicateur (Oui/Non) pour le regroupement des types de lignes. Dans le cas

où un contrat de prestations client couvre plusieurs personnes, il peut être indiqué si le type de ligne doit être groupé ou séparé. (exemple : soit un contrat couvrant Monsieur et Madame X : la prestations peut être facturée en une ou deux lignes).

Périodicité Indicateur de la périodicité de la prestation. Celle-ci doit être un multiple de la périodicité des échéances.

Début – Fin Par défaut une prestation couvre toutes les échéances de l'affaire. Dans le cas d'une prestation Flat, ces valeurs sont 1 à 1. Si une durée maximum est paramétrée sur la prestation, la colonne Fin prendra la valeur d'échéance correspondant à ce maximum.

TVA récupérable

Indicateur (Oui/Non) pour TVA récupérable : si le client récupère la TVA (indicateur = O), la base de calcul (en cas de calcul par pourcentage) sera hors TVA. Un message d'erreur peut apparaître, si la méthode de calcul est incompatible avec le principe de TVA récupérable.

Type de prestations

Obligatoires ou optionnelles. Lors de l'affectation d'un barème financier à une affaire, toutes les prestations obligatoires seront automatiquement liées à l'affaire. Toutes les prestations optionnelles peuvent être affectées manuellement ou laissées en dehors du contrat.


48

Echéance Flag O/N récupéré uniquement des contrats de frais, permettant l'inclusion de la prime dans la première échéance en conservant un échéancier linéaire. Ce type de contrat de frais ne peut être affecté que sur des éléments pour lesquels la TVA sur l'échéance est nulle, sinon un message d'erreur bloquant est affiché. De plus le montant de la prime ne doit pas dépasser le montant de la première échéance.

Rentabilité Permet d'accéder par une fenêtre de détail à la grille BAR380 qui permet d'inclure (ou non) le coût des prestations dans le calcul du Taux Effectif Global et/ou le Taux de Rendement Interne, ainsi qu'en déterminer le calcul dans certains cas. Le résultat est visible en zoomant sur la grille BAR381. Pour plus d'informations sur les calculs de rentabilité, consulter le Manuel des Calculs Financiers.


49

10. Affectation de prestations à une affaire L'affectation à une affaire d'un contrat de prestations client ou d'un package de contrat de prestations revient à affecter un ou plusieurs contrats de prestations client à un élément financier d'une affaire.

L'élément financier, porteur de toutes les données financières de l'affaire, peut être créé à l'aide d'un barème commercial ou d'une simulation financière. Les règles de gestion sont identiques à celles relatives à l'affectation de prestations à un barème commercial.

Pour créer une affaire, des données sont entrées dans une succession de grilles. L'une d'entre elles - présentée en Figure 30 - permet d'affecter des prestations à l'affaire.

Figure 30 - Grille AFF610. Attribution de contrats de prestation client à un élément financier.

Les prestations peuvent être appelées (liste de valeurs) dans la première colonne.

En choisissant "OUI" dans la grille de détail qui apparaît (voir Figure 31), le choix des contrats de prestations se limitera à celui pour lesquels les conditions d'applications sont remplies par l'affaire. Après validation, un ou plusieurs contrats de prestations pourront être sélectionnés ("O" ou "N" dans la première colonne) et les prestations apparaîtront dans la grille principale Figure 30.


50

Figure 31 - Grille de détail pour la sélection des contrats de prestations client.

Après sélection des contrats de prestations client, un accès à la grille PRS106 qui présente le paramétrage du contrat de prestation, se fera en demandant les informations de détail.

La grille principale Figure 30 présente les données suivantes :

• Partie supérieure de la grille : données générales de l'affaire, pouvant servir comme critères de recherche.

• Partie centrale de la grille : détails de l'élément financier.

La partie inférieure de la grille contient les mêmes données que celles précisées dans le chapitre 9 pour la grille BAR505. L'utilisateur peut également, en fonction du paramétrage des profils et habilitations, choisir entre la saisie des prestations dans la grille BAR505 à partir de la grille des simulations financières, BAR303, ou la grille AFF610. Cependant, il faut noter que lors de l'utilisation de la grille BAR505 les conditions d'application du contrat de prestation ne sont pas contrôlées.


51

11. Consultation des échéanciers L'affectation d'un contrat de prestation client à un barème commercial ou à une affaire engendre après validation la création d'un échéancier. Un échéancier définitif est calculé lors de la mise en force de l'affaire.

Deux échéanciers sont créés :

• l'échéancier du contrat de prestations client,

• l'échéancier du ou des contrats de prestations fournisseur liés au contrat de prestations client.

La grille de consultation de l'échéancier du contrat de prestations client est représentée Figure 32.

Figure 32 - Grille BAR509. Consultation de l'échéancier du contrat de prestation client.

L'échéancier définitif est également consultable dans la grille AFF411 représentée Figure 33. Cette grille permet de voir les références de facturation pour les échéances déjà facturées, la période couverte par l'échéance et, en se positionnant sur la référence du contrat de prestation, de faire défiler les échéanciers de chacun des contrats de prestation associés à l'élément de l'affaire.


52

Figure 33 - Grille AFF411. L'échéancier du contrat de prestation client, après MEL

La grille de consultation de l'échéancier du contrat de prestations fournisseur est représentée Figure 34.

Les valeurs ne seront visibles que si le mode de facturation du contrat de prestations fournisseur est le "reversement" mais que ce reversement ne soit pas en relation avec la facturation client. Dans ce cas, une méthode de calcul propre à la prestation fournisseur est choisie (ex : méthode du pourcentage).

Figure 34 - Grille AFF412. Consultation du barème relatif au contrat de services fournisseur.


53

12. Facturation client et paiement du fournisseur de prestations

Selon les indications décrites dans la Section « Modes de facturation », quatre combinaisons sont possibles :

• abonnement client et facture fournisseur,

• abonnement client et reversement au fournisseur,

• saisie de la facture fournisseur et refacturation au client,

• abonnement client et régularisation.

Abonnement client et facture fournisseur : Les prestations sont facturées au client selon l'échéancier créé lors de l'affectation des prestations à l'élément financier ou à l'affaire. Les données de la facture fournisseur sont saisies manuellement ou automatiquement par le biais d'une interface.

Représentation du schéma des flux :

Factureclient

Facturefournisseur

"boîte à flux"en attente de facturation

Piste d'audit

Types deligne facturefournisseur

Piste d'audit

Types deligne facture

client

AFFECTATION D'UN CONTRAT DEPRESTATIONS CLIENT A UN

ELEMENT FINANCIER

Abonnement client et reversement au fournisseur :

Les prestations sont facturées au client selon l'échéancier créé lors de l'affectation des prestations à l'élément financier. Le montant des prestations qui sera reversé au fournisseur est basé sur le montant facturé au client. Le reversement a lieu soit lors de l'émission de la facture au client (basé sur la date comptable de la facture) ou lors du paiement de celle-ci. Le paramètre site RTTC permet de déterminer si le reversement se fait sur la base du TTC payé par le client ou sur le HT. Autre possibilité : le rythme des reversements est calqué sur celui d'un échéancier, créé lors de l'affectation des prestations à l'élément financier.


54


Factureclient

Facturefournisseur


Piste d'audit


Piste d'audit


client

AFFECTATION D'UN CONTRAT DEPRESTATIONS CLIENT A UN

ELEMENT FINANCIER

Saisie de la facture fournisseur et refacturation au client : Chaque ligne de la facture fournisseur doit être saisie et sauvegardée dans un fichier d'audit. Pour chaque ligne dont la destination du flux est "RF", (voir paramétrage des types de lignes), un flux client est généré : des lignes sont créées, qui seront prises en compte dans la prochaine facturation client. Le flux client sera facturé soit en même temps que la prochaine échéance, soit indépendamment des échéances.


Factureclient

Facturefournisseur


Piste d'audit


Piste d'audit


client

Abonnement client et régularisation : Principe identique à celui de la première combinaison, avec possibilité de régularisation : les montants facturés au client (après déduction de la marge) et les montants facturés par le fournisseur seront rapprochés et équilibrés, la différence, positive ou négative, étant répercutée dans la facturation client. Les flux générés seront mis en attente de la prochaine facturation d'échéances client, ou facturés indépendamment des échéances financières.


55


Factureclient

Facturefournisseur

AFFECTATION D'UN CONTRATDE PRESTATIONS CLIENT A UN

ELEMENT FINANCIER"boîte à flux"

en attente de facturation

Régularisation par traitementbatch

Piste d'audit


Piste d'audit


client

12.1 Emission des factures

Il existe deux manières de facturer les prestations au client : indépendamment des échéances ou en même temps que les échéances.

Les flux qui sont facturés indépendamment des échéances sont des flux prévisionnels dont la destination de flux est "FI" (= Flux Indépendants) ou "FP ( = Flux Ponctuels - seulement dans le cas d'affaires pour lesquelles il n'y a plus d'échéances à facturer ; par exemple : contrats arrivés à terme ou sur le point d'arriver à terme).

L'émission des factures se fait par traitement batch.

Les factures indépendantes peuvent être émises pour un client, pour une affaire ou pour un produit financier.

La Figure 35 présente les grilles de lancement d'une facturation indépendante.


56

Figure 35 – Grilles FCTHORCLI, FCTHORECH, FCTHORGEN. Emission de factures indépendantes.

La Figure 36 représente le schéma des flux d'une facturation indépendante.

Composition deslignes de facture

Stockage danstableauLIGNES

Insertion deslignes dans

MVTLIGNEW

Insertion del'en-tête dans

MVTNEW

Rupture sur destinationdu flux,

date_échéance_et affaire

Stockage danstableau

ENTETE

Composition del'en-tête de facture

Lecturedes flux

Fluxprévisionnels

id_fluxprev

(FLUXPREV)

Mise à jour des montants de l'en-tête

Flux indépendants ("FI") ouflux ponctuels ("FP") pour desaffaires arrivées à terme.

Figure 36 - Schéma des flux d'une facturation indépendante.

Les flux prévisionnels qui sont facturés en même temps que les échéances sont des flux dont la destination est : "FR" (= Flux Répétitifs - par exemple : facturation de prestations dans le cadre du mode "abonnement"), ou bien "FP" (= Flux Ponctuels - par exemple : facturation de charges en une seule fois).


57

La Figure 37 présente les grilles de lancement d'une facturation indépendante. Les factures indépendantes peuvent être émises pour un client, pour une affaire ou pour un produit financier.

�

Figure 37 - Grille FCTECHTIE, FCTECHAFF, FCTECHCLI. Emission des factures d'échéances.

La Figure 38 présente le schéma des flux de la facturation des prestations concomitante aux échéances.


58

4Stockage dans

tableauLIGNES

4Stockage dans

tableauENTETE

4Composition deslignes de facture

4Composition de

l'en-tête de facture

2Lecture deséchéances

Fluxprévisionnels

id_fluxprev

(FLUXPREV)

Echéancierloyers

id_simul_element

no_échéance

4Insertion deslignes dans

MVTLIGNEW

4Insertion de

l'en-tête dansMVTNEW

4Rupture sur

date_échéance,et affaire

Flux indépendants ("FI") ouflux ponctuels ("FP") pourdes affaires arrivées à terme.

Mise à jour des montants de l'en-tête

2Lecture des

flux

Figure 38 - Schéma des flux d'une facturation des prestations, concomitante aux échéances.


59

12.2 Saisie des factures fournisseurs

Dans le cas où le mode de facturation des contrats de prestations fournisseur est "RECP" (= à réception des factures), la saisie des factures fournisseurs peut être soit manuelle, soit générée dans EKIP par une interface (voir Manuel Interfaces).

La Figure 39 présente la grille de saisie d'une facture fournisseur.

Figure 39 - Grille FCT441. Saisie d'une facture fournisseur.

L'utilisation générale de la facture de charges et débours est traitée dans le Manuel de Facturation. Cependant, elle comporte quelques particularités liées aux contrats de prestation :

• le fournisseur saisi est le fournisseur de prestation,

• le rôle du fournisseur, dans le cas ci-dessus ASSU pour l'assureur

• le flag "Service" permet d'indiquer si la facture concerne un contrat de prestation,

• la Prestation est à sélectionner parmi la liste de contrats prestation signés par le fournisseur,

Dans le bloc inférieur de la grille doivent être saisis ou sélectionnés :

• une ligne pour chaque affaire pour laquelle le fournisseur doit être réglé,

• l'élément financier de l'affaire concerné par la prestation,

• les prestations (le système propose par défaut la prestation saisie dans le bloc supérieur),

• le type de ligne (et, en association, la destination du flux, c'est à dire : flux régularisé, flux refacturé ou flux non refacturé).


60

13. Rentabilité des prestations La marge dégagée dans le cadre du reversement à un fournisseur d'une prestation dont le coût est répercuté sur un client est stockée dans la piste d’audit client.

Le processus est le suivant :

Facture client(loyer+prestation)

Piste d'audit client = PAC(*)

Extraction deslignes concernantles prestations

Piste d'audit fournisseur = PAF(**)

Reversement

(**) Dans cette phase, Ekip étudie toutes les lignes de la PAC pour lesquelles un reversement au fournisseur doit être effectué :

o Si le reversement s'effectue par rapport à la facture client, Ekip recherche sur le contrat de prestation fournisseur l'existence d'une marge, exprimée en pourcentage ou en montant fixe. Si une telle marge existe, le montant devant revenir au fournisseur sera égal au montant de la ligne de la PAC, moins la marge. Cette marge est alors stockée dans la PAC.

o Si le reversement s'effectue à partir d'un échéancier prévisionnel de facturation indépendamment de la facture client, Ekip recherche pour la date d'échéance correspondante le montant à reverser et on extrait de la même façon la marge, si elle existe.

(*) Le montant de la ligne de facture client correspondant à une prestation est extrait et réparti par rapport aux contrats de prestations fournisseurs. Le montant contenu dans la piste d'audit client n'est pas le montant définitif reversé au fournisseur, mais la part qu'il représente par rapport au montant facturé au client.

Exemple : Contrat client :

• ASS001 pour 100 EUR Contrats fournisseur :

• FASS001_1 pour 60 EUR • FASS001_2 pour 40 EUR

L'image de la piste d'audit client sera composée de deux lignes distinctes, l'une portant sur la prestation FASS001_1 avec un montant de 60 EUR et la deuxième ligne pour la prestation FASS001_2 pour un montant de 40 EUR.

La marge de la société de gestion est saisie sur le contrat de prestation fournisseur (grille PRS002), pour chaque type de ligne, dans des grilles de détail accessibles par zoom dans le champ "Services" :


61

Cas du mode de facturation "Reversement" :

Figure 40 - Grille PRS002. Définition de la marge de la société de gestion sur une prestation. Cas de "Reversement".

Cas du mode de facturation "Réception de facture" :

Figure 41 Grille PRS002. Définition de la marge de la société de gestion sur une prestation. Cas du mode "Réception de factures".


62

Pour analyser la rentabilité des prestations payées et reçues, des balances peuvent être générées à partir des pistes d’audit client et fournisseur, au moyen de la grille présentée Figure 42 :

Figure 42 - Grille FCTTRTBAL. Création des balances à partir des pistes d’audit client et fournisseur.

Le résultat de la génération des balances peut être consulté dans la grille FCT081 présentée Figure 43 :

Figure 43 - Grille FCT081. Suivi des balances des pistes d’audit client et fournisseur.

La grille montre les lignes de balance générées. L’écart correspond à la marge, exprimée soit en pourcentage, soit par un montant fixe sur le contrat de prestation fournisseur.


63

La grille FCT191 présentée Figure 44 montre encore plus explicitement les totaux des balances par contrat de prestation fournisseur :

Figure 44 - Grille FCT191. Analyse de la rentabilité des prestations fournisseur.

Le détail du champ "Prestation" montre la rentabilité par client :

Figure 45 - Grille FCT192. Analyse de la rentabilité d’une prestation par client.

Un zoom dans les champs "Facturé au client" et "Versé au fournisseur" permet d'accéder au détail des montants versés par affaire :

Figure 46 - Prestations : montant facturé au client par affaire


64

Figure 47 - Prestations : montant versé au fournisseur par affaire.

3 fonctions permettent d'éditer les balances :

• EDTBALCLI : balance client,

• EDTBALFOU : balance fournisseur,

• EDTBALGCF : balance générale.

Figure 48 - Grilles EDTBALCLI, EDTBALFOU, EDTBALGCF.


65

14. Modification des contrats de prestations La grille de modification des prestations attachées à une affaire est présentée Figure 49.

Le système recherchera les prestations rattachées à une affaire : si des prestations sont rattachées, une croix (X) apparaîtra dans le champ prestations.

L'élément financier sur lequel les modifications sont à opérer doit être en activité, c'est à dire "en force" et non encore arrivé à terme.

Un dossier est créé, pour pouvoir procéder aux modifications. Par défaut Ekip propose d'effectuer la modification à la date de la première échéance non facturée, mais selon le paramétrage, il est possible d'effectuer des modifications rétroactives. Dans ce cas, des avoirs sont créés pour les échéances facturées depuis la date de la modification.

Figure 49 - Grille MOD125. Modification des prestations.

Si aucune action de la Gestion Administrative n'est liée aux modifications, l'accès est possible par "actions HORS GA".

Les conséquences des modifications peuvent être consultées dans "TAB. SERVICES" ; les flux prévisionnels sont consultables dans "historique des flux".

Pour plus d'informations sur la modification des prestations, se reporter au Manuel des Modifications d'Affaire – Renégociations, Transferts et Autres.


66

15. Liste des figures Figure 1 - Grille CPT923. Types de ligne d'un contrat de prestations client. ..........................................................6 Figure 2 - Grille CPT923. Types de lignes des charges refacturables d'un contrat de prestations client. ...............6 Figure 3 - Grille CPT923. Types de lignes d'avance sur consommation d'un contrat de prestations client. .......................................................................................................................................................................7 Figure 4 - Grille CPT923. Types de lignes des contrats de prestations fournisseur. ...............................................8 Figure 5 - Grille DEV114. Catégories de contrats de prestations............................................................................9 Figure 6 - Grille GES015. Définition des types de contrat pour lesquels le type de prestation est valide. ......................................................................................................................................................................9 Figure 7 - Grille PRS014. Affectation de types de lignes aux catégories de contrats de prestations. ...................10 Figure 8 - Grille PRG147. Liste de tous les critères de restriction pouvant être appliqués aux contrats de prestations client. ..............................................................................................................................................12 Figure 9 - Grille PRG147. Liste des paramètres du domaine d'affectation "prestations d'entretien". ...................13 Figure 10 - Grille PRS000. Création & modification de matrices.........................................................................14 Figure 11 - Grille PRS010. Saisie des données relatives aux paramètres..............................................................15 Figure 12 - Grille PRS012. Consultation d'une matrice générée. ..........................................................................15 Figure 13 - Grille PRG165. Gestion des tarifs en cas de dépassement de kilométrage. ........................................16 Figure 14 - Grille DEV114. Définition des types de frais. ....................................................................................17 Figure 15 - Grille GES015.Définition des types de dossier pour lesquels le type de frais est valide....................17 Figure 16 - Grille PRG020. Paramétrage des tarifs des types de frais...................................................................18 Figure 17 - Grille PRS201. Création d'un contrat de prestations client.................................................................19 Figure 18 – Définition de la base de calcul d'une prestation avec méthode PCEN. ..............................................23 Figure 19 - Grille PRS016. Création de relations entre les contrats de prestations client. ....................................25 Figure 20 - Grille PRS002 - Création d'un contrat de services fournisseur...........................................................27 Figure 21 - Grille PRS020 - Création d'un contrat de frais. ..................................................................................32 Figure 22 – Grille LANCOND– Définition des conditions d'application sur les contrats de frais........................32 Figure 23 - Grille MOD032– Rattachement de frais à un dossier de modification ...............................................35 Figure 24 - Grille PRS003. Création d'un package................................................................................................37 Figure 25 - Grille LANCOND. Applications de conditions à un contrat de prestations client. ............................38 Figure 26 - Grille SIN010. Définition des indemnités relatives à un contrat d'assurance fournisseur. .................40 Figure 27 - Grille BAR660. Incorporation d'une unité de mesure dans un contrat d'entretien client. ..................42 Figure 28 - Grille BAR532. Création d'un barème commercial. ...........................................................................46 Figure 29 - Grille BAR505. Adjonction de contrats de prestation client. .............................................................47 Figure 30 - Grille AFF610. Attribution de contrats de prestation client à un élément financier. ..........................49 Figure 31 - Grille de détail pour la sélection des contrats de prestations client.....................................................50


67

Figure 32 - Grille BAR509. Consultation de l'échéancier du contrat de prestation client.....................................51 Figure 33 - Grille AFF411. L'échéancier du contrat de prestation client, après MEL..........................................52 Figure 34 - Grille AFF412. Consultation du barème relatif au contrat de services fournisseur. ...........................52 Figure 35 – Grilles FCTHORCLI, FCTHORECH, FCTHORGEN. Emission de factures indépendantes. .......................................................................................................................................................56 Figure 36 - Schéma des flux d'une facturation indépendante. ...............................................................................56 Figure 37 - Grille FCTECHTIE, FCTECHAFF, FCTECHCLI. Emission des factures d'échéances. ...................57 Figure 38 - Schéma des flux d'une facturation des prestations, concomitante aux échéances...............................58 Figure 39 - Grille FCT441. Saisie d'une facture fournisseur. ................................................................................59 Figure 40 - Grille PRS002. Définition de la marge de la société de gestion sur une prestation. Cas de "Reversement". ......................................................................................................................................................61 Figure 41 Grille PRS002. Définition de la marge de la société de gestion sur une prestation. Cas du mode "Réception de factures"................................................................................................................................61 Figure 42 - Grille FCTTRTBAL. Création des balances à partir des pistes d’audit client et fournisseur................................................................................................................................................................................62 Figure 43 - Grille FCT081. Suivi des balances des pistes d’audit client et fournisseur. ......................................62 Figure 44 - Grille FCT191. Analyse de la rentabilité des prestations fournisseur.................................................63 Figure 45 - Grille FCT192. Analyse de la rentabilité d’une prestation par client. ................................................63 Figure 46 - Prestations : montant facturé au client par affaire...............................................................................63 Figure 47 - Prestations : montant versé au fournisseur par affaire. .......................................................................64 Figure 48 - Grilles EDTBALCLI, EDTBALFOU, EDTBALGCF. ......................................................................64 Figure 49 - Grille MOD125. Modification des prestations....................................................................................65


68

16. Index Balances relatives aux prestations 66

Catégorie de prestations 31

Catégories de contrats de prestations 8, 13

Contrat de prestation

contrat de prestation fournisseur 64, 65

Contrat de prestations client 8

application de conditions 16

création 23

création d'une relation d'obligation ou d'exclusion 29

Contrat de prestations fournisseur 8

création 31

Contrats d'assurances 43

Contrats de prestations 8

conditions d'application 42

contrat d'entretien 46

contrats d'assurances 43

spécificités pour les véhicules 47

Contrats d'entretien 46

Edition de balances 68

Facturation des prestations

mode de facturation 14, 24, 37

Factures

émission des factures 59

saisie des factures fournisseurs 63

Grille

EDTBALCLI 68

FCT081 66

FCT191 67

FCT192 67

FCTTRTBAL 66

PRS002 65

Grille

AFF610 53

BAR505 51

BAR509 55, 56

BAR511 56

BAR632 50

BAR660 46

CPT903 12

CPT903 10, 11

DEV114 13

FCT441 63

FCTECHAFF 61

FCTECHCLI 61

FCTECHTIE 61

FCTHORCLI 60

FCTHORECH 60

FCTHORGEN 60

MATSERVICE 19

PRG147 17

PRG165 20, 21, 22

PRS000 18

PRS002 31, 36, 39

PRS003 41

PRS012 19

PRS014 14

PRS016 29

PRS201 23

REGRCLIFOU 42

Grille

MOD127 69

Marge sur prestations 64

mode "réception de facture" 65

mode "reversement" 65


69

Matrices 17

critères d'un matrice 17

génération d'une matrice 18

gestion d'une matrice 19

Méthodes de calcul 15

Package

création 40

Piste d'audit client 64

Piste d'audit fournisseur 64

Régularisation 11

Rentabilité des prestations

par client 67

Tarifs en cas de dépassement de kilométrage 20

12

Types de ligne 9

affectation à un contrat de prestations 14, 28, 33, 35, 37, 38

type de ligne d'un contrat de prestations client 9

type de ligne d'un contrat de prestations fournisseur 11

Unités de mesure 26, 47


70

17. Révisions du document

Nature du document Nom du manuel EKIP – Les prestations Auteur Peter FOX

Caractéristiques du fichier Nombre de pages et taille 74 pages - 5095936 octets Nom du fichier "PARAM-Prestations.doc"

Historique des versions

Numéro Date Auteur VersionEKIP Modifications

1.1 Martin DIJKMANS 1.2 07/07/1998 Martin DIJKMANS /

Peter FOX • Corrections et ajout d’annotations.

Référencement des grilles dans l’index. • Modification de la terminologie anglaise. • Rajout d’explications sur les méthodes

de refacturation et de régularisation. 1.3 11/01/2001 Peter FOX 4.3.3 Mise à jour en version 4.3.3. 1.4 07/02/2001 Peter FOX 4.3.4 Mise à jour en version 4.3.4. 1.5 04/09/2003 Thierry DIRMANN 5.1 Mises à jour en version 5.1.

Documents

EKIP 5.1 - Les prestations · propositions, gestions des contrats, facturation, comptabilité, etc. ... Ce chapitre explique le traitement des contrats d’assurances, des contrats