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Guide d'laboration d'un plan de gestion des achats et des stocks

Atelier de formation sur la gestion des achats et des stocksAddis Abbeba, 21-25 fvrier 2005

Fonds Mondial pour la Lutte contre le SIDA, la TB et le Paludismeemail: [email protected]; [email protected];

[email protected]

Sommaire

1. Diffrentes tapes depuis l'approbation de la subvention la mise en oeuvre

2. Plan de la gestion des achats et des stocks: les pralables La capacit du bnficiaire principal assurer la gestion des achats et des

stocks Cycle de gestion des achats et des stocks

3. Mchanisme d'change d'information sur les prix

4. Rsum et conclusions

1. Diffrentes tapes du Fonds Mondial: Depuis l'approbation de la subvention sa mise en oeuvre

Approbation de la

subvention

Approbation duplan par le FM

et paiement

Evaluation duplan par LFA

BP prsente le plan de GAS

au FM

Mise en oeuvre

Rvision duPlan

A quelle tape se trouve chacun des payset quel niveau sera chaque pays la fin de la semaine?

Elments cl du plan de Gestion des Achats et des Stocks

Page de couverture

Writing the Procurement and Supply Management PlanVersion 1 (for PRs/SRs that conduct some or all the procurement in-house) Prepared by the Global Fund Procurement Team

Version Types of PSM Plans Version 1 PSM plan for PRs/SRs that conduct some or all the procurement in-house Version 2 PSM plan for PRs/SRs that completely outsource procurement to a procurement

agent Version 3 PSM plan for PRs that coordinate procurement conducted by SRs

Management Capacity

ProcurementPolicies & Systems

International & National Laws

Management Information

Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

Management Capacity




Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

3Pr

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4 Inventory

Management

5

Distribution

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l Use

2

Forecasting

Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE

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4 Inventory

Management

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Distribution

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l Use

2

Forecasting

Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE

Version Types de Plans de GAS Version A Plan GAS pour les Bnficiaires principaux/sous bnficiaires qui se chargent de

tout ou partie des achats en interne Version B Plan GAS pour les Bnficiaires principaux/sous bnficiaires qui sous-traitent

entirement les achats un agent Version C Plan GAS pour les Bnficiaires principaux qui coordonnent les achats effectus

par les sous-bnficiaires

La page de garde devrait comporter les informations suivantes:

Plan de Gestion des achats et des stocks

Pour une priode d'un an de

Titre proposition/subvention: Bnficiaire principal: Pays: Composante: Srie: Phase 1 ou Phase 2:

Numro de la Subvention

Catgorie de produit An 1 (US$) An 2 (US$) (option) Total 2 ans

(US$)

1 Produits pharmaceutiques

2 Produits mdicaux et matires premires (hors produits pharmaceutiques)

3 Equipements mdicaux (rayons X, matriel de laboratoire, etc.)

4 Services (en rapport avec GAS, par ex., AQ, SGI, URM, etc.)

5 Produits et services non mdicaux (par ex., vhicules, ordinateurs, constructions, conseils financiers, etc.)

Total Montant total de la subvention (US $)

Achats totaux en % de la subvention

Personne (nom, titre, dpartement)responsable pour cette subvention. Donnez le nom et les dtails de contact (tl., courriel, etc.).

Personne (nom, titre, dpartement) responsable de toutes les activits GAS. Donnez le nom et les dtails de contact (tl., courriel, etc.).

Dates dintroduction:




Management Capacity




Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

Management Capacity




Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

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4 Inventory

Management

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Procedures

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Management

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Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE




Management Capacity




Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

Management Capacity




Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

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4 Inventory

Management

5

Distribution

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Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE

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4 Inventory

Management

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Distribution

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2

Forecasting

Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE


Dcrire la capacit institutionnelle du BP assurerla gestion des achats et des stocks ainsi que les lments du cycle de GAS

Utiliser les systmes et donnes existants

Court & concis: environ 10 pages

Le processus de dveloppement du plan de GAS doit commencer temps: difficult des BP

Incluez les annexes avec information sur les produits acheter (e.g., quantits, prix estims, inclusion dans la LME, tat du brvet du produit, etc.)

3Pr

ocur

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4 Inventory

Management

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Distribution

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2

Forecasting

Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE

3Ac

hats

4 Gestion

des stocks

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Distribution

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2

Procdures

de prvision

1Choix duProduit

GASCYCLE

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4 Inventory

Management

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Procedures

1Product

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PSM CYCLE

3Ac

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4 Gestion

des stocks

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Distribution

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utili

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Procdures

de prvision

1Choix duProduit

GASCYCLE





Management Capacity




Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

Management Capacity




Systems

QualityAssurance/

QualityControl

PRs Institutional

Capacityfor PSM

Coordination

3Pr

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4 Inventory

Management

5

Distribution

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Forecasting

Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE

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4 Inventory

Management

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Distribution

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Forecasting

Procedures

1Product

Selection

PSM CYCLE

Prsentez un organigramme de lunit de GAS et indiquez comment elle sinsre dans la structure gnrale du BP, ANRM, MdF, MdS (indiquez les dpendances rciproques ventuelles).

Capacit du BP assurer la GAS :1.1 Capacit de gestion

MOF

e.g. UNICEF

Procurement Agent

Capacit du BP assurer la GAS :1.2 Politiques, systmes et capacit dachat

Lorganisation qui sera charge des achats dispose-t-elle de rgles crites et de manuels dtaills qui soulignent le besoin de transparence et de concurrence? Sinon, comment et quand cette lacune sera-t-elle comble? Veillez mettre le manuel la disposition du LFA pour examen.Indiquez la valeur totale estime des achats raliss par ce dpartement au cours de 12 derniers mois (pour tous les produits et toutes les sources de financement).Indiquez la valeur totale estime des achats raliser au cours de 12 prochains mois, compte tenu de toutes les nouvelles sources de financement (y compris les achats financer par le Fonds mondial. Exprimez les montants en US$ et en pourcentage de la capacit dachat actuelle. Expliquez comment le BP grera efficacement cette augmentation des achats.Veuillez joindre tout commentaire ou information supplmentaires.

Capacit du BP assurer la GAS :1.3 Systmes dassurance de la qualit et capacit

Il appartient au BP de garantir que les produits achets laide dun financement du Fonds mondial respectent les critres ANRM en termes denregistrement, BPF, etc. Existe-t-il une autorit nationale de rglementation des mdicaments (ANRM) capable denregistrer les mdicaments, de procder des inspections BPF, etc.?Tous les produits pharmaceutiques source unique ou limite acheter sont-ils prqualifis par lOMS ou enregistrs pour utilisation dans des pays membres du plan de coopration d'inspection pharmaceutique ou de la confrence internationale sur l'harmonisation des exigences techniques relatives l'homologation des produits pharmaceutiques (ICH ou PIC)? Cette information est obligatoire pour les ARV, les mdicaments TB, et doit tre incluse dans lannexe 2. Si des mdicaments doivent tre achets, existe-t-il des laboratoires convenablement quips et disposant dun personnel suffisant pour tester les produits achets laide de la prsente subvention? Quel est le niveau de laboratoire le plus lev dans le pays (niveaux 1 3, comme dfinis par lOMS). Si des laboratoires adquats ne sont pas disponibles, cette activit sera-t-elle sous-traite? O? Quelle est la procdure en cas de rejet dun produit?

Capacit du BP assurer la GAS :1.4 Droit national et international

Les BP sont tenus de respecter les lois nationales et internationales, en particulier pour ce qui concerne les droits de proprit intellectuelle (DPI) et les brevets. Veuillez dcrire comment le BP assurera le respect des politiques du Fonds mondial cet gard.

Capacit du BP assurer la GAS :1.5 Coordination

Si un pays bnficie dautres sources de financement pour la mme maladie, indiquez comment les divers flux montaires seront utiliss (par ex., fonds PEPFAR pour les ARV de deuxime ligne, fonds MAP pour des provinces/districts supplmentaires non viss par le Fonds mondial, etc.). Il nest pas ncessaire de citer le montant des subventions fournies par dautres donateurs.

Expliquez comment la gestion des achats et des stocks sera coordonne pour ces produits.

Capacit du BP assurer la GAS :1.6 Capacit des systmes de gestion des informations

Dcrivez le type de SGI actuel aux niveaux central et rgional (manuel, informatisou mixte) et dans quelle mesure ils peuvent runir les informations relatives la valeur des achats et au calendrier, la hauteur des stocks sur les diffrents sites, au nombre de personnes soignes, etc.

Sil nexiste pas de SGI complet, indiquez si, quand et comment le BP entend obtenir et mettre en place un tel systme.

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.1 Choix du produit

Veuillez complter les colonnes pertinentes dans le tableau suivant. Si les produits, par exemple, sont choisis sur la base de directives nationales de traitement standard (DTS), compltez uniquement cette colonne. Les informations sont uniquement ncessaires pour les catgories de produits indiques

(Voir Tableau la Page 4)

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.2 / 3Procdures de prvision, planification des achats

2.2 Procdures de prvisionDcrivez les procdures de prvision en vue de dterminer la quantit de produits ncessaires et indiquez quelles mthodes ont t appliques pour prvoir les besoins en produits (par ex., morbidit, consommation, capacit du service de sant). Indiquez combien de patients doivent tre viss au cours des annes 1 et 2. Comment la hauteur des stocks a-t-elle t calcule?

2.3 Planification des achatsLintrt de cette section est de comprendre quels biens et services vont tre achets, quand ils seront achets et par qui, quelles procdures dachat seront utilises et quel sera le cot total estim. Toutes ces informations doivent tre fournies dans les annexes 1a et 1b.Donnez un bref rsum des questions financires souleves comme la valeur totale des achats, les produits supplmentaires inclus dans le plan GAS qui nauraient pas t cits, etc. Assurez-vous que les budgets du plan de travail, des annexes et de la page de garde sont cohrents.

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.2 / 3Procdures de prvision, planification des achats

Annexe 1a: Liste des produits acheter(cots et quantits estims)

An 1

Quantitestime

An 1

Cot total (US$)

An 2

Quantitestime

An 2

Cot total (US$)

Achat effectuerpar[1]

Mthoded'achat(ngociationdirecte, appel d'offrenational ouinternational, etc)

Catgoriede produitEx. ARVs, anti-TBAnti-Paludisme

Produit Dosage Cotunitaireestim(US$) (indiquezpar comprim, inj., ml, etc) *2

[1] Indiquer le nom du dpartment ou de l'organisation effectuera les achats

*2 Indiquez si vous avez des prix spciaux (ex. Fondation Clinton)

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.4 Gestion des stocks

2.4 Gestion des stocks

Existe-t-il un espace de stockage suffisant tous les niveaux de la chane de distribution? Donnez des estimations de lespace de stockage total existant, disponible et ncessaire en raison des achats supplmentaires suite la prsente subvention. Sil ny a pas despace suffisant, indiquez une solution de rechange. Reliez cette partie laugmentation prvue des achats grce la subvention du Fonds mondial (par exemple, si le volume total est doubl, y aura-t-il suffisamment despace de stockage?).

Existe-t-il des installations de rfrigration suffisantes? Expliquez. Dcrivez brivement votre politique de rduction des pertes et gaspillages pour cause de

premption, de vol, de dtrioration, etc. Le systme de gestion des stocks permet-il de collecter des donnes pour chaque site de

distribution et de traitement?

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.5 Distribution

2.5 Distribution

Combien de points, environ, se chargeront de la distribution des produits? Faites la distinction entre les points de distribution, par exemple, les pharmacies centrales, les magasins rgionaux et le nombre de sites de traitement, par exemple, les hpitaux et les cliniques.

Quel sera le pourcentage approximatif du pays couvert par la distribution? Existe-t-il des difficults significatives distribuer les produits auprs de centres de sant (par

ex. absence de routes, zone de conflit arm, trs longues distances, etc.)? Quel est le rythme moyen de distribution auprs des centres de sant (par ex., hebdomadaire,

mensuel, trimestriel, etc.)? Existe-t-il une capacit suffisante pour garantir la distribution des produits temps et dune

manire sre (par exemple, dans des camions bchs, des voitures, des caissons scells sur motos, etc.?) Sinon, dcrivez des solutions de rechange comme la location ou lachat de vhicules supplmentaires ou la sous-traitance.

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.6 Utilisation rationnelle

2.6 Garantie dutilisation rationnelle des mdicaments

Existe-t-il un guide de diagnostic et traitement des PVVIH? Est-ce que le personnel t form l'utilisation des ARvs?

Quelles seront les mesures appliques pour encourager le commencement et lobservance du traitement (par ex, utilisation dune combinaison de doses fixes de mdicaments, une seule prise par jour, emballages plastifis, ducation et assistance par la communaut, dure du traitement, etc.)?

Existe-t-il un systme de suivi des ractions secondaires et de la rsistances des mdicaments? Si oui, dcrivez brivement comment le systme fonctionne. Sinon, dcrivez les mesures prises pour crer un tel systme.

2.7 Autres

Les patients/clients paieront-ils pour les produits acquis grce la subvention du Fonds mondial? Si oui, indiquez combien le patient paiera et quoi sera destin largent.

Les patients/clients payaient-ils pour ces produits avant lintervention du Fonds mondial ( savoir laide dautres sources de financement)?

Modification du plan de GAS pendant sa miseen oeuvre

Comme le plan couvre une periode de 2 ans, il peut tre ncessaire de modifier les produits et les quantits acheter par exemple s'il y a eu rvision du guide de diagnostique et de traitement.

Pour les changements importants, le BP devra fournir une justification crite au FM . Le LFA valuera cette justification et fera une recommendation au FM qui confirmera si ces changements sont acceptables.

Voir politique de gestion des achats et des stocks du FM, p 5.

Mchanisme de suivi des prix des mdicaments

Systme de suivi de collecte d'informationsur les prix des mdicaments achets avec la subvention du FM et mettre cetteinformation la disposition du public.

Si cette information est disponible temps et rgulirement, cela permettra au FM et aux autres partenaires de connatre les meilleursprix, les meilleures sources, pour unemeilleure efficacit du programme.

Voir www.theglobalfund.org

Price Reporting Mechanism:Sample output

+ unit price

Rsum et Conclusion

Commencer l'laboration du plan temps

Le plan doit tre simple, court et concis

Exploiter les systmes et des donnes existants

Mettre en place un systme de suivi des prix pour une meilleureperformance

Demander de l'assistance technique si vous n'avez pas la capacitrequise

Suivi des lments suivants : Fonds demands Fonds reus Cot des produits achets Valeur des produits distribus Valeur des produits consomms

Sommaire1. Diffrentes tapes du Fonds Mondial: Depuis l'approbation de la subvention sa mise en oeuvreElments cl du plan de Gestion des Achats et des StocksCapacit du BP assurer la GAS :1.1 Capacit de gestionCapacit du BP assurer la GAS :1.2 Politiques, systmes et capacit dachatCapacit du BP assurer la GAS :1.3 Systmes dassurance de la qualit et capacitCapacit du BP assurer la GAS :1.4 Droit national et internationalCapacit du BP assurer la GAS :1.5 CoordinationCapacit du BP assurer la GAS :1.6 Capacit des systmes de gestion des informationsCycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.1 Choix du produitCycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.2 / 3Procdures de prvision, planification des achatsCycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.4 Gestion des stocksCycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.5 DistributionCycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.6 Utilisation rationnelleModification du plan de GAS pendant sa mise en oeuvreMchanisme de suivi des prix des mdicamentsPrice Reporting Mechanism:Sample outputRsum et Conclusion

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