EXAMEN PRÉPARATOIRE - · PDF fileExamen préparatoire NOTE DE SERVICE DESTINATAIRE: Stagiaire commis-comptable EXPÉDITEUR: Jean Comtois, commis Comptes recevables DATE: 16 juillet

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Examen préparatoire

1

Vous êtes stagiaire au service de la comptabilité au siège social del’entreprise Les entrepreneurs de construction associés.

En ce matin du 16 juillet, vous vous présentez au bureau de M

me

Heïdide Larochelle qui vous confie 5 tâches.

Bonne journée!

Étape 1:

Tâche 1

EXAMEN PRÉPARATOIRE

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRE: Stagiaire commis-comptable

EXPÉDITRICE: Heïdi de Larochelle, comptable

DATE: Le 16 juillet 200x

OBJET: Balance de vérification

Pourriez-vous transférer les données de la balance de vérification, en date du 16 juillet, du logiciel comptable en Excel afin que je puisse préparer le chiffrier de l’entreprise?

De plus, créez une macro-commande qui permet :• de centrer les lignes de titres ;• de changer la taille de la police de caractères de l’en-tête à 14 points ;• de créer un pied de page dans lequel figure la date à la marge de

gauche et le numéro de page à la marge de droite ;• d’imprimer la balance de vérification.

HDL

Les entrepreneurs de construction associés5698, boul. des PromenadesSaint-Bruno (Québec) J4L 2V9Tél. : (450) 685-2121Téléc. : (450) 685-2125www.entrepreneursassocies.com

• Examen préparatoire : Fichiers de travail Les entrepreneurs de construction associés

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NOTE DE SERVICE


EXPÉDITEUR: Jean Comtois, commis Comptes recevables

DATE: 16 juillet 200x

OBJET: Facture

Automatisez, à l’aide de fonctions et formules, la facture afin que nous n’ayons qu’à saisir le numéro du client, le code de l’article et la quantité.

Assurez-vous que la facture est un modèle et que les formules ne peuvent pas être effacées.

Vous trouverez la liste des clients dans la base de données et les informations sur les produits dans le fichier comptable de l’entreprise.

JC


NOTE DE SERVICE


EXPÉDITEUR: Jean Comtois, commisComptes recevables


OBJET: Liste des clients

Mme de Larochelle me demande de lui produire un tableau Excel indi-quant le nom de nos clients pour les villes de Montréal et Longueuil.

Vous obtiendrez les données nécessaires à partir de la base de données.

Quand vous aurez terminé, auriez-vous l’obligeance d’insérer ce tableau dans la note de service destinée à Mme de Larochelle que j’ai préparée et que vous trouverez sur l’intranet? Assurez-vous de conser-ver les propriétés du tableau lorsque vous l’importerez dans votre docu-ment.

JC


• Examen préparatoire : Fichiers de travail Base de données.mdbLes entrepreneurs de construction associés

• Examen préparatoire : Fichiers de travail Base de données.mdbListe des clients.doc

Tâche 2

Tâche 3

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NOTE DE SERVICE



DATE: 16 juillet 200x

OBJET: Statistiques sur les coûts

J’aimerais connaître le coût moyen des articles suivants, peu importe les dimensions.• Bois• Vis• Contreplaqué

Vous trouverez les données dans le fichier comptable de l’entreprise.

HDL


NOTE DE SERVICE




OBJET: Outlook et Internet

Pourriez-vous ajouter les noms et adresses des clients suivants aux contacts? Regroupez-les dans une liste de distribution que vous nom-merez «clients-laval».

Louison Laberge Paul LegaultLes centres à la mode Le Collège de la Rive-Nord3838, boul. Le Carrefour 4445, boul. du SouvenirLaval (Québec) J7R 1L8 Laval (Québec) J7R 1L5(450) 686-0001 (450) [email protected] [email protected]

Jeanne LarueLa Commission de transport de la Rive-Nord5050, boul. Saint-MartinLaval (Québec) J4R 3V7(450) [email protected]

De plus, depuis un certain temps, je consulte souvent le site de l’Asso-ciation des constructeurs d’habitation du Québec. Faites en sorte que j’accède à ce site dès que je démarre Internet.

HDL


• Examen préparatoire Les entrepreneurs de construction associés

Tâche 4

Tâche 5

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Étape 2

Votre première semaine de stage est terminée. M

me

de Larochelle vousdonne la liste de vos tâches de la semaine suivante et vous en profitezpour faire votre horaire de travail sur Outlook et pour l’imprimer.

Votre horaire de travail est de 8 h à 16 h. Vous prenez une pause de10 h à 10 h 15 et de 14 h 30 à 14 h 45. Votre heure de dîner est de 12 hà 13 h. Rappelez-vous qu’il faut tenir compte des imprévus lors del’organisation de l’horaire ; prévoyez donc une demi-heure par jourpour faire face aux imprévus.

Chaque mercredi après-midi, il y a une rencontre de 13 h à 14 h 30pour l’implantation du système de qualité totale. Cette rencontres’adresse à tous les employés.

Tâche 1

Remplacer la réceptionniste de 10 h 15 à 10 h 30 tous les jours.

Tâche 2

Préparer une lettre de recouvrement de comptes à 5 clients pour leurpaiement non reçu. La lettre devra être postée jeudi matin au plus tard(durée : 30 minutes)

Tâche 3

Envoyer un rappel aux quatre succursales (par Internet). Nous n’avonspas reçu leurs fichiers pour la préparation du budget pour le prochaintrimestre. (durée : 30 minutes ; échéance : – urgent – réunion lundi pro-chain).

Tâche 4

Préparer et photocopier en 20 exemplaires les états financiers pour laréunion sur la qualité totale (durée 2 heures).

Tâche 5

Consolider les fichiers budgets reçus des succursales. Imprimer parservice et faire approuver par M

me

de Larochelle pour la réunion delundi prochain (durée : 2 heures).

Tâche 6

Sortir le rapport chronologique des clients (durée : 30 minutes).

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Tâche 7

Faire six copies du budget pour les participants à la réunion de lundiprochain et les ajouter aux documents préparés (durée : 30 minutes).

Tâche 8

Dresser la liste des fournisseurs à payer au cours des deux prochainessemaines afin de pouvoir profiter de l’escompte (durée : 30 minutes).

Tâche 9

Classer les factures de la semaine par clients et fournisseurs (durée :30 minutes, 2 fois par semaine).

Tâche 10

Préparer l’état des remises afin de pouvoir émettre les chèques pour lepaiement des déductions à la source. L’entreprise fait deux paiementspar mois (durée : 45 minutes, échéance vendredi).

Modification de l’horaire de travail

Vous montrez votre horaire de travail à M

me

de Larochelle, mais elle serend compte qu’elle a oublié d’ajouter une tâche sur la liste. Elle aime-rait que vous dressiez le registre de petite caisse afin de renflouer lapetite caisse (durée 1 heure).

Vous ajoutez cette tâche à votre horaire que vous imprimez de nou-veau.

Étape 3

Vous avez appris qu’il y a une possibilité qu’on vous offre un emploi àla fin de votre stage. Vous aurez des tests à passer, dont un test de vitessede frappe au clavier. Comme il vous reste un peu de temps à la fin devotre journée, vous décidez donc de tester votre vitesse au clavier.

Premièrement, tapez un texte d’échauffement (prendre un texte devotre cahier).

Deuxièmement, tapez un des textes suivants en vous chronométrantpendant 3 minutes.

Troisièmement, tapez le 2

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texte en vous chronométrant pendant3 minutes.

Finalement, calculez votre vitesse en mots à la minute.

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Texte 1

Réponse à une demande d’information

Madame,

C’est avec plaisir que je réponds à votre demande

d’information concernant l’état prévisionnel des résultats.

L’état prévisionnel des résultats est un état financier qui

donne une idée des profits que votre entreprise fera ou des

pertes qu’elle subira au cours du prochain exercice

financier. La préparation d’un état prévisionnel des

résultats est généralement confiée à une personne qualifiée

en la matière, un comptable par exemple, à qui vous remettez

vos données personnelles. Ainsi, vous devez faire état de vos

revenus et de vos dépenses d’exploitation, comme les

salaires, les intérêts sur hypothèque, les assurances, les

honoraires professionnels, la publicité, les fournitures de

bureau, pour ne nommer que les dépenses courantes. Votre

étude de marché et votre plan de marketing vous fourniront

les éléments nécessaires pour préparer vos prévisions pour la

première année d’exploitation. De plus, certaines

bibliothèques gouvernementales possèdent des répertoires qui

peuvent vous guider dans vos prévisions. Vous souhaitant tout

le succès possible dans le domaine des affaires, je vous prie

de recevoir, Madame, l’expression de mes sentiments les plus

dévoués.

Source : Julie JEAN,

Bien disposée,

Chenelière/McGraw-Hill, 2001, p. 112.

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Texte 2

Offre de service

Monsieur le Directeur général,

Nous aimerions vous présenter les nombreux avantages que vous

retirerez en informatisant la comptabilité de votre

entreprise. D’emblée, disons qu’il est beaucoup moins

onéreux aujourd’hui qu’il y a dix ou quinze ans de mettre en

place un système informatique pour gérer la comptabilité

d’une entreprise. Si le système choisi est mis en application

correctement, il vous rendra de précieux services. En effet,

l’informatisation peut vous fournir au moment opportun des

rapports sommaires, réduire vos coûts d’exploitation en

facilitant la gestion et améliorer le service à la clientèle

en permettant un meilleur contrôle des délais de livraison

et de facturation. Toutefois, pour que le système implanté

soit efficace, il faut faire le bon choix. Le système retenu

doit être compatible avec votre logiciel et être doté d’une

puissance proportionnelle à vos besoins. Il doit être offert

à un prix abordable et être assorti d’une formation sur

mesure et d’un excellent service après-vente. Voilà ce que

nous vous offrons dès aujourd’hui. Pour obtenir les services

de nos conseillers, il vous suffit de nous téléphoner ou de

venir nous rencontrer à nos bureaux. Dans l’espoir que cette

offre vous intéressera, nous vous prions de croire, Monsieur

le Directeur général, à l’expression de nos sentiments les

plus distingués.

Source : Julie JEAN,

Bien disposée,

Chenelière/McGraw-Hill, 2001, p. 113.

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Examen préparatoire – Corrigé

Étape 1

Tâche 1 : Balance de vérification

Les entrepreneurs de construction associésBalance de vérification

au 16 juillet 200x

EXAMEN PRÉPARATOIRE

Corrigé

Débits Crédits1080 Banque BM fournisseurs 98 338,25 – 1090 Banque BM clients 19 908,17 – 1100 Banque BM paie 146 603,39 – 1130 Sommes à recevoir – MC 608,28 – 1132 Somme à recevoir – Carte maîtresse 330,57 – 1134 Sommes à recevoir – VISA 16 274,27 – 1140 Effets à recevoir 600,00 – 1160 Intérêts à recevoir 755,00 – 1200 Comptes clients 70 143,76 – 1220 Créances douteuses – 12 700,001240 Avances à percevoir (0,00) –1320 Frais payés d’avance 4 680,57 – 1520 Blocs de ciment 8 050,73 – 1530 Placoplâtre 4 133,16 – 1550 Sable et gravier 35 485,76 – 1570 Quincaillerie 14 065,34 – 1600 Bois 8 266,19 – 1620 Matériaux de toiture 9 984,00 – 1650 Portes et armoires 27 088,73 – 1720 Terrains 180 000,00 – 1740 Immobilier 80 000,00 – 1760 Amortissement cumulé : immobilier – 9 000,001800 Équipement 158 398,48 – 1820 Amortissement cumulé : équipement – 41 500,001850 Camions 10 737,56 – 1860 Amortissement cumulé : camions – 3 810,002200 Comptes fournisseurs – 9 472,672250 TPS perçue sur les ventes – 22 657,722270 TPS versée sur les achats 11 524,34 –

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2280 Régularisations de TPS – (0,00)2290 Régularisations du CTI – (0,00)2310 Vacances à payer – 2 917,562320 A-E à payer – 4 067,102330 RPC à payer – – 2340 RRQ à payer – 3 290,742350 Impôt fédéral à payer – 8 633,522360 Impôt du Québec à payer – 10 899,052370 Retraite à payer – 1 024,602380 Syndicat à payer – 728,782390 Médical à payer – 493,502400 CSST à payer – 1 544,292410 RAMQ à payer – 4 975,782430 Hypothèque à court terme – 5 400,002440 Débenture à court terme – 7 100,002480 TVP à payer – – 2500 TVQ remboursable payée 3 704,92 – 2510 TVQ perçue au taux 1 – 1 730,512520 TVQ perçue au taux 2 – (0,00)2530 Régularisations de TVQ – (0,00)2540 Régularisations du RTI – (0,00)2720 Hypothèque: immobilier – 197 072,862740 Moins : partie à court terme 5 400,00 – 2780 Débenture : équipement – 118 036,862800 Moins : partie à court terme 7 100,00 – 2900 Avance d'un actionnaire – 17 300,003020 Actions ordinaires – A – 20 000,003040 Actions ordinaires – B – 30 000,003560 Bénéfices non répartis – 331 617,124020 Dessin – 15 000,004040 Consultation ingénierie – 74 000,004060 Estimation – 12 500,004080 Arpentage – 7 500,004100 Produits de transport – 2 825,004520 Résidentiel : unifamilial – 6 462,904540 Résidentiel : appartements – 3 419,434550 Résidentiel : rénovations – 1 238,054580 Commercial : bureau – 2 496,004600 Commercial : centre d'achats – 3 154,004620 Commercial : rénovations – 477,004680 Escompte sur ventes 758,59 – 4700 Autoroute – – 4750 Service public – 2 135,525010 Matériel : blocs de ciment 3 531,88 – 5020 Matériel : acoustique 430,80 – 5040 Matériel : sable et gravier 342,79 – 5060 Matériel : quincaillerie 1 891,26 –

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5070 Matériel : bois 1 571,73 – 5080 Matériel : toiture 1 920,00 – 5090 Matériel : portes et armoires 4 141,55 – 5130 Escompte sur achats – 2,195150 Location d’équipement de bureau – – 5210 Location: excavateurs – – 5220 Location: grues – – 5230 Location: compresseurs – – 5240 Location: camions 5 500,00 – 5250 Location: chargeuse – – 5260 Location: échafaudage 15 000,00 – 5300 Salaires 33 467,20 – 5310 Charges A-E 1 260,27 – 5320 Charges RPC – – 5330 Charges RRQ 833,50 – 5340 Charges CSST 116,72 – 5350 Charges RAMQ 1 370,85 – 5380 Sous-traitants – – 5390 Syndicat – – 5400 Frais de transport 1 243,50 – 5420 Amortissement : équipement – – 5440 Amortissement : camions – – 5520 Comptabilité – – 5540 Publicité – – 5560 Créances irrécouvrables – – 5570 Régularisations bancaires – – 5575 Frais bancaires 675,07 – 5580 Amortissement : immobilier – – 5600 Assurance sur l'équipement – – 5610 Assurance due – – 5620 Assurance passif – – 5660 Intérêts : hypothèque – – 5680 Intérêts : débenture – – 5700 Intérêts : autre – – 5740 Licences – – 5800 Frais juridiques – – 5820 Téléphone 400,00 – 5840 Chauffage et électricité – – 5850 Frais – MC 32,02 – 5852 Frais – Carte maîtresse 10,22 – 5854 Frais – VISA 503,33 –

997 182,75 997 182,75

Note à l’enseignant:Il faut s’assurer que l’élève a créé une macro-commande qui :• centre les titres de

l’en-tête ;• change la taille de

la police des titres à 14 points ;

• crée un pied de page dans lequel figure le nom du fichier à gauche et le numéro de page à droite ;

• imprime la balance de vérification.

Le titre de la balance de vérification Excel a été modifié pour ré-pondre aux exigences d’un titre d’un ta-bleau: qui, quoi, quand.Pour les utilisateurs d’Acomba, le total de la balance de vérifica-tion doit s’élever à 984 682,75.

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Examen préparatoire – Corrigé 11

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12 Examen préparatoire – Corrigé

Tâche 3 : Liste des clients

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRE: Madame Heïdi de Larochelle, comptable

EXPÉDITEUR: Jean Comtois, commisComptes recevables


OBJET: Liste des clients

Veuillez trouver ci-dessous le tableau demandé contenant le nom de nos clients qui sont situés à Montréal et à Longueuil.

Nom Adresse Ville

Commission scolaire de Longueuil 5325, rue Grenier Longueuil

Les entreprises Beaumont 793, rue Chabanel Longueuil

Les entreprises Lacoursière 6589, boul. Taschereau Longueuil

Prud’homme et associés 88, av. Richelieu Longueuil

Transport Ouellette 2263, rue Denault Longueuil

Atours inc. 323, rue Wiseman Montréal

Centre de santé Fémina 3068, rue Trudeau Montréal

Clinique chiropratique Stanhope 12, rue Souvenir Montréal

Coull et fils 602-595, av. des Bouleaux Montréal

Groupe Sutton 708, av. Dieppe Montréal

Le Grand Hôtel 8-26, av. Ruisseau Montréal

Les embarcations Brosseau 687, rue de Normandville Montréal

Les habitations Lajoie ltée 36, boul. René-Lévesque Montréal

Les moteurs Super 5670, ch. Côte-des-Neiges Montréal

Les pharmacies de Montréal 105, av. de l’Épée Montréal

O’Hara et filles 15369, rue Bois-de-Boulogne Montréal

Richmond automobiles 2, rue Cartier Montréal

Simard Camions 273, place de Richelieu Montréal

Tourisme Montréal 63, rue de Bruxelles Montréal

Wilson & Fils 631-1561, av. Grey Montréal

Les entrepreneurs de construction associés5698, boul. des PromenadesSaint-Bruno (Québec) J4L 2V9Tél. : (450) 685-2121Téléc. : (450) 685-2125www.entrepreneursassociés.com


Note à l’enseignant:L’élève doit faire une requête en Access pour sélectionner les clients de Montréal et Longueuil.Il doit exporter cette requête en Excel et, par la suite, l’insérer dans le document Word.Il faut s’assurer que le tableau inséré dans la note de service conserve les propriétés du tableau dans Excel.

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Tâche 4 : Statistiques sur les coûts

Les entrepreneurs de construction associésCoût et prix moyen

Juillet 200x

Les entrepreneurs de construction associésCoût et prix moyen

Juillet 200x

Note à l’enseignant:L’élève doit avoir exporté le rapport synoptique des stocks par article dans Excel.Dans le même classeur mais sur une autre feuille, l’élève doit avoir préparé son tableau.Il doit avoir créé une zone de critère sur son tableau. Il doit utiliser le caractère générique «*» étant donné qu’il y a plusieurs articles avec le même terme (bois*).

Articles Coût moyen

Bois 0,74 $

Vis 1,63 $

Contreplaqué 10,78 $

Articles Coût moyen

Bois =BDMOYENNE(inventaire ;6;H5 :H6)

Vis =BDMOYENNE(inventaire ;6;H8 :H9)

Contreplaqué =BDMOYENNE(inventaire ;6;H11 :H12)

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14 Examen préparatoire – Corrigé

Tâche 5 : Outlook et Internet

Étape 2: Horaire de travailPlusieurs réponses sont bonnes. Toutefois, l’organisation devrait res-pecter les échéances et les priorités.

Tâche 1Cette tâche doit figurer tous les jours à l’heure indiquée. Vérifier lesymbole de périodicité.

Tâche 2Cette tâche doit être faite lundi, mardi ou mercredi matin, étant donnéque les lettres doivent être postées au plus tard jeudi matin.

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Tâche 3Étant donné l’urgence de la tâche, elle doit être faite lundi matin à lapremière heure. Cette tâche doit être faite avant les tâches 5 et 7.

Tâche 4La réunion sur la qualité totale ayant lieu mercredi après-midi, cettetâche doit être faite lundi ou mardi.

Tâche 5Cette tâche doit apparaître après la tâche 3. Il faut donc laisser un peude temps pour la réception. Elle pourrait être faite mercredi.

Tâche 6Cette tâche doit être faite avant la tâche 2.

Tâche 7Cette tâche doit être faite après la tâche 5. La réunion ayant lieu lundi,cette tâche devrait être faite jeudi ou vendredi matin.

Tâche 8Cette tâche est quand même prioritaire et devrait être faite en début desemaine.

Tâche 9Cette tâche devrait être faite en fin de journée. Il faut laisser assez detemps entre les journées pour avoir des documents à classer (ex. :mardi / jeudi ou lundi / mercredi, ou autre combinaison).

Tâche 10L’échéance de cette tâche étant vendredi, elle doit être faite au plustard jeudi matin.

Il faut s’assurer que l’élève a inscrit le remplacement de la récep-tionniste de 10 h 15 à 10 h 30 tous les jours.

Documents

EXAMEN PRÉPARATOIRE - · PDF fileExamen préparatoire NOTE DE SERVICE DESTINATAIRE: Stagiaire commis-comptable EXPÉDITEUR: Jean Comtois, commis Comptes recevables DATE: 16 juillet