Exemple de dossier de sponsoring - Bab el Raid

Exemple de dossier de sponsoring

Édition #66 au 17 février 2021

Ce support est uniquement utilisable dans le cadre d’une participation au BAB EL RAID.L’usage à toute fin autre fin est interdite et sera soumise à des poursuites judiciaires.

Ce support est uniquement utilisable dans le cadre d’une participation au BAB EL RAID.L’usage à toute fin autre fin est interdite et sera soumise à des poursuites judiciaires.

......................................

❖ Le concept du Bab el Raid..............................❖ Les retombées médias de l’édition 2021...........❖ Le budget de participation..............................

..................................

...

❖ Pourquoi sponsoriser notre équipage ?............❖ Une grande visibilité terrain............................❖ La communication autour du raid....................

.........................................

....................................................................

...................................................................

Ceci n’est qu’un exemple de présentation. Personnalisez la mise en page du dossier à votre image afin de vousdémarquer.

SOMMAIRE

P.3P.8P.12

P.14P.16P.19

Insérez de jolies photos de l’évènement pour rendre votre projet concret et faire voyager voslecteurs (disponibles dans votre Espace Participants).


PRÉSENTATION DE L’ÉVÉNEMENT

▪ La découverte du Maroc à travers un rallye-raid en 2 roues motrices

▪ L’alliance du plaisir automobile et du dépassement de soi

▪ La traversée de trois pays différents, avec un parcours conçu pour surprendreles participants de La Rochelle à Marrakech

Triompher de tous les défispour être proclamé vainqueur.

▪ Des « Défis de Régularité » : en voiture, basés sur l’orientation,avecavec le Road Book et la boussole, et ayant pour objectif delocaliser les check-points dans le temps idéal

▪ De redoutables « Défis Bab » faisant appel à la rapidité,l’agilité et le sens de la stratégie

▪ Des « Défis Banco », unique moyende

▪ Des « Défis Désert » : qu’ils soient d’ordreculinairesculinaire, culturel ou artistique, ils demandent une grande ténacité

de recréditer des points à sonéquipe et de bouleverser leclassement !

3

06 Février 2021 - Vérification techniques, médicaleset administratives - Excelia Group La Rochelle.

07 Février 2021 – « Village Départ » - Aquarium deLa Rochelle• 1 Défi Banco « surprise »• 1 Défi Bab organisé par Bab el Raid Management

• Départ Officiel vers le Maroc

Du 07 au 09 Février 2021 - Route vers le Maroc• Traversée de l‛Espagne• 1 Défi désert sur 2 jours & 1 Défi Banco à Algésiras

10 Février 2021 – Rendez-vous à Meknès• Passage bateau jusqu’à Tanger Med• Briefing sportif• Nuit en hôtel 4 étoiles

Du 11 au 16 Février 2021 - 6 jours dans le sudmarocain• Défis de Régularité• Défis Désert• Défis Banco• Défis Bab• Journée solidaire avec la « Green Day » & Remise de dons• 2 nuits en hôtel• 1 nuit en tente berbère• Etapes marathon avec 2 nuits en bivouac autonome

16 Février 2021 – Soirée libre à Ouarzazate• Nuit en hôtel 4 étoiles


PRÉSENTATION DE L’ÉVÉNEMENT

4

17 Février 2021 – Festivités declôture à Marrakech• Remise des prix à l’Ecole HEEC Marrakech• Dîner de clôture & soirée de Gala à HEEC

Marrakech• Nuit en hôtel 4 étoiles

A partir du 18 Février 2021 - Retourlibre en Europe

Le parcours 2021 sera édité aprèsles reconnaissances terrain. Vouspouvez mettre, à titre d’exemple, leparcours 2020.

C’est à travers un projet unique en son genre, que la solidarité prend forme sur le Bab elRaid : la Green Day. Pendant leur aventure, les participants mettront la main à la pâte ets’occuperont de planter les palmiers-dattiers, financés en amont, dans un village du sudmarocain.

• L'agriculture est la principale source de revenus des familles dans le Sud du Maroc.• Le palmier-dattier représente l'armature de l'écosystème oasien.• La datte fait partie des aliments de base de plus d’1 million de marocains.

• S’engager contre les changements climatiques et les problèmes de désertification queconnaît le Maroc.

• Participer à la lutte contre l'exode rural en permettant aux villageois de bénéficier de

revenus supplémentaires et durables à proximité de leur lieu de vie. Les palmiers-dattiersfavorisent le développement des cultures, qui permettent elles-mêmes de nourrir les familleset les animaux.

• Impacter positivement l'éducation : plus de villageois, c'est plus de familles, plus d'enfantset donc une école qui perdure dans des espaces ruraux, défavorisés en termes d'éducation.

• Il s’agit d’un projet participatif financé par les équipages grâce à un système de dons.


UN RALLYE SOLIDAIRE

5

6

LE BILAN

Grâce à l’implication des participants, la palmeraie s’agranditd’année en année :

+ de 13 000 palmiers plantés depuis la créationde l’évènement en 2007, dont 1 600 en 2020

650 citernes achetées depuis 2007

290 mètres de canal rénovés

Les équipages financent la Green Day grâce à un système de dons.Ces dons permettent à Cœur de Gazelles de mettre en place trois actions concrètes :

• La plantation des palmiers-dattiers, achetés localement et mis en terre par les équipages,avec les agriculteurs, dans chaque parcelle correspondante.

• L’achat et l’acheminement de citernes d’eau, pour permettre aux agriculteurs d’irriguerles palmiers tout au long de l’année.

• Depuis l’édition 2018, la rénovation d’un canal d’irrigation jusqu’à la palmeraie, pourfaciliter l’arrivée d’eau et mettre en place une irrigation durable.


UN RALLYE SOLIDAIRE

6

depuis 2018, sur les1400 mètres nécessaires

En complément de la Green Day, le Bab el Raid propose àses participants d'être les acteurs de ces actions en amenantdes produits ciblés pour aider au mieux les populations.

Nous favorisons le « don intelligent » : en collaborationavec l’association caritative Cœur de Gazelles, lesparticipants

• Vêtements en bon état• Jouets sans piles• Livres de maternelle• Chaussures type baskets

• Produits d’hygiène• Matériel sportif

A l’occasion de l’édition 2020, nos partenaires, le Rotaract Club la Rochelle et le RotaryClub de La Rochelle, se sont eux aussi impliqués auprès des populations, en distribuant unsac rempli de dons à chaque équipage.

Plus d’infos sur : coeurdegazelles.org

participants du Bab el Raid récoltent plusieurs types de dons, en fonction des besoins évalués enamont, afin qu’ils soient redistribués de façon pertinente et adapté à chaque famille.


UN RALLYE SOLIDAIRE

Depuis 2001, plus de 80 000 personnes ont bénéficié de la remise de dons de Cœur de

Gazelles dans des zones reculées au Maroc

7

* Liste non exhaustive

▪ Présence dans la presse automobile spécialisée*

▪ Présence dans la presse nationale et locale*

▪ Présence sur l’antenne de notre radio partenaire Alouette, 1ère radio régionale de Franceavec 8,3 millions d’auditeurs chaque jour

▪ Présence sur d’autres stations françaises et marocaines*

• Magazine de référence dans le monde des passionnésd’anciennes Mini

• Tirage à 80 000 exemplaires et 177 000 lecteursuniques pour Youngtimers

• 2ème meilleure vente du marché avec Autorétro


LES RETOMBÉES MÉDIAS

8

9

• Rediffusion sur C8, dans l’émission Direct Auto,classée 3ème émission de France

• Environ 500 000 téléspectateurs par émission

Présence sur des évènements automobiles nationaux et internationaux

• Le Salon Epoqu’Auto, au mois de Novembre

Plus de 70 000 visiteurs en 2019

• Le Village Départ du Rallye Aïcha des Gazellesdu Maroc, au mois de mars



• Diffusion sur France 3 Régions de reportages surl’événement

• Environ 2.1 millions de téléspectateurs pour leséditions régionales

• La Foire du Tout-terrain, au mois d’Août

Environ 25 000 visiteurs chaque année

Environ 40 000 visiteurschaque année

– Promenade des Anglais, Nice

– Eurexpo Lyon

– Valloire

9

Présence sur le Web

Relai sur des réseaux sociaux d’influence

• Sur le réseau du parrain officiel de l’édition 2020.

Relai sur les réseaux sociaux de nos partenaires nationaux

3 695 abonnés sur Facebook*

*Chiffres de mars 2020 : Pensez à les mettre à jour, et à ajouter les chiffres Instagram par exemple !



16 002 mentions « J’aime »sur la page officielle Facebook*

4 216 abonnés sur le compteofficiel Instagram*

62 000 connexions paran sur le site internet




10



1 649 abonnés sur Facebook*1 429 abonnés sur

Facebook*

Relai sur les réseaux sociaux de nos partenaires locaux

Animateur de l’émission Wheelers Dealers France sur RMC, émission automobile très connue auxÉtats-Unis, Gerry Blyenberg est un passionné de voitures.

Convaincu par les valeurs du Bab el Raid, il a accepté d’être le Parrain officiel de la prochaineédition, et partira à l’aventure aux côtés des équipages dans une jolie 205 préparée par leGarac, plus grosse école automobile de France.

11




Jusqu’à 700 000 téléspectateurs par

émission

9 908 abonnéssur Instagram*

Créateur de la marque Prorider, Gerry Blyenbergorganise des rallyes aux États-Unis depuis plusieursannées, et s’est lancé dans l’organisation de la version

française en 2019.

*Chiffres de mars 2020 : Pensez à les mettre à jour,

et à en ajouter si vous voulez !

Frais d’inscription pour l’équipage 3100 à 3 500€

Véhicule 0 à 1 000€

Préparation du véhicule 100 à 500€

Assurances 0 à 300€

Action Carbone (Don à la Fondation GOODPLANET) 20 à 50€

Frais de route Europe + Maroc (Aller-retour)(essence, péage, restauration, hôtellerie…)

1 000€

Outils et accessoires 0 à 200€

Location de la balise SPOT GEN3 135€

Communication 0 à 200€

Ne jamais inclure les cautions et les équipements personnels

EX : tente, duvet, matelas, vêtements…

Ne gonflez pas votre budget, il sera plus difficilement atteignable

Faites bien la différence entre votre budget réel et celui présenté aux sponsors

Présentez les efforts déjà fournis pour votre recherche de budget : jeux, tombolas,concerts, vente de goodies, etc...Cela montrera au futur sponsor que vous êtes vraiment motivés !

Soyez très précis ! Ne faites pas un copier/coller du budget type mais présentez vospropres besoins. Par exemple, si vous avez bénéficié du tarif Early Bird, indiquez3200€ pour les frais d’inscription ; si vous avez déjà la voiture, indiquez-le ; etc...

Plus votre budget est atteignable, plus les sponsors seront enclins à vous aider !


LE BUDGET

12

Choisissez 2 ou 3 couleurs pour votre association et utilisez-lesdans votre dossier afin qu’il soit uniforme.Si vous avez un logo, ce sera les couleurs de celui-ci.

VOTRE LOGO ou

LOGO TEAM

Expliquez l’origine de votre projet de participation :

• Qui êtes-vous (nom, prénom, âge, profession, passions...) ?• Quel est votre parcours personnel et professionnel ?• Quel est le lien qui vous relie (familial, amical, professionnel, amoureux...) ?• Pourquoi ce binôme ? Quelle est votre histoire commune ?• Quels sont vos points forts ?• Pourquoi ce challenge ?• Pourquoi allez-vous réussir ce challenge ? Pourquoi vous sponsoriser vous plutôt qu’un autre

équipage ?

13


VOTRE ÉQUIPAGE

13

Listez ce que vous pouvez apporter à votre sponsor. Voici des exemples, à adapter à votreprofil, afin de personnaliser vos arguments.

Citez les points forts du Bab el Raid, et les avantages de sponsoriser un challenge innovant, fun et dynamique.

Mettez en avant les actions concrètes et utiles qui sont mises en place auprès de

populations défavorisées.

Citez les articles qui parlent de votre projet, vos partenaires ainsi que les partenaires du

raid. L’objectif est de déterminer les cibles que vous

allez atteindre.

Si vous êtes étudiants, présentez votre école et son

palmarès s’il existe, et le nombre de personnes que

vous pouvez toucher avec vos actions au sein de l’école.

14

LES AVANTAGES DU SPONSORINGCeci n’est qu’un exemple de présentation. Personnalisez la mise en page du dossier à votre image afin de vousdémarquer.

N’hésitez pas à solliciter un garage, il pourra lui aussi obtenir un retour sur visibilité(même si ce n’est pas le véhicule avec lequel vous partez).

Vous pouvez également vous servir de votre véhicule personnel pour faire de la publicitéaux sponsors en attendant d’avoir une voiture pour le raid.

Insérez un planning de ces évènements, avec le lieu, la date et le nombre de personnes attendues.

Citez-les et compilez les articles qui parlent de

vous.

Voir la partie visibilité terrain.

15

Mettez en avant des exemples concrets de visibilité pour le sponsor, avec vos partenariats déjàacquis et le planning de vos projets.


Visibilité sur tous les évènements

que vous allez organiser

Offrez un encart pub sur votre

véhicule et votre matériel

Parlez du sponsor dans les médias qui soutiennent

votre projet

Montrez au sponsor la visibilité qu’il aura pendant le raid, et la visibilité que cela lui apporterapendant et après l’évènement.

Exemple : Covering du gilet et de vos vêtements

Le gilet officiel Vos t-shirts

Vous recevez le gilet sur le Village Départ, mais vous aurez la possibilité de faire ajouter leslogos de vos sponsors au dos et en bas du gilet uniquement, le devant et le haut arrièreétant réservé aux partenaires de l’événement.

+ d’infos dans votre Espace Participants.

Proposez différentes solutions et différents accessoires ou vêtements, avecdifférents tarifs afin que votre sponsor ait le choix de sa participation.

16


XRéservé à l’organisation

400€200€ 200€

400€ 200€ 200€

Exemple :Les deux portières et ailes avantdoivent être libres de tout sticker.

Les espaces stickés sont totalement réservés à l’organisation et aux

partenaires du raid

Les espaces verts sont libres de tout stickage

17

Proposez une visibilité sur le véhicule dès que vous avez la voiture et surtout, dès l’accord desponsoring. Vous pouvez retrouvez les dimensions exactes des stickers réservés à l’organisationdans votre espace Participant, rubrique des Tutos (« Véhicule »).


50

0€ 20

0€

20

0€

20

0€50

0€

50

0€

50

0€

15

00

€

Les espaces stickés sont totalement réservés à l’organisation et aux partenaires du raid

50

0€

50

0€

50

0€

2000€

Vous pouvez séparer vos emplacements libres, afin de proposer des tarifs plus abordables et de toucher plus de sponsors

Exemple :L’avant du capot, le haut du pare-brise avant et la lunette arrièredu véhicule doivent être libres de tout sticker.

18

Adaptez les schémas au modèle de votre véhicule, afin de vous rendre à vos rendez-vousavec une grille de tarifs personnalisée.


100 100

19

En vous sponsorisant, l’entreprise peut utiliser la marque (team) du raid pour sastratégie de communication. A vous de lui montrer tout ce que ça peut lui apporter :

• Communication interne et incentive• Relations Presse• Communication externe et notoriété• Visibilité et promotion


▪ Lors des 62 000 connexions par an sur lesite

▪ Lorsque votre équipage organise uneaction commerciale

▪ Lorsque votre équipage a un

Ces retombées médias offrent une visibilité très forte à vossponsors :

▪ Lors du Village Départ du raid

▪ Lors du départ que vous organiserez en local

▪ Lors de la mise en place du covering du véhicule

▪ Sur vos gilets, vêtements et accessoires

site internet de l’événement

▪ A COMPLÉTER

parrain ou une marrainereconnu(e)

Rappelez à votre sponsor le principe du don non déductible des impôts.

0 à 199€200 à 499€

500 à 699€

700 à 999€

1000 à 1199€

1200 à 1500€

Encart publicitaire sur notre véhicule (indiquez votre

planning d’actions avec la voiture : campus

universitaire, votre entreprise, zones commerciales...)

En fonction

de la taille du sticker (exemples

p.12)

En fonction


p.12)

En fonction


p.12)

En fonction


p.12)

En fonction


p.12)

En fonction


p.12)

Visibilité sur notre site internet / page Facebook ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Présentation de la voiture lors d’une réunion partenaires

officielle✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Présentation du véhicule et du raid dans votre entreprise

(Animation personnalisée)✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Visibilité lors de nos opérations de communication ✓ ✓ ✓ ✓

Visibilité sur nos gilets et vêtements ✓ ✓ ✓

Visibilité dans les médias (presse écrite, radio, TV...) ✓ ✓

Réception d’agrandissement de photos professionnelles

après l’évènement pour afficher dans les locaux de l’entreprise, avec leur logo

✓ ✓

20

Proposer une grille de partenariat, avec différents « packs », permettra de vous offrir unecommunication sur mesure et adaptée aux moyens du sponsor.

PROPOSITION DE SPONSORINGCeci n’est qu’un exemple de présentation. Personnalisez la mise en page du dossier à votre image afin de vousdémarquer.


CONTACT

Pensez à personnaliser vos répondeurs téléphoniques !

Prénom / NomTél. portable équipière 1

Prénom / NomTél. portable équipière 2

PHOTO OU VISUEL DE VOTRE ÉQUIPAGE

Ils nous font confiance...

Indiquez ici vos sponsors / leurs logos

Mail commun

Facebook de votreassociation

Twitter de votre association

Blog / site de votreassociation

21


ANNEXES

Vous pouvez ajouter à la fin de votre dossier des coupons à donner aux entreprises qui sontprêtes à s’engager financièrement pour vous aider, cela vous permettra d’avoir une garantiede paiement.Le contrat type complet de sponsoring se trouve dans la rubrique des Docs à Télécharger devotre espace Participant.

…………………………………………………………………………………….....................Par la présente, nous nous engageons à verser la somme de ...............€ à l’association« Nom de l’association », située « Adresse postale de l’association » (cocher la mentionexacte) :

Par chèque à l’ordre de « Nom de l’association »En équivalent : matériel, accessoires, fournitures...

Raison sociale : ........................................................... Téléphone : ............................................................

Nom du responsable : ....................................................

Adresse : ..........................................................................................................................................................

Code Postal : ......................................................... Ville : ......................................................................

Email: ................................................................

Site Internet : ............................................................

…………………………………………………………………………………………...............

Fait à : .............................................................. Le : ....................................................

Cachet de la société (obligatoire) Signature précédée de la mention « Lu et approuvé »

22


ANNEXES

✓ Personnalisez votre dossier afin qu’il vous ressemble, tout en gardant àl’esprit qu’il doit rester très professionnel

✓ Personnalisez-le également en fonction de l’entreprise, de votreinterlocuteur et de ce que vous attendez de lui

✓ Présentez de façon claires vos motivations et votre profil : c’est ce qui vajouer un rôle déterminant dans l’intérêt que vous portera l’entreprise

✓ Suggérez les dons en nature, plus faciles à faire accepter : prêt d’unvéhicule, accessoires, médicaments, etc...

✓ Privilégiez les schémas et les photos plutôt que les longs paragraphes :cela rendra le dossier beaucoup plus attractif

✓ Créez un site et/ou une page Facebook sur votre équipage, que vousalimenterez très régulièrement

ꭙ Ne mettez pas de photos trop personnelles (Ex : pas de photo de soirées,de vacances ou de mariage) sauf si elles représentent l’état d’esprit de votreéquipage !

ꭙ Essayez de faire un dossier synthétique, pas trop longꭙ Veillez à ne pas avoir un message de répondeur téléphonique trop

« décalé », pour le cas où des entreprises vous contacteraientꭙ N’incluez pas les informations non pertinentes (Ex : la publication de

votre association au Journal Officiel)ꭙ N’incluez pas dans votre budget les dépenses personnelles ou les

cautionsꭙ Mesurez les risques inhérents à votre participation et ne les faites pas

« porter » à votre futur sponsor

ATTENTION : n’utilisez jamais le logo officieldu raid mais uniquement le logo team.

23

Documents

Exemple de dossier de sponsoring - Bab el Raid