Initiation à la rédactionet à la pratique administratives

Pierre Abessolo Edzang

Initiation à la rédactionet à la pratique administratives

L'HARMA TT AN

@L'HARMATTAN, 2010

5-7, rue de l'École-Polytechnique; 75005 Paris

http://www.librairieharmattan.comdiffusion.harmattan@wanadoo.fr

harmattan l@wanadoo.fr

ISBN; 978-2-296- 11769-3EAN ; 9782296117693

AVANT PROPOS

Généralement,en matière de «REDACTION ADMINISTRATIVE»les ouvrages sont simplement intitulés. Il en est ainsi de :

Le Style Administratif de Robert CATHERINE;Rédaction et Correspondance Administratives de Jacques

GANDOUIN.Rédaction Administrative (AFRIQUE) de Jean Marie ROUSSIGNOL

et Jacques GANDOUIN.La Correspondance Militaire du Colonel Léon VIGNAL.

La question se pose dès lors de savoir pourquoi le présent ouvrage estintitulé «INITIATION A LA REDACTION ET A LA PRATIQUEADMINISTRATIVES. »

A cette pertinente question qui est une légitime objection, il y aplusieurs justifications dont voici quelques unes.

La première est que cet ouvrage est un ancien fascicule del'enseignement dispensé et que ledit fascicule avait été régulièrementprésenté aux élèves sous la dénomination de «LU POUR VOUS» car ilétait l'utile synthèse, pour les apprenants, de tous les ouvrages ci-dessuscités, en ce qui concerne le style et les caractéristiques de la rédactionadministrative, en vue de leur permettre une rapide assimilation de lamatière.

La seconde est fondée par ce souci d'une rapide assimilation, enprésentant, à titre d'illustration, des en-têtes et le final (les différentes sortesde signature ainsi que leur présentation matérielle) des documentsadministratifs dans le respect des normes établies par l'Association Françaisede Normalisation (A.F.N.O.R), afin de combattre leur non respect ou leurnon application. Ces modèles de présentation des documents administratifscomplètent nécessairement cette formation à l'initiation.

La troisième, s'agissant d'un ouvrage destiné à la formation dans desécoles d'application, l'intitulé de «cours pratique de rédactionadministrative» correspondrait mieux à la situation. Mais un cours pratiquesuppose, soit l'exposé d'un ensemble de règles assorties d'illustrations,c'est-à-dire d'archétypes d'application des règles enseignées, soit tout

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simplement un ensemble de développements types des différents documentsse rapportant à la matière.

Tandis que l'initiation peut s'entendre par l'exposé d'un ensemble desrègles régissant la matière, des pratiques usuelles quasi coutumières et nonréglementaires; ainsi que la description et la présentation matérielle desdifférents documents usuels dans la pratique de la profession administrative.

En plus de l'apprentissage du style, du vocabulaire et de laprésentation des différents documents administratifs, il y a aussi l'initiation àla pratique administrative. Dans le domaine du pouvoir réglementaire del'Administration par exemple, la production d'un décret n'est pas l'œuvreexclusive d'un seul ministère, encore moins d'un seul agent. Mais elle est leproduit d'un projet initié, soit par un agent, soit par une service ou unedirection et successivement examiné en réunions tant au sein du ministère etensuite qu'avec d'autres ministères dans les formes et les procéduresdifférentes, préalablement déterminées par des dispositions tant légales queréglementaires. Ce processus rentre dans le cadre de la pratiqueadministrative.

Voilà une situation qui place devant un choix à faire; lequel doitaboutir à un objectif, après l'avoir défini.

Par ailleurs, si l'on tient compte que l'enseignement est destiné auxpersonnes qui ont acquis une connaissance suffisante de la langue françaiseau point de vue grammatical, syntaxique et autres règles de base dans lecadre de leur formation générale, il en résulte qu'il est tout simplementquestion de les initier à utiliser à bon escient, dans un style adapté, lesconnaissances acquises dans les différents enseignements qui leur ont parailleurs été dispensés, en leur donnant simultanément les règles du styleadministratif, les principales locutions usuelles dans la pratiqueadministrative. En résumé, les règles de bienséance et d'urbanité car, devants'exprimer au nom de la puissance publique, le ton en la circonstance, n'estplus celui du commun des mortels, c'est-à-dire un langage vulgaire, familierou populaire, mais celui d'un délégataire de la puissance publique,caractérisé par sa correction, son impartialité, son objectivité, sa fermeté etsa courtoisie.

La délicatesse d'une telle mission a donc motivé de privilégierl'initiation qui, ici, est l'enseignement « ésotérique », une espèce de« rhétorique» (entendre ensemble des procédés constituant l'art de bienécrire et de bien présenter les documents administratifs, et non de bienparler, comme dans le vrai sens du terme.)

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Ce sont donc ces fins pédagogiques qui ont conduit au choix de cetintitulé.

Dès lors, dans l'optique de combattre les manquements signalés ci-dessus, il ne semble pas osé, en effet, de relever ici que bon nombre dedocuments produits par l'Administration gabonaise sont moins respectueuxdes normes de référence.

Il n'est pas rare, par exemple, de rencontrer dans une lettreadministrative, en objet, soit « accusé de réception », soit « lettre de rappel»au lieu du résumé succinct de la question traitée dans le respect desprescriptions du ministre de l'Intérieur aux préfets par circulaire du 9 floréalan VIII (29 Avril 1800) en ces termes. «Le travail administratif ne peutêtre trop simplifié; il faut économiser le temps, faciliter la distribution,le classement et la recherche des papiers. C'est pour atteindre ce butque je fais inscrire en marge de mes lettres une note qui fixe, au premiercoup d'œil, l'attention sur leur objet. L'ordre de mes bureaux exige quevous observiez la même règle et que chaque première pièce de votrecorrespondance présente une indication marginale, succincte, maisclaire pour donner une idée exacte de ce qu'elle contient, ou de l'affairequ'elle communique. ».

De même, dans plusieurs correspondances, quelle qu'en soit l'origine,on rencontre, soit le barbarisme « référencé» qui a un autre sens (pourvoird'une référence et non visé en référence), soit le pseudo néologisme« référencié » qui est inexistant, donc un non sens.

Les notes se terminent par une formule de courtoisie «je vous pried'agréer... » sans qu'il y ait au préalable une formule d'appel, faisant ainsi fide la règle du parallélisme des formes, c'est-à-dire la corrélation de laformule d'appel et de la formule de courtoisie

Ces irrégularités qui tiennent lieu de nos jours, des « us et coutumes»dans l'Administration gabonaise se justifient quelque peu, d'une part par lefait qu'elle est considérée comme quelque chose de frugal et de très simpled'autre part, elle s'est vu nommer, aussi bien à des postes de responsabilitésqu'à ceux d'exécution, des agents sans formation appropriée en matière derédaction administrative.

Cette situation qui date depuis l'Administration de la RépubliqueGabonaise est en outre justifiée par l'absence d'osmose entre les anciensfonctionnaires de l'Administration coloniale qui possédaient le savoir faire etles jeunes intellectuels venus des Universités, mais sans formation

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administrative appropriée. Etant venus avec un complexe de têtes troppleines, ils n'avaient malheureusement pas des têtes bien faites dans cedomaine particulier.

C'est ainsi que, malheureusement de nos jours, dans tous lesEtablissements relevant de l'Enseignement Supérieur, la lettre detransmission s'appelle « Soit Transmis»; document de transmission debasse échelle de la hiérarchie administrative, qui s'employait entre Préfet etSous Préfet et jamais dans l'Administration centrale.

Telles sont les raisons essentielles qui ont motivé de privilégierl'initiation. Il s'agit d'une part, de rappeler les normes établies à ceux qui nesavent pas les appliquer soit par ignorance, soit par négligence, d'autre part,de bien former, dès le départ, les jeunes qui sortent des différentes facultés etqui s'orientent principalement vers les corps du Secteur AdministrationGénérale.

Pour atteindre cet objectif, en s'inspirant des règles tirées des ouvragessusmentionnés, il a semblé indispensable d'abord de rappeler, dans lepremier chapitre, les règles fondamentales à observer pour se livrer à untravail de rédaction en général. S'agissant d'un genre littéraire particulier,une section est consacrée à la division et au numérotage des parties decertains documents administratifs importants.

Dans l'optique de ce qui précède et du fait que l'enseignement estdestiné aussi bien aux fonctionnaires en cours de perfectionnementprofessionnel qu'aux futurs fonctionnaires supérieurs du secteuradministration générale, le style et le vocabulaire administratifs avec lesprincipales locutions usuelles constituent le deuxième chapitre.

En dépit de la multitude de leur diversité, les documents administratifscomportent des caractères constants qui leur sont communs. Ces caractèresrésultent des normes établies. Le troisième chapitre est donc consacré à lanormalisation.

Bien que les caractères communs résultent des normes établies, leurignorance dans la présentation des documents administratifs est néanmoinsétablie. C'est pourquoi, avec le concours de l'ouvrage de M. le PréfetJacques GANDOUIN, leur étude a semblé indispensable et elle fait l'objetdu quatrième chapitre.

étantLe style, le vocabulaire et la présentation matérielle des documents

considérés comme des indispensables « matériaux de leur

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construction », le cinquième chapitre est donc consacré à la correspondance:généralités; lettre Privée (c'est-à-dire la correspondance mondaine etprotocolaire - la lettre à forme personnelle); les formules d'appel et decourtoisie; la lettre administrative, les différents types de lettres.

Le sixième chapitre, lui, est consacré aux autres documents decorrespondance qui servent de liaison entre services administratifs, ainsi queceux de gestion, d'information et d'instruction.

Enfin, le septième chapitre est consacré aux actes législatifs etréglementaire ainsi qu'aux actes administratifs unilatéraux.

Sur le plan général de la structuration de l'ouvrage, une répartition unpeu arbitraire des documents, par nature et objectif a été réalisée. Il s'agit dela lettre, des documents de liaison et de gestion, des documentsd'information interne, des documents d'injonction et des actes législatifs etréglementaires.

CHAPITRE PREMIER: DE LA REDACTION

SECTION 1- INTRODUCTION

Sur le plan général, la rédaction suppose qu'on ait quelque chose àécrire. Cela implique donc qu'on ait une idée nette de ce que l'on veutexposer. Le plus souvent, les idées sont en sommeil, et pour qu'elles seprésentent spontanément sous la plume au cours du travail de rédaction,force est de contraindre l'esprit à un entraînement progressif et soutenu. Lafacilité de l'expression, la précision de l'idée au départ vague, selon M. lePréfet Jacques GANDOUIN, rappellent ces recommandations de BOILEAU

«Avant donc que d'écrire, apprenez à penser.« Selon que votre idée est plus ou moins obscure,«L'expression la suit ou moins nette, ou plus pure,« Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,« Et les mots pour le dire arrivent aisément. »

Dans une dissertation littéraire ou philosophique, l'objectif est de jugerles aptitudes des rédacteurs au maniement et à l'usage de la langue françaised'une part, et d'apprécier leurs connaissances dans une matière précised'autre part.

Dans une composition sur un sujet d'ordre général, il est question detraiter des problèmes d'actualité que rencontrent la société et le mondecontemporains et sur lesquels tout « honnête homme» est tenu informé pardes «mass media ». Les grandes questions du temps présent y sont abordéesde façon critique, pratique et concrète. Les rédacteurs doivent à cetteoccasion, faire preuve de leurs qualités intellectuelles et leur personnalitédoit marquer la maturité de leur jugement et la clarté de leur expression.

L'enseignement de ces techniques de rédaction constitue le vasteprogramme des établissements scolaires du secondaire, voire, universitaire.On ne peut, à cet effet, qu'inviter tout un chacun à faire un travail personnelde révision des règles grammaticales et des difficultés orthographiques(règles des participes, emploi des participes, maîtrise des masculins et desféminins de certains mots; le singulier et le pluriel, etc.) des difficultéssyntaxiques (problèmes des néologismes, des barbarismes, des contresens,des pléonasmes, des solécismes, etc.).

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Ces règles, une fois révisées et retenues, mettront en garde contre uncertain nombre de fautes et surtout, donneront une idée des embûches quiguettent tout rédacteur.

En d'autres termes, la rédaction suppose acquise une connaissancesuffisante de la langue que l'on emploie, c'est-à-dire de son orthographe, desa syntaxe et de son vocabulaire. On doit écrire dans un style clair car, lestyle, disait BUFFON, n'est que l'ordre et le mouvement que l'on met dansses pensées. Le style c'est l'homme, affirmait-il encore. Il doit être clair,précis, simple, concis, sobre.

La clarté du style est d'autant plus importante pour les administrateursparce que ce sont eux les rédacteurs des documents écrits par lesquelsl'Administration exprime son action.

D'une manière générale, la clarté découle d'un exposé simple etméthodique du sujet et de l'emploi des termes avec leur sens exact. Elles'obtient par la construction d'un plan logique, l'emploi des mots simples,afin de laisser le moins de prise possible aux erreurs d'interprétation.

La clarté exige fréquemment que les idées se succèdent avec ordre;que les rapports des mots et ceux des propositions se présentent sansambiguïté.

Si la maîtrise des règles essentielles d'utilisation de la langue françaiseconstitue un atout important pour une bonne rédaction en général, larédaction administrative obéit aux règles générales du style administratif quise veut clair, concis, efficace. Il se caractérise par la dignité, le respect de lahiérarchie, le sens des responsabilités, l'objectivité, la courtoisie, laprudence, la précision et l'exactitude. Telles sont les données constantesrencontrées dans les manuels sur la rédaction administrative écrits par M.M.Robert CATHERINE, Jacques GANDOUIN, Jean Marie ROUSSIGNOL etle Colonel Léon VIGNAL.

Ce sont donc ces caractéristiques du style administratif qu'il fautdécouvrir à travers l'étude de la correspondance (lettre privée ou à formepersonnelle, lettre administrative, c'est-à-dire entre services, entre lesautorités supérieures et les subordonnés, entre l'Administration et les élus etautres personnalités, particuliers ou administrés); les documentsadministratifs (documents d'information, de gestion, de liaison, d'injonction)ainsi que les actes législatifs et réglementaires.

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