Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Μελέτη : Γεώργιου Ιωάννου Παπατριανταφύλλου .To νέο Περιβάλλον .• Οι εκδηλώσεις είναι στην εποχή μας απόλυτα εξειδικευμένες και απαιτείται γνώση και λεπτομερής σχεδιασμός .Τα Οφέλη .• Η διοργάνωση των εκδηλώσεων σε επίπεδο εθνικό προσφέρει :• Koινωνικά και Πολιτιστικά οφέλη ( ομαδοποίηση κοινότητας / δημιουργία εγκαταστάσεων / νέες ιδέες / νέες επενδύσεις ) .Τα Οφέλη .• Οφέλη για το περιβάλλον ( επενδύσεις στην καθαριότητα / επίδειξη περιβαλλοντικού πολιτισμού ) .• Πολιτικά Οφέλη ( προώθηση του έργου των κυβερνήσεων / επενδύσεις ).• Τουριστικά κια οικονμικά οφέλη ( προσέλκυση τουριστών / νέες θέσεις εργασίας ) .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα Special Events είναι εκδηλώσεις που έχουν ως σκοπό τους να παράγουν πολιτισμό , κουλτούρα , να προωθήσουν ήθη και έθιμα αλλά και να προβάλλουν τον φορέα από τον οποίο διοργανώνονται.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα special event από την πλευρά των διοργανωτών, είναι σημαντικές εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται όχι συχνά, και είναι διαφορετικές από συνηθισμένες δραστηριότητες .• Από την πλευρά των συμμετεχόντων είναι μία διαφορετική εμπειρία και ξεχωριστές εκδηλώσεις από τις καθημερινές.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Mega Events : είναι οι εκδηλώσεις αυτές οι οποίες επηρρεάζουν τα οικονομκά μεγέθη μίας χώρας ή ενός οργανισμού και γίνονται αντικείμενο προβολής από τα ΜΜΕ παγκοσμίως.Στην κατηγορία αυτή ανήκουν οι Ολυμπιακοί αγώνες, το παγκόσμιο κύπελλο ποδοσφαίρου .

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα Mega Events στοχεύουν στον παγκόσμιο τουρισμό και έχουν πολλά οφέλη για τους διοργανωτές και την τοπική κοινωνία.Οικονομικές απολαβές , έσοδα από τα δικαιώματα , πολιτικά οφέλη .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Hallamark Event :Οι εκδηλώσεις αυτές ταυτίζονται με το ήθος και το χαρακτηριστικό γνώρισμα των πόλεων στις οποίες διοργανώνονται.Οι ονομασίες τους είναι αυτές των πόλεων, αποκτούν αναγνωρισιμότητα και γίνονται ευρύτερα γνωστές .Το καρναβάλι του Ρίο Ντε Τζανέιρο, το Φεστιβάλ του Εδιμβούργου στη Σκωτία .Στην Ελλάδα , η Ανθοκομική έκθεση Κηφισιάς .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .

• Τα Hallmark Event είναι ταυτισμένα με το μέρος που πραγματοποιούνται αλλά και με τους κατοίκους αυτού .Προσελκύουν τουρισμό και είναι μία επαναλαμβανόμενη εκδήλωση με οικονομικά κα άλλα οφέλη.Πολλές φορές έχουν και παραδοσιακό χαρακτήρα .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα Hallmark Event αυξάνουν την φήμη της πόλης διοργάνωσης .• Οι εκδηλώσεις αυτού του είδους είναι προτεινόμενες στις περιπτώσεις που μία πόλη πρέπει να δημιουργήσει φήμη και καλή εικόνα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Major Event :Είναι οι εκδηλώσεις αυτές που προκαλούν το ενδιαφέρον των ΜΜΕ και έναν μεγάλο αριθμό επισκεπτών , λάτρεις αυτών των εκδηλώσεων .Επίσης προσφέρουν αυξημένα έσοδα από τις επισκέψεις αυτών .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Major Event είναι το Αυστραλιανό Open του Τέννις , οι αγώνες της Φόρμουλα 1 .Επίσης συγκαταλέγονται τα μουσικά φεστιβάλ και τα φεστιβάλ τέχνης .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Local or Community Events :Είναι τοπικού χαρακτήρα εκδηλώσεις που απευθύνονται κυρίως στους κατοίκους της κοινότητας .Διοργανώνονται σε πάρκα , σχολεία από την τοπική διοίκηση ή και από τοπικούς φορείς .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Festivals :Τα Φεστιβάλ είναι εκδηλώσεις ιδιαίτερα δημιουργικές και ευχάριστες για τους ανθρώπους .Προάγουν την κοινωνική και πολιστική ζωή του τόπου διοργάνωσης .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα Festival έχουν συνήθως καλλιτεχνικό χαρακτήρα . Η Bienalle ( σειρά εικαστικών και κινηματογραφικών εκδηλώσεων ) της Βενετίας .• Πολλά είδη Festival είναι μουσικά .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Ένα είδος Festival ιδιαίτερα διαδεδομένο είναι τα Food & Wine Festival .Συνήθως πραγματοποιούνται στις πρωτεύουσες των χωρών .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Sports Events :Είναι μία ιδιαίτερα διαδεδομένη μορφή εκδηλώσεων , που έχουν τις ρίζες τους στην Αρχαία Ελλάδα και στους Ολυμπιακούς αγώνες που διοργανώνονταν εκεί.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα Sports Events προσελκύουν θεατές , τα ΜΜΕ και είναι μία καλή πηγή εσόδων .• Επίσης προωθούν τα κυβερνητικά σχέδια , στο επίπεδο της διάδοσης της κυβερνητικής πολιτικής και στο επίπεδο προσέλκυσης τουρισμού.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα Business Events είναι εκδηλώσεις που αναπτύσσονται κυρίως μεταξύ στελεχών.• Περιλαμβάνονται τα συνέδρια , τα συμπόσια , τα σεμινάρια , επιστημονικές ημερίδες και οργανωμένα επαγγελματικά ταξίδια.• Τα Business Events εντάσσονται στις εργασίες της βιομηχανίας των εκδηλώσεων με πολλά εκατομμύρια εισπράξεων ετησίως .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Η τοποθεσία που γίνεται γνωστή από κάποια εκδήλωση ή εκδηλώσεις είναι πόλος έλξης τουρισμού και επισκεπτών.• Τα Mega Events αυξάνουν τα οικονομικά μεγέθη σε όλα τα οικονομικά επίπεδα και ενισχύουν και άλλες χρονικές περιόδους οικονομικά τις περιοχές .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Επιτυχημένες εκδηλώσεις ενισχύουν τις επενδύσεις και τα επιχειρηματικά ανοίγματα .• Μονάδες φιλοξενίας πολλαπλασιάζονται καθώς και κάθε μορφή υπηρεσιών .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Οι εκδηλώσεις φωτογραφίζουν την κουλτούρα και τον πολιτισμό αλλά και το επίπεδο και την ποιότητα ζωής των τόπων διοργάνωσης .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Η επιτυχία του event manager κρίνεται από το πόσο πολύ ενθουσιάζει τους μετόχους ( με την ευρεία έννοια ) και κατά πόσο καλά διαχειρίζεται τις ανθρώπινες ανάγκες κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management• Οι εταιρείες πραγματοποιούν πλήθος εκδηλώσεων , για :• Προώθηση πωλήσεων .• Διαμόρφωση εικόνας .• Παρουσίαση νέων προιόντων.• Διάφορες άλλες δραστηριότητες.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management• Ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται στην Host Community ,δηλαδή την κοινότητα που φιλοξενεί την εκδήλωση , είτε πρόκειται για τους κατοίκους μίας πόλης ή ακόμα για τα στελέχη μίας επιχείρησης .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management• Η Host Community , εκπέμπει θετικά ή αρνητικά μηνύματα στους προσκεκλημένους , επισκέπτες .• Φιλικότητα και φιλοξενία είναι απαραίτητα συστατικά μίας επιτυχημένης εκδήλωσης , με καλή εικόνα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management

• Σε Mega Events η Host Community τροφοδοτεί με εθελοντές την εκδήλωση.• Η συμπεριφορά και οι τρόποι της Host Community συντελεί στην οπτική παραστατική εικόνα των συμμετεχόντων .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα ΜΜΕ και αυτά των νέων τεχνολογιών παίζουν καθοριστικό ρόλο στην εκδήλωση.• Στο παγκόσμιο χωριό μεταφέρονται η εικόνα και ο ήχος ταχύτατα .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Ακόμα και κάποιες λεπτομέρειες μπορούν να χαλάσουν μία εκδήλωση.

• Ο manager και η ομάδα της διοργάνωσης μπορούν και πρέπει να αντιμετωπίζουν άμεσα και αποτελεσματικά τα προβλήματα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Ένα πρότυπο στην ομαδική εργασία αποτελεί το μοντέλο του προσωπικού της Disney.• Διαθέτουν ένα σύστημα που ενεργοποιείται στις εκδηλώσεις στις Disneyland.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Το σύστημα αυτό ονομάζεται THE ROLES OF PERFORMER .• Κάθε στέλεχος έχει έναν συγκεκριμένο ρόλο τον οποίο εκτελεί .• Όλοι μαζί παρουσιάζουν ένα ομαδικό έργο στο οποίο καλύπτουν ο ένας την εργασία ή τον ρόλο του άλλου όπου αυτό είναι απαραίτητο.• Κυριαρχεί το ομαδικό πνεύμα .• Το προσωπικό στις Disneyland , προσπαθεί να προσφέρει στον επισκέπτη μία μοναδική εμπειρία αφού πιθανότατα είναι η μοναδική φορά που επισκέπτεται αυτός το θεματικό τους πάρκο.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Ο Manager αναζητά πόρους και προσωπικό για την επιτυχή διοργάνωση .• Ο Manager αναζητά οικονομική ενίσχυση , χορηγούς και sponsoring .• Δημιουργεί Cash Flow ώστε να υπάρχουν χρήματα για να τακτοποιούνται οι οικονομικές απαιτήσεις .• Σε αρκετές περιπτώσεις η προπώληση των εισιτηρίων είναι μία αξιόλογη πηγή εσόδων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ .• Κάθε εκδήλωση απαιτεί ένα πλήρες στρατηγικό σχέδιο το οποίο σχεδιάζεται με γνώμονα το αποτέλεσμα , που επιδιώκει .• Λέξη κλειδί στο σχέδιο είναι η προσφορά, το τι προσφέρει η εκδήλωση.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ .• Εντοπισμός βασικής ιδέας και προσφορά της εκδήλωσης .• Κόστη και οφέλη από την εκδήλωση.• Πηγές εσόδων .

• Σχεδιασμός αύξησης της προσφοράς.• Εντοπισμός πιθανών προβλημάτων.• Σχεδιασμός των τακτικών και των ενεργειών , για την πραγματοποίηση της εκδήλωσης .• Εντοπισμός του οράματος και της αποστολής της εκδήλωσης .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management• Στον στρατηγικό σχεδιασμό περιλαμβάνονται :• Operation Plans : λειτουργικά επιμέρους σχέδια για τις παράπλευρες ενέργειες.• Growth strategy : Αναπτυξιακά σχέδια , διεύρηνσης της εκδήλωσης και ανάπτυξης της σε ευρύτερο φάσμα κοινού.• Combination strategy : Συνδυαστικές στρατηγικές διαφόρων δραστηριοτήτων για αύξηση της αποτελεσματικότητας.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Οι Managers των εκδηλώσεων διαθέτουν λίστες με τα απαραίτητα στοιχεία :• Staff List – Λίστα εμπλεκομένων με εργασίες.Περιέχει στοιχεία επαφής μαζί τους .• Sponsor’s List – Λίστα sponsoring .• List of Stakeholder – Λίστα συμμετεχόντων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Οι εμπλεκόμενοι στη διοργάνωση των εκδηλώσεων εκπαιδεύονται :• Σε τεχνικές αποτελεσματικής επικοινωνίας.• Σε τρόπους φιλοξενίας.• Σε κώδικες εθιμοτυπίας.• Απόδοσης λόγου.• Κανόνες συμπεριφοράς .• Στο πρόγραμμα εξυπηρέτησης πολιτών.• Στη διαχείριση κρίσεων και κινδύνων. Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Οι ομάδες εργασίας πρέπει να είναι εργατικές , αποτελεσματικές και τα μέλη αυτών να έχουν τέλεια επικοινωνία μεταξύ τους.• Πρέπει να διαθέτουν υπευθυνότητα.• Όλοι έχουν μία κοινή αποστολή .• Συνεργάζονται αρμονικά και ομαδικά.• Διασκεδάζουν και αυτοί και γιορτάζουν την επιτυχία της εκδήλωσης.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Ο ΕΜΠΟΡΙΚΟΣ ΤΟΜΕΑΣ .• Στις εκδηλώσεις υπολογίζονται οι ανθρώπινοι πόροι που απαιτούνται.• Υπολογίζονται τα εξοδολόγια αυτών που θα βρεθούν στην εκδήλωση.• Σχεδιάζεται η επικοινωνιακή πολιτική της εκδήλωσης.• Η διανομή των εισιτηρίων ή των προσκλήσεων.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Πρίν την εκδήλωση , μελετώνται τα στατιστικά στοιχεία του συνόλου των δραστηριοτήτων , πρός αναγωγή συμπερασμάτων.• Ακολουθεί SWOT ANALYSIS .STRENGTHS = Σημεία Υπεροχής.WEAKNESS = Αδυναμίες .OPPORTUNITIES = Ευκαιρίες .THREATS = Απειλές .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ :ΣΧΕΔΙΑΣΜΕΝΗ .• Με δελτία Τύπου.• Προώθηση μέσω των σημείω πώλησης .• Διαφήμιση.• News Letter. • Διαδίκτυο .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΜΗ ΣΧΕΔΙΑΣΜΕΝΗ .• Από τις διαδόσεις και τις εμπειρίες.• Ρεπορτάζ και άρθρα των ΜΜΕ.

ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ .• Από το πρόγραμμα και τα flyer που κυκλοφορούν.

ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΦΥΣΙΚΑ.• Προέρχονται από όσους συμμετέχουν , προσωπικό , εθελοντές , υπηρεσίες υποστήριξης.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.ΟΡΙΣΜΟΣ :Χορηγία (πολιτισμική – κοινωνική )είναι η χρηματοδότηση και στήριξη κρατικών και μη κερδοσκοπικών οργανισμών και δραστηριοτήτων κοινωνικού περιεχομένου , από ιδιωτικές εππιχειρήσεις , εφ’όσον εμπεριέχει μεταφορά πόρων από τον ιδιωτικό στον δημόσιο – κοινωνικό τομέα και με αποκλειστκό αντιστάθμισμα των χορηγών , την πίστωση τους από την κοινωνία με την ευποιία τους .

Θαλής Κουτούπης – Πρακτικός Οδηγός Χορηγίας για Χορηγούς και αποδέκτες Χορηγιών.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Δεν είναι χορηγία οι χρηματοδοτήσεις , με αντιπαροχή προβολής , οι εμπορικές συμβάσεις ή οι από κοινού δραστηριότητες προβολής , όπως π.χ. Η χρηματοδότηση ποδοσφαιρικών επιχειρήσεων ή προγραμμάτων και εκπομπών ραδιοτηλεοπτικών επιχειρήσεων από άλλες επιχειρήσεις παραγωγής αγαθών ή υπηρεσιών .

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Δεν μπορεί να χαρακτηριστεί ως χορηγία η χρηματοδότηση πολιτιστικών π.χ. Εκδηλώσεων από κρατικούς οργανισμούς ή υπηρεσίες.Αφ’ενός , γιατί δεν ενυπάρχει το στοιχείο της μεταφοράς πόρων από τον ιδιωτικό στον δημόσιο τομέα , και αφ’ ετέρου γιατί αυτή η στήριξη του πολιτισμού αποτελεί αυτονόητο καθήκον των κρατικών υπηρεσιών. Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Οι Χορηγοί έχουν ρόλο κοινωνικό.• Δεν περιμένουν τίποτε άλλο εκτός από την αναγνώριση της κοινής γνώμης για την κοινωνική τους προσφορά στην οποία προβαίνουν και πιστώνονται με αυτήν .• Η Χορηγία αποτελεί επένδυση στην κοινωνική εταιρική προσωπικότητα της επιχείρησης.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Η Χορηγία δεν είναι ούτε προσφορά , ούτε δωρεά , ούτε φιλανθρωπία ή ευεργεσία.• Αυτές είναι μονομερείς πράξεις , σε επίπεδο ατομικό .• Στις πιό πάνω περιπτώσεις ο δωρητής δεν περιμένει τίποτε άλλο εκτός από την εσωτερική , ηθική του ικανοποίηση και ίσως την ευνωμοσύνη του ευεργετηθέντος .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.

• Η Χορηγία δεν είναι διαφήμιση , ούτε και προώθηση πωλήσεων , ούτε γενικά εμπορική επικοινωνία.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Η Χορηγία είναι χρηματοδότηση έμεση ή άμεση .• Η διαφορά της χορηγίας με άλλες μορφές χρηματοδότησης αλλά και από τεχνικές προβολής είναι το στοιχείο της κοινωνικότητας και η μεταφορά πόρων από τον ιδωτικό στον δημόσο κοινωνικό τομέα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Συχνά χρησιμοποιείται ο όρος Χορηγία προσχηματικά , ενώ στην πραγματικότητα πρόκειται για καθαρά εμπορικές συμβάσεις διαφήμισης ή προβολής μεταξύ κερδοσκοπικών εταιριών – οργανισμών , με αντιπαροχή την προβολή του χρηματοδότη ή και με στόχο μία «πειρατικής» μορφής διαφήμιση , γεγονός που αμαυρώνει τον χορηγικό θεσμό και επιτείνει τη σύγχηση.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Με τη Χορηγία δεν επιδιώκεται η προώθηση προιόντων αφού δεν περιγράφονται τα χαρακτηριστικά τους και τα πλεονεκτήματα τους και δεν προωθείται ο καταναλωτής στην αγορά τους , όπως με τη διαφήμιση.• Στην πλειοψηφία τους στη χορηγική επικοινωνία δεν αναφέρεται το προιόν αλλά η επωνυμία της παραγωγού εταιρείας.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.

• Η όποια επικοινωνία στο πλαίσιο μίας χορηγίας δεν είναι απαραίτητο να διακινηθεί από τα μέσα επικοινωνίας με πληρωμένο χρόνο και χώρο όπως η διαφήμιση.• Στην εμπορική επικοινωνία ο πρωταρχικός και αποκλειστικός στόχος είναι οικονομικός και επιχειρηματικός και όχι κοινωνικός.• Στη διαφήμιση δεν υπάρχει μεταφορά πόρων από τον ιδιωτικό στον δημόσιο τομέα .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Χορηγία δεν είναι το συχνότατο φαινόμενο της υποστήριξης αθλητικών οργανισμών από μεγάλες εταιρείες , πρώτον γιατί οι εταιρείες αυτές έχουν σκοπούς εμπορικούς , την αύξηση των πωλήσεων κτπλ και δεύτερον δεν υπάρχει η μεταφορά πόρων από τον ιδωτικό στον δημόσιο τομέα.• Όμως αυθεντική αθλητική χορηγία θα ήταν η ίδια εμπορική επιχείρηση να πήγαινε π.χ. σε κάποια γειτονιά και να έδινε στα παιδιά που αγαπάνε το μπάσκετ το κατάλληλο γήπεδο και τον απαραίτητο αθλητικό εξοπλισμό .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Εμπορική Χορηγία – sponsoring : Για κάθε είδους «χορηγικές» επιχειρηματικές δραστηριότηες με εμπορικούς καθαρά στόχους και κυρίως συμβάσεις διαφήμισης και προβολής από τα έντυπα και Ηλεκτρονικά Μέσα Ενημέρωσης , ή και προώθηση πωλήσεων.• Χορηγία Κοινωνική – Choregia – Sponsorship : Κάθε είδους δραστηριότητες που στοχεύουν σε κοινωνική προσφορά και καλλιέργεια της εικόνας του χορηγού ως καλού πολίτη και ενέχουν μεταφορά πόρων από τον ιδιωτικό στον δημόσιο τομέα .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Οι χορηγικοί τομείς είναι :• Τέχνες – γράμματα.• Πολιτισμική κληρονομιά.• Σύγχρονος πολιτισμός.• Εκπαίδευση επιστήμη .• Υγεία .• Αθλητισμός .• Περιβάλλον .• Σε Κοινωνικά προβλήματα .

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Ο παραγωγός πολιτισμικών αγαθών αναζητά χορηγία από μία επιχείρηση , σε χρήμα ή σε είδος ( εξοπλισμό , ανθρώπινο δυναμικό ή ειδικές γνώσεις) που θα του επιτρέψει να παράγει ένα πολιτισμικό αγαθό.• Η χορηγία μπορεί να καλύπτει το σύνολο ή μέρος του κόστους χωρίς το οποίο η παραγωγή θα ήταν αδύνατη.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.ΠΡΑΚΤΙΚΑ.

• Αυτοί που προσφέρουν Χορηγία , αποκτούν καλή φήμη, και στην ουσία πρόκειται για ένα σημάδι έγκρισης , που προσδίδει η κοινή γνώμη στον Χορηγό.Η Χορηγία δίνει υπεραξία στον Οργανισμό.• Οι εταιρείες πραγματοποιούν χορηγίες για να ενισχύσουν τη φήμη τους αλλά και για να αποδείξουν το ενδιαφέρον τους για τον πολιτισμό.• Οι Χορηγοί δημιουργούν ένα αίσθημα σεβασμού.Αποκτούν αίγλη, καλή φήμη και εικόνα.• Με τον τρόπο αυτόν προσεγγίζουν ένα ενδιαφέρον κοινό που τρέφει αγάπη για τον πολιτισμό.• Η χορηγία δημιουργεί φήμη, θεσπέσια εικόνα, οικοδομεί καλές σχέσεις με το κοινό, καθιερώνει μία εικόνα για τον οργανισμό και τα προϊόντα του.• Προσδίδει κοινωνική υπευθυνότητα, σεβασμό, υπεραξία.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.ΕΙΔΗ ΧΟΡΗΓΙΩΝ.Τα πιό διαδεδομένα είδη Χορηγιών είναι :• Πολιτιστικές εκδηλώσεις ( θέατρο – όπερα ).• Παιδεία – εκπαίδευση ( υποτροφίες )• Τοπικές εκδηλώσεις ( εκθέσεις λουλουδιών – επιδείξεις ).• Ιατρικές έρευνες.• Εκδόσεις.• Χρηματοδοτήσεις (ενός ντοκιμαντέρ για ένα φιλανθρωπικό ίδρυμα....),• Επαγγελματικά βραβεία.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Τα ποσά που διατίθονται από το sponsoring είναι κάθε χρόνο και περισσότερα .• Το βασικό ενδιαφέρον των sponsor είναι για τις μεταδόσεις των ΜΜΕ.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Οι Marketers μέσω του Sponsoring βρίσκουν την ευκαιρία για αλληλεπίδραση προιόντος και ομάδων κοινού .• Το Sponsorship είναι μία επένδυση , σε κάθε είδους εκδήλωση , αθλητική , καλλιτεχνική με εμπορικό όφελος για τον sponsor .• Η επένδυση αυτή μπορεί να είναι οικονομική , υλική ή ακόμα και με προσφορά ανθρωπίνων πόρων .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Το sponsorship είναι μια εμπορική στρατηγική .• Δεν είναι δωρεά , φιλανθρωπία ή επιχορήγηση .• Το Sponsorship είναι επαγγελματική συνεργασία .• Ο σκοπός είναι συμβολή στην προώθηση πωλήσεων και δημιουργία εικόνας και αναγνωρισιμότητας των εταιρειών .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• O sponsor προωθεί το γεγονός με δική του χρηματοδότηση.

• Σχεδιάζει μία ειδική επικοινωνιακή καμπάνια στα ΜΜΕ με επίκεντρο τη συμμετοχή του στο γεγονός.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Ο sponsor καθορίζει τη συμμετοχή του στα γεγονότα ανάλογα με τις τοπικές και παγκόσμιες τάσεις.• Το περιβάλλον παίζει έναν καθοριστικό ρόλο στη σύγχρονη διοίκηση διοργάνωσης εκδηλώσεων .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Δεν είναι τυχαία όλη η δραστηριότητα ακόμα και γνωστών καλλιτεχνών , σχετικά με τις ανησυχίες τους για το περιβάλλον και την κοινωνία .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Το 75 – 80% των sponsor κατευθύνεται στα αθλητικά γεγονότα .

• Μεγάλες εταιρείες δαπανούν τεράστια ποσά για να μπούν ως sponsorship σε αθλητικά γεγονότα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Οι νέες τάσεις στα ΜΜΕ δίνουν την ευκαιρία στους event sponsors να επικοινωνήσουν καλύτερα με το κοινό στο οποίο απευθύνονται.• Το sponsorship είναι μία αποτελεσματική μέθοδος επικοινωνίας των προιόντων με το κοινό τους καθώς η διαφήμιση έχει έναν συνηθισμένο τρόπο επικοινωνίας.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Οι sponsors χρησιμοποιούν και άλλα κανάλια επικοινωνίας εκτός από τα παραδοσιακά, τηλεόραση , ραδιόφωνο, έντυπα.• Χρησιμοποιούν , το διαδίκτυο ,την κινητή τηλεφωνία , τα newsletter .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Τα ζητούμενα από το sponsorship , είναι :Στην εκδήλωση .• Οικονομική ενίσχυση.• Παροχές .• Εμπορική και επικοινωνιακή κάλυψη.• Ενίσχυση των προιόντων της εκδήλωσης .• Προσφορά στην παραγωγή.Στην συνεργασία .• Αύξηση αναγνωρισιμότητας της εκδήλωσης.• Ενίσχυση της εικόνας αυτής.• Διείσδυση στις ομάδες κοινού.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Στην εκδήλωση συνεργαστείτε στενά με τον sponsor .• Κατανοήστε τις ανάγκες τους και την προσφορά τους .• Εκμεταλλευτείτε κάθε παροχή τους.• Βοηθήστε του να συμμετέχουν στις εξαιρετικές σας ενέργειες , όπως για παράδειγμα εάν έχετε κάποιους ειδικούς προσκεκλημένους , καλλιτέχνες , διάσημους , φέρτε τους σε επαφή με τους sponsors .• Εξηγήστε στα ΜΜΕ την συνεργασία σας με τους sponsors.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.

• Για τους sponsors δημιουργήστε ειδικό πλάνο υπηρεσιών.• Φιλοξενία .• Ειδικούς χώρους .• Internet , τηλεφωνία .• VIP parking passes.• Eισιτήρια .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Βασικό χαρακτηριστικό των επιτυχημένων εκδηλώσεων είναι η έννοια του ελέγχου.• Για να διατηρηθεί ο έλεγχος της διοργάνωσης απαιτείται και στο σημείο αυτό ένα καλά οργανωμένο σχέδιο.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Παγκοσμίως το 24 % των στελεχών της επικοινωνίας θεωρούν βασικό στοιχείο της επικοινωνίας των οργανισμών τη διοργάνωση εκδηλώσεων.• Το 42 % των στελεχών θεωρούν ότι στο μέλλον η σπουδαιότητα της διοργάνωσης εκδηλώσεων θα αυξηθεί σημαντικά τα επόμενα χρόνια.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Το 34% θα ενσωματώσει στο μέλλον πράσινα event .

• To 54 % πιστεύει πως τα επόμενα χρόνια το event management θα γίνει experience management .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• To Experimental event management , είναι ένα ολοκληρωμένο μοντέλο επικοινωνίας που αξιοποιεί καινοτομικές τεχνικές με στόχο να προσφέρει στο κοινό την ευκαιρία να ζήσει μία ξεχωριστή εμπειρία στην εκδήλωση.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Είναι μία νέα τάση παγκοσμίως.• Το 75 % των managers παγκοσμίως δηλώνει πως θα αυξήσει τα κονδύλια για experimental event management , στα επόμενα δύο χρόνια.• Το 70 % των στελεχών θεωρούν ότι το experimental είναι εξαιρετικά σημαντικό για τις εταιρείες τους.• Το 71% πιστεύουν πως θα αυξηθεί ραγδαία τα επόμενα χρόνια.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management.• Το experimental δημιουργεί αναγνωρισημότητα και στενές σχέσεις κοινού και εταιρείας .• Χτίζουν σχέσεις και πιστότητα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Το Διάγραμμα Οργάνωσης – Check List είναι το διάγραμμα που περιλαμβάνει όλες τις ανάγκες και απαιτήσεις που προβλέπονται στην εκδήλωση . Στο διάγραμμα επίσης , αναφέρονται και οι ενέργειες αντιμετώπισης των αναγκών και των απαιτήσεων αυτών.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Το διάγραμμα της οργάνωσης πρέπει να είναι εξαιρετικά αναλυτικό και να μην παραλείπεται απολύτως τίποτα .Θα πρέπει να ενταχθούν όλες οι λεπτομέρειες. Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Καθορισμός ομάδας εργασίας :Οι άνθρωποι οι οποίοι θα εργαστούν στην εκδήλωση. Υπάρχει μόνον ένας που θα έχει το γενικό πρόσταγμα .Στην ομάδα εργασίας είναι θεμιτό να υπάρχουν εξειδικευμένα στελέχη ανά τομέα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• ΣΥΝΕΔΡΙΑ.• Ένα συνέδριο μπορεί να διοργανωθεί σε Ξενοδοχείο, σε ειδικούς συνεδριακούς χώρους, σε εκπαιδευτικούς χώρους (πανεπιστημιακούς) ή ακόμα και σε πιο πρωτότυπους, όπως σε ένα πλοίο.• Οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι αριθμητικά από 10 – 20 άτομα, έως και εκατοντάδες.• Σχεδιάστε με στρατηγικό τρόπο την διοργάνωση.• Κατάλογος Ελέγχου (check list ), είναι ο κατάλογος αυτός που περιλαμβάνει τις εργασίες αυτές που πρέπει να πραγματοποιηθούν με τη σειρά που θα εκτελεστούν, τις ημερομηνίες που έχουν καθοριστεί και τους ανθρώπους που θα τις εκτελέσουν.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Στον Κατάλογο Ελέγχου :• Καθορίζουμε τις διαθέσιμες πηγές και τους πόρους για την εκδήλωση.• Τα χρονικά όρια των εργασιών.• Τις ευθύνες που αναλαμβάνει κάθε εμπλεκόμενος.• Τον καθορισμό των αρμοδιοτήτων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Επιλέγουμε προσεκτικά τον χώρο της εκδήλωσης.• Λαμβάνουμε υπόψιν μας το Budget (προϋπολογισμός) που έχουμε στη διάθεση μας.• Βασικό χαρακτηριστικό στην επιλογή του χώρου, είναι το θέμα της εκδήλωσης.• Στο CheckList του χώρου, ελέγχουμε τα ακόλουθα :• To στύλ και τη διακόσμηση του.• Τη χωρητικότητα.• Τους προσωπικούς χώρους.• Τον φωτισμό και αν υπάρχει φυσικός.• Τα είδη φωτισμού που διαθέτει.• Συστήματα νέων τεχνολογιών.• Τις δυνατότητες του Catering.• Προσβασιμότητα του.• Χώροι Parking.• Συστήματα ασφαλείας.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .

• Στα συνέδρια, είναι κομβικής σημασίας η επιλογή των ομιλιτών.• Οι ομιλητές θα πρέπει να γνωρίζουν καλά το θέμα τους.• Να έχουμε βεβαιωθεί πως μπορούν να συμμετέχουν τη συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα.• Να είναι έτοιμοι για παρουσίαση.• Να έχουν αποδεχθεί το σχεδιασμό του συνεδρίου.• Να γνωρίζουμε τις διεκολύνσεις που χρειάζονται.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ.• Καθορίζουμε την ημερομηνία. Προσέχουμε την εποχή και εντάσσουμε την επιλογή στη λογική του στρατηγικού σχεδίου.• Στην ημερομηνία αποφεύγουμε Εθνικές εορτές, αργίες, περίοδοι διακοπών, εκτός εάν υπάρχουν ειδικοί λόγοι.• Στην επιλογή της ημερομηνίας, προσέχουμε να μην συμπέσει η εκδήλωση με άλλες παρόμοιου χαρακτήρα.• Καθορίζουμε την ώρα διεξαγωγής. Δίνουμε ιδιαίτερη βαρύτητα στο χρονικό περιθώριο των προσκεκλημένων. Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Καταρτίζουμε τον κατάλογο των προσκεκλημένων.• Ζητάμε από τα διάφορα τμήματα του οργανισμού να μας παραδώσουν καταλόγους ονομάτων.• Χωρίζουμε τους προσκεκλημένους σε κατηγορίες (επιστημονικό προσωπικό – καθηγητές – ομιλητές...).• Σε συνεργασία με τη διεύθυνση, οριστικοποιούμε τη λίστα των προσκεκλημένων.• Σε κάποιες περιπτώσεις δημιουργούμε σειρές προτεραιότητας προτεραιότητας Α,Β, Γ. Εάν έχουμε αρνήσεις από την Α σειρά, προχωράμε στη Β, κοκ....

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ.• Στις προσκλήσεις αναγράφονται :• Ονοματεπώνυμο και η ιδιότητα αυτού που προσκαλεί (Ο Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της Βιομηχανίας..)• Το ονοματεπώνυμο αυτού που προσκαλούμε. Εάν δεν είναι προσωπική η πρόσκληση αναφέρουμε, «σας προσκαλεί».• Ο χώρος η ημερομηνία.• Πληροφορίες που αφορούν την απάντηση. Π.Α = Παρακαλώ Απαντήστε.• Εάν υπάρχουν ειδικοί τρόποι μεταφοράς.• Αναγράφονται οι λέξεις Κύριο ή Κυρία.• Η πρόσκληση ξεκινά με το λογότυπο.• Η αποστολή των προσκλήσεων πρέπει να γίνεται 15 – 20 ημέρες πριν από την εκδήλωση.• Είναι καλό να παραδίδονται προσωπικά.• Στους εκπροσώπους του τύπου συνήθως δίνεται και μία επεξηγηματική επιστολή.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• ΟΡΓΑΝΩΣΗ.• Σχεδιάζουμε το πλάνο.• Βάζουμε μα απόλυτη χρονική ακρίβεια τα γεγονότα και τις εκδηλώσεις.• Καθορίζουμε τα Break για χαλάρωση.• Οργανώνουμε τη εγκατάσταση των ηχητικών και οπτικών συστημάτων.• Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να βλέπουν και να ακούνε καλά.• Οργανώνουμε τις διαδικασίες ξενάγησης στους χώρους.• Στις περιπτώσεις των συνεδρίων φροντίζουμε για τα συστήματα τεχνολογίας και τα κατάλληλα software.• Εάν το συνέδριο πραγματοποιηθεί σε ξενοδοχείο να παρέχονται όλες οι ανέσεις και στα δωμάτια των συμμετεχόντων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΔΕΞΙΩΣΗ.• Δεξιώνομαι σημαίνει «προσφέρων την δεξιάν μου», «υποδέχομαι κάποιον με χαρά και αγάπη για να τον περιποιηθώ, ανταλλάσσω χειραψία με το δεξί χέρι, κάτι που υποδηλώνει την κοινωνική αναγνώριση, το σεβασμό και την ισότιμη αντιμετώπιση».• Οι Δεξιώσεις πραγματοποιούνται με την ευκαιρία κάποιων γεγονότων ή επετείων για επαγγελματικούς λόγους ή και χωρίς να υπάρχει ιδιαίτερο λόγος.• Σε κάθε συμφωνία για δεξίωση, υπογράφεται Ιδιωτικό Συμφωνητικό, με συγκεκριμένους όρους.• Οι βασικοί τύποι δεξιώσεων είναι :• Κοκτέιλ.• Μπουφές όρθιος.• Μπουφές καθιστός.• Σερβιριζόμενο γεύμα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΚΟΚΤΕΙΛ.• Διαρκεί συνήθως μία ώρα, ίσως και μιάμιση.• Δίνεται πριν από ένα επίσημο δείπνο ή για επαγγελματικούς λόγους.• Οι καλεσμένοι είναι πάντα όρθιοι.• Επιτρέπεται η δημιουργία μικρών εστιών με σαλονάκια 2-4 ατόμων.• Δεν επιτρέπεται η χρήση τραπεζιών, καρεκλών και πιάτων.• Είναι απαραίτητη η χρήση χαρτοπετσέτας πολυτελείας.• Οι πιο χαρακτηριστικές ώρες για κοκτέιλ είναι, μεσημέρι ή βράδυ (λήξη 20.00- 20.30).• Στον χώρο που πραγματοποιείται τοποθετούμε στρογγυλά τραπέζια (ροτόντες) με τραπεζομάντιλο με πιέτες (skirting).• Tα Bar που χρησιμοποιούνται είναι, Special Full Open – Full Open – Ελληνικό.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΟΡΘΙΟΣ ΜΠΟΥΦΕΣ.• Κατάλληλη επιλογή για επαγγελματική συνάντηση.• Διοργανώνονται με σκοπό τα στελέχη της εταιρείας και οι προσκεκλημένοι να βρεθούν με επαγγελματίες για σύναψη συμφωνιών και σχέσεων.

• Διαρκεί μιάμιση με δύο ώρες.• Υπάρχει πιάτο και χαρτοπετσέτα πολυτελείας.• Στον χώρο τοποθετούνται μικρά σαλόνια.• Στα Bar υπάρχουν μόνο συνοδευτικά.• Υπάρχουν stand και ροτόντες με Skirting .• Οι προσκεκλημένοι κυκλοφορούν διαρκώς.• Υπάρχει ποικιλία εδεσμάτων.• ΚΑΘΙΣΤΟΣ ΜΠΟΥΦΕΣ.• Είναι επίσημο γεύμα.• Προϋποθέτει αριθμό ατόμων άνω των 60.• Γίνεται με την ευκαιρία, επετείου, ονομαστικής εορτής, παρουσίασης, ομιλίας .• Έχει πάντα εορταστικό χαρακτήρα.• Τα τραπέζια δεν ξεπερνούν τις δέκα θέσεις. Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΣΕΡΒΙΡΙΖΟΜΕΝΟ ΓΕΥΜΑ.• Είναι ο επισημότερος τύπος δεξίωσης.• Χρησιμοποιούμε ποικιλία χρωμάτων στα σερβίτσια.• Οργανώνουμε το φαγητό λαμβάνοντας υπόψιν την εποχή.• Προσέχουμε τις ευκολίες που παρέχει ο χώρος.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .BEACH PARTY.• Είναι ένας τρόπος επικοινωνίας, σε συνδυασμό με διασκέδαση.• Οι προσκεκλημένοι είναι ελεύθεροι να κολυμπούν, να χορεύουν, να κάθονται.• Δεν υπάρχει πρωτόκολλο.• Οι ιδανικές ώρες για Beach Party, είναι 12.30 – 13.00 έως και λίγα λεπτά πριν από τη δύση του ηλίου.• Προσφέρονται, νερό, αναψυκτικά, χυμοί, μπύρες.• Από φαγητό, εδέσματα σχάρας.

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ.• Επιβλέπουμε την καθαριότητα και την αρτιότητα της εμφάνισης του προσωπικού.• Να χαμογελούν.• Να καλοσωρίζουν σωστά τον πελάτη.• Δεν διαφωνούν ποτέ με τον πελάτη.• Δείχνουν ενδιαφέρον για ότι ζητά ο πελάτης.• Εκπαίδευση στην τηλεφωνική συνομιλία.• Όταν αργούν στην προσέλευση τους, να ενημερώνουν.• Θα πρέπει να εκπαιδευτούν στο να ζητούν συγγνώμη.• Εκπαίδευση στη διαχείριση των παραπόνων.• Αλλάζουν αμέσως το φαγητό αν διαμαρτυρηθεί κάποιος πελάτης.• Εκπαίδευση στη διαχείριση της εικόνας και της φήμης.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΣΑΒΟΥΑΡ ΒΙΒΡ

ΕΠΙΣΚΕΠΤΗ.• Δεν φυσάμε ποτέ κάτι για να το κρυώσουμε.• Δοκιμάζουμε το κρασί.• Το φιλοδώρημα είναι το 10% του λογαριασμού.ΣΑΒΟΥΑΡ ΒΙΒΡ – ΟΙΚΟΔΕΣΠΟΤΗ.• Στέλνει προσκλήσεις.• Αν προσκαλεί άτομα εκτός της πόλης τα φιλοξενεί.• Ενθαρρύνουν συζητήσεις με διασκεδαστικές ιστορίες.• Ακούγεται μία απαλή μουσική.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΚΕΤΕΡΙΝΓΚ.• Προέρχεται από το cater που σημαίνει προμηθεύω.• Οι βασικές μορφές catering είναι :• Τροφοδοσία αεροπορικών εταιρειών.• Εταιρειών για σίτιση προσωπικού.• Σε χώρους (κτήματα) για δεξιώσεις.• Τροφοδοσία ξενοδοχείων.• Εργαζόμαστε στην οργάνωση της δεξίωσης ή του γεύματος. Οι χώροι να είναι κατάλληλοι ώστε οι προσκεκλημένοι να κινούνται και να επικοινωνούν ελεύθερα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΕΚΘΕΣΕΙΣ.• Εμπορικές εκθέσεις είναι οι συναντήσεις στις οποίες οι επιχειρήσεις, επιδιώκουν την προβολή της εταιρικής τους ταυτότητας, την ανάπτυξη επιχειρηματικών επαφών και τη συλλογή πληροφοριών αγοράς.• Η συμμετοχή σε μία έκθεση έχει πολλά οφέλη.• Επαφές.• Πωλήσεις.• Παρουσίαση προϊόντων.• Επικοινωνία.• Οι τύποι των Stand στις εκθέσεις είναι :• Γραμμικό.• Γωνιακό.• Κεφαλής.• Νησί.• Διαμπερές.• Αντικριστό.• Διώροφο.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Τα χρώματα σε ένα stand δεν πρέπει να είναι περισσότερα από δύο.• Ο φωτισμός ικανός να δείχνει όλα όσα επιθυμούμε.• Πρέπει να έχουμε σχεδιάσει τα στοιχεία αυτά που στοχεύουν στην οπτικοποίηση της προσφοράς του εκθέτη (γραφήματα – σύμβολα – slides… ).• Μελετάμε ιδιαίτερα τον χαρακτήρα του stand.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .

Η ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ :

ΒΗΜΑ 1: Επιλογή μίας ομάδας που θα αναλάβει την διοργάνωση της εκδήλωσης.Είναι μία ομάδα ανθρώπων που θα διαθέτουν :• Συνέπεια.• Υπευθυνότητα.• Ομαδικό πνεύμα.• Ευσυνειδησία.• Οργανωτικότητα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Στην κορυφή της ομάδας θα πρέπει να βρίσκεται ένας άνθρωπος ο οποίος θα έχει τον κεντρικό έλεγχο και διαθέτει τον τίτλο Υπεύθυνος Προγράμματος - Υπεύθυνος Εκδήλωσης.• Κάθε ένα μέλος της ομάδας αναλαμβάνει ένα συγκεκριμένο έργο και συνεργάζεται στενά με τον Υπεύθυνο.• Πραγματοποιείται μία συνάντηση στην οποία :• Αναλύεται ο σκοπός της εκδήλωσης.Ζητούνται ιδέες και απόψεις.• Σχεδιάζεται ο στρατηγικός σχεδιασμός και εντοπίζονται όλες οι ανάγκες της εκδήλωσης.• Εντοπίζεται το κοινό της εκδήλωσης.• Καθορίζονται οι οικονομικές απαιτήσεις

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 2: Σχεδιάζεται το Διάγραμμα Οργάνωσης.Αφού έχουμε την ημερομηνία της εκδήλωσης , τοποθετούμε όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν , την ημερομηνία εκτέλεσης τους και δίπλα το όνοματεπώνυμο του υπευθύνου.• Η επιλογή της ημερομηνίας πρέπει να γίνεται με μεγάλη προσοχή και με στρατηγική σκέψη ανάλογα πάντα και με το είδος της εκδήλωσης αλλά και το κοινό στο οποίο απευθύνεται.Αποφεύγονται αργίες, περίοδοι διακοπών και γενικότερα ημερομηνίες που δυσκολεύουν τους προσκεκλημένους.• Η επιλογή της ώρας επίσης είναι μία σημαντική παράμετρος , αν και αυτή εξαρτάται από το είδος της εκδήλωσης.Είναι θεμιτό να υπάρχει από το κοινό που θα προσκληθεί , αίσθηση για το ποιά ώρα προτιμούν.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Καταρτίζεται ο κατάλογος ( λίστα ) των προσκεκλημένων.Επιθυμητό είναι να κατηγοριοποιηθούν ανάλογα με την ιδιότητα τους.• Αποφασίζεται εάν θα προσκληθούν ατομικά ή με συνοδό.• Ελέγχονται τα στοιχεία των προσκεκλημένων , τα οποία θα αναγραφούν στην πρόσκληση και χρειάζεται να ελεγχθούν περισσότερες από δύο φορές και να διασταυρωθούν.Ενδεχομένως να έχει αποχωρήσει από τη θέση του κάποιος από τους προσκεκλημένους ή ακόμα και να έχει προαχθεί ή μπορεί στο ονοματεπώνυμο του να υπάρχει κάποιο λάθος κτλπ.• Πρέπει να ληφθούν υπόψιν όλες οι παράμετροι εάν πρόκειται για εκδηλώσεις με κάποια ιδιαίτερα στοιχεία και απαιτήσεις , όπως για παράδειγμα , η περίπτωση ενός ειδικού προσκεκλημένου που μπορεί να είναι ένας υπουργός ή ένας επιστημονικός σύμβουλος ή ένας βραβευμένος επιστήμων.Δεν θα πρέπει εκείνη την

ώρα να αιφνιδιαστούμε είτε γιατί δεν περιμέναμε να έρθει ( αν και συνήθως οι προσκεκλημένοι Υπουργοί ειδοποιούν για την προσέλευση τους , μέσω των συνεργατών τους ) είτε γιατί δεν έχουμε προετοιμαστεί κατάλληλα.Χωρίς να υποβαθμίσουμε την παρουσία των υπολοίπων προσκεκλημένων , ενεργούμε ώστε να αισθάνεται άνετα και ο υψηλός μας προσκεκλημένος.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 3: Ελέγχουμε όλους τους εξωτερικούς παράγοντες.• Πρέπει να ειδοποιηθούν οι αρχές , εάν η εκδήλωση κάνει χρήση εξωτερικών χώρων ή στην περίπτωση που οι προσκεκλημένοι είναι πολλοί. Για παράδειγμα η εκδήλωση στο σπίτι ενός πολιτικού , πρέπει να περιλαμβάνει και τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας.• Προχωράμε στον σχεδιασμό των προσκλήσεων και κατόπιν στην εκτύπωση τους.• Προσκλήσεις :• Η πρόσκληση είναι η βιτρίνα της εκδήλωσης .• Το σχέδιο της πρόσκλησης πρέπει να είναι ανάλογο τη εκδήλωσης.• Η πρόσκληση πρέπει να απαντά στα εξής ερωτήματα :• Ποιός καλεί.• Ποιόν καλεί.• Το περιεχόμενο της εκδήλωσης.• Που θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση.• Ημερομηνία και ώρα πραγματοποίησης ( προσοχή σε μία πολύ συνηθισμένη ώρα προσέλευσης που είναι η 12η μεσημβρινή. Όταν αναγράφεται αυτή η ώρα ακολουθεί ένα μόνο - μ – γιατί δεν είναι Μετά Μεσημβρίας , ώστε να ακολουθούν δύο – μ – δηλαδή , 12.00 μμ. Είναι ακριβώς η μεσημβρία και η σωστή γραφή είναι 12.00 μ ).• Προαιρετικά.• Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Το πρόγραμμα της εκδήλωσης.• Τον σκοπό για τον οποίο πραγματοποιείται.• Οι προσκλήσεις θα πρέπει να παραγγελθούν κατά 20% περισσότερες από αυτούς που θα προσκληθούν, ώστε εάν χρειαστεί να προσκληθούν και άλλοι να υπάρχει το περιθώριο.• Στην πρόσκληση θα πρέπει να υπάρχει και σχεδιάγραμμα , ώστε να διευκολυνθούν οι προσκεκλημένοι να φτάσουν στον χώρο.• Δίνεται εξαιρετικά μεγάλη σημασία και προσοχή στην γραφή των στοιχείων των προσκεκλημένων και κυρίως των ονοματεπωνύμων.• Η αποστολή των προσκλήσεων γίνεται 10 έως 15 ημέρες πρίν από την εκδήλωση.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 4. Καθορισμός όλων των τεχνικών θεμάτων.• Προκαθορισμός των ομιλιών και των ομιλιτών.Ακόμα και εάν η εκδήλωση έχει χαρακτήρα ψυχαγωγικό , επιβάλλεται μία ολιγόλεπτη , απόλυτα στοχευμένη

ομιλία , ώστε να γίνει πλήρως κατανοητός στους προσκεκλημένους ο σκοπός του διοργανωτή αλλά και να μείνει ώς εκδήλωση στη συνείδηση όσων παραυρεθούν.Είναι πολύ σημαντικό να εντυπωθεί η όποια εκδήλωση με τρόπο ώστε μετά το πέρας της εκδήλωσης ο παρευρισκόμενος εάν ερωτηθεί που παρευρέθηκε να αναφέρει πρώτα το όνομα του διοργανωτή και μετά τον χώρο στον οποίο έγινε η εκδήλωση ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο.• Εξασφάλιση των οπτικοακουστικών μέσων.Η προβολή διευκολύνει την προσοχή , την κατανόηση και την αφομοίωση.• Ο δέκτης ενός μηνύματος επηρρεάζεται κατά : 48% από τον τρόπο παρουσίασης του μηνύματος, 37 % από την προσωπικότητα και τη φήμη του παρουσιαστή, 15% από το περιεχόμενο του μηνύματος.• Τα οπτικοακουστικά μέσα θα πρέπει να δοκιμαστούν αρκετές φορές για την αποφυγή τυχόν σφαλμάτων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 5. Χωροταξικός προγραμματισμός.• Έλεγχος εγκαταστάσεων .Χωρητικότητα, διακόσμηση , παροχές.Ένα σύνολο δράσεων που παίζουν καταλυτικό ρόλο.• Η διακόσμηση είναι ένα από τα βασικά συστατικά για την δημιουργία άρτιας εικόνας.Κυριαρχούν τα χρώματα του οργανισμού και τα στοιχεία της εταιρικής του ταυτότητας, το σήμα του, φωτογραφίες από την ιστορία του, τη δράση του.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 6 . Αναμνηστικά Δώρα.• Τα αναμνηστικά δώρα πρέπει να έχουν αποκλειστικά και μόνο συμβολικό χαρακτήρα.Τα αναμνηστικά δώρα θα πρέπει να δίνονται κατά την αποχώρηση των προσκεκλημένων.• Στην υποδοχή , βρίσκονται ένα στέλεχος της εταιρείας που διοργανώνει την εκδήλωση , ο οποίος θα γνωρίζει τους προσκεκλημένους και δύο κυρίες ως γραμματική υποστήριξη.• Η υποδοχή , έχει έναν ενεργό ρόλο και στο στάδιο της αποχώρησης των προσκεκλημένων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 7. Διαχείριση των κρίσεων στην εκδήλωση.• Λαμβάνονται όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε να αντιμετωπίσετε όλα τα έκτακτα συμβάντα , που ενδεχομένως να πλήξουν το κύρος της εκδήλωσης.• Μπορεί να συμβεί μία διακοπή ρεύματος, κακές καιρικές συνθήκες , απεργίες , αθετήσεις υποσχέσεων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 8. • Δημιουργία ειδικών κατασκευών.Εξέδρα , πασαρέλες, βάσεις για την ανάρτηση έργων τέχνης.• Διακόσμηση του χώρου.Φωτισμός / λουλούδια / γλάστρες / φωτογραφίες.ΒΗΜΑ 9. • Καθιστό γεύμα ή δείπνο. 6-10 άτομα στο ίδιο τραπέζι, σε φιλική ατμόσφαιρα.• Τα ονόματα των καλεσμένων θα πρέπει να είναι συγκεκριμένα σε κάθε τραπέζι.

• Αυτοσερβιριζόμενο γεύμα.Οι καλεσμένοι σερβίρονται από μπουφέ.• Οι σερβιτόροι φροντίζουν για τον ανεφοδιασμό του μπουφέ.• Εκδήλωση κοκτέιλ.Προσφέρεται σε συγκεντρώσεις με μεγαλο αριθμό καλεσμένων.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 10. • Φροντίστε για το καλύτερο δυνατόν catering.• Να εφοδιάζει γρήγορα τους καλεσμένους.• Να μην αργούν και δημιουργούνται ουρές.• Οι ποσότητες πρέπει στο τέλος να περισσέψουν.• Ο ειδικευμένος επαγγελματίας εστίασης , λέγεται Caterer.BHMA 11.• Φροντίστε για , φωτογράφους / αναμνηστικά δώρα / εγκαταστάσεις διαδικτύου / υποδοχή / γραμματεία.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Η πραγματοποίηση των εκδηλώσεων και ο στρατηγικός τους σχεδιασμός είναι απαραίτητα προσόντα του επαγγελματία των Δημοσίων Σχέσεων.• Πολλά είδη εκδηλώσεων στην εποχή μας , απαιτούν τέλεια οργάνωση , υψηλότατη αποτελεσματικότητα , ταχύτητα στη λήψη των αποφάσεων και ετοιμότητα για κάθε έκτακτο ενδεχόμενο κατά την εξέλιξη αυτών.• Η ειδική ομάδα που ασχολείται με τη διοργάνωση εκδηλώσεων επιβάλλεται να είναι πολύ καλά εκπαιδευμένη.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Δεξιώσεις.• Μπορούμε να διοργανώσουμε μία δεξίωση στο σπίτι μας ή σε όποιον άλλο χώρο προσφέρεται.Στην περίπτωση που για λογαριασμό του οργανισμού μας χρειαστεί να πραγματοποίησουμε μία δεξίωση σε χώρο μακριά από την έδρα μας θα πρέπει να λάβουμε υπόψιν μας , τον χώρο στον οποίο θα γίνει , τις υπηρεσίες που προσφέρει αυτός , το προσωπικό που εργάζεται , την ευκολία της πρόσβασης.• Ομάδα διοργάνωσης και ομάδα προσωπικού πρέπει να συνεργαστούν άψογα κατά την προετοιμασία και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Δεξιώνομαι σημαίνει «προσφέρω τη δεξιάν μου» και κατ’ επέκταση «μένω χωρίς δύναμη» « υποδέχομαι κάποιον με χαρά και αγάπη για να τον περιποιηθώ, ανταλλάσσω χειραψία με το δεξί μου χέρι , κάτι που σημαίνει την κοινωνική αγνώριση , το σεβασμό και την ισότιμη αντιμετώπση.• Η δεξίωση δεν κρίνεται ούτε από τα είδη που θα προσφερθούν , ούτε και από τα άτομα που θα προσκληθούν .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Οι δεξιώσεις πραγματοποιούνται επ’ ευκαιρία κάποιων γεγονότων ή επετείων , για επαγγελματικούς λόγους ή και χωρίς κάποιον ιδιαίτερο λόγο.• Η δεξίωση εάν δεν πραγματοποιηθεί σε οικία , τότε ο αμφιτρύωνας πρέπει να λάβει υπόψιν του τα ακόλουθα :• Διαμόρφωση του χώρου .• Παρουσίαση και ποι΄τητα προσφερώμενων ειδών.• Καθαριότητα .

• Τιμές .• Απόσταση .• Εξυπηρέτηση ( service / parking / γκαρνταρόμπα κ.λπ.).Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Πρίν από κάθε δεξίωση υπογράφεται ένα ειδικό συμβόλαιο με τους όρους και τους ειδικούς όρους.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Ο πελάτης οφείλει να γνωστοποιήσει εγγράφως τουλάχιστον τρείς ημέρες πρίν τον ακριβή αριθμό των ατόμων που θα συμμετέχουν.• Ο αριθμός δεν πρέπει να είναι μικρότερος του αρχικού αριθμού εγγύησης.• Ο χώρος πρέπει να μπορεί να εξυπηρετήσει τον αριθμό εγγύησης + 10 % επιπλέον άτομα.• Ο πελάτης πρέπει να τηρήσει τα ωράρια έναρξης και λήξης εκτός εάν υπάρξει ειδική συμφωνία.• Ο πελάτης καταβάλλει το ποσό για κάθε ζημιά στον χώρο.• Ο πελάτης δεν θα συμβληθεί με κανέναν τρόπο με άλλον για παροχή μουσικής ή άλλης μορφής ψυχαγωγίας ή άλλης σχετικής εξυπηρέτησης ή εγκατάστασης σε σχέση με τη συμφωνημένη εκδήλωση χωρίς έγγραφη άδεια του χώρου.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Καταναλώσεις φαγητών και ποτών που δεν προβλέπονται στο παρόν συμφωνητικό θα εξοφληθούν από τον πελάτη βάσει των τρεχουσών τιμών του ξενοδοχείου.• Απαγορεύεται η τοποθέτηση διαφημιστικών πανό, πόστερ , αφισών ανακοινώσεων ή άλλων εντύπων εντός ή εκτός του χώρου χωρίς την άδεια του και μόνο στα σημεία που αυτός θα υποδείξει.• Αν ο πελάτης παραβεί κάποιους από τους όρους ο χώρος έχει το δικαίωμα να ακυρώσει την εκδήλωση , οι δε προκαταβολές παρακρατούνται από τον χώρο ως πποινική ρήτρα και επίσης ο χώρος έχει το δικαίωμα να διεκδικήσει ως αποζημίωση όλο το ποσό .Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .10 . Σε περίπτωση υπαναχώρησης του πελάτη ο χώρος παρακρτεί την προκαταβολή ως αποζημίωση.11. Σε περίπτωση που η συμφωνηθείσα πρός παραχώρηση αίθουσα είναι αδύνατο να χρησιμοποιηθεί λόγω γεγονότος που δεν υπόκειται στον έλεγχο του χώρου ( τεχνική βλάβη στις εγκαταστάσεις κ.λπ.) ο χώρος διατηρεί το δικαίωμα να παραχωρήσει άλλη αίθουσα , η αντικατάσταση δε αυτή θα θεωρείται από τον πελάτη ως πλήρη εκτέλεση τηα παρούσας συμφωνίας.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ.• Επιβλέπουμε την καθαριότητα και την αρτιότητα της εμφάνισης του προσωπικού.• Να χαμογελούν.• Να καλοσωρίζουν σωστά τον πελάτη.• Δεν διαφωνούν ποτέ με τον πελάτη.• Δείχνουν ενδιαφέρον για ότι ζητά ο πελάτης.

• Εκπαίδευση στην τηλεφωνική συνομιλία.• Όταν αργούν στην προσέλευση τους, να ενημερώνουν.• Θα πρέπει να εκπαιδευτούν στο να ζητούν συγγνώμη.• Εκπαίδευση στη διαχείριση των παραπόνων.• Αλλάζουν αμέσως το φαγητό αν διαμαρτυρηθεί κάποιος πελάτης.• Εκπαίδευση στη διαχείριση της εικόνας και της φήμης.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Ομάδα διοργάνωσης και ομάδα προσωπικού πρέπει να συνεργαστούν άψογα κατά την προετοιμασία και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.• Ανάλογα με το εύρος της εκδήλωσης θα πρέπει να έχουν προηγηθεί πολλές συναντήσεις μεταξύ διοργανωτή και εταιρειών , διαχείρισης χώρου , catering , και όποιας άλλης ομάδας εμπλέκεται στη δεξίωση.• Θα πρέπει να ληφθούν και να σχεδιαστούν όλα τα έκτακτα μέτρα σε ειδικές περιπτώσεις ανάγκης , ώστε να διαχειριστούν άμεσα και αν χρειαστεί έκτακτες καταστάσεις.• Να υπάρχει πρόβλεψη προσέλευσης.• Να έχει σχεδιαστεί με ακρίβεια η επικοινωνιακή τακτική του διοργανωτή με τους προσκεκλημένους του.• Να είναι ξεκάθαρος ο στόχος της εκδήλωσης.• Να υπάρχουν ζώνες χρονικής δράσης, ώστε σε κάθε χρονική περίοδο να εκτελούνται συγκεκριμένες ενέργειες και δραστηριότητες, για παράδειγμα πλάνο ενεργειών – time schedule , για πυροτεχνήματα , ειδικά happening …• Να επιβλέπει διαρκώς ο διοργανωτής το προσωπικό.• Να παρακολουθεί ο διοργανωτής τις αντιδράσεις των προσκεκλημένων και να λαμβάνει άμεσα όλα τα απαραίτητα μέτρα πρός μεγιστοποίηση της ικανοποίησης τους.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Υποχρεώσεις.• Τόσο ως προσκεκλημένοι , όσο και ως διοργανωτές τηρούμε πάντα μία συγκεκριμένη συμπεριφορά , ευρύτερα γνωστή ως Σαβουάρ Βίβρ.• Ως διοργανωτές :• Το ντύσιμο να είναι ανάλογο της εκδήλωσης• Στα τραπέζια τοποθετούνται εναλλάξ, άνδρας – γυναίκα• Φροντίζουμε ώστε ο αριθμός των γυναικών να είναι περίπου ίδιος με τον αριθμό των ανδρών• Στο γεύμα ή δείπνο ο διοργανωτής ξεκινά να τρώει , αφού έχουν σερβιριστεί όλοι οι προσκεκλημένοι.• Οι προσκλήσεις θα έχουν σταλεί 15 περίπου ημέρες πρίν από την εκδήλωση.• Όταν απευθύνεται πρόσκληση σε μικρό αριθμό ατόμων , κάτω των δέκα , ενημερώστε όλους για το ποιοί θα παραυρίσκονται.• Ο διοργανωτής , πρίν από την έναρξη του φαγητού , θα πρέπει να μιλήσει πρός τους προσκεκλημένους , ώστε αυτοί να συνειδητοποιήσουν και να συνδυάσουν την εκδήλωση με αυτόν.Στην ομιλία αυτή μπορεί να αναφερθεί στον λογο της πρόσκλησης , να ευχαριστήσει τους προσκεκλημένους και να δώσει την έναρξη για ευχάριστη συνέχεια.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .

• Στο επίσημο δείπνο, σερβίρεται πρώτα ο υψηλά ιστάμενος και ακολουθεί το σερβίρισμα της συζύγου του.• Ο διοργανωτής θα πρέπει να προσέξει ιδιαίτερα ώστε να μην ενοχλήσει τους προσκεκλημένους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης ώστε αυτοί να διασκεδάσουν.• Στη συνεργασία με το προσωπικό της εκδήλωσης , οι τρόποι του διοργανωτή θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα ευγενικοί και διακρτικοί ,χωρίς ύψωση του τόνου της φωνής.• Η μουσική κατά τη διάρκεια του φαγητού πρέπει να είναι απαλή, ώστε να μην ενοχλεί την ανάπτυξη διαλόγου.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Ως προσκεκλημένοι :• Eπιλέγουμε πάντα το κατάλληλο ντύσιμο.• Όταν προσέλθουμε σε γαμήλια τελετή οι γυναίκες προσκεκλημένες δεν πρέπει να φορούν λευκό φόρεμα.• Στις γαμήλιες δεξιώσεις τα ζευγάρια προσπαθούν να μην έχουν μαζί τους τα παιδιά τους , ενώ αντίθετα στις δεξιώσεις βαπτίσεων αυτά μπορούν να είναι με τους γονείς τους.• Αποφεύγουμε τα έντονα – δυνατά αρώματα.• Κατά τη διάρκεια της εισόδου ενός ζευγαριού στην αίθουσα της δεξίωσης , ο άντρας αφήνει τη συνοδό του να προηγηθεί.• Θα πρέπει να προσέξουμε την ποσότητα του φαγητού που θα φάμε ώστε αυτή να μην είναι μεγάλη και δώσουμε αρνητική εικόνα.• Αποχωρούμε το νωρίτερο 15 λεπτά μετά το σεβίρισμα του επιδορπίου.• Όταν τρώμε σούπα φέρνουμε το κουτάλι στο στόμα μας με το πλάι και όχι με την άκρη , χωρίς να ρουφάμε.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Στη διαδικασία που θα τρώμε μακαρόνια , χρησιμοποιούμε και το κουτάλι και δημιουργούμε μικρές μπουκιές.• Γιά όστρακα που αφαιρούμε απο το φαγητό χρησιμοποιούμε finger bowl.• Όταν ετοιμαστούμε κατά τη διάρκεια του φαγητού να πιούμε κρασί , καταπίνουμε καλά την τροφή μας και σκουπίζουμε τα χείλη μας , ώστε να μην δημιουργηθούν στο ποτήρι υποβρύχιες τροφές αλλά και ίχνη απο τα χείλη μας.• Τρώμε πάντα μικρές μπουκιές και παντα με κλειστό το στόμα.• Δεν μιλάμε όταν έχουμε φαγητό στο στόμα.• Όταν κάνουμε χρήση των μαχαιροπήρουνων σκευών οι αγκώνες μας εφάπτονται στα πλευρά μας.• Τα σκεύη δεν τα χτυπάμε στο πιάτο.Σε περίπτωση μικρών διαλειμμάτων αυτά τοποθετούνται στο πιάτο χιαστή.• Δεν περνάμε το χέρι μας μπροστά από τους διπλανούς μας για να φτάσουμε κάτι.• Δεν φυσάμε το καυτό φαγητό για να κρυώσει.• Κρασί δοκιμάζουμε , σκουπίζοντας τα χείλη μας , κουνάμε το ποτήρι, το μυρίζουμε και δοκιμάζουμε.• Κατά το τέλος το φαγητού , αφήνουμε την πετσέτα χωρίς να τη διπλώσουμε , τραβάμε πίσω την καρέκλα και δεν την βάζουμε στην θέση της.• Αποφεύγουμε τις οδοντογλυφίδες.

• Την επομένη με ένα τηλεφώνημα ευχαριστούμε τον διοργανωτή.• Εάν πρέπει να ανταποδώσουμε την εκδήλωση , επιλέγουμε χώρο αντίστοιχο με αυτόν που μας κάλεσαν.• Το φιλοδώρημα είναι το 10% του λογαριασμού.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ ΤΥΠΟΥ• Κριτήρια επιλογής χώρου Συνεντεύξεων:• -Eύκολα προσβάσιμος• -Να διαθέτει parking• -Nα έχει πρόσβαση με Μέσα Μεταφοράς• -Να διαθέτει την κατάλληλη τεχνική υποδομή• -Να υπάρχουν μικρότερα δωμάτια για προσωπικές συνεντεύξεις• -Να διαθέτει υπηρεσίες catering• -Nα διαθέτει υπηρεσίες νέων τεχνολογιών.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Οργανώνοντας τη συνέντευξη τύπου• -Λίστα καλεσμένων• -Να υπάρχει βοήθεια σε όλες τις δραστηριότητες• -Έλεγχος όλων των υπηρεσιών• -Προσκλήσεις• -Σωστή επιλογή ημέρας και ώρας. Όχι ώρες που οι δημοσιογράφοι είναι στα γραφεία τους• -Αποφεύγουμε εθνικές εορτές ή αργίες• -Στις προσκλήσεις δίνουμε όλες τις πληροφορίες. Οδηγίες για την πρόσβαση, χρονοδιάγραμμα της εκδήλωσης, πληροφορίες για την εκδήλωση.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .Οι Δημόσιες Σχέσεις, ελέγχουν, προετοιμάζουν και οργανώνουν:• -Toν χώρο των συναντήσεων, και όλες τις απαιτούμενες προδιαγραφές (γεωγραφικό σημείο, χώροι στάθμευσης, τρόποι πρόσβασης..........)• -Την έγκαιρη πρόσκληση των ομάδων κοινού που θα παρευρεθούν• -Παρουσία με banner των αρμοδίων φορέων προβολής• -Folder, και οποιαδήποτε άλλη μορφή ενημέρωσης κριθεί απαραίτητη για την περίσταση• -Γραμματεία υποδοχής• -Δώρα αναμνηστικά ή και χρηστικά πάντα σε συσχετισμό με το αντικείμενο του οργανισμού• -Πρόσκληση σε ειδικούς προσκεκλημένους και σε ειδικούς του τραπεζιού• -Κάλυψη ηχητική• -Απαθανάτιση της εκδήλωσης• -Catering• -Eιδικό τμήμα επαφών, και αξιολόγησης• -Συντονισμός ομάδας ειδικών και γενικών καθηκόντων• -Τελική αξιολόγηση.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΤΥΠΟΥ.ΒΗΜΑ 1. Η συνέντευξη τύπου θα πρέπει να έχει έναν σίγουρο λόγο για τον οποίο και διοργανώνεται.• Η συνέντευξη τύπου θα πρέπει :• Να προσφέρει πάντα είδηση.• Να αναφέρεται σε σημαντκή επένδυση της εταιρείας ή να πραγματοποιείται για την παρουσίαση νέων προιόντων ή υπηρεσιών.• Σε περιπτώσεις κρίσεων να δίνει εξηγήσεις και να ενημερώνει.ΒΗΜΑ 2. • Το κοκτέιλ , το γεύμα ή η δεξίωση δίνονται μετά τη συγκέντρωση και τη συνέντευξη πρός τους δημοσιογράφους, ώστε να μπορούν οι προσκεκλημένοι να παρακολουθήσουν χωρίς παρενέργειες τη συνέντευξη.• Πρίν από την εκδήλωση , μπορούν να σερβιριστούν , καφές αναψυκτικά και ξηροί καρποί.• Η μεγαλύτερη καθυστέρηση που μπορεί να δοθεί σε μία συνέντευξη τύπου είναι έως 15 λεπτά.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 3. • Χώροι στάθμευσης.• Τηλέφωνα, υπολογιστές.• Φωτογράφο της εκδήλωσης.• Φάκελοι δημοσιογραφικοί ( Press Kit ), διακρίνονται σε χάρτινους – πλαστικούς – δερμάτινους – απλούς – πολυτελείς.• Μέσα στους φακέλους υπάρχουν: Δελτίο Τύπου / Πληροφοριακό υλικό/ Ενημερωτικά έντυπα για τονν οργανισμό / Βιογραφικά σημειώματα των ομιλιτών / Φωτογραφίες με λεζάντες/ Μπλόκ – μολύβι.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 4. • Στην είσοδο της εκδήλωσης πρέπει να υπάρχει γραμματεία για τους δημοσιογράφους με πληροφοριακό υλικό.• Η γραμματεία παραδίδει τους φακέλλους στην έξοδο και κατά την αποχώρηση των δημοσιογράφων.• Αναμνηστικό δώρο.ΒΗΜΑ 5. • Αποστολή όλου του υλικού σε όσους δημοσιογράφους δεν μπόρεσαν να παραστούν.Δεν πρέπει να μείνει κανένα Μέσο Επικοινωνίας χωρίς ενημέρωση.• Μαγνητοφώνηση και μανγητοσκόπηση της συνέντευξης.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΕΚΘΕΣΕΙΣ.ΒΗΜΑ 1. • • Οριοθέτηση στόχων της παρουσίας μας στην έκθεση.• Καθορίζουμε τον χώρο και τις ημερομηνίες που θα πραγματοποιηθεί η έκθεση.• Η έκθεση να ανταποκρίνεται στα στρατηγικά σχέδια του οργανισμού.

ΒΗΜΑ 2.• Εκπαιδεύστε πολύ και κατάλληλα το προσωπικό.• Εμπδώστε τους κώδικες επικοινωνίας της εταιρέιας σας.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 3.• Όταν έιμαστε διοργανωτές.• Το θέμα της έκθεσης να είναι πρωτότυπο.• Το θέμα να είναι μοναδικό.• Ν αυπάρχει πλούτος εκθετών.• Να έχει εξασφαλιστεί η άνετη πρόσβαση του κοινού.• Επιλέξτε τον κατάλληλο χώρο για την έκθεση.Πρέπει να είναι ειδικό εκθεσιακό κέντρο.• Ο χώρος να διαθέτει όλες τις κατάλληλες εγκαταστάσεις.• Οργανώστε : περίπτερα , φωτισμό , διακόσμηση , οπτικοακουστικά μέσα.• Εξασφαλίστε δημοσιότητα για τους εκθέτες.ΒΗΜΑ 5.• Κατάλληλη εποχή διοργάνωσης.• Στείλτε σε κατάλληλο χρονικό διάστημα τις προτάσεις συννεργασίας.• Στείλτε νωρίς τις προσκλήσεις.• Στίς προτάσεις συνεργασίας, δώστε σχεδιαγράμματα με την κάτοψη των χώρων.• Παροχές.• Προτάσεις για διευκολύνσεις των συμμετεχόντων.• Αναλυτικό στρατηγικό σχεδιασμό.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .• Εξασφαλίστε πολύ έγκαιρα όλες τις συνεργασίες.• Εξασφαλίστε όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό.Κλείστε συνεργασίες, υπογράψτε συμφωνίες.• Οργανώστε όσο καλύτερα μπορείτε την έκθεση.• Συνεργαστείτε με όσες ομάδες είναι απαραίτητο και δημιουργήστε σχέσεις αμοιβαίου συμφέροντος.• Δημιουργήστε ατμόσφαιρα ανάλογη του θέματος.• Δημιουργήστε διαγωνισμούς και κίνητρα για συμμετοχή εκθετών και επισκεπτών.• Ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαφήμισης.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΟΜΙΛΙΕΣ.ΒΗΜΑ 1.• Οι δύο βασικές προυποθέσεις για της επιτυχία μίας ομιλίας, είναι :• Το Θέμα της ομιλίας, το οποίο θα πρέπει να είναι ενδιαφέρον και να κρατά αμείωτο το ενδιαφέρον όσων έχουν προσκληθεί..• Ο Ομιλητής, ο οποίος πρέπει να συνθέτει πολλές αρετές στον λόγο την απόδοση του αλλά και την ρητορία του.Ο Ιδανικός ομιλητής θα πρέπει : • Να γνωρίζει πολύ καλά το θέμα του.• Να μην κάνει ανάγνωση.• Γρήγορα να ξεπεράσει το άγχος.

• Άμεσα να αποκτήσει ενσυναίσθηση.• Πρέπει να βρίσκεται σε μία διαρκή επαφή με το κοινό.• Να παρακολουθεί τις αντιδράσεις των προσκεκλημένων.• Οπωσδήποτε να έχει εξασκηθεί στην απόδοση του λόγου.• Να μιλά κατανοητά, απλά.• Δεν ρέπει να κάνει χρήση δύσκολων εννοιών.• Εκπαιδευμένος στην ρητορία.• Να διατηρεί, τόνο , ρυθμό , ταχύτητα , ηχόχρωμα.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 2.• Οπτικοακουστικά μέσα.Τα μέσα αυτά είναι απαραίτητα καθώς: αυξάνουν την προσοχή, κάνουν την ομιλία ευχάριστη και ενδιαφέρουσα, διευκολύνουν την αφομοίωσηΒΗΜΑ 3.• Στο τέλος κάθε ομιλίας θα πρέπει να έχει υπολογιστεί ένα χρονικό περιθώριο 15 λεπτών , για να πραγματοποιηθεί συζήτηση με το κοινό και να υποβληθούν ερωτήσεις.• Θα πρέπει να έχει μεριμνήσει η διοργάνωση ώστε για τις ερωτήσεις να υπάρχει η κατάλληλη μικροφωνική εγκατάσταση , κυρίως με ασύρματο μκρόφωνο, ή με προσωπικό εγκατεστημένο μικρόφωνο μπροστά στον κάθε προσκεκλημένο, μέθοδος που συνίσταται κυρίως στις ομιλίες με παρευρισκόμενους δημοσιογράφους.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 4.• Χρονική οριοθέτηση της ομιλίας.Υπόψιν θα πρέπει να ληφθούν το θέμα και οι τρόποι ανάπτυξης του.• Συζητήστε με τον ομιλητή πόσο χρόνο θα χρειαστεί.• Συζητήστε με τον ομιλητή εάν πρέπει να τυπωθεί η ομιλία ή κάποια σημεία της και να διανεμηθούν αυτά στους προσκεκλημένους.ΒΗΜΑ 5.• Προσοχή στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της αίθουσας.• Αραιά τοποθετημένα τα καθίσματα ώστε να διευκολύνονται όσοι φεύγουν πρίν την λήξη της ομιλίας.• Αναλόγιο με πορτατίφ.• Υπερυψωμένο βάθρο για να φαίνεται ο ομιλητής.• Να προσεχθούν οι θόρυβοι της αίθουσας.Να μην τρίζουν οι πόρτες.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ – ΞΕΝΑΓΗΣΕΙΣ.ΒΗΜΑ 1.• Καθορισμός ημερομηνίας της επίσκεψης.• Καλό θα είναι να έχετε ορίσει εσείς συγκεκριμένες ημερομηνίες επισκέψεων.ΒΗΜΑ 2.• Ενημερώστε έγκαιρα τα στελέχη που πρέπει να παρουσιαστούν και να παρουσιάσουν στους επισκέπτες κομμάτι από τη δουλειά τους.• Τοποθετήστε το κατάλληλο οπτικοακουστικό υλικό για την παρουσίαση.Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .ΒΗΜΑ 3.

• Οργανώστε τον τρόπο φιλοξενίας και καθορίστε τα εδέσματα που θα προσφέρετε.• Καθορίστε τα αναμνηστικά δώρα που θέλετε να κάνετε στους προσκεκλημένους.