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Le projet d’animation
Planification, méthodes, gestion de projet
FFFA- Formation
Document réalisé avec le concours d’Olivier CAMPOURCY– ATR EPMM PACA et formateur CQP FFFA
Sommaire
1. Définitions 2. Chef du projet 3. Planification 4. Les acteurs 5. Outils 6. Evaluations
Définitions
« PROJETER » : Lancer quelque chose ou quelqu’un en avant ou en haut, le pousser avec force vers un lieu. « PROJETER » : Avoir l’intention de faire quelque chose, en former le dessein. « ANIMER » du latin « anima, souffle vital » : Donner du mouvement, de l’activité à un lieu, à une structure. « ANIMER » : Inspirer quelqu’un, le pousser à agir.
Principes communs : le mouvement, l’intention, la création
Chef du projet Son rôle : • Il dirige l’équipe à partir d’un schéma directeur du projet • Il informe, écoute, rassure, explique, répartit les
responsabilités, ménage les susceptibilités • Il assure une communication claire, complète avec
l’ensemble des parties prenantes du projet • Il rend compte de l’avancement du projet à
l’échelon hiérarchique • Il veille particulièrement à respecter la planification
prévue au préalable ou il l’adapte au fil du projet
Chef du projet
Les pièges à éviter
o S’enfermer dans la première définition de notre projet alors que certains réajustements sont parfois nécessaires
o Abandonner l’ensemble des points clés du projet initial (critiques, contraintes diverses), il faut rester maître de ses choix
o Ne pas assez préparer par manque de courage ou de temps, faire preuve d’optimisme euphorique, manquer de motivation qui entraîne l’absence ou l’imprécision de certains aspects du projet
o Ne pas réussir à avoir l’adhésion de l’équipe du projet, entraînant une remise en cause des compétences, une ambigüité des rôles, un découragement face aux obstacles, une répartition inégale de quantité de travail par personne et des divergences d’intérêts
o Les aléas : politique, de personnel, budgétaire, nouvelle réglementation, etc…
Chef du projet Ses « Savoir faire » :
Ø Etre capable d’identifier les étapes d’un projet Ø Etre capable de communiquer au sein du groupe Ø Etre capable de travailler en groupe Ø Etre capable de rédiger une synthèse Ø Etre capable de mettre en œuvre un processus d’évaluation et
d’autoévaluation Ses « Savoir être » :
ü Se connaître : savoir qui on est, comment on fonctionne ü Avoir un sens aigu de la responsabilité ü Etre autonome, être capable de faire des choix et les assumer ü Faire preuve d’un engagement total ü Savoir travailler en équipe et accepter l’autre dans sa différence
Planification
Le rôle de la planification
q Pour conduire un projet, on estime généralement que 80% du temps et de l’énergie sont consacrés à la définition des objectifs et à l’organisation. Seulement 20% sont consacrés à la réalisation. Le chef du projet est garant de cette préparation
q Dans la mesure où chaque projet est un processus complexe et unique, une
planification détaillée et exhaustive est déterminante pour travailler efficacement dans le sens des objectifs.
q Une solide planification permet au coordinateur du projet et à ses partenaires de :
- identifier les connaissances, les compétences de chacun pour qu’une fois l’idée choisie, on puisse dresser une liste de toutes les tâches à réaliser et définir un cahier des charges.
- clarifier les tâches complexes
L’ensemble du projet • Définir les buts de projet, ce que l’on recherche • Définir les résultats • Élaborer une stratégie de contrôle et d’évaluation
L’organisation du projet
• Structurer les principales activités • Définir les rôles • Attribuer et coordonner les tâches • Définir un calendrier : étapes et détails • Concevoir un système de communication
Les ressources humaines • Composer l’équipe du projet • Réfléchir sur le processus de création et l’animation d’une équipe (idée collective 1+1=3) • Gérer les conflits
Les contacts avec l’environnement du projet
• Analyser l’environnement du projet • Concevoir une stratégie de communication (presse, radio, tv) • Identifier et définir le rôle des partenaires
La gestion administrative et financière
• Planifier les ressources et les dépenses • Définir les contraintes de réalisation (autorisation, sécurité)
Planifier les tâches
* Lerisquedesenoyerdanslesdétailsetdeperdrelavisiond’ensembleduprojetetdesesobjectifsexistetoujours.Travailleràpartird’unschémagénéralpourarriveràuneversiondeplusenplusaffinéepermetd’optimiserlechargedetravail,cardenombreuxchangementsetréajustementsinterviendrontnécessairementdanslespremierstempsduprojet.
d’unplanglobalàunplandétaillé(1/2)
* Aufuretàmesurequeleprojetavance,laplanificationdoitêtredeplusenplusélaboréepourintégrerunniveauplusélevéd’informationetdesstructurespluscomplexes.
* Toutd’abordilestimportantdeplanifieretdestructurerleprojetdanssonensemble,enétantsuffisammentprécispourfaireuneestimationréalistedubudget.
d’unplanglobalàunplandétaillé(2/2)
* Progresserettendreverslesmeilleursrésultatspossiblessontlesobjectifsqu’ilfauttoujoursgarderenlignedemiredansunprojet
* Changernesignifiepaséchouer,celapeutmême,aucontraire,êtreporteurd’amélioration
* Ilsepeutmêmequecertainsdesobjectifsinitiauxchangent
* Aucoursduprojet,denombreuxévénementspeuventsurveniretinfluencerpositivementounégativementsondéroulement,ainsidesmodificationssontsouventnécessaires.
Lesacteursduprojet
1.Structure:Ecole,Association,club…
2.Nature:Opportunité,public,activité,promotion…..
3.Besoins:Matériels,humains…
5.Communication:Supportschoisis,
partenaires,publics,intérieur/extérieur
LEPROJET
4.Réglements:Activité,public,
assurances,encadrement,installations
6.Budget:Coûts,charges,ressourcespropres,comptabilité
7.Evaluation:Indicateursdesuivi,
bilans….
8.Organisation:Planificationdela
préparationetdel’action
• LediagrammedeGanttestunoutilpermettantdemodéliserlaplanificationdestâchesnécessairesàlaréalisationd’unprojet
Outilsdeplanification(1/2)Modèledeméthodologie
* Letempsestimépourunetâchesemodéliseparunebarrehorizontaledontl’extrémitégaucheestpositionnéesurladateprévuededémarrageetl’extrémitédroitesurladateprévuedefinderéalisation.
* DansundiagrammedeGantt,chaquetâcheestreprésentéeparuneligne,tandisquelescolonnesreprésententlesjours,semainesoumoisducalendrierselonladuréeduprojet.
Créationdudiagramme
* Ilpermetdereprésentergraphiquementl’avancéeduprojet,maisc’estégalementunbonoutildecommunicationentrelesdifférentsacteursduprojet.
* Trèsfacileàlire,ilestutiliséparlaquasi-totalitédeschefsdeprojetdanstouslessecteurs.* Outilinventéen1917parHenryL.GANTT
*Lestâchespeuvents’enchaînerséquentiellementoubienêtreexécutéesenparallèle
* Silenombredetâchesestplusimportant,ilestpossibledecréerdesdiagrammesannexesdétaillantlaplanificationdestâchesintermédiaires.
* Idéalement,unteldiagrammenedevraitposséderplusde15ou20tâchesafindetenirsurunesimplepageA4ouplutôtA3.
* Sileurremplissageestsituéàgauchedelaligne,latâcheestenretardparrapportauplanning.
* Lestâchesaccompliessontainsisituéesàgauchedecetteligne,lestâchesnoncommencéessontàdroite,tandisquelestâchesencoursderéalisationsonttraverséesparuneligne
* Ainsi,ilestrapidementpossibled’avoirunevuesurl’avancementduprojetentraçantuneligneverticaletraversantlestâchesauniveaudeladatedujour.
* Aufuretàmesuredel’avancéed’unetâche,labarrelareprésentantestremplieproportionnellementàsondegréd’accomplissement.
Outilsdeplanification(2/2)
ExempledediagrammedeGantt
Techniquederecherched’informationssurunproblèmeetsescausesenseposantdesquestionsafinderepérerlesoriginesduproblème
D’autresméthodes,leQQOQCCPLaméthodeQQOQCCP:
* Pourquoi(réalisertelleaction,respectertelleprocédure)?
* Combien(celavacoûter,combiendepartenairesdansleprojet……)?
* Comment(matériel,équipement,moyensnécessaires,méthodes,modalités,procédures)?
* Quand(moment,planning,durée,fréquence)?
* Où(lieu,distance,étape)?
* Qui(estconcerné,acteur,responsable)?
* Quoi(objet,action,phase,opération)?
*Ellessonttrèsimportantesdansunprojet,encourspériodiquementetàlafin.
Lesévaluationsduprojet
* Parconséquent,l’équipenedoitpasnégligerla«célébration»decesétapesintermédiairesetfinalesiellesontétéatteintesavecsuccès
* Ellesrenforcentparailleurslamotivationdel’équipe,danslamesureoùellesindiquentlaprogressiondéjàréalisée
* Ellesconstituentdesétapesimportantesetdecefaitpermettentdesdécisionsdutype“onarrête,oncontinue,onrevientenarrière”
* Ellesmarquentlafindesdifférentesphasesd’unprojetetdoiventêtredéfiniesaudébutduprojet
* Unobjectifintermédiairepeutêtrelaproductiond’undocument,latenued’uneréunion.
* Lesdifférentesétapesd’unprojetsontmarquéespardesévaluationsintermédiairesquioffrentl’occasionderéfléchirsurl’orientationduprojet
