Formation Formation Affelnet Affelnet 6

Formation Formation AffelnetAffelnet 66èmeème

Session mars 2010___________________Académies pilotes

Directeurs d’école

DSI Nancy 1

1.Généralités1.Généralités

� L’application AFFELNET 6ème est une application entre la base des élèves du 1er degré (BE1D) et la base des élèves du 2nd degré (SCONET base élève) ; elle recueille les vœux des responsables des élèves, propose les affectations, transfère les dossiers des élèves affectés dans la base élève de SCONET et permet d’éditer des statistiques. L’INE 1er degré de l’élève n’est pas transféré, un nouvel INE lui sera attribué, les données de BE1D concernant nouvel INE lui sera attribué, les données de BE1D concernant l’élève ne sont pas transférées dans leur intégralité (nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, adresse sans le téléphone des responsables).

� La partie « Directeur d’école » de l’application AFFELNET6ème est destinée à recueillir les vœux des élèves de primaire qui doivent aller au collège.

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2.Pré requis et accès2.Pré requis et accès

� Le directeur d’école ne peut commencer à utiliser AFFELNET6ème que lorsque la campagne de saisie des vœux est ouverte ; cela nécessite que l’IA ait paramétré l’application et intégré les dossiers des élèves issus de la base BE1D.

AccèsAccès

Le directeur accède à AFFELNET 6ème en passant par le portail d’identification avec sa clé OTP :

https://si1d.ac-versailles.fr/

Il peut alors accéder à l’application Affelnet 6ème

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3.Actions du directeur d’école3.Actions du directeur d’écoleEditer la page 1

des fiches navettes

Editer la page 2 des fiches navettes

Afficher la liste des dossiers

élèves de son école

Rechercher le collège de secteur

Compléter le dossier de l’élève (adresse à la rentrée et collège de

secteur)

l’élève

Saisir le vœu de l’élève

Saisir des décisions de

passage

Déclarer complet un dossier d’élève

Lister les élèves affectés ou maintenus

en cycle 3

l’école

Accéder au dossier d’un

élève de l’école

secteur)

Le directeur doit dans l’ordre

5.1.Ergonomie générale5.1.Ergonomie générale

M

Informations Bandeau haut : -logo du ministère et nom de l’application-statut de la personne connectée-établissement-étape du menu

Liens présents sur le bandeau inférieur :-Accueil : Retour sur la page d’accueil-Aide : affiche l’aide relative à la page en cours-Quitter : Déconnexion de l’applicationA venir :-Contacts : affiche une fenêtre qui contient les coordonnées des personnels techniques et IA-Quoi de neuf : affiche des informations diverses

Menu et sous menu : l’accès aux différents M

enu

Version de l’application

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différents sous menus se fait par simple clic sur leur intitulé

Message d’erreur: affiché en cas de champs non saisis ou incorrectement saisis

Nombre de pages et boutons de navigation entre les pages

Nombre d’élèves trouvés

5.2.Ergonomie générale5.2.Ergonomie générale

M

Ouvrir ou enregistrer la liste entière (pas uniquement celle de la 1ere page) au format :

Tri possible des colonnes : flèche ascendante et descendante situé prés des entêtes de colonne de la liste

Tableur ou PDF Menu

6

Ce bouton permet de revenir à la page d’accueil

Zone « listes » :Si une liste est présente sur la page, elle sera organisée par page avec indication du nombre d’éléments trouvés, du nombre de pages et la possibilité de naviguer au travers de ces pages

Cases à cocher permettant de sélectionner tous les élèves de la page active

ou d’en sélectionner ou non certains individuellement.

Tableur ou PDF

6.Page accueil6.Page accueil

Dossiers élèves

3 MENUS

Attention :Les différentes opérations demandées dans

les menus doivent impérativement être réalisées chronologiquement. L’utilisation du menu « Avancement de la saisie » vous

permet d’effectuer des contrôles

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Calendrier des différentes activités du processus d’affectation

Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est affiché dans le cadre

Affectation des élèves

Résultats

7. Avancement7. Avancement de la saisiede la saisie

Saisie des langues étudiées à l‘école

Saisie du collège de secteur

Edition

Avancement de la saisie

Edition volet1 fiche de liaison

Dossiers élèves

Cet écran affiche les compteurs qui informent le directeur quant à l’état de la saisie des dossiers des élèves de son école:- Menu Avancement de la saisie : permet de consulter les compteurs relatifs aux éditions de fiches, aux dossiers complets, aux décisions de passage.

Ce menu est un tableau de bord très important, il f aut s’y référer fréquemment pour contrôler l’état d’avancement des travaux et les éventuels oublis.

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Saisie des vœux

Déclaration de complétude des dossiers

Saisie des décisions de passage


Résultats

Total : élèves importés de BE1D pour cette école

7.1. Edition du Volet 1(Fiche Liaison) 7.1. Edition du Volet 1(Fiche Liaison)



Edition volet2 fiche



Dossiers élèves

Le volet 1 de la fiche de liaison est remis à la famille pour qu’elle le complète ou modifie les données (en particulier l’adresse de l’élève à la prochaine rentrée scolaire

si celle-ci est différente de l‘adresse actuelle).La famille retourne ce volet 1 au directeur qui pourra modifier si besoin les données

d’Affelnet.Ces opérations conditionnent l’édition du volet 2 qui sert à la saisie des vœux de

l’élève.

volet2 fiche de liaison

Saisie des vœux



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Résultats





Edition des fiches : cette action ouvre un fichier PDF contenant la fiche de l’élève (voir page suivante)Edition volet1 fiche de liaison


Dossiers élèves

A partir de la liste des élèves de son école, le directeur édite les volets 1 de la fiche de liaison.Il peut également consulter la fiche récapitulative de l’élève ou modifier le dossier élève si le volet1 de la fiche est édité.

- individuellement : cliquez sur la ou les cases à cocher en face du nom de l’élève pour sélectionner un élève puis sur « Editer les fiches »

- en totalité (la liste de la page courante) : cliquez sur la case à cocher dans le bandeau contenant les entêtes de colonne puis sur « Editer les fiches »


Saisie des vœux



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Résultats

Recherche d’élèves :-plusieurs critères sont disponibles : le nom, le prénom et le volet 1 édité ou non-saisir un ou plusieurs critères et cliquez sur «Chercher», la liste répondra aux critères sélectionnés-Cliquez sur «Annuler» pour réinitialiser la recherche

ATTENTION : les filtres de recherche peuvent persis ter au niveau de l’application (listes vides d’élèves), ne pas hésiter à réinitialiser la recherche en cliquant su r «Annuler».

Ces fiches pré-remplies seront complétées par les r esponsables de l’élève







Dossiers élèves

Possibilité d’éditer une fiche vierge pour un cas particulier


Saisie des vœux



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Deux liens possibles sur le nom de l’élève :- si le volet1 de la fiche de l’élève est édité, le lien permet d’accéder au dossier élève (modifiable)- si le volet1 n’est pas édité, le lien permet d’accéder à la fiche récapitulative (non modifiable)Ces liens ne sont importants que pour les traitements/modifications individuels. Dans de nombreux cas comme la saisie de la langue par exemple, il faudra privilégier le traitement collectif autant que faire se peut.


Résultats

Ajout ou modification d’informations notamment la l angue:-Saisir l’information ou utiliser l’aide à la saisie proposée par l’application en cliquant sur «?»

7.2.Edition du Volet 1(Fiche Liaison)7.2.Edition du Volet 1(Fiche Liaison)Données élèveDonnées élève--Dossier élève Dossier élève




2 Onglets disponibles pour visualiser ou renseigner l’élève :Informations de l’élève, Responsables légaux



Dossiers élèves

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Consultation des données de l’élève de la base BE1D : Clic sur «données BE1D», une nouvelle fenêtre s’ouvre, les informations sont figées(non modifiables)


Saisie des vœux



2 Actions :Valider : les informations modifiéesAnnuler : retour à la liste des élèves


Résultats

7.3.Saisie des langues étudiées 7.3.Saisie des langues étudiées cycle 3/2cycle 3/2





Rechercher les élèves avec le ou les critères saisis : Saisir le nom et/ou le prénom et/ou la langue puis cliquez sur «Chercher»

Le directeur affecte ou non la langue étudiée dans son école à un ou plusieurs élèves , il ne s’agit pas de la langue demandée pour le coll ège.


Dossiers élèves

A partir de cette liste, le directeur peut saisir pour ses élèves, la langue étudiée à l’école et accéder à la mise à jour de leur dossier

2- Sélectionner par le système des cases à cocher un ou plusieurs élèves

3- Cliquez sur «Saisir pour la sélection»

1- Sélectionner une langue


Saisie des vœux



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Résultats

Possibilité de consulter/modifier le dossier d’un élève en cliquant sur son nom

À l’issue des traitements la langue apparaîtra ici

7.3.Saisie des langues étudiées 7.3.Saisie des langues étudiées cycle 3/2cycle 3/2





Rechercher les élèves avec le ou les critères saisis : Saisir le nom et/ou le prénom et/ou la langue puis cliquez sur «Chercher»


Dossiers élèves

On peut à partir de ce menu faire diverses recherches, consulter ou modifier les dossiers des élèves.

N’oubliez pas de vérifier que vous avez saisi la langue étudiée dans votre école pour tous vos élèves, attention à la présence de pages non traitées ; si besoin, utilisez le menu « Avancement de la saisie » pour vérifier.


Saisie des vœux



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Résultats


À l’issue des traitements la langue apparaîtra ici

7.4.Saisie du collège de secteur7.4.Saisie du collège de secteurEdition volet1 fiche de liaison



Rechercher les élèves avec le ou les critères saisis : Saisir le nom et/ou le prénom et/ou le collège de secteur puis cliquez sur «Chercher»

Affecter un collège de secteur à un ou plusieurs él èves :Ce collège dépend de l’adresse de l’élève à la rentrée (renseignée par les responsables sur le volet1)



Dossiers élèves

A partir de cette liste, le directeur peut saisir le collège de secteur de ses élèves et également accéder à la mise à jour de leur dossier

1- Sélectionner un collège grâce à l’aide à la saisie «?»

3- Cliquer sur «Saisir pour la sélection» (lors de la validation, un message indique qu’un nouveau collège va être affecté au dossier)

2- Sélectionner par le système de cases à cocher un ou plusieurs élèves


Saisie des vœux



15Possibilité de consulter/modifier le dossier d’un élève en cliquant sur son nom


Résultats

L’UAI et le nom du collège de secteur apparaissent ici





7.5.Edition du Volet 2(Fiche Liaison) 7.5.Edition du Volet 2(Fiche Liaison) Avancement de la saisie

Dossiers élèves

Le volet 2 de la fiche de liaison permet aux familles de saisir les vœux concernant la scolarité en 6ème.

Affelnet 6ème ne traite que les scolarisations dans des collèges publics du département. Les demandes qui sortent de ce

« périmètre » (hors collèges publics du département, privé…) ne peuvent être traitées par l’application.

Dans ce volet 2 doivent apparaître les demandes particulières (dérogations…).

Le retour de ce volet 2 permet au directeur de passer à l’étape « saisie des vœux ».


Saisie des vœux



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Résultats

Cas particulier des dérogations : tout « parcours » différent de l’entrée en 6ème « ordinaire » fait l’objet d’une demande de dérogation même pour un élève du secteur que ce soit pour une 6ème danse, arts plastiques, musique, théâtre, pour une 6ème d’accueil ou pour

une SEGPA. Des demandes particulières de dérogation peuvent aussi être émises

par la famille sur des critères définis par circulaire ministérielle (handicap, bourse…), par l’IA (section sportive, internat

d’excellence…) ou sur d’autres critères.NB : un élève du secteur de collège ne peut demander une 6ème

ordinaire dans son collège et une dérogation dans le même collège (pour une section sportive par exemple).





7.5.Edition du Volet 2(Fiche Liaison) 7.5.Edition du Volet 2(Fiche Liaison) Recherche d’élèves :- plusieurs critères sont disponibles : le nom, le prénom et le volet 2 édité ou non (ce dernier critère permet de vérifier que l’on a bien édité les fiches élèves)- saisir un ou plusieurs critères et cliquez sur «Chercher», la liste répondra aux critères sélectionnés- Cliquez sur «Annuler» pour réinitialiser la recherche


Dossiers élèves

Cet écran permet d’éditer les volets 2 de la fiche de liaison. Il permet également d’accéder aux dossiers élèves

Edition des fiches : cette action ouvre un fichier PDF contenant la fiche de l’élève (voir page suivante)

- individuellement : cliquez sur la ou les cases à cocher en face du nom de l’élève pour sélectionner un élève puis sur « Editer les fiches »

- en totalité : cliquez sur la case à cocher dans le bandeau contenant les entêtes de colonne puis sur « Editer les fiches »

Possibilité d’éditer une fiche vierge pour un cas particulier


Saisie des vœux



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Résultats

7.6.Saisie des vœux(1)7.6.Saisie des vœux(1)Edition volet1 fiche de liaison




Recherche les élèves avec le ou les critères saisis : Saisir le nom et/ou le prénom puis cliquer sur «Chercher»

Saisie des vœux : - L’école reçoit les volets 2 des fiches de liaison, les vœux sont normalement renseignés par les parents.- Le directeur d’école clique sur un lien «élève» afin de compléter les renseignements liés à l’élève et notamment les vœux


Dossiers élèves

Cette page permet d’accéder aux écrans de saisie des vœux des responsables des élèves de l’école et d’initialiser la langue vivante 1 demandée pour le collège. On ne peut saisir de vœux si l’étape « édition volet 2 » n’a pas été complètement effectuée (vérificatio n : menu « Avancement de la saisie »


Saisie des vœux



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Possibilité de consulter/modifier le dossier d’un élève en cliquant sur son nom afin de compléter ses vœux


Résultats





7.6. Saisie des vœux(2) : 7.6. Saisie des vœux(2) : dossier élève dossier élève –– onglet Choix de la familleonglet Choix de la famille

Choix de la localisation du collège : -les collèges hors départements ne sont pas pris en compte par l’application

Renseigner obligatoirement le régime, la langue et la demande


Dossiers élèves

La langue renseignée dans le dossier élève n’est pas un critère pour l’affectation, ce n’est pas non plus un critère bloquant.


Saisie des vœux



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Si le vœu est le collège de secteur , la saisie se termine

Valider toute modification


Résultats





7.6. Saisie des vœux(2) : 7.6. Saisie des vœux(2) : dossier élève dossier élève –– onglet Choix de la familleonglet Choix de la familleAvancement

de la saisie

Dossiers élèves

Si le vœu est une demande de dérogation, renseigner obligatoirement :- le type de formation- le collège demandé en utilisant l’aide à la saisie (le collège doit appartenir aux offres de formation

déterminées par l’IA)- le motif de dérogation, sélectionnez dans la liste et cliquez sur AjouterLes SEGPA se traitent aussi à cette étape.Une demande de formation particulière comme une 6ème

danse dans le collège de secteur est aussi à prendre en compte en tant que dérogation.Le nombre de dérogations est paramétré par l’IA :- ce paramètre est défini au niveau du département


Saisie des vœux



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Résultats

Le directeur a la possibilité de sélectionner plusieurs motifs de dérogation :-le processus automatique d’affectation se réfère au motif le plus prioritaire, en revanche, lors d’une décision en commission tous les motifs de dérogations sélectionnés dans cet écran seront pris en compte

- ce paramètre est défini au niveau du département- le volet2 de la fiche contiendra autant de cadres «dérogation» que le nombre de dérogations autorisées pour le département de l’élève

Valider toute modification

7.7.Saisie des décisions de passage7.7.Saisie des décisions de passage





Rechercher les élèves avec le ou les critères saisis : Saisir le nom et/ou le prénom et/ou la décision de passage puis cliquez sur «Chercher»

Saisie des décisions de passage :- Sélectionner une décision de passage dans la liste déroulante


Dossiers élèves

Cet écran permet d’initialiser les décisions de passage des élèves susceptibles d’entrer au collège

- Sélectionnez le ou les élèves

- Cliquez sur «Saisir pour la sélection»

Attention: Si le directeur choisit pour un élève «maintien dans le cycle», ces demandes d’affectation seront supprimées, dans ce cas, un message avertit l’utilisateur




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Saisie des vœux

Colonne Nom/Prénom + Date de naissanceLes liens dossiers élèves ne sont plus présents dan s ce sous menu mais le directeur peut accéder au dossier élève par un autre sous menu (saisie des vœux par ex.)


Résultats

7.8.Déclaration de complétude des dossiers7.8.Déclaration de complétude des dossiers





Recherche les élèves avec le ou les critères saisis : Saisir le nom et/ou le prénom et/ou l’état du dossier (complet/incomplet) puis cliquez sur «Chercher»


Dossiers élèves

Cet écran permet d’affecter un état complet / incomplet aux dossiers des élèves susceptibles d’entrer au collège

Attention : Si le directeur souhaite affecter un état complet à un dossier incomplet, l’application refuse et un message d’erreur indique l’élève concerné ainsi que les informations manquantes dans son dossier

Affecter un état «complet» aux dossiers des élèves:- Sélectionner un état de dossier dans la liste déroulante (complet ou incomplet)

- Sélectionnez le ou les élèves dont le dossier change d’état

- Cliquez sur «Saisir pour la sélection»


Saisie des vœux



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Etat du dossier : -coche verte : dossier complet-croix rouge : dossier incomplet

Colonne Nom/Prénom + Date de naissanceLes liens dossiers élèves ne sont plus présents dan s ce sous menu mais le directeur peut accéder au dossier élève par un autre sous menu (saisie des vœux par ex.)


Résultats

8.Liste récapitulative8.Liste récapitulative

Rechercher les élèves avec le ou les critères saisi s: Saisir le nom et/ou le prénom puis cliquez sur «Chercher»

Dossiers élèves


Liste récapitulative

De manière transverse au processus de complétude de s dossiers élèves, le directeur d’école peut visualiser les demandes de ses élèves et consulter leur dossier (clic sur le nom de l’élève)

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Cette liste est accessible de manière permanente notamment lorsque le menu Dossier élèves est rendu indisponible par le gestionnaire IA(période d’affectation)

Résultats

9.Bilan de l’entrée en 6ème9.Bilan de l’entrée en 6ème

Rechercher les élèves avec le ou les critères saisis : Saisir le nom et/ou le prénom puis cliquez sur «Chercher»

Cette liste permet au directeur d’école de visualiser l’établissement d’accueil de ses élèves.Affichage des élèves dont la décision d’affectation finale est «affecté»

Dossiers élèves


Bilan de

Résultats

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Accès en consultation à la fiche récapitulative de l’élève par le lien «Nom» de l’élève

Bilan de l’entrée en 6ème

Documents

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