LA FONCTION ACHATS

1)- Quest ce que la fonction achats ?

La fonction achats est la fonction responsable de lacquisition des biens ou services ncessaires au fonctionnement de toute entreprise.La mission de la fonction dachats doit sexcuter dans le respect des points suivants : - Niveau de qualit exig - Livraison des quantits souhaites dans les dlais attendus - Dans les meilleurs conditions de service et de scurit dapprovisionnement

Rles et responsabilits de la fonction :

Rpondre aux demandes exprimes par les utilisateurs.Fournir les matires, biens et services dans les conditions et termes les plus avantageux.Etre seule responsable de tous les contacts extrieurs qui impliquent une dpense en vue dobtenir ces matires, biens et services.

Approche de la fonction achats :

Les ressources support-la stratgie de lentreprise-la cohrence de la politique dachat-les systmes dinformation-le positionnement et lorganisation

Les fonctions experts Les ressources ddies. La mission de base de la fonction achats doit tre adapte en fonction : Des types de produits achets Des enjeux stratgiques De limportance et des caractristiques des marchs fournisseurs

Pour rpondre ces principales questions : POURQUOI ACHETER ? QUOI ACHETER ? QUAND ACHETER ? COMMENT ACHETER ?

Pour que les rponses ces questions puissent engendrer des actions cohrentes, il est ncessairequune stratgie dapprovisionnement soit exprime, en adquation avec la stratgie gnrale, detelle sorte quelle serve ensuite de guide toutes les actions engages plus court terme au niveau oprationnelle. Les achats reprsentent souvent un pourcentage du cot direct des produits bien suprieur 50%des cots dobtention des produits industriels.

Toute action permettant de gagner un certain pourcentage du poste approvisionnements est potentiellement plus rentable, ce qui contribue directement laugmentation du rsultat dexploitation.

Sur laval Une hausse des prix profiteront toute la profession (les concurrents pourraient mme investir) Si la hausse passe mal, il faut faire marche arrire avec un impact ngatif sur limage de marque de lentrepriseSur lamont Une baisse des prix dachat profiteront lentreprise seule Une baisse des prix mme future obtenue nentrane aucun dommage

Une conomie de 1 sur les achats (soit 2%) va gnrer une augmentation du bnfice de 1 galement, soit une croissance de 20%

2)- Processus dachat et de gestion des commandes.

A lexamen dun processus type passation de la commande, on peut dfinir un certain nombre dtapes dans ce processus: Emission du besoin Vrification du besoin Evaluation et slection des fournisseurs Passation de la commande Suivi de la commande Rception de la livraison, contrle qualitatif et quantitatif Vrification de la facture et rglement Archivage de la commande Emission du besoin :Tout achat trouve son origine dans lmission dun besoin provenant dune certaine source dans lorganisation.

- Articles de consommation irrgulireLes besoins en composants sont dtermins logiquement partir des programmes de production,ce qui consiste clater les programmes de production par utilisation des nomenclatures et prise en compte des divers dlais dobtention tous les niveaux.Laboutissement est une liste de programmes dapprovisionnement des composants dtaills, priode par priode, sur un certain horizon.

- Articles courants consommation rgulireCes articles sont tenus en stock et grs par un des systmes : le besoin est initialis par le dclenchement dun point de commande, ou latteinte dune date prdtermine de commande. Dans ce cas, cest le suivi dune fiche manuelle de stock, ou dun tat informatique, et la mise enoeuvre des rgles rgissant le systme de rapprovisionnement qui dclenchent le besoin. Pratiquement, il ny aura pas de DA proprement dite, mais une procdure particulire.Parfois, en systme manuel, ce seront les fiches de stock qui serviront de DA et transiteront par le service achats. Elles comportent en effet dans leur partie suprieure une description de larticle, et permettent par ailleurs dinscrire dans la colonne commandes la quantit souhaitepar le magasin.

Tous les renseignements ncessaires au service achats y figurent donc bien, pour passer ensuite une commande effective aux fournisseurs.On trouve enfin le systme de DA, o le magasinier porte rgulirement les besoins en approvisionnements.

- Besoins imprvisibles ou non rptitifsLes services demandeurs utilisent la procdure classique de demande dachat DA . Cette demande dachat comporte en gnral les informations suivantes: Description dtaille du besoin Numro de code (sil existe) Quantit souhaite Dlai sous lequel lutilisateur souhaite la mise disposition.Il est ncessaire que les DA soient approuves par un responsable ou toute autre personne habilite le faire.Dans ce cas le service achat dispose de la liste des signatures autorises, ainsi ventuellement du montant maximum des dpenses autorises par signataire.

- Cas des commandes urgentesDans la trs grande majorit des cas, il est ncessaire de prvoir une procdure de commande urgente.

Vrification du besoin :Le service achats reoit une Demande dAchat (DA), il est de sa responsabilit de vrifier que le besoin a t parfaitement dfini, et quil correspond pour lentreprise une dcision conomique.

Questions types poser pour vrifier une DA : La DA concerne-t-elle un produit actuellement en pnurie sur le march ? Nexiste-t-il pas en stock une fourniture qui pourrait lui tre substituable ? Cette DA, porte une petite quantit pour une certaine fourniture. Cette dcision est-elle bien conomique pour lentreprise, et ne vaut-il pas mieux sassurer auprs des utilisateurs de lintrt ventuel de passer une commande de taille plus importante ?

Evaluation et slection des fournisseurs

Une fois la D.A est vrifie, il y a lieu d'effectuer une valuation des fournisseurs potentiels et de slectionner parmi eux. Cette slection se droulera en plusieurs tapes : Premire classification des fournisseurs possibles, Envoi dun appel d'offres ou dune consultation auprs de ces divers fournisseurs Ouverture des plis et ngociation. valuation de ces fournisseurs. Slection finale dun ou de plusieurs fournisseurs.

Passation de la commande :

La commande a juridiquement valeur dun contrat liant les deux parties. Il faut que cette commande exprime clairement les intentions des deux parties, et quelle soit bien sr valable devant la loi.Dans certains cas, on voit des acheteurs passer commande par tlphone. Il faut insister sur limportance dune confirmation crite.

Les cots lis la commande :Passer une commande cre des charges : certaines sont directes, dautres plus indirectes et difficiles cerner comme le suivi de commandes aux spcifications particulires. Il faut galement rceptionner ces commandes, vrifier les quantits et contrler la qualit.Ces tches prsentent des aspects techniques et administratifs : cration et circulation de documents internes comme les bons de rception, de qualit, mise jour des fiches de stocks Lensemble de ces charges forme le cot dobtention des commandes et ce cot est fonction du nombre de commandes.

Suivi de la commande :

La rgle 20/80 (ABC) doit sappliquer, il nest rentable deffectuer un suivi que pour les commandes importantes en quantit et/ou en valeur. Mais lacheteur doit prendre conscience que, stant engag sur le prix, il reste responsable vis--vis de lutilisateur du respect des dlais, des quantits livres ainsi que de la mise dispositionen lieu et place appropris.

Rception de la livraison :

Cette tape gnralement assume par un service rception est tellement vitale et troitement lie lachat quen gnral ce service est hirarchiquement dpendant des achats (70 % des cas).Contrle quantitatif : sur la base des bons de rception qui prcise lidentit du fournisseur, la quantit reue, la quantit rejete ventuellementContrle qualitatif : test priodique sur un chantillon, contrle visuel pour les marchandises standard Vrification de la facture :

La facture parvient, soit au service achats soit au service comptabilit directement. Ds les deux contrles effectus, il convient den administrer le rglement selon les conditions de paiement prvues.Il se pose un problme classique sur lequel beaucoup dacheteur se questionnent : qui doit effectuer le contrle de facturation, service achats ou comptabilit ? Il semble quil sagisse dun faux problme, puisque limportant reste que les factures des fournisseurs soient contrles.Dans certains cas, tout ce qui concerne les prix et conditions est vrifi par la comptabilit (comparaison Facture avec bon de rception et Bon de commande).

Archivage de la facture/commande :

La dernire phase du processus concerne larchivage de la facture, une fois que tout a t sold. Le dossier complet doit tre reconstitu au service achats et conserv, Il y a pour cela des raisons internes de gestion et des justifications lgales.Sur le plan lgal, il sagit de conserver essentiellement les commandes et les factures, pour des raisons de recours ultrieurs possibles lis aux conditions de garantie, et pour des raisons fiscales.Quant la gestion interne, il sagit denrichir le fichier fournisseurs, et en particulier de mettre jour ses performances en vue dun processus de slection ultrieur.