FORMATION PRO BONO GÉRER LA COMPTABILITÉ D UNE PETITE ... · Utiliser une nomenclature comptable explicite pour tout lecteur Assurer la complémentarité de l¶annexe par rapport

GÉRER LA COMPTABILITÉ D’UNE PETITE ASSOCIATION

FORMATION PRO BONO

Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012

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Préambule

Ce contenu pédagogique est destiné aux responsables de petites associations

(sans salarié, chiffre d’affaires faible et absence d’obligation fiscale) qui souhaitent

mieux gérer leur comptabilité et leur trésorerie.

Nous tenons à remercier Société Générale pour son soutien humain et financier.

Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012






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Introduction : pourquoi une comptabilité ?

Obligations comptables des associations

Objectifs de l’information financière

Méthodes et principes comptables

Suivre la trésorerie et élaborer un budget

SOMMAIRE


La comptabilité, un instrument de gestion pour toutes les associations

Toute association doit tenir une comptabilité, même élémentaire, pour pouvoir

justifier du caractère non lucratif de son activité auprès de l’administration fiscale

susceptible de la contrôler.

La comptabilité constitue l’outil de contrôle et de gestion des finances de

l’association. C’est à travers elle qu’adhérents et partenaires peuvent appréhender

le fonctionnement et la situation économique de l’association.

Tenir une comptabilité permet notamment de:

• Suivre au fur et à mesure la vie de l’association et sa santé financière

• Prévoir les besoins de financement pour la réalisation d’un projet ou d’un achat

• Prévoir les besoins de trésorerie (règlement des loyers, des salaires etc.)

La maîtrise de la comptabilité et de la trésorerie assure une

bonne maîtrise de son activité.

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SOMMAIRE

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Loi du 1er juillet 1901 N’impose aucun obligation

d’ordre comptable

La loi n’impose aucune prescription en matière comptable du seul fait du

statut juridique de l’association, mais la liberté de l’association est en réalité

relative à l’étendue de ses activités.

Aucune obligation légale en matière de comptabilité

L’association est seulement tenue aux dispositions comptables de ses statuts

qui constituent la règle fondamentale des associations.

Selon les statuts « types », habituellement retenus, le trésorier rend compte

de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée.

Les statuts, règle fondamentale des associations


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Règlement N° 99-03 Plan comptable général (comptabilité

en partie double)

Définies par les règlements du Comité de Réglementation Comptable .

Les obligations liées à la réglementation comptable

• La nature de l’activité

• La taille de l’association

• L’environnement réglementaire

• Le mode de financement de l’association.

Les critères d’obligation d’établissement de comptes annuels

Règlement N° 99-01 Etablissement des comptes annuels

des associations et fondations

Les obligations règlementaires varient selon :


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Zoom : Les associations obligées d’établir des comptes annuels

Les associations ayant une activité économique et dépassant 2 des 3

seuils suivants: bilan > 1,55 M €, CA > 3,1 M €, salariés> 50

Les associations qui ont une activité lucrative

Les associations reconnues d’utilité publique (but d’intérêt général,

adhérents >200, ressources >46 000 €, période probatoire de fonctionnement

> 3 ans, statuts conformes aux statuts types)

Les associations bénéficiant d’une aide publique annuelle supérieure à

153 000 €

Les fondations et fonds de dotation

Les associations soumises à des obligations législatives ou réglementaires

(associations de chantiers d’insertion ou de services aux personnes)

Sont tenues d’établir des comptes annuels:


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Autres obligations :

Les associations ayant reçu une subvention

Elles sont tenues de fournir à l’autorité qui a mandaté la subvention une copie

certifiée de leurs budgets et de leurs comptes de l’exercice écoulé, ainsi que

tous documents faisant connaître les résultats de leur activité.

Les associations bénéficiant d’une aide publique annuelle dépassant 75 000 €

ou représentant 50% de leur budget :

Elles doivent adresser le bilan certifié conforme du dernier exercice à l’organisme

public concerné (applicables aux communes de plus de 3 500 habitants, aux

Départements et aux Régions).

Note: Seuil minimum d’aide publique de 23 000 €


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Les conséquences du défaut d’application de la règlementation comptable :

Mise en cause de la responsabilité des dirigeants :

• envers l’association, notamment en cas d’une faute de gestion ou en cas de

redressement ou de liquidation judiciaire.

• envers les tiers, si la faute a été commise hors du cadre de leurs fonctions :

faute qui sort de l’objet de l’association, faute qui excède leurs fonctions, ou

faute d’une particulière gravité.

Impossibilité de bénéficier de financement public ou de remboursement des

subventions

Retrait d’autorisation d’exercer une activité soumise à agrément

Sanctions financières : les dirigeants peuvent être condamnés à supporter tout

ou partie du passif s’ils ont commis une faute de gestion


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SOMMAIRE

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En externe: Rendre compte de l’utilisation des fonds alloués par les tiers

Fournir des informations sur le patrimoine, la situation financière et les résultats pour

une période ou une opération donnée

En interne: Faciliter la prise de décision et faire des choix dans l’utilisation des ressources en

fonction d’objectifs déterminés

Évaluer les résultats en fonction des buts fixés

Apprécier les capacités de l’organisme à réaliser les objectifs fixés et à développer de

nouveaux services ou activités

L’information comptable et financière publiée par les associations

répond à cinq objectifs principaux :

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Démarche à suivre: Identifier les parties prenantes et leurs attentes

Définir les états à produire par destinataire de l’information

Respecter les dispositions légales et réglementaires

Utiliser une nomenclature comptable explicite pour tout lecteur

Assurer la complémentarité de l’annexe par rapport au bilan et au compte de résultat

Conseils pratiques pour produire des documents comptables et

financiers « transparents » :

La comptabilité doit être tenue avec rigueur

Conserver et classer tous les justificatifs

Comptabiliser tous les mouvements de trésorerie

Appliquer le principe de continuité des exercices

Utiliser toujours les mêmes méthodes


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SOMMAIRE

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III – Méthode et principes comptables

La tenue de la comptabilité repose sur le principe de l’équilibre entre

les emplois et les ressources de l’association

RESSOURCES : D’OÙ VIENT L’ARGENT ?

Ressources de financement

Ressources de l’exploitation

EMPLOIS: OÙ VA L’ARGENT ?

Emplois durables

Emplois consommables

Méthode et principes comptables

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Une association qui a un faible chiffre d’affaire, ne reçoit pas de subventions et n’a

pas d’obligations fiscales et pas de salariés n’a pas d’obligations d’établissement de

comptes annuels.

Elle peut tenir sa comptabilité avec le traditionnel livre-journal des recettes et des

dépenses (exemple sur le slide suivant).

La taille, l’activité de l’association et le volume financier brassé décident du type de

comptabilité à adopter


Comptabilité en partie simple

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Exemple d'un livre-journal des recettes et des dépenses (comptabilité simple)

Date Moyen encaissement Catégorie Libellé N° de pièce Montant

encaissement

02/11/2011 Espèces Cotisation 30 cotisations à 15€ 20111102 C1 450 €

07/11/2011 Chèque Don Don Mme Martin 100€ 20111107 D1 100 €

15/11/2011 Virement Subvention Subvention Mairie 20111115 S1 3 000 €

22/11/2011 Espèces Produit Vente de gâteaux 20111122 V1 175 €

3 725 €

9 753 €

13 478 €

Date Moyen décaissement Catégorie Libellé N° de pièce

Montant

décaissement

02/11/2011 Carte Réception Goûter des amis de l'association 20111102 R1 95 €

14/11/2011 Chèque n°8975 Transport Défraiement Jean Durand A/R conférence 20111114 T1 22 €

20/11/2011 Chèque n°8976 Communication Rbsmt achat enveloppes timbrées Julie Dupont 20111120 C1 14 €

24/11/2011 Carte Communication Achat cartouches imprimantes 20111124 C1 86 €

217 €

8 400 €

8 617 €

Total des décaissements du mois

Solde au 31/10/2011 (solde précédent)

Solde au 30/11/2011 (nouveau solde)

Recettes

Dépenses

Total des encaissements du mois

Solde au 31/10/2011 (solde précédent)

Solde au 30/11/2011 (nouveau solde)

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• Dès lors que l’association est soumise à une obligation règlementaire (cf. slides

6-7), elle doit tenir une comptabilité à partie double comme une entreprise et

appliquer le plan comptable associatif.

• L’association doit alors établir des comptes annuels constitués:

- du bilan

- du compte de résultat

- de l’annexe


Comptabilité en partie double (application du plan comptable)

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1) Le bilan

Il synthétise à la date de clôture de l’exercice comptable les emplois (l’actif, à

gauche) et les ressources (le passif, à droite) de l’association. L’actif est décomposé entre sa partie immobilisée et sa partie circulante.

Le passif se décompose entre les fonds propres et les dettes.


ACTIF PASSIF

Immobilisations corporelles Fonds propres

Bureaux 600 € Subvention d'exploitation 4 500 €

Matériel informatique 800 € Résultat 899 €

Immobilisations incorporelles Report à nouveau 1 092 €

Logiciel 150 € Dettes

Stocks Emprunt - €

- € Charges à payer 103 €

Disponibilités

Banque 4 896 €

Caisse 148 €

TOTAL 6 594 € TOTAL 6 594 €

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2) Le compte de résultat

Il recense l'ensemble des flux qui modifient, positivement ou négativement, la

richesse de l‘association pendant une période donnée.

Les produits génèrent de la richesse

Les chargent en détruisent


o de résultat des exercices précédents

o de « dotation budgétaire » à des fonds affectés (fonds statutaires,

fonds de trésorerie, fonds d’investissements)

o de provisions pour risques et charges injustifiées

Zoom : La notion de résultat au bilan d’une association

La vision traditionnelle du modèle économique des associations veut

que les ressources ne soient pas destinées à réaliser un excédent mais

à couvrir les charges des différentes activités de l’association. Dans cette

optique, le résultat ne doit pas être distribué.

Le résultat ne doit pas inclure :

III – Méthode et principes comptables Méthode et principes comptables

CHARGES € PRODUITS €

606. Achats non stockés matières et fournitures 512,00 701. Ventes de produits finis 450,00

Total achats 512,00 705. Etudes 855,00

706. Prestations de services 550,00

Total ventes 1 855,00

614. Charges locatives 400,00

615. Entretien et réparations 150,00

618. Divers 500,00 756. Cotisations 460,00

Total services extérieurs 1 050,00 Total produits de gestion 460,00

622. Rémunérations d'intermédiaires 44,00 870. Bénévolat 30 000,00

624. Transports 387,00 871. Prestations en nature 0,00

625. Déplacements et réceptions 578,00 872. Dons en nature 0,00

626. Frais postaux et de télécoms 154,00 Total contributions volontaires 30 000,00

627. Services bancaires et assimilés 100,00

Total autres services extérieurs 1 263,00

74. Subventions d'exploitation 1 500,00

Total autres produits 1 500,00

860. Secours en nature 0,00

861. Mise à disposition gratuite de biens 0,00 TOTAL PRODUITS 33 815,00

862. Prestations 0,00

864. Personnel bénévole 30 000,00 RESULTAT (excédent ou déficit) 979,00

Total emplois des contributions 30 000,00

68. Dotations aux amortissements 11,00

Total autres charges 11,00

TOTAL CHARGES 32 836,00

Autres charges

60. Achats (sauf 603)

61. Services extérieurs

62. Autres services extérieurs

70. Ventes de produits et services

75. Produits de gestion

87. Contributions volontaires

Autres produits

86. Emplois des contributions volontaires

Compte de résultat : exemple

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SOMMAIRE

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L’autorisation des dépenses

1) Le suivi et le contrôle de la trésorerie dans la pratique

• Prévoir une procédure d’autorisation des dépenses et vérifier sa bonne

application avant d’effectuer le règlement.

• Limiter le risque de fraude en séparant les rôles : une même personne ne

devrait pas pouvoir passer commande, autoriser un paiement et effectuer le

règlement. Idéalement, seul le trésorier aurait le pouvoir d’effectuer les

règlements, mais il n’aurait pas celui d’engager une dépense.

Le contrôle de la caisse

• Limiter au maximum le nombre de personnes ayant accès à la caisse.

• Utiliser un coffre.

• Imposer la tenue d’un journal de caisse.

• Effectuer des inventaires réguliers (en respectant la séparation des rôles).

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Qu’est-ce qu’un budget ?

2) L’élaboration d’un budget, véritable outil de gestion de l’association

Le budget est un document qui synthétise les prévisions d’activités et qui permet

aux dirigeants de s’assurer que les dépenses relatives au fonctionnement général

de l’association et aux actions et missions spécifiques menées sont couvertes par

des ressources suffisantes. C’est la traduction financière des projets de l’association

Les trois étapes de réalisation d’un budget

Préalable: Définir clairement les objectifs de l’association

1. Evaluer les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés

2. Traduire en dépenses le coût associé à chacun de ces moyens

3. Etablir un plan de financement qui permette de supporter ces dépenses.

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Zoom : Les différents types de dépenses

Les dépenses courantes

Ce sont les dépenses liées à l’activité de l’association, petits montants

inclus (abonnements, cartouches d’encre…). Les négliger peut rapidement

mener à des problèmes de trésorerie. Ces prévisions de dépenses devant

être proches de la réalité, il faut réaliser un maximum de devis pour établir

le budget. C‘est au responsable de chaque activité (logistique, imprimerie,

communication, etc.) d’effectuer ce travail, le trésorier n’intervenant que

pour valider chacun de ses montants et former le budget final.

Les dépenses d’investissement :

Elles concernent des opérations en capital et comprennent les

remboursements d’emprunt, les travaux d’équipement ainsi que les

acquisitions mobilières et immobilières.

Ces dépenses représentant des montants importants, il est recommandé de

prévoir en amont un plan de financement de l’investissement, que ce soit par

la trésorerie (risqué car peut entraîner des problèmes de solvabilité), par des

subventions spécifiques ou par de l’endettement.

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Tenir le budget

• Suivre régulièrement les écarts entre le réel et les prévisions budgétaires pour

éviter les dérapages dangereux.

Exemple de suivi:

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Rendre des comptes à l’Assemblée Générale en fin d’année :

• En fin d’année, le Bureau rend compte à l’Assemblée Générale de la réalisation

ou non des objectifs fixés en détaillant les plans mis en œuvre, leurs succès et

les difficultés rencontrées.

• Il rend également compte du financement de ces objectifs et présente un

comparatif entre le budget établi en début d’année et les dépenses et recettes

réellement encourues.

• Il fait approuver les comptes de l’année par l’Assemblée Générale.

27

Site : www.probonolab.org

Blog : www.pro-bono.fr

[email protected]

Nous espérons que ce contenu a pu vous être utile, retrouvez-nous en ligne !

www.societegenerale.fr

MERCI !

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