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8/7/2019 GED Wiki CMS RSE Confluence 27042011_version Finale Du Soir
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Projets collaboratifs :
Quels bnfices pour votre entreprise ?
Tendances & retours dexpriences
28 avril 2011
Webinaire
Bertrand Dauvillier Gabriel Sjournant
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Bienvenue
Bienvenue tous
pisode 2 :Projets collaboratifs : Quels bnfices pour votre entreprise ?
Tendances & retours dexpriences
Prsent par
La saga de webinaires Atlassian
Bertrand DauvillierConfluence Business
Developper
Julie MAGGIMarketing &
Communication
Gabriel SjournantConsultant en projets
collaboratifs
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Droulement du webinaire
Tous les participants sont en mode mute : il est donc inutile de parler. Sivous rencontrez des difficults, je vous invite faire vos requtes via le chat.
Une phase de questions / rponses de 15min est prvue la fin de la
prsentation.Pour poser vos questions, rien de plus simple : utilisez la fentre prvu cet effet nimporte quel moment durant la prsentation. Les questions seront triespendant la prsentation.
Cette prsentation est enregistre
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Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence : Wiki GED CMS RSE
Une nouvelle faon de collaborer avec des outils web 2.0 Un modle : Wikipdia Logiques dutilisation Apports et bnfices
Changer sa faon de penser Un savoir construit par le collectif Les mtadonnes une navigation transverse Un systme ouvert Plus quun logiciel, une communaut Exemple dutilisation dun plugin
Quelques repres : Les 7 pchs capitaux Risques et Besoins Ides reues
Quelques exemples de projets mis en place
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4 intervenants
4 versions de la page,modifie et enrichieprogressivement
DesCommentairespour ajouter uneinformationsupplmentaire
distincte
Une page simpleet claire avecpourtant
Usage Wiki :Usage Wiki :
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Usage GED :Usage GED :
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Usage GED :Usage GED :
Traabilitdes
documentspar versions,
auteurs,dates
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Des modles de pagespr tablis faciles crer
Modle Rsultat
Usage CMS :Usage CMS :
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Une remonte desinformationsautomatiques pour desinformations jour
Une humanisation descollaborateurs.
Des profils saisis parles utilisateurs, pourune meilleure mise envaleur.
Usage RSE :Usage RSE :
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Tendance : Des usages, une convergence : Wiki GED CMS RSE
Une nouvelle faon de collaborer avec des outils web 2.0 Un modle : Wikipdia Logiques dutilisation Apports et bnfices
Changer sa faon de penser Un savoir construit par le collectif Les mtadonnes une navigation transverse Un systme ouvert Plus quun logiciel, une communaut Exemple dutilisation dun plugin
Quelques repres : Les 7 pchs capitaux Risques et Besoins Ides reues
Quelques exemples de projets mis en place
Sommaire :
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Un modle : Wikipdia
Outils collaboratifs PRODUCTION les WIKIS
Le Wiki : outil collaboratif du web 2
Permet une reprsentation thmatique / reprsentation chronologique (Blog)
Exemple phare : WIKIPDIA- Un des sites les plus consults au monde :- 400 millions de visiteurs uniques en novembre 2010- 5me site le plus visit dans le monde
Wikipedia a dj engendr des centaines de projets wikis
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Un modle : Wikipdia
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. Lexpert est sollicitdynamiquement
Je recherche lesconnaissances
pertinentes pour moi
Japporte mescommentaires etmon apprciation
Je contacte lauteurde la contributionqui mintresse
Je cr unenouvelle publication
Je poseune question
Les autres acteursintresss sont
informs et rpondent
Sinformer
Rechercher
Solliciter
une expertise.
Contribuer
EcouterJe dfinis mon profil
de centres dintrt &domaines dexpertise
Lexpert me rpond
Lexpert est sollicitpour validation
Les personnesintresses sont
alertes par e-mail
Lexpert peutapporter un
commentaire
Les abonns peuventcommenter et
valuer la contribution
Je consulte lescontributions
qui mintressent
ContacterJe recherche desacteurs sur descritres prcis
Jaccde la listedes contacts
pertinentsJe contacte les
bonnes personnes
Accder&contribuer
Trouver &interroger
Diffuser &alerter
Valoriser &valuer
Je suis informdirectement via
Jaccde et je lis lesconnaissances utiles
Je recherche lesdbats similaires sur
le forum
Jexporte et jerutilise le
contenu pertinent
Plusieurs logiques dutilisation doivent tre possibles
Logiques dutilisation :Logiques dutilisation :
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Une information centralise
Un process de validation amlior
Une mise en valeur de ses connaissances
Une humanisation des collaborateurs
Meilleur suivi de linformation Gestion des versions
Recherche des informations rapide et efficaceFin de la duplication des informations
Plus dimplication des collaborateurs dans les projets
Cration de domaines dexpertise
Espace de travail pour chaque entit, dpartements
Amlioration de la productivit des quipes car baissedes pertes de temps lis la lenteur de la circulationdes informations et documents
Gains de productivit grce lexpriencecollaborateur
Communication performante et directe : baisse despertes, des dformations et des transformations desinformations
Maintien de la scurit / protection des informations Gestion des droits flexibles Gestion de la visibilit des informations flexible
Amlioration de la relation Client / Partenaires
Travail sur limage de marque et la notorit de lasocit
Implication des clients et partenaires danslavancement des projets
Pour lentreprise Pour les collaborateurs
Apports et bnfices :Apports et bnfices :
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Tendance : Des usages, une convergence : Wiki GED CMS RSE
Une nouvelle faon de collaborer avec des outils web 2.0 Un modle : Wikipdia
Logiques dutilisation Apports et bnfices
Changer sa faon de penser Un savoir construit par le collectif Les mtadonnes une navigation transverse Un systme ouvert Plus quun logiciel, une communaut Exemple dutilisation dun plugin
Quelques repres : Les 7 pchs capitaux Risques et Besoins Ides reues
Quelques exemples de projets mis en place
Sommaire :
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Mthode classique
Une organisationhirarchique
Une hirarchie desinformations
Une mme information naura pas le mme degrdimportance selon les individus mais le besoin dy avoir
accs reste constant.
Cest donc une nouvelle faon de concevoir linformation etson partage qui se met en place
Le web 2.0, vers une nouvelleLe web 2.0, vers une nouvellefaon de penser :faon de penser :
Mthode collaborative
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L
iste des diffrentes contributeurs
Commentaires
tiquettes (labels) / thmatiques Rating, notation par les lecteurs
Lintrt de lentreprise estcommun lensemble descollaborateurs.
Son savoir est son patrimoine,
enrichi par les expriencesindividuelles.
Un sujet peut tre trait deplusieurs points de vue :
Commercial RH Oprationnel
Les informations habituellementexploses et difficiles daccs sontenrichies et runies
La pertinence des informationsvient de lestimation desutilisateurs et des mtadonnesfluidifiant le process de validation
Un savoir construitUn savoir construitpar le collectif :par le collectif :
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Les mta donnes vers une navigation transverse
Liste de contenus crspar un utilisateur
Liste de contenusrcemment mis jour
Labels en rapport avecla page cre
Pages avec un labelcommun
Le sens ne provient passeulement du contenu mais ausside son contexte.
Les mtadonnes permettentune navigation souple avec desliens dpassant ceux de lahirarchie.
Les informations obtenuespermettent de mieux rebondir etdobtenir des informationscomplmentaires selon lescentres dintrts et lesproblmatiques.
Les mtadonnes vers une navigationLes mtadonnes vers une navigationtransverse :transverse :
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Intrieur Extrieur
Le 2.0 un systme ouvert
WikiConfluence
Intranet
Extranet
Applications mtiers
La connaissance est le seul bien qui saccroit lorsquon le partage
Socrate
Autres outils
Le 2.0 un systme ouvert :Le 2.0 un systme ouvert :
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Confluence est extensible via un systme de plugins :
Plus de 300 plugins disponibles.
Certains sont payants, dautres gratuits.
On peut classer les plugins en grandes familles :
Mise en forme de texte (Composition plugin, LaTeX, Scaffolding, )
Ajout de fonctionnalits (Ad hoc Workflows, Copy page Tree, )
Dynamisation (Rate Plugin, IM Presence, Sticky Notes, )
Intgration (Remote API, Confluence CLI, )
Recherche avance (InstantSearch, Advanced Search, )
Layouts et thmes (Clickr, Intranet Theme, Theme Builder, )
Intgration de systmes externes (Twitter, Salesforce, Wave, Flash, )
Modles de pages (Software Development, Human Resources, )
Outils graphiques (balsamiq Mockups, gliffy, )
Plus quun logiciel,Plus quun logiciel,une communaut :une communaut :
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Exemple dutilisation dun plugin :Exemple dutilisation dun plugin :
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Tendance : Des usages, une convergence : Wiki GED CMS RSE
Une nouvelle faon de collaborer avec des outils web 2.0 Un modle : Wikipdia
Logiques dutilisation Apports et bnfices
Changer sa faon de penser Un savoir construit par le collectif Les mtadonnes une navigation transverse Un systme ouvert Plus quun logiciel, une communaut
Exemple dutilisation dun plugin
Quelques repres : Les 7 pchs capitaux Risques et Besoins Ides reues
Quelques exemples de projets mis en place
Sommaire :
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1. Lorgueil (superbia) :Un logiciel nest pas une solution miracle, une mise disposition nimplique pasncessairement une implication des utilisateurs; il est ncessaire de simpliquer et deconvaincre
2. Lavarice (avaritia) :Avec les rseaux sociaux dentreprise, le savoir, la connaissance sont partags et il sagit
bien de lutter contre les volonts parses dappropriation et de conservation delinformation des fins uniquement personnelles.
3. Lenvie (invidia) :Sans aller jusqu labngation (ce que personne ne demande, ni mme ne souhaite), il nousfaut apprendre considrer lapport de lautre comme autant davantages et ne pas enrester des attitudes envieuses guides par un arrivisme aussi dangereux quinefficace.
4. La colre (ira) :Nest jamais bonne conseillre, cest bien connu.Dans le modle 2.0, la patience et le respect de lautre trouvent une pleine signification.Quon se le dise, le 2.0 nest pas un modle pour les autocrates, ni les colriques (souventles mmes) de tout poil!
Les 7 pchs capitaux :Les 7 pchs capitaux :
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5. limpuret (luxuria) :Lentreprise 2.0 peut tre source de satisfaction pour ceux qui y participent mais il nefaut pas considrer cette satisfaction, ni mme le fait dtre 2.0 comme un fin en soi.Lentreprise 2.0 est un modle de dveloppement des organisations bti autour de lavalorisation de lhumain.Les objectifs de tout chacun sont diffrents et leur ralisation se fait un rythme bien loin
de celui dune qute sensuelle effrne !
6. La gourmandise (gula) :Il faut savoir rester dans (et garder) la mesure.Les projets disproportionns, dmesurs ou plus simplement ceux mis en oeuvre sansmthode, avec un certain aveuglement (ou au moins de la mconnaissance) sont vous lchec!
7. La paresse (acedia) :Lentreprise 2.0 est un modle bas sur une implication personnelle (quelquefois au del durle), donc de lENGAGEMENT !
Les 7 pchs capitaux :Les 7 pchs capitaux :
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Le principal risque dun outil collaboratif rsidedans son aspect collaboratif et donc il nestpas la merci dun manque de participation :
Un outil en plus, du travail en plus
Un outil inconnu, donc compliqu
Un outil impos par la direction
Un outil de surveillance
La peur dtre dpossd de son expertise
Un outil inadapts aux besoins
Des dbordements comportementaux
Un essoufflement rapide
Un outil collaboratif reste avant tout un outil :
Il doit sinscrire dans une stratgie decommunication globale
Il doit avoir une utilit clairement dfini pourdes populations dutilisateurs
Il doit tre conu pour rpondre aux attentes et
au besoins des utilisateursLa participation des utilisateurs se fait enamont de la mise disposition
Mme simple, un nouvel outil reprsente unchangement des habitudes, il faut donc formerles gens
Un outil participatif, ncessite chaque individu,
ceux-ci doivent donc tre encourags, pasrprimand : Pour la quantit de publication Pour la qualit de leur publication
Cest un outil utile mais souventcomplmentaire, un responsable deladministration peut aussi tre amen relancer les intervenants
Risques et besoins :Risques et besoins :
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Le wiki :
1. Cest simple il ny qu linstaller
2. Cest gnial tout le monde va participer
3. Maintenant avec les logiciels open source,tout est gratuit
Ides reues Ralit La visualisation est simple Les fonctionnalits de bases sont simples
Le paramtrage est plus complexe Une utilisation avance ncessite une familiaritavec les nouvelles technologies
Comme tout nouvel outil, il ncessite une adaptation et
un changement des habitudes qui peuvent trefacilits par une formation
Appliquer la rgle desAppliquer la rgle des 9090--99--11 :
90% des utilisateurs se connectent et lisent 9 % sont des contributeurs rguliers 1% sont des contributeurs actifs et rguliers
Il est prfrable de laisser la porte ouverte au plus grandnombre et ne pas appliquer trop de restrictions daccs
Open source le code est libre de droit, doncmodifiable, mais une licence dutilisation peut trevendue. Les fonctionnalits de bases sont fournies maisdes fonctionnalits complmentaires ncessitent desdveloppements.
Ides reues :Ides reues :
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Tendance : Des usages, une convergence : Wiki GED CMS RSE
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Logiques dutilisation Apports et bnfices
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Exemple dutilisation dun plugin
Quelques repres : Les 7 pchs capitaux Risques et Besoins Ides reues
Quelques exemples de projets mis en place
Sommaire :
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Retours dexprience :
Une grande entreprise de tlphonie mobile ainsi que ses diffrentes filiales
assure un suivi de la relation client primordial via ses call-center. Afin de gagnerdu temps par rapport des GED classiques et afin de pouvoir ajouter des
informations pratiques rapidement, Confluence a t choisi.
Cest aussi un moyen de communiquer au plus grand nombre les informations
ponctuelles dincidents techniques et doffres promotionnelles.
Les conseillers ont ainsi gagn du temps avec des informations jour, organise
par criticit et par filiales.
Les clients ontobtenus des informations prcises lors de difficults rencontres.
Le service Client estmieux not car plus efficace.
Utilisation de Confluence pour partager desinformations dans des call-centers
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Une socit spcialise dans la collecte et le traitement de dchets estorganise
avec des antennes partout en France, elle sadresse aux entreprises produisant
tous types de dchets.
Subissant un fort turn over, il tait devenu ncessaire de capitaliser sur les
connaissances individuelles acquises ainsi que sur les retour dexpriences.
Confluence a permit de crer un outil de gestion de connaissances et ainsi
aider llaboration de rponses commerciales avec un savoir auparavant
inaccessible ou introuvable.
Utilisation de Confluence pour centraliser sonsavoir et ses expriences
Retours dexprience :
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Une socit de marketing web a dcid dutiliser Confluence pour crer unedocumentation jour au sein de ses quipes de dveloppementDautre part Confluence va tre utilis pour partager la documentation valideavec ses clients et pouvoir changer avec eux de faon plus directe.
La documentation est mise jour presque instantanment par lensemble desacteurs et ainsi dcharge des personnes auparavant charg de la rdaction.Les retours client permettent didentifier les attentes ou les informationsencore imprcises.
Cela a permis de structurer les services et les rles entre les quipes autourdune proximit nouvelle avec les utilisateurs.
Utilisation de Confluence en interne et avecses clients.
Retours dexprience :
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Une socit de gestion de droits de produits immatriels est organise en
fdrations rgionales ce qui com plique la communication et lassistanceutilisateurs.
Dote dune application aussi complexe que la loi et la fiscalit le permet, les
difficults dutilisations par les utilisateurs mtiers sont nombreuses.
Afin dviter une assistance tlphonique rgulire et rptitive pour ceux dont
cest la charge, Confluence t utilis pour rcuprer les procdures, les mettre jour, les rendre disponibles, accessibles et actualises.
La personne en charge de lassistance mtiers a ainsi pu se concentrer sur sa
tache premire, la mise jour des procdures, laissant les utilisateurs les
consulter.
Utilisation de Confluence comme FAQ pourlapplication mtier
Retours dexprience :
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Questions
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Prochain webinaire
Rendez-vous trs prochainement pour la suite :
pisode 3 :
Confluence in a box
La saga de webinaires Atlassian
A trs bientt
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Atlassian
infgov.net/2011/03/22/entreprise-2-0
Alcatel-Lucent
Ideo Technologies
Knowings
Wikipedia
Crdits :