Gestion de contenu dentreprise (ECM) et formulaires

Gestion de contenu Gestion de contenu d’entreprise (ECM) et d’entreprise (ECM) et

formulairesformulaires

Un monde Un monde plus plus

globaliséglobalisé


connecté et connecté et actifactif


règlementérèglementé

Accélération des changements et

alignement continu avec les nouveaux

objectifs et réglementations

Maintien de la compétitivité

dans les marchés ouverts

Disparition des barrières

organisationnelles et des structures

hiérarchiques

Tendances

Microsoft Office dans Microsoft Office dans l’évolution des entreprisesl’évolution des entreprises

Impact entreprises

Evolution des systèmes

Améliorations attendues

Productivité & qualité

Interactions & relations

Agilité et adaptabilit

éVos Vos équipeséquipesVos Vos équipeséquipes

Communication & Collaboration

Gestion de contenu numérique

BusinessIntelligence

Solutions Office system 2007

Solutions Office system 2007

Donnez à vos équipes les Donnez à vos équipes les moyens d’être efficacesmoyens d’être efficaces

Vos Vos équipeséquipesVos Vos équipeséquipes

Gestion de projetspour l’entreprise

Améliorations attenduesAméliorations attendues

Productivité & Qualité

Interactions & Relations

Agilité et adaptabilit

é

Gestion de formulaires

Gestion du temps et des

projets

Pilotage des performances

Scénarios & usagesScénarios & usages

Production, diffusion et archivage de contenu

Dématérialisation de processus

Partage et recherche

d’informations

Communications Unifiées

Mobilité

Confidentialité

Analyse

Reporting

Fiabilité des données

ExpérienceMicrosoft Office

ExpérienceMicrosoft Office Libre

service

Informatique de

confiance

Faciles à utiliser

Familiers

Piliers des Solutions d’Office system 2007Piliers des Solutions d’Office system 2007

4 technologies transversales :Recherche – Workflow – Portails - Formulaires

Différentiateur : les applications clientes Office

Vision:Mieux travailler

ensemble

Capacités clésMessagerie & MobilitéPrésence/IM/VoIPEspaces d’équipes collaboratifs Workflow

Communication & Collaboration

(C&C)


Vision:Dématérialisati

on des processus

Capacités clés Gestion documentaireArchivage légalGestion de contenu WebWorkflow et gestion de formulaires

Gestion de contenu numérique (ECM)


Vision :Démocratisatio

n du décisionnel

Capacités clés Analyse & reportingTableau de bordGestion de la performancePortails

Business Intelligence (BI)


Vision: Gestion de

Projet élargie

Capacités clésGestion de projetGestion de ressourcesGestion de portefeuillesCollaboration

Gestion de Projets pour l’entreprise (EPM)

ECM : pour quel besoin ?ECM : pour quel besoin ?

ECM

Réutiliser l’information est difficile.Difficulté à protéger l’information sensible.Inefficacité des processus rédactionnels.

Risque de non-conformité avec les règlements.Risque de ne pas retenir le contenu.Archivage.

Les Webmasters sont un goulot d’étranglement pour le contenu.La multiplicité des types de sites accroît le coût de gestion.Les indications de « branding » sont utilisées improprement.

Automatisation de grands volumes de processus.Intégration des contenus et processus.

Efficacité des

processus

Canaux de publication multiples

Contenu désorganisé

Climat réglementai

re

ECM : quels sont les écueils ECM : quels sont les écueils habituels ?habituels ?

Déploiement réservé à certains départements.

Faible adoption utilisateur.

Coûts importants de déploiement et de maintenance.

Lenteur du retour sur investissement.

ECM : quelle est l’approche de ECM : quelle est l’approche de Microsoft ?Microsoft ?

Banalisation des fonctions ECM à toutes les fonctions de l’organisation.

Intégration forte des composants.

Interopérable et extensible.

Offrir un large choix de situations d’usage, clé en main.

Architecture fonctionnelle de la Architecture fonctionnelle de la solution ECM de Microsoftsolution ECM de Microsoft

Gestion d’enregistrem

ent

Gestion de contenu Web


Architecture de stockage unifiée

Services unifiés

Composants ECM

Interface utilisateurMicrosoft Office Navigateurs Web Applications

tierces

Workflow Metadata Policies

Search Security IRM Collab

Library Svcs.

Gestion de documents

Architecture fonctionnelle de la solution Architecture fonctionnelle de la solution ECM de Microsoft : zoom sur les services ECM de Microsoft : zoom sur les services unifiésunifiés Les services unifiés sont des briques fonctionnelles

utilisées à plus niveau, dont l’implémentation est mutualisée, au niveau de la plate-forme :

Workflow

Metadata

Policies

Search

Security

IRM

Collab

Library Svcs.

Service de workflow collaboratif basé sur Windows Workflow Foundation.

Fonction de recherche avancée, basée sur la technologie MS Search.La gestion des métadonnées est omniprésente, pour enrichir les scénarios collaboratifs et ECM.

Les mécanismes d’accès, l’authentification, la gestion des rôles sont mutualisés.

Les entreprises peuvent fixer des stratégies, vis-à-vis des infor-mations manipulées (ex : péremption, modèles de documents, …).La confidentialité des données peut être gérée (stratégies) au niveau de la plate-forme.

La notion de librairies permet de décliner les stratégies de stockage.Les espaces d’équipes sont au cœur de la stratégie ECM de Microsoft.

Gestion d’enregistreme

nt




Services unifiés

Composants ECM

Interface utilisateurMicrosoft Office Navigateurs Web Application

tierces



Library Svcs.


Préambule : zoom sur les services Préambule : zoom sur les services workflow dans la plate-forme Office workflow dans la plate-forme Office systemsystem

Workflow

WorkflowWorkflowFocus sur l’Information Worker.Windows Workflow Foundation :

Hebergé sur Windows SharePoint Services,WSS expose WWF au travers de services prêts à l’emploi.

Expérience intégrée client/serveur :

Formulaires InfoPath, Office et Serveur.Tâches : WSS, e-mail et applications Office.

Capacités « Out-of-box » :Révision, approbation, signatures, translation, expiration…Activités ciblées.

Plate-forme de développement :

Plug-in Visual studio.Assistant FrontPage.

Exemple “d’activités” Office

Gestion de tâches :Création, aboutissement, approbation, révision, changement, destruction.

Elément :Mise à jour, copie/destruction, changement.

Document :Get Range (XLServer).

Web :Envoyer un e-mail,Créer une alerte,Valider les droits utilisateurs,Demander des permissions.

Windows Workflow FoundationWindows Workflow FoundationConcepts clés : Les Workflows sont un ensemble

d’activités. Les activités sont les blocs de

base. Les workflows fonctionnent au

sein d’un Processus Hôte : une application ou un serveur.

Les développeurs peuvent créer leurs propres bibliothèques d’activités personnalisées.

Composants : Base Activity Library : activités

“Out-of-box”, fondation pour créer du spécifique.

Runtime Engine : exécution des workflows et gestion de l’état.

Runtime Services : flexibilité du hosting et communication.

Visual Designer : création graphique et développement (code).

Processus Hôte

WindowsWindowsWorkflow FoundationWorkflow Foundation

Runtime Engine

A Workflow

Une activité

Runtime Services

Base Activity Library

Custom Activity Library

Visual Designer

Ex : initiation d’une approbationEx : initiation d’une approbation

Panneau de propriétés du côté client Panneau de propriétés du côté client OfficeOffice

Conception de workflow sous Visual Conception de workflow sous Visual StudioStudio

Activity Designer

Sequential Designer

Workflow Designers(À la ‘WinForms’

Designer)Création de nouveaux workflows Edition visuelle (/code)Intégration de code .NETDebogging VisualSupport de thèmes

Activity Designer(À la ‘UserControl’

Designer)Création de nouvelles activitésEdition visuelle (/code)Héritage depuis des activités de base ou de zéro

State Machine Designer


nt




Services unifiés

Composants ECM

Interface utilisateurMicrosoft Office Navigateurs Web Application

tierces



Library Svcs.


Gestion de documentsGestion de documents


Stockage de contenuStockage de contenu

SalesSales

Asia Pacific Asia Pacific RegionRegion

EmploymentEmployment ClaimsClaims

Gestion de documents :Gestion de documents :Collecter et organiser l’informationCollecter et organiser l’information

ContractsContracts

Modèle de Modèle de stockage de stockage de documents documents

Panneau de Panneau de propriétés propriétés

de document de document dans Office dans Office

20072007

Gestion des Gestion des métadonnéemétadonnées basées sur s basées sur

XMLXML

Serveurs de Serveurs de fichiersfichiers

Scanner ou Scanner ou périphérique périphérique multifonctionmultifonction

WordWordSites d’équipesSites d’équipes

Archivage / Archivage / extraction, extraction,

version version majeure majeure

/mineure, /mineure, rôles rôles

Gestion de documents :Gestion de documents :Stockage de documents évolutifStockage de documents évolutif

Activer Activer l’archivage / l’archivage /

extraction pour extraction pour la gestion de la gestion de

versionsversions

Gérer de Gérer de grandes grandes

quantités de quantités de documentsdocuments

Définir de Définir de riches riches

métadonnées métadonnées pour la pour la

rechercherecherche

Gestion de documents :Gestion de documents : Capture évoluée de métadonnées dans le client Office Capture évoluée de métadonnées dans le client Office 20072007

Panneau Panneau personnalisablepersonnalisable

, basé sur , basé sur InfoPathInfoPath

Capture des Capture des métadonnées métadonnées

dans le cadre du dans le cadre du processus de processus de

rédactionrédaction

Métadonnées Métadonnées obligatoires obligatoires

dans la dans la définition du définition du

type de contenutype de contenu

Gestion de documents :Gestion de documents :Trouver la bonne information (et la bonne Trouver la bonne information (et la bonne personne)personne)

Recherche Recherche via le portail via le portail

intranetintranet

Serveurs de Serveurs de fichiersfichiers

ERPERP

Stockage de Stockage de contenucontenu

PersonnesPersonnes

Moteur de Moteur de recherche recherche rapide et rapide et pertinentpertinent

Recherche dans de Recherche dans de multiples sources de multiples sources de contenu et données contenu et données structurées ou non structurées ou non structurées.structurées.

Trouver des experts Trouver des experts au sein d’un réseau au sein d’un réseau social.social.

Extensible pour Extensible pour différents types de différents types de fichiers et de fichiers et de contenus.contenus.

Gestion de documents :Gestion de documents :Recherche dans l’organisation Recherche dans l’organisation

Interface avec Interface avec tabulationtabulation

Correction de Correction de requêterequête

AlertesAlertes

Mise en Mise en surbrillance de surbrillance de

la requêtela requête

Stockage de documentsStockage de documents

SalesSales


EmploymentEmployment ClaimsClaims

Gestion de documents :Gestion de documents :Protéger les actifsProtéger les actifs

ContractsContracts

Corbeille Corbeille

Rôle basé Rôle basé sur la sur la

sécurité de sécurité de chaque chaque élémentélément

Stratégies Stratégies d’audit pour d’audit pour logger les logger les

usagesusages

IRM côté IRM côté serveurserveur

Gestion de documents :Gestion de documents :Collaboration sur les documents structurésCollaboration sur les documents structurés

AuteurAuteur

RevieweReviewerr

AuteurAuteur

Approbation Approbation depuis le depuis le

client Officeclient Office

Démarrage Démarrage du workflow du workflow au sein du au sein du

client Officeclient Office

Stockage de documentsStockage de documents

Vente Vente EmploiEmploi DemandeDemande

Asie Pacific Asie Pacific RegionRegion

ContactsContacts

Sécurité Sécurité basée sur les basée sur les

rôlesrôles

Central Central ITIT

Office ouvre Office ouvre les modèles les modèles basés sur basés sur

XMLXML

Gestion de documents :Gestion de documents :Workflow documentaire d’approbation/révisionWorkflow documentaire d’approbation/révision

Suivi de Suivi de l’historique de l’historique de

workflowworkflow

Tâches de Tâches de workflow workflow

assignées aux assignées aux utilisateursutilisateurs

Stockage de contenuStockage de contenu

Vente Vente EmploiEmploi DemandeDemande

Gestion de documents :Gestion de documents : Automatisation de processus métier Automatisation de processus métier


ContratsContrats

Moteur de Moteur de workflow et workflow et

outilsoutils

Intégration Intégration du contenu du contenu

et processus et processus dans le dans le

repositoryrepositoryFormulairesFormulaires

Office SharePoint Office SharePoint DesignerDesigner

Réutiliser et protéger la connaissance.

Bénéfices métier de gestion de Bénéfices métier de gestion de documentsdocuments

Intégration du contenu et des processus métier.

Faciliter la rédaction et la collaboration autour des documents.

Gestion d’enregistrem

ent

Gestion de contenu web



Services unifiés

Composants ECM


tierces



Library Svcs.


Gestion d’enregistrementsGestion d’enregistrements


nt

Gestionnaire d’enregistrementsGestionnaire d’enregistrements

Stockage Stockage d’enregistrementsd’enregistrements

ContratsContrats


FinanceFinance prêtsprêts

Gestion d’enregistrements :Gestion d’enregistrements :Capturer et organiser les enregistrements métierCapturer et organiser les enregistrements métier

Configure le Configure le stockage par stockage par

dossierdossierActifs physiques

Systèmes Systèmes DM/e-mailDM/e-mail

SOAP/SMTP SOAP/SMTP InterfaceInterface

Modèle de Modèle de stockage stockage

d’enregistremed’enregistrementnt

Transfert du Transfert du contexte contexte

documentairdocumentairee

Gestion d’enregistrements :Gestion d’enregistrements :StockageStockage

Lieu de stockage Lieu de stockage officiel officiel

d’enregistremend’enregistrementsts

Listes en attenteListes en attenteRoutage Routage

d’enregistremend’enregistrementsts

Gestion d’enregistrements :Gestion d’enregistrements :Déclarer les messages électroniques en tant Déclarer les messages électroniques en tant qu’enregistrementsqu’enregistrements

Gestion de Gestion de dossiers d’e-dossiers d’e-

mailmail

Message de Message de stratégie de stratégie de

dossierdossier

Gestionnaire Gestionnaire d’enregistremed’enregistreme

ntsnts

Gestion d’enregistrements :Gestion d’enregistrements :Rétention selon des stratégiesRétention selon des stratégies

Stockage des Stockage des enregistrementsenregistrements

ContratsContrats


FinanceFinance EmpruntsEmprunts

Action Action d’expirationd’expiration

Stratégie de Stratégie de rétention rétention

définie par les définie par les règlements ou règlements ou

la stratégie la stratégie métiermétier

ExpiréExpiré

ExpiréExpiré

ArchivArchiv

ee

SuppressSuppressionion

Gestion d’enregistrements :Gestion d’enregistrements :Stratégies de gestion de l’informationStratégies de gestion de l’information

Suivre les Suivre les audits et audits et

l’expiration du l’expiration du contenucontenu

Action Action d’expiration d’expiration configurableconfigurable

Gestion d’enregistrements :Gestion d’enregistrements :Gérer le processus de découverte légalGérer le processus de découverte légal

Stockage Stockage d’enregistrementsd’enregistrements

Contrôle Contrôle des des

ventesventes


EmploiEmploi demandedemande

RemplaceRemplacer la r la

stratégie stratégie de de

rétention rétention

11/8/08

Conserver en cas de litige Litware Inc.

Juriste SeniorJuriste Senior

JuristeJuriste

Recherche Recherche d’enregistremd’enregistrem

ents à ents à conserverconserver

Gestion d’enregistrements :Gestion d’enregistrements :Gérer la conservation légaleGérer la conservation légale

Bénéfices métier de la gestion Bénéfices métier de la gestion d’enregistrementsd’enregistrements

Réduire les coûts de recherche d’infor-mations lors des enquêtes juridiques.

Réduire le risque de non-conformité et de responsabilité juridique.

Conserver les enregistrements critiques pour assurer la continuité métier.


nt

Gestion de contenu web



Services unifiés

Composants ECM


tierces



Library Svcs.


Gestion de contenu WebGestion de contenu Web


Stockage de contenu Stockage de contenu WebWeb

Gestion de contenu Web :Gestion de contenu Web :Rédaction de contenuRédaction de contenu

Bibliothèque Bibliothèque de fonctions, de fonctions, stratégies, stratégies, rechercherecherche

Edition dans le Edition dans le contextecontexte

Office WordOffice WordFragments Fragments

HTML HTML réutilisableréutilisable

ss

ResponsableResponsablepressepresse

Editeur Editeur WYSIWYG WYSIWYG

WebWeb

Capacités de Capacités de rédactionrédaction

Gestion de contenu Web :Gestion de contenu Web :Edition et approbation in situEdition et approbation in situ

Champs Champs éditableséditables

Workflow Workflow d’approbationd’approbation

Gestion de contenu Web :Gestion de contenu Web :Editeur DHTML WYSIWYGEditeur DHTML WYSIWYG

Gestion de contenu Web :Gestion de contenu Web :Conversion côté serveurConversion côté serveur

Directeur Directeur de la de la

rédactionrédaction

Workflow de Workflow de révision et révision et

approbation en approbation en standardstandard

Gestion de contenu Web :Gestion de contenu Web :Publication de contenuPublication de contenu

ContenContenuu

TemplaTemplatete

Press Press ReleaseRelease

Séparation Séparation contenu et contenu et

présentationprésentation

Serveur de Serveur de productionproduction

Site Site InternetInternet

Variations Variations de Sitede Site

ResponsablResponsable pressee presse

Gestion de contenu Web :Gestion de contenu Web :Déployer et gérerDéployer et gérer

Serveur de Serveur de déploiemendéploiemen

tt

Annonce Annonce de de

pressepresse

Serveur Serveur InternetInternet

Serveur de Serveur de déploiement déploiement de contenude contenu

Déploiement Déploiement rapiderapide

BreakinBreaking newsg news

Système de Système de planification planification

de pagede page

Annonce Annonce de de

pressepresseActif le : 31 mars 2006Actif le : 31 mars 2006

Expire le : 30 avril Expire le : 30 avril 20062006

Serveur Serveur intranetintranet

Responsable Responsable pressepresse

Gestion de contenu Web :Gestion de contenu Web :Présenter du contenu aux utilisateurs WebPrésenter du contenu aux utilisateurs Web

Recherche Recherche rapide et rapide et

pertinente pertinente

Haute Haute performance performance

et montée et montée en chargeen charge

Serveur Serveur InternetInternet

AuthentificatiAuthentification basée sur on basée sur

des des formulairesformulaires

Membres Membres

Utilisateurs Utilisateurs anonymesanonymes

Utilisateurs Utilisateurs classiques classiques

PersonnalisatiPersonnalisationon

Gold Gold MemberMember

ss

Silver Silver MemberMember

ss

Bénéfices métier de la gestion de Bénéfices métier de la gestion de contenu Webcontenu Web

Donner aux utilisateurs métier la capacité d’éditer et publier du contenu Web dans des délais impartis.

Utiliser les chartes graphiques officielles plus facilement.

Diminuer les coûts de gestion de sites multiples, et du multi langue.


nt




Services unifiés

Composants ECM


tierces



Library Svcs.


Gestion de formulairesGestion de formulaires


Gestion de formulairesGestion de formulairesEtendre leur périmètre d’usageEtendre leur périmètre d’usageFormulaires InfoPath Web : • Aucune empreinte sur le

client.

Expérience utilisateur étendue via les formulaires Web :• Sémantique

client/serveur réduite,• Mise en page et

validation locales.

Supporte les topologies intranet, extranet et Internet : • Construit sur la plate-

forme WSS grâce à ASP.NET,

• Développement rapide de formulaires, pour une utilisation Web et client riche.

Cross-navigateur et cross-plate-forme :• IE, Netscape, Firefox,

Mozilla, Safari.• Windows, Mac OSX,

Unix, Linux.

Formulaire Formulaire InfoPath dans InfoPath dans

OutlookOutlook

Formulaire Formulaire InfoPath InfoPath dans le dans le

navigateurnavigateur

WSSWSS

Gestion de formulaires :Gestion de formulaires :Publier, ouvrir et remplir des formulairesPublier, ouvrir et remplir des formulaires

Rendering Rendering ValidationValidation

Exécution de Exécution de calculscalculs

Exécution de Exécution de règlesrègles

Edition d’actionsEdition d’actions

ValidationValidationExécution de Exécution de calculscalculsExécution de Exécution de règlesrèglesEdition d’actionsEdition d’actions(Toutes utilisent (Toutes utilisent des scripts)des scripts)

ChargementChargementXSN, XMLXSN, XML

Publication XSNPublication XSN

Chargement Chargement script et script et donnéesdonnées

Serveurs OfficeServeurs Office

XSNXSN

ASPXASPX

Event log Event log rejouérejoué

XSN, XML chargéXSN, XML chargéExécution de Exécution de

la logique métierla logique métier



Capaci

tés

des

Capaci

tés

des

form

ula

ires

form

ula

ires

Génération et Génération et rendu HTML rendu HTML (utilisation (utilisation script)script)

Retour des Retour des données mises à données mises à

jourjour

GénérationGénération

InfoPath ClientInfoPath Client Browser

Publication Publication event log via event log via XMLHTTPXMLHTTP

InfoPath Designer

Take offline as neededTake offline as needed

Web Service Server

WSSWSS

Serveurs OfficeServeurs Office

XSNXSN

ASPXASPX



Capaci

tés

Capaci

tés

form

ula

ires

form

ula

ires

Gestion de formulaires :Soumettre des formulaires

Publication Publication event log via event log via XMLHTTPXMLHTTPSoumettreSoumettre

BrowserInfoPath ClientInfoPath Client

SoumettreSoumettre

XSN, XML chargéXSN, XML chargéExécution de laExécution de lalogique métierlogique métier

Gestion de formulaires pour le Gestion de formulaires pour le Web :Web :BilanBilanServeur – Atteindre plus d'utilisateurs . . .

Formulaires Web supportant de multiples navigateurs,

Validation, calculs, règles et interactivité via script,

Administration des formulaires (templates, code) côté serveur,

Activation intelligente du client léger ou d'InfoPath,

Ouverture des formulaires via l'appel d'une Url avec des paramètres,

Encapsulation des formulaires dans des pages ASPX.

Client - . . . Formulaires plus riches et omniprésents :

Formulaires InfoPath à partir d'Outlook,

Cache des données Offline,

Intégration Visual Studio,

Support de l'IRM.

Conclusion : pourquoi Microsoft Conclusion : pourquoi Microsoft fournit-il des fonctions ECM ?fournit-il des fonctions ECM ?

Facilité d’emploi et intégration avec Office assureront une adoption large de ces fonctions.

Des composants étroitement intégrés réduisent les coûts de déploiement et d’administration.

Les fonctionnalités clés en main réduisent leurs temps de valorisation.

Documents

Gestion de contenu dentreprise (ECM) et formulaires