DSI - Modèles et formulaires

Département du Système d’Information

avertissement

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CONTEXTE DSI - Procédures et documentations

SUJET Catalogue de Services pour les utilisateurs d’un compte @inserm.fr

référence SSDL-IdF_Catalogue_Services_201811

version V01

statut

créé le 29/11/2018

par Raphaël Rambur

mis à jour le

par

validé le

par

Péremption, archivage et restriction de diffusion Nature de la restriction : confidentiel, diffusion restreinte, diffusion interne,

restriction annulée

SSDL-IdF_Catalogue_Services_201811

SSDL-IDF © Inserm page 2/17

L’équipe du Service de Soutien aux Délégations et Laboratoires vous souhaite la bienvenue à l'Inserm.

Vous êtes au profil d'une unité Inserm, vous pouvez accéder à un certain nombre d'outils et de services. Ces services sont accessibles grâce à votre identifiant (email inserm.fr) et votre mot de passe de messagerie.

Ce manuel décrit succinctement tous les outils à votre disposition. Vous trouverez des modes d’emplois détaillés sur le site de documentation de l’Inserm: https://si-pratique.inserm.fr

Bonne lecture,

L'équipe informatique SSDL IdF.

Table des matières

1 Table des matières

Fiche 01 : Charte Informatique Fiche 02 : Messagerie Fiche 03 : Liste de Diffusion Fiche 04 : Agenda partagé Fiche 05 : Annuaire partagé Fiche 06 : Antivirus Fiche 07 : Envoi de fichiers volumineux Fiche 08 : Conférence audio / vidéo Fiche 09 : Planning de réunions Fiche 10 : VPN Fiche 11 : Eduroam Fiche 12 : Téléphonie IP Inserm Fiche 13 : Contact Annexes

https://si-pratique.inserm.fr/



Fiche 01 : Charte Informatique

Avant de pouvoir bénéficier de tous les services que l'Inserm propose, vous devez avoir pris connaissance de la charte informatique et vous engager à la respecter.

La charte informatique de l'Inserm est disponible à l'adresse suivante : https://intranet.inserm.fr/quotidien/Documents/Charte-utilisateur-fr.pdf

Quelques rappels de bonne conduite :

Les téléchargements illégaux et le piratage de logiciels sont interdits. Vérifiez que vous détenez une licence pour chaque logiciel que vous utilisez.

Attention, les licences dites personnelles ne cadrent pas avec l'utilisation professionnelle que nous avons à l'Inserm.

Les logiciels de Peer to Peer sont interdits.

L'utilisation du logiciel " Skype " est interdite. Voir fiche 08.

Eviter l'utilisation de web radio ou autre streaming qui consomme de la bande passante inutilement.

Les principaux moyens de diffusion de virus en entreprise sont les clés USB et les email. Ayez toujours un antivirus à jour et scannez systématiquement tout support ou fichier que vous recevez.



Fiche 02 : Messagerie

Le DSI met à votre disposition un système de messagerie, géré par le système Bluemind. Ce compte de messagerie est la base pour avoir accès à tous les autres services proposés à l'Inserm.

Caractéristiques de la messagerie Inserm :

Une adresse de la forme [email protected] Un service anti-spam/antivirus Un quota de 2 Go Services POPs / IMAPs / SMTPs Possibilité de rediriger sa messagerie (sur le site https://webmail.inserm.fr menu “Mon compte”) Changement du mot de passe Un répondeur de messagerie (Pour avertir vos correspondants automatiquement en cas de congés) Webmail Une interface de gestion multi-langues Pour configurer votre compte de messagerie, connectez-vous sur le site : https://webmail.inserm.fr

Webmail Vous avez besoin de vous connecter à l'extérieur de votre labo (de chez vous, à l'étranger…) Utilisez le webmail, aucune installation n'est nécessaire, simplement votre login et mot de passe de la messagerie. Connectez-vous sur le site : https://webmail.inserm.fr Un aide-mémoire est disponible en annexe de ce document.

Gestionnaire de spam Certains mails vous agacent et vous voudriez qu'ils soient considérés comme du spam, c'est-à-dire en messages indésirables. Ou au contraire certains mails sont en quarantaine alors que ce n'est pas du spam. Utilisez le gestionnaire de spam pour maîtriser la gestion des messages Connectez-vous sur le site : https://spam.inserm.fr

mailto:[email protected]

https://webmail.inserm.fr/





Clients de messagerie Le client de messagerie recommandé par l'Inserm est Thunderbird. L'intérêt de ce logiciel est qu’il est identique sur tous les ordinateurs, et que l'on peut lui ajouter un certain nombre de modules complémentaires qui lui apportent de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez ajouter le connecteur Bluemind, disponible pour Thunderbird sur tous les ordinateurs, et pour Outlook sur Windows : Connectez-vous sur https://webmail.inserm.fr/settings/index.html#downloads

Remarques de sécurité Les services de l'Inserm ne vous demanderont JAMAIS votre identifiant et votre mot de passe.

Ne les divulguez à personne, ni par mail, ni par téléphone.

N’utilisez jamais votre mot passe Inserm sur un autre site web. Par curiosité, allez sur le site https://haveibeenpwned.com/ Vous y trouverez peut être un de vos comptes personnels ayant été compromis dans le passé.

Vous ne pouvez pas prolonger votre compte ou augmenter le quota sans passer par nos services. Toute proposition d’effectuer une de ces actions par vous-même est une tentative de piratage de votre compte.

https://haveibeenpwned.com/



Fiche 03 : Liste de diffusion

Des listes de diffusion par défaut sont créées pour toutes les unités Inserm : (ici Uxxx = unité xxx, par exemple U007)

[email protected] [email protected] [email protected] : directeur + secretariat [email protected] : les correspondants informatiques [email protected] [email protected] : les personnels de l’unité ayant un email inserm.fr ou inclus sur demande de l’unité.

Des listes de diffusion peuvent être créées sur simple demande de votre part au SSDL de votre région.. Les listes peuvent inclure des adresses email non Inserm.

Un outil vous permettra de gérer ces listes à votre disposition. Connectez-vous sur le site : https://listes.inserm.fr/sympa









Fiche 04 : Agenda partagé

Le système Bluemind permet de gérer votre compte de messagerie mais aussi de gérer un agenda. Celui-ci peut être partagé entre plusieurs collaborateurs Inserm. Cet agenda est accessible par le biais d'un navigateur internet à l'adresse suivante : Connectez-vous sur le site : https://webmail.inserm.fr rubrique Agenda

Cet agenda peut être synchronisé :

Sur votre client de messagerie lourd (Thunderbird, Outlook, etc.) Sur votre smartphone ou tablette

Pour cela merci de vous référer aux documentations en ligne : Connectez-vous sur le site : https://si-pratique.inserm.fr Un aide-mémoire est disponible en annexe de ce document.




Fiche 05: Annuaire partagé

BM référence tous les comptes de messagerie Inserm, ainsi que les coordonnées des collaborateurs. Cette base de données peut être accessible via l'interface web. Connectez-vous sur le site https://webmail.inserm.fr rubrique Contacts.

Elle est aussi directement accessible sur votre client de messagerie (Thunderbird ou Outlook via le connecteur BM) ce qui vous permettra d'auto-compléter les adresses de messagerie et de rechercher un utilisateur pour obtenir des informations.

Un aide-mémoire est disponible en annexe de ce document.




Fiche 06 : Antivirus

Tous les postes informatiques doivent avoir un système d'antivirus installé et opérationnel. Nous en fournissons un gratuitement aux correspondants informatiques sur un site web don’t l’accès leur est réservé.

La seule formalité que nous vous demandons est d'envoyer un mail au service informatique de votre circonscription pour que nous puissions référencer le nombre de licences que nous utilisons afin que l'Inserm puisse s'acquitter du droit d'utilisation des licences.

L’antivirus actuellement au marché est Kaspersky. Pour l’installer vous devez utiliser un fichier de licence disponible lui aussi sur le site web reserve aux correspondants informatiques. La licence actuelle est valable jusqu’au 16/06/2019.



Fiche 07 : Partage de fichiers lourds

Vous devez envoyer des fichiers volumineux à un collaborateur, mais la messagerie ne supporte pas la taille du fichier? L’utilisation du service Dropbox est d’une part interdite pour des raisons de perte de propriété des fichiers, et d’autre part victime de piratage. (68 millions de mots de passe piratés en 2012, dont des centaines avec des identifiants Inserm) RENATER propose une solution enrichie et hébergée, fondé sur le logiciel libre FileSender, permettant de partager des fichiers de plusieurs giga-octets de façon sécurisée. Ce service est accessible via une interface web sécurisée, ses principales fonctionnalités sont les suivantes :

• Authentification sécurisée avec la fédération Education-Recherche/Fourniture possible d’accès temporaires pour des correspondants externes à la fédération Education-Recherche

• Accès immédiat sans création de compte pour les personnels des établissements de la fédération Education-Recherche

• Dépôt simple et rapide de fichiers à destination d’un ou plusieurs correspondants

dans un espace géré par RENATER Une présentation détaillée du service est disponible ici : https://si-pratique.inserm.fr/outils_collaboratifs:file_sender

https://si-pratique.inserm.fr/outils_collaboratifs:file_sender



Fiche 08 : Conférence audio / vidéo Plusieurs systèmes de conférence virtuelle sont proposés. Vous en trouverez le détail sur les lins suivants : Webconférence : https://si-pratique.inserm.fr/webconference:generalites Audioconférence : https://si-pratique.inserm.fr/audioconference:generalites Visioconférence https://si-pratique.inserm.fr/visioconference:generalites Vous recevrez en général un email détailler les modalités de connexion, à transmettre aux différents interlocuteurs :

Connection to the conference

Connection from a single terminal (Windows, OS X, tablet, smartphone ...)

http://desktop.visio.renater.fr/scopia?ID=724630***2590&autojoin

Installation guide of Scopia Desktop doc_scopia_desktop-fr.pdf

IP 194.214.202.146

Telephone or RNIS +33 (0)9 88 83 00 07

GDS +33 (0)9 88 83 00 07 724630

SIP sip:[email protected]

H.323 h323:[email protected]

Conference number 724630 (end by #)

Access code 2590 (end by #)

How to connect: https://renavisio.renater.fr/user_guide

Les Délégations régionales sont équipés d’un système de visioconférence dans une salle de réunion. Vous pouvez contacter les secrétariats de DR pour connaître les disponibilités de ces salles.

https://si-pratique.inserm.fr/visioconference:generalites

http://desktop.visio.renater.fr/scopia?ID=724630***2590&autojoin

https://renavisio.renater.fr/files/doc_scopia_desktop-fr.pdf

mailto:sip:[email protected]

mailto:h323:[email protected]



Fiche 09 : Planning de réunions

Afin de vous aider à planifier des réunions concernant plusieurs interlocuteurs, l’Inserm met à votre disposition un service Foodle.

Chaque personne devant participer à la réunion y inscrit ses disponibilités, ce qui aide à trouver des dates communes.

Connectez-vous sur le site : https://si-pratique.inserm.fr/outils_collaboratifs:foodle

https://si-pratique.inserm.fr/outils_collaboratifs:foodle



Fiche 10 : VPN

Le service d’accès VPN permet d’accéder à distance et de manière sécurisée à une ou plusieurs ressources informatiques existant sur le réseau INSERM interne d’une Unité de Recherche, d’une équipe, ou d’un service. Les 4 offres d’accès sont :

VPN Web : Accès aux services Intranet du laboratoire(URL), pour l’ensemble des personnels du service, depuis n’importe quel ordinateur.

VPN Lab : Un groupe d’utilisateurs accède à des ressources authentifiées et définies du laboratoire:

• Serveur de fichiers (accès via le navigateur ou en via le réseau) • Serveur de calculs • Bureau distant d'un ordinateur

L’accès au service se fera depuis les ordinateurs personnels ou professionnels de chaque utilisateur, en s’assurant de leurs intégrités (système et antivirus à jour).

VPN Administrateur : Cette offre est réservée à des profils d’informaticien ayant besoin d’accéder pleinement aux réseaux du laboratoire et à toutes ses ressources, à des fins d’administration du Système d’Information, depuis les ordinateurs personnels ou professionnels de l’utilisateur. Ce service est soumis à des contraintes d’accès, à l’utilisation d’un certificat personnel, et devra être discuté au cas par cas avec le RIS.

VPN Spécifique : Cette offre temporaire et restreinte (un an maximum renouvelable) permet l’accès à des ressources authentifiées définies du laboratoire :

1. Aux prestataires pour l’administration et la maintenance d’équipements spécifiques 2. A des groupes de personnels extérieurs au laboratoire, ayant besoins d’un accès

spécifique 3.

L’étude de faisabilité doit être faite au cas par cas et sera réalisée par les SSDL en régions sur demande du directeur de structure.



Fiche 11 : Eduroam

EDUROAM est un réseau sans fil sécurisé dont la particularité est d’être accessible dans un grand nombre d’établissements en France (cf. http://www.eduroam.fr). Ainsi, au cours de vos déplacements dans ces établissements, pour pouvoir bénéficier d’un accès internet sécurisé il vous suffit de connaître votre login email complet) et mot de passe de l’annuaire INSERM (quand vous tentez de vous connecter, le serveur d’authentification de l’établissement où vous êtes en visite interroge notre serveur pour autorisation).

Le réseau EDUROAM étant sécurisé, toute votre session sans fil est chiffrée.

Configuration de votre connexion : Avant de vous rendre dans un établissement partenaire eduroam, vous pouvez tester localement votre configuration en vous connectant sur le réseau eduroam à l’Inserm. Notez qu' il vous sera nécessaire de connaître le type de chiffrement utilisé dans cet établissement (WEP dynamique , WPA/TKIP, WPA2/AES...)

Retrouvez le site Eduroam de l'Inserm: http://eduroam.inserm.fr/Site_Eduroam/Acceuil.html



Fiche 12 : Téléphonie IP Inserm

Un mode d’emploi complet des téléphones est disponible sur le site de documentation de la DSI : https://si-pratique.inserm.fr/telephonie:ip

Connectez-vous sur ce site avec vos identifiants de compte inserm.fr et vous aurez accès à des documentations complètes et même des démonstrations vidéos.

Les téléphones sont configurés à votre nom, il faut entrer dans le menu de messagerie vocale pour indiquer votre nom dans le répondeur téléphonique. Le code PIN par défaut est 13579. Si vous avez un problème ou un besoin de modification des configuration de votre téléphone, (par exemple le nom affiché) contactez l’équipe DRSI en faisant un ticket.

Si vous appelez un serveur vocal demandant de taper sur le clavier, il faut au préalable activer la fréquence vocale qui envoie des sons lors de l’utilisation des touches. « Envoyer FV « qui apparait sur l’écran du téléphone, il faut alors appuyer sur le bouton à côté du menu.



Fiche 13 : Contact

Chaque unité doit avoir un correspondant informatique. Prenez contact avec lui. Dans la plupart des cas il pourra vous aider ou vous rediriger vers les bons interlocuteurs. Si besoin, contactez le service informatique de votre Délégation Régionale sur le site web de support afin d’ouvrir un ticket de demande : https://support.idf.inserm.fr Remplissez le formulaire aussi précisément que possible, un suivi de ticket vous sera envoyé par email.

https://support.idf.inserm.fr/



Annexes Documentation synthétique afin de :

• Configurer votre agenda, • Gérer vos contacts, • Utiliser le Webmail, • Utiliser votre téléphone IP.

AIDE MEMOIRE DE L'AGENDA

L'AGENDA PARTAGE ACCÉDER À L'AGENDA : � Une fois authentifié dans l'interface Webmail, cliquez sur « Agenda » dans le bandeau pour accéder à cette application.

Les différentes zones : A bandeau de navigation, B calendrier, C liste des

calendriers affichés, D zone de recherche , E affichage principal, F tâches

AFFICHER ET NAVIGUER DANS L'AGENDA : � 4 types de vues ZONE E : jour, semaine, mois, liste � À gauche, le bouton « Aujourd'hui » permet de ramener la période consultée à celle incluant la date du jour. � Les flèches gauche et droite permettent de naviguer vers les périodes précédente et suivante (lendemain, semaine prochaine, etc. selon vue courante)

CRÉER UN RENDEZ-VOUS : � Cliquer sur le bouton de la ZONE B affiche le formulaire complet de création d'un rendez-vous � Renseigner les champs du formulaire et cliquer sur « Enregistrer » � Le nouveau rendez-vous s'affiche dans l'agenda

ZONE E . CRÉER UN RENDEZ-VOUS EN SAISIE RAPIDE : � Se positionner ZONE E sur la date / heure souhaitées et cliquer pour créer le rdv (ou laisser appuyer pour dessiner la durée souhaitée). � Renseigner le titre et Cliquer sur « Nouvel événement ». Le rdv est créé. � Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en saisie complète du RDV. � Annuler avec la touche <Échap> � Compléter le formulaire puis Cliquer sur « Enregistrer » � Le nouveau rendez-vous s'affiche dans l'agenda ZONE E . � Pour un rdv journée entière, cliquer ZONE E sur le jour concerné au dessus des plages horaires. Glisser sur plusieurs jours si le rdv s'étend sur plusieurs jours.

INVITER DES PARTICIPANTS A UN RDV : Dans l'interface de création / modification de RDV , la zone droite de la page permet d'inviter d'autres participants : � Rechercher un utilisateur, un groupe ou une ressource à inviter grâce au champ « Ajouter un participant... ». � Indiquer si sa présence est requise ou non en cliquant sur les icônes et devant son nom � Supprimer le participant en cliquant sur la croix à droite de son nom. � Inviter une ressource revient à faire une demande de réservation qui est envoyée au gestionnaire de la ressource.

CONSULTER L'ÉTAT DE PARTICIPATION A UN RDV � Sur l'agenda de l'utilisateur, l'événement apparaît en couleur pleine si le rdv est accepté, en grisé si le rdv est en attente ou à une date passée. � Un invité à une réunion ne peut pas voir les statuts de participation des autres invités dans sa vue de la réunion sur son calendrier � Sur la popup de l'événement (clic sur le rdv) du calendrier de l'organisateur, les participants sont affichés : � en noir si le participant a accepté l'invitation, � en gris si le rdv est en attente. � en barré si le participant a refusé l'invitation

DÉFINIR LES « PROPRIÉTÉS » D'UN RENDEZ-VOUS : Dans l'interface de création / modification de RDV, onglet Informations : � Organisateur : apparaissent les agendas sur lesquels

vous avez les droits d'écriture. � Catégories: tags permettant de trier et retrouver vos rdv � Rappel : un message de rappel est envoyé à l'utilisateur à l'échéance indiquée (en cliquant sur « Ajouter une alerte »). � Disponibilité : « Occupé » (état par défaut) indique que vous êtes indisponible pour tout rdv pendant cette plage. Disponible indique que vous restez disponible ou joignable. � Confidentialité : Cocher « Privé » pour masquer les détails du rdv. Dans ce cas uniquement les personnes ayant une délégation totale (droit « Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages »)sur votre agenda pourront voir le contenu du rdv. Les autres ne verront qu'une plage occupée indiquée « Privé »

DÉFINIR LA RECURRENCE D'UN RENDEZ-VOUS : Dans l'interface de création/modification de RDV, onglet Récurrence : � Par défaut, un événement n'a pas de répétition � La fréquence de répétition se définit dans la liste déroulante « Récurrence » : � Tous les jours � Toutes les semaines � Tous les mois � Tous les ans

� La période (ex. toutes les 2 semaines) est à indiquer dans le champs « Tous les » en dessous de la récurrence. � Pour une récurrence hebdomadaire, indiquer le ou les jours de répétition. � Pour une récurrence mensuelle, indiquer si l'événement se répète le jour du mois (3 de chaque mois) ou le jour de la semaine (2e mardi du mois). � Pour supprimer une occurrence, afficher l'événement concerné, cliquer sur celui-ci, puis sur « Supprimer ». Sélectionner « Uniquement cet événement » pour conserver toutes les autres occurrences.

MODIFIER UN RENDEZ-VOUS : Cliquer sur un rdv ZONE E ouvre la fenêtre de modification rapide : indiquer la participation en cliquant sur les boutons ou modifier le titre puis cliquer sur « Enregistrer ». � Pour modifier les autres propriétés du rdv, cliquer sur « Modifier les détails ». Faire les modifications désirées puis cliquer sur « Enregistrer » ou « Annuler ». � Pour modifier un rdv par glisser–déposer directement dans la vue : � Modifier la durée : cliquer sur les « ... » au bas du rdv puis le redimensionner sans relâcher le bouton jusqu'à la durée souhaitée. � Déplacer : cliquer sur le rdv et le déplacer sans relâcher le bouton jusqu'à son nouveau positionnement. � Pour supprimer un rdv, cliquer sur celui-ci, puis sur « Supprimer » dans la fenêtre de modification rapide.

RECHERCHER ET AFFICHER UN AGENDA : Les agendas affichés sont listés ZONE C et ont des couleurs personnalisables. Pour consulter un agenda, il doit avoir été partagé avec le droit minimum « Peut voir mes rendez-vous » (inclut le droit d'invitation) � Renseigner le champ « Ajouter un calendrier... » ZONE C en saisissant une partie du nom du calendrier à afficher (nom de personne, groupe, ressource, adresse email..) � Sélectionner le calendrier souhaité. � La pastille de couleur avec une flèche en fin de ligne ouvre le menu de personnalisation :

� Cliquer « Remove » pour retirer le calendrier de la vue courante � Utiliser le sélecteur de couleur pour personnaliser la couleur d'affichage � Pour masquer temporairement / afficher un calendrier de la liste, cliquer sur son nom.

PARTAGER ET DELEGUER UN AGENDA Administrez les partages des agendas sur lesquels vous avez les droits adéquats depuis la gestion de vos préférences utilisateurs. Dans le bandeau du haut, cliquer sur la zone bleue > Mon compte > section « Agenda » > onglet « Gestion des partages » 4 types de droits sont possibles, chacun inclut les précédents : � « Peut m'inviter à une réunion » : pas d'accès à votre agenda. � « Peut m'inviter et voir mes rendez-vous » : donne accès en consultation à votre agenda. � « Peut modifier mes rendez-vous » : donne délégation sur votre agenda. Le destinataire peut accepter, créer et modifier les rendez-vous pour vous. � « Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages ». Donne délégation totale sur votre agenda. Le destinataire peut accepter et modifier les rendez-vous pour vous et gérer les droits sur votre calendrier. � Choisir l'agenda à gérer dans la liste déroulante � Pour partager avec l'ensemble des utilisateurs : cocher « Autoriser le partage avec tous les utilisateurs» et choisir le droit. � Définir un partage nominatif dans la section « Partager avec des personnes ou des groupes en particulier » � Pour supprimer un droit donné, cliquer sur l'icône en fin de ligne.

GERER VOS PREFERENCES : � Accédez à la gestion de vos préférences depuis le bandeau du haut en cliquant sur la zone bleue > Mon compte > section « Agenda ». � L'onglet « Général » permet de définir certaines propriétés de l'agenda. � Les champs « la journée commence à » et « se termine à », ainsi que les jours ouvrés permettent d'indiquer vos plages de disponibilité, en particulier lors de la programmation de réunions (voir la section « Gérer les réunions ») ci-dessous.

GÉRER LES RÉUNIONS : Le Webmail intègre un outil de planification de

réunion permettant de rechercher des créneaux disponibles pour un ensemble de personnes, ressources ou groupes. � Dans l'interface de création/modification de RDV, onglet « Recherche de disponibilités ». � Sélectionner les participants, colonne de droite. � Choisir la date au plus tôt pour la réunion ainsi que la durée. � Faire glisser la fenêtre de sélection sur le créneau qui convient, les plages disponibles étant indiquées en blanc, les horaires non travaillés en gris

et les horaires occupés en bleu. � Cliquer sur « Recherche automatique » pour qu'un créneau soit proposé : le premier créneau disponible pour la durée souhaitée est proposé, puis les créneaux suivants à chaque clic.

GERER LES VUES : Le Webmail permet de sauvegarder les vues régulièrement utilisées. Une vue est constituée de la période affichée et des calendriers sélectionnés. � Pour sauvegarder une vue, cliquer sur la flèche à droite de « Mes vues » ZONE C , puis « Enregistrer cette vue ». Sélectionner une vue existante pour la mettre à jour ou taper le nom d'une nouvelle. � Le menu permet aussi de supprimer une vue précédemment sauvegardée.

IMPRIMER SON / DES AGENDAS : � Chaque type de vue propose une sortie pour impression, en format PDF � Pour y accéder : cliquer sur le bouton

en ZONE E à droite des types de vues, choisir « Impression PDF » � Un écran de prévisualisation dessine la vue et propose plusieurs options : � orientation de la page, � couleur ou N&B, � détails (pour la vue liste)

� « Enregistrer » pour enregistrer le fichier PDF résultant.

IMPORTER, EXPORTER SON AGENDA Utiliser le bouton en ZONE E à droite des types de vues � Exporter ses événements : cliquer sur

« Exporter en ICS », sélectionner la période des événements à exporter, puis cliquer sur « Exporter » � Importer des événements : cliquer sur « Importer un ICS », sélectionner le fichier ICS à importer et le calendrier dans lequel importer les événements du fichier puis cliquer sur « Importer ». � Un agenda peut aussi être partagé en synchronisation avec un utilisateur externe à la messagerie. Depuis la gestion des partages > « Partager avec des personnes externes » > créer le lien, privé ou public > partager l'url

SYNCHRONISER UN AGENDA EXTERNE Dans le bandeau du haut, cliquer sur la zone bleue > Mon compte > section « Agenda » > onglet « Mes calendriers » : � Choisir le type « External ICS » � Remplir l'url du calendrier souhaité � Lorsque l'icône de validation passe au vert vérifier/remplir le nom � Cliquer sur « Ajouter » Le calendrier sera synchronisé toutes les heures environ.

LES CATEGORIES (TAGS) : Les catégories permettent de trier et retrouver des rdv :

Dans l'interface de création/modification de RDV, onglet « Informations ». � Affecter des catégories : saisir les catégories ou les sélectionner dans la liste déroulante en cliquant sur la flèche en fin de champs de saisie � Supprimer des catégories : cliquer sur la croix suivant l'étiquette à supprimer � Gérer les catégories : se rendre dans la gestion des préférences utilisateur > section « Mon Compte » > onglet « Catégories » : � ajouter une catégorie avec le formulaire dédié � modifier une catégorie en cliquant sur son libellé � modifier la couleur associée en cliquant sur la pastille

� supprimer une catégorie en cliquant sur la poubelle � valider les modification en cliquant sur le bouton « Enregistrer » Pour retrouver des contacts ou rendez-vous dans les applications dédiées, taper la catégorie voulue dans le champs de recherche.

Documentation Retrouvez la documentation complète sur https://forge.blue-mind.net/confluence

Aide mémoire

Agenda

https://forge.blue-mind.net/confluence

AIDE MEMOIRE DES CONTACTS

LES CONTACTS ACCÉDER AUX CONTACTS : L'application Contacts permet de gérer les carnets d'adresses, les contacts et les listes de distribution (ensemble de destinataires). � Une fois authentifié dans l'interface Webmail, cliquer sur « Contacts » dans le bandeau pour accéder à l'application. � Le gestionnaire des Contacts s'affiche en 3

panneaux verticaux : A : liste des carnets et catégories, B : contenu du

carnet sélectionné, C : fiche du contact, D : moteur de recherche

ACCEDER A SES CONTACTS : La ZONE A liste les carnets d'adresses accessibles : vos carnets d'adresses, des carnets que d'autres ont partagé avec vous ou des carnets publics. Les catégories permettent de retrouver rapidement les contacts auxquels elles ont été affectées. Par défaut, 3 carnets sont disponibles : � Mes contacts : carnet personnel � Annuaire : liste des utilisateurs, boîtes partagées et groupes de la messagerie � Contacts collectés : Contacts collectés automatiquement depuis les messages envoyés

� Afficher le contenu d'un carnet : Cliquer sur le carnet d'adresse ZONE A � Afficher le détail d'un contact / liste de distribution : Cliquer dessus en ZONE B ACCEDER A L'ANNUAIRE : La ZONE A intègre un carnet d'adresses particulier : l'Annuaire. Ce carnet n'est pas modifiable, il est constitué de l'ensemble des entités de messagerie qui ont une adresse email et qui peuvent donc être destinataires d'un message : � les Utilisateurs � les Groupes de distribution − Choisir un groupe de distribution comme destinataire envoie une copie du message à tous les membres de ce groupe. � Les boîtes partagées, qui sont des boîtes aux lettres non nominatives utilisées comme boîtes de service, projet, ... Toutes ces entités sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs. ENVOYER UN MAIL A UN CONTACT OU UNE LISTE : L'icône permet d'ouvrir une fenêtre de rédaction de message avec l'adresse du ou des contacts (liste de distribution) pré-renseignée(s) : � depuis la liste des contacts (l'icône apparaît au survol avec la souris) � depuis la fiche d'un contact. RECHERCHER DANS LES CONTACTS : La ZONE D propose un champ de recherche. � La recherche s'effectue sur tout ou partie du nom et/ou de l'adresse email � Les résultats (contacts ou liste de distribution) de la recherche sont affichés en ZONE B , cliquer sur un résultat pour afficher le détail en ZONE C . CREER UN CONTACT : � Cliquer sur le bouton

en ZONE A . � Le contact sera créé dans le carnet actuellement sélectionné si vous avez les droits de modification sur le carnet, sinon dans le carnet « Mes contacts ». � Remplir le champ « Nom complet » sous la forme « Prénom Nom » ou cliquer sur les « ... » pour détailler les champs : Prénom, 2ème Prénom, Nom. � Pour ajouter un téléphone, une adresse email ou une adresse postale, commencer à taper dans le champs correspondant : un nouveau champ apparaît automatiquement en dessous. � Le lien « Ajouter plus de champs » propose l'ajout d'informations complémentaires telles qu'un anniversaire, un site internet, un responsable, etc. � Cliquer sur « Enregistrer » après avoir complété le contact. MODIFIER UN CONTACT : � Si vous avez les droits sur un carnet d'adresses, vous pouvez modifier les contacts de ce carnet directement depuis l'interface de consultation. � La modification de contact est identique à la création (voir section ci-dessus). � Cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications. SUPPRIMER UN CONTACT : � Sélectionner un carnet d'adresses sur lequel vous avez les droits d'écriture. � Sélectionner le contact. � Cliquer sur « Supprimer » en haut à droite de la ZONE C . GERER LES LISTES DE DISTRIBUTION : Envoyer un mail à un groupe de personne : une liste de distribution permet de définir une liste permanente de correspondants utilisable dans l'envoi de mails. � Créer une liste de distribution, cliquer sur la flèche à droite du bouton « Nouveau contact » en ZONE A . � Saisir un titre, éventuellement une note

(description). � Pour ajouter un contact existant : Utiliser le champ « Ajouter un membre » comme moteur de recherche de contact existant et sélectionner le contact correspondant. � Pour ajouter un nouveau contact : Dans « Ajouter un membre », saisir un nom ou nouvelle adresse email et cliquer sur « Créer ce contact ». Un formulaire demande de compléter le nom ou l'adresse de la personne. Remplir puis Valider. � Enregistrer pour valider la création ou les modifications apportées.

DEPLACER / COPIER UN CONTACT : Vous pouvez déplacer ou copier un contact vers un autre carnet d'adresses. � Depuis la fiche d'un contact, utiliser les actions en haut de la ZONE C pour : � Copier le contact vers un autre carnet : 2 contacts dissociés existeront � Déplacer le contact vers un autre carnet : le contact d'origine n'existera plus Les carnets proposés sont ceux sur lesquels vous avez le droit d'écriture. GERER LES CARNETS D'ADRESSES Les carnets d'adresses s'administrent depuis la gestion des préférences : dans le bandeau du haut, cliquer sur la zone bleue > Mon compte > section « Contacts ».

CREER UN CARNET D'ADRESSES : Onglet « Mes Carnets d'adresses » � Dans Nouveau carnet d'adresses, saisir un libellé et valider. � Si besoin, rechercher le fichier Vcard à importer au moyen du champs idoine SUPPRIMER UN CARNET D'ADRESSES : � Cliquer sur l'icône pour supprimer le carnet correspondant (les carnets par défaut ne sont pas supprimables).

PARTAGER UN CARNET D'ADRESSES : Onglet « Gestion des partages » : � Dans la liste déroulante en haut de la page, sélectionner le carnet à partager. � Pour le partager à l'ensemble des utilisateurs du domaine, cocher « Autoriser le partage avec tous les utilisateurs » � Pour le partager avec des utilisateurs ou groupes particuliers, sélectionner un utilisateur ou groupe dans le champs « Partager avec des personnes ou des groupes en particulier » puis choisir le droit associé parmi :

« peut voir ce carnet », « peut modifier les contacts de ce carnet » « peut modifier les contacts et gérer les partages du carnet » : ce droit permet à l'utilisateur autorisé de partager à son tour le carnet d'adresses.

S'ABONNER A DES CARNETS D'ADRESSES PARTAGES : Lorsqu'un utilisateur partage un carnet d'adresses, les utilisateurs concernés reçoivent un e-mail indiquant le nom du partage. � Onglet « Synchronisation » : dans le champ «Ajouter un carnet», saisir le nom du carnet et le sélectionner dans la liste proposée par l'autocomplétion. � Le nouveau carnet est dès lors accessible dans la ZONE A de l'écran Contacts.

LES CATEGORIES (TAGS) : Les catégories permettent de trier et retrouver des contacts simplement et rapidement. � Affecter des catégories : saisir les catégories ou les sélectionner dans la liste déroulante en cliquant sur la flèche en fin de champs de saisie � Supprimer des catégories : cliquer sur la croix suivant l'étiquette à supprimer � Gérer les catégories : se rendre dans la gestion des préférences utilisateur > section « Mon compte » > onglet « Catégories » :

� ajouter une catégorie avec le formulaire dédié � modifier une catégorie en cliquant sur son libellé � modifier la couleur associée en cliquant sur la pastille � supprimer une catégorie en cliquant sur la poubelle � valider les modification en cliquant sur le bouton « Enregistrer » Pour retrouver des contacts ou rendez-vous dans les applications dédiées, taper l'étiquette voulue dans le champs de recherche.


Aide mémoire

Contacts


AIDE MEMOIRE DU WEBMAIL

LE WEBMAIL ACCÉDER AU WEBMAIL : � Une fois authentifié dans l'interface Webmail, cliquez sur « Messagerie » dans le bandeau pour accéder à cette application.

� Les différentes zones : A liste dossiers, B liste messages du dossier, C prévisualisation, D recherche. � Le webmail est proposé par défaut en affichage mode « 3 panneaux » : A , B et C � L'icône en haut à droite de la ZONE C permet de basculer en mode « 2 panneaux », le panneau de droite affichant soit la liste des messages soit un message.

CONSULTER SES MESSAGES : La boite de réception « Messages reçus » est la première de la liste en ZONE A � Elle est sélectionnée par défaut, sinon cliquer sur « Messages reçus ».

� La liste des messages s'affiche en ZONE B , les messages non lus sont en gras � Pour consulter un message, cliquer sur celui-ci, il s'affiche en ZONE C . � Ouvrir un message en pleine page : double-cliquer sur le message. � Pour revenir à la vue « 3 panneaux », cliquer en ZONE B sur la flèche � Les pièces jointes sont listées dans le message, à droite. Cliquer sur les pièces pour les ouvrir avec l'application associée si disponible, sinon elles sont proposées au téléchargement. Pour télécharger toutes les pièces jointes, cliquer sur le bouton en fin de liste. � La liste des messages se met à jour régulièrement. Pour forcer la vérification de nouveaux messages, cliquer sur le bouton « Vérification des nouveaux messages ». ACCEDER AUX AUTRES DOSSIERS : � Les dossiers de l'utilisateur et ceux partagés sont listés en ZONE A . � Il y a 6 dossiers par défaut : « Messages reçus », « Brouillons », « Messages envoyés », « Boîte d'envoi », « Indésirables » et « Corbeille ». � Cliquer sur un des dossiers pour afficher la liste des messages de celui-ci. � L'utilisateur peut créer des dossiers et sous dossiers dans sa boîte aux lettres. CREER, REDIGER UN NOUVEAU MESSAGE : � Cliquer sur au dessus de la

ZONE A , une nouvelle fenêtre s'ouvre : � Le champ « De », qui correspond à l'expéditeur, est sélectionné avec l'identité par défaut de l'utilisateur. Sélectionner une autre identité si elle existe. DESTINATAIRES du MESSAGE : � Le champs « À » permet de saisir le ou les destinataires principaux du message. 2 liens permettent d'ajouter des destinataires : « Ajouter CC » et « Ajouter CCI » : � CC : destinataires en copie (« Copie Carbone ») � CCi : destinataires en copie cachée (« Copie Carbone invisible »). Autocomplétion : les champs des destinataires proposent des résultats par recherche dans les carnets d'adresses de l'utilisateur et dans l'annuaire au cours de la frappe. PIÈCES JOINTES : � Ajouter en cliquant sur les boutons ou « Joindre un fichier » ou � Ajouter via « Glisser / Déposer »: glisser un fichier depuis le système pour le déposer dans la zone « Fichiers joints » de la fenêtre d'édition. DÉTACHEMENT des fichiers volumineux : � Une fois joint (voir ci-dessus) : � si le fichier dépasse le seuil de détachement automatique, il est déposé sur le serveur et une icône

précède son nom. Cliquer sur « Attacher au message » pour forcer son inclusion en tant que pièce jointe. � sinon, cliquer sur « Attacher depuis le serveur distant » pour forcer le détachement. � Pour lier un fichier déjà envoyé et détaché lors d'une session précédente, cliquer sur puis sur le bouton « Depuis le serveur distant » pour ouvrir le sélecteur de fichiers. ENVOI du message : � Saisir le sujet dans le champ « Objet » et le contenu dans la zone texte. � Envoyer le message en cliquant sur le bouton

SAUVEGARDE du message :

� Pour sauvegarder un message en cours de rédaction, cliquer sur le bouton « Enregistrer ce brouillon ». Il est sauvegardé dans le dossier « Brouillons ». � Les messages en cours de rédaction sont sauvegardés automatiquement à intervalles réguliers. � Le bouton « Insérer la signature » permet de l'ajouter à la fin de l'email. REPONDRE A UN MESSAGE : � Sélectionner le message puis cliquer sur « Répondre » ZONE B � Un nouveau message est initié à destination de l'expéditeur du message reçu. Compléter le message puis l'envoyer. � Pour répondre à l'ensemble des destinataires d'un message, cliquer sur « Répondre à tous » ZONE B puis compléter comme précédemment. TRANSMETTRE UN MESSAGE : � Sélectionner le message puis cliquer sur « Transmettre le message ». � Choisir les destinataires du message puis cliquer sur « Envoyer le message ». SUPPRIMER UN MESSAGE : � Sélectionner le message, cliquer sur le bouton

ou faites un clic droit et cliquer sur « Déplacer le message dans la corbeille ». Le message déplacé reste récupérable dans la Corbeille pendant une durée dépendante de la configuration de la messagerie. Par défaut, il est accessible sans limitation de durée, sauf suppression manuelle. � Pour supprimer définitivement des messages, sélectionner le dossier « Corbeille » puis sélectionner les messages à supprimer. Faites un clic droit et cliquer sur « Supprimer le message définitivement ». � Pour vider la corbeille, sélectionner le dossier « Corbeille », clic droit sur ce dossier puis sélectionner « Vider ». ACTION SUR LES MESSAGES D'UN DOSSIER : Les icônes des deux bandeaux haut et bas en ZONE B

de la liste de messages permettent de modifier la présentation de la liste. � Personnaliser l'affichage de la liste : L'icône « Lister les options » en haut à gauche de la liste des messages permet de personnaliser l'affichage de celle-ci : colonnes affichées, tri (colonne utilisée et ordre). � La colonne et l'ordre de tri peuvent aussi être définis en cliquant sur l'entête de la colonne correspondante. � Sélections : le bouton « Sélectionner » permet de sélectionner tous les messages, ceux de la page courante, les non lus, d'inverser la sélection ou aucun. � Déplier / replier les conversations (en mode sujet) : les boutons en bas à gauche de la liste permettent de : � Visualiser les messages en liste simple, triés selon la colonne choisie � Regrouper les messages par conversations Dans la liste des messages, individuellement il est possible de : � Déplier / replier une conversation � Sélectionner / désélectionner un ou plusieurs messages � Marquer un message comme « lu / non lu » et comme « suivi / non suivi » en utilisant le bouton

en haut de la ZONE B .

GESTION DES DOSSIERS : Cliquez sur le bouton « Actions du dossier » en bas de la ZONE A pour avoir accès à trois fonctions : � « Compacter » : supprime définitivement du serveur les messages effacés et libère de l'espace occupé. � « Vider » : disponible sur la corbeille seulement supprime définitivement tous les messages qu'elle contient � « Organiser les dossiers » : ouvre une nouvelle fenêtre. Vous pouvez : � Créer un nouveau dossier via le bouton et remplir les informations du dossier puis cliquer sur « Enregistrer »

� Supprimer ou vider un dossier via le bouton

� Déplacer / Modifier les caractéristiques de tous vos dossiers Il suffit de sélectionner un dossier pour accéder à ses propriétés.

MESSAGE D'ABSENCE Son positionnement s'effectue dans la gestion des paramètres. Dans le bandeau du haut, cliquer sur la zone bleue > Mon compte > section « Messagerie » > onglet « Général ». � Activez « Envoyer des réponses automatiques » � Saisissez la date de début � Cochez « Fin » pour définir une date de fin � Saissez le sujet et le contenu du message à envoyer. Le message n'est renvoyé qu'une seule fois à chaque expéditeur par période de 3 jours. � Pendant votre absence, vous pouvez aussi configurer le transfert ou l'envoi d'une copie de vos messages vers une ou plusieurs adresses, internes ou externes.

FILTRES AUTOMATIQUES Leur positionnement s'effectue dans la gestion des paramètres : Dans le bandeau du haut, cliquer sur la zone bleue > Mon compte > section « Messagerie » > onglet « Filtres ». � Définir les critères (cumulatifs) du filtre, puis le ou les traitements à effectuer, modifier ou changer l'ordre des filtres. � Enregistrer Les filtres sont actifs et réalisés par le serveur à

réception des messages, ils sont indépendants du client de messagerie utilisé : webmail, Outlook ou

Thunderbird. Des filtres au niveau du domaine peuvent être définis, ils sont alors prioritaires sur les filtres utilisateurs et peuvent empêcher leur exécution.

IDENTITES Les identités permettent de définir un mode d'expédition et une signature des messages différents selon la fonction que l'on occupe ou la personne que l'on remplace (réponse « en tant que » ou « à la place de »). Il est possible de définir plusieurs identités pour

une même adresse d'expédition. La gestion des identités s'effectue dans la gestion des paramètres. Dans le bandeau du haut, cliquer sur la zone bleue > Mon compte > section « Messagerie » > onglet « Identités ». � Choisissez l'adresse d'expédition parmi celles qui vous ont été autorisées, donnez lui un nom (pour l'identifier) et le nom sous lequel vous souhaitez apparaître (« Expéditeur »). � Définissez la signature souhaitée, qui sera intégrée par défaut au bas de chaque message utilisant cette identité. � Cet écran permet aussi de définir quelle est l'identité par défaut. Lors de la rédaction d'un nouveau message, l'identité par défaut sera utilisée mais vous pourrez en choisir une autre.

Lors d'une réponse à un message, l'identité sera pré-renseignée en fonction de l'adresse utilisée par votre correspondant pour vous écrire.

GESTION DES PARTAGES Les partages permettent de donner accès à d'autres utilisateurs à sa messagerie, en consultation simple ou en modification/gestion. Dans le bandeau du haut, cliquer sur la zone bleue > Mon compte > section « Messagerie » > onglet

« Gestion des partages » � La 1ère liste déroulante permet de sélectionner la boite à partager. La liste comprend votre boite aux lettres ainsi que toutes celles dont vous êtes gestionnaire ou dont on vous a donné la délégation. � La section « Partager avec tous les utilisateurs » permet de donner des droits à l'ensemble des utilisateurs. Cette fonctionnalité n'est généralement pas souhaitée. � Le partage sélectif permet de choisir les utilisateurs ou les groupes auxquels un droit est donné. Utiliser le champ de sélection pour choisir un utilisateur ou un groupe et lui associer un droit (lire, modifier ou modifier et gérer les partages). � Cliquer sur « Enregistrer » pour valider les modifications. PREFERENCES : Cliquez sur le bouton « Actions sur les dossiers » en bas de la ZONE A , puis cliquer sur « organiser les dossiers » et « Préférences » dans le menu de gauche. � Vous avez ici accès aux préférences avancées du webmail avec de nombreux réglages :

QUOTAS ET ARCHIVAGES : En bas de la ZONE A , un quota vous permet de suivre le taux d'occupation du stockage de vos messages. À 100% vous ne pouvez plus recevoir de messages. Pour vider votre quota vous pouvez : � Supprimer des messages avec le bouton

(pensez ensuite à vider votre corbeille) � Archiver vos messages en les sélectionnant dans la ZONE B puis cliquant sur l'icône au dessus de la liste des messages. Chaque message archivé sera sauvegardé sans occuper d'espace puisqu'il sera stocké

sur un autre serveur.


Aide mémoire

Webmail


Inserm SSDL Paris 7/5

Appelez votre 1 correspondant puis appelez votre

4.1.1

Appeler

L'extérieur : Composez le 0 devant le numéro.

Initier une conférence

Activer une conférence à trois ier

ème ■ Vers votre messagerie vocale: appuyez sur la touche

Joindre un collaborateur 2 correspondant, soit en composant son numéro, soit en Tapez les 3 premières lettres de son nom au clavier alphanumérique. Puis appuyez sur la touche de fonction « Nom »

Si plusieurs propositions s'affichent, à l'écran, utilisez la touche navigateur pour les faire défiler

Gérer 2 appels simultanés

Pour passer d’un correspondant à l’autre, appuyez sur la touche en face de l’icône « En attente ». Le correspondant passe alors du statut « En attente » à celui de « En communication » et son nom revient au premier plan

Vous pouvez raccrocher en appuyant sur la touche « Fin d'appel »ou mettre vos deux interlocuteurs en relation en appuyant sur la touche « Transfert ».

utilisant votre répertoire personnel. Votre 1ier correspondant est automatiquement placé en musique d'attente. Il répond, appuyez sur le navigateur vers le bas pour faire apparaître la touche de fonction « Conférence », appuyez sur cette touche.

Même touche pour désactiver. Astuces : à la place de la touche « Conférence », vous pouvez composer directement le 3.

Être alerté

La touche enveloppe clignote = ■ Une demande de rappel ■ Un appel externe non répondu ■ Un message vocal Appuyez sur cette touche et suivez le menu à l'écran.

Renvoyer ses appels

Activer le renvoi ■ Vers un collaborateur : accédez au menu renvoi en

appuyant directement sur la touche de fonction 1 puis choisissez le type de renvoi et composez le numéro du poste destinataire des appels.

« Rv Mévo » 2

Désactiver le renvoi ■ Appuyez à nouveau sur la touche qui a servi à activer

le renvoi.

Programmer votre répertoire personnel

Programmer une touche libre (70 numéros maximum) Pour accéder à l’onglet « Perso » utilisez la touche de navigation

■ Dans l’onglet « Perso », appuyez sur une touche

libre, entrez votre code personnel (0000 par défaut). ■ Appuyez sur Appel Direct ■ Saisissez le numéro (avec le 0 devant si numéro

extérieur) et appuyez sur la touche Label. ■ Saisissez le nom qui sera affiché en intitulé de touche

et appuyez sur « Valider ».

Programmer sa sonnerie

Vous pouvez choisir une mélodie différente pour distinguer les appels internes des appels externes. Dans l’écran « Menu », avec les touches de fonction choisissez successivement : Réglages _ Poste _ Sonnerie

■ Composez votre mot de passe (si besoin 0000 par défaut) et valider

Vous êtes dans l’écran Sonnerie

■ Choisissez : appel externe ■ Écoutez les sonneries proposées en les faisant défiler

avec la touche de navigation ■ Sélectionnez votre choix avec la touche

« Programmation enregistrée » s’affiche, appuyez alors sur la proposition appel interne et

Besoin d’en savoir plus alors connectez-vous sur :

Votre téléphone IP 4028

Notice simplifiée