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GESTION DE LA INFORMACIÓN
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UNIDAD III. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN
LAS ORGANIZACIONES
3.1 Conceptualización de Gestión de Información (GI)
La gestión es un proceso, por lo que se definiría la gestión de la información como “el
proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utilizan recursos básicos
(económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la
sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de
este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de unidades
especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de
información”. El proceso de información debe ser valorado sistemáticamente en
diferentes dimensiones y el dominio de sus esencias permite su aplicación en
cualquier organización. (Pág. 19, (Ponjuán Dante, 2004)
El objetivo fundamental de la GI consiste en aprovechar la información de los recursos
y capacidades de información de la organización con el fin de permitir a la
organización adaptarse a su entorno cambiante. Conceptualmente, la GI puede ser
pensada como un conjunto de procesos que apoyan y son simétricos a las actividades
de aprendizaje de la organización, estos procesos son: la identificación de las
necesidades de información, la adquisición de información, la organización y
almacenamiento de la información, el desarrollo de productos y servicios de
información, la difusión de información, y el uso de la información(Choo, 1995); en el
manejo de GI es necesario contar con políticas que sitúen y precisen los espacios,
responsabilidades, alcance y otros elementos regulatorios indispensables para una
normalización de las actividades; en palabras de Choo, el modelo de GI basado en
procesos, debe transitar toda la cadena de valor, comenzar con la identificación de
necesidades de información, continuar con la adquisición, organización,
almacenamiento, elaboración de productos y prestación de servicios, y distribución,
para concluir el ciclo con el uso de la información. (Pág 11, (Gauchi Risso, 2012))
Figura 1 Ciclo de la gestión de la información (Pág 11, (Gauchi Risso, 2012))
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LAS ORGANIZACIONES
La gestión de la información se rige fundamentalmente por dos principios: la teoría de
sistemas y la teoría del ciclo de vida (de la información). (Ponjuán Dante, 2004, pág. 21)
En las organizaciones se identifican múltiples tipos de informaciones, fuentes,
servicios o sistemas asociados, la gestión de información de esta manera las
categoriza. (Ponjuán Dante, 2004, págs. 22-28)
Con respecto a la primera categoría, la fuente, este ya fue descrito en el punto 2.3 de
la segunda Unidad; en cuanto a la segunda categoría, los servicios, son los recursos
de información que se emplean en las organizaciones. Es decir, constituyen una de las
salidas de las organizaciones..., y son útiles para adquirir, procesar, transmitir o
distribuir información.
Una categoría más, y última, como parte de la información en las organizaciones, son
los sistemas, los cuales constituyen configuraciones bien definidas que agrupan
procesos sistemáticos para el manejo de datos e informaciones. Son estructuras,
procesos y tecnologías que se emplean para generar y transmitir mensajes formales o
apoyar servicios. (Ponjuán Dante, 2004, pág. 28).
Ejemplos:
De registros administrativos
Para la gestión bibliotecaria
De información para la dirección
De inteligencia organizativa
De recuperación de información
Para el procesamiento de textos
Para el análisis y procesamiento de datos
Recordemos sobre los ejemplos indicados en la primera unidad, como parte de los
tipos de sistemas de información, la interdependencia, así como los niveles en donde
implica su apoyo para el tratamiento de la información.
El éxito de las organizaciones actuales y futuras depende de su capacidad de operar a
escala global. Actualmente, los sistemas de información proporcionan la facultad de
comunicación y análisis que requieren las organizaciones para dirigir y administrar a
escala global. (Laudon & Laudon, 2004) p.5
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3.2 Los procesos y la gestión de información.
Asimismo, en la primera Unidad se analizo la teoría de sistemas, en el cual integran
como parte de dichos sistemas, los procesos, que es un sistema y entidad.
Todo proceso presenta interfaces donde involucra partes o unidades de la
organización. Para ello, es importante identificar los tipos de procesos en una
organización.
Los procesos hacen uso de los recursos en las organizaciones dando apoyo a las
distintas tareas que implican los sistemas dentro de la organización y que dan como
resultado el obtener los objetivos para una gestión de información.
Earl 1998 identifica cuatro tipos de procesos: (Ponjuán Dante, 2004, pág. 48).
Procesos principales
Procesos de apoyo
Procesos de la red de negocios
Procesos de gestión
“Los procesos están asociados a un buen número de factores críticos de éxito en las
organizaciones, contribuyen a crear compromisos, generan recursos, proyectan una
situación, solucionan conflictos y facilitan el logro de objetivos y metas”. (Ponjuán
Dante, 2004, pág. 49).
Ante ello, la información tiene un papel importante en el diseño y mejoramiento de los
procesos.
Davenport 1993, identifica la relación información-proceso vinculada a cuatro
funciones: (Ponjuán Dante, 2004, págs. 49-50)
Como apoyo para la innovación de los procesos
Como elemento de los procesos operacionales
Como elemento de los procesos gerenciales
En términos de aproximaciones a su gestión dentro de los procesos
Los procesos sin información resultarían imposibles de identificar y mucho menos
apoyar. Cualquier sistema depende principalmente de la recogida de datos e
información (gestión de información) que reflejen el comportamiento de algunos
indicadores. Cuando la información se almacena se pueden monitorear los procesos
en ayuda a la identificación de patrones y su posible optimización de indicadores.
(Ponjuán Dante, 2004, pág. 50)
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Los procesos operacionales son aquellos que generan y transforman información.
Ejemplo: operaciones legales, bancarias, las campañas promocionales, las emisiones
de noticias, etc.
Los orientados hacia las transacciones, hacia objetivos particulares como lo
financiero y jurídico.
Los no estructurados, carecen de regularidades y de una cierta armonía, como la
información relativa al desarrollo profesional.
La gestión de información debe abarcar toda la cadena de valor de la
información…hasta el uso de la misma, esta ultima parte, muy importante.
(Ponjuán Dante, 2004, págs. 50-52)
Fuente: Ponjuán Dante, G. (2007).p:50
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3.3 Instrumentos para la recopilación de información.
3.3.1. Observación.
1. La simple observación de hechos naturales.
2. Observación experimental
3. Observación a través de registros
Es un hecho ordinario y empírico de nuestra vida diaria, es esencial en toda
investigación. Por ello, toda técnica comienza con la observación, y termina con ella.
Aun cuando las ciencias hayan alcanzado considerable desarrollo, la simple forma de
ver y oír, dice un conocido autor, no ha podido ser reemplazada, sino sólo
complementada y ayudada, la observación podemos hacerla en:
• Hechos
• Experimentos
• Registros
(Reyes Ponce, 1987) p:123
1.- La simple Observación de hechos actuales.
La observación de participantes tiene la ventaja de que los datos obtenidos
corresponden a una actuación espontanea del grupo observado, que no cambia su
conducta, ni en un sentido en otro.
Se mencionan algunas recomendaciones como auxiliar:
a) La determinación precisa, de los hechos que nos interesan.
b) El hecho de tomar notas, a fin de no olvidar datos importantes.
c) El pasar en limpio las notas lo más pronto posible, esto ayuda a complementar
posibles frases incompletas, también como recordatorio en una revisión
inmediata.
d) Distinguir los hechos observados, de la interpretación o comentario que nos
sugieren.
(Reyes Ponce, 1987) p:124
2.- Observación experimental.
Esta se distingue de la anterior, por tener control sobre los elementos del problema, en
forma de poder variarlos a voluntad, para recoger sistemáticamente las observaciones.
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Los problemas del costo de una experimentación de esta naturaleza, las dificultades
para variar todos los factores del problema.
(Reyes Ponce, 1987) p:124,125
3.- Observación a través de registros.
Todo registro, sistemáticamente llevado, sea contable, estadístico o de otra
naturaleza, es un medio de control. Por lo mismo, este tipo de observaciones se
clasifica según que se trate de:
a) Registros contables
b) Registros estadísticos
c) Registros administrativos
La observación que se realiza a través de sistemas de esta naturaleza, es una de las
más valiosas, siempre que se tenga el cuidado de distinguir la mera operación del
sistema respectivo.
(Reyes Ponce, 1987) p:124,125
3.3.2. La Encuesta.
1. Por cuestionario
2. En una Entrevista
3. En una Entrevista espontanea y dirigida
Si la observación consiste en obtener datos por la directa e inmediata aplicación de
nuestros sentidos a los fenómenos que influirán, por las encuestas obtenemos
dichos datos de lo que afirman otras personas.
Se presentan dos instrumentos de los más usados para preguntar a los demás los
datos que nos interesan:
1. La encuesta por cuestionario. Suele comprender estos pasos:
a) Determinación de su universo o ámbito
b) Muestreo
c) Formulación del cuestionario
a. Preguntas cerradas
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b. Preguntas abiertas
d) Recolección de datos
e) Tabulación de los mismos
f) Interpretación de los resultados
(Reyes Ponce, 1987) p:126,127,128
Información complementaria para la realización, conformación y estructuración
de un cuestionario.
(Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010, págs. 217-275)
(Benjamín Franklin, 2007, págs. 215-437)
2. La entrevista. Su importancia y sus fines
Constituye uno de los instrumentos más sencillos, pero a la vez más valiosos.
Su importancia, validez y frutos, dependen de la habilidad de quien la emplea.
La entrevista puede usarse para muy diversos fines:
o Para admisión de personal
o Para examinar las razones que ocasionan la salida de mismo.
o Para obtener información de los trabajadores sobre problemas
o Problemas de conducta, descontentos.
Los fines que se persigue en la entrevista son:
Obtener información
Proporcionar información
Influir sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado.
La información que debe buscarse en la entrevista son casos en que nos
interesa conocer opiniones, interpretaciones, actitudes, posición frente a un
problema y otra serie de factores de índole preferentemente subjetiva.
(Reyes Ponce, 1987) p:130,131
3. Entrevista espontanea y dirigida
Aunque en toda entrevista se supone cierta dirección por parte del
entrevistador, se desarrollara mejor cuando menos pueda apreciarse tal
dirección.
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En el caso de entrevistas de investigación, suele predominar la dirigida. Ahora
la técnica de la entrevista se desarrollara en tres puntos:
Cómo se prepara
Cómo se desarrolla
Cómo se sumariza
Preparación de la entrevista.
Precisarse con toda exactitud lo que se desea obtener.
Comprobar sino existen otros medios de investigación más útiles para el caso.
Debe prepararse una guía muy breve para la conducción de la entrevista
Preparación del local y del ambiente, casi siempre no depende de nosotros,
pero debemos considerar.
Anuncio de la entrevista, puede ser contraproducente, esto quita
espontaneidad. Claro, puede ser que para la obtención de los datos convenga
pues permite al entrevistado recabar información para la consulta.
(Reyes Ponce, 1987) p:132,133
Cómo de desarrolla.
Debe comenzar por explicar el objeto de la entrevista y los beneficios
Tratar de crear un ambiente de plena confianza entre entrevistador y
entrevistado.
Deben lanzarse primero las preguntas más sencillas.
Debemos permitir que el entrevistado exponga los hechos a su modo, y luego
ayudarlo a llenar las lagunas u omisiones.
Debe formularse una pregunta cada vez, por razones obvias de claridad
Debe anotarse todo dato u observación que facilite las observaciones.
Debemos escuchar con atención e interés: solo interrumpir para ampliaciones o
aclaraciones.
No dar sensación que tenemos prisa, por que ello limitará la información
Nunca debemos implicar juicios sobre lo afirmado por el entrevistado
Deben evitarse las preguntas capciosas
Al terminar, debemos hacer un breve resumen
(Reyes Ponce, 1987) p:133,134,135
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Cómo se sumariza.
Inmediatamente después de terminada la entrevista, con el fin de que no se
nos escapan datos de observación, trataremos de hacer el resumen de nuestra
impresiones personales.
Deben distinguirse cuidadosamente los hechos, de las interpretaciones del
entrevistado y del entrevistador.
Debemos tratar de comprobar las respuestas, siempre que sea posible, y no se
trate de datos objetivos tomados de registros.
Debemos procurar tabular las opiniones recogidas, tratando de observar cuáles
son las tendencias que pueden deducirse.
(Reyes Ponce, 1987) p:136
3.4 Técnicas para la recopilación de información y aplicaciones.
3.4.1 Revisión Documental.
Es una herramienta de las más utilizadas para el análisis de registros de operaciones,
ventas, financieros, educativos, controles y todo los relacionado a los datos que fluyen
en las organizaciones.
La observación como su máxima arma, por lo que esta técnica tiene alcances
importantes para la gestión de información, inclusive, en los sistemas de información.
La técnica, se logra a través de documentos, ya sean, manuales, instructivos,
flujogramas, procedimientos, presupuestos, estadísticas, registros contables,
inventarios, bases de datos, portales en internet, encuestas de mercadeo, mapas,
actas de distintos tipos, cartas topográficas, registros escolares, etc. (Muñoz Razo, C.
(2002).p:430-435)
3.4.2. Comparación.
Esta técnica su finalidad es comparar datos que obtengan bajo diversos recursos de
una o varias organizaciones, o datos que puedan ofrecer cierta información a las
organizaciones para una buena toma de decisiones o una posible planeación de la
misma organización.
La técnica de comparación se lleva a cabo bajo el procedimiento de cotejar datos
similares o iguales a fin de estructurar un análisis que nos permita deducir
desviaciones o alteraciones sobre algún suceso o fenómeno. (Muñoz Razo, C.
(2002)p.428-230)
En la mayoría de los casos, esta técnica es muy utilizada en la comparación de datos
estadísticos, presupuestos, ventas, etc. Todo, con el fin de observar ciertas anomalías
o comportamientos sobre el particular (es).
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3.4.3. Lista de Verificación
Es tipo de técnica, puede funcionar como un primer paso en apoyo a otro tipo de
técnica con la finalidad de hacer un acercamiento sobre puntos específicos del
particular. Inclusive puede integrar parte de una entrevista.
Pero también, la lista nos permite hacer observaciones determinadas con respecto al
particular a indicar, su facilidad y comodidad nos permite encontrar desviaciones,
además de ser una herramienta confiable.
Este tipo de instrumento es muy utilizado por auditores de cualquier área, se puede
categorizar los aspectos o puntos a gestionar.
Se pueden realizar listas de verificación para: seguimiento de proyectos, auditorias,
aspectos presupuestales, para normas de calidad, precios, servicios, en si en muchas
más.
La lista de verificación puede formar parte de una evidencia documental para posibles
gestiones con mayor profundidad.
Muñoz Razo, C. (2002). Pag:535-536
3.4.4. Acceso a redes de información.
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3.5 La Tecnología y la gestión de información.
Es indudable que las tecnologías van a formar parte importante sobre las tendencias a
la forma y las posibles especificaciones a la gestión de información. En la actualidad
el soporte tecnológico es base para llevar a cabo la gestión de información.
Ante ello, las tecnologías ofrecen variantes sobre los medio que ayudan a recuperar y
dar tratamiento a la información, el hecho de que la información sea obtenida mediante
bases de datos internas de la organización, donde el poder recuperar las
transacciones de todo un periodo con diversas especificaciones que nos ayudaran a
conocer de manera más rápida y confiable cierta información.
Por mencionar ejemplos: Ventas mensuales, bimestrales, de determinada región, con
especificaciones de un producto o un grupo de productos; esta información, una vez
analizada nos puede ofrecer una serie de especificaciones para la estrategia sobre
como poder tener ventajas competitivas o información sobre su mejora.
Un ejemplo más, obtener información de organizaciones e instituciones donde de
acuerdo a cierto particular se pueda ofrecer algunas estrategias en seguimiento sobre
aspectos de salud, deportes o preferencias de entretenimiento, inclusive, en sucesos
de aspectos sociales o de seguridad, las tecnologías mediante la utilización de varios
recursos, como consultas a sistemas de información.
Ponjuán Dante, G. (2007). P:78
3.6 Gestión de proyectos y su información.
Los proyectos atraviesan diferentes segmentos de la organización formando aspectos
tácticos y estratégicos. Los proyectos, toman a la información como agente principal,
además de herramientas tecnológicas para su gestión. Ponjuán Dante, G. (2004).
P:78-80
La gestión incluye todos aquellos procesos conformados en la estructura de las
organizaciones, como los recursos, coordinaciones, planes, presupuestos, etc.
“Un proyecto es un elemento complejo, es un tipo de actividad con la que en algún
momento, se encuentra cualquier empresa u organización, en el que intervienen una
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gran cantidad de factores, y estos factores actúan, todos ellos, de forma
interrelacionada”. (Cano Fernández, 2006)
En las organizaciones para poder emprender un proyecto, la información y la gestión
forman parte de las estrategias en su planeación, para ello, las organizaciones
consideran muy importante la cadena de valor, una poderosa herramienta para
identificar los recursos a través de cuales las organizaciones construyen sus productos
y servicios. (M Appelegate, D Austin, & Warren Mcfarlan, 2004, págs. 29-31)
En las organizaciones los datos toman la necesidad básica que con la ayuda de
sistemas de información se puede lograr su integración y valor, los cuales una vez
procesados, su gestión puede ayudar a construir de manera ordenada el proyecto que
la organización tenga en mente, es por ello que la gestión de los datos y su integración
en sistemas de información forman parte de las estrategias de toda organización. (M
Appelegate, D Austin, & Warren Mcfarlan, 2004, págs. 90-91)
Cuando una organización se enfrenta al desarrollo lo primero que debe cuidar los
directivos es no perder la capacidad de gestionar y controlar el flujo de los datos en la
estructura de la organización. (M Appelegate, D Austin, & Warren Mcfarlan, 2004, pág.
250)
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