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Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l’utilisateur
Pour les consultants du réseau
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 2
Contenu du guide 1. Introduction
2. Spécifications minimum du système
3. Comment débuter
4. Comment se connecter à Office 365
pour la première fois
5. Comment trouver mes projets
6. Introduction au Microsite de projet
7. Actions clés: Travailler et gérer la
liste de tâches du projet
8. Actions clés: Comment accéder et
travailler avec les outils et livrables
dans l’espace projet
9. Actions clés : Mise à jour et
utilisation de la section note
10. Comment accéder à une version
précédente d’un document
11. Comment collaborer
Comment recevoir une alerte quand un
document est modifié
Comment publier un livrable final après
revue du client
Comment envoyer un lien à mon Chef de
Projet BDC
12. Comment télécharger un document
pour l’envoyer au client BDC
13. Comment charger un document
reçu du client BDC
14. Comment extraire un document
(check-out et check-in)
15. Ressources et contact
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 3
Pourquoi Office 365 pour la gestion de la livraison de Consultation?
BDC Consultation a besoin d’un espace de travail facile d’accès et qui améliore le partage d’information et la collaboration sur les livrables développés conjointement par les consultants du réseau et les Chefs de projet BDC.
Introduction
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 4
Quels sont les bénéfices du nouveau site d’équipe de la Gestion de la livraison de Consultation?
Un espace de travail dédié, incluant toute l’information projet:
— Tous les projets, outils et livrables;
— Coordonnées du Chef de Projet BDC et du directeur, Consultation;
— Section « Liens intéressants », etc.
Accessible partout, à tout moment, depuis n’importe quel appareil, (l’accès via appareils mobile sera bientôt disponible), avec une connexion Internet
Suivi des tâches principales du projet
Collaboraton plus facile grâce à l’historisation des versions et l’élimination des transferts de documentation manuels (par courriels, Accelion, etc.)
Introduction
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 5
Dans Office 365, travailler en collaboration signifie
TRAVAILLER AVEC D’AUTRES PERSONNES
DIRECTEMENT DANS LE CLOUD
0.1
0.2
0.3
NE JAMAIS SAUVEGARDER UN
DOCUMENT SUR VOTRE ORDINATEUR
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 6
Les spécifications suivantes du système sont les minimum requises pour l’utilisation d’Office 365:
Fureteur :
— Internet Explorer : version IE10 ou plus récente
— Autres fureteurs : dernière version disponible
— Microsoft Edge : dernière version disponible
Microsoft Office :
— Office 2013 ou plus récent pour PC, Office 2011 ou plus récent pour Mac
— Les versions précédentes d’Office peuvent fonctionner mais avec des fonctionnalités réduites
Spécifications minimum du système
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 7
Lorsqu’un projet vous a été assigné, vous recevrez un courriel avec le lien vers le nouveau projet dans votre boîte de courriel BDC.
Chaque lien est créé avec le Nom du Client et son numéro de Projet affiché comme un lien dans le courriel.
Cliquer sur Nom du client – numéro de Projet Vous serez redirigé vers la page de connexion.
Comment débuter
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 8
Comment se connecter à Office 365 pour la première fois
Une fois que vous avez cliqué sur
le lien fourni dans le courriel, vous
serez invité à vous connecter:
1. Cocher la case « Maintenir
la connexion ».
2. Taper votre adresse BDC.
3. Cliquer sur « Connexion ».
4. Patienter pendant que le site
s’ouvre.
5. Si vous accédez à partir d’un
poste non BDC, vous devrez
ressaisir votre courriel et mot
de passe dans un fenêtre de
sécurité, puis cliquer sur
« Ouverture de session ».
6. À votre prochaine connexion,
cliquer juste sur la boite bleue
indiquant votre nom. Il est obligatoire d’utiliser votre adresse courriel BDC pour Office 365.
Contactez avec votre Agent, Soutien à l’Exploitation dédié si vous
rencontrez des problèmes pour vous connecter.
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 9
Comment se connecter à Office 365 pour la première fois
Résolution de problème: si vous êtes redirigé sur cette page, recliquer sur le lien fourni dans le courriel
pour un accès direct à l’Espace de Travail Client.
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 10
Pour vous déconnecter, suivre ces étapes:
1. Ouvrir Word ou PowerPoint
2. Aller dans Fichier // Account
3. Utiliser Switch Account
4. Si cela ne fonctionne pas Sign Out
5. Ne pas oublier de fermer Office
6. Réouvrir Word ou PowerPoint
Résolution de problème: si vous cliquez sur le lien reçu et tentez d’ouvrir un document, il est possible que vous soyez déjà connecté à Office 365 via un autre compte.
Comment se connecter à Office 365 pour la première fois
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 11
Comment trouver mes projets 1. Une fois dans l’espace Projet, cliquer sur Suivre.
2. Un message va apparaître vous indiquant que désormais vous suivez ce site.
3. Dans le ruban bleu, cliquer sur SharePoint pour voir la liste des Projets que vous suivez.
Note: Lorsque vous cliquez sur Suivre pour la première fois, il est possible qu’un tutoriel
apparaisse. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre du tutoriel, cliquer la croix pour le
passer.
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 12
Comment trouver mes projets
4. La section SharePoint va lister tous les projets que vous suivez par “Nom du Client – Numéro de
Projet”. Ajouter cette page aux favoris de votre navigateur pour un accès rapide à la liste complète de
vos projets BDC.
5. Quand vous avez terminé de travailler sur un projet et n’avez plus besoin d’y accéder, cliquer sur
l’étoile active d’un projet pour ne plus le suivre et rafraichissez la page.
Note: Lorsque vous Suiver un site pour la première fois, il est possible que la tuile correspondant au
site n’apparaisse pas immédiatement. Patienter quelques minutes puis rafraichissez la page ou fermer
votre navigateur et accéder à nouveau à cette page en utilisant vos favoris.
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 13
Introduction au Microsite de projet
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 14
1. Dossier pour conserver les “Autres Documents Liés”
- Qui ne sont pas des outils ou des livrables
2. Section Notes
- Affiche la plus récente note
- Bouton pour ajouter une note
3. Liste de Tâches détaillée
- La colonne «Assigné à» est maintenant automatiquement complétée selon l’assignation des rôles
- Nouvelle colonne de gestion de la facturation pour permettre un meilleur suivi
4. Case «Projet Complété»
- Avancement de projet général selon les efforts déployés
Résumé des fonctionnalités
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 15
Gestion des dates de tâches
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 16
Gestion des dates de tâches
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 17
Récupérer les modèles ou les documents enregistrés
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 18
Plus à propos des Outils et Livrables 1. Tous les documents sont listés et organisés par version
2. Cliquer sur le nom d’un document pour l’ouvrir, puis cliquer sur Editer le document dans la barre jaune.
3. Grâce à la fonctionnalité multi-versions, à chaque modification, fermeture ou sauvegarde d’un document, une nouvelle version est créée. Le numéro de version est indiqué dans la colonne «Version».
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 19
Récupérer un modèle ou un document enregistré
Sélectionner votre document
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 20
Récupérer un modèle ou un document enregistré.
Cliquer sur un fichier pour ouvrir le programme dans lequel il peut être édité (Word, PowerPoint, Excel, etc).
Ne PAS faire de changement aux noms des fichiers pour éviter d’avoir plusieurs copies du même document et pouvoir maximiser l’usage de l’historique des versions.
Sauvegarder vos changements directement dans l’application dans le nuage ou télécharger le fichier à jour si vous avez travaillé hors connection.
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 21
Récupérer un modèle ou un document enregistré
Enregistrer une nouvelle version
— Remarquer les flèches sur le bouton enregistrer. En cliquant sur ce bouton, vous enregistrez directement dans O365 en utilisant le même nom.
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 22
Mise à jour de la case «Projet complété» en %
À quelques reprises au cours du projet, mettre à jour le pourcentage d’avancement de la réalisation pour informer votre chef de projet.
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 23
Utilisation de la section Notes
Inscrire les messages importants concernant le projet afin d’informer les collègues de la situation actuelle.
Les situations urgentes devraient toujours être adressées par courriel ou par téléphone au chef de projet et non pas la section notes.
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 24
Utilisation de la section Notes
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 25
Utilisation de la section Notes
Inscrire la note (Jusqu’à 250 caractères)
Cliquer sur le bouton enregistrer
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 26
Utilisation de la section Notes
Remarquer l’affichage de la dernière note
Pour voir les notes précédentes, cliquer sur le bouton «Cliquez ici pour toutes les notes»
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 27
Utilisation de la section Notes
Voir toutes les notes d’un projet
Cliquer sur Accueil pour retourner à la page principale du projet
Actions clés
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 28
1. Cochez le document dans la liste.
2. Dans la barre d’Actions, cliquez sur « … » puis sur Historique des versions.
3. Une fenêtre s’ouvre avec la liste des versions précédentes et actuelles disponibles.
4. Pour voir une ancienne version, cliquez sur sa date. Le document s’ouvre automatiquement en lecture seule.
Comment accéder à une version précédente d’un document
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 29
1. Dans la barre d’actions, cliquez sur les « … » et choisir M’avertir
2. Une fenêtre s’ouvre. Choisir un « titre » pour l’alerte que vous allez recevoir par courriel.
3. Choisir parmi les options disponibles.
4. Cliquez sur OK pour créer l’alerte.
Comment recevoir une alerte quand un document est modifié
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 30
5. Vous recevez une confirmation par courriel.
6. En fonction de vos choix de paramétrage, vous recevrez les alertes par courriel. (Merci de noter que l’alerte est reçu en langue anglaise à ce jour)
Comment recevoir une alerte quand un document est modifié
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 31
Lorsque les livrables finaux ont été revus et approuvés par le Chef de projet BDC, vous devez les publier en versions MAJEURES:
1. Cliquez sur les « … » à côté du libellé du document. Choisir Plus, puis cliquer sur Publier.
2. Une fenêtre s’ouvre. Ajouter un commentaire à cette version finale, ex: Validé par le client.
3. Cliquez sur Publier pour valider. Le commentaire s’affiche dans la dernière colonne. Notez que maintenant la version du document sera 1.0, 2.0. 3.0 etc. pour chaque version « finale » majeure.
Comment publier un livrable final après revue du client
**Il est important de publier en
version majeure afin de
clairement indiquer au chef de
projet les documents qui sont
en versions finales et prêtes
pour être présentées
au client.
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 32
1. Cochez un document dans la liste.
2. Dans la barre d’Actions, cliquez sur Obtenir un lien.
3. Une fenêtre s’ouvre. Choisir « Obtenir un lien » et cliquez sur Copier. Maintenant que le lien a été copié, collez-le dans un courriel et envoyez-le.
Note : vous ne pouvez pas envoyer un lien d’Office 365 à une personne qui n’est pas assignée à la livraison du projet du client BDC.
Comment envoyer un lien à mon Chef de projet BDC
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 33
Note : le client BDC n’a pas accès à Office 365, ces étapes sont très importantes pour lui soumettre la documentation.
1. Cochez un document dans la liste.
2. Dans la barre d’actions, cliquer sur Télécharger. Ensuite, avec votre courriel BDC, vous pouvez attacher ce document au courriel destiné au client.
3. Dans Internet Explorer 11, une fenêtre apparaît en bas de page vous demandant d’Enregistrer le document.
Comment télécharger un document pour l’envoyer au client BDC (ou travailler hors connexion)
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 34
1. Dans la barre d’actions, cliquez sur Charger.
2. Une fenêtre s’ouvre. Choisir un ou plusieurs documents à partir des répertoires de votre ordinateur ou de votre bureau. Maintenir Ctrl pour choisir plus d’un document.
3. Cliquez sur Ouvrir. Vous serez avisé pendant le chargement du document. Le nouveau document va apparaître en haut de la liste.
Comment charger un document reçu du client BDC (ou déposé hors connexion)
35
4. Si vous ajouter une nouvelle version d’un document, vous obtiendrez une alerte dans lecoin droit de la fenêtre : “1 objet n’a pas été remplacé”. Cliquer dessus.
5. Le panneau droit s’ouvre. Cliquer sur Remplacer pour ajouter la nouvelle version.
Comment charger un document reçu du client BDC (ou déposé hors connexion) (suite)
***Ne jamais utiliser la fonction « Informez votre équipe » lors du téléchargement de nouveaux documents. Cette action déclenchera une chaine de courriel à tous les utilisateurs du système.
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 36
Situation: vous devez aller chez un client présenté un document, mais vous n’avez pas accès à une connexion Internet, donc vous pouvez extraire en toute quiétude ces documents.
Pour être le seul à modifier le document,
extraire le fichier:
1. Dans Office, cliquer sur l’onglet Fichier
2. Dans Informations, cliquer sur Gérer les Versions
3. Cliquer sur Extraire
4. Une fois les modifications effectuées, il est possible de:
a. Fermer le document et un message invite
à rendre disponible le document
b. Cliquer à nouveau sur Fichier et choisir Archiver
5. Choisir le type de version à archiver
Comment extraire un document et être capable de l’éditer (option 1)
1
2
3 5
4A
4B
BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 37
1. Dans SharePoint, sélectionner le document que vous souhaitez extraire
2. Cliquer sur les « … », allez à Plus, puis Extraire
3. Vous verrez un symbole vert
indiquant que le document
sélectionné est en mode extraction
Comment extraire un document et être capable de l’éditer (option 2)
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BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 38
4. Pour archiver votre document après les modifications effectuées, cliquez sur les « … », allez à Plus, puis Archiver
5. Sélectionner vos options de préférence. Nous recommandons fortement les options surlignés en jaune
6. Option: il est possible d’annuler l’extraction en cliquant sur Abandonner l’extraction. Les modifications ne seront pas enregistrées.
Note : Il n’est pas recommandé de laisser un document en mode extraction pour une longue période de temps car seul un super-utilisateur peut annuler l’extraction ou archiver le document d’un autre utilisateur.
Comment extraire un document et être capable de l’éditer (option 2)
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BDC – Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 – Guide de l’utilisateur 39
Guide d’utilisateur Office 365.
Services TI BDC – Ils ont été formés pour supporter O365.
Votre chef de projet BDC ou votre contact clé BDC.
Ressources sur le site BDC dédié à nos partenaires externes: https://www.bdc.ca/fr/cg_consultant/pages/consultants_externes_de_bdc.aspx
Plus de Ressources
Ressources et contact Communiquez avec votre Agent/e, Soutien à l’Exploitation BDC dédié/e pour toute question ou encore notre soutien informatique au 514-283-4225 ou le 1-844-834-4225 pour tout problème technique. Ce document est publié sur la page Extranet du Réseau des consultants BDC : https://www.bdc.ca/fr/cg_consultant/pages/consultants_externes_de_bdc.aspx N’hésitez pas à nous communiquer tout commentaire!